So Paulo
2010
FERNANDO ALBUQUERQUE KALIL
Orientador:
Prof. Dr. Mauro Spnola
So Paulo
2010
FICHA CATALOGRFICA
Ao meu av Maneca,
Agradeo, em primeiro lugar, ao meu pai Jorge, minha me Liana e minha irm
Emmanuelle por todo o apoio e carinho em todas as etapas da minha formao e da minha
vida.
Ao meu orientador, Prof. Dr. Mauro Spnola pelo estmulo, orientao e compreenso
na realizao deste trabalho.
Ao Aymeric Voisin, responsvel pelo meu treinamento na empresa onde foi realizado
o estudo, pela disposio para responder todas as minhas perguntas, muitas vezes numerosas.
The Brazilian energy sector has been under significant development over the last years. In this
context, a young French company has been dedicated to develop power generation projects in
Brazil since 2006. Inconsistency in the companys financial statements, payments made in
duplicate and the difficulty of obtaining historical financial information are evidences of the
deficiencies of the companys payment and accounting processes. This paper intends to
examine the current financial processes of the company in order to model new ones and
define the requirements of the information system that will support this change. To achieve
this objective, a literature research on topics related to business processes and information
systems was made and information was raised during the period of more than a year in which
the author worked at the company. The new processes were modeled using the BPMN
notation and the requirements of a BPM system were defined.
TI Tecnologia da Informao
1. Introduo ...................................................................................................... 21
3. Mtodo ........................................................................................................... 44
5. Concluso ....................................................................................................... 83
Referncias bibliogrficas................................................................................. 85
1. Introduo
Neste contexto, a Velcan Energy, uma jovem empresa francesa, se instalou no Brasil
no incio de 2006. Com uma equipe enxuta e pouco experiente no setor de construo civil, a
empresa concluiu a construo de sua primeira central hidreltrica em novembro de 2009. As
experincias e dificuldades enfrentadas na conduo deste primeiro empreendimento sero de
grande importncia para o desenvolvimento de ferramentas para a gesto dos projetos futuros.
Em linha com este cenrio, o autor deste trabalho, que realizou estgio na empresa por
mais de um ano, se prope a analisar o fluxo de informaes financeiras e o seu controle com
o intuito de redesenhar os processos administrativo-financeiros com base no desenvolvimento
de um sistema de informao adaptado s necessidades de gesto.
1.1 A Empresa
O grupo Velcan Energy, criado em abril de 2005, desenvolve e opera usinas que
produzem eletricidade a partir de fontes renovveis: biomassa (resduos agrcolas) e
hidrulica. Os projetos do grupo, em sua maioria centrais hidreltricas, esto localizados na
ndia e no Brasil.
explorao de energias renovveis pode ser muito rentvel, pois os custos de produo so
significativamente mais baixos do que em pases desenvolvidos.
A Velcan Energy SA, sede do grupo com base em Paris, controla mais de 20
empresas, distribudas em quatro pases ndia, Brasil, Emirados rabes Unidos e Frana
que se distinguem pela funo e pela rea em que atuam.
O escritrio de Paris tem uma equipe de engenheiros que trabalha em conjunto com
equipes de projeto na ndia e no Brasil. Em Dubai, Emirados rabes Unidos, se encontra o
departamento jurdico do grupo. O departamento financeiro era baseado tambm em Dubai
at o segundo semestre de 2009, quando foi transferido para Paris. Ao todo, a empresa tem
por volta de 150 funcionrios.
Entidades controladoras
Quebra Rodeio
VDEB Pirapetinga Ibituruna
Dedo Bonito
Benefcios fiscais
Em 2006, a Velcan chegou ao Brasil com o objetivo de adquirir licenas para projetos
hidreltricos. Sem uma equipe completa de engenharia local, a Velcan comprou quatro
licenas de PCHs em menos de dois anos.
1.2 O Estgio
brasileiro em treinamento para trabalhar com outros brasileiros, o autor tinha a funo de
incorporar a cultura francesa na filial brasileira.
