PLAN DE GESTIN DE COSTOS PARA PROYECTO DE VENTA Y DESCARGA DE

MSICA A DISPOSITIVOS MOVILES

DE LA EMPRESA @ I SING

ALBA LUCIA MURILLO GALVIZ

ANGLICA MARA MORA MORA

CAROLINA PIEDRAHITA VALLEJO

SONIA MARLENY GARZON CHITIVA

SONY FRANCHESCO RODRIGUEZ

GRUPO_17

DIRECTOR

FLOR MANUELA ARIZA

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA - UNAD

ESPECIALIZACION EN GESTION DE PROYECTOS
2017
 Informacin para desarrollar el proyecto

La empresa @ I SING es una empresa dedicada a la venta on-line de msica en soporte

digital a travs de una plataforma de comercio electrnico; plataforma que no es solo
lugar de compra, sino tambin de divulgacin, asesoramiento e intercambio de opiniones
en todo lo referente al sector de la msica. Hasta la fecha, la empresa se ha dedicado
exclusivamente a la venta de msica en soporte digital tradicional, pero debido a la
necesidad de seguir las actuales tendencias del sector, la direccin de la compaa ha
dedicado incluir, dentro de los objetivos estratgicos de este ao, la puesta en marcha de
un nuevo canal de distribucin para la venta y descarga directa de msica en los
dispositivos de los usuarios, tanto discos complemento como canciones individuales.

Con este objetivo, se decide emprender un proyecto para lanzar la venta y descarga de
msica antes de que finalice este ao, para ello se constituye un equipo de proyecto
formado por personal de los distintos departamentos de la empresa, que se encargara de
su diseo, planificacin, seguimiento y control de la ejecucin y cierre. El proyecto
implicara, entre otros aspectos:

La adaptacin de la actual plataforma de venta digital que permite llevar a cabo la

venta y descarga directa de msica y el establecimiento del canal de soporte a los
usuarios.
La creacin del departamento que gestiona este nuevo canal de venta, se llamara
venta digital.
El rediseo de procedimientos dentro de la compaa y la definicin e nuevas
funciones.
La gestin del cambio dentro de la organizacin.
Los acuerdos con las discogrficas y autores independientes que permitan la
venta y descarga directa de msica y el anlisis e implicaciones legales.
La comercializacin de un nuevo producto los archivos o discos digitales de
msica.
El proyecto se considera finalizando cuando se pueda comprar y des cargar cualquier
disco o cancin del catlogo inicial sin incidencias y estn operando el nuevo
departamento de Venta Digital e implantados todos los nuevos procedimientos internos.

Alcance del proyecto

El proyecto consistira en la puesta en marcha de un nuevo canal de distribucin para la

venta y descarga directa de msica ( discos o canciones) en los dispositivos de los
clientes, incluyndose dentro del alcance del proyecto el anlisis, diseo y desarrollo de la
solucin tecnolgica que soporte este nuevo tipo de venta on- line, los acuerdos con las
discogrficas y autores independientes, el anlisis de las implicaciones legales y la
comercializacin del nuevo canal de venta; as como la reorganizacin interna de la
compaa, el rediseo de procesos, la definicin de funciones y nuevos departamentos y
la gestin del cambio necesaria en la organizacin para adaptarse a la nueva metodologa
de trabajo, derivada de la introduccin del nuevo canal de ventas.

Los entregables del proyecto, es decir, los productos y servicios que debern ser
desarrollados, sern los siguientes:

La plataforma para la venta y descarga de msica digital, adaptacin de la

plataforma de venta actual.
El nuevo departamento responsable de la gestin del nuevo canal de ventas.

Documentacin tcnica:
Anlisis funcional
Diseo tcnico
Manual e instalacin y configuracin
Manual de explotacin
Planes de pruebas
Manual de usuario
Manual de soporte al cliente
Plan de formacin y gestin del cambio
Documentacin de los nuevos procedimientos internos
Formacin a todos los departamentos de la empresa
Acuerdos marco con discogrficas
Contratos con los proveedores de servicios y productos subcontratados
 Plan de marketing o de comercializacin del nuevo canal de venta

Dentro de estos servicios y productos finales, el equipo de proyecto ha decidido que

algunos de ellos sern subcontratados a empresas proveedoras especializadas con el
objetivo de garantizar la calidad y el cumplimiento de plazos dentro del proyecto.

Estos productos y servicios que van a ser contratados y deben ser planificados y
gestionados en el plan de gestin de compras, sern:

El diseo de la plataforma para la venta y descarga de msica digital

Desarrollo de las adaptaciones en la plataforma para la venta y descarga de
msica digital
Servicio de soporte a usuarios
Servicio de desarrollo del plan de marketing

Por otra parte, sern excluidos del proyecto y estarn, por tanto, fuera del alcance del
mismo:

Realizar el plan de negocio que permita analizar la viabilidad o cuantificar los

beneficios econmicos de la puesta en marcha de este nuevo canal en venta
La gestin del nuevo canal de venta una vez cerrado el proyecto
El diseo y ejecucin de nuevas estrategias comerciales para el buen canal tras el
evento de lanzamiento

Objetivo y criterios de xito del proyecto

El objetivo del proyecto es dotar la empresa @ I SING de una plataforma tecnolgica y

una reorganizacin interna que permita introducir la venta y descarga de msica digital en
la compaa antes de final de ao, para al menos el 10% del catlogo actual de msica
disponible en la compaa.

