Anda di halaman 1dari 76

GA/2017

NAMA DIVISI : GENERAL AFFAIR


DURASI : 2 HARI
JADWAL : MENYESUAIKAN
PUKUL : 08.30 17.30
PEMATERI : MOHAMAD ABDUL HAKIM
BAMBANG PERMANA
NIKO LESMANA
TIMBUL JULIANTO

DAFTAR ISI :
1. PENDAHULUAN

2. RUANG LINGKUP DAN FUNGSI KERJA GENERAL AFFAIR

3. STRUKTUR ORGANISASI DAN DAFTAR CREW DIVISI GENERAL AFFAIR DI BPR

BAHTERA MASYARAKAT

4. COSTUMER DARI DIVISI GENERAL AFFAIR

5. VISI, MISI, VALUE DAN STRATEGI DIVISI GENERAL AFFAIR

6. DESKRIPSI KERJA GENERAL AFFAIR (JOB DESCRIPTION)

7. STANDARD OPERATING PROCHEDURE (SOP)

8. PANDUAN UMUM OPERASIONALISASI FUNGSI-FUNGSI DI DIVISI GENERAL

AFFAIR

9. REVIEW AKTIVITAS GENERAL AFFAIR

1. PENDAHULUAN
GA/2017

Divisi General Affair atau Bagian Umum merupakan suatu bagian dalam
perusahaan yang bertugas untuk mendukung perusahaan dalam menjalankan
operasionalnya dengan mengurusi segala urusan rumah tangga perusahaan.
Sebagai sebuah supporting unit yang berperan memberikan pelayanan- pelayanan
kepada unit-unit kerja lain dalam hal administrasi dan pengelolaan pelayanan rutin
kantor oleh karena itu Tugas General Affair dalam suatu perusahaan sangat kompleks
karenanya biasa disebut "Job Matrix" yang mana kadangkala dalam satu waktu seorang
GA dituntut menyelesaikan beberapa permasalahan.
Didirikan dan beroperasi sejak tahun 2002, PT. BPR Bahtera Masyarakat sebagai
salah satu tumbuh dan berkembang dengan pesat, ditandai dengan semakin besarnya
angka asset perusahaan, semakin banyak jumlah karyawan, berkembangnya organisasi
perusahaan dengan pembukaan kantor-kantor cabang, telah membawa dampak
semakin kompleks nya ruang lingkup kerja general Affair sehingga menuntut peran
General Affair untuk semakin baik dan cakap, untuk mensupport perusahaan agar
berjalan dengan sempurna atau menghasilkan performance yang optimal.
General Affair bukan hanya departemen pelengkap dalam sebuah organisasi.
General Affair menjadi penggerak internal dalam pelayanan terhadap customer dan
perubahan organisasi yang berbudaya. General Affair adalah Change Agent (Agen
Perubahan) dan penggerak dalam mobilitas Perusahaan yang sangat penting. Peran
General Affair merupakan kunci sukses pendukung Perusahaan dalam mencapai
visinya.
Modul General Affair ini disusun untuk dapat digunakan sebagai panduan bagi
karyawan di Divisi General Affair khususnya serta bagi seluruh stake holder di BPR
Bahtera Masyarakat selaku Costumer dari General Affair untuk mengenal sistem kerja
General Affair yang lebih professional. Modul ini juga akan mengenalkan mengenai
strategi, sikap kerja dan cara berpikir (mindset) yang dibangun di Divisi General Affair
dengan harapan dapat membangun sebuah Divisi General Affair yang dapat
berkontribusi terhadap kemajuan BPR Bahtera Masyarakat.

2. RUANG LINGKUP DAN FUNGSI KERJA GENERAL AFFAIR

Dengan kompleksitas permintaan pelayanan dari internal perusahaan yang harus


dipenuhi oleh General Affair di BPR Bahtera Masyarakat sebagai konsekuensi dari
semakin berkembangnya organisasi perusahaan, menyebabkan ruang lingkup
pelayanan yang dilakukan oleh General Affair di BPR Bahtera Masyarakat beralih dari
pelayanan yang cenderung monoton menjadi bersifat dinamis dan membutuhkan sikap
dan pengetahuan kerja yang professional alam pengelolaannya. Koordinasi antar fungsi
GA/2017

di General Affair, pengawasan dan evaluasi yang baik secara terus menerus diperlukan
untuk menciptakan lingkup pekerjaan General Affair menjadi lebih berkualitas.
Adapun ruang lingkup kerja General Affair di lingkungan BPR Bahtera Masyarakat
adalah sebagai berikut :

A. House keeping dan General Services


Yaitu meliputi pekerjaan cleaning service, office boy, kurir, driver dan
pelayananpenyediaan makan siang bagi karyawan dan konsumsi meeting.

B. Buiding Maintenance and Infrastructure


Yaitu termasuk perawatan bangunan dan isinya serta perijinan, dan untuk
sehubungan dengan pengembangan perusahaan yaitu pencarian infrastruktur baru
untuk kantor cabang BPR Bahtera Masyarakat.

C. Pengadaan Barang (pembelian)/General Purchasing


proses pembelian yang berhubungan dengan pemenuhan/pengadaan kebutuhan
perusahaan yang dimulai dari proses pengajuan Purchase Requisition, mencari
vendor, meminta penawaran harga, negosiasi harga, purchase order sampai
penerimaan barang/jasa yang diadakan.

D. Pengelolaan Inventaris kantor/Asset Management


Yaitu fungsi General Affair sebagai pencatat, pendistribusi dan store keeper untuk
stok dan surplus asset yang telah dibeli oleh perusahaan.

E. Pengelolaan Penggunakan Kendaraan Operasional dan Perawatan


Yaitu fungsi pengaturan jadwal, alokasi kendaraan operasional dan ketersediaan
driver untuk mengantar karyawan ke lokasi tujuan. Termasuk dalam lingkup kerja
ini adalah pencatatan kondisi kendaraan untuk pengajuan maintenance.

F. Pengelolaan Alat Tulis kantor


Yaitu pengelolaan pencatatan atas ketersediaan dan pendistribusian alat tulis
kantor yang digunakan oleh karyawan BPR Bahtera Masyarakat dalam menunjang
pekerjaannya.

G. Pengajuan Reimburstment dan Settlement


Yaitu lingkup kerja general Affair di perusahaan BPR Bahtera Masyarakat yang
melaksanakan pengajuan pembayaran ke atas biaya operasional maupun biaya
modal yang telah dikeluarkan atas pembelian barang.
GA/2017

H. Pengurusan Dokumen-Dokumen Perijinan


Yaitu lingkup pekerjaan General affair yang meliputi pembuatan serta pengelolaan
kebutuhan dokumen yang dibutuhan perusahaan atau karyawan BPR Bahtera
Masyarakat.

I. Pengelolaan K3 (Kesehatan dan Keselamatan Kerja)


Yaitu lingkup kerja General Affair untuk menjamin bahwa keamanan terjaga begitu
pula aspek-aspek keselamatan dan kesehatan di lingkungan kerja diupayakan
terus menerus.

3. STRUKTUR ORGANISASI DAN DAFTAR CREW DIVISI GENERAL AFFAIR DI BPR


BAHTERA MASYARAKAT

Berikut adalah menggambarkan posisi divisi General Affair di struktur organisasi


perusahaan PT. BPR Bahtera Masyarakat.
Gambar 1. Stuktur Organisasi PT. BPR Bahtera Masyarakat

Dalam stuktur organisasi di atas, kedudukan General Affair

adalah
sama
dengan
divisi-divisi
lainnya.

Kedudukan
tersebut
bertanggung jawab
dalam satu jalur
instruksi.
Pada awalnya, fungsi General Affair di PT. BPR Bahtera Masyarakat menjadi bagian
dari Human Resources (HR), namun seiring dengan perkembangan perusahaan yang
menuntut dilakukannya pengembangan organisasi perusahaan yang lebih professional,
fungsi General Affair terpisah dengan fungsi Human Resources, PT. Bahtera Masyarakat
GA/2017

memiliki Manager General Affair yang secara structural dan fungsional bertanggungjawab
langsung kepada Direktur Utama.
Pemisahan fungsi General Affair dari fungsi Human resources tidak terlepas dari
tujuan perusahaan untuk menggerakan fungsi-fungsi dalam organisasi untuk lebih fokus
terhadap tujuannya. Peran dan fungsi General Affair lebih fokus terhadap pelayanan kepada
internal maupun ekternal stake holder, sedangkan fungsi Human Resources lebih focus
menjalankan sistem dan strategi mengembangkan sumber daya manusia.Di dalam struktur
organisasi divisi General Affair sendiri terdapat pemisahan-pemisahan tugas dan jabatan
yang disesuaikan dengan lingkup kerja pelayanan General Affair di PT. BPR Bahtera
Masyarakat dengan memperhatikan hal-hal berikut :
1. Kejelasan batas dan wewenang atau otorisasi yang dimilik
2. Kejelasan atas fungsi tugas dan koordinasi pekerjaan
3. Kejelasan atas pertanggungjawaban pekerjaan, siapa atasan, rekan kerja dan
bawahan.
Berikut adalah struktur organisasi Divisi General Affair yang dibuat berdasarkan
fungsi-fungsi pelayanan di PT. BPR Bahtera Masyarakat :

General Affair Manager

GA Staff GA Staff GA Staff


Purchasing & Fixed Asset Controller Building MTC & Pool Master Reimburstment & Settlement

GA Staff Driver
House Keeping & Mesengger &
Security

Gambar 2. Struktur Organisasi Divisi General Affair


Berikut adalah daftar Nama karyawan di Divisi General Affair BPR Bahtera
Masyarakat yang siap melaksanakan fungsi pelayanan kepada seluruh stakeholder baik
internal maupun eksternal :

No Nama Jabatan Fungsi Ext


1 Mohamad Abdul Hakim Manager Koordinator 179
2 Bambang Permana Staf GA Purchasing & Fixed Asset 128
Controller
3 Niko Lesmana Staf GA Building Maintenance & Pool 126
Master
4 Timbul Julianto Staf GA Reimburst & Settlement Adm 126
GA/2017

5 Sujanto Staf GA Office Boy kantor Pusat 127


6 Siti Masitoh Staf GA Office Girl kantor Pusat 127
7 Maulana Malik Ibrahim Staf GA Office Boy kantor Pusat 127
8 Abdul Muis Staf GA Office Boy kantor Pusat 127
9 Ahmad Johan Ali Staf GA Mesengger 127
10 Taufiq Adrian Staf GA Security 127
11 Mustofa Habib Staf GA Driver
12 Dani Novanto Staf GA Driver
13 Mauludin Akbar Staf GA Driver
14 Endar Staf GA Driver

4. COSTUMER DARI DIVISI GENERAL AFFAIR

Seiring dengan perkembangan BPR Bahtera Masyarakat yang semakin besar baik
secara pertumbuhan asset dan jumlah karyawannya, telah mambawa konsekuensi logis
berupa semakin komplesknya permintaan dari stakeholder untuk dapat dilayani oleh
Divisi General Affair. Berikut adalah costumer dari Divisi General Affair :
Internal Costumer :
- Atasan
- Rekan Kerja
- Bawahan
- Seluruh Karyawan yang bekerja di BPR Bahtera Masyarakat
Ekternal Costumer :
- Penyedia Barang/jasa, Supplier, distributor dan lain-lain
- Pemerintahan : Kelurahan, Pemerintah daerah, kementerian, aparat kepolisian
dan lain-lain
- Tamu Perusahaan

5. VISI, MISI, VALUE DAN STRATEGI DIVISI GENERAL AFFAIR

Sebagai sebuah organisasi PT. BPR Bahtera Masyarakat telah menetapkan Visi
dan Misi yang merupakan perencanaan ke depan yang jelas dalam mencapai tujuan.
Divisi General Affair sebagai bagian dari organisasi BPR Bahtera Masyarakat juga
memiliki Visi, Misi dan value sebagai kerangka tujuan yang harus direalisasikan dengan
tindakan.
Jika Visi dari BPR Bahtera Masyarakat adalah : Menjadi bank yang ramah dan
selalu membantu masyarakat dalam meningkatkan taraf hidup masyarakat terutama di
sektor UMKM dan Misi nya adalah : Menyediakan layanan perbankan dengan fokus
utama di sektor UMKM yang didukung dengan pelayanan yang terbaik dan terpercaya,
maka Visi dan Misi dari Divisi General Affair yang dirumuskan harus sejalan dan
GA/2017

bersinergi dengan visi dan misi perusahaan. Oleh karena itu Visi dan Misi dari Divisi
Geral Affair dirumuskan sebagai berikut :
Visi : Menginspirasi dan Membantu Setiap karyawan dalam Mencapai Tujuannya
dalam bekerja di BPR Bahtera Masyarakat
Misi : Divisi General Affair Senatiasa memberikan dukungan layanan terbaik dalam
hal pengembangan, penyediaan, sarana dan prasarana pelayanan yang
mendukung aktivitas karyawan, dan mengutamakan costumer sebagai fokus
utama dengan didukung oleh sikap professional, kreatif, total action sebagai
strategi yang berkualitas dan bersinergi
Value : PRIDE (Passion, Reliable, Integrity, Dynamic, Excellent)
Untuk mencapai visi dan misi, maka diterapkan strategi yang memungkinkan
bahwa semua proses dan hasil bisa terukur, jelas dan siap dilaksanakan berdasarkan
perspektif berikut:
- Perspektif Finansial
Mengambarkan apa yang harus dicapai dari sisi pengeluaran keuangan (cost).
- Perspektif Pelanggan / Costumer
Menggambarkan apa yang harus dihasilkan dari pelanggan, seperti proses
pengadaan yang tepat dan cepat, pelayanan yang ramah.
- Perspektif Internal / Bisnis Proses
Menggambarkan kondisi pencapaian dari proses internal organisasi yag
dilakukan untuk menunjang keberhasilan pencapaian costumer, dan
menekankan pada pemenuhan terhadap regulasi.
- Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan
Menggambarkan komponen-komponen yang harus dimiliki oleh organisasi agar
mampu melaksanakan proses yang ada di perspektif internal (proses bisnis).

6. DESKRIPSI KERJA GENERAL AFFAIR (JOB DESCRIPTION)

Deskripsi Kerja merupakan panduan dari perusahaan kepada karyawan dalam


menjalankan tugas. Fungsi deskripsi kerja dalam General Affair sangat penting sebab
setiap pekerjaan yang ada di General Affair perlu pembagian tugas dan tanggung jawab
serta kewenangan secara benar dan tepat. Aktivitas General Affair di masing-masing
perusahaan belum tentu sama. Begitu juga jenjang masing-masing sub jabatan memiliki
karakteristik yang berbeda.

Dalam perencanaan General affair, deskripsi kerja yang baik, lengkap dan benar
dapat membantu pimpinan General Affair dalam menentukan berapa jumlah dan
kualifikasi sumber daya manusia yang dibutuhkan, dan informasi lainnya dalam
perencanaan SDM dalam perusahaan. Dalam proses rekrutmen dan seleksi, deskripsi
GA/2017

kerja dapat dimanfaatkan sebagai senjata atau tools dalam proses pembuatan lowongan
iklan, proses wawancara dan proses seleksi. Dalam proses training & development,
peranan deskripsi kerja juga dibutuhkan.

Dalam deskripsi kerja, tercantum sederetan kompetensi yang harus dimiliki oleh
pemegang jabatan serta tugas dan tanggung jawab. Deskripsi kerja menjadi dasar bagi
perencanaan training-training dan bagi program penilaian kinerja karyawan. Lingkup
pekerjaan, tugas dan tanggung jawab akan menjadi bahan penilaian. Penyusunan
deskripsi kerja di divisi General affair harus dilakukan dengan cermat dan akurat dengan
melalui analisis pekerjaan (job analysis).
Deskripsi kerja mengatur hal-hal berikut :
- Hasil Kerja (Output)
- Tolok ukur keberhasilan (key performance indicator)
- Kompetensi masing-masing pekerjaan
- Wewenang dan tanggung jawab

Dalam proses memastikan deskripsi kerja dipahami, dimengerti dan dilaksanakan


oleh karyawan, perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
- Pastikan masing-masing karyawab memiliki file deskripsi kerja, baik hard
maupun softcopy.
- Berikan deskripsi kerja tersebut secara langsung (face to face) dengan
pemegang jabatan dan sampaikan perincian tugas di dalamnya dengan secara
detail.
- Lakukan review jika terjadi perubahan (penambahan dan penguranagan) jenis
pekerjaan untuk masing-masing jabatan.
- Berikan penjelasan tentang deskripsi kerja tersebut dalam konteks dan
komunikasi yang mudah dipahami.
- Pantau secara berkala dengan tim mengenai pelaksanaan hasil deskripsi kerja
dengan pencapaian KPI yang tekah dilakukan.

Berikut adalah Deskripsi Kerja (Job Description) dari masing-masing fungsi di Divisi
General Affair :

DIVISI/DEPARTEMEN GENERAL AFFAIR


NAMA MOHAMAD ABDUL HAKIM
JABATAN GENERAL AFFAIR MANAGER
ATASAN LANGSUNG DIREKTUR UTAMA
BAWAHAN LANGSUNG 13
BERLAKU EFEKTIF REVISI

I. Tujuan Jabatan / Job Purpose


Bertanggung jawab untuk pemenuhan kebutuhan bagi seluruh unit kerja di BPR Bahtera
Masyarakat melalui kegiatan pelayanan yang baik dan memastikan efektivitas sistem
GA/2017

Administrasi fungsi-fungsi General Affair sesuai dengan peraturan dan selaras dengan tujuan
perusahaan.

II. Tugas Utama, Kompetensi dan Pengukurannya


Tanggung Jawab Kompetensi
Merencanakan, melakukan analisa, - Perencanaan yang baik
mensupervisi dan mengembangkan seluruh - Pendelegasian kerja yang baik
kegiatan harian di Divisi General Affair. - Kemampuan Komunikasi yang Baik
- Internal dan External relationship yang baik
- Integritas
- Good Problem Solving
- Menguasai SOP
Hasil (Output) Tolok Ukur Keberhasilan
- Berjalannya seluruh fungsi pelayanan - Kepuasan seluruh karyawan atas
di divisi General Affair pelayanan divisi general affair yang
- Terbangunnya pola komunikasi dan telah diberikan
koordinasi yang baik antar fungsi - Berjlannya seluruh fungsi pelayanan
pelayanan di divisi General affair sesuai dengan SOP yang berlaku.

III. Kewenangan
- Memberikan persetujuan atas rekomendasi sub ordinat fungsi-fungsi di Divisi General
Affair sesuai dengan Standard Operating Prochedure (SOP) dan Internal Memorandum
(IM) yang berlaku.
- Memberikan rekomendasi kepada manajemen perihal spesifikasi teknis, harga dan
perubahan SOP menyesuaikan dengan kondisi internal perusahaan.