1.3 O Problema
Pagamentos em duplicidade
De um lado, o esforo para corrigir as contas fez com que mais erros fossem
encontrados. Por outro lado, para limpar as contas, foi necessrio encontrar as origens dos
problemas atravs da anlise do processo e de suas falhas.
A partir do estudo sobre o processo financeiro, foi possvel adquirir uma profunda
compreenso da interao entre as partes envolvidas, desde a assinatura do contrato de
prestao de servio, ou solicitao de compra, at a contabilizao do pagamento. Isto
permitiu fazer diferentes anlises, sempre com o objetivo de garantir a qualidade das
demonstraes financeiras e dos relatrios destinados direo e aos acionistas.
Antes mesmo de o aluno ingressar na empresa, foram feitas anlises para implementar
sistemas informatizados para o controle gerencial e financeiro das atividades da Velcan no
Brasil. Porm, a direo considerou as alternativas muito caras, alm de no se adequarem s
reais necessidades da empresa. Laurindo e Rotondaro (2008) afirmam que so necessrias
uma criteriosa anlise dos processos em vigor e a verificao dos elementos comportamentais
envolvidos para que este tipo de mudana seja realizado, dado que so relativamente comuns
os relatos de experincias traumticas na implementao de sistemas de informao.
O Captulo 1 realiza uma introduo dos temas tratados neste trabalho, descrevendo,
em linhas gerais, a empresa junto qual foi realizado o trabalho, o estgio realizado pelo
autor poca da elaborao deste estudo, as razes que levaram sua execuo e os objetivos
deste trabalho.
Por fim, o Captulo 5 fornece a concluso do trabalho, a qual inclui uma discusso da
importncia deste estudo para e empresa estudada e sugestes para trabalhos futuros.
32
2. Fundamentos tericos
Desta forma, este captulo est dividido em duas sees principais. A primeira delas
trata de conceitos relativos abordagem por processos, concentrando-se principalmente nas
bases da anlise de processos de negcios. A segunda seo focada em conceitos
relacionados s etapas necessrias para a definio de requisitos de sistemas de informao.
Esta seo apresenta o princpio da abordagem por processos e o seu impacto sobre as
organizaes, dando destaque para o papel dos sistemas de informao como suporte aos
processos.
2.1.1 Introduo
Zarifian (1992) considera que uma das virtudes de Taylor foi quebrar o monoplio
detido pelos operrios sobre a definio dos seus atos de trabalho. Nesta nova viso os
engenheiros e tcnicos dos departamentos de administrao da produo tinham grande poder
para definir e prescrever o processo de trabalho. Desta forma, o taylorismo instaura uma
diviso entre a concepo e execuo do trabalho.
Posteriormente aos primeiros avanos da escola clssica, nos anos que vieram depois
das grandes guerras, surgiram as tcnicas japonesas de administrao, que apresentaram as
ideias de produo enxuta. Por partir de muitas observaes de sistemas utilizadores dos
princpios da escola clssica, existem alguns pontos semelhantes escola clssica. Woomack,
Jones e Roos (1992) destacam que em ambos os sistemas h uma grande padronizao do
trabalho no cho de fabrica, porm com uma diferena marcante: onde no Fordismo o
trabalho era controlado pelos gerentes, na produo enxuta da Toyota o controle era feito por
equipes. Tal situao acabou por fortalecer uma caracterstica pouco explorada na escola
clssica, o trabalho em grupo, extremamente encorajado nas fabricas da Toyota, aumentando
a qualidade do trabalho e a interao entre funcionrios.
Alvarenga Netto (2008) aponta a gesto por processos como resultado das
transformaes no panorama competitivo que acarretaram a necessidade de agilidade e novos
conceitos e prticas de gesto. Ainda segundo o autor, a organizao horizontal possibilita a
agilidade nos processos internos, aumentando a velocidade de resposta ao mercado e a
capacidade da organizao de fornecer produtos de massa personalizados, aumentando a
eficincia e a eficcia dos processos.
