Terbitan :
SO No. Revisi :
dr.Dewi Suryati
P Tgl.Mulai Berlaku : NIP 19810116 200911 2
001
Halaman :
1. Pengertian Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen
yang terkait dengan sistem manajemen ukm yang digunakan sebagai
acuan dalam kegiatan pengendalian ukm
1. Pengendalian Dokumen
Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-dokumen
sistem manajemen UKM yang mencakup pembuatan, distribusi,
penggunaan, perubahan dengan mengikuti ketentuan/metode yang
diatur dalam prosedur ini.
2. Dokumen Dikendalikan
Dokumen dengan status DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen
acuan kerja tersebut di-up-date/diperbarui secara berkala sesuai
perubahan-perubahan yang terjadi selama pemakaiannya.
3. Dokumen Tidak Dikendalikan
Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalah bahwa
dokumen tersebut sejak diterbitkan tidak di-up-date/diperbarui dan
karenanya tidak diperuntukan sebagai acuan kerja.
4. Dokumen Tidak Berlaku
Dokumen dengan status KADALUARSA artinya adalah bahwa
dokumen tersebut sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya
diperlakukan sebagai arsip.
5. Prosedur Kerja
Prosedur Kerja adalah dokumen sistem manajemen UKM yang
mengatur/mengkoordinasikan kegiatan/proses secara lintas fungsi agar
dicapai sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan
6. Program Pendukung
Program pendukung termasuk dokumen sistem mutu dalam bentuk
jadwal kegiatan yang memuat rencana aktivitas untuk mendukung
pelaksanaan sistem manajemen mutu.
2. Tujuan Prosedur Pengendalian Dokumen ini dibuat untuk memastikan semua
dokumen yang terkait dengan Sistem Manajemen UKM dapat dikelola
dan dikendalikan secara efektif.
3. Kebijakan
4. Referensi
5. Alat dan Bahan ATK, Formulir
6. Prosedur / Langkah-langkah Bagan Alir
1. MENETAPKAN JENIS DOKUMEN DAN
Menetapkan Membuat
REKAMAN Jenis Dokumen
Dokumen
Kepala Puskesmas / MR / Pemegang Program
/ Koordinator Unit / Menetapkan jenis Memberikan Mengesahka
dokumen dan rekaman terkendali, meliputi : Identitas n isi
dokumen
Manual Mutu, Prosedur Kerja / SOP dan
Formulir Memberikan Menerbitkan
Penomoran &
Mendistribusi
2. MEMBUAT DOKUMEN DAN REKAMAN
MR / Wakil Manajemen menetapkan Menerbitkan Merevisi
Ulang Dokumen
sistematika pembuatan dokumen sebagai
berikut :
Melakukan Melakukan
Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja terdiri Penarikan & Peninjauan
Pemusnahan Ulang
dari : Pengertian, Tujuan, Kebijakan,
Prosedur, Diagram Alir (jika diperlukan),
Unit Terkait, Referensi, Dokumen terkait, Melakukan
Pengendalia
Catatan revisi/ Perubahan n Dokumen
eksternal
Bagian II
menunjukkan unit yang membuat
dokumen menunjukkan nomor urut
penerbitan dokumen, dengan 3 digit
menunjukkan tahun penerbitan dengan 2
digit
Contoh penomoran dokumen: PK/
BPG/001/ 15
Artinya :
PK: Jenis dokumen Prosedur Kerja
BPG: BP Gigi
001 nomor urut dokumen
15 tahun 2015
b. Penomoran formulir
Contoh : FORM /BPG/ 001/ 15
Form menunjukkan jenis dokumen dan
rekaman Artinya : Jenis dokumen
Formulir
BPG : BP Gigi
001 nomor urut dokumen
15 tahun 2015
6. MENERBITKAN DAN MENDISTRIBUSI
DOKUMEN
a. Suatu dokumen dapat diterbitkan bila
sudah mendapat persetujuan dan
pengesahan dari Kepala Puskesmas
b. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan
oleh Sekretariat ISO dan MR kepada
semua pihak yang berkepentingan dengan
mengisi Formulir Bukti Penerimaan
Dokumen.
c. Sekretariat bertanggung jawab
menyimpan dokumen sah memelihara
Daftar Induk Prosedur Kerja, Instruksi
Kerja dan Formulir yang ada pada
Bagian,Sub Bag, Bidang atau Seksi
d. Untuk menunjukkan Salinan dokumen
tersebut terkendali diberi cap
TERKENDALI dengan persetujuan
MR.
7. MEREVISI DOKUMEN
Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata
cara:
a.Pemohon revisi mengisi formulir usulan
revisi kepada Kepala Puskesmas
b. Permintaan revisi disetujui pejabat yang
berwenang
c.Revisi dicatat dalam rekaman historis
perubahan pada tiap dokumen
7. Hal-hal yang perlu Catatan Revisi perubahan, Bukti Penerimaan dokumen, Usulan revisi,
diperhatikan Bukti penarikan dokumen, Berita acara pemusnahan dokumen
8. Unit Terkait
9. Dokumen Terkait Formulir Bukti Penerimaan dokumen
Formulir Daftar Induk Dokumen
Formulir Daftar Induk Formulir
Formulir Usulan Revisi
Formulir Bukti Penarikan Dokumen
Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen
Formulir Daftar induk dokumen eksternal