Cdigo: PR-SST-02

PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIONES
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1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para la comunicacin interna y externa de los aspectos

significativos del Sistema de Gestin de la Seguridad Y Salud en el trabajo y en general de
la Agrupacin

2. ALCANCE

Aplica a toda comunicacin interna entre los diversos niveles y funciones, as como la
comunicacin de las partes interesadas externas aplicables al SG-SST de la agrupacin.

3. DEFINICIONES

PARTES INTERESADAS: Individuo o grupo involucrado o afectado en el desempeo del

SG-SST como: contratistas, proveedores, residentes, trabajadores, consejo de
administracin

COMUNICACIN: Proceso de transferencia de informacin interactiva a travs de

diferentes canales.

COMUNICACIN INTERNA: Aquella que se establezca cuando tanto emisor como

receptor sean residentes, contratistas, o trabajadores de la Propiedad horizontal.

COMUNICACION EXTERNA: Por exclusin, aquella que no sea interna y que provenga de
proveedores, operadores de servicios, entidades gubernamentales.

4. CONDICIONES GENERALES

Todas las comunicaciones tanto internas como externas se centralizan a travs de la

administracin, excepto lo que llega a la recepcin directamente a cada residente, esto se
dejara en el casillero correspondiente a cada apartamento y se relaciona en una bitcora lo
relacionado con recibos de servicios pblicos, correo certificado y encomiendas.

De forma general los canales de comunicacin que existen en la Mazuren 1 son los
siguientes:

Correo electrnico
Correo Fsico
Circulares Informativas
Reuniones
Capacitaciones
Induccin y re-induccin
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5. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

Que se A quien se Cuando se Como se Quien Para que se Lugar de

comunica comunica comunica comunica comunica comunica Archivo
*Residentes AZ de
Para que todas las
*Contratistas *Cuando se *Escrito fsico o Seguridad y
Politicas y *Responsabl partes involucradas
*Proveedores genera por correo Salud en el
objetivos del e del SG- estn enteradas y
*Comit de SST *Anual electrnico trabajo/Oficina
SG-SST SST entiendan la poltica
*Comit de de
y objetivos
Convivencia Administracin
Acta: AZ de
Para que se genere Seguridad y
Reuniones de *Escrito fsico o
*Comit de SST *Secretario la reunin y se haga Salud en el
Comit de SG- Mensual por correo
del Comite el seguimiento al trabajo/Oficina
SST electrnico
SGSST de
Administracin
Para que se haga la Acta: AZ de
reunin y se genere Seguridad y
Reuniones de *Escrito fsico o
*Comit de *Secretario seguimiento a las Salud en el
Comit de Trimestral por correo
Convivencia del Comite actividades que trabajo/Oficina
Convivencia electrnico
tienen que ver con de
los residentes Administracin
*Contratistas (Si
Aplica) Para que todas las AZ de
*Proveedores (Si partes involucradas Seguridad y
Segn *Responsabl
Aplica) indicadores del estn enteradas Salud en el
periodicidad e del SG-
*Residentes (SI sistema conozcan el trabajo/Oficina
establecida SST
aplica) resultado de los de
*Consejo de indicadores Administracin
Desempeo Administracin
del SG-SST Para que se
*Consejo de
*Responsabl conozcan las
Administracin Resultados de AZ drive
Anual e del SG- fortalezas y
*Comit de SST auditorias SGSST
SST debilidades y
aspectos a mejorar
*Responsabl Para conocer el
*Consejo de Revisin por la AZ drive
Anual e del SG- desempeo general
Administracin direccin SGSST
SST del SGSST
AZ de
Reporte de *Residentes
Seguridad y
actos o *Responsable del Cada vez que Escrito fsico o *Contratistas Para que se de
Salud en el
condiciones SG-SST ocurra una por correo *Proveedore tramite a las
trabajo/Oficina
inseguras en la *Comit de SST novedad electronico s novedades
de
propiedad
Administracin
AZ de
*Responsable del *Escrito fsico o Seguridad y
Situaciones de Cada vez que
SG-SST por correo *Residentes Para dar soluciones Salud en el
conflicto entre ocurra una
*Comit de electrnico a las novedades trabajo/Oficina
residentes novedad
Convivencia *Verbal de
Administracin
Evidencia de
Para que las
divulgacin: AZ
Al inicio de la *Escrito fsico o personas que
*Responsabl de Seguridad y
Requerimiento Proveedores y prestacin de por correo prestan servicios
e del SG- Salud en el
s del SG-SST contratistas los servicios electrnico conozcan los
SST trabajo/Oficina
Re-induccin requerimientos en
de
trminos de SST
Administracin
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Que se A quien se Cuando se Como se Quien Para que se Lugar de