Direo
Processo
Departamento Departamento Departamento Departamento
comercial tcnico jurdico financeiro
Alvarenga Netto (2008) prope que linhas de autoridade vertical (funcionais) e linhas
de autoridade horizontal (processos) cruzem as funes organizacionais nas empresas que
adotam a gesto por processos, caracterizando a necessidade de estruturas matriciais. Segundo
o autor, o equilbrio entre as diferentes autoridades, indo de uma estrutura predominantemente
funcional estrutura de processo puro, passando pela matricial equilibrada, depende de
caractersticas internas de cada organizao e do papel do dono do processo. No entanto,
segundo Davenport (1994), existe uma dificuldade em definir a propriedade dos processos
devido ao fato de raramente estarem dentro de limites de poder ou de autoridade
organizacional.
Esta evoluo do papel dos sistemas de informao pode ser resumida conforme o
quadro 1.
36
IMPACTO EXPLICAO
Valle e Oliveira (2009) ressaltam que por mais que parea evidente, muitas
organizaes cometem o equvoco de primeiramente comprar uma soluo pronta baseada em
softwares antes mesmo de pensar no modelo de gesto por processos, quando o correto o
caminho inverso.
Alvarenga Netto (2008) aponta que as mudanas tecnolgicas avanam mais rpido do
que a capacidade das organizaes e dos homens de incorporar tais mudanas, fazendo com
que, muitas vezes, as aplicaes da tecnologia da informao estejam dissociadas dos projetos
de melhoria da qualidade. Neste contexto, a gesto por processos se prope a responder tais
questes e aparece como base para a maioria das modernas ferramentas de gesto.
Segundo Storch e Pssoa (2008), nas ltimas dcadas, houve uma acelerao do
fenmeno de ascenso e queda de ideias no campo da gesto, estando inseridas
principalmente entre dois extremos: a inovao incremental de processos e o radicalismo do
movimento de reengenharia. Porm, ambas convergem no sentido em que buscam solues
para as necessidades de revises dinmicas dos processos dentro das organizaes.
Concomitantemente, cresceu a incidncia de problemas ligados implementao de sistemas
ERP, segundo os autores, principalmente devido ao fato de tais sistemas no conseguirem
acompanhar a velocidade de evoluo das organizaes. Este contexto criou um campo frtil
para o aparecimento de uma soluo que no dependesse to intensivamente de recursos
humanos no desenvolvimento de linguagem de programao e na modelagem de processos da
forma tradicional. Neste cenrio, surgiram os sistemas BPM (ou BPMS, do ingls Business
Process Management Systems), que transferem do analista de sistemas para o analista de
negcios a maior parte do trabalho de adaptao incremental dos processos.
38
Os autores concluem que esses avanos tornaram mais fcil a interao entre homem e
mquina, integrando tarefas automatizveis com outras para as quais a participao humana
indispensvel. No entanto, vale ressaltar que o objetivo dos sistemas BPM no substituir o
trabalho humano por mquinas, estando o foco apenas na eliminao de atividades que
sacrificam o uso da inteligncia humana e na eliminao de tempos mortos entre tarefas.
Como para qualquer outro tipo de produto, possvel estabelecer modelos de ciclo de
vida para os sistemas de informao em que eles so concebidos, desenvolvidos, utilizados e
retirados de operao no trmino da vida til. Segundo Moraes (2008), o ciclo de vida
clssico, tambm conhecido como modelo cascata, o que mais sofre influncia de outras
reas de engenharia e se caracteriza pela realizao sequencial de suas diferentes fases.
Apesar de existirem diferenas entre a descrio das fases para cada autor que j abordou o
tema, todos tm em comum o princpio de que o projeto realizado de maneira sequencial.
Engenharia
de sistema
Anlise de
requisitos
Projeto
Codificao
Teste
Manuteno
Moraes (2008) observa que apesar da grande popularidade deste modelo, ele no
representa bem a realidade de muitos projetos, pois, em princpio, de acordo com este modelo
40
uma etapa somente iniciada aps a concluso da etapa imediatamente anterior. Na prtica,
em poucos casos o desenvolvimento ocorre de maneira linear, sendo inevitveis alguns
retrocessos.