Los criterios de xito del proyecto a travs de los cuales se desarrolla este objetivo y
permiten valorar el xito del proyecto sern las siguientes:
 Servicio de venta y descarga de msica digital disponible antes de final de ao.
Constitucin del departamento a la carga de venta on-line de msica digital, de
acuerdo al procedimiento de calidad y antes de la puesta en marcha.
Nueva plataforma e-commerce de venta y descarga de msica digital integrada
con la plataforma de facturacin de la compaa antes de la puesta en marcha.
Compatibilidad del formato de la msica digital disponible para descarga con los
principales dispositivos de reproduccin.
Base de datos de msica digital inicial con, al menos, el 10% del catlogo de
msica actual de la empresa antes del final de ao.
Desarrollo de contenidos y funcionalidades asociadas a cada una de los discos o
canciones (resumen, critica, foro de opinin, recomendaciones) disponibles para la
descarga.
Acuerdos con el 80 % de las discogrficas y autores independientes con los que
trabaja la compaa antes de constituir la base de datos del sistema.
No superar $350.000.000 de gasto para la puesta en marcha el sistema.
 INTRODUCCIN

En todo tipo de organizacin los costos y presupuestos estn presentes de una manera u
otra, ambos temas apoyan a las gerencias para la toma de decisiones. Los costos y
presupuestos son herramientas de la administracin, con ellos se controla y planifica los
gastos e inversiones. Con los costos se mide la utilidad y se valorizan los inventarios, y
con el presupuesto se calcula de manera anticipada los ingresos y los gastos que se
esperan tener en un periodo determinado.

La gestin de costos es importante en los proyectos porque asegura que las tareas se
cumplan de acuerdo con lo presupuestado, considerando las necesidades y requisitos de
todos los interesados. La gestin de los costos y presupuestos se podra definir como el
proceso de planificacin y control del prepuesto del proyecto, es la estrategia financiera.

Con el desarrollo de este trabajo se pretende abordar los conocimientos adquiridos en la

unidad 1 Planificar la gestin de los costos, de acuerdo con un caso propuesto en la
gua de actividades que requiere la planificacin de los costos para un proyecto de una
empresa dedicada a comercializar msica en soporte digital tradicional. El proyecto busca
expandir el mercado de la empresa mediante la incorporacin de un nuevo servicio como
es el de poder descargar la msica directamente a los dispositivos mviles de sus
clientes.
 7.1.1. PLANIFICAR LA GESTIN DE LOS COSTOS: ENTRADAS
Con el objetivo de establecer las polticas, los procedimientos y la documentacin
necesarios para la planificacin, gestin, ejecucin del gasto y control de los costos del
proyecto: Puesta en marcha de un nuevo canal de distribucin para la venta y
descarga directa de msica en los dispositivos de los usuarios, tanto discos
complemento como canciones individuales de la empresa @ I SING se procede con
las siguientes entradas requeridas.

7.1.1.1 Plan para la direccin del proyecto

Lnea Base del alcance del proyecto

La compaa @ I SING en su plan de competencia establecido para antes de finalizar el
2017 tiene el siguiente alcance definido:

El proyecto consistira en la puesta en marcha de un nuevo canal de distribucin para la

venta y descarga directa de msica ( discos o canciones) en los dispositivos de los
clientes, incluyndose dentro del alcance del proyecto el anlisis, diseo y desarrollo de la
solucin tecnolgica que soporte este nuevo tipo de venta on- line, los acuerdos con las
discogrficas y autores independientes, el anlisis de las implicaciones legales y la
comercializacin del nuevo canal de venta; as como la reorganizacin interna de la
compaa, el rediseo de procesos, la definicin de funciones y nuevos departamentos y
la gestin del cambio necesaria en la organizacin para adaptarse a la nueva metodologa
de trabajo, derivada de la introduccin del nuevo canal de ventas.

Para cumplir con este alcance la empresa propone los siguientes entregables:

Plataforma modificada para la venta y descarga de msica digital, adaptada a la

plataforma actual.
La creacin de un nuevo departamento cuya responsabilidad es la gestin del nuevo
canal de ventas.

Las restricciones que se definen para definir la mtrica del proyecto son:

Servicio de venta y descarga de msica digital disponible antes de final de

ao.Constitucin del departamento a la carga de venta on-line de msica digital,
de acuerdo al procedimiento de calidad y antes de la puesta en marcha.

