Anda di halaman 1dari 5

BAB III

STANDARD ADMINISTRASI LPPOM MUI

I. PENDAFTARAN
1. Pada saat pendaftaran sekretariat menanyakan pada klien (perusahaan)
jenis produk yang akan disertifikasi (Produk olahan, Restoran dan Rumah
Pemotongan Hewan).
2. Sekretariat memberikan formulir (borang) sesuai dengan peruntukkannya
yang dilengkapi dengan buku Memperoleh Sertifikat Halal,
3. Borang pendaftaran yang diserahkan bersamaan dengan kwitansi
pembelian borang yang lengkap dengan nama perusahaan dan jumlah
uang yang ditandatangani serta di cap LPPOM mUI.
4. Bila klien belum mengerti Prosedur Sertifikat Halal, maka secretariat akan
menjelaskan prosededur sertifikat halal termasuk cara mengisi borang
yang akan diisinya.
5. Perlu diingatkan bahwa perusahaan harus memenuhi standar pendaftaran
agar dapat dilanjutkan pada prosedur auditing.
6. Borang dan kwitansi yang diberikan pada Klien harus didata / dibukukan.

II. PENGEMBALIAN BORANG


1. Borang pendaftaran yang diserahkan perusahaan akan didata.
2. Borang beserta kelengkapan data yang diterima dibuatkan Daftar Periksa
Administratif Dokumen Pendaftara Sertifikat Halal.
3. Bila dokumen pendaftaran belum memenuhi standar, perusahaan diminta
untuk melengkapi sesuai dengan yang dibutuhkan pada produknya.
4. Bila dokumen telah lengkap dilanjutkan dengan penjadwalan (Link Bagian
Sekretariatan Baranang Siang).

III. PERKIRAAN BIAYA SERTIKAT HALAL


1. Berdasarkan data tersebut diatas sudah dapat diperkirakan biaya yang
diperlukan untuk proses Sertifikasi Halal.
2. Cara penghitungan perkiraan biaya harus transparan, mengacu pada SOP
yang telah ditetapkan LPPOM MUI.
3. Bagian keuangan mengirimkan surat perkiraan biaya sertifikasi sekaligus
membuat tagihan 50% (lima puluh per seratus) dari biaya tersebut pada
perusahaan.
4. Pembayaran harus melalui rekening LPPOM MUI.
5. Pelaksanaan audit dapat dilakukan bila sudaha ada bukti transfer sesuai
dengan persyaratan.
IV. PENJADWALAN AUDIT
1. Penjadwalan audit paling lambat 5 (lima) hari sebelum pelaksanaan audit.
2. Surat pemberitahuan audit disampaikan pada perusahaan termasuk
jadwal/waktu pelaksanaan dan meminta perusahaan harus dalam keadaan
produksi.
3. Auditor yang ditunjuk disesuaikan dengan produk yang akan di audit.
4. Auditor diberitahukan jadwal dan produk yang akan di audit paling lambat
3 (tiga) hari sebelum waktu audit.
5. Auditor harus mempelajari berkas yang akan di audit sehingga sebelum
audit sudah mengetahui alur produk, titik kritis produk dan keabsahan
data.
6. Surat tugas yang berisikan nama auditor, nama perusahaan yang akan
diaudit serta tugas auditor ditandatangani oleh pengurus disiapkan paling
lambat 1 (satu) hari sebelum audit.
7. Honor audit lengkap dengan kwitansinya disiapkan dan disesuaikan
dengan surat tugas. Ketentuan honor auditor, akomodasi dan transportasi
berdasarkan standar yang telah ditetapkan LPPOM MUI.
8. Berkas lengkap dari perusahaan, Audit, Surat Tugas dan kalau diperlukan
CD (soft copy) untuk persentasi disiapkan dalam 1 (satu) map/tas
kelengkapan audit.
9. Konfirmasi penjemputan auditor harus sudah jelas dengan perusahaan.