Em decorrncia das crticas ao modelo clssico, foram propostos outros modelos com
o objetivo de incorporar os retrocessos ao ciclo de vida dos sistemas de informao. Dentre os
modelos propostos, destacam-se o modelo evolucionrio, o modelo incremental e o modelo
em espiral.
Identificao das
necessidades da
organzao
Especificao dos
requisitos do sistema
Gerao automtica
do cdigo e
implementao do
sistema
Acompanhamento do
uso do sistema e do
usurio
Necessidades
atendidas?
Encerramento
Para Moraes (2008), o ponto crtico para a utilizao deste tipo de ferramenta a
identificao correta das funcionalidades do sistema. Assim, uma boa especificao de
requisitos parte essencial para obteno de sistemas eficazes.
2.2.2 Requisitos
Para Paula Filho (2009), a disciplina de requisitos rene as atividades necessrias para
a definio completa, clara e precisa dos requisitos de um software. Sommerville (2003)
define requisito de sistema de informao como sendo uma descrio de suas funes e
restries, buscando permitir a compreenso do problema a ser solucionado pelo sistema.
Segundo o autor, a definio dos requisitos serve como base tanto para o desenvolvimento de
sistemas de informao quanto para a aquisio.
3. Mtodo
Definir os
Mapear os Analisar e
requisitos do
processos redesenhar
sistema de
atuais processos
informao
que o primeiro passo para o mapeamento adequado seja a definio de fronteiras do processo
a ser estudado, atravs da tcnica FEPSC, acrnimo de fornecedores, entradas, processos,
sadas e clientes, conforme figura 9.
Fornecedores
Clientes
Entradas Processo Entradas
Esta tcnica aplica-se a qualquer tipo de trabalho e sua elaborao segue uma
sequncia lgica, apresentada no quadro 4.
ETAPA QUESTES
TCNICAS CARACTERSTICAS
Segundo Oliveira e Almeida Neto (2009), a modelagem visa criar um modelo a partir
de processos por meio da construo de diagramas operacionais sobre o seu comportamento.
Os autores listam as principais atividades ou aes necessrias para a otimizao atravs da
modelagem de novos processos:
Obter sugestes dos profissionais que atuam no processo para que contribuam
na otimizao;
Eliminar ou modificar as atividades que no agreguem valor ou que sejam
explicitamente retrabalho;
Identificar e implementar melhorias na sequncia das atividades, evitando
repeties ou retrocessos desnecessrios;
Selecionar e designar o melhor executor para cada atividade;
Agrupar as atividades complementares;
Transferir as decises operacionais para o nvel do processo
Racionalizar os controles mantendo apenas os essenciais
Reduzir o tempo da atividade com a substituio do recurso manual por
mquinas ou sistema informatizado; e
Eliminar os pontos de reteno ou gargalos.
Rotondaro (2008) tambm prope questes para a anlise crtica das unidades
funcionais com o objetivo de melhorar as etapas do processo.
A atividade pode ser suprimida? Deve ser analisado o valor que esta atividade
agrega para o cliente e o efeito da supresso sobre o processo.
48
Q
Quadro 7 Tipos
T de conecctores do BPM
MN
CONECT
TOR DESC
CRIO FIG
GURA
3.3.2 wimlane
Sw
O conceito
c de swimlanes utilizado como um mecanismo
m para organnizar visualm
mente
atividades em categorrias separadas para ilustrar diferenttes capacidaades, divises funcionaais ou
51
Raia (lane)
3.3.3 Artefatos
Os usurios podem criar seus prprios tipos de artefatos que acrescentem mais
detalhes sobre como o processo realizado, muitas vezes para mostrar as entradas e sadas
das atividades no processo. No entanto, a estrutura bsica do processo, conforme determinada
pelas atividades, gateways e conectores, no alterada com a adio de artefatos no diagrama.
Storch e Pssoa (2008) propem uma taxionomia para a avaliao dos requisitos de
um sistema BPM. Esta taxionomia agrupa funcionalidades para fins de anlise de produtos,
nas categorias de requisitos de um BPMS e resumida no quadro 9.