Nueva plataforma e-commerce de venta y descarga de msica digital integrada
con la plataforma de facturacin de la compaa antes de la puesta en marcha.
Compatibilidad del formato de la msica digital disponible para descarga con los
principales dispositivos de reproduccin.
Base de datos de msica digital inicial con, al menos, el 10% del catlogo de
msica actual de la empresa antes del final de ao.
Desarrollo de contenidos y funcionalidades asociadas a cada una de los discos o
canciones (resumen, critica, foro de opinin, recomendaciones) disponibles para la
descarga.
Acuerdos con el 80 % de las discogrficas y autores independientes con los que
trabaja la compaa antes de constituir la base de datos del sistema.
No superar $350.000.000 o su equivalente en Dlares o Euros de costo para la
puesta en marcha el sistema
EDT/WBS es una descomposicin jerrquica del alcance total del trabajo a
realizar por el equipo del proyecto para cumplir con los objetivos del proyecto y
crear los entregables requeridos.
 EDT EMPRESA @ I SING

Proyecto Nuevo canal de distribucin

1. Proyecto @ I SING
1.1. Gestin del proyecto
1.1.1. Definicin de alcance
1.1.2. Planificacin temporal
1.1.3. Plan de costos
1.1.4. Plan de riesgos
1.1.5. Plan de comunicaciones
1.1.6. Control de calidad
1.1.7. Plan de compras
1.1.8. Seguimiento y control
1.1.9. Cierre del proyecto
2. Anlisis y definicin del nuevo producto
2.1. Estudio de necesidades
2.2. Anlisis de mercado
2.3. Definicin de producto
2.4. Validacin especificaciones producto
3. Organizacin del departamento
3.1. Definicin departamento venta digital
3.1.1. Definicin de funciones
3.1.2. Ubicacin dentro de la estructura organizativa de la empresa
3.1.3. Anlisis de cobertura de las nuevas necesidades con la plantilla
actual
3.1.4. Contratacin nuevo personal
3.1.5. Definicin de objetivos / incentivos
3.2. Reorganizacin interna departamentos que darn soporte a venta
digital
3.2.1. Anlisis de cobertura de las nuevas necesidades con la plantilla
actual
3.2.2. Contratacin nuevo personal
3.2.3. Definicin de objetivos / incentivos
3.2.4. Definicin de procesos y procedimientos de venta digital
3.2.5. Definicin de planes de gestin del cambio y formacin
4. Generacin de contenidos
4.1. Obtencin msica digital: discogrficas
4.2. Obtencin msica digital: autores independientes
4.3. Presentacin contenidos
4.3.1. Definicin de informacin asociada al disco cancin: resmenes,
foto, portada, clasificacin, edad, genero, critica, abrir foro de
opiniones
4.3.2. Generacin masiva de informacin asociada
4.3.3. Vinculacin msica-informacin asociada
5. Anlisis legal
 5.1. Revisin contratos actuales con discogrficas y autores
5.2. Anlisis implicaciones legales soluciones tecnolgicas
5.3. Anlisis implicaciones legales venta canciones digitales
6. Solucin tcnica
6.1. Especificaciones diseo
6.2. Especificaciones desarrollo web
6.3. Contratacin empresa diseo web
6.4. Seleccin diseo de la web
6.5. Diseo web
6.6. Solucin web
6.7. Desarrollo web
6.7.1. Modulo muestra y descarga
6.7.2. Modulo gestin de pedidos
6.7.3. Integracin de plataforma con sistema de facturacin
6.7.4. Pruebas de integracin, rendimiento y carga
6.7.5. Creacin de bases de datos de contenidos
6.7.6. Validar desarrollo web
6.7.7. Necesidades HW y SW
6.7.8. Determinar necesidades de HW y SW
6.7.9. Adquisicin del HW y SW
6.7.10. Configuracin y prueba de HW
6.7.11. Soporte a clientes y usuarios
6.7.12. Especificaciones soporte a clientes y usuarios
6.7.13. Ampliacin del contrato soporte clientes y usuarios
7. Puesta en marcha del nuevo canal de venta
7.1. Constitucin departamento venta digital
7.1.1. Reorganizacin plantilla interna
7.1.2. Incorporacin nueva plantilla
7.1.3. Implantacin de las funciones de soporte al nuevo departamento
7.1.4. Ejecucin planes de gestin del cambio y formacin
 7.1.5. Implantacin nuevos procesos y procedimientos
7.1.6. Puesta en marcha del soporte a clientes y usuarios
7.1.7. Puesta en marcha de la solucin tcnica
7.1.8. Evento publicitario lanzamiento
8. Plan de marketing
8.1. Contratacin empresa publicidad
8.2. Anlisis mercado
8.3. Creacin imagen de marca
8.4. Diseo plan de marketing
8.5. Requerimientos tcnicos de las campaas dirigidas
8.6. Encuestas sobre la web
8.7. Redes sociales
8.8. Presencia en medios
8.9. Campaa de lanzamiento
Fin del Proyecto

Diccionario de la EDT/WBS

El diccionario es un documento que proporciona informacin detallada sobre los

entregables, actividades y programacin de cada uno de los componentes de la
EDT/WBS. El diccionario de la EDT/WBS es un documento de apoyo a la EDT/WBS

