Bagian filing merupakan salah satu bagian dalam unit rekam medis.

Peran dan
fungsi dalam pelayanan rekam medis yaitu sebagai penyimpan DRM, penyedia
DRM untuk berbagai keperluan, pelindung arsip-arsip DRM terhadap kerahasiaan
isi data rekam medis dan pelindung arsip-arsip DRM terhadapan bahayan
kerusakan fisik, kimiawi dan biologi (Bambang Shofari, 2004).

Deskriipsi pokok kegiatan filing dalam pelayanan rekam medis (Bambang

Shofari, 2004) :

1) Menerima KK dan DRM yang sudah lengkap dan sudh diberi kode dari fingsi
K/I.

2) Menyimpan DRM yang sudah lengkap ke dalam rak penyimpanan sesuai

dengan metode yang digunakan dan sesuai dengan kode warna pada nomor
rekam medisnya.

3) Menggunakan halaman sebaliknya KK yang sudah tidak terpakai untuk

digunakan sebagai formulir tracer.

4) Menyediakan DRM dengan langkah-langkah sebagai berikut :

a) Menerima tracer yang sudah dicatat terisi dari unit pengguna untuk
pelayanan pasien atau penguna lain untuk keperluan tertentu.

b) Mencari nomor rekam medis sesuai dengan permintaan pada tracer

tersebut.

c) Menyelipkan tracer pada DRM yang sudah ditemukan.

d) Mengambil DRm yang sudah ditemukan.

5) Mencatat penggunaan DRM pada buku catatan penggunaan DRM (bon

pinjam DRM).

6) Menandatangani dan meminta tanda tangan enerima DRM pada buku

catatan penggunaan DRM.

7) Melakukan penyisiran untuk mengembalikan DRM yang salah letak dengan

langkah-langkah sebagai berikut :

a) Mencatat kode warna pada kelompok nomor atau section pada rak filing.

b) Bila dijumpai ada nomor atau warna yang tidak sesuai, DRM diambil
kemudian dikembalikan pada letak yang sesuai.

8) Melakukan retensi DRM dengan langkah-langkah sebagai berikut :

a) Mencatat nomor-nomor rekam medis yang sudah waktunya retensi sesuai

dengan ketentuan jadwal retensi. Data tersebut diperoleh dari KIUP, bila belum
menggunakan KIUP dapat pula diperoleh dari buku register pendaftaran pasien
rajal dan ranap.
b) Menulis pada tracer dengan keterangan bahwa DRm tersebut diretensi
dan dimpan pada rak DRm inaktif.

c) Menyelipkan tracer pada DRM yang akan disimpan inaktif.

d) Mengambil DRM yang akan disimpan inaktif.

e) Menyimpan DRM inaktif berdasarkan urutan tanggal terakhir berobat dan

dikelompokkan berdasarkan jenis penyakit untuk keperluan :

i). Menetukan lamanya penyimpanan DRM inaktif.

ii). Memudahkan ketika akan dinilai nilai gunanya.

9) Bersama tim pemusnah rekam medis melaksanakan kegiatan

pemusnahan, dengan langkah-langkah sebagai berikut :

a) Mengambil DRM inaktif yang sudah saatnya dapat dimusnahkan

(disimpan dalam keadaan inaktif minimal selama 2 tahun dihitung dari saat
disimpan sebagai inaktif).

b) Mengelompokkan DRM yang akan dimusnahkan berdasarkan jenis

penyakit.

c) Membantu dalam kegiatan penilaian nilai guna rekam medis yang

dilakukan olehtim pemusnah dengan cara membacakan isi lembar formulir
rekam medis yang bersangkutan.

d) Membuat daftar pertelaahan (pertelaan) DRM.

e) Memisahkan lembar formulir rekam medis yang akan dilestarikan.

f) Menjadikan satu lembar-lembar formulir rekam medis yang akan

dilestarikan tersebut sesuai nama pasien yang bersangkutan dalam satu folder.

g) Mengawetkan formulir rekam medis yang akan dilestarikan.

h) Menyimpan lembar formulir rekam medis yang akan dilestarikan sesuai

dengan urutan abjad nama pasien.

i) Membakar DRM yang dimusnahkan dengan incinerator atau mencacah

kertas dengan mesin pencacah.

10) Menghitung tingkat penggunaan DRM per bulan atau per triwulan.

11) Menghitung kebandelan terhadap pencatatan kelengkapan isi DRM

perbulan, dengan rumus :

12) Menghitung tingkat kehilangan DRM, dengan rumus :

A. Pengertian Filling

Filling adalah segala tindakan atau perbuatan atau kegiatan yang berhubungan
dengan masalah pengumpulan, klasifikasi, penyimpanan, penempatan,
pemeliharaan dan distribusi atas surat surat, catatan catatan, perhitungan
perhitungan, grafik grafik, data ataupun informasi yang lain dan tindakan
tersebut dilakukan dengan setepat tepatnya dalam rangka melakakukan suatu
proses manajemen serta catatan maupun surat tersebut dapat ditemukan
kembali dengan mudah.