Categoria Comentrios
Categoria Comentrios
4 Recursos para Inclui o conjunto de requisitos para que os atores do processo com
gerenciamento dos acesso permitido s informaes dos processos possam monitorar
processos o desempenho dos processos, atravs da visualizao do
cumprimento de suas atividades e dos indicadores de tempo de
execuo e atrasos.
5 Gerenciamento Baseada nos GED inclui as funcionalidades de arquivamento de
eletrnico de documentos e imagens, a estruturao de sistemas de pastas, a
documentos e atribuio de metadados especficos para cada tipo de documento,
contedos a recuperao de informaes em full text e em metadados, o
controle de visualizao de verses, o armazenamento em
perifricos especficos.
Tem papel importante com relao a questes de governana
corporativa e processo de compliance.
6 Formulrios Compreende requisitos ligados criao e uso de formulrios em
eletrnicos meio digital.
7 Captura, Inclui requisitos ligados necessidade de acolher documentos em
processamento e papel, que necessitam de recursos de digitalizao por scanner
impresso de para poderem ser convertidos em imagem digital.
documentos
8 Integrao e Poderia estar includa na primeira categoria, mas destacada por
interoperabilidade ser um dos elementos que diferenciam o BPMS dos antigos
com outros sistemas de workflow.
sistemas Compreende os requisitos de aderncia aos padres estabelecidos
e emergentes para interoperabilidade de sistemas que so aqueles
que permitem ao BPMS interfacear com os mais diversos
sistemas.
9 Segurana lgica e Inclui requisitos destinados a assegurar a autenticidade e a
garantia de segurana do acesso a informaes e documentos que afetam as
privacidade transaes e documentos tratados nas funcionalidades, alm do
registro de todas as transaes para garantir rastreabilidade e
responsabilidade do processo.
Fonte: Adaptado de Storch e Pssoa (2008)
4. Aplicao do Mtodo
A primeira seo visa apresentar a situao atual da empresa no que diz respeito ao
processo para o tratamento de informaes financeiras e contbeis.
Na segunda seo feita uma anlise do processo com o auxlio das ferramentas
apresentadas nos captulos anteriores para, posteriormente, propor um novo processo.
Presidente
(acionista)
Vice-Presidente
Auxiliar
Engenheiro Auxiliar Auxiliar jurdico-
Advogado jnior administrativo
jnior financeiro financeiro
jnior
Por mais que exista uma estrutura hierrquica para o escritrio brasileiro, a estrutura
do grupo tem forte inclinao para uma organizao matricial. O departamento tcnico
57
localizado em So Paulo sofre muita influncia da equipe tcnica francesa. Da mesma forma,
o controller financeiro, no caso o autor deste trabalho, trabalha diretamente com a equipe
financeira do grupo em assuntos que no so de conhecimento da direo local. Por outro
lado, as funes do superintendente financeiro so mais voltadas para aspectos operacionais
das atividades brasileiras, estando limitado ao poder do vice-presidente da Velcan no Brasil.
O mesmo ocorre com o departamento legal e o administrativo.
Engenheiro
Responsvel
Auxiliar
Administrativo
Com isso, para este estudo assume-se que em canteiros de obra existem engenheiros
responsveis e um auxiliar administrativo, enquanto em usinas em operao h apenas um
auxiliar administrativo no local. Esta hiptese coerente j que este o modelo que se planeja
adotar para os prximos projetos.
58
A classificao pode ser resumida com o quadro 11, sendo que o smbolo X representa
um algarismo do cdigo numrico.
O levantamento deste processo foi elaborado pelo autor a partir do mtodo proposto
no captulo anterior, sendo que a principal ferramenta foi a observao pelo autor dado que
este fez parte do processo como funcionrio da empresa por mais de um ano. Alm disso,
foram realizadas entrevistas com os demais intervenientes dos processos. Finalmente, houve
dois workshops, caracterizados por discusses em grupo sobre o tema.