CODIGO PAQUETE DE TRABAJO NOMBRE DEL PAQUETE DE TRABAJO

1.1 Gestin del proyecto
OBJETIVO Gestionar el proyecto que tiene como fin dotar la
empresa @ I SING de una plataforma tecnolgica
y una reorganizacin interna que permita introducir
la venta y descarga de msica digital en la
compaa antes de final de ao, para, al menos, el
10% del catlogo actual de msica disponible en la
compaa.
DESCRIPCION Documento formalmente aprobado que define
como se va a gestionar el proyecto.
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Elaborar el alcance
Elaborar la Planificacin temporal
Elaborar el Plan de costos
Elaborar el Plan de riesgos
Elaborar el Plan de comunicaciones
Realizar el Control de calidad
Elaborar el Plan de compras
Realizar Seguimiento y control
ASIGNACION DE Responsable: lder del proyecto
RESPONSABILIDADES Participa y apoya: Equipo del proyecto
Revisa y aprueba: Gerencia
FECHAS PROGRAMADAS Inicio: 13/03/2017
Fin: 27/11/2017
Hitos importantes:
CRITERIOS DE ACEPTACION Requisitos que deben cumplirse:
Los planes deben ser factibles y deseables.
Forma en que se aceptar: Reunin del equipo de
proyecto.
SUPUESTOS: PLANIFICACIN
DEL PDT.
RIESGOS: Cambio del alcance del proyecto.
La no identificacin de los entregables
necesarios para
RECURSOS ASIGNADOS Y Personal: lder del proyecto y equipo del proyecto
COSTOS: Materiales o Consumibles:
Equipos o Mquinas:
DEPENDENCIAS: QU Antes del pdt: 2
PRECEDENTE Despus del pdt:
Y SUBSECUENTE TIENE EL PDT
CODIGO PAQUETE DE TRABAJO NOMBRE DEL PAQUTE DE TRABAJO
1.1.1 Definicin de alcance
OBJETIVO Combinar los objetivos del proyecto mas los
recursos que se requieran para cumplir con los
objetivos propuestos.
DESCRIPCION Describir el trabajo requerido para entregar el
producto
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Identificar y recopilar los requisitos
Identificar los interesados
Seleccionar las herramientas y tcnicas ms
adecuadas para la correcta definicin y
gestin del proyecto
Diferenciar el alcance del proyecto del alcance
de los productos.
Realizar un desglose del proyecto y definir los
entregables

ASIGNACION DE El responsable de las especificaciones,

RESPONSABILIDADES contratacin empresa diseo web y seleccin de
diseo web ser el departamento de operaciones,
El responsable del diseo, solucin y desarrollo
web ser la empresa contratista.
FECHAS PROGRAMADAS Inicio: 13/03/2017
Fin: 15/03/2017
Hitos importantes:
CRITERIOS DE ACEPTACION Requisitos que deben cumplirse: Tener claridad de
lo que se obtendr y lo que no se obtendr con el
proyecto.
Forma en que se aceptar: Reunin del equipo de
proyecto.
SUPUESTOS: realizar las actividades en los tiempos
adecuados cumpliendo el cronograma
RIESGOS: Que los diferentes planes a realizar no cumplan
 con las expectativas de los clientes
RECURSOS ASIGNADOS Y Personal: equipo del proyecto
COSTOS: Materiales o Consumibles:
Equipos o Mquinas:
DEPENDENCIAS: QU Antes del pdt: 1.1.2
PRECEDENTE Despus del pdt:
Y SUBSECUENTE TIENE EL PDT.

CODIGO PAQUETE DE TRABAJO NOMBRE DEL PAQUETE DE TRABAJO

3.1 Definicin departamento venta digital
OBJETIVO Formular el departamento de venta digital en
respuesta a la necesidad planteada en el nuevo
proyecto
DESCRIPCION Describir el procedimiento para la creacin del
departamento venta digital y su ubicacin en la
empresa
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Gestionar la creacin de venta digital en la
empresa
Ubicar la estructura organizativa dentro de la
empresa
Anlisis de cobertura de las nuevas
necesidades que incluyen capacidades
logsticas de personal para generar lnea base
Contratacin de nuevo personal
Definir los objetivos a alcanzar
Fijacin de precios
Definir ciclos de vida de los productos
Fijacin de campaas de ventas y polticas de
apoyo
Incentivar las ventas a travs de las
herramientas de marketing disponibles para la
comunicacin (publicidad, relaciones pblicas,
promociones, eventos)
 Elaborar estrategias de captacin y fidelizacin
de los clientes
Fijar mtodos de atencin al cliente