V. PELAKSANAAN AUDIT
1. Standar pelaksanaan audit, perusahaan akan menjemput auditor dan
mengantarkan kembali di kantor LPPOM MUI.
2. Auditor sudah siap di kantor LPPOM MUI sebelum jadwal penjemputan dari
perusahaan.
3. Auditor akan menerima kelengkapan audit dan Honor dengan kwitansinya.
4. Auditor memeriksa kecocokan kelengkapan audit yang diterima.
5. Bila perusahaan tidak menyediakan penjemputan, maka dlakukan sesuai
prosedur perjanjian yang disepakati dengan perusahaan.
6. Prosedur Audit, Tatacara Audit dan Teknik Audit untuk suatu produk harus
terpenuhi (dijelaskan bagian Auditing).
7. Auditor harus bersikap ramah dan mencerminkan utusan Majelis Ulama
Indonesia (Kode Etik Auditor).
8. Hasil audit didokumentasikan kembali dengan data produk termasuk
tambahan atau perubahan data dari hasil audit.
9. Auditor kembali ke kantor LPPOM MUI dengan menyerahkan seluruh
berkas hasil audit pada sekretariat LPPOM MUI.

VI. LAPORAN AUDIT PADA RAPAT AUDITOR


1. Hasil audit suatu produk harus dilaporkan pada rapat auditor yang dihadiri
oleh auditor LPPOM MUI dan dipimpin oleh Pengurus atau yang ditunjuk
pengurus.
2. Auditor harus melaporkan hasil audit secara detail termasuk saran/kritik
dari perusahaan.
3. Bila laporan pada rapat auditor belum memenuhi, maka auditor mengisi
lembaran audit memorandum yang akan disampaikan pada perusahaan
secara resmi oleh sekretariat.
4. Tanggapan dan kelengkapan dari hasil audit memorandum dipelajari
kembali oleh auditor dan disampaikan pada rapat auditor.
5. Bila hasil audit sudah memenuhi standar, maka auditor wajib membuat
laporan hasil audit untuk Komisi Fatwa lengkap dengan dokumen
pendukungnya.

VII. PEMBUATAN LAPORAN HASIL AUDIT UNTUK


RAPAT KOMISI FATWA
1. Auditor membuat laporan hasil audit rapat Komisi Fatwa MUI sesuai format
laporan standar LPPOM MUI.
2. Halaman pertama menuliskan :
- Nama dan alamat perusahaan.
- Tanggal pelaksanaan audit.
- Nama auditor.
- Nama pejabat perusahaan yang mendampingi.
- Status produk (baru, perpanjangan, pengembangan, dan lain-lain).
- Tanggal pembuatan laporan.
- Tanda tangan DIrektur LPPOM MUI atau pengurus yang diserahi.
3. Halaman berikutnya merinci :
- Jenis produk.
- Nama produk
- Bahan yang digunakan secara keseluruhan (bahan baku, bahan
tambahan dan bahan penolong).
- Hal yang diragukan, semua bahan yang dianggap titik kritis
dimasukkan sebagai bahanyang diragukan.
- Bahan yang diragukan harus dituliskan semuanya berikut bukti
pendukung. Bila ada bahan dengan Sertifikat Halal luar negeri harus
mengacu pada Lembaga yang diakui MUI.
4. Bila auditor tidak membuat dan menyediakan data laporan lengkap, maka
laporan dapat diteruskan pada rapat Komisi Fatwa (kecuali perusahaan
yang diaudit termasuk kategori Industri Kecil dan Menengah/IKM).