Sendo assim, o foco desta anlise se restringe aos processos ligados ao pagamento de
bens e servios. A ordem de volume pode ser observada no grfico abaixo:
Pagamentos por ms
307 319
292
267 274
232
195 201 198
185 180 182 183
169
jan-09 fev-09 mar-09 abr-09 mai-09 jun-09 jul-09 ago-09 set-09 out-09 nov-09 dez-09 jan-10 fev-10
Faturamento / Cobrana
Os bens so sempre entregues com uma nota fiscal anexa, conforme definido pela
legislao brasileira. No entanto, muitas vezes necessrio que o pagamento seja feito antes
da entrega do bem.
Aprovao da cobrana
A solicitao de pagamento preenchida deve ser assinada pelo superior que aprovou a
compra ou que assinou o contrato e encaminhada para o departamento financeiro, junto com a
61
nota fiscal, se j estiver disponvel. Caso a nota fiscal contenha todas as informaes
necessrias para proceder ao pagamento, a solicitao de pagamento pode ser substituda por
um carimbo (exemplo no apndice).
Preparao do pagamento
Neste ponto, o superintendente financeiro tem todas as informaes que necessita para
proceder ao pagamento de servios, bens e tributos. O dossi de documentos necessrios para
os pagamentos de bens e servios inclui:
Cheque
Cheque ou fax
ou fax 8%
22% Transf.
Boleto Transf. Boleto eletrni
53% eletrni 55% ca
ca 37%
25%
Aprovao do pagamento
63
Para esta etapa, uma pessoa do departamento financeiro deve estar presente para
apresentar os dossis e esclarecer qualquer dvida que surgir.
Contabilizao
Para ilustrar os processos descritos na seo anterior, foram elaborados trs exemplos
apresentados na sequncia: servio externo de engenharia, compromisso mensal de
pagamento e aquisio de bem.
A cada evento concludo, a construtora emitia uma nota fiscal para a Velcan.
64
Por fim, o dossi completo era enviado para o escritrio de contabilidade por malote.
No h nem nota fiscal nem cobrana, cabendo empresa realizar o pagamento para
no ficar sujeita a multas de atraso.
Legenda
Assinatura Decide
do contrato
Verificao Operacional
dos valores Preparao de Preparao de
Preparao da Download dos guias de
Anlise fiscal e com os
Como houve virada do ms antes do recebimento do produto, o dossi teve que ser
enviado empresa de contabilidade para lanar o pagamento como um adiantamento ao
fornecedor.
A nota fiscal provavelmente deve ter sido entregue junto com o produto, porm ela
no foi passada para a empresa de contabilidade e o saldo de adiantamento ficou pendurado
nas contas da Velcan durante anos. Este caso se repetiu para mais de um bem e servio e se
deve ao fato de que o responsvel da aquisio no v a necessidade de encaminhar a nota
fiscal ao departamento financeiro uma vez que o pagamento j havia sido realizado.
Demanda de
produto
Preparao da Aprovao Contabilizao
Processo de
Solicitao de do de sada da
pagamento
pagamento pagamento caixa
Email
Aprovao
Recebimento do produto e da nota fiscal
Ordem de
compra
para que os pagamentos futuros possam ter como base os dados j registrados.
Os processos 2 e 3 apresentados a seguir tratam do pagamento de servios
baseados em contratos.
Produtos e servios cotidianos: neste caso, no existe contrato e, portanto,
este processo j inclui as etapas de aquisio do produto e pagamento. Uma
caracterstica que tambm diferencia este tipo de aquisio aos demais o fato
de que o pagamento muitas vezes independente da entrega da nota fiscal. Por
isso, o pagamento e o recebimento so subprocessos independentes paralelos e
a concluso do processo global depende da realizao de ambos.
Outros: aqui entram pagamentos que no se encaixam em nenhuma das
descries acima. Um exemplo de pagamento que entraria nesta categoria
seriam as guias de recolhimento de imposto. O pagamento depende apenas da
autorizao da hierarquia e no est relacionado a outras tarefas.
Vale notar que a distino entre produto e servio utilizada no diagrama para
simplificar o entendimento do processo, porm possvel que um produto seja tratado como
servio e vice-versa, dependendo de suas caractersticas. Um exemplo de produto tratado
como servio, segundo caracterizao acima, seria a aquisio de turbinas e geradores para
PCH em construo, em que so necessrios contratos com pagamentos baseados em eventos.