ASIGNACION DE El responsable de la definicin de funciones y

RESPONSABILIDADES ubicacin estar a cargo del Gerente de proyecto
El responsable de la contratacin y definicin de
objetivos estar a cargo del departamento de
Recursos Humanos
FECHAS PROGRAMADAS Inicio: 23/05/2017
Fin: 23/06/17
Hitos importantes: Definir los costos del proyecto
para evaluar los rubros de contratacin
CRITERIOS DE ACEPTACION Requisitos que deben cumplirse:
- Resolucin de la creacin del nuevo
departamento
- Planteamiento de lnea base
Forma en que se acepta: Reunin de los
responsables del departamento
SUPUESTOS: PLANIFICACIN
DEL PDT.
RIESGOS: Que la demanda de recursos sea inferior al
presupuesto planteado
Recursos tecnolgicos insuficientes
Ausencia de capacitacin del personal
RECURSOS ASIGNADOS Y Personal: Gerente del proyecto y recursos
COSTOS: humanos
Materiales o Consumibles: Equipos o
Mquinas:
DEPENDENCIAS: QU
PRECEDENTE Antes del pdt: 4
Y SUBSECUENTE TIENE EL PDT Despus del pdt: 2
CODIGO PAQUETE DE TRABAJO NOMBRE DEL PAQUETE DE TRABAJO
5. Anlisis legal
OBJETIVO Revisar y analizar la parte contractual
DESCRIPCION Revisar los contratos con discografas y autores y
analizar las implicaciones legales
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Revisar contratos actuales con
discografas y autores
Analizar implicaciones legales soluciones
tecnolgicas
Analizar implicaciones legales venta
canciones digitales
ASIGNACION DE Responsable: Equipo del proyecto
RESPONSABILIDADES Participa y apoya: Departamento soporte tcnico
Revisa y aprueba: Gerencia
FECHAS PROGRAMADAS Inicio: 25/07/17
Fin: 16/08/17
Hitos importantes: Definicin de funciones para la
contratacin del nuevo personal
CRITERIOS DE ACEPTACION Requisitos que deben cumplirse:
Que la parte contractual y legal se realicen de
acuerdo a la normatividad vigente
SUPUESTOS: PLANIFICACIN
DEL PDT.
RIESGOS: Que no se cumpla con los parmetros legales
Personal: Sera contratado de acuerdo a la
RECURSOS ASIGNADOS Y definicin de funciones del departamento
COSTOS: Materiales o Consumibles: Su adquisicin se har
de acuerdo a la definicin de funciones del
departamento
DEPENDENCIAS: QU Antes del pdt: 6.
PRECEDENTE Despus del pdt: 4.
Y SUBSECUENTE TIENE EL PDT
CODIGO PAQUETE DE TRABAJO NOMBRE DEL PAQUTE DE TRABAJO
6. Solucin tcnica
OBJETIVO Adaptar la actual plataforma de venta digital al
nuevo producto
DESCRIPCION la actual plataforma de venta digital que permite
llevar a cabo la venta y descarga directa de
msica, debe adaptarse al nuevo canal de
distribucin para la venta y descarga directa de
msica en los dispositivos de los usuarios, tanto
discos complemento como canciones individuales,
adems de brindar soporte a los usuarios.
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Especificaciones diseo
Especificaciones desarrollo web
Contratacin empresa diseo web
Seleccin diseo de la web
Diseo web
Solucin web
Desarrollo web

ASIGNACION DE El responsable de las especificaciones,

RESPONSABILIDADES contratacin empresa diseo web y seleccin de
diseo web ser el departamento de operaciones,
El responsable del diseo, solucin y desarrollo
web ser la empresa contratista.
FECHAS PROGRAMADAS Inicio: 25/07/2017
Fin: 19/09/2017
Hitos importantes: Servicio de venta y descarga
disponibles antes del 30 de agosto
CRITERIOS DE ACEPTACION Requisitos que deben cumplirse:
Servicio de venta y descarga de msica
digital disponible antes de final de ao.
Nueva plataforma e-commerce de venta y
descarga de msica digital integrada con la
 plataforma de facturacin de la compaa
antes de la puesta en marcha.
Forma en que se aceptar: Reunin del equipo de
proyecto.
SUPUESTOS:
RIESGOS: Que la plataforma no est lista para el servicio
antes de final de ao.
Que la plataforma no se integre a la plataforma de
facturacin antes de la puesta en marcha.
RECURSOS ASIGNADOS Y Personal: empresa contratista
COSTOS: Materiales o Consumibles:
Equipos o Mquinas:
DEPENDENCIAS: QU Antes del pdt: 7.
PRECEDENTE Despus del pdt: 4.5
Y SUBSECUENTE TIENE EL PDT.