comunica comunica comunica comunica comunica comunica Archivo
*Residentes
*Contratistas Evidencia de
Para que todas las
*Proveedores divulgacin: AZ
Roles y *Escrito fsico o partes involucradas
*Comit de SST Cuando se *Responsabl de Seguridad y
responsabilida por correo estn enteradas y
*Comit de generen e del SG- Salud en el
des del SG- electrnico entiendan su rol
Convivencia Anual SST trabajo/Oficina
SST responsabilidad
*Administrador de
frente el SGSST
*Consejo de Administracin
Administracin
Para que el Evidencia de
Informacin personal que presta induccin o
inicial de la *Escrito fsico o servicios conozca reinduccin: AZ
*Contratistas *Responsabl
labor a realizar Al iniciar por correo las labores a de Seguridad y
*Proveedores e del SG-
y Anual electrnico realizar pero Salud en el
SST
responsabilida adems lo trabajo/Oficina
des concerniente con el de
SGSST Administracin
Evidencia de la
realizacin: AZ
*Residentes Para que todas las
*Escrito fsico o *Responsabl de Seguridad y
Actividad *Contratistas partes involucradas
Semestral por correo e del SG- Salud en el
Simulacro *Proveedores participen del
electrnico SST trabajo/Oficina
siulacro
de
Administracin
Para que los Evidencia de
brigadistas divulgacin: AZ
Funciones y
*Escrito fsico o *Responsabl conozcan sus de Seguridad y
responsabilida Al nombrarlos
Brigadistas por correo e del SG- funciones y Salud en el
des de los Anual
electrnico SST responsabilidades y trabajo/Oficina
brigadistas
como apoyar en de
caso de emergencia Administracin
Para que todas las Evidencia de
partes involucradas divulgacin: AZ
*Residentes *Escrito fsico o
*Responsabl tengan de Seguridad y
Plan de *Contratistas Al elaborarlo por correo
e del SG- conocimiento de las Salud en el
Emergencias *Proveedores Anual electrnico
SST actividades a trabajo/Oficina
*Brigadistas
ejecutar en caso de de
emergencia Administracin
Evidencia de
induccin o
Para que todas las
reinduccin: AZ
*Responsabl partes involucradas
Proveedores Al elaborarlo *Induccin de Seguridad y
e del SG- estn enteradas y
Contratistas Anual *Reinduccin Salud en el
SST entiendan la poltica
Valoracin del trabajo/Oficina
y objetivos
riesgo e de
identificacin Administracin
del peligro Evidencia de
Para que todas las
divulgacin: AZ
Escrito fsico o *Responsabl partes involucradas
Al elaborarlo de Seguridad y
Residentes correo e del SG- estn enteradas y
Anual Salud en el
electronico SST entiendan la poltica
trabajo/Oficina
y objetivos
Administracin
*Responsabl
Respuestas a Para dar respuesta
Partes Cuando se Escrito fsico o e del SG-
comunicacione a comunicaciones AZ segn
interesadas genere la correo SST
s partes provenientes de la corresponda
externas comunicacin electronico *Administrad
externas parte externa
or
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Que se A quien se Cuando se Como se Quien Para que se Lugar de

comunica comunica comunica comunica comunica comunica Archivo
Evidencia de la
Quienes
socializacin:
conforman la Cuando ya Para que todos los
*Residentes *Escrito fsico o AZ de
brigada de estn *Responsabl involucrados
*Contratistas correo Seguridad y
emergencias, conformados y e del SG- conozcan a los
*Proveedores electrnico Salud en el
comit de SG- cuando haya SST integrantes de los
*Reunin trabajo/Oficina
SST, comit de cambio diferentes grupos
de
convivencia
Administracin
Para que se genere AZ de
EL personal
el respectivo Seguridad y
*Administrador involucrado
Cuando ocurra *Telefonica reporte interno y se Salud en el
*Responsable del en el
la novedad *Verbal haga la trabajo/Oficina
SGSST incidente/acc
investigacin de
idente
correspondiente Administracin
Incidentes y
*Al proveedor
Accidentes AZ de
relacionado con el *Responsabl Para que se
Seguridad y
servicio e del SG- generen los
Cuando ocurra Salud en el
*A familiares de Telefonica SST respectivos reportes
la novedad trabajo/Oficina
quien tuvo el *Administrad de accidente la
de
accidente, or ARL
Administracin
incidente
*Residentes
*Contratistas
AZ de
*Proveedores En informes
*Escrito fsico o Para que todas las Seguridad y
Informacin *Comit de SST mensuales en *Responsabl
correo partes involucradas Salud en el
sobre el SG- *Comit de la e del SG-
electrnico estn enteradas del trabajo/Oficina
SST Convivencia implementaci SST
*Reunin proceso de
*Administrador n
Administracin
*Consejo de
Administracin
*Residentes
*Contratistas Evidencia de la
Para que todas las
*Proveedores divulgacin: AZ
Cuando se partes involucradas
*Comit de SST *Escrito fsico o *Responsabl de Seguridad y
Procedimientos generen o estn enteradas de
*Comit de correo e del SG- Salud en el
del SG-SST hayan las actividades que
Convivencia electrnico SST trabajo/Oficina
cambios les compete y como
*Administrador de
hacerlo
*Consejo de Administracin
Administracin

*Escrito fsico o
Reuniones de *Administrad Para generar las
correo
asamblea or reuniones anuales
electrnico

*Escrito fsico o * Para generar las

Reuniones de
correo Administrado reuniones
consejo
electrnico r mensuales

*Escrito fsico o *
Resultados
correo Administrado
financieros
electrnico r
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Que se A quien se Cuando se Como se Quien Para que se Lugar de

comunica comunica comunica comunica comunica comunica Archivo
Resultados de *Escrito fsico o *
la gestin correo Administrado
Admministativa electrnico r

6. REGISTROS Y DOCUMENTOS ASOCIADOS

Circulares
Informes de Auditorias
Informes de Indicadores
Informe de Revisin Gerencial

7. CONTROL DE CAMBIOS

Fecha de
Versin Cambios Realizados Aprobado por
Aprobacin
6 de Abril de Amparo Sarmiento -
1 Versin inicial
2017 Administradora