No sentido inverso, servios simples cotidianos, como a visita de um encanador, no so
baseados em contratos e seriam tratados como produtos.
A cada evento, o fornecedor emite uma cobrana, geralmente uma nota fiscal, a qual
recebida pelo solicitante interno do servio. Cabe ao solicitante verificar a concluso do
evento e solicitar o pagamento atravs do sistema. O auxiliar jurdico-financeiro verifica se a
70
administrativo para que compre as passagens e reserve o hotel para o solicitante. Em paralelo,
uma ordem de pagamento gerada no montante referente ao adiantamento autorizado.
Uma vez concluda a viagem, o sistema lana o processo 5 descrito abaixo para que o
solicitante prepare o relatrio de despesas da viagem e/ou preste contas com relao ao
adiantamento. O processo de solicitao de viagens pode ser observado na figura 18.
Processo 6 Pagamento
Sendo assim, e especificao dos requisitos foi feita a partir da taxionomia proposta no
captulo anterior deste documento.
77
Para que sejam automatizados os processos, o sistema deve trabalhar sobre uma base
de dados integrada que contenha as classes e as interdependncias entre as classes de dados.
O sistema deve permitir acesso remoto, dado que os funcionrios localizados na obra
ou mesmo em estudo de campo devero ser capazes de utilizar o sistema fora do escritrio
onde estar localizado o servidor com a base de dados.
Isso deve ser feito atravs da eliminao da necessidade dos dossis para os processos
de pagamento. No lugar dos documentos de solicitao de pagamento, sero usados
formulrios digitais que fluem entre todos os intervenientes sem a necessidade de documentos
impressos. As aprovaes, que hoje so feitas atravs de assinaturas nos dossis, sero
realizadas atravs de assinaturas digitais ou do simples registro do software de que um
determinado ator realizou uma tarefa.
Para isso, o sistema deve ser capaz de apresentar aos usurios as suas tarefas a serem
executadas atravs de mensagens na tela que contenham as aes a serem realizadas, assim
como todo o material de suporte para tal ao, ou de mensagens de notificao. A realizao
das tarefas dever ser registrada atravs de formulrios eletrnicos, cujas entradas sero
usadas como fonte para as tarefas subseqentes dos processos.
No entanto, nem todos os documentos em papel podero ser suprimidos dos processos.
As notas fiscais ainda no podem ser eliminadas devido s exigncias da legislao brasileira.
J existe um movimento de implementao de notas fiscais eletrnicas, porm estas ainda no
esto em condio de substituir completamente as verses em papel. Alm das notas fiscais,
os cheques e os recibos para o relatrio de despesas continuaro a ser utilizados.
Esta modelagem dever ser feita com ferramentas que sejam compatveis com
ferramentas consagradas para possibilitar o intercmbio de modelos e informaes.
O BPMS dever fornecer, ainda, uma ferramenta de simulao dos processos para que
novos processos e modificaes sejam testados antes de sua implementao.
O sistema deve permitir que os diferentes atores tenham acesso s informaes dos
processos para monitorar a cumprimento de tarefas e os tempos de execuo, de acordo com a
necessidade de cada ator:
Outro requisito ser a capacidade dos donos dos processos de realizarem buscas de
documentos no sistema.
Por outro lado, a impresso de documentos deve ser realizada diretamente a partir dos
formulrios do sistema de informao.
Alm disso, seria til que o sistema recebesse avisos de crditos na conta, apesar de
esta funo ser secundria em termos de importncia, dada a baixa ocorrncia.
Outro requisito a capacidade de exportar dados especficos para planilhas Excel. Esta
funcionalidade importante para a realizao de estudos e anlises baseados nos dados do
sistema.
81
A execuo das tarefas deve ser rastrevel para garantir que as responsabilidades de
cada interveniente do processo solicitantes, aprovadores e verificadores sejam
identificveis e visualizveis para as pessoas que tm o dever de verificar se os processos
esto sendo executados corretamente. E, para que na ocorrncia de algum erro, seja possvel
identificar as causas e os responsveis.