CODIGO PAQUETE DE TRABAJO NOMBRE DEL PAQUTE DE TRABAJO

7.1 Constitucin departamento venta digital
OBJETIVO Estructurar y detallar el departamento de venta
digital
DESCRIPCION Documento que define el nuevo departamento a
partir del objetivo y alcance esperado en el
proyecto
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Reorganizar e incorporar el talento
humano en el departamento
Capacitacin al equipo de trabajo de
acuerdo al plan de marketing
predeterminado
Implementar planes de promocin por
medio de redes sociales, correos
electrnicos, entre otros
Poner en marcha el proceso las acciones
de soporte y solucin tcnica
 Desarrollo de un publicitario de lanzamiento
del nuevo canal de venta digital como
estrategia de mercadeo
ASIGNACION DE Responsable: Equipo del proyecto
RESPONSABILIDADES Participa y apoya: Departamento de recursos
humanos, departamento de relaciones y marketing
Revisa y aprueba: Gerente de proyecto
FECHAS PROGRAMADAS Inicio: 04/08/2017
Fin: 29/09/2017
Hitos importantes: Definicin del plan de marketing
a implementar
CRITERIOS DE ACEPTACION Requisitos que deben cumplirse:
Contar con personal humano capacitado para
asumir las nuevas funciones
Que el desarrollo web sea exitoso permitiendo la
implementacin de los procesos y procedimientos
Forma en la que se aceptar: Reunin del equipo
de proyecto
SUPUESTOS:
RIESGOS: Que no se hayan realizado las pruebas necesarias
en el desarrollo de la web
Que el personal seleccionado no cumpla con las
caractersticas necesarias para el desarrollo del
proyecto
Que la implementacin de los nuevos procesos y
procedimientos tarde ms del tiempo estimado
Que el costo del plan de marketing supere el
presupuesto aprobado
RECURSOS ASIGNADOS Y Personal: Nueva plantilla
COSTOS: Materiales o consumibles:
Equipos o maquinas:
DEPENDENCIAS: QU Antes del pdt:
PRECEDENTE Despus del pdt: 3.1
Y SUBSECUENTE TIENE EL PDT.
Lnea base del cronograma

La lnea base del cronograma especfica en qu momento se incurrir en los costos del proyecto.
A continuacin, se presenta el cronograma de actividades en Project, teniendo en cuenta la EDT/ WBS, el diccionario e Hitos
referenciados.
(Hernandez, 2015)
 7.1.1.2 Acta de constitucin del proyecto
Presentado ante las partes de inters se presenta el acta de constitucin del proyecto.

Tabla 1. Acta de constitucin del proyecto

ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO

PUESTA EN MARCHA DE UN NUEVO CANAL DE

DISTRIBUCIN PARA LA VENTA Y DESCARGA DIRECTA DE
PROYECTO:
MSICA EN LOS DISPOSITIVOS DE LOS USUARIOS, TANTO
DISCOS COMPLEMENTO COMO CANCIONES INDIVIDUALES

PATROCINADOR: @ I SING

PREPARADO POR: Equipo: Gestin de los Costos del Proyecto DIA MES AO

REVISADO POR: Luis Alejandro Forero DIA MES AO

APROBADO POR: Luis Alejandro Forero DIA MES AO

BREVE DESCRIPCIN DEL PROYECTO

Debido a la necesidad de seguir las actuales tendencias del sector, la direccin de la

compaa ha dedicado incluir, dentro de los objetivos estratgicos, la puesta en marcha
de un nuevo canal de distribucin para la venta y descarga directa de msica en los
dispositivos de los usuarios, tanto discos complemento como canciones individuales.

OBJETIVOS ESTRATGICOS DE LA
PROPSITO DEL PROYECTO
ORGANIZACIN
 1. Dotar la empresa @ I SING de una
plataforma tecnolgica y una reorganizacin
1. Lograr para antes de diciembre de
interna que permita introducir la venta y
2017 la implementacin de la plataforma
descarga de msica digital en la compaa
de venta y facturacin online de msica
antes de diciembre de 2017, que permita al
tipo lbum o cancin individual
menos, el 20% del catlogo actual de
msica disponible en la compaa

2. Posicionar estratgicamente a @ I
SING en el negocio de la venta de
msica online a la vanguardia de la
tecnologa

OBJETIVOS DEL PROYECTO

El objetivo del proyecto es dotar la empresa @ I SING de una plataforma tecnolgica y

una reorganizacin interna que permita introducir la venta y descarga de msica digital
en la compaa antes de final de ao, que permita al menos, el 20% del catlogo actual
de msica disponible en la compaa.

FACTORES CRTICOS DE XITO DEL PROYECTO

1. El cumplimiento presupuestal $ 350.000.000 o su equivalente en Dlares o Euros

2. Alcance del tiempo estipulado para antes de finales de diciembre de 2017

REQUERIMIENTOS DE ALTO NIVEL
Los criterios de xito del proyecto a travs de los cuales se desarrolla este objetivo y
permiten valorar el xito del proyecto sern las siguientes:

Servicio de venta y descarga de msica digital disponible antes del 30 de Agosto de

2017.
Constitucin del departamento a la carga de venta on-line de msica digital, de
acuerdo al procedimiento de calidad y antes de la puesta en marcha.
Nueva plataforma de venta y descarga de msica digital integrada con la plataforma
de facturacin de la compaa antes de la puesta en marcha.
Compatibilidad del formato de la msica digital disponible para descarga con los
principales dispositivos de reproduccin.
Base de datos de msica digital inicial con, al menos, el 20% del catlogo de msica
actual de la empresa antes del antes del 30 de Septiembre de 2017.
Desarrollo de contenidos y funcionalidades asociadas a cada una de los discos o
canciones (resumen, critica, foro de opinin, recomendaciones) disponibles para la
descarga.
Acuerdos con el 80 % de las discogrficas y autores independientes con los que
trabaja la compaa antes de constituir la base de datos del sistema.
No superar $350.000.000 o su equivalente en Dlares o Euros de costo para la puesta
en marcha el sistema.
EXTENSIN Y ALCANCE DEL PROYECTO