VIII. RAPAT KOMISI FATWA


1. Laporan hasil audit untuk Komisi Fatwa diperbanyak SESUAI JUMLAH
ANGGOTA Komisi Fatwa.
2. Jadwal rapat Komisi Fatwa sesuai kesepakatan LPPOM MUI dan Komisi
Fatwa.
3. Sekretariat mengirimkan undangan rapat pada anggota Komisi Fatwa
paling lambat 2 (dua) sebelum jadwal yang ditentukan.
4. Perusahaan dimintakan untuk mengirimkan contoh produk yang akan
diperlihatkan pada sidang Komisi Fatwa.
5. Ruangan dan perlengkapan rapat beserta konsumsi disiapkan sesuai
kebutuhan.
6. Bahan rapat yang sudah di copy dibagikan pada anggota Komisi Fatwa.
7. Rapat Komisi Fatwa dilaksanakan dengan Pimpinan Rapat. Ketua Komisi
Fatwa atau anggota lain yang ditunjuk Ketua Komisi Fatwa.
8. Pengurus LPPOM MUI akan membacakan Laporan Hasil Audit untuk
mendapatkan tanggapan dari anggota Komisi Fatwa.
9. Contoh produk yang dibacakan diperlihatkan pada sidang.
10.Bila tidak ada contoh produk dapat disebutkan ciri-ciri bentuk produk
tersebut.
11.LPPOM MUI harus bisa menjawab pertanyaan Komisi Fatwa sesuai dengan
kapasotasnya.
12.Bila ada pertanyaan Komisi Fatwa atau diskusi yang tidak sejalan dengan
bahan yang dirapatkan agar ditolak / diarahkan kembali melalui Pimpinan
Sidang dengan baik.
13.Notulensi rapat disesuaikan dengan format (Buku Besar) sehingga output
rapat Komisi Fatwa tercatat sebagai dasar kelanjutan Proses Sertifikat
Halal.
14.Produk yang lulus pada Komisi Fatwa dilanjutkan pada proses penerbitan
Sertikat Halal.
15.Produk yang belum lulus pada bidang Komisi Fatwa dikembalikan pada
LPPOM MUI untuk ditindaklanjuti sesuai dengan masalahnya.

IX. PENERBITAN SERTIFIKAT HALAL


1. Hasil produk yang lulus Komisi Fatwa diklarifikasi menurut aturan
pembagian golongan produk yang diatur LPPOM MUI.
2. Untuk produk perpanjangan dan pengembangan penomoran Sertifikat
Halal sesuai dengan Nomor Induk terdahulu untuk produk tersebut bila
sudah sesuai standar penomoran.
3. Untuk produk baru Nomor Sertifikat Halalnya disesuaikan dengan
klarifikasi produk dengan Kode dan Daerah LPPOM MUI sesuai Format
Sertifikat Halal MUI, yang telah dicetak data produk harus diisi dengan
lengkap pada pada lembaran Sertifikat Halal.
4. Bila tidak memungkinkan untuk ditulis pada lembaran sertifikat halal,
maka harus dibuatkan dalam bentuk lampiran yang disesuaikan dengan
data pada lembaran Sertifikat Halal.
5. Sertifikat Halal yang telah diisi, kemudian ditandatangani oleh Direktur
LPPOM MUI, Ketua Komisi Fatwa dan Ketua Umum MUI yang dibubuhi cap
LPPOM MUI dan cap MUI.
6. Lampiran Sertifikat Halal cukup ditandangani oleh Direktur LPPOM MUIdan
di cap LPPOM MUI.
7. Semua produk yang diterbitkan Sertifikat Halal harus didata
computer/dibukukan.
8. Data produk bersertifikat halal disampaikan pada Jurnal Halal untuk
dimasukkan sebagai List Products bersertifikat Halal MUI.

X. PENYERAHAN SERTIFIKAT
1. Sertifikat halal harus diserahkan melalui sekretariat LPPOM MUI.
2. Perusahaan penerima Sertifikat Halal diberitahukan / diundang untuk
mengambil Sertifikat Halal.
3. Surat undangan dikirimkan bersamaan dengan tagihan biaya sertifikasi
yang masih tersisa 50% (lima puluh per seratus).
4. Penyerahan Sertifikat Halal dipimpin Direktur LPPOM MUI atau Pengurus
LPPOM MUI lain yang ditunjuk. Kesempatan ini digunakan sekaligus
program maupun informasi lain yang berhubungan dengan LPPOM MUI
pada perusahaan.
5. Kesempatan ini digunakan juga sebagai ajang diskusi dan mengumpulkan
kritik dan saran atau keluhan dari perusahaan untuk dijadikan
pertimbangan LPPOM MUI dalam membuat suatu aturan/keputusan.
6. Perusahaan menyerahkan bukti transfer pembayaran sebelum menerima
sertifikat halal.
7. Penyerahan sertifikat halal dilakukan bergantian oleh Pimpinan LPPOM MUI
pada perusahaan.