Finanzas de Unidades Locales rea Sudamrica Noroeste 1

Fondos de Actividades
Autofinanciadas por los
Miembros
Gua sobre el uso de la subcategora Actividades Autorizadas
Autofinanciadas por los Miembros en MLS.

FONDOS PARA ACTIVIDADES DE BARRIO O ESTACA

Los fondos de presupuesto de la estaca o del barrio se emplean para el pago de actividades,
programas y los materiales. Los miembros no deben pagar cuotas para participar. De manera
excepcional, si el presupuesto del barrio no tuviera fondos suficientes para costear las siguientes
actividades, los lderes pueden pedir a los participantes que paguen algunas de ellas o todas (Manual
2, numeral 13.2.8):

Un campamento scout anual de varios das o una actividad parecida para los hombres
jvenes.

Un campamento anual o una actividad parecida para las mujeres jvenes.

Un campamento anual diurno o una actividad parecida para nios de la primaria de 8 a 11

aos.

Actividades optativas, segn se explica en el Manual 2, numeral 13.5.

Cuando se realicen grandes eventos multiestaca o de rea, de vez en cuanto se puede pedir
a los jvenes adultos solteros que ellos mismos paguen algunos de los costos. (Manual 2,
numeral 16.3.7).

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Este tipo de actividades que son pagadas parcial o totalmente por los miembros se denominan
ACTIVIDADES AUTOFINANCIADAS.

Los aportes de miembros para estos casos se deben manejar como excepciones, ya

que el presupuesto debera cubrir todos los gastos de actividades y materiales en las
unidades.

CATEGORIA PARA ACTIVIDADES AUTOFINANCIADAS EN MLS

En MLS bajo la categora Otros, se encuentra habilitada la subcategora Actividades Autorizadas
Financiadas por los Miembros. Bajo esta subcategora se pueden agregar subcategoras adicionales
para cada actividad autofinanciada; por ejemplo, si los fondos del barrio no son suficientes para
costear un campamento de mujeres jvenes, se puede crear bajo la subcategora Actividades
Autorizadas Financiadas por los Miembros, una subcategora llamada Campamento de mujeres
jvenes o Campamento MJ, para registrar todos los aportes que se hagan para la actividad.

Para agregar estas sub categoras vaya a la opcin:

Finanzas - > Ms Presupuesto ->Aadir/Actualizar categoras

1. Seleccione la subcategora
Actividades Autorizadas
Financiadas por los Miembros que
se encuentra bajo la categora 3. Escriba el nombre de la subcategora
Otros. para la Actividad Autofinanciada que
2. Haga clic en Agregar para desea crear, y luego presione Enter.
agregar una subcategora.

Figura 1. Creacin de subcategoras de actividades autofinanciadas

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RECEPCIN Y REGISTRO DE APORTES PARA ACTIVIDADES

AUTOFINANCIADAS
Los aportes para actividades autofinanciadas se deben hacer a travs de la boleta de donativos y se
entregan a un miembro del obispado. La boleta debe tener en la lnea Otros el nombre de la
actividad para la cual estn aportando:

09 Ago 2015 San Carlos

Ramirez Castro
Ana Maria
41524678
1. Haga clic en Otros y seleccione la
subcategora de la actividad
autofinanciada a la que corresponde el
aporte.

Registro en MLS

Campamento M. J. 150
150

150

Figura 2. Registro de aportes para actividades autofinanciadas

Nunca se debe registrar aportes directamente en la subcategora Actividades

Autorizadas Financiadas por los Miembros. Los aportes deben registrarse en la
subcategora que tiene el nombre especfico de la actividad, por ejemplo:
Campamento de MJ, Conferencia Multiestaca JAS, etc. De esta manera se puede
saber con claridad el propsito de los fondos recibidos.

RETIRO DE APORTES DE ACTIVIDADES AUTOFINANCIADAS

El retiro de los aportes de actividades autofinanciadas se realiza siguiendo el mismo proceso de
desembolso de presupuesto o de ofrendas de ayuno a travs de la opcin Anotar gastos de MLS.

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Es necesario asegurarse de seleccionar la subcategora relacionada con la actividad donde se

encuentran los fondos.

1. Escriba el
propsito del
desembolso.
2. Seleccione la
Otros:ActividadesAutorizadas
Otros:Actividades AutorizadasFinanciadas
FinanciadasporporloslosMiembros:Campamento
Miembros: Campamento
MJMJ subcategora de
la actividad
autofinanciada
donde se
encuentran los
fondos.
3. Continu con el
proceso de
desembolso.

Figura 3. Generacin de gastos de actividades autofinanciadas

En la unidad se deben archivar los comprobantes del pago para ser revisados durante la auditora,
de la misma manera como se hace con los gastos de presupuesto y de ofrendas de ayuno.

Debido a que los aportes para actividades autofinanciadas no se consideran como

donaciones, estos pueden ser devueltos a los miembros si lo requieren. Por ejemplo,
si a un miembro no le es posible participar en un campamento para el que haba
aportado, ste dinero le debe ser devuelto.

CONSULTA DE MOVIMIENTOS Y SALDOS DE ACTIVIDADES

AUTOFINANCIADAS
En MLS se puede consultar todos los movimientos que ha tenido una subcategora de actividades
autofinanciadas, esto incluye, donativos, gastos y transferencias. Esta informacin le permite saber

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quines han hecho aportes y cul es el saldo actual de los fondos. Para ver esta informacin vaya a
la opcin:

Finanzas -> Ms -> Informes/Reconciliar -> Informe de ingresos y de gastos

1. Seleccione la opcin Detalles por

subcategora y elija la subcategora
de actividades autofinanciadas que
desea consultar.
2. Defina el periodo a consultar.

Saldo a partir de 1 Ene 2015: Saldo inicial

Torres Jimenez, Maria Camila

Romero Ruiz, Luisa Maria
Robles Guzman, Maria Eugenia
Marquez Martinez, Gregorio Donativos
Velasquez, Gomez, Daniela Sofa
Rebaza Palomino, Carolina Rocio

Gastos

Saldo a partir de 4 Ago 2015: Saldo final

Figura 4. Consulta de movimientos y saldos de actividades autofinanciadas

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