IV. Kualifikasi
- pendidikan min S1
- pengalaman di bidang General Affair Min. 5 tahun
- Dapat bekerja di bawah tekanan dan motivasi yang tinggi
- Memiliki Sikap Kepemimpinan yang tinggi (Leadership)

DIVISI/DEPARTEMEN GENERAL AFFAIR


NAMA BAMBANG PERMANA
JABATAN GA STAFF PURCHASING & ASSET
CONTROLLER
ATASAN LANGSUNG GENERAL AFFAIR MANAGER
BAWAHAN LANGSUNG
BERLAKU EFEKTIF REVISI

I. Tujuan Jabatan / Job Purpose


Bertanggungjawab atas pengadaan barang dan jasa yang mendukung seluruh aktivitas
operasional kantor dan melakukan pemeliharaan asset fisik kantor serta bekerjasama dengan
bagian bisnis, operasional dan keuangan untuk melakukan pengelolaan anggaran atas biaya
pengadaan barang/jasa, pemeliharaan serta biaya-biaya lain yang terkait

II. Tugas Utama, Kompetensi dan Pengukurannya


Tanggung Jawab Kompetensi
- Mendukung seluruh kegiatan - Keterampilan Administrasi
operasional kantor dengan melakukan - Memperhatikan keteraturan dan kualitas kerja
GA/2017

proses pengadaan seluruh peralatan - Berorientasi kepada pelayanan


kebutuhan kerja maupun sarana atau - Kemampuan komunikasi
fasilitas penunjang lain dengan cepat, - Kecermatan dan ketelitian
akurat/berkualitas serta sesuai dengan - Integritas
- Menguasai SOP
spesifikasi, taat peraturan dan
anggaran yang ditentukan
- Memastikan pencatatan fixed asset di
dalam aplikasi fixed asset BPR dan
memberi barcode
Hasil (Output) Tolok Ukur Keberhasilan
- Seluruh permintaan barang & jasa - Tidak ada complain dari user atas delivery
tercatat dalam form permintaan dan barang/jasa yang diminta
disetujui pengadaannya oleh pihak - terpenuhinya kesesuaian spesifikasi barang
yang berkepentingan, lalu menjalankan yang diadakan dengan yang diminta oleh
seluruh proses sesuai dengan SOP user
yang berlaku. - seluruh asset sudah tercatat dan di barcode
- seluruh asset BPR Bahtera Masyarakat serta displacement sesuai dengan masing-
tercatat dalam aplikasi Fixed Asset dan masing user
ter-update sesuai dengan kondisi asset
tersebut

III. Kewenangan
Memberikan persetujuan : Tidak ada
Tanpa persetujuan atasan berwenang untuk :
- Menolak barang yang dikirim supplier jika tidak sesuai dengan PO
- Menolak memperlihatkan atau mengeluarkan dokumen perusahaan kepada pihak
yang tidak berkepentingan
Memberikan rekomendasi : rekomendasi vendor barang/jasa yang dibutuhkan
Rekomendasi penempatan asset (asset placement)

IV. Kualifikasi
- pendidikan min S1
- pengalaman di bidang General Affair Min. 5 tahun
- Dapat bekerja di bawah tekanan dan motivasi yang tinggi
- Memiliki Sikap Kepemimpinan yang tinggi (Leadership)

DIVISI/DEPARTEMEN GENERAL AFFAIR


NAMA NIKO LESMANA
JABATAN GA STAFF BUILDING MAINTENANCE &
POOL MASTER
ATASAN LANGSUNG GENERAL AFFAIR MANAGER
BAWAHAN LANGSUNG -
BERLAKU EFEKTIF REVISI

I. Tujuan Jabatan / Job Purpose


Bertanggung jawab dalam melakukan perawatan/perbaikan fasititas kantor baik
gedung/ruangan maupun sarana dan prasarana lain seperti perbaikan/servis kendaraan
operasional, serta memastikan kebutuhan unit kerja lain terhadap penggunaan kendaraan
operasional dapat dilayani dengan baik serta tepat waktu.
GA/2017

II. Tugas Utama, Kompetensi dan Pengukurannya


Tanggung Jawab Kompetensi
- Melaksanakan pengecekan kondisi - Keahlian Mekanikal dan Elektrikal
ruang/gedung beserta sarana dan - Memperhatikan keteraturan dan kualitas kerja
prasananya untuk memastikan - Berorientasi kepada pelayanan
semuanya dalam kondisi dan berfungsi - Kemampuan komunikasi
- Kecermatan dan ketelitian
baik. Melaksanakan perbaikan baik
- Integritas
dilaksanakan sendiri atau dilakukan - Menguasai SOP
oleh pihak ketiga (vendor) terhadap
sarana/prasana kantor yang
mengalami kerusakan.
- Mengelola pemesanan penggunaan
kendaraan operasional dengan
berkoordinasi dengan sub unit
fungsional di divisi Genral affair agar
dapat melayani kebutuhan transportasi
unit kerja di BPR Bahtera Masyarakat
dengan baik.
Hasil (Output) Tolok Ukur Keberhasilan
- Pelayanan yang dapat diandalkan dan - Mampu melaksanakan tanggungjawabnya
sesuai dengan instruksi kerja secara efisien dan tepat waktu
- Atasan dan pihak yang berkepentingan - Mampu membuat perencanaan dan
mengetahui permasalahan yang mengeksekusi rencana perawatan
dihadapi seputar perbaikan sarana/prasarana secara tepat waktu
gedung/ruang kantor agar dapat
segera ditindaklanjuti dengan cepat
tanpa ada penundaan.

III. Kewenangan
Persetujuan : tidak ada
Rekomendasi : merekomendasikan tata waktu rencana perbaikan dan pelaksanaanya
Merekomendasikan penggantian unit jika tidak bisa diperbaiki

IV. Kualifikasi
- pendidikan min S1
- pengalaman di bidang General Affair Min. 5 tahun
- Dapat bekerja di bawah tekanan dan motivasi yang tinggi
- Memiliki keahlian elektrikal dan mekanikal

DIVISI/DEPARTEMEN GENERAL AFFAIR


NAMA TIMBUL JULIANTO
JABATAN GA STAFF REIMBURST DAN SETTLEMENT
ADM
ATASAN LANGSUNG GENERAL AFFAIR MANAGER
BAWAHAN LANGSUNG -
BERLAKU EFEKTIF REVISI

I. Tujuan Jabatan / Job Purpose


GA/2017

Bertanggung jawab untuk membuat dan mengajukan klaim biaya dari seluruh unit kerja dan
pengajuan pembayaran atas biaya operasional, baik biaya modal maupun biaya operasional
harian yang terjadwal. Melaksanakan pelayanan guna memastikan ketersediaan alat tulis
kantor bagi seluruh karyawan BPR Bahtera Masyarakat untuk menunjang aktifitas karyawan.

II. Tugas Utama, Kompetensi dan Pengukurannya


Tanggung Jawab Kompetensi
- Bertanggung jawab untuk membuat - Memperhatikan keteraturan dan kualitas kerja
pengajuan pembayaran atas biaya - Berorientasi kepada pelayanan
operasional yang telah dikeluarkan - Kemampuan membuat dokumentasi/filling
oleh seluruh unit kerja di BPR bahtera - Kecermatan dan ketelitian numerikal
- Integritas
Masyarakat baik untuk biaya
- Menguasai SOP
operasional maupun biaya modal dan
mendokumentasikan.
- Mengecek dan membuat laporan atas
penggunaan Alat Tulis kantor (ATK)
dan mengajukan pembelian sesuai
dengan jumlah stok yang ditentukan
Hasil (Output) Tolok Ukur Keberhasilan
- Dokumen pengajuan pembayaran - Seluruh pengajuan pembayaran diproses
diproses sesuai dengan aturan yang sampai dengan keluarnya bukti bayar yang
berlaku, dengan kelengkapan dokumen terdokumentasi
yang tertata dengan baik - Terpenuhinya kebutuhan alat tulis kantor bagi
- Laporan realisasi pembayaran dan seluruh karyawan BPR Bahtera Masyarakat
melakukan rekapitulasi biaya setiap
akhir bulan
- Laporan penggunaan alat tulis kantor
dan rencana pembelian.

III. Kewenangan
Persetujuan : tidak ada
Rekomendasi : merekomendasikan waktu pembayaran sesuai dengan ketentuan dalam
dokumen pembelian untuk menghindari penalty dan lain-lain
Merekomendasikan jumlah dan spesifikasi alat tulis kantor yang harus
diadakan.

IV. Kualifikasi
- pendidikan min S1
- pengalaman di bidang General Affair Min. 5 tahun
- Dapat bekerja di bawah tekanan dan motivasi yang tinggi

DIVISI/DEPARTEMEN GENERAL AFFAIR


NAMA
JABATAN OFFICE BOY
ATASAN LANGSUNG GENERAL AFFAIR MANAGER
BAWAHAN LANGSUNG -
BERLAKU EFEKTIF REVISI

V. Tujuan Jabatan / Job Purpose


GA/2017

Bertanggung jawab atas kebersihan dan keteraturan lingkungan kerja dan memberikan
pelayanan kepada karyawan BPR Bahtera Masyarakat sesuai dengan lingkup kerja yang
disetujui oleh atasan.

VI. Tugas Utama, Kompetensi dan Pengukurannya


Tanggung Jawab Kompetensi
- Secara rutin membersihkan area ruang - Rajin serat kuat secara fisik
kerja dan area publik (toilet, pantry, - Integritas
lobby ruang meeting, taman) - Mentalitas pengabdian dengan tulus (service
- Menyediakan pesanan makanan dan orientation)
minuman dari karyawan, dan konsumsi - Menguasai SOP
rapat
- Membantu karyawan di setiap unit
dalam hal pelayanan penggandaan
dokumen/fotokopi
- Memberikan pelayanan lain (adhoc)
kepada karyawan atas persetujuan
atasan
Hasil (Output) Tolok Ukur Keberhasilan
- Area kerja dan area publik yang bersih - Terpenuhinya jadwal pelaksanaan Kebersihan
dan tertata dengan rapih. dan kerapihan area kerja dan area public
- Pelayanan tepat waktu dalam hal - Tidak adanya complain dari karyawan
penyediaan makanan dan minuman mengenai kebersihan area kerja dan area
yang dipesan oleh karyawan public, serta perihal pelayanan penyediaan
pesanan makanan dan minuman

VII. Kewenangan
Persetujuan : Tidak ada
Rekomendasi :

VIII. Kualifikasi
- Pendidikan Min. SMP /Paket C
- Pengalaman / Non Pengalaman
- Bisa Bekerja dalam team
- Sopan, Elegan Jujur
- Displin dalam Kerja

DIVISI/DEPARTEMEN GENERAL AFFAIR


NAMA
JABATAN DRIVER
ATASAN LANGSUNG GENERAL AFFAIR MANAGER
BAWAHAN LANGSUNG -
BERLAKU EFEKTIF REVISI

IX. Tujuan Jabatan / Job Purpose


Bertanggung jawab untuk melaksanakan pelayanan mengantar karyawan seluruh unit kerja di
BPR Bahtera Masyarakat dengan kendaraan operasional perusahaan, dan melakukan
pemeliharaan kendaraan operasional.

X. Tugas Utama, Kompetensi dan Pengukurannya


GA/2017

Tanggung Jawab Kompetensi


- Mengantar karyawan menggunakan - Rajin serat kuat secara fisik
kendaraan operasional - Integritas
- Menjaga kebersihan kendaraan - Mentalitas pengabdian dengan tulus (service
operasional orientation)
- Mengingatkan prosedur keselamatan - Mengetahui rute jalan area jabotabek
dalam berkendara kepada karyawan - Menguasai SOP
yang diantar
Hasil (Output) Tolok Ukur Keberhasilan
- User tiba di tujuan dengan selamat dan - Terpenuhinya jadwal keberangkatan dan
tepat waktu kedatangan karyawan yang diantar dalam
- Kondisi kendaraan rapi an bersih kondisi selamat.
- Tidak adanya complain dari pengguna perihal
cara mengemudi dan kebersihan kendaraan

XI. Kewenangan
-

XII. Kualifikasi
- Memiliki SIM A / SIM C
- Pendidikan Min. SMP /Paket C
- Pengalaman / Non Pengalaman
- Bisa Bekerja dalam team
- Sopan, Elegan Jujur
- Displin dalam Kerja

7. STANDARD OPERATING PROCHEDURE (SOP)

Salah satu kunci kesuksesan Divisi General Affair adalah terlaksananya Standard
Operating Prochedure dengan baik dan benar oleh karyawan yang terlibat di dalamnya.
SOP dapat diartikan sebagai berikut :
- Panduan hasil kerja yang diinginkan
- Proses kerja yang harus dilaksanakan
- Dokumen tertulis yang memuat prosedur kerja secara rinci dan sistematis
- Alur kerja yang memuat proses kerja yang dipahami, kemudian diimplementasikan
secara baik dan konsisten.

Implementasi SOP yang baik akan menunjukkan konsistensi hasil kerja, hasil
produk dan proses pelayanan yang menghasilkan kemudahan, pelayanan dan
pengaturan yang seimbang. Tujuan dan manfaat SOP itu sendir, sebagai berikut :
- Memudahkan proses tugas dan tanggung jawab
- Memudahkan proses pemahaman staf secara sistematis dan general
- Menghindari error dalam proses kerja
- Mempermudah dalam mengetahui terjadinya kegagalan atau inefisiensi proses
dalam prosedur kerja
- Memudahkan monitoring fungsi control dari setiap proses kerja
- Menghemat waktu dalam program training.
GA/2017

Instruksi kerja merupakan suatu perintah yang disediakan untuk membantu


seseorang dalam melakukan pekerjaan dengan benar atau suatu set instruksi untuk
melakukan tugas atau untuk mengikuti prosedur. Instruksi kerja menjelaskan secara
detail dalam membantu seseorang melaksanakan SOP.

Jika diperhatikan dari fungsinya, SOP menjelaskan aturan kerja yang meliputi antar
fungsi atau antar departemen, sedang Instruksi kerja menjelaskan aturan kerja suatu
jabatan atau departemen saja.

Berikut SOP dan Instruksi kerja Divisi General Affair :

8. REVIEW AKTIVITAS GENERAL AFFAIR

Kegiatan General Affair yang bervariasi dan dinamis membutuhkan fungsi kontrol
dan manajemen aktivitas. Untuk mereview Aktivitas General Affair di BPR Bahtera
Masyarakat umumnya dibagi sebagai berikut :

Kegiatan harian:
briefing, checklist, log book, in out letter, follow up sesuai keperluan dan urgensi, dan
lain-lain.

Kegiatan mingguan:
meeting mingguan, review weekly focus, checklist mingguan, maintenance
mingguan, dan lain-lain.

Kegiatan bulanan:
monthly review, laporan monitoring bulanan, KPI review, checklist bulanan,
maintenance bulanan, dan lain-lain.

Kegiatan per tiga atau enam bulan:


review SOP, audit internal atau eksternal, review pencapaian KPI, total customer
satisfaction survey, dan monitoring.

Kegiatan per tahun:


laporan tahunan, KPI review, audit internal atau eksternal, dan management
meeting.

Hal terpenting dalam menjalankan aktivitas tersebut adalah fungsi monitoring/


control. Bisa saja aktivitas tersebut menjadi bagian dari KPI, atau secara sederhana
General Affair di BPR Bahtera menggunakan board chart (papan kerja) dan aplikasi
GA/2017

WhatsApp Group General Affair yang digunakan untuk memastikan aktivitas berjalan
dengan baik.

Untuk mereview dan memberikan penilaian atas aktifitas General affair di BPR
Bahtera Masyarakat, di bawah ini ada beberapa pertanyaan mengenai gambaran posisi
general affair di BPR Bahtera Masyarakat.. pernyataan disusun dengan memberikan
skala 1 sampai dengan 4, dengan 1 adalah skala terendah dan 4 adalah skala tertinggi.
Idealnya, seluruh usaha-usaha perencanaan, pelaksanaan dan perbaikan aktifitas
diusakahan untuk mencapai skor level tertinggi. Jika ada yang masih dalam kategori
level skor yang tidak maksimal, ini adalah indikasi bahwa divisi General Affair untuk
membuat strategi dalam mencapai performa General Affair yang profesional.

NO PERTANYAAN SKOR
1 2 3 4
1 Apakah GA Anda sudah mendukung culture atau
budaya perusahaan Anda?
2 Apakah GA Anda sudah berkorelasi dengan strategi
perusahan?
3 Apakah GA Anda sudah mendukung goals pada setiap
departemen atau divisi?
4 Apakah GA Anda sudah mendukung improvement
produktivitas karyawan perusahaan Anda?
5 Apakah GA Anda sudah membangun kepuasan tiap
karyawan?
6 Apakah GA Anda sudah memberikan nilai tambah
edukasi bagi organisasi maupun individu?
7 Apakah GA Anda sudah menjadi bagian dari pusat
informasi kegiatan perusahaan?
8 Apakah GA Anda bercirikan costomer focus dan delight
customer?
9 Apakah GA Anda sudah memiliki image dan reputasi
yang berperngaruh di perusahaan?
10 Apakah GA Anda sudah menjadi role model dari
pelayanan berkelas dan teamwork bagi perusahaan?
11 Apakah GA Anda sudah menjadi profit impact bagi
perusahaan?
12 Apakah GA Anda sudah berkontribusi dalam proses
employee engagement?

Perpaduan sistem dan pelayanan merupakan kunci kesuksesan dalam


menjalankan fungsi General Affair di dalam BPR Bahtera Masyarakat. Dengan demikian,
GA/2017

General Affair bukanlah sebuah divisi yang hanya menjalankan rutinitas dan monoton,
tetapi sebuah departemen yang memadukan sebuah konsep sistem dan pelayanan
dalam mencapai setiap tujuannya.

Karena fungsi utama dari divisi General Affair adalah pelayanan maka untuk
mengukur performa kerja General Affair di BPR Bahtera Masyarakat berdasarkan tingkat
kepuasan costumer yaitu seluruh karyawan BPR Bahtera Masyarakat, maka disusun
sebuah kuisioner sebagai cara untuk mengukur kepuasan customer terhadap
satisfaction index), atau sejenisnya.

Adapun kegunaan dari pengukuran tingkat kepuasan costumer ini adalah sebagai
berikut selain sebagai langkah pencegahan (preventive action) dan perbaikan (corrective
action) terhadap proses pelayanan yang telah dilakukan, kegunaan dilakukan feedback
system, sebagai berikut :
- Lebih mendekatkan diri kepada pelanggan (customer intimacy).
- Melihat peluang continuous improvement dari perspektif pelanggan terhadap
pelayanan GA itu sendiri.
- Mengukur competitive strengths dan weaknesses.
- Melihat performa internal perusahaan dan sebagai basis sistem pengukuran reward.

9. PANDUAN UMUM PELAKSANAAN PEKERJAAN GENERAL AFFAIR

Salah satu tugas dari general affair adalah house keeping di antaranya
memastikan kebersihan, kerapian, dan kelengkapan fasilitas sesuai standar yang
ditetapkan perusahaan. Lingkup yang biasanya dikelola sebuah perusahaan meliputi
hal-hal, sebagai berikut.:
Area umum (public area).
Utilitas umum (public utility).
Lobi (Lobby).
Toilet dan toiletries.
Land scaping.

sedangkan untuk General services meliputi pekerjaan : pelayanan penyediaan


makan siang bagi karyawan dan konsumsi meeting, layanan kurir, fotokopi
(penggandaan dokumen) dan pelayanan lainnya.

Berikut adalah penjabaran dari tata cara kerja yang dapat dijadikan sebagai
panduan umum dalam pelaksanaan fungsi-fungsi di divisi General Affair :

A. HOUSE KEEPING DAN GENERAL SERVICES

1. Perawatan Lantai dan Dinding Bangunan Bangunan


GA/2017

Perawatan lantai bangunan dilakukan selain untuk menjamin kelayakan


fungsi lantai bangunan juga untuk menjaga penampilan agar bersih dan indah.
Untuk itu perlu disusun panduan untuk melakukan perawatan lanyai sebagai
berikut :
a. Cara merawat Lantai
Buatlah jadwal pembersihan lantai.
Buatlah jadwal secara sistematis dan terkelola baik.
Buatlah sistem pemantauan dan lakukan secara random inspeksi
kebersihan setiap beberapa hari sekali.
Buatlah standardisasi kebersihan yang mudah dipahami bersama.
Misalnya, lantai harus selalu kering dan tidak berdebu. Gunakan bahan
kimia yang tepat.
Gunakanlah standardisasi penggunaan bahan kimia kebersihan.
Penggunaan bahan kimia yang tidak tepat dan berganti-ganti merek akan
menimbulkan penurunan kualitas dan pemborosan.
Buat beberapa cara tindakan preventif (pencegahan). Misalnya, jika lantai
bangunan terbuat dari bahan yang mahal dan berisiko terhadap gesekan,
buatlah peraturan untuk melarang troli dan alat angkut lain melewati lantai
tersebut atau jika musim penghujan, siapkan karpet ektra dan payung.
b. Kendala
Kotoran yang susah hilang.
Kerusakan alat.
Boros penggunaan bahan kimia (chemical).
Cuaca, terutama saat musim hujan.
c. Efisiensi
Gunakanlah bahan kimia (chemical) langsung dari pabrik atau supplier
untuk penghematan, kecuali jika bahan kimia telah disediakan oleh
perusahaan outsourcing.
Buatlah cara tindakan preventif untuk menghindari kerusakan.
Selalu pastikan bahwa SDM andal dan terlatih.
d. Pemantauan (Monitoring)
Jika dilaksanakan oleh outsourcing, lakukan rapat berkala, misalnya
mingguan atau bulanan.
Pengawasan terhadap kualitas kerja dilakukan secara random, acak, dan
rutin
Tetapkan standar kebersihan lantai yang mudah dipahami, misalnya
KERING, TIDAK BERDEBU, KOTORAN TIDAK LEBIH SATU MENIT
Gunakan form tambahan di setiap area atau lantai. Buatkan tempat
stand by point bagi petugas, terutama di lokasi yang termasuk area umum
(public area) yang pekerjaannya lebih banyak.
CCTV dapat digunakan sebagai alat bantu pemantauan.
Lakukan survei dan mintalah umpan balik (feedback) kepada customer,
baik dari karyawan maupun tamu. Hal ini sangat penting untuk menilai
kualitas pekerjaan.
GA/2017

Buat regulasi, misalnya tidak semua property bisa masuk (untuk


pengecualian seperti property beroda tidak bisa masuk) dan lakukan
penggantian kerusakan lantai.
2. Pengelolaan Fasilitas Umum Toilet
a. Objektif :
Ruangan selalu bersih, tidak berbau, dan lantai kering.
Tisu, sabun, dan aksesori toilet siap pakai.
Sistem sanitasi, drainase berjalan dengan baik.
Jadwal pembersihan toilet rutin maksimal perjam.
Exhaust fan, hand dryer, dan keran air berfungsi normal.
b. Media
Penyusunan jadwal checklist pembersihan.
Penyusunan jadwal kebersihan rutin secara berkala.
Penyediaan material toilet yang tepat waktu.
c. Kendala
Pembersihan ruangan tidak sesuai jadwal.
Ruangan tidak siap pakai.
Pengguna yang jorok.
d. Efisiensi
Pencatatan penggunaan tisu.
Volume air dikecilkan.
Pemasangan tisu secukupnya.
Perawatan perangkat elektronik dilaksanakan rutin.
On atau off AC, penerangan, dan peralatan elektronik lainnya sesuai
kegunaan.
Buatlah pengumuman hal yang dilarang, seperti membuang tisu dan
pembalut ke dalam lobang kloset atau larangan merokok di toilet.
e. Pemantauan
Pengecekan secara reguler dan random.
Evaluasi kinerja cleaning service per minggu atau bulan.
Mintalah umpan balik (feedback) dari pengguna.
Penghargaan dan hukuman (reward and punishment) bagi pekerja yang
bertangung jawab terhadap area tersebut.
Berikan edukasi tambahan di toilet. Misalnya, menempelkan poster
pengetahuan tentang pentingnya mencuci tangan setelah buang air.
Lakukan audit standar operasional (SOP) dan instruksi kerja (IK).
3. Pengelolaan Fasilitas Umum Ruang Kerja
a. Objektif
Ruangan selalu bersih, tidak berbau, dan nyaman.
Tidak berisik dan gaduh.
Penataan alat kerja (meja, kursi, dan komputer) yang ergonomis.
b. Cara
Penyusunan jadwal kebersihan.
Penataan meja sesuai dengan alur kerja.
Tempat sampah, mesin faks, fotokopi, dan printer diletakkan di tempat
yang mudah dan terjangkau.
Penggunaan lemari arsip secara optimal.
Penataan kabel secara rapi dan aman.
c. Kendala
Suasana gaduh.
GA/2017

Kertas atau sampah berceceran.


