Mdulo
3 Ciclo de Vida dos Documentos
Braslia - 2015
Fundao Escola Nacional de Administrao Pblica
Presidente
Gleisson Rubin
Diretor de Desenvolvimento Gerencial
Paulo Marques
Coordenadora-Geral de Educao a Distncia
Natlia Teles da Mota Teixeira
Conteudistas:
Clia Maria da Silva Torres
Joana Gonzaga Ronchi Reis
Renata G. Paixo Gracindo
Andr do Esprito Santo Pereira
Revisor tcnico:
Mrcio Augusto Ferreira Guimares
Enap, 2015
As fases da gesto documental podem ser dividas em 3, clique para conhecer cada uma delas:
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3.1 Fases da Gesto Documental
Essa fase corresponde produo dos documentos provenientes da execuo das atividades
de um rgo ou entidade. Nessa fase, importante ter o cuidado de evitar a produo de
documentos no essenciais, a fim de garantir o uso adequado dos recursos de reprografia e de
automao. A fase composta pelos seguintes elementos:
Essa fase envolve as atividades de avaliao, seleo e fixao de prazos de guarda dos
documentos, ou seja, implica em decidir quais os documentos a serem eliminados e quais
sero preservados permanentemente.
Para que a destinao dos documentos seja realizada de forma eficiente, deve-se:
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3.2 Teoria das Trs idades:
A teoria das trs idades define o valor temporal de um documento, ou seja, a necessidade de
mant-lo em virtude de sua importncia no tempo. Esse processo avaliativo tem como objetivo
determinar o tempo necessrio de permanncia nos arquivos (corrente e intermedirio), at
que seja dada a destinao final dos documentos: eliminao ou guarda permanente.
Veremos, mais adiante, que essa destinao realizada utilizando o cdigo de classificao de
documentos e a tabela de temporalidade.
Veremos, mais adiante, que essa destinao realizada utilizando o cdigo de classificao
documentos e a tabela de temporalidade.
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Conhea as caractersticas de cada idade:
Eliminao;
Transferncia para o arquivo intermedirio;
Recolhimento para o arquivo permanente.
Eliminao;
Recolhimento para o arquivo permanente.
Por fim, um arquivo que se encontra em idade PERMANENTE jamais ser eliminado, pois
tem valor histrico.
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b) 2 idade - Arquivo Intermedirio
Todo documento possui valor administrativo, mas nem todo possui valor histrico. Aqueles
que o possuem sero recolhidos idade permanente e jamais sero eliminados. Portanto,
apenas os documentos histricos so recolhidos.
E como saber quando um documento deve ser classificado em arquivo corrente, intermedirio
e permanente?
Vimos anteriormente que existem 3 tipos de idades em que os documentos podem estar. So
elas: corrente, intermediria e permanente.
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Contudo, para descobrir a forma de classificar esses documentos e a definio de qual o
tempo correto para manter o documento em um arquivo, utiliza-se o Cdigo de Classificao
dos Documentos e a Tabela de Temporalidade.
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Um Plano de Classificao de Documentos dividido em classes e subclasses, grupos e
subgrupos. Para compreendermos o uso de um Plano de Classificao, vamos conhecer o
Plano de Classificao para as Atividades-Meio da Administrao Pblica Federal, elaborado
pelo Conarq:
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Entretanto, as demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos s atividades-fim
do rgo. Essas classes no so comuns, cabendo aos respectivos rgos a elaborao de
seu prprio Plano de Classificao para as Atividades-fim, seguindo orientaes da instituio
arquivstica na sua esfera especfica de competncia.
Classes:
Exemplo:
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Note que os cdigos numricos refletem uma relao de subordinao:
Classe
Subclasse
Grupo
Subgrupo
Essa subordinao representada por margens, as quais espelham a hierarquia dos assuntos
tratados.
Essas regras, para a atividade-meio, so definidas pela Administrao Pblica Federal, por
meio do CONARQ, que um rgo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministrio da
Justia, tm por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, como
rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientao normativa
visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo.
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/resolucao_14.pdf
Vimos at aqui as regras para classificao dos documentos, mas como definir o tempo de
guarda?
A guarda dos documentos definida pela Tabela de Temporalidade! Lembrando que h uma
tabela para cada tipo de atividade: atividade-meio e atividade-fim!
Todo documento dentro da Administrao Pblica tem um tempo de vida til. Esse tempo
denominado prazo de guarda, e no possvel determin-lo de forma aleatria, existem
parmetros definidos na legislao brasileira para isso.
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b) Tabela de Temporalidade
A Tabela de temporalidade o instrumento que registra o ciclo vital dos documentos glo, no qual
devem constar os prazos de guarda dos documentos de arquivo corrente, sua transferncia ao
arquivo central/intermedirio e sua destinao final, que seria a eliminao ou o recolhimento
ao arquivo permanente.
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Prazos de guarda nas fases corrente e intermediria: o prazo de guarda representa o
tempo em que um documento ficar arquivado, nas fases corrente e intermediria.
Esse prazo estipulado pensando-se, tambm, nas necessidades de quem elaborou
os documentos.
Destinao final: eliminao ou guarda permanente.
Observaes: o local destinado para incluir informaes adicionais, justificativas e
orientaes sobre suporte informao e o destino dos documentos na tabela
necessria sua compreenso e aplicao.
(Fonte: Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo da Administrao Pblica Federal SIGA. Ministrio da Justia/
Arquivo Nacional)
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A partir dos exemplos de classificao dos documentos, vimos que a destinao do documento
Previso Oramentria, utilizando-se a Tabela de Temporalidade, de 2 anos.
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