Esta seo trata dos requisitos no-funcionais que no foram abordados nas sees
anteriores. Dos requisitos no funcionais listados do captulo 3, foram selecionadas as
categorias e subcategorias mais relevantes.
82
5. Concluso
Nesse sentido, acredita-se que este trabalho cumpre a funo a que se presta ao
realizar uma anlise objetiva da situao atual dos processos financeiros internos, propondo
uma soluo de implementao factvel aos problemas encontrados.
No entanto, este foi apenas o primeiro passo do avano que este trabalho prope. Os
processo modelados permitem que seja implementada um sistema BPM que trar impactos
muito maiores na qualidade e no desempenho dos processos. Um aumento no volume de
pagamentos tornar quase impossvel a continuidade dos processos como esto.
Por mais que o desenho dos processos represente uma parte considervel do
desenvolvimento deste tipo de software, ainda h trabalho a ser realizado. necessrio
estabelecer a base de dados, assim como as inter-relaes entre as classes. Ser necessrio
desenhar os formulrios e as demais interfaces do sistema. Por fim, o sistema de informao
deve ser testado atravs de processos de simulao antes de sua implementao. Porm, estas
etapas sero mais facilmente realizadas uma vez que j se tenha escolhido a ferramenta BPMS
para o desenvolvimento do sistema.
84
Alm disso, apenas os processos mais importantes e crticos fazem parte do sistema de
informao proposto no escopo deste trabalho. O mesmo mtodo aqui utilizado pode ser
replicado para os demais processos da empresa no futuro. Ou ainda, caso os resultados sejam
satisfatrios, o mtodo pode ser utilizado para o desenvolvimento de sistemas de informao
nos outros escritrios do grupo pelo mundo.
REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
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OLIVEIRA, S. B. Anlise e modelagem de processos de negcio. So Paulo: Ed. Atlas, 2009.
BRACONI, J.; OLIVEIRA, S. Business Process Modeling Notation (BPMN). In: VALLE, R.;
OLIVEIRA, S. B. Anlise e modelagem de processos de negcio. So Paulo: Ed. Atlas, 2009.
KALIL, F. Mise em place doutils de reporting financier et contrle de gestion. Paris: cole
Nationale des Ponts et Chausses, 2009.
PSSOA, M.; STORCH, S. Escolhas tecnolgicas para o gerenciamento por processos. In:
LAURINDO, F; ROTONDARO, R. Gesto integrada de processos e da tecnologia da
informao. So Paulo: Ed. Atlas, 2008.
SPANYI, A. Business Process Management is a Team Sport. Tampa: Anclote Press, 2003.
WOOMACK, James P.; JONES, Daniel T.; ROOS, Daniel. A mquina que mudou o mundo.
Rio de Janeiro, Campus, 1992.
1. Cdigo do empreendimento;
2. Cdigo da fase do empreendimento, e
3. Cdigo da classificao da natureza de custo.
Estes trs cdigos formam a classificao das notas fiscais ou pagamentos e esto
presentes no documento de solicitao de pagamento.
1 Empreendimento
CDIGO EMPREENDIMENTO
...
Esta lista no definitiva j que novos cdigos so criados pela equipe de engenheiros
em funo da evoluo das atividades de prospeco de novos projetos.
2 Fases
88
Prospeco: 1
Projeto: 2
Construo: 3
Operao 4
3 Natureza de custos
n da NF : emisso: Vencimento :
total : 0.00
Aprovaes para processamento :
visto de validao ( emitente) aprov. do Superior ou Diretoria Resp. validao do Depto Financeiro
Aprovao de Pagamento
R$ ______________________
Vcto. _____/_____/_____
Fotma de P gto.: ( ) boleto ( ) cheque
( ) depsito
Projeto:( ) V DEB ( ) RBH ( ) CARBO
( ) outros : 004. Quebra Dedo
Nmero Interno de NF 000000000001
Codificao da NF 2 209
Aprovao/f inanceiro
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