Sisa makanan dan minuman karyawan.
d. Efisiensi
Penggunaan perangkat secara bersamasama.
Penggunaan kertas bekas pakai untuk fotokopi.
Printer diset fasting draft.
Gunakan kubikal. Hal ini berfungsi dalam efisiensi pengaturan ruang dan
kabel. Dengan kubikal, jarak antara satu karyawan satu dengan yang lain
tersekat, sehingga masing-masing karyawan mendapatkan privacy dan
lebih fokus bekerja (tidak banyak bertatap muka dan mengobrol).
e. Pemantauan
Cek jadwal cleaning service dalam mengelola kebersihan.
Cek ketaatan dalam peraturan penggunaan ruang kerja.
Beberapa perusahaan menggunakan CCTV sebagai fungsi keamanan
dan pemantauan.
Buat umpan balik (feedback) mengenai kenyamanan dan kebersihan
ruang kerja.
Kampanye have fun atau aktivitas tambahan, seperti strecthing dan musik
saat istirahat, serta aktivitas ibadah bersama.
Buatkan stand by area untuk kemudahan petugas cleaning service dan
office boy atau office girl untuk dihubungi.
Siapkan tempat sampah yang mudah dijangkau dan lakukan
pembersihan dua kali dalam sehari. Pengelolaan Fasilitas Ruang Rapat
4. Pengelolaan Fasilitas Ruang Rapat
a. Objektif
Ruangan selalu bersih, tidak berbau, dan nyaman.
Alat tulis, jam dinding, kalender, proyektor, flip chart, audio system, dan
alat rapat (meeting) lainnya selalu dalam keadaan siap pakai.
Sistem pendingin ruangan dan elektrikal lainnya berjalan normal.
Dibuatkan jadwal penggunaan.
Tersedia air minum di dalam ruangan rapat.
b. Cara
Penyusunan jadwal pemakaian sesuai order.
Penyusunan jadwal kebersihan rutin setiap hari.
Perapihan ruangan rutin setelah dipergunakan.
Pengecekan dan perapihan alat setelat dipergunakan.
Petugas stand by atau mudah dihubungi.
c. Kendala
Penggunaan ruangan tidak sesuai jadwal (sering bentrok) atau
kepentingan pengguna.
Alat tulis tidak tersedia.
Ruangan tidak siap pakai (kotor).
Penggunaan tidak sesuai kebutuhan (digunakan untuk menaruh barang
lain).
d. Efisiensi
Pencatatan fasilitas rapat (meeting) diinventaris setelah digunakan
(spidol, kertas, flipchart, projektor).
Perawatan AC rutin dan berkala.
GA/2017

Pasang on atau off AC, penerangan, dan alat elektronik lainnya saat tidak
digunakan.
Penggunaan papan kaca dan proyektor permanen.
e. Pemantauan
Lakukan checklist atau pemantauan sistem kesiapan alat dan fasilitas lain
secara reguler dan random.
Buat informasi penggunaan ruangan, misalnya sistem booking.
Buat laporan penggunaan mingguan atau bulanan.
Evaluasi umpan balik (feedback) pengguna.
5. Pengelolaan Fasilitas Tempat Ibadah (Mushola/Masjid)
a. Objektif
Ruangan selalu bersih, tidak berbau, dan nyaman untuk ibadah.
Sound system, sajadah, kalender, mukena, bakiak (atau sandal) dan
pembatas shalat siap pakai.
Tempat wudhu berfungsi baik dan tidak berbau.
Sirkulasi udara dan penerangan cukup baik dan berfungsi.
b. Cara
Penyusunan tim kebersihan dan jadwal rutin.
Perapian tempat dan peralatan setelah digunakan.
Jadwal penggunaan sesuai kebutuhan dan teratur dalam jadwal.
Pencucian karpet, sajadah, dan alat salat lainnya terjadwal baik.
c. Kendala
Penggunaan tidak sesuai fungsi (digunakan untuk tidur dan meeting).
Ruangan bau dan tidak nyaman.
Kehilangan alat-alat.
d. Efisiensi
Penggunaan ruangan sesuai fungsi dan teratur.
Pasang on atau off AC dan alat elektronik lain setelah penggunaan
(waktu atau jam tidak digunakan ibadah).
Jika perlu, buat regulasi penggunaan.
e. Pemantauan
Lakukan pemantauan secara reguler dan random.
Bentuk pengelolaan secara swakelola oleh karyawan, misalnya
perkumpulan pengajian, kelompok salat dhuha, dewan kelola mushola
atau masjid (DKM).
Evaluasi kapasitas ruangan dan kebutuhan (penambahan karyawan).
Dukungan atau perhatian perusahan lebih dalam hal menfasilitasi
kegiatan di tempat ibadah, seperti kegiatan kajian buku dan pengajian.
Evaluasi umpan balik (feedback) dari pengguna.
6. Pengelolaan Ruang Dapur (Pantry)
a. Objektif
Ruangan selalu bersih, tidak berbau, dan lantai kering.
Alat pencuci piring atau peralatan kebersihan lainnya siap pakai.
Sistem sanitasi dan drainase berjalan dengan baik.
Exhaust fan,hand dryer, dan keran air berfungsi normal.
Fasilitas pendukung dan peralatan memerhatikan kaidah ergonomis.
b. Cara
Penyususan jadwal checklist pembersihan secara berkala.
Penyediaan material yang digunakan tepat waktu.
GA/2017

Membuat pengaturan tata letak barang agar rapi dan memiliki nilai
estetika.
c. Kendala
Ruangan penuh barang tidak berguna.
Ruangan tidak siap pakai.
Menjadi tempat berkumpul karyawan.
d. Efisiensi
Penggunaan alat pantry secara mandiri oleh karyawan (langsung
dibersihkan).
Perawatan perangkat electronik dilaksanakan rutin.
Pasang on atau off AC, penerangan, dan peralatan electronik lainnya
saat digunakan atau tidak digunakan.
e. Pemantauan
Lakukan pemantauan reguler dan random.
Evaluasi kapasitas ruangan dan kebutuhan (penambahan karyawan).
Buatkan regulasi yang diperbolehkan atau tidak.
Evaluasi umpan balik (feedback) dari pengguna.
7. Pengelolaan Outsoucing House Keeping
Sebagai sebuah organisasi, General Affair yang profesional selain harus
dapat memahami tata kelola yang baik juga harus mengoptimalkan sarana
tersebut secara terus-menerus dan menjadi standardisasi dari sebuah
pengelolaan house keeping. Beberapa perusahaan banyak yang menggunakan
pihak ketiga (outsourcing) dalam pengelolaannya, tetapi hal yang harus
diperhatikan bahwa fungsi kontrol harus sepenuhnya di tangan General Affair.
Hal hal yang harus diperhatikan GA dalam mengelola dan menjalankan
fungsi pekerjaan yang diserahkan kepada outsourcing, sebagai berikut.:
Pilih perusahaan yang berbadan hukum dan kelengkapan izin sesuai
dengan amanat undang-undang.
Pilih perusahaan outsourcing yang berpengalaman dan jika perlu, minta
referensi dari perusahaan lain.
Pilih perusahaan outsourcing yang berdomisili satu kota dengan per
usahaan Anda. Jika alokasi untuk kantor cabang, pastikan perusahaan
tersebut memiliki cabang di kota yang sama.
Buatlah perjanjian sebaik mungkin. Jika perlu, lakukan secara detail hak dan
tanggung jawab kedua belah pihak agar tidak menjadi permasalahan pada
kemudian hari. Sebutkan sanksi pihak vendor, jika tidak memenuhi harapan
yang diinginkan.
Jangan berorientasi kepada vendor yang berbiaya rendah, pilihlah kualitas
kerja yang menjadi prioritas.
Mintalah dilibatkan dalam proses interview atau seleksi calon kandidat.
Perhatikan SOP, kelengkapan alat kerja, dan ketrampilan dari setiap jenis
pekerjaan yang dimiliki perusahaan penyedia jasa.
Lakukan pembayaran dengan tepat/on time, baik oleh perusahaan maupun
penyedia jasa.
GA/2017

Karyawan outsourcing dilibatkan dalam kegiatan perusahaan.


Perhatikan kesalamatan kerja karyawan outsourcing dengan
mempertimbangkan aspek sesuai standard keselamatan kerja.
Sebagai pertimbangan, ada baiknya karyawan outsourcing memiliki tempat
tinggal yang tidak jauh dari lokasi perusahaan.

B. BUIDING MAINTENANCE AND INFRASTRUCTURE


Di dalam gedung terdapat banyak jenis instrumen pendukung yang menjadi
kelengkapan untuk memastikan proses keselamatan kerja, keamaan, maupun
kesehatan agar berjalan dengan baik. General affair adalah departemen yang
bertanggungjawab dalam hal pengelolaannya. Untuk itu, sudah sewajarnya setiap
individu wajib mengenal, memahami, dan dapat menggunakan fasilitas tersebut
dengan baik dan benar. Di bawah ini adalah beberapa instrumen yang wajib
dipahami oleh general affair.

1. Alat Penanggulangan Kebakaran

a. Alat Pemadam Api Ringan (APAR)

Alat pemadam api ringan (APAR) adalah suatu alat pemadam yang
dapat dibawa dan digunakan oleh satu orang, beratnya berkisar antara 1
hingga 15 kg, dan digunakan untuk memadamkan kebakaran tingkat awal.
Lama kerjanya berkisar antara 8 hingga 30 detik.

Untuk menghitung jumlah kebutuhan tabung alat pemadam api ringan


(APAR) yang akan kita aplikasikan pada area dengan luas area tertentu, kita
bisa mengikuti acuan dari national fire protection association (NFPA), NFPA
10 standard for portable fire extinguishers. Dalam standardisasi tersebut,
menjelaskan bagaimana mengestimasi kebutuhan fire extinguisher dan
posisi tabung APAR, serta pemeliharaannya.

Di samping itu, pemerintah kita juga telah menetapkan suatu aturan


sejenis. Suatu aturan yang lebih dominan untuk menstandardisasikan guna
mencegah dan mengantisipasi gejala terjadinya kebakaran yang lebih besar.
Sesuai dengan Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Nomor
04/MEN/1980 tentang Syarat-syarat Pemasangan dan Pemeliharaan Alat
Pemadam Api Ringan.

Menurut Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Nomor


04/MEN/1980 Bab I Pasal 2 Ayat 1, kebakaran diklasifikasikan menjadi
empat, yaitu kategori A,B,C, dan D. Adapun, national fire protection
GA/2017

association (NFPA) menetapkan lima kategori jenis penyebab kebakaran,


yaitu kelas A, B, C, D, dan K. Bahkan, beberapa negara menetapkan
tambahan klasikasi dengan kelas E.

Klasifikasi tersebut sebagai berikut.

a) Kebakaran Kelas A

Kebakaran kelas A, yaitu kebakaran yang mengenai benda-benda


padat kecuali logam. Contohnya, kebakaran kayu, kertas, kain, dan
plastik. Alat atau media pemadam yang tepat untuk memadamkan
kebakaran kelas ini adalah dengan pasir, tanah atau lumpur, tepung
pemadam, foam (busa), dan air.

b) Kebakaran Kelas B

Kebakaran kelas B, yaitu kebakaran yang mengenai bahan bakar


cair atau gas yang mudah terbakar. Contohnya, kerosine, solar,
premium (bensin), LPG atau LNG, dan minyak goreng. Alat
pemadam yang dapat dipergunakan pada kebakaran tersebut adalah
tepung pemadam (dry powder), busa (foam), air dalam bentuk spray,
atau kabut yang halus.

c) Kebakaran Kelas C

Kebakaran kelas C, yaitu kebakaran pada instalasi listrik


bertegangan. Contohnya, breaker listrik dan alat rumah tangga
lainnya yang menggunakan listrik. Alat pemadam yang dipergunakan,
yaitu karbondioksida (CO2) dan tepung kering (dry chemical). Dalam
pemadaman ini dilarang menggunakan media air.

d) Kebakaran Kelas D

Kebakaran kelas D, yaitu kebakaran pada benda-benda logam padat,


seperti magnesum, alumunium, natrium, dan kalium. Alat pemadam
yang dipergunakan, yaitu pasir halus dan kering serta dry powder
khusus. e) Kebakaran Kelas K Kebakaran kelas K adalah kebakaran
yang disebabkan oleh bahan akibat konsentrasi lemak yang tinggi.
Kebakaran jenis ini banyak terjadi di dapur. Api yang timbul di dapur
dapat dikategorikan sebagai api kelas B. Kebakaran Kelas E
Kebakaran kelas E, yaitu kebakaran yang disebabkan oleh adanya
hubungan arus pendek pada peralatan elektronik. Alat pemadam
GA/2017

yang bisa digunakan untuk memadamkan kebakaran jenis ini adalah


tepung kimia kering (dry powder). Namun, alat ini memiliki risiko
kerusakan peralatan elektronik karena dry powder mempunyai sifat
lengket. Dengan demikian, lebih cocok menggunakan pemadam api
berbahan clean agent.

Penting untuk diketahui bahwa pengelompokan kebakaran ini


dilakukan agar kita dapat menentukan alat pemadam api apa yang
digunakan. Jika material pemadam api yang kita gunakan salah, upaya
pemadaman api akan mengalami kegagalan. Contohnya, ketika terjadi
kebakaran kelas C (listrik), jangan padamkan dengan alat pemadam jenis
cair, seperti air atau busa. Hal ini akan membuat si pemadam itu sendiri
terkena aliran listrik karena air atau busa adalah penghantar listrik.

1. Jenis Alat Pemadam Api Ringan (APAR)

- APAR Jenis Air (Water Fire Extinguisher)

Efektif untuk jenis api kelas A, seperti kebakaran pada kayu, kertas,
kain, karet, dan plastik. Air merupakan salah satu bahan pemadam api
yang paling berguna, sekaligus ekonomis. Semua pemadam api
berbahan air produksi memiliki aplikasi tipe yang mampu
menghasilkan arus yang terkonsentrasi, sehingga membuat operator
mampu melawan api dari jarak yang lebih jauh daripada nozzle
semprot biasa.

- APAR Jenis Tepung Kimia (Dry Chemical Powder)

Efektif untuk jenis api kelas A (seperti kebakaran pada kayu, kertas,
kain, karet, dan plastik), kelas B (seperti kebakaran pada bensin, gas,
oli, cat, solvents, methanol, dan propane), serta kelas C (seperti
kebakaran pada komputer, panel listrik, genset, dan gardu listrik). Alat
pemadam api ringan (APAR) yang berbahan bubuk kering sangat
serba guna untuk melawan api kelas A, B, dan C, serta cocok untuk
mengatasi risiko tinggi. Selain berguna dalam mengatasi bahaya
listrik, cairan mudah terbakar, dan gas, APAR bubuk juga efektif untuk
kebakaran kendaraan.

- APAR Jenis Busa (Foam Liquid AFFF)


GA/2017

Alat pemadam api ringan (APAR) berbahan busa cocok untuk


melawan api kelas A dan B. Alat pemadam berbahan busa memiliki
kemampuan untuk mengurangi risiko api kembali menyala setelah
pemadaman. Setelah api dipadamkan, busa secara efektif
menghilangkan uap, bersamaan dengan pendinginan api. Alat
pemadam api berbahan busa menyediakan kemampuan yang cepat
dan kuat dalam mengatasi api kelas A dan B. APAR ini sangat efektif
terhadap bensin dan cairan yang mudah menguap, membentuk segel
api di atas permukaan, dan mencegah pengapian ulang. Ideal untuk
penggunaan multirisiko.

- APAR Jenis CO2 (Carbon)

Alat pemadam api berbahan CO2 sangat cocok untuk peralatan ber
listrik dan api kelas B. Kemampuan tingginya yang tidak merusak
serta efektif dan bersih yang sangat dikenal luas. CO2 memiliki sifat
non-konduktif dan antistatis. Oleh karena gas ini tidak berbahaya
untuk peralatan dan bahan yang halus, sangat ideal untuk lingkungan
kantor yang modern, di mana minyak, solvent dan lilin sering
digunakan. Kinerja yang tidak merusak dan sangat efektif serta bersih
sangatlah penting. Kedua model memiliki corong yang tidak
berpenghantar dan antistatis, cocok untuk situasi yang melibatkan
cairan yang mudah terbakar dan bahaya listrik.

- APAR Jenis Hallon (Thermatic Halotron)

Efektif untuk jenis api kelas A (seperti kebakaran pada kayu, kertas,
kain, karet, dan plastik) dan C (seperti kebakaran pada komputer,
panel listrik, genset, dan gardu listrik). Alat pemadam api ringan
otomatis yang berisi clean agent halotron. Alat pemadam api ringan
(APAR) otomatis ini menggunakan gas pendorong argon dan alat
pengukur tekanan dipasang di alat pemadam api ringan (APAR)
otomatis.

Tabel penempatan APAR, sesuai Keputusan Menteri Pekerjaan


Umum Nomor 02/KPTS/85 tentang Ketentuan Teknis Pengamanan
terhadap Bahaya Kebakaran pada Bangunan Gedung dan
Lingkungan.

JENIS BERAT LUAS JARAK


GA/2017

INDUSTRI 2 KG 150 m2 15 m
UMUM 2 KG 100 m2 20 m
PERUMAHAN 2 KG 250 m2 25 m
CAMPURAN 2 KG 100 m2 20 m
PARKIR 2 KG 135 m2 25 m

2. Menghitung Kebutuhan APAR

Sesuai peraturan dari dinas pemadam kebakaran, peletakan tiap-tiap


tabung alat pemadam api ringan (APAR) disesuaikan pada luasan area
dan ruangan yang akan diantisipasi kebakaran.

- Perkantoran, Koridor, atau Aula

Misalnya, untuk setiap luas ruang 200 m2, harus disediakan satu unit
tabung alat pemadam api ringan, tabung pemadam kebakaran; APAR
tipe ABC dry chemical powder, atau multipurpose dry chemical
powder, berkapasitas 6 kg. Dengan jarak per tiap unit interval 20
meter. Ini berlaku untuk ruangan terbuka atau ruangan terusan,
misalnya koridor atau aula.