Bagian Filing adalah salah satu bagian dalam unit rekam medis yang mempunyai
tugas pokok

1. Menyimpan dokumen rekam medis dengan metode tertentu sesuai dengan

kebijakkan penyimpanan dokumen rekam medis

2. Mengambil kembali (retrievew) dokumen rekam medis untuk berbagai

keperluan

3. Meretensi dokumen rekam medis sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan

sarana pelayanan kesehatan

4. Memisahkan penyimpanan dokumen rekam medis in-aktif dari dokumen

rekam medis aktif

5. Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis

6. Menyimpan dokumen rekam medis yang dilestarikan

7. Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir rekam medis

Ketentuan Pokok Di Bagian Filing

Tidak satupun rekam medis keluar dari ruang rekam medis tanpa kartu
permintaan dan tidak hanya berlaku bagi orang luar tetapi juga bagi petugas
rekam medis

Seorang yang meminjam atau yang menerima rekam medis berkewajiban

untuk mengembalikan dalam keadaan baik dan tepat waktu

Rekam medis tidak dibenarkan diambil dari rumah sakit kecuali atas
perintah pengadilan
 Rekam medis dapat dipinjam oleh dokter atau pegawai rumah sakit untuk
dibawa ke ruang kerja selama jam kerja, maka rekam medis harus dikembalikan
ke ruang rekam medis pada akhir jam kerja

Rekam medis yang dipinjam beberapa hari, rekam medis tersebut

disimpan dalam tempat sementara di ruang rekam medis

Rekam medis yang digunakan oleh beberpa orang perpindahan dari satu
orang ke lain orang harus dilakukan dengan mengisi kartu pindah tangan. Kartu
pindah tangan berisi tanggal, pindah tangan dari siapa, kepada siapa, untuk
keperluan apa, dan digunakan oleh dokter siapa

Mengapa suatu Filing diperlukan dalam suatu Rumah Sakit?

Dihubungkan dengan bisa tidaknya berkas yang disimpan tersebut dipakai

dengan mengikuti perubahan di waktu yang akan datang baik menyangkut
masalah yang berhubungan dengan perencanaan, pengembangan perusahaan,
maupun kemajuan dan perubahan organisasi.

Masalah keamanan penempatan FILING yang sebaiknya sewaktu waktu jika

diperlukan dapat dengan mudah ditemukan, hal ini sangat penting karena
menyakut dengan proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan rumah
sakit.
a. Tujuan filling system

Menghemat waktu

Dengan menggunakan filing system yang tepat, penyimpanan dan penemuan

kembali arsip dapat dilakukan dengan mudah tanpa membuang waktu.

Menghemat Biaya

Dalam kegiatan penyimpanan (filling) dan penemuan kembali (finding) arsip

tidak terlalu banyak menimbulkan tenaga sehingga dapat menghemat biaya

Menghemat Tempat

Dengan menggunakan filing system yang tepat penyimpanan arsip tidak

membutuhkan ruangan yang luas dan peralatan yang banyak, karena arsip yang
disimpan hanyalah arsip arsip yang bernilai guna saja.

b. Ciri-Ciri Filing Sistem Yang Baik

Tidak memakan tempat : letaknya dibuat seefektif dan seefisien mungkin

Sederhana dan praktis : mudah dilaksanakan dan tidak berbelit-belit

Mudah dicapai : penyimpanan dapat mudah diambil

 Ekonomis : tidak berlebihan dalam pengeluaran
biaya,perlengkapan,tenaga,dan cara pengeluarannya

Cocok dan tepat guna : disesuaikan dengan tujuan dan kepentingan

Fleksibel : mudah dikembangkan bila ada perluasan kerja dan mudah

dilaksanakan

Klasifikasi khusus

Aman : bebas dari kerusakan pada penyimpanan

c. Peralatan dan Perlengkapan Penyimpanan

Filing cabinet adalah yaitu lemari untuk menyimpan arsip. Macam-macam

filing cabinet

Guide adalah sekat petunjuk yang terbuat dari karton atau kertas tebal
dengan ukuran tertentu yang memuat kode pada tab-nya, yang berfungsi
sebagai pembatas kelompok dan sekaligus sebagai petunjuk folder yang ada
dibelakangnya

Folder adalah map berupa lipatan karton atau plastik yang dipergunakan
untuk menyimpan warkat, ditempatkan dibelakang guide

d. Pelaksanaan Pemeliharaan Dokumen Rekam Medis Di Ruang Filling Rawat

Inap

Pelaksanaan pemeliharaan DRM yang dilihat dari aspek fisik bila terdapat
folder yang rusak belum diganti dengan yang baru, aspek kimia belum
menggunakan tinta berkualitas tinggi, Aspek biologi temperatur udara yang
belum terkontrol dengan baik akibatnya terjadi kerusakan DRM sehingga data
yang dihasilkan tidak akurat.

Pelaksanaan pemeliharaan DRM. Sarana yang terdapat di filling, meliputi rak

penyimpanan, tracer, meja, kursi, DRM, map, AC dan kipas angin. Jadi dapat
disimpulkan bahwa dalam pemeliharaan dokumen rekam medis untuk menjaga
keamanan dokumen rekam medis sebagian belum dilaksanakan sesuai kebijakan
rumah sakit dan protap filling. Dalam peminjaman dokumen rekam medis belum
menggunakan buku ekspedisi, keadaan ruang filling rawat inap tidak terkunci,
keadaan suhu ruang filling belum memadai sehingga dapat mengakibatkan
kelembaban dan membuat dokumen rekam medis rusak. Kesimpulan
pelaksanaan pemeliharaan dokumen rekam medis sebagian besar belum
dilaksanakan sesuai kebijakan rumah sakit, protap filling, tugas pokok petugas
filling. Dengan demikian peneliti menyarankan untuk sebaiknya diadakan
pelatihan tentang pemeliharaan dokumen rekam medis, sebaiknya ruang filling
rawat inap dalam keadaan terkunci, agar orang lain yang selain petugas tidak
bisa masuk ke dalam ruang filling.