FASES DEL PROYECTO PRINCIPALES ENTREGABLES

Fase 1 Gestin del proyecto Definicin de alcance

Planificacin temporal
Plan de costos
Plan de riesgos
Plan de comunicaciones
Plan de Control de calidad
Plan de compras
Seguimiento y control

Fase 2 Anlisis y definicin el nuevo
producto
Fase 3 Organizacin del departamento
Cierre el proyecto
Estudio de necesidades
Anlisis de mercado
Definicin de producto
Validacin especificaciones producto
Definicin departamento de venta digital
Definicin de funciones
Ubicacin dentro de la estructura
organizativa de la empresa
Anlisis de cobertura de las nuevas
necesidades con la plantilla actual
Contratacin nuevo personal
Definicin de objetivos / incentivos
Reorganizacin interna departamentos que
darn soporte a venta digital
Anlisis de cobertura de las nuevas
necesidades con la plantilla actual
Contratacin nuevo personal
Definicin de objetivos / incentivos
Definicin de procesos y
procedimientos de venta digital
Definicin de planes de gestin del
cambio y formacin
Fase 4 Generacin de contenidos

Obtencin msica digital:

discogrficas
Obtencin msica digital: autores
independientes
Presentacin contenidos
Definicin de informacin asociada al
disco cancin: resmenes, foto,
portada, clasificacin, edad, genero,
critica, abrir foro de opiniones
Generacin masiva de informacin
asociada
Vinculacin msica-informacin
asociada
Fase 5 Anlisis Legal Revisin contratos actuales con
discogrficas y autores
Anlisis implicaciones legales
soluciones tecnolgicas
Anlisis implicaciones legales venta
canciones digitales
Fase 6 Solucin tcnica Especificaciones diseo
Especificaciones desarrollo web
Contratacin empresa diseo web
Seleccin diseo de la web
Diseo web
Solucin web
Desarrollo web
Fase 7 Puesta en marcha del nuevo canal
de venta
Fase 8 Plan de marketing
INTERESADOS CLAVES
1 .Alta Direccin
2. Equipo de Proyecto
3. Clientes
4. Contratista
5. Otros departamentos de la empresa
6. Empresas discogrficas
7. Autores de msica
RIESGOS
1. Demora en el proceso de Adquisicin
Constitucin departamento venta
digital
Implantacin de las funciones de
soporte al nuevo departamento
Implantacin nuevos procesos y
procedimientos
Puesta en marcha del soporte a
clientes y usuarios
Puesta en marcha de la solucin
tcnica
Evento publicitario lanzamiento
Anlisis mercado
Creacin imagen de marca
Diseo plan de marketing
Encuestas sobre la web
Campaa de lanzamiento
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
 2. Incumplimiento legal del producto
3. Imposibilidad de integracin de nuevo sistema con el actual
4. Demora en acuerdos con discogrficas y autores musicales

HITOS PRINCIPALES DEL PROYECTO

Aprobaciones externas

Ofertas comerciales de proveedores subcontratados

Acuerdos comerciales con casas musicales externas

PRESUPUESTO DEL PROYECTO

$ 350000.000. su equivalente en Dlares o Euros, costo asumido 100% por @ I SING

GERENTE ASIGNADO AL PROYECTO

EQUIPO DE TRABAJO: Gestin de los Costos del Proyecto

AUTORIZACIN ACTA

PATROCINADOR: @ I SING

AUTORIDAD ASIGNADA: JEFE O DIRECTOR DE CONTRATACIN

7.1.1.3 Factores Ambientales de la Empresa

Cultura de la organizacin

Misin

@ I SING es una empresa dedicada a la venta on-line de msica en soporte digital a

travs de una plataforma de comercio electrnico; plataforma que no es solo lugar de
compra, sino tambin de divulgacin, asesoramiento e intercambio de opiniones en todo
lo referente al sector de la msica, brindando la mejor experiencia de compra y de
servicios.

Visin

Ser la mejor empresa comercializadora de msica on-line del pas, ofreciendo productos
de gran calidad, mediante una plataforma robusta, con los mayores estndares, siempre
a la vanguardia de la tecnologa.

Figura 1. Estructura Organizacional

Normatividad de la industria
Ley del manejo de las TICS en Colombia

Los principios orientadores de esta Ley son:

1. Prioridad al acceso y uso de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones.

El Estado y en general todos los agentes del sector de las Tecnologas de la Informacin
y las Comunicaciones debern colaborar, dentro del marco de sus obligaciones, para
priorizar el acceso y uso a las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones en la
produccin de bienes y servicios, en condiciones no discriminatorias en la conectividad, la
educacin, los contenidos y la competitividad.

2. Libre competencia. El Estado propiciar escenarios de libre y leal competencia que

incentiven la inversin actual y futura en el sector de las TIC y que permitan la
concurrencia al mercado, con observancia del rgimen de competencia, bajo precios de
mercado y en condiciones de igualdad.