- Ruangan Berpartisi, Ruang Kantor, atau Kamar Tidur

Untuk ruangan berpartisi, seperti ruangan kantor dan kamar tidur,


direkomendasikan untuk menyediakan satu unit tabung alat pemadam
api ringan, tabung pemadam kebakaran, APAR tipe ABC dry chemical
powder atau multipurpose dry chemical powder berkapasitas 3 kg.
Ruang Elektrikal, Genset, atau Panel Listrik Selanjutnya, beralih ke
ruangan atau area mekanikal & elektrikal. Untuk area berskala kecil,
cukup menyediakan satu unit tabung alat pemadam api ringan, tabung
pemadam kebakaran, APAR tipe ABC dry chemical powder, atau
multipurpose dry chemical powder berkapasitas 4 kg dan satu unit
tabung alat pemadam api ringan, tabung pemadam kebakaran, APAR
tipe carbon dioxide CO2 berkapasitas 6,8 Kg.

- Industri, Area Produksi, atau Gardu Listrik

Ruangan seperti ini sangat berpotensi besar untuk terjadinya


kebakaran. Jika dilihat dari sisi pengoperasiannya, aktivitas arus listrik
GA/2017

dan panas yang terus-menerus sangat berpotensi besar untuk


terjadinya kebakaran. Mengantisipasi hal tersebut memang sudah
seharusnya untuk menyediakan sarana pencegahan dini dari bahaya
kebakaran. Sangat direkomendasikan untuk menggunakan setidaknya
satu unit fire extinguisher tipe ABC dry chemical powder berkapasitas
9 kg, satu unit fire extinguisher trolley wheeled tipe ABC dry chemical
powder berkapasitas 50 kg, dan satu unit fire extinguisher trolley
wheeled tipe carbon dioxide (CO2) berkapasitas 9 kg.

Hal yang harus diperhatikan dalam peletakan APAR


Di setiap unit tabung alat pemadam api ringan (APAR) hendaklah
diberi label berupa stiker yang mudah terlihat dan terbaca.
Diletakkan di setiap akses pintu keluar, turun pintu tangga darurat,
atau di tempat yang dianggap strategis dan mudah untuk
dijangkau dalam waktu yang efisien.
Peletakan hanya untuk setiap area yang memiliki potensi
kebakaran.
Jika tabung digantung di dinding menggunakan bracket, jarak
ketinggian ideal dari lantai adalah 100120 cm. Buatkan kartu
yang berisi mengenai tanggal pengisian terakhir dan kapan masa
kedaluwarsanya
Berikan dan sosialisasikan mengenai peletakan, prosedur
penggunaan yang tertulis, pelatihan rutin, dan orientasi karyawan
baru.

3. Cara Perawatan APAR


Sebagai alat pemadam dan penanggulangan dini dari bahaya kebakaran,
seorang GA harus benar-benar memastikan bahwa tabung APAR yang
dimiliki perusahaan dapat beroperasi sebagaimana fungsinya, terutama
saat dalam kondisi terjadinya kebakaran. Jangan sampai tabung alat
pemadam api ringan yang kita gunakan tidak berfungsi, seperti isinya
tidak keluar, handle-nya macet, atau tabung sudah kehabisan tekanan
karena gas pendorongnya bocor.
Satu-satunya cara untuk mengantisipasi hal tersebut di atas, sudah
seharusnya dilakukan perawatan demi kelayakan fungsi alat pemadam
kebakaran dini. Melakukan perawatan haruslah dilakukan secara
periodik/berkala. Untuk perawatan, cukup dilakukan pengecekan/kontrol
GA/2017

kelayakan 1 (satu) bulan sekali. Setiap satu tahun sekali, lakukanlah


pengisian ulang/refilling dan service.
Langkah-langkah perawatan yang harus dilakukan setiap bulan, sebagai
berikut.
1. Pastikan gas pendorong di dalam tabung tidak bocor dan dalam
keadaan bertekanan, dengan cara melihat posisi jarum yang terdapat
di pressure gauge berada di posisi 15 s.d. 20 Bar. (Berlaku untuk
tabung tipe stored pressure)
2. Buka threaded yang berada di leher tabung, buka cartridge tabung,
lalu cek dan pastikan bahwa segel di cartridge tabung masih dalam
keadaan utuh. Kemudian, pasang kembali semuanya seperti posisi
semula. (Berlaku untuk tabung tipe cartridge)
3. Pembersihan pada badan tabung dilakukan agar terhindar dari debu
dan korosi. Caranya: pertama, gosok tabung dengan kain basah
hingga tidak ada lagi debu; kedua, gosok lagi badan tabung dengan
kain kering; ketiga, oleskan sedikit solar pada badan tabung secara
merata; keempat, akhiri dengan penggosokan menggunakan kain
kering.
4. Guna menghindari pembekuan extinguishing agent, terutama tipe
ABC dry chemical powder atau multipurpose ABC dry chemical
powder, dapat dilakukan dengan membolak-balik tabung. Caranya,
satu tangan memegang bagian atas tabung, sedangkan tangan
satunya lagi memegang bagian bawah tabung. Lalu, bagian atas
tabung dibalik ke bawah dan sebaliknya, bagian bawah tabung dibalik
ke atas. Lakukan 3 sampai 5 kali secara perlahan. (Berlaku untuk
tabung model portable standard, baik stored pressure maupun
cartridge).
5. Lakukanlah pelumasan rutin pada roda tabung. Pastikan jari-jari, velg,
dan posisi roda dalam keadaan baik agar menghindari kemacetan
roda, patah velg, dan jari-jari, saat tabung akan digunakan atau
dipindahkan dari posisi sebelumnya. (Berlaku untuk tabung model
wheeled trolley atau tabung beroda)
6. Jika posisi tabung digantung menggunakan bracket, pastikan bracket
dalam kondisi kuat dan melekat sempurna dengan dinding. (Berlaku
untuk tabung model portable standar, baik stored pressure maupun
cartridge)
GA/2017

7. Usahakan agar tabung alat pemadam api ringan APAR terhindar dari
kontak langsung matahari dan hujan. Dianjurkan untuk memberi
penutup/ kanopi/pelindung pada tabung guna menjaga kualitas tabung
agar tetap tahan lama.
Langkah-langkah perawatan APAR yang harus dilakukan setiap tahun,
sebagai berikut.
a. Perawatan rutin setiap tahun yang dianjurkan dan direkomendasikan
oleh peraturan suku dinas pemadam kebakaran adalah melakukan isi
ulang atau refilling media APAR.
b. Perawatan rutin setiap tahunnya harus melakukan overhaul dan tune-
up setiap spare part dari instrumen tabung. Tahap akhirnya, yaitu
hydrostatic atau tes uji kelayakan tabung.

TANDA PENEMPATAN APAR

b. Hydrant
Fire hydrant adalah sebuah terminal air yang berfungsi sebagai bantuan
darurat, ketika terjadi kebakaran. Fire hydrant juga berfungsi mempermudah
proses penanggulangan, ketika bencana kebakaran melanda. Fire hydrant
merupakan sebuah fasilitas wajib bagi gedung perkantoran dan bangunan-
bangunan publik, seperti pasar tradisional dan modern, serta pertokoan.
Bahkan, lingkungan perumahan pun semestinya terdapat fasilitas fire
hydrant.
Pada umumnya terdapat tiga macam hydrant, yaitu sebagai berikut.
Hydrant kota, yaitu hydrant yang digunakan untuk keperluan persediaan
air bagi mobil pemadam kebakaran pada saat melaksanakan tugas
kebakaran, terpasang di tepi jalan kota, dan sumber airnya berasal dari
PDAM.
GA/2017

Hydrant pilar (halaman), yaitu hydrant yang terletak di luar atau


lingkungan bangunan, sedangkan instalasi dan peralatan serta sumber
air disediakan oleh pihak pemilik bangunan.
Hydrant gedung, yaitu hydrant yang terletak atau dipasang di dalam
bangunan sistem serta peralatannya disediakan dan dipasang oleh pihak
bangunan atau gedung tersebut.
Yang sering digunakan di area perusahaan, umumnya hiydrant pilar dan
hydrant gedung. Untuk pemasangan hydrant, biasanya kontraktor akan
memerhatikan tata cara pemasangan hydrant berdasarkan NFPA (national
fire protection association) dan SNI (standar nasional Indonesia).
Komponen utama sistem hydrant, sebagai berikut.
Tersedianya air yang cukup.
Sistem pompa yang andal, umumnya terdapat tiga jenis pompa joyke,
pompa utama, dan pompa cadangan.
Jaringan pipa yang cukup.
Selang dan noozle yang mencukup area bangunan.

1. Perawatan Fire Hydrant


Perawatan fire hydrant sangat penting dilakukan secara rutin. Hal ini
untuk memastikan bahwa semua perangkat dalam sistem instalasi fire
hydrant dapat bekerja dengan baik. Perawatan hydrant ini juga harus
dilakukan oleh orang yang benar-benar berkompeten di bidangnya.
Perawatan bisa dilakukan oleh pihak ke tiga atau tim internal yang terlah
terlatih dan tersertifikasi.
Jenis Perawatan Fire Hydrant, sebagai berikut.
Memastikan semua output pengeluaran air dari sistem fire hydrant,
seperti hydrant pillar dan hydrant box tidak terhalang oleh benda
benda yang dapat menyulitkan petugas saat bekerja memadamkan
api. Untuk itu, area hydrant sebisa mungkin harus dijaga agar steril.
Membuka valve untuk memastikan keran dapat difungsikan dengan
baik. Jika ada kerusakan dalam valve, sebaiknya diganti dengan
komponen yang baru secepatnya. Setelah semua valve dapat
berfungsi dengan normal, pasang valve ke tempat semula dengan
rapat.
Pasang semua perangkat, hidupkan pompa, lalu lakukan simulasi
dengan mengalirkan air ke sistem hydrant. Pastikan semua komponen
berfungsi dengan baik. Selang, nozzle, valve, dan sambungan
GA/2017

sambungan lainnya dari kebocoran. Jika terjadi kebocoran, segera


lakukan penambalan atau penggantian komponen tersebut.
komponen diganti, cek kembali, apakah masih bocor atau tidak.
Perawatan fire hydrant terhadap kebocoran merupakan hal yang
utama dan tidak bisa ditinggalkan karena jika terjadi kebocoran, aliran
air yang keluar dari tandon sampai ke ujung nozzle kapasitas dan
tekanannya akan berkurang setiap waktu.
Setelah melalui tahap pengetesan kebocoran, lakukan flushing
system hydrant. Fungsinya agar tidak terjadi endapan lumpur di dalam
tandon, pompa, atau komponen lainnya. Hal tersebut bisa
menyebabkan aliran dalam instalasi sistem hydrant tidak bekerja
dengan maksimal. Catat semua hasil perawatan fire hydrant,
pastikan semua masalah yang ada dapat diperbaiki dengan baik.

2. Kesalahan dalam Perawatan Fire Hydrant


Air dalam instalasi fire hydrant bergerak dengan tekanan yang konstan,
artinya memang harus hati-hati dalam setiap waktu, saat menggunakan.
Contoh yang salah dan sering dilakukan adalah saat terjadi kebakaran,
orangorang di area tersebut panik dan membuka valve untuk saluran
hydrant terlalu cepat. Hal ini tidak dibenarkan karena membuka aliran air
terlalu cepat justru menyulitkan petugas yang memegang nozzle untuk
mengendalikan arah air. Jika pondasi kaki petugas tersebut kurang kuat,
dia bisa terpental karena tekanan air yang ditimbulkan pompa sangat
kuat. Untuk itu, selain perawatan fire hydrant yang harus rutin dilakukan,
pelatihan dasar (basic training) tentang cara penggunaan peralatan
hydrant juga harus dilakukan untuk petugas pemadam api dan orang
orang sekitar instalasi.
Beberapa perlengkapan fire hydrant yang membutuhkan perawatan,
sebagai berikut.
Merawat Fire Hose
Untuk merawat perlengkapan fire hydrant, khususnya fire hose
(selang pemadam) ada beberapa cara yang dilakukan. Diusahakan
seminimal mungkin selang tidak diseret, terutama saat digunakan di
atas aspal. Usahakan fire hose sering digunakan untuk pelatihan.
Setelah digunakan, keringkan bagian dalam selang, agar fire hose
tidak lengket atau terserang jamur dan lumut. Simpan fire hose pada
hydrant box dan usahakan tidak terkena sinar matahari langsung.
Merawat Hydrant Pilar
GA/2017

Merawat perlengkapan fire hydrant, khususnya hydrant pilar sangat


penting. Pastikan hydrant pilar tidak terhalang oleh benda-benda yang
dapat menyulitkan petugas saat mengoperasionalkannya. Usahakan
hydrant pilar tetap terjaga kebersihannya. Jika shield mengelupas
pada hydrant pilar, lakukanlah pengecetan dengan cat khusus untuk
perlengkapan fire hydrant. Hal ini lakukan untuk signal (tanda) agar
mudah diketahui operator.
Merawat Hydrant Box
Memastikan hydrant box tidak terhalang oleh benda-benda yang
dapat menyulitkan petugas saat bekerja memadamkan api, sehingga
dapat diakses dengan mudah. Lakukan perawatan rutin agar hydrant
box tidak berkarat dan bersihkan secara rutin agar tidak terpapar debu
selama berhari-hari bahkan hingga tahunan, karena hal ini akan
mengakibatkan korosi pada plat hydrant box atau shield hydrant box.
Pembersihan hydrant box juga dilakukan agar tidak menjadi rumah
semut atau serangga. Jika shield mengelupas, hydrant box harus
dicat ulang dengan cat khusus perlengkapan fire hydrant yang telah
ditetapkan oleh NFPA. Jika terjadi kerusakan permanen pada hydrant
box, harus segera mengganti hydrant box tersebut.
Merawat Nozzle
Merawat perlengkapan fire hydrant khusus nozzle jika mengalami
penyumbatan harus dilakukan dengan cara pembersihan. Nozzle
dimasukkan ke dalam air untuk dibersihkan, lalu digosok dengan alat
tangkai penggosok khusus, hingga material yang menyumbat nozzle
keluar. Perlu diingat, harus memerhatikan apakah nozzle dapat
digunakan dan tidak mengalami kebocoran atau pecah pada nozzle.
Jika nozzle pecah atau rusak, harus diganti supaya sistem kerja fire
hydrant dapat berjalan dengan optimal.
Merawat Pompa Hydrant
Setelah melalui tahap testing kebocoran, lakukan flushing system
hydrant. Hidupkanlah pompa hydrant (diesel pump, electric pump,
atau jockey pump) minimum satu minggu sekali. Hal ini dilakukan agar
dapat dioperasionalkan saat dibutuhkan operator. Penggantian oli
pada pompa hydrant perlu diperhatikan dan diketahui tepatnya berapa
tahun sekali. Untuk mengetahuinya, bisa dikonsultasikan kepada
engineering yang berkompeten di bidang fire hydrant.
Merawat Jaringan Pipa
Untuk merawat jaringan pipa dan menimalisasi korosi, setiap pipa dari
bahan besi atau baja dalam tanah harus dililit dengan karung goni dan
GA/2017

dilapisi dengan Tar (Tar coated) atau dengan bahan antikarat sintesis
yang dispesifikasi untuk keperluan pemipaan bawah tanah. Untuk
jaringan pipa hydrant, umumnya dipakai warna merah sesuai dengan
NFPA. Pengetesan jaringan pipa harus dilakukan dengan disaksikan
oleh pengawas wakil dari pemilik proyek/perencana. Instalasi
pemipaan air harus diuji dengan tekanan 20 kg/cm2, tanpa mengalami
kebocoran dalam waktu minimum 24 jam dan dipastikan tekanan air
tidak turun atau berubah. Setiap pompa dan sambungan pipa harus
di-grounding dan untuk pompa harus dilengkapi variabel speed drived.

c. Springkler

Fire sprinkler merupakan salah satu sistem proteksi kebakaran otomatis


yang bekerja, jika kepala sprinkler telah mencapai suhu tertentu karena
kebakaran di dalam ruangan. Kaca pelindung pengaman akan pecah dan
menyemburkan air dari jaringan instalasi fire sprinkler yang akan
memadamkan api di area yang diproteksi.

1. Klasifikasi Sprinkler

Sistem sprinkler terdiri dari tiga klasifikasi, sesuai dengan klasifikasi


hunian bahaya kebakaran, sebagai berikut.
Sistem Bahaya Kebakaran Ringan
Kepadatan pancaran yang direncanakan 2.25 mm/menit, dengan
daerah kerja maksimum yang diperkirakan 84 m2. Adapun, jenis
hunian kebakaran ringan, antara lain bangunan perkantoran,
perumahan, pendidikan, perhotelan, dan rumah sakit.
Sistem Bahaya Kebakaran Sedang
Kepadatan pancaran yang direncanakan 5 mm/menit, dengan daerah
kerja maksimum yang diperkirakan 72 360 m2. Jenis hunian
kebakaran ini adalah industri ringan, seperti pabrik susu, pabrik
elektronika, pabrik pengalengan, pabrik tekstil, pabrik rokok, pabrik
keramik, pabrik pengolahan logam, bengkel mobil, dan lain-lain.
Sistem Bahaya Kebakaran Berat
Untuk proses industri kepadatan pancaran yang direncanakan 7.5
12.5 mm/menit, dengan daerah kerja maksimum yang diperkirakan
260 m2. Adapun, bahaya pada gudang penimbunan tinggi kepadatan
yang direncanakan 7.530 mm/menit. Daerah kerja maksimum yang
diperkirakan 260300 m2 dengan kepadatan pancaran yang
direncanakan untuk bahaya pada gedung penimbunan tinggi,
tergantung pada sifat bahaya barang yang disimpan. Adapun, yang
GA/2017

termasuk jenis hunian kebakaran ini adalah industri berat, seperti


pabrik kimia, korek api, bahan peledak, karet busa, dan kilang minyak.
Semua ruang dalam bangunan tersebut harus dilindungi dengan
sistem sprinkler, kecuali ruang tertentu yang telah mendapat izin dari
pihak yang berwenang, seperti ruang tahan api, kamar kakus, ruang
panel listrik, ruangan tangga, dan ruangan lain yang dibuat khusus
tahan api.
Klasifikasi kepala sprinkler berdasarkan arah pancaran, sebagai
berikut.
- Pancaran ke atas.
- Pancaran ke bawah.
- Pancaran arah dinding.
Klasifikasi berdasarkan kepekaan terhadap suhu, sebagai berikut.
a. Warna segel
Warna putih pada temperatur 93o C.
Warna biru pada temperatur 1410 C.
Warna kuning pada temperatur 1820 C.
Warna merah pada temperatur 2270 C.
Tidak berwarna pada temperatur 680 C atau 740 C.
b. Warna cairan dalam tabung gelas
Warna jingga pada temperatur 530 C.
Warna merah pada temperatur 680 C.
Warna kuning pada temperatur 790 C.
Warna hijau pada temperatur 930 C.
warna biru pada temperatur 1410 C.
warna ungu pada temperatur 1820 C.
warna hitam pada temperatur 2010 C atau 2600
c. Tipe sprinkler head berdasarkan fungsi instalasi, sebagai berikut.
Upright, yaitu basement parking, di atas ceiling.
Pendent, yaitu inside room dengan ceiling (plafond) atau tanpa
ruang ceiling.
Sidewall, yaitu ruangan hotel.
Concealed, yaitu sebagai nilai estetika.

2. Perawatan Sprinkler

Cara merawat sprinkler, sebagai berikut.


- Apakah sistem sprinkler kebakaran Anda sudah diperiksa setidaknya
empat kali dalam setahun oleh para profesional di bidangnya?
Faktanya, beberapa negara memerlukan pemeriksaan lebih sering
atas hal tersebut. Beberapa kontraktor sering menawarkan layanan
jangka panjang (paket maintenance) pada tingkat ekonomis.
- Jadwalkan pemeriksaan profesional sistem sprinkler Anda, setiap kali
ada perubahan di gedung atau penggunaan bangunan. Hal ini
termasuk perubahan untuk memasok air bangunan, perubahan pada
dinding, atau perubahan bangunan hunian.
GA/2017

- Memeriksa sistem Anda sendiri, memastikan bahwa semua katup


kontrol tetap dalam posisi terbuka. Jika Anda tidak yakin bagaimana
melakukan ini, mintalah tim profesional Anda, ketika dia datang untuk
meninjau sistem. Inspeksi mingguan yang direkomendasikan adalah
asosiasi penyemprot kebakaran nasional. (Hanya berlaku di Eropa).
- Secara teratur memeriksa tinggi lemari penyimpanan, furnitur, file yang
tersimpan, dan kotak yang disimpan setidaknya 18 inci di bawah
penyiram. Jika tidak, daya semprot akan terblokir.
- Secara teratur melakukan pemeriksaan untuk memastikan alat
penyiram api bebas dari cat dan objek menggantung. Gantung benda
dapat menyebabkan kerusakan pada sprinkler atau hal itu dapat
mendorong katup kontrol ke posisi tertutup.
- Laporkan setiap kerusakan pada sistem sprinkler dengan segera, baik
untuk kru perawatan Anda jika dapat menangani pekerjaan, atau untuk
kontraktor sprinkler Anda. Hal ini dilakukan untuk menghemat biaya
pemeliharaan dengan mencegah masalah dari menjadi lebih serius
dan mencegah keraguan bahwa sistem sprinkler telah dipelihara dan
dirawat dengan benar.
SPRINGKLER

3. Tugas dan Tanggung Jawab GA terhadap Perawatan


Sprinkler.

