INI LHO ITS!

2017 FORDA GATHERING 2

Date : Thursday, November 24th 2016
Place : SCC lt 3
Note Taker : Rizky Indah P (Secretary), Nada Farah (Administrative Section)
Agenda :
1. Pemaparan Materi
2. Penjelasan dari sie Dana
3. Penjelasan Administrasi
4. Rangkuman FAQ

1. PEMAPARAN MATERI
a. Tempat dan Waktu ILITS 2017
ILITS 2017 akan menggunakan dua konsep yaitu visit dan welcome, dimana
visit diadakan mulai 24 Desember 2016 31 Januari 2017 di seluruh
wilayah Indonesia. Sedangkan welcome, akan diadakan di 2 kota besar
yaitu Surabaya dan Jakarta.
b. Aturan
- Menggunakan standard kuliah (baju berkerah), rapi, jas almamater
- Jangan membawa citra jelek ITS, diusahakan membawa citra positif dari
ITS.
c. Indikator
Bila telah melakukan presentasi/membuka stan, jangan lupa dokumentasi.
d. Alur Perijinan
- Proposal dan surat dari panitia ILITS
- Perwakilan forda wajib mengantarkan proposal, surat pengantar
- Surat perijinan untuk sekolah
e. Pertanggung Jawaban
- Form PJ Sekolah
Menunjuk satu orang untuk PJ sekolah (kalo bisa alumni) bertanggung
jawab ke PJ sekolah
Ditolak tidak apa asalkan ada alasan yg jelas
Berisi tanda tangan perwakilan guru, pj sekolah, pj daerah
- Berita Acara
PJ sekolah
Kendala, saran
Tanda tangan pj sekolah dan pj daerah diserahkan ke panitia ilits
- Form PJ Daerah
Laporan berupa sekolah yang berhasil dikunjungi dan tidak
- Dokumentasi
Berisi foto setiap sekolah sesuai dengan tanggal
Mengumpulkan ke PJ daerah untuk dikumpulkan menjadi satu
Pengumpulan maks 1 Februari 2017

NB : untuk PJ sekolah, PJ Daerah, dan berita acara akan dibagikan dalam

bentuk hardcopy sesuai dengan list sekolah yang telah diberikan

2. PENJELASAN DARI SIE DANA

 Dari sie dana lagi ada PO baju ilits, diharapkan forda memiliki baju ilits
minimal 3 perwakilan. Tujuannya adalah agar lebih seragam, walaupun
sebenarnya tidak wajib (namun dalam hal ini bisa diindikasikan bahwa ilits
merupakan suatu big event yang memang dapat dikenal di seluruh Indonesia).
More Info, bakal diupdate kembali oleh sie Dana (Ravendy).

3. PENJELASAN ADMINISTRASI
o Sekretaris
Jangan lupa menyerahkan list sekolah dan timeline pada PR. Masing-
masing max tgl 27 November. Tujuan dari list sekolah adalah untuk
pembuatan surat pengantar (mengenai tanggalnya sesuai kesepakatan
bersama akan dibuatkan range tanggal dari surat tsb). Sedangkan
timeline bertujuan untuk bukti lampiran lpj, pemantauan secara jauh,
serta timeline keseluruhan kegiatan ilits 2017.
Jika ingin menambah surat maupun proposal apabila tidak terdapat di list
tsb, maka hubungi sekretaris secara langsung, dengan sejelas-jelasnya
memberikan keterangan nama sekolah dan timelinenya.
Apabila ingin mengadakan kerjasama disaat ilits berlangsung (misalkan
dalam forda tersebut ingin mengolaborasikan ilits dengan kampus expo),
diperbolehkan dengan konten sbb :
- Deskripsi singkat kegiatan tsb
- Waktu dan tempat
- Rundown (apabila disediakan. Jika kolaborasi tsb tidak ada rundown
pasti, diperbolehkan rundown kasaran)
- Sasaran, panitia kegiatan, nama kegiatan
Semua konten tsb ditulis dalam word dan dikirim ke email sekretaris :
p.rizkyindah@yahoo.com maks 5 Desember 2016.
Akan disediakan surat kosongan (tertuju kpd dan sekolah akan
dikosongkan) maksimal 5 sekolah yang bertujuan apabila setelah di
wilayah masing-masing ingin menambah sekolah kembali.
Sejauh ini masih belum diperkenankan untuk scanning dalam bentuk
apapun, baik proposal maupun surat. Jika membutuhkan hal tsb, maka
akan dikabarkan selanjutnya oleh panitia.
o Bendahara
Selama kegiatan, jika melakukan print atau segala macam, diharapkan
melakukan pembukuan (mencatat berapa pengeluaran, tanggal berapa
melakukan pembelian), dengan tujuan untuk lampiran SPJ.
Jika berkenan, diharapkan untuk menyimpan nota (kalau bisa
berstempel), namun tidak akan diganti oleh panitia.
Apabila ingin meminta bantuan dana, silahkan konfirmasi ke ketua secara
langsung atau bendahara ilits 2017 yang dimana kontaknya akan
diberikan oleh PR.

4. RANGKUMAN FAQ
Jika ingin membuat proposal kegiatan sendiri, dipersilahkan. Jangan lupa
konfirmasi ke panitia, agar valid. Proposal boleh nggak pake hari tanggal
(sudah dikonfirmasi oleh ketua)
Jika terdapat sekolah yang tidak terdapat fasilitas penunjang untuk toolkit
(seperti ppt, harus berhubungan dengan proyektor), maka panitia akan
menyediakan beberapa brosur, namun terbatas. Jangan lupa konfirmasi ke
panitia
 Jika ditanyakan hal internal (spt kaderisasi), dipersilahkan, tapi nggak usah
berlebihan
Toolkitnya diberikan dalam bentuk softfile, bukan hardfile. Tapi jika
menginginkan hardfile, konfirmasi ke panitia

Sincerely
Rizky Indah Permatasari
INI LHO ITS! 2017 Secretary