3. Uso eficiente de la infraestructura y de los recursos escasos. El Estado fomentar el

despliegue y uso eficiente de la infraestructura para la provisin de redes de
telecomunicaciones y los servicios que sobre ellas se puedan prestar, y promover el
ptimo aprovechamiento de los recursos escasos con el nimo de generar competencia,
calidad y eficiencia, en beneficio de los usuarios, siempre y cuando se remunere dicha
infraestructura a costos de oportunidad, sea tcnicamente factible, no degrade la calidad
de servicio que el propietario de la red viene prestando a sus usuarios y a los terceros, no
afecte la prestacin de sus propios servicios y se cuente con suficiente infraestructura,
teniendo en cuenta la factibilidad tcnica y la remuneracin a costos eficientes del acceso
a dicha infraestructura.

4. Proteccin de los derechos de los usuarios. El Estado velar por la adecuada

proteccin de los derechos de los usuarios de las Tecnologas de la Informacin y de las
Comunicaciones, as como por el cumplimiento de los derechos y deberes derivados del
Habeas Data, asociados a la prestacin del servicio.

Para tal efecto, los proveedores y/u operadores directos debern prestar sus servicios a
precios de mercado y utilidad razonable, en los niveles de calidad establecidos en los
ttulos habilitantes o, en su defecto, dentro de los rangos que certifiquen las entidades
competentes e idneas en la materia y con informacin clara, transparente, necesaria,
veraz y anterior, simultnea y de todas maneras oportuna para que los usuarios tomen
sus decisiones.

5. Promocin de la Inversin. Todos los proveedores de redes y servicios de

telecomunicaciones tendrn igualdad de oportunidades para acceder al uso del espectro y
contribuirn al Fondo de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones.
6. Neutralidad Tecnolgica. El Estado garantizar la libre adopcin de tecnologas,
teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos
internacionales competentes e idneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente
prestacin de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologas de la
Informacin y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su
adopcin sea armnica con el desarrollo ambiental sostenible.

7. El Derecho a la comunicacin, la informacin y la educacin y los servicios bsicos de

las TIC: En desarrollo de los artculos 20 y 67 de la Constitucin Nacional el Estado
propiciar a todo colombiano el derecho al acceso a las tecnologas de la informacin y
las comunicaciones bsicas, que permitan el ejercicio pleno de los siguientes derechos:
La libertad de expresin y de difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir
informacin veraz e imparcial, la educacin y el acceso al conocimiento, a la ciencia, a la
tcnica, y a los dems bienes y valores de la cultura.

El Presidente de la Repblica, lvaro Uribe Vlez, sancion la Ley 1341, del 30 de julio de
2009, por medio de la cual se "definen principios y conceptos sobre la Sociedad de la
Informacin y la organizacin de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones
(TIC), se crea la Agencia Nacional de Espectro y se dictan otras disposiciones".

Mediante la aprobacin de la Ley de TIC, por parte del Congreso de la Repblica el 19 de

junio pasado, culmina un esfuerzo de muchos aos del Ministerio de Comunicaciones
para contar con un marco institucional claro que regulan las TIC.

(Adecintel, 2009)

La legislacin colombiana a dispuesto otras leyes y normatividades para el

desarrollo de estas actividades como son:

Ley 962 de 2005 (Julio 8) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacin de
trmites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de
los particulares que ejercen funciones pblicas o prestan servicios pblicos.

Ley 765 de 2002 (Julio 31)

Por medio de la cual se aprueba el "Protocolo Facultativo de la Convencin sobre los
Derechos del Nio relativo a la venta de nios, la prostitucin infantil y la utilizacin de los
nios en la pornografa", adoptado en Nueva York, el veinticinco (25) de mayo de dos mil
(2000).

Ley 598 de 2000 (Julio 18) Por la cual se crean el Sistema de Informacin para la
Vigilancia de la Contratacin Estatal, SICE, el Catlogo nico de Bienes y Servicios,
CUBS, y el Registro Unico de Precios de Referencia, RUPR, de los bienes y servicios de
uso comn en la administracin pblica y se dictan otras disposiciones.

Ley 527 de 1999 (Agosto 18) Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso
y uso de los mensajes de datos, del comercio electrnico y de las firmas digitales, y se
establecen las entidades de certificacin y se dictan otras disposiciones

Decreto 302 de 2015 Por el cual se reglamenta la Ley 1314 de 2009 sobre el marco
tcnico normativo para las normas de aseguramiento de la informacin.

Decreto 2548 de 2014 "Por el cual se reglamentan los artculos 4 de la Ley 1314 de
2009, 165 de la Ley 1607 de 2012,773 Y774 del Estatuto Tributario".

Decreto 3023 de 2013 Por el cual se modifica parcialmente el marco tcnico

normativo de informacin financiera para los preparadores de la informacin financiera
que conforman el Grupo 1, contenido en el anexo del Decreto 2784 de 2012..

(Ministerio de Industria y Turismo, 2009)

Canales de comunicacin establecidos en la organizacin.

CANAL RESPONSABLE

Intranet Comunicaciones

Correo electrnico Departamento administrativo

Comunicados escritos Comunicaciones

 Reuniones Departamento administrativo y financiero

Boletines Departamento de mercadeo y comunicaciones

Entrevistas Comunicaciones

7