Tugas dan tanggung jawab GA terhadap perawatan sprinkler, sebagai


berikut.
Pahami seluruh instrumen dan sistem yang ada.
Ketahui sejarah pemasangan dan data testing saat pertama kali
dipasang. Pelajari perjanjian instalasi, apakah ada garansi dari unit
atau spare part jika terjadi kerusakan.
Jika gedung sewa, minta blue print mengenai detail instumen yang
dipasang.
Lakukan tes dan perawatan secara berkala satu tahun sekali.
Gunakan pihak ketiga yang sudah berpengalaman di bidangnya.
Alangkah baiknya jika dilakukan oleh kontraktor yang pertama kali
memasangnya. Latih staf yang sesuai dengan bidangnya.
GA/2017

Buatkan berita acara tes dan perawatan, serta buatkan jadwal tes dan
perawatan berikutnya.
Edukasi mengenai sistem sprinkler kepada para karyawan. Buatkan
mana yang do dan dont untuk memastikan karyawan memahami
fungsinya.
Lakukan evaluasi terhadap kebutuhan sprinkler, jika terjadi perubahan,
penambahan, dan modifikasi terhadap bentuk ruangan maupun isinya.

d. Fire Alarm System


Fire alarm system merupakan suatu sistem terintegrasi yang didesain dan
dibangun untuk mendeteksi adanya gejala kebakaran. Kemudian, memberi
peringatan (warning) dalam sistem evakuasi dan ditindaklanjuti secara
otomatis maupun manual dengan sistem instalasi pemadam kebakaran (fire
fighting system).
Komponen instrumen fire alarm system, sebagai berikut.
1) Main Control Fire Alarm
Alat ini adalah pusat dari fire alarm system yang dapat mengontrol
bekerjanya seluruh bagian detektor dan manual station, juga memberikan
instruksi pada alarm bell dan location indicator lamp apabila terjadiindikasi
kebakaran. Untuk kontrol panel utama dilengkapi dengan telephone jack
dan line supervision pada tipe tertentu serta stand by battery (nicad)
apabila aliran listrik padam.
Main Control Fire Alarm

2) Annunciator
Alat ini adalah bagian atau
tambahan dari control panel fire
alarm system yang fungsinya
sebagai monitor atau pengamat tambahan, tetapi tidak dapat berbuat aktif
seperti control panel. Biasanya, alat ini digunakan apabila dibutuhkan
pengamat tambahan di ruangan lain, seperti ruang keamanan (security)
dan lobby.
3) Manual Alarm Station
Alat ini bekerja apabila tombol mekanik yang dilapis oleh plastik ditekan
yang mengakibatkan mechanical contact menjadi aktif. Biasanya, alat ini
GA/2017

digunakan pada ruang-ruang umum atau public area sebagai alat deteksi
manual. Untuk manual alarm station, dilengkapi dengan telephone jack
untuk emergency communication.
4) Alarm Bell
Alat ini bekerja apabila main control fire alarm aktif (control panel akan
menyupplai tegangan DC 24 volt ke alarm bell). Biasanya, alat ini juga
digunakan pada ruang umum sebagai pemberi isyarat apabila terjadi
kebakaran (untuk evakuasi).
Manual Alarm Station

Cara kerja alarm, sebagai berikut.


Manual, yaitu dengan menggunakan titik panggil
manual (menekan tombol).
Otomatis, yaitu melalui deteksi kebakaran (fire detector), deteksi asap
(smoke detector), deteksi panas (heat detector), flow switch, dan
temper switch.
Jenis dan tipe detektor berdasarkan sumber, sebagai berikut.
-Nyala api : flame detector (ultra violet dan infra red).
Ultraviolet alat deteksi ini sensitif terhadap cahaya api
yang memancarkan cahaya putih kebiru-biruan.
Biasanya, alat ini dipasang untuk melindungi benda-
benda yang terbakar memancarkan cahaya putih
kebiru-biruan, seperti natrium dan alkohol. Infrared alat
deteksi ini sensitif terhadap cahaya api yang
memancarkan cahaya inframerah karena alat deteksi
ini dilengkapi dengan filter amplifier untuk cahaya infra
merah, sehingga mengakibatkan rangkaian electronic
contact menjadi aktif. Biasanya, alat ini digunakan
untuk deteksi ruangan yang agak besar/tinggi atau
ruangan yang menyimpan barang-barang yang mudah
terbakar, seperti gudang mesiu, minyak, dan bahan
kimia.
-Panas/suhu : heat detector (fixed temperature, rate of
rise).
Sesuai namanya, smoke detektor memiliki cara kerja
untuk mendeteksi asap. Smoke detector dapat aktif
GA/2017

bekerja karena dipicu oleh asap yang masuk ke dalam


smoke chamber, ketika ada sesuatu yang terbakar.
Saat kepadatan asap sudah memenuhi ambang batas
toleransi, detektor akan mengaktifkan master control
fire alarm dan mentriger alarm.
HEAT DETECTOR

-Asap api : smoke detector


(ionozation, photo electric).
Penempatan smoke detector dan heat detector
memiliki kriteria tersendiri. Heat detector idealnya
ditempatkan pada area yang diperhitungkan pada saat
terjadi kebakaran dominan meningkat panas suhu
ruangan dibandingkan dengan asap. Misalnya, gedung
spare part atau ruangan yang banyak menyimpan
barang-barang yang terbuat dari logam. Sebaliknya,
untuk smoke detector ditempatkan pada ruang-ruang
yang pada saat terjadi kebakaran akan banyak
menghasilkan asap. Misalnya, gudang kertas, ruangan
arsip, gudang kapas, atau gudang tempat menyimpan
barang berbahan karet.
-Manual : push bottom, full dowm, break glass. a.
Flame Detector Ultraviolet alat deteksi ini sensitif
terhadap cahaya api yang memancarkan cahaya putih
kebiru-biruan. Biasanya, alat ini dipasang untuk
melindungi benda-benda yang terbakar memancarkan
cahaya putih kebiru-biruan, seperti natrium dan alkohol.

2. Sistem Mekanikal dan Elektrikal 1.

a. Sistem Plumbing
Plumbing adalah sistem perpipaan beserta perlengkapannya yang dipasang
di dalam bangunan atau gedung serta persil atau halaman. Plumbing
merupakan seni dan teknologi pemipaan serta peralatan untuk menyediakan
GA/2017

air bersih, baik dalam hal kualitas, kuantitas, maupun kontinuitas yang
memenuhi syarat dan pembuang air bekas atau air kotor dari tempat-tempat
tertentu tanpa mencemari bagian penting lainnya untuk mencapai kondisi
higienis dan kenyamanan yang diinginkan.
Sistem plumbing adalah bagian yang tidak dapat dipisahkan dari bangunan
gedung. Oleh karena itu, perencanaan sistem plumbing haruslah dilakukan
bersamaan dan sesuai dengan tahapan-tahapan perencanaan gedung itu
sendiri, dalam rangka penyediaan air bersih, baik dari kualitas, kuantitas,
serta kontinuitas, maupun penyaluran air bekas pakai atau air kotor dari
peralatan saniter ke tempat yang ditentukan agar tidak mencemari bagian-
bagian lain dalam gedung atau lingkungan sekitarnya.
instalasi plumbing pada gedung-gedung umumnya terbagi atas empat
bagian utama yang harus dipahami dan dirawat untuk mencapai tingkat
kenyamanan penghuni, sebagai berikut.

Instalasi plumbing sistem air bersih.


Sumber air bersih yang diambil dari PDAM dimasukkan ke dalam bak
penampung air bersih (clear water tank) atau ground water tank (GWT).
Adapun, sumber air yang berasal dari tanah atau sumur dalam (deep
well) dimasukkan ke dalam penampung air baku (raw water tank). Air dari
deep well ini masuk ke tangki penampungan yang berfungsi juga sebagai
tangki pengendap lumpur atau pasir yang terbawa dari sumur. Air yang
berada di raw water tank diolah (treatment) di instalasi water treatment
plant, lalu dialirkan ke clear water tank atau ground water tank.
Selanjutnya, dialirkan ke tangki air atap (roof tank) dengan menggunakan
pompa transfer. Distribusi air bersih pada dua lantai teratas untuk
mendapatkan tekanan cukup umumnya menggunakan pompa pendorong
(booster pump), sedangkan untuk lantai-lantai di bawahnya dialirkan
secara gravitasi.

Instalasi plumbing sistem air kotor dan air bekas.


Sistem instalasi air kotor atau sistem pembuangan air limbah merupakan
sistem instalasi untuk mengalirkan air buangan yang berasal dari
peralatan sanitasi closet dan urinoir. Sistem instalasi ini kemudian
diteruskan ke septic tank, atau diolah dalam bio septic tank atau instalasi
pengolahan air limbah (IPAL), hingga akhirnya menuju saluran kota.
Sistem pembuangan air bekas merupakan instalasi untuk mengalirkan air
buangan yang berasal dari peralatan saniter: wastafel, FD (floor drain),
GA/2017

pantry, dan kitchen zink. Instalasi air bekas pada umumnya memiliki
instalasi tersendiri yang berbeda dengan instalasi air kotor. Pada gedung
gedung yang lebih besar, misalnya mall atau hotel, instalasi yang berasal
dari kitchen dipisahkan dan mempunyai instalasi sendiri yang kemudian
dialirkan hingga ke greese trap. Sistem air bekas juga biasanya dialirkan
ke sistem pengolahan air limbah (IPAL) atau ada juga yang langsung
dialirkan ke saluran kota, jika tidak membahayakan.

Instalasi plumbing sistem venting.


Sistem venting merupakan sistem instalasi untuk mengeluarkan udara
yang terjebak di dalam instalasi pipa air buangan. Jika pada system ven
terjadi masalah, akan timbul gangguan yang mungkin sedikit sekali
berpengaruh pada ketiga sistem tersebut. Jika pada sistem air bersih
terjadi kesalahan, gangguan yang akan timbul dapat dikatakan ringan
karena kualitas airnya baik. Permasalahannya berupa kebocoran,
penyumbatan, penurunan tekanan, penurunan kualitas air, temperatur
atau aliran tercampur, bau kurang sedap, serta genangan.

Instaliasi plumbing sistem air hujan


Para perencana suatu gedung biasanya ada yang memasukan sistem air
hujan dan drain ke dalam sistem plumbing, ada juga yang
memisahkannya dari sistem plumbing. Sistem drain biasanya dipisahkan
dari sistem plumbing dan dimasukan kepada instalasi subjek dari sistem
yang perlu drain, seperti AC atau sistem sprinkler, yang masuk pada
sistem sprinkler itu sendiri. Hal ini karena air yang dihasilkan oleh air
hujan atau drain (AC dan sprinkler) termasuk air bersih (tidak
terkontaminasi), maka biasanya pembuangannya langsung dialirkan ke
saluran kota (tidak melalui pengolahan). Beberapa perusahaan
menggunakan air hujan dan AC digunakan untuk sumber air cadangan
yang dapat digunakan untuk kebutuhan penyiraman tanaman.

b. Kebutuhan Air Bersih

Standar kelayakan kebutuhan air bersih adalah 49,5 liter/kapita/hari. Tahun


2002, badan dunia UNESCO telah menetapkan hak dasar manusia atas air,
yaitu sebesar 60 ltr/org/hari. Direktorat Jenderal Cipta Karya Departemen
Pekerjaan Umum membagi lagi standar kebutuhan air bersih tersebut
berdasarkan lokasi wilayah, sebagai berikut.
GA/2017

(1) Perdesaan dengan kebutuhan 60 liter/per kapita/hari.


(2) Kota kecil dengan kebutuhan 90 liter/per kapita/hari.
(3) Kota sedang dengan kebutuhan 110 liter/per kapita/hari.
(4) Kota besar dengan kebutuhan 130 liter/per kapita/hari.
(5) Kota metropolitan dengan kebutuhan 150 liter/per kapita/hari.
Untuk menentukan kapasitas tangki yang dibutuhkan dalam sebuah
bangunan dapat dihitung dengan cara menentukan kebutuhan air dalam
setiap harinya dan dapat menggunakan rumus sebagai berikut.

Kapasitas = Pemakaian Jumlah Pemakai

Kapasitas : Jumlah volume yang dibutuhkan untuk memenuhi


kebutuhan air bersih selama 1 hari (liter/hari).
Pemakaian : Jumlah pemakaian air bersih per pemakai dalam 1
hari (liter/pemakai/hari)*
Jumlah Pemakai : Banyaknya pengguna air bersih dalam 1 hari.

Satuan pengguna disesuaikan dengan jenis peruntukan bangunan.


Misalnya, kita mengacu pada Pergub DKI Jakarta No. 122/2005 tentang
Pengelolaan Air Limbah Domestik di Provinsi Daerah Khusus Ibukota
Jakarta. Contoh perhitungan adalah sebagai berikut.

c. Sistem Tata Udara dan Pendingin Ruangan


Salah satu faktor lingkungan kantor yang dapat memengaruhi kondisi fisik
dan psikologis pegawai adalah kondisi udara di dalam kantor. Sebagian
besar karyawan menghabiskan jam kerjanya di dalam ruangan. Oleh karena
itu, perusahaan dituntut untuk dapat mengatur hal ini. Sebagian besar
bangunan perkantoran saat ini memiliki udara yang mengandung lebih
banyak zat kimia dan biologi daripada diluar ruangan. Hal ini disebabkan
karena kurang terencana dan terpeliharanya sistem sirkulasi dalam kantor
dan terjadi kontaminasi udara yang dihasilkan dari penuaan gedung dan alat
kantor.
Udara adalah salah satu faktor yang dapat memengaruhi kondisi fisik (daya
tahan) orang bekerja dan merupakan suatu syarat untuk berkonsentrasi.
Udara yang terlalu dingin, panas, dan pengap akan mengganggu peredaran
darah, yang akhirnya akan mengganggu konsentrasi dan kerja otak
manusia. Suhu udara yang cukup sehat untuk bekerja berkisar antara 20
250 celcius.
Beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam kualitas udara, sebagai
berikut.

1) Temperatur Udara
GA/2017

Selisih temperatur udara yang digunakan pada ruang kantor adalah


sekitar 340 celcius dari udara luar, sehingga tubuh pegawai tidak
terkejut ketika memasuki ruang kantor. Apabila di luar kantor sedang
panas dengan temperatur udara 300 C, sebaiknya temperatur diatur
pada 260 C, dan apabila temperatur di luar sebesar 140 C, sebaiknya
temperatur di dalam kantor diatur pada tingkat 180 C.

2) Tingkat Kelembapan Udara


Tingkat kelembapan udara memengaruhi temperatur udara. Jika tingkat
kelembapan udara sesuai dengan skala yang direkomendasikan,
temperatur pada perkantoran dapat diturunkan pada musim dingin dan
dinaikkan pada musim panas tanpa mengurangi kenyamanannya.
Sistem air conditioning untuk segala musim akan melembapkan udara
pada musim dingin dan sebaliknya, akan mengurangi kelembapan udara
pada musim panas.

3) Sirkulasi Udara Udara


pada beberapa tempat kerja, terutama yang peralatannya menghasilkan
panas, harus disirkulasikan untuk menghasilkan kenyamanan. Tanpa
sirkulasi udara, temperatur udara sekitar akan meningkat dan
mengakibatkan gangguan pernapasan serta gangguan fisik lainnya pada
pegawai. Tingkat pergantian udara rata-rata yang cukup adalah 0,67m3
permenit untuk setiap orang dan harus disirkulasikan setiap menitnya
untuk tiap karyawan pada area tertentu. Sirkulasi volume udara yang
lebih besar akan diperlukan apabila merokok diperbolehkan pada area
kerja. Area yang luas dan lapang dengan barangbarang yang tertata
rapi merupakan syarat penting untuk mendapatkan sirkulasi udara yang
lebih baik. Dengan menempatkan barang pada lemari dan menyusunnya
dengan rapi, membuat area kerja menjadi lebih lapang dan kita lebih
bisa santai dalam bekerja. Tidak hanya itu, keberadaan partisi atau
sekat-sekat dalam ruangan sebaiknya dibatasi atau malah ditiadakan
sama sekali, sehingga ruangan menjadi lebih lapang serta interaksi
antarpegawai menjadi lebih mudah. Selain itu, area yang lapang dan
luas memudahkan kita bergerak dari satu titik ke titik yang lain. Dengan
area yang lapang ini, sirkulasi udara menjadi lebih lancar karena akan
semakin banyak udara-udara segar yang mengisi area tersebut.

4) Kebersihan Udara
GA/2017

Penggunaan alat yang dipasang pada beberapa bangunan perkantoran


banyak digunakan dan di desain guna membersihkan udara dari kuman,
debu, dan kotoran. Salah satunya adalah air conditioner (AC). Sebagian
besar AC, terutama model split yang dipasarkan pada saat ini telah
dilengkapi dengan alat tersebut. Cahaya ultraviolet digunakan untuk
membunuh kuman dan filter mekanik digunakan untuk membuang debu
serta kotoran lain. Kebersihan udara menjadi pertimbangan yang besar
karena bangunan akan menjadi lebih kedap udara dan pemakaian energi
listrik menjadi lebih efisien. Apabila udara yang sama menetap pada
ruangan yang sama, hal itu akan menjadikannya tidak bersih dan tidak
segar. Komputer juga relatif sensitif terhadap hal tersebut, sehingga
udara yang bersih dari debu dan kotoran sangat diperlukan, terutama
pada ruang pusat pemrosesan data. Perhatian yang signifikan adalah
polutan udara, seperti rokok/tembakau dan zat beracun, termasuk
asbestos, caron monoxide, dan beberapa jenis produk pembersih serta
perawatan furniture. Namun, permasalah tembakau tidak akan menjadi
perhatian karena semakin banyak perusahaan yang mulai menjalankan
area kerja bebas rokok.
Penggunaan air purifier juga ada baiknya digunakan. Air purifier
merupakan perangkat penjernih udara yang mampu memperbaiki
kualitas udara dalam ruangan. Air purifier cocok diinstal pada area kantor
yang berada di tengah perkotaan dan jalan raya yang mustahil untuk
mendapatkan kualitas udara yang baik. Dengan menginstal air purifier
ini, kondisi udara dalam ruangan perlahan-lahan akan diperbaiki. Air
purifier biasanya dilengkapi dengan pewangi ruangan, sehingga selain
udara menjadi lebih segar, wangi buah atau bunga pun bisa tercium ke
seluruh sudut ruangan
Menempatkan tanaman di area kerja, selain bisa menciptakan efek
segar bagi mata yang memandang, juga bisa membuat udara di ruangan
menjadi lebih sehat. Seperti kita tahu, di siang hari, tanaman
berfotosintesis dan menghasilkan O2 atau Oksigen. Zat inilah yang
nantinya akan kita hirup. Kondisi ruangan yang dipenuhi O2 yang tinggi
akan menciptakan sirkulasi udara yang lebih sehat. Namun, pastikan
agar tanaman mendapat paparan sinar matahari langsung yang
memungkinkan tanaman tersebut melakukan fotosintesis.

d. Sistem Tata Udara AC (Air Conditioning)


GA/2017

Kenyamanan dalam suatu ruangan kantor merupakan kebutuhan, terutama


di Indonesia yang memiliki iklim tropis (panas). Oleh karena itu, sistem
pendingin udara atau sistem tata udara (sistem AC) telah menjadi kebutuhan
di setiap gedung-gedung perkantoran. Di antara fungsi dari sistem tata udara
atau air conditioning, sebagai berikut.
Mengatur suhu udara.
Mengatur sirkulasi udara.
Mengatur kelembaban (humidity) udara.
Mengatur kebersihan udara.
Dengan demikian, secara umum sistem tata udara berfungsi
mempertahankan kondisi udara, baik suhu maupun kelembapan, agar udara
terasa lebih nyaman.

1) Hal-hal yang harus diperhatikan dalam merencanakan pemasangan AC


Sebelum merencanakan atau memasang AC, perlu mempertimbangkan
beberapa hal berikut agar AC tersebut bisa berfungsi secara maksimal
dan efisien.
Penggunaan atau fungsi ruang Penggunaan ruang berpengaruh
terhadap suhu ruangan karena pada dasarnya manusia yang mengisi
suatu ruangan mengeluarkan kalori yang cukup tinggi. Ruang manajer
atau direksi yang hanya diisi satu orang akan berbeda dengan ruang
karyawan yang frekuensi keluar masuk penghuninya cukup tinggi.
Semakin banyak pengguna, maka semakin besar daya AC yang
dibutuhkan.
Ukuran ruangan Ukuran ruangan menentukan berapa banyak BTU
(British Thermal Unit) atau kecepatan pendinginan. BTU adalah
kecepatan pendinginan untuk ruangan satu meter persegi dengan
tinggi standar (umumnya tiga meter). Semakin besar satu ruangan
tentunya akan semakin besar pula BTU yang dibutuhkan.
Beban pendinginan Beban pendinginan berasal dari dalam ruangan
(internal heat gain). Misalnya, dari jumlah penghuni dan penggunaan
penerangan, seperti lampu. Beberapa jenis lampu mengeluarkan
panas yang tinggi, yang berarti juga harus memilih AC dengan daya
yang lebih tinggi. Selain dari dalam, beban pendinginan juga berasal
dari luar, seperti cahaya matahari yang mengeluarkan energi panas
melalui dinding, atap, atau jendela.
GA/2017

Banyaknya jendela kaca Saat ini, banyak gedung bertingkat yang


mempunyai jendela kaca atau menggunakan blok kaca (glass block).
Untuk ruangan yang menggunakan kaca sebanyak 70% atau lebih,
sebaiknya gunakan kaca film yang dapat menahan sinar ultraviolet
untuk mengurangi beban pendinginan.
Penempatan AC Pemasangan unit indoor perlu memperhatikan arus
angin (air flow) dari blower AC. Penentuan arus angin atau hembusan
yang tepat membuat udara yang dikeluarkan lebih merata dan tidak
hanya berkumpul di satu titik.
Selain itu, agar arus angin tidak mengenai pengguna secara
langsung. Terpaan angin dingin secara terus menerus dapat berakibat
buruk bagi kesehatan. Usahakan mengarahkan swing ke bagian atas
kepala karena udara yang dikeluarkan AC mempunyai berat jenis
yang lebih berat dari udara.
Penempatan kompresor harus diletakkan di tempat dengan sirkulasi
udara yang cukup, ada tempat untuk udara masuk dan udara keluar,
dan terlindung dari hujan. Untuk AC ukuran 1 PK, jarak yang aman
antara unit indoor dengan kompresor berkisar antara 5-7 meter. Jika
memasang AC lebih dari satu, hindari peletakan kompresor secara
berhadapan dengan kompresor lain. Sebaiknya, letakkan sejajar,
sehingga sirkulasi udara tidak terganggu.

2) Faktor yang harus diperhatikan dalam memilih AC


Ada tiga faktor yang harus diperhatikan dalam memilih AC, sebagai
berikut.
Daya pendinginan AC (BTU/hbritish thermal unit per hour), satuan
dari pendinginan AC adalah BTU/h (British Thermal Unit per hour).
Daya listrik (watt).
Daya kompresor AC (PK, HP atau daya kuda). Isilah PK, HP, atau
daya kuda (paard kracht/daya kuda/horse power (HP)) pada AC
sebenarnya merupakan satuan daya pada kompresor AC, bukan daya
pendingin AC. Untuk daya pendingin, AC satuannya BTU/hr.

3) Jenis sistem pendingin AC


Dalam proses pendinginan udara, sistem pendingin udara dibagi menjadi
dua jenis, yaitu mengunakan system direct cooling (sistem langsung)
dan sistem tidak langsung (indirect cooling).
GA/2017

Direct cooling (sistem langsung). Dalam sistem ini, udara didinginkan


langsung oleh refrigerant dengan menggunakan mesin paket seperti
window unit atau tanpa ducting.
Indirect cooling sistem (sistem tidak langsung). Dalam sistem ini,
dipakai media air es/chilled water dengan temperatur sekitar 50 C.
Model ini banyak dipakai dalam bangunan tinggi karena disamping
menghemat tempat, biaya operasional juga lebih efisien. Dalam model
ini, diperlukan mesin pembuat air es/chilled yang dinamakan dengan
chiller. Air es didistribusikan melalui pipa menuju AHU (air handling
unit), sebagai pengolah sirkulasi udara.

4) AC sistem pendingin udara (refrigerant air cooling system)


Sistem ini menggunakan refrigerant sebagai media pendingin ruangan.
Sistem ini merupakan sistem yang dipakai pada skala ruangan yang
lebih kecil, seperti rumah, perkantoran skala kecil, atau ruang-ruang
kontrol yang memerlukan perlakuan khusus dalam hal temepeartur/suhu.
Jenis yang umum digunakan. Namun, jenis ini kurang cocok untuk
pendinginan ruangan yang besar karena disamping ruangan yang
dibutuhkan sangat besar, terutama outdoor, juga dalam
pengoperasiannya lebih mahal.
Ada beberapa varian jenis AC yang menggunakan refrigerant sebagai
media pendingin, sebagai berikut.

AC Split
AC split merupakan AC yang dipergunakan di rumah maupun kantor
yang tidak terlalu luas. Umumnya berkapasitas rendah. AC ini terdiri
dari satu outddor dan satu indoor.

AC VRV
Merupakan AC yang mempunyai outdoor satu buah, tetapi
mempunyai indoor yang banyak (lebih dari satu). VRV (variable
refrigerant volume) merupakan sistem kerja refrigerant yang berubah-
ubah. VRV sistem adalah sebuah teknologi yang sudah dilengkapi
dengan CPU dan computer inverter dan sudah terbukti menjadi andal,
efisiensi energi, dan melampaui banyak aspek dari sistem AC lama,
seperti AC Central, AC Split, maupun AC split duct. Jadi, dengan VRV
sistem, satu outdoor bisa digunakan untuk lebih dari dua indoor AC
GA/2017

serta dapat mengatur jadwal dan temperatur AC yang diinginkan


secara terkomputerisasi.

AC presisi
Pada prinsipnya, AC presisi sama dengan AC biasa, tetapi biasanya
AC presisi terdiri dari dua buah AC yang dipasang berhadapan dan
bekerja secara sequencing (bergantian), tergantung berapa jam AC
tersebut di setel. AC presisi biasanya digunakan di bank-bank, untuk
pendinginan mesin sortir atau data center.

AC split duct atau central


AC split duct merupakan AC yang pendistribusian hawa dinginnya
menggunakan sistem ducting. Artinya, AC split duct tidak memiliki
pengatur suhu sendiri, melainkan dikontrol pada satu titik. Tipe AC
seperti ini biasanya digunakan di mall atau gedung-gedung yang
memiliki ruangan luas.

5) AC central sistem pendingin air (water system)


Termasuk sistem indirect cooling (pendinginan tidak langsung), yaitu
proses pendinginan menggunakan air sebagai media, yang diproses
oleh AHU (air handling unit) atau FCU (fan coil unit). Sistem pendinginan
melalui air sebagai media digunakan pada gedung-gedung, seperti mall,
bandara, atau perkantoran yang besar. Dalam operasionalnya, sistem ini
lebih efisien dibandingkan dengan menggunakan refrigerant secara
langsung, tetapi investasi awal yang sangat mahal.
Di antara peralatan utama dalam sistem ini adalah:
Chiller
Chiller merupkan mesin refrigerasi yang berfungsi untuk
mendinginkan air pada sisi evaporatornya. Selanjutnya, air dingin
yang dihasilkan didistribusikan ke mesin penukar kalor (AHU atau
FCU). Menurut jenis kompresornya, chiller ada tiga jenis, yaitu
reciprocating, screw, dan centrifugal. Berdasarkan cara pendinginan
kondensornya, chiller ada dua macam, yaitu air cooler (pendinginan
oleh angin) dan water cooler (pendinginannya oleh air).
GA/2017

AHU dan FCU


AHU dan FCU adalah mesin penukar kalor yang cara kerjanya
mengembuskan udara panas dari ruangan melewati coil pendingin di
dalam AHU, sehingga menjadi udara dingin yang selanjutnya
didistribusikan ke ruangan.

Cooling tower (khusus untuk chiller jenis water cooler).


Cooling tower merupakan suatu mesin yang berfungsi untuk
mendinginkan air yang dipakai pendinginan kondensor chiller, dengan
cara melewat air panas pada filamen di dalam cooling tower yang
diembus oleh udara sekitar dengan blower yang suhunya lebih
rendah.

Pompa sirkulasi
Ada dua jenis pompa sirkulasi, yaitu pompa sirkulasi air dingin (chilled
water pump)berfungsi menyirkulasikan air dingin dari chiller ke koil
pendingin AHU atau FCUdan pompa sirkulasi air pendingin
(condenser water pump)pompa ini hanya untuk chiller jenis water
GA/2017

cooled dan berfungsi untuk menyirkulasikan air pendingin dari


kondensor chiller ke tower.

e. Sistem Pencahayaan dan Kelistrikan


Banyak faktor risiko di lingkungan kerja yang memengaruhi keselamatan dan
kesehatan pekerja, salah satunya adalah pencahayaan. Menurut Keputusan
Menteri Kesehatan RI Nomor 1405 Tahun 2002 tentang Persyaratan
Kesehatan Lingkungan Kerja Perkantoran dan Industri, pencahayaan adalah
jumlah penyinaran pada suatu bidang kerja yang diperlukan untuk
melaksanakan kegiatan secara efektif.
Pencahayaan minimal yang dibutuhkan menurut jenis kegiatannya seperti
berikut.

Penerangan untuk
membaca
dokumen lebih
tinggi
daripada
penerangan untuk
melihat
komputer karena
tingkat
penerangan yang
dianjurkan untuk
pekerja
dengan komputer tidak dapat berdasarkan satu nilai dan sampai saat ini
masih kontroversial. Grandjean menyusun rekomendasi tingkat penerangan
pada tempat-tempat kerja dengan komputer berkisar antara 300-700 lux,
seperti berikut.
GA/2017

LUX adalah banyaknya cahaya yang


dipancarkan per satuan bidang atau jumlah cahaya per meter kuadrat.
(Lux=Lumen/A).
Menurut SNI, daya pencahayaan maksimum, sebagai berikut.
Untuk ruang kantor atau industri adalah 15 watt/m2.
Untuk rumah tak melebihi 10 watt/m2.
Ir. Hartono Poerbo, M. Arch. menyatakan bahwa kebutuhan cahaya, sebagai
berikut.
Toko 2040 watt/m2..
Hotel 1030 watt/m2..
Sekolah 15-30 watt/m2.
Rumah sakit 10-30 watt/m2.
Coba terapkan perhitungan ini pada setiap ruang di tiap ruangan kantor
Anda, kemudian jumlahkan dan perhitungkan secara rata-rata. Misalnya,
ruangan kantor Anda berukuran 36 m2, jumlah daya untuk lampu harus di
bawah 360 watt. Jika jumlahnya berlebih, sebaiknya kurangi titik lampu atau
gunakan jenis lampu hemat energy.
GA/2017

f. Elevator atau Lift


Jenis elevator atau lift Secara umum, jenis elevator atau lift dilihat dari
pemakaian muatan dapat digolongkan menjadi tiga kelompok, sebagai
berikut.
Lift penumpang (passenger elevator)
Lift barang (freight elevator)
Lift pelayan (dumb waiter, yaitu lift barang berukuran kecil)
Secara teknis, lift-lift tersebut tidak jauh berbeda secara prinsip. Perbedaan
yang nyata ada pada interior dan perlengkapan operasi dari lift-lift tersebut.
Perbedaan tersebut akan semakin nyata jika membandingkan antara lift
barang untuk pabrik (besar) dengan lift penumpang yang dipergunakan di
dalam gedung-gedung perkantoran. Lift barang untuk pabrik (sesuai dengan
kebutuhan) dilengkapi dengan pembuka pintu yang lebih besar, baik
GA/2017

dipasang dengan pembukaan secara horizontal (terdiri lebih dari dua pintu),
maupun yang dipasang dengan sistem pembukaan pintu vertikal (biasanya
terdiri dari dua daun pintu atau lebih).
Perbedaan lain juga dapat dilihat pada cara penulisan kapasitas muatannya.
Kapasitas digerakan oleh COP (car operation panel, operation panel board),
yang di dalam kereta biasa dinyatakan dalarn kilogram (kg) atau (Ib) untuk
jenis lift barang, sedangkan untuk penumpang sering dinyatakan dalam
jumlah orang (persons) atau kombinasi keduanya. Akan tetapi, perbedaan
tersebut akan menjadi semakin tipis apabila kita bandingkan lift penumpang
dan lift barang yang terpasang dalam gedung perkantoran. Hal tersebut
disebabkan karena sebagian besar lift barang yang terpasang di dalam
gedung hunian dipersyaratkan juga untuk dapat mengangkut penumpang
atau orang.
Jenis elevator atau lift dilihat dari penggunaannya, sebagai berikut.
Lift penumpang (passenger elevator).
Lift kapsul (observation elevator atau panoramic elevator).
Lift pelayanan (service elevator atau passenger-freightelevator).
Lift pemadam kebakaran (fireman elevator).
Observation elevator adalah jenis lift penumpang yang sebagian besar pada
dindingnya atau pintunya dilengkapi dengan kaca. Dengan demikian,
memungkinkan penumpangnya dapat melihat ke arah luar. elevator jenis ini
biasanya dipasang pada pertokoan atau hotel yang memiliki pemandangan
yang bagus.
Selain berfungsi sebagai lift pada umumnya, ruangan di dalam maupun di
luar lift dapat kita manfaatkan sebagai:
Unsur hiburan dengan musik dan layar TV LCD atau LED.
Pusat informasi atau edukasi bagi para penumpang.
Hal di atas juga bisa digunakan sebagai media promosi atau iklan, baik
bagi kebutuhan internal perusahaan maupun disewa perusahaan lain.
kita harus memahami beberapa jenis lift/ elevator dan bagaimana
memahami jika suatu saat lift mendadak mati saat sedang beroperasi.
Jarang sekali dalam lift ada petunjuk dan prosedur keselamatan tentang
bagaimana dan apa yang harus dilakukan penumpang jika lift tersebut
mengalami gangguan dan mati. Tidak jarang, jika hal ini terjadi akan
menimbulkan kepanikan dan bisa menimbulkan ganguan psikologis (stres).
Oleh karena itu, edukasi terhadap penumpang mengenai keselamatan di lift
GA/2017

harus diperhatikan. Kita bisa menginformasikan melalui layar di dalam dan


luar lift atau membuat panduan mengenai prosedur kesalamatan di dalam
lift.

Hal-hal yang dilakukan penumpang jika lift berhenti atau mati, sebagai
berikut.
Jika listrik tiba-tiba mati, lampu darurat di dalamnya secara otomatis akan
segera menyala. Lampu darurat ini merupakan perlengkapan standar dari
sebuah lift yang ditenagai oleh baterai NI-Cad.
Segera cari tombol interphone atau dengan simbol.
Mintalah pertolongan pada teknisi gedung untuk mengeluarkan Anda, lalu
tunggu hingga bantuan datang.
Selama menunggu, jangan mencoba membuka pintu dan mencari jalan
keluar sendiri karena lingkungan sekitar ruang luncur lift berbahaya.
Jika lift berada di pertengahan antara 2 lantai, lift akan dijalankan secara
manual dengan tangan.
Tunggu sampai berhenti dan pintu dibukakan oleh teknisi.
Setelah pintu terbuka, keluarlah dari lift dan melangkah hati hati (pintu
akan ditutup kembali oleh teknisi setelah semua penumpang keluar).

Jika lift di gedung kantor Anda dilengkapi dengan ARD (automatic


rescue device atau alat penyelamat otomatis) langkah yang harus
dilakukan, sebagai berikut.
Setelah listrik mati, lampu darurat akan menyala.
Tunggu beberapa detik, Anda akan merasakan lift bergerak menuju lantai
terdekat.
Setelah lift berhenti, pintu akan terbuka beberapa saat. Segeralah keluar
dan melangkah hati-hati. Pintu akan otomatis tertutup lagi setelah
beberapa detik.

Jika gedung memiliki pembangkit listrik sendiri (genset) dan tenaganya


cukup untuk semua lift, langkah yang harus dilakukan, sebagai berikut.
Setelah listrik mati, lampu darurat akan menyala.
Tunggu antara 10 30 detik, listrik akan hidup kembali dan lampu lift
akan menyala.
Tunggu sampai lift diturunkan secara bergantian ke lantai lobi utama.
Setelah sampai lobi utama, keluarlah dan cari lift yang dioperasikan
dalam kondisi keterbatasan.

Jika terjebak di dalam karena lift mengalami kerusakkan.


GA/2017

Ketika lift sedang melaju dan tiba-tiba mengalami kerusakkan, lift bisa
berhenti di tengah jalan. Jika lift dilengkapi dengan trouble rescue device,
setelah lift berhenti beberapa detik, lift akan segera mendarat di lantai
terdekat pada kecepatan lambat.
Setelah pintu lift terbuka, segeralah keluar. Pintu akan menutup kembali
dan lift tidak bisa digunakan sampai selesai diperbaiki. (Sistim rescue
akan berjalan, jika tidak ada gangguan pada sistim pengaman atau
rangkaian elektronik penggerak lift).
Segera cari tombol interphone atau tekan tombol dengan simbol. Mintalah
pertolongan kepada teknisi gedung untuk mengeluarkan Anda dan tunggu
sampai bantuan datang. Yakinkan Anda bisa berkomunikasi dengan
teknisi gedung yang terlatih melakukan tindakan penyeamatan dari lift
yang macet.
Selama menunggu, jangan mencoba membuka pintu dan mencari jalan
keluar sendiri karena lingkungan sekitar ruang luncur lift berbahaya bagi
orang awam dan kemungkinan lift bisa tiba-tiba bergerak, sehingga
penumpang yang berusaha keluar sendiri bisa mengalami kecelakaan.
Jika lift berada di pertengahan antara 2 lantai, lift akan di jalankan secara
manual dengan tangan. Tunggu sampai berhenti dan pintu dibukakan
oleh teknisi.
Setelah pintu terbuka, keluarlah dari lift dan melangkah hati-hati. (Pintu
akan ditutup kembali oleh teknisi setelah semua penumpang keluar)

Jika terjadi kebakaran.


Jika Anda sedang berada di luar lift dan tahu ada kebakaran, jangan
menggunakan lift. Cepatlah lari menuju ke tangga darurat untuk segera
turun ke luar gedung.
Jika Anda sedang berada dalam lift lalu ada kebakaran dan lift
menggunakan interkoneksi otomatis dengan alarm kebakaran sehingga
memperoleh peringatan dini, lift akan otomatis turun ke bawah ke lantai
utama. Jika bisa, secepatnya keluar lift. Keluarlah segera sesudah
mendapat informasi ada kebakaran di suatu lantai.
Jika lift tidak memiliki sistem otomatis, sesuai aturan internasional, pada
saat kebakaran, lift sama sekali tidak boleh digunakan. Segera menuju
tangga darurat untuk turun. Kecuali regu pemadam kebakaran yang
menggunakan fireman elevator (lift khusus untuk pemadam kebakaran).
Mereka sudah dilengkapi baju untuk pemadam kebakaran yang tahan api
dan tahan panas.

Jika Terjadi Gempa Bumi


GA/2017

Jika lift diengkapi dengan sensor seismik, lift akan mendarat di lantai
terdekat. Segera keluar dari lift dan cari perlindungan, seperti di bawah
meja yang kuat. Jika akan turun menggunakan tangga darurat, mungkin
sulit. Saat ada gempa, berdiri saja akan sulit, apalagi mau jalan ke
tangga. Lebih baik cari perlindungan.
Jika lift tidak dilengkapi sensor seismik, lift akan tetap berjalan dan Anda
akan terasa dibanting-banting. Segera keluar lift dan secepatnya
berlindung.
Setelah gempa bumi, lift harus diperiksa dahulu sampai dinyatakan aman
dan tidak berbahaya untuk digunakan.
Sama seperti alat transportasi lainnya, penggunaan lift atau elevator
memerlukan izin yang perlu diajukan. Untuk elevator atau lift, kita perlu
mengajukan izin ke depnaker terlebih dahulu. Biasanya, pengajuannya
dilakukan oleh supplier ketika akan melakukan pemasangan (tentunya
tergantung dari penawaran), kemudian barulah GA melanjutkan dalam
proses perpanjangan izin. Merujuk dengan Peraturan Menteri Tenaga Kerja
No. 03/MEN/1999 tentang Syarat-syarat Keselematan dan Kesehatan Kerja
Lift untuk Pengangkutan Orang dan Barang, tugas dari Depnaker akan
melakukan beberapa test mengenai keselamatan lift sebelum lift tersebut
dapat dioprasionalkan secara umum. Dengan berjalannya waktu, izin
operasi berlaku 5 tahun sekali dan akan dilakukan pengujian secara berkala
selama satu tahun sekali.

Hal yang harus diperhatikan oleh GA dalam pengelolaan elevator,


sebagai berikut.
Dokumen pemasangan instalasi lift harus disimpan dan diperhatikan
kelengkapannya.
Perhatikan izin dan lakukan pengujuian dan servis secara berkala.
Pahami jenis lift dan risiko yang dapat timbul akibatnya. Buatlah prosedur
keselamatan bagi karyawan/penumpang.
Perhatikan kebersihan lift secara baik, dinding tidak berminyak, berikan
wewangian, dan kondisi lantai harus dalam keadaan kering.
Penggunaan musik, layar LCD, maupun LED dapat digunakan sebagai
alat hiburan, edukasi, dan iklan yang dapat disewakan.
Gunakan kamera CCTV sebagai fungsi keamanan.
Lakukan kontrak servis dengan perusahaan jasa maintenance lift.

g. Closed Circuit Television (CCTV)


CCTV sesuai kepanjangannya, closed circuit television, diartikan bahwa
sistem CCTV bersifat tertutup dari lingkungan umum. Dengan kata lain, yang
GA/2017

dapat mengakses sistem CCTV tersebut hanya bagian atau orang tertentu
saja. Saat ini, penggunaan CCTV sudah menjadi hal umum dan menjadi
perlengkapan utama bagi perkantoran dan gedung. Bahkan, di Jakarta,
Polda Metro Jaya mewajibkan setiap gedung bertingkat, hotel, apartemen,
mal, perkantoran, pusat perbelanjaan, atau obyek vital lain untuk memiliki
CCTV. Peraturan menyebutkan, jika pemilik gedung melangar peraturan itu,
Polda Metro Jaya akan menggunakan Peraturan Daerah Nomor 7 Tahun
1991 tentang Bangunan untuk menindak pemilik dan pengelola gedung.
Kamera CCTV dibedakan dua macam, sebagai berikut.
Analog
Kamera CCTV analog, yaitu kamera yang mengirimkan continuous
streaming video melalui kabel coaxial.
Digital
Kamera CCTV digital, yaitu kamera yang mengirimkan discrete streaming
video melalui kabel UTP. Kamera CCTV digital umumnya dilengkapi
dengan IP address, sehingga sering pula dikenal sebagai IP (network)
kamera. Dengan adanya IP, kamera dapat langsung diakses melalui
jaringan LAN atau WAN tanpa harus menggunakan tambahan konverter.
Berdasarkan lokasi penempatan, kamera CCTV dapat dibedakan menjadi
kamera dalam dan kamera luar ruangan. Kamera dalam ruangan (indoor
camera) adalah kamera yang ditempatkan di dalam gedung, umumnya
berupa dome (ceiling) camera dan standard box camera. Sementara itu,
Kamera luar ruangan (outdoor camera) adalah kamera yang ditempatkan di
luar gedung dan memiliki casing yang dapat melindungi kamera terhadap
hujan, debu, maupun temperatur yang ekstrem. Umumnya, kamera luar
ruangan berupa bullets camera yang telah dilengkapi dengan infrared
kamera (infra red led). Di samping outdoor camera, standar kotak kamera
juga sering kali ditempatkan di luar dengan menggunakan tambahan outdoor
housing.
Secara umum, terdapat dua jenis kamera CCTV berdasarkan waktu
penggunaan (minimum lux), sebagai berikut.
Standard day camera CCTV, yaitu kamera yang digunakan untuk
memonitor ruangan yang memiliki tingkat penerangan cukup baik secara
konsisten (di atas 0.5 lux).
Day-night camera CCTV, yaitu kamera yang digunakan untuk memonitor
ruang yang memiliki tingkat penerangan kurang (di bawah 0.5 lux terus
menerus atau sebagian waktu).
Berdasarkan mekanisme kontrol ini, kamera dapat dibagi, sebagai berikut.
GA/2017

Motorized camera CCTV, yaitu kamera yang dilengkapi dengan motor


untuk menggerakan sudut pandang atau fokus secara remote. Motorized
kamera meliputi beberapa jenis kamera, seperti zoom camera dan speed
dome camera.
Fixed camera CCTV, yaitu kamera yang sudut pandang dan fokusnya
harus dipasang secara manual pada saat instalasi.
Berdasarkan resolusinya, kamera dapat dibedakan menjadi tiga jenis,
sebagai berikut.
Resolusi tinggi (high resolution), yaitu kamera yang memiliki resolusi di
atas 480 TVL.
Resolusi standar (standard resolution), yaitu kamera yang memiliki
resolusi 380 480 TVL.
Resolusi rendah (low resolution), yaitu kamera yang memiliki resolusi di
bawah 380 TVL.

Hal-hal yang harus diperhatikan GA dalam penggunaan dan perawatan


CCTV
Kenali fungsi sesuai kegunaannya, sebelum memutuskan untuk
pemasangan.
Pengecekan fungsi harus dilakukan setiap hari.
Lakukan perawatan dan pengecekan berkala. Latihlah SDM untuk
melakukan perawatan, seperti pembersihan alat, lensa, monitor, dan
replace jika terjadi pergeseran sudut.
Periksa ulang konfigurasi kompresi video, kualitas gambar, resolusi
gambar, dan kerapatan gambar. Sesuaikan dengan kebutuhan untuk
memaksimalkan hasil rekaman.
Buatlah SOP atau mekanisme perekaman dan media, termasuk dalam
hal ini prosedur sistem pengecekan. Siapa yang berhak melakukan
monitoring dan pengawasan.
Penggunaan teknologi terkini bisa dilakukan, misalnya CCTV dapat
berfungsi sebagai alarm yang akan membunyikan suara sirene pada
komputer atau menghubungi nomor telepon atau ponsel Anda secara
otomatis pada saat ada kejadian.
Optimalkan CCTV sebagai alat pencegah gangguan keamanan.
Misalnya, pengumuman Awas, Anda diawasi CCTV.
Sebaiknya, letakkan DVR pada ruangan yang luas dan mempunyasi
ventilasi yang baik sebagai sirkulasi udara. Lebih baik lagi meletakan
GA/2017

DVR pada ruangan yang ber-AC agar suhu ruangan selalu dalam
keadaan sejuk. Namun, jika lokasi penempatan DVR berada di luar
ruangan, harus lebih sering membersihkan perangkatnya agar selalu
berfungsi dengan baik.
Untuk menghindari terjadinya kehilangan listrik secara mendadak akibat
listrik padam, bisa dipasang uninterruptible power supply, sehingga
memungkinkan DVR dapat dimatikan secara manual. Anda bisa cek
berkala kondisi baterai pada UPS dan tambahkan juga unit stabilizer agar
menstabilkan tegangan listrik yang diasup DVR. Sebaiknya, DVR
terpasang surge protection untuk menghindari masalah yang timbul dari
lonjakan listrik, seperti akibat lonjakan listrik dari petir.
Pilih provider atau penyedia jasa yang melakukan pelayanan perbaikan
dan perawatan secara profesional dan terpercaya.

h. Private Automatic Branch Exchange (PABX)

PABX singkatan dari private automatic branch exchange adalah peralatan


yang dapat menerima beberapa panggilan masuk dari Telkom secara
bersamaan dan mempunyai kapasitas nomor extention di dalam gedung
yang jauh lebih besar daripada line yang masuk dari Telkom sebagai
incoming. Sebagai contoh, sebuah PABX merek X memiliki kapasitas
incoming maksimum 32 line dan mempunyai nomor extention maksimum
300 line. Artinya, dalam waktu yang bersamaan dapat dilakukan
pembicaraan telepon dari luar dengan maksimum 32 line telepon dari
kapasitas 300 extention yang ada di dalam gedung.

Dengan demikian, tujuan PABX selain menghemat jumlah pembelian line


telepon dan uang langganan telepon dari Telkom, juga menambah banyak
jumlah kapasitas nomor extention yang ada dalam gedung sebagai sarana
komunikasi internal gedung. Untuk sistem penerimaan (incoming) dari luar
dapat melalui operator yang akan menstransfer ke nomor extention yang
dituju atau langsung melalui PABX (nomor hunting), dengan menekan nomor
extention yang dituju. Untuk sistem keluar (out going), dari nomor extention
dapat disambungkan operator ke nomor tujuan atau menekan langsung nomor yang
dituju, jika ada fasilitas untuk itu.

Kegunaan dan kemudahan menggunakan PABX, sebagai berikut.


Pembicaraan antar-extention yang ada dalam gedung.
GA/2017

Pembicaraan dengan pihak luar gedung secara bersamaan, maksimal


sesuai dengan kapasitas PABX
Mentransfer pembicaraan dari satu extention ke extention lain.
Memindahkan ringing dari extention ke extention lain.
Call back pada saat extention yang dituju sedang sibuk.
Mengambil ringing extention lain, jika extention tersebut tidak diangkat
angkat.
Password untuk masing-masing extention.
Pengiriman dan pengambilan pesan.
Sebagai langkah efisiensi, per panggilan keluar bisa dibatasi, misalnya 5
atau 7 menit.
Bisa dikombinasikan dengan program yang dapat mengatur budget per
nomor password.

Berikut hal-hal yang sebaiknya diperhatikan dalam maintenance PABX atau


merawat PABX.

Sebaiknya PABX diletakkan jauh dari peralatan yang panas dan peralatan
elektrik yang menggunakan motor serta peralatan televisi karena akan
memengaruhi kinerja mesin.

Hindari penggunaan power supply secara bersamaan dengan komputer


dan peralatan besar lainnya.
Sebaiknya gunakan stavolt jika listrik di daerah Anda tidak stabil.
Gunakan UPS jika listrik di daerah Anda sering terjadi pemadaman. Untuk
merek tertentu, gunakan sistem backup baterai.
Sebaiknya, dalam pemasangan instalasi disertai dengan sistem
grounding untuk mencegah efek bahaya petir.
Lakukan restart berkala setiap seminggu sekali atau setidaknya sebulan
sekali. Hal ini dilakukan untuk mengurangi program eror dalam PABX.
Bersihkan dari debu dan kotoran, jangan gunakan tiner atau sejenisnya
karena dapat mengikis kulit kabine.

i. Generator Set (Genset)

Ketika terjadi pemadaman catu daya utama (PLN), dibutuhkan suplai


cadangan listrik dan pada kondisi tersebut Generator Set diharapkan dapat
menyuplai tenaga listrik, terutama untuk beban-beban prioritas. Genset
dapat digunakan sebagai sistem cadangan listrik atau off-grid (sumber
daya yang tergantung atas kebutuhan pemakai). Genset sering digunakan
GA/2017

oleh gedung perkantoran dan pabrik yang membutuhkan sumber daya yang
mantap dan andal (tingkat keandalan pasokan yang tinggi).

Sebelum melakukan pemasangan, sebaiknya diperhatikan kebutuhan daya


ketika mati lampu. Jika saat mati lampu tetap memutuskan menggunakan
semua peralatan secara maksimal, tinggal disesuaikan dengan jenis genset
daya yang diinginkan.

Hal yang harus diperhatikan GA dalam hal penggunaan dan perawatan


genset, sebagai berikut.

Mengoperasikan dengan benar


Mengoperasikan genset harus berdasarkan buku petunjuknya. Jangan
pernah menjalankan genset tanpa tahu caranya menggunakannya.
Pastikan bahwa operator genset mengetahui seluk-beluk genset,
termasuk dalam pengoperasiannya. Lalu, berilah penjelasan yang detail
yang sesuai dengan buku petunjuk.

Menjauhkan genset dari tempat sampah yang basah


Genset sangat berisiko terkena sengatan, apalagi daerah yang terbuka
tanpa atap dan dek. Bagian-bagian ini harus terhindar dari genangan
banjir karena operator bisa tersetrum jika menyalakan genset saat genset
basah. Oleh sebab itu, hindari genset dari hujan dan banjir. Ada baiknya
memasang grounding pada genset. Berikan atap pelindung untuk genset
agar genset terlindung dari hujan dan panas.

Peletakan genset atau mesin genset


Meletakkan genset haruslah di tanah yang rata dan stabil. Hal ini guna
menghindari terjadinya kerusakan yang fatal pada genset.

Jagalah kebersihan genset


Jangan biarkan kebocoran pada mesin berlangsung lama. Bersihkan
debu atau kotoran dari radiator. Usahakan jangan pernah menaruh
barang barang yang tidak penting di sekitar genset.

Rawatlah genset secara rutin dan teratur


Rawatlah genset dengan baik dan benar, juga ikuti petunjuk dari buku
petunjuk genset. Gunakan bahan bakar dan oli pelumas yang dianjurkan,
serta mengganti sparepart genset yang asli agar dapat beroperasi dalam
jangka waktu yang lama dan lancar.
GA/2017

Perhatikanlah sirkulasi udara pada genset


Jika menggunakan genset dalam ruangan tertutup, harus membuat
ventilasi udara yang baik. Asap dari knalpot genset sangat berbahaya dan
beracun, maka hindarkan dari manusia dan hewan peliharaan. Udara
panas dari radiator harus dikeluarkan langsung melalui cerobong dan
tidak boleh ada aliran balik, agar mesin tidak panas.

Segera matikan genset

Jika ada kejanggalan pada genset, segera matikan genset.


Gensetumumnya bergerak dan berbunyi teratur. Jika Anda mendapati
gejala mesin bergerak tidak teratur dan bunyi yang kasar dan tersendat-
sendat, segera matikan genset. Periksa dan perbaiki masalah tersebut
dengan segera.

Rawatlah kabel-kabel instrumen dengan teratur dan rapi


Kerusakan yang terjadi pada kabel-kabel genset akan membawa
kerusakan yang sangat fatal dan dapat membahayakan nyawa manusia.
Perbaiki segera jika menemukan ada kabel yang terkelupas, sambungan
kabel yang kendor, atau tercium bau kabel terbakar.

Hindarkan air terhadap bagian listrik


Jagalah jangan sampai air membasahi terminal output, kabel kontrol, dan
generator karena bisa menyebabkan arus singkat.

Hindarkan pipa knalpot dari air hujan


Pasanglah sambungan pipa elbow atau rain cap demi mencegah air
hujan masuk ke dalam mesin melalu pipa knalpot. Buanglah air yang
masuk ke knalpot secara rutin melalui drain plug di bagian bawah knalpot
(genset silent type).

Berhati-hati terhadap kebakaran


Bahan bakar dan minyak pelumas adalah bahan yang sangat mudah
terbakar. Usahakan minyak atau bensin tidak berceceran di sekitargenset.
Jaga kebersihan bagian dalam genset, khususnya lapisan peredam
karena sangat mudah terbakar jika terkontaminasi minyak. Jauhkan
genset dari lingkungan kerja yang banyak menggunakan api.

Lakukan perawatan berkala secara mandiri


Latih tim GA untuk melakukan aktivitas berikut ini.
a. Memanaskan genset setiap satu minggu sekali selama 15 menit.
GA/2017

b. Melakukan penggantian oli setiap 250 jam atau maksimum 6 bulan


sekali.
c. Melakukan pengecekan terhadap kekentalan oli.
d. Melakukan pengecekan kecukupan air radiator dan tegangan pada
baterai.

Efisiensi
Pada beberapa perusahaan, penggunaan genset juga lebih efisien
dibandingkan dengan penggunaan listrik di saat waktu beban puncak
(WBP). Bandingkanlah efisiensi listrik saat WBP. Buatkan kartu cek atau
service Gantungkan kartu ini di sekitar area atau ruangan genset yang
mudah terlihat. Siapkan APAR sebagai standardisasi dalam ruangan
genset.
Menghitung biaya Kwh genset:
Kapasitas genset : 1.000 KVA (850kW)
Lama operasi : 1 Jam
Konsumsi solar : 150 Liter/jam
Kapasitas lube oil : 200 Liter /3000 jam Operasi
Harga genset : Rp 1.600.000.000
Penyusutan genset : 1.600.000.000 = Rp 9.132
20 x 365 x24
Biaya operasional genset per jam
BBM = 150 liter/jam x 6400 : Rp 960.000
Biaya lube oil/jam = 200ltrx Rp 15.000/3000 : Rp 1.000
Gaji operator = Rp 9000/jam : Rp 9.000
Suku cadang = 5% x (Rp 960.000 +1000) : Rp 48.050
Penyusutan genset : Rp 9.132
Total operasional jam : Rp 1.027.182
Biaya per Kwh genset : Rp 1.027.182/850 = Rp 1.208 /Kwh

C. PENGADAAN BARANG (PEMBELIAN)/GENERAL PURCHASING


Purchasing (pembelian) adalah suatu proses pencarian sumber dan
pemesanan barang atau jasa untuk membantu fungsi produksi dalam kegiatan
produksinya. Sistem purchasing di beberapa perusahaan ada yang sepenuhnya di
lakukan oleh departemen tersendiri, seperti procurement dan purchasing, tetapi ada
juga yang sebagian dikelola oleh GA.
GA/2017

Jika sebagian purchasing dikelola oleh general affair, biasanya hanya akan
mengelola biaya dan kebutuhan overhead (overhead adalah beban pengeluaran
yang diperlukan untuk operasional fungsiumum perusahaan dan yang tidak dapat
dikaitkan langsung dengan kegiatan yang menghasilkan pendapatan atau unit
output) atau jenis kebutuhan barang/jasa yang berhubungan dengan operasional
umum, bukan produksi. Beberapa perusahaan sudah banyak menggunakan
software purchasing yang terintregasi dengan tujuan mengoptimalkan administrasi
yang efisien. Terlepas dari itu, ada beberapa hal dasar yang perlu diperhatikan
dalam proses purchasing, sebagai berikut.
a. Proses analisis kebutuhan.
b. Pencarian suplier atau vendor.
c. Proses negoisasi.
d. Proses pembelian.
e. Proses pengiriman barang atau pengerjaan jasa.
f. Proses pemantauan dan evaluasi.
General Affair dapat melakukan proses analisis kebutuhan dengan berbagai
cara, di antaranya adalah menyusunan HPS (harga perkiraan sendiri). Beberapa
perusahaan lazim menggunakan hal ini sebagai perencanaan menyusun rencana
anggaran di awal tahun dan juga sebagai langkah atau sistem dalam perencanaan
pembelian.
1. HPS (Harga Perkiraan Sendiri)
Dasar Pengertian National Estimating Society, Amerika Serikat
mendefinisikan perkiraan biaya sebagai seni memperkirakan (the art of
approximating) kemungkinan besarnya biaya yang diperlukan dalam suatu
kegiatan dengan mendasarkan atas informasi yang tersedia pada saat itu.
Hal ini berarti bahwa dalam menyusun perkiraan biaya perlu dilakukan
pengkajian atas biaya kegiatan terdahulu sebagai masukan, serta melihat
masa depan, memperhitungkan dan mengadakan perkiraan atas hal-hal
yang akan atau mungkin terjadi. HPS adalah perhitungan biaya atas
pekerjaan barang/jasa, sesuai dengan syarat-syarat yang ditentukan dalam
dokumen pemilihan penyedia barang/jasa, dikalkulasikan secara keahlian
dan berdasarkan data yang dapat dipertanggungjawabkan. Penetapan HPS
biasanya dilakukan untuk segala jenis pembelian, kecuali kontes atau
sayembara dan pengadaan langsung dengan batas minimalmisalnya,
ditetapkan Rp5.000.000. Pembuatan HPS dapat dikelola oleh internal
GA/2017

(sendiri), tetapi ada juga yang menggunakan jasa pihak ketiga


(menggunakan jasa konsultan).

Tujuan dibuatkan HPS adalah :


Menilai kewajaran harga suatu barang/jasa.
Sebagai penetapan batas penawaran tertinggi.
Sebagai patokan dalam hal seluruh penawaran di atas pagu anggaran.
Sebagai acuan dalam negosiasi harga pada proses penunjukan atau
pemilihan langsung atau pengadaan jasa konsultansi.
Sebagai acuan jika ada indikasi kuat KKN.

Penyusunan HPS didasarkan pada dataharga pasarsetempat yang


diperoleh berdasarkan hasil survei menjelang dilaksanakannya pengadaan,
dengan mempertimbangkan informasi yang meliputi hal-hal berikut.
Informasi biaya satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh BPS.
Informasi biaya satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh asosiasi
terkait dan sumber data lain yang dapat dipertanggungjawabkan.
Daftar biaya/tarif barang/jasa yang dikeluarkan oleh pabrikan/ distributor
tunggal.
Biaya kontrak sebelumnya atau yang sedang berjalan dengan
mempertimbangkan faktor perubahan biaya.
Inflasi tahun sebelumnya, suku bunga berjalan, dan/atau kurs tengah Bank
Indonesia.
Hasil perbandingan dengan kontrak sejenis, baik yang dilakukan dengan
instansi lain maupun pihak lain.
Perkiraan perhitungan biaya oleh konsultan perencana (engineers
estimate). Norma indeks.
GA/2017

Informasi lain yang dapat dipertanggungjawabkan

Setelah mendapatkan survei biaya, perlu diperhitungkan sebagai berikut.


Profit yang wajar bagi suplier/penyedia jasa, yaitu 7,5 %15 %.
Memperhitungkan PPN.
Lakukan secara detail mengenai biaya hal lain, sehingga tidak akan timbul
biaya tak terduga/biaya lain-lain, seperti biaya instalasi, PPH, biaya
pengiriman, dan biaya tip dari HPS yang telah diperhitungkan.

Teknis dalam penyusanan HPS (barang), sebagai berikut.


Menetapkan harga satuan.
Data harga satuan atau analisis harga satuan berdasarkan harga dasar
dengan memperhitungkan keuntungan dan biaya umum.
Dihitung jumlah biaya untuk setiap item barang, yaitu jumlah volume
barang x harga satuan.
Dijumlah semua biaya untuk seluruh item barang yang akan diadakan.
Dihitung PPN, yaitu 10% x jumlah semua biaya untuk seluruh item
barang.
Total harga pekerjaan HPS ialah jumlah biaya seluruh item barang + PPN
10%

Hal yang harus diperhatikan dalam penyusunan HPS, sebagai berikut.


Harga kurs mata uang asing Jika pembelian barang menggunakan kurs
mata uang asing, agar diperhatikan naik atau turunnya nilai tukar mata
uang. Jika terjadi, revisi HPS dapat dimungkinkan.
Jika terjadi kesalahan estimasi, revisi HPS atau nilai terlalu rendah atau
tidak ada vendor yang bersedia. Perhatikan secara detail penyusunan
HPS, jangan sampai terjadi revisi karena kesalahan dalam penyusunan
HPS.
Persyaratan kandungan lokal Beberapa kebijakan pemerintah mengenai
presentasi perlu adanya kandungan lokal juga akan memengaruhi dalam
proses HPS.
Untuk menilai harga pasar, dapat melihat kategori pencarian sumber harga,
sebagai berikut.
GA/2017

Pengecer/Agen : Bisa ditentukan,


misalnya harga di bawah Rp200.000 atau
Rp200.000 hingga Rp2.500.000
Distributor : Ditentukan, misalnya
Rp2.500.000 s.d. Rp5.000.000
Pabrikan : Di atas harga Rp5.000.000

Dalam proses pencarian penyedia barang/vendor/suplier, perlu


memerhatikan mekanisme hukum pasar, yaitu jika penyedia barang hanya
sedikit, bisa memengaruhi harga pasar menjadi naik. Begitu juga
sebaliknya, jika penyedia banyak, harga akan menjadi murah.

2. Permintaan Pembelian Barang/Jasa (Purchase Request)


Permintaan pembelian atau purchase request (PR) adalah sebuah proses
pengajuan pembelian barang yang diajukan oleh departemen atau divisi yang
membutuhkan. Proses pengajuan PR umumnya harus mendapatkan
persetujuan dari atasan langsung, kepala bagian atau manajer, hingga direksi.
Purchasing bukan hanya bertugas melakukan pembelian, fungsinya harus
menjadi alat kontrol dan memastikan bahwa seluruh proses sudah sesuai
dengan peraturan dan prosedur yang berlaku. Sebagai purchasing maupun
general affair, kita harus memerhatikan hal-hal sebagai berikut.
Kesesuaian spesisifikasi dan jenis barang sesuai peraturan internal,
misalnya jika regulasi bahwa harga ATK spesifikasinya maksimal merek A,
GA/2017

maka harus dicari yang sesuai tidak di atas maupun di bawah spesifikasi
yang ditentukan.
Overhead budget masing-masing departemen atau divisi, artinya harus
disesuaikan apakah masih sesuai dengan budget pembelian berdasarkan
nilai budget masing-masing departemen atau divisi.
Tingkat penggunaan atau pemakaian.
Periksalah ,kapan permintaan terakhir dan apakah masih memiliki stock di
departemen atau divisi masing-masing.

3. Analisa Penawaran Harga (quotation Analysis)


Quotation analysis adalah sebuah cara untuk melakukan analisis
perbandingan harga dari semua penawaran atau quotation yang diajukan
penyedia barang/vendor/suplier. Hal ini tentunya mempertimbangkan HPS,
kualitas, dan profesionalisme penyedia barang/vendor/suplier. Quotation
analysis umumnya membandingkan minimum tiga penyedia/vendor/suplier dan
menjadi bagian dari SOP pembelian.
GA/2017

Dari contoh di atas, mana suplier yang akan dipilih? Dari penawaran
harga yang dikirim CV AA, harganya paling tinggi dan tidak punya benefit
pelatihan. PT. BB dan PT. CC memiliki benefit yang sama, tetapi harga PT. BB
sedikit lebih murah. Perbedaanya hanya di proses pekerjaan atau penyediaan,
PT. BB lebih lama satu hari dari PT. CC. Jika tidak ada alasan mengenai hari,
tentunya PT. BB dapat dipilih sebagai penyedia barang.

4. Negoisasi dengan Vendor atau Suplier


Bernegoisasi dengan vendor atau suplier adalah hal yang sering
dilakukan oleh purchasing. Beberapa beranggapan bahwa purchasing yang
baik adalah yang bisa menekan harga serendah-rendahnya. Namun,
sebenarnya ada hal lain untuk diperhatikan, seperti kualitas, waktu pengiriman,
jangka waktu pembayaran, dan kemampuan dalam menjaga hubungan baik
dan memanfaatkan vendor sebagai rekan yang sama-sama menguntungkan.
GA/2017

Harga tidak harus selalu menjadi prioritas utama, sepanjang harga yang
diperoleh perusahaan dari vendor sama dengan harga pasar (dan seharusnya
sama dengan standard cost atau HPS yang telah disusun). Jika harga tidak
bisa ditawar kembali, bisa saja kita meminta sistem pembayaran yang lebih
longgar, misalnya kredit selama 4560 hari untuk harga yang menggunakan
termin pembayaran 30 hari. Perbedaan 15 hingga 30 hari adalah waktu yang
cukup untuk membuat finance accounting lebih leluasa dalam mengatur proses
keuangan. General affair bisa juga meminta pengiriman barang lebih cepat.
Misalnya, dari 45 hari menjadi 30 hari, sehingga perusahaan memperoleh
barang lebih cepat.
Sering saya mendengardan menyaksikan kekeliruan pandang tentang
negosiator ulung yang diidentikkan dengan mereka yang bisa menjepit vendor
dari segala arah dan menekan harga serendah-rendahnya. Katakanlah, vendor
dalam posisi yang lebih lemah, sehingga mereka terpaksa menurutinya.
Bagaimana cara mereka memenuhi komitmen negosiasi itu? Vendor akan
mencari cara untuk menutup kerugianmisalnya, kualitas barang menjadi
asal-asalan atau mereka menyerah dan membatalkan produksi di tengah jalan.
Ada beberapa langkah yang diambil untuk mendapatkan harga yang lebih
rendah, tanpa mengorbankan hubungan baik dengan vendor. Namun, ada hal
utama yang harus dipahami terlebih dahulu sebagai berikut.
Ada beberapa langkah yang diambil untuk mendapatkan harga yang lebih
rendah, tanpa mengorbankan hubungan baik dengan vendor. Namun, ada hal
utama yang harus dipahami terlebih dahulu sebagai berikut.
a. Posisi Perusahaan Anda dan Vendor Di mata vendor, apakah perusahaan
Anda tergolong pelanggan besar? Potensial? Atau kecil? tidak potensial?
b. Posisi Vendor dan Pasar Ada lima hal yang bisa dijadikan sebagai parameter
perbandingan antara vendor dengan pasar, sebagai berikut.
Harga: periksalah, apakah penawaran harga dari vendor lebih tinggi dari
harga pasar untuk barang yang sama (sejenis), atau sama, atau lebih
rendah.
Kualitas: periksalah, apakah kualitas barang dari vendor lebih tinggi
dibandingkan kualitas barang yang sama di pasaran, atau sama, atau
lebih rendah.
Kuantitas: periksalah, apakah kuantitas pemesanan atau pembelian dapat
memengaruhi harga, apakah hal yang sama juga berlaku di pasaran?
GA/2017

Waktu penyerahan: periksalah, apakah waktu penyerahan yang


ditawarkan oleh vendor lebih cepat dibandingkan waktu rata-rata
penyerahan di pasaran, sama, atau lebih lambat.
Termin pembayaran: periksalah, apakah vendor menawarkan termin
pembayaran 60 hari, sementara vendor lain hanya bisa 30 hari, atau
sebaliknyavendor minta tunai padahal Anda bisa memperoleh kredit
dari vendor lain untuk produk yang sama.

5. Purchase Order (PO)


Purchase order adalah bentuk pesanan ketika melakukan order atau
pemesanan kepada perusahaan rekanan atau supplier. Surat atau form
tersebut digunakan para supplier untuk mengetahui secara detail barang-
barang apa saja yang kita pesan. Ini berguna untuk mengatasi kesalahan
dalam memproduksi pesanan. Selain itu, surat purchase order juga sebagai
dokumen penting bagi bagian accounting/keuangan/pembukuan. Purchase
order ini akan dijadikan bukti transaksi laporan keuangan.

Di dalam
purchase
orderharus memuat dengan jelasjenis barang yang kita pesan, jumlah yang
GA/2017

kita pesan, spesifikasi atau permintaan khusus (bila ada), tanggal


pengiriman, serta yang tidak kalah pentingnya adalah harus mencantumkan
nomer PO. Nomer PO ini merupakan hal yang sangat penting dalam surat
purchase order. Biasanya, purchasing general affair maupun perusahaan
rekanan akan melakukan penelusuran order melalui nomer surat purchase
order ini, jika kemudian hari terjadi kekeliruan atau masalah.

6. Pemantauan Pembelian Barang


etiap pembelian hingga pengiriman barang harus memiliki pencatatan
yang dapat digunakan sebagai bentuk pemantauan. Pengecekan/inspeksi
di setiap kedatangan barang harus dibuatkan SOP yang baik.
Hal yang harus di perhatikan GA dalam melakukan pemantauan,
sebagai berikut.
Periksa kembali bersama pengirim kesesuaian barang dengan PO
(purchase order), baik mengenai jumlah, jenis, dan kualitas.
Catat dalam form khusus mengenai penerimaan barang yang berisi
waktu pengiriman, nama pengirim dan penerima, kesuaian dengan PO,
serta bentuk barang (baik atau cacat).
Buat evaluasi vendor atau suplier dari setiap kedatangan barang berupa
presentasi (%) ketepatan waktu pengiriman, kualitas barang, kesesuaian
barang antara actual dengan data dalam PO atau pesanan. Vendor atau
suplier yang nilai evaluasinya kurang baik dapat dipertimbangkan untuk
mendapatkan evaluasi peringatan, hingga dikeluarkan dari database
vendor atau suplier.

D. PENGELOLAAN INVENTARIS KANTOR/ASSET MANAGEMENT


Inventarisasi aset adalah serangkaian kegiatan untuk melakukan pendataan,
pencatatan, pelaporan hasil pendataan aset, dan mendokumentasikannya, baik
aset berwujud maupun aset tidak berwujud pada suatu waktu tertentu. Beberapa
tujuan inventarisasi aset, sebagai berikut.
Menciptakan tertib administrasi.
Pengamanan dan perlindungan aset.
Memberikan data dan informasi dalam rangka memudahkan pengawasan dan
pengendalian barang.
Sebagai data dan informasi untuk dijadikan bahan atau pedoman dalam
penyaluran barang.
GA/2017

Sebagai data dan informasi dalam menentukan keadaan barang (barang yang
rusak atau tua) yang dijadikan dasar untuk menetapkan penjualan,
penghapusan, atau pemusnahan.
Pencatatan inventaris di beberapa perusahaan ada yang menjadi tanggung
jawab bagian finance accounting dengan alasan bahwa semua informasi barang
berupa inance accounting. Namun, beberapa perusahaan lainnya ada yang
membagi tanggung jawab dengan bagian general affair (GA). Jika tanggung jawab
dibagi dua, biasanya GA bertanggung jawab terhadap aset barang berwujud, seperti
gedung beserta fasilitasnya, alat kerja, mesin-mesin, dan kendaraan. Sementara itu,
benda tidak berwujud seperti dokumen dan surat berharga tetap menjadi tanggung
jawab bagian finance accounting atau bagian legal.
Hal yang menjadi alasan bahwa inventaris aset juga merupakan tanggung
jawab GA adalah dikarenakan sebagian aktivitas seperti penempatan, pemindahan,
pencatatan, hingga pengawasan merupakan hal yang harus diketahui dan menjadi
tanggung jawab GA. Tim GA harus mengetahui jenis barang tersebut, lokasi, usia
barang, pihak yang menggunakan, masih berfungsi atau tidak, dan proses
pengawasannya.
Berikut ini adalah ketentuan pelaksanaan inventarisasi.
Barang-baranginventaris harus diberitanda dengan menggunakan kode-kode
barang sesuai dengan petunjuk yang terdapat dalam panduan administrasi
barang.
Memberi koding pada barang-barang yang diinventarisasikan. Saat ini, sistem
koding umumnya sudah menggunakan barcode system. Peralatan ini tidak
terlalu mahal dan sangat berguna, terutama dalam proses administrasi dan
melakukan stock opname atau inventarisasi barang.
Melakukan audit, stock opname, atau invetarisasi barang secara berkala (tiga
atau enam bulan sekali). Perhatikan hal-hal sebagai berikut.
o Buat laporan jika terjadi mutasi barang, kehilangan, atau ganti kepemilikan.
o Lakukan saran untuk penyimpanan gudang dan peletakan sesuai
fungsinya.
o Lakukan saran untuk barang yang tidak layak pakai, nilai buku telah habis,
atau barang secara fungsi sudah tidak digunakan.
Jika terjadi surplus asset, maka opsi yang ditempuh adalah melakukan
penjualan asset den cara dan tahapan sebagai berikut :
Penawaran Umum
GA/2017

Penjualan aset yang akan dialihkan melalui penawaran umum dilakukan secara
terbuka dengan pengumuman luas, misalnya melalui media cetak dan/atau
pengumuman dalam website yang bertujuan memberikan kesempatan yang
sama kepada semua pihak. Dalam pelaksanaannya, tim penjualan dapat
meminta pelaksanaan penjualan dilakukan oleh dan/ atau di hadapan pejabat
lelang yang dilakukan berdasarkan ketentuan perundang-undangan yang
berlaku.
Penawaran Terbatas
Perusahaan juga dapat melakukan penjualan dengan sistem terbatas yang
diatur dalam keputusan direksi. Jika sebelumnya telah dilakukan penawaran
umum, barulah penjualan dengan cara penawaran terbatas dapat dilakukan
apabila memenuhi salah satu persyaratan berikut ini.
o Telah dilakukan penawaran umum sebanyak dua kali, tetapi tidak terjual.
o Terdapat keadaan tertentu yang menyebabkan aktiva tetap hanya dapat
dijual kepada beberapa pihak tertentu.
Penunjukan Langsung
Umumnya, penjualan melalui penunjukan langsung hanya dapat dilakukan
apabila memenuhi salah satu dari persyaratan sebagai berikut.
o Telah dilakukan penawaran terbatas sebanyak dua kali, tetapi tidak terjual.
Diperuntukkan bagi kepentingan umum.
o Terdapat keadaan tertentu yang menyebabkan aktiva tetap hanya dapat
dijual kepada satu pihak tertentu dan tidak memungkinkan dijual kepada
pihak lain
o Rumah atau kendaraan dinas yang dijual kepada penghuni atau pemakai
sah, apabila sudah ditetapkan sebelumnya. Misalnya, program car owner
plannership atau house owner plannership (COP atau HOP).
Untuk melakukan penjualan, baik melalui penawaran umum, penawaran
terbatas, maupun penunjukan langsung, dapat dibuat ketentuannya
berdasarkan keputusan Direksi yang ditindaklanjuti dengan pembuatan
mekanisme atau standard operating procedure (SOP) penjualan aset.

E. PENGELOLAAN PENGGUNAKAN KENDARAAN OPERASIONAL DAN


PERAWATAN

Pengelolaan pengemudi (driver) menjadi bagian dari tanggung jawab general affair
(GA). Terkadang, hal ini terlihat sepele, tetapi kesuksesan pengelolaan pengemudi
sangat dibutuhkan karena berhubungan dengan beberapa aspek, sebagai berikut.
GA/2017

Ketepatan waktu.
Keselamatan penumpang.
Kenyamanan berkendara.
Perawatan kendaraan.
Efisiensi penggunaan bahan bakar. Sebagai GA profesional, ada beberapa hal
yang harus diperhatikan dalam pengelolaan pengemudi.
Lakukan seleksi ketat untuk calon pengemudi dengan memerhatikan sisi
psikologis, tes, integritas, buta warna, tes konsentrasi, latarbelakang, surat
catatan kepolisian, test praktik, dan referensi perusahaan sebelumnya.
Disarankan pula mendapatkan referensikandidat dariinternal perusahaan.
Lakukan pengecekan berkala kesehatan pengemudi.
Pastikan SIM pengemudi masih berlaku dan penggunaan sebagaimana
mestinya sesuai jenis SIM.
Berikan beberapa pelatihan penting secara rutin bagi pengemudi, seperti
materi defensive safety driving, pelatihan perawatan kendaraan,
pengetahuan atau penguasaan jalan, kemampuan penggunaan P3K, etika,
dan komunikasi.
Perhatikan pakaian dan rambut, dan buat standardisasi penampilan. Buat
standar operasional dan prosedur (SOP) serta instruksi kerja (IK) secara
lengkap, baik prosedur harian maupun darurat.
Buatkan tempat khusus untuk ruang tunggu pengemudi.

F. PENGELOLAAN ALAT TULIS KANTOR


Pengelolaan ATK atau stationary sudah pasti menjadi salah satu aktivitas yang
menjadi tanggung jawab GA. Salah satu kunci keberhasilannya adalah pengelolaan
administrasi yang baik dan benar. Jika hal ini tidak dikelola dengan baik, akan
banyak hal yang menjadi dasar kegagalan pengelolaan GA, seperti tidak
tercapainya efisiensi, fungsi kontrol yang kurang terkendali, pemborosan, hingga
ketidakpuasan karyawan. Hal yang harus menjadi perhatian GA dalam pengelolaan
ATK, sebagai berikut.
Buat dan patuhi SOP dan instruksi kerja yang jelas.
Lakukan sistem administrasi dan inventori yang baik.
Lakukan monitoring dan stock opname secara regular.
Lakukan seleksi vendor yang baik dan berkualitas, sesuai prosedur.
Buat standar merek, jenis, dan kuantitas untuk masing masing jenis ATK.
Pengembalian harus menyerahkan bekas pakainya atau buatkan rekap
pemakaian dan nilainya setiap departemen untuk mendapatkan cost awarness.
Lakukan kampanye efisiensi dengan arif dan penuh edukatif.
GA/2017

G. PENGAJUAN REIMBURSTMENT DAN SETTLEMENT


Salah satu fungsi dalam tubuh Divisi General Affair yaitu fungsi pengelolaan
dan pengajuan reimbursement atau pembayaran atas biaya-biaya yang telah
dikeluarkan baik oleh individu (karyawan) atau divisi-divisi lain atas pos pengeluaran
yang disetujui oleh direksi perusahaan untuk menunjang jalannya operasional
perusahaan.
Aktivitas personil General Affair yang mengurusi pengajuan reimbursement
dan settlement adalah sebagai support bagi seluruh divisi dalam menjembatani
proses pengajuan pembayaran dari suatu divisi untuk diproses di divisi Treasury.
Dengan demikian diharapkan fungsi GA dapat dijadikan sebagai filter pertama untuk
mengklasifikasikan jenis transaksi pembayaran yang akan diproses oleh treasury,
oleh karena Treasury memiliki prosedur akuntansi untuk mengelola baik
penerimaan maupun pengeluaran keuangan yang seluruhnya wajib untuk didukung
oleh data dan dokumen pendukung untuk menunjang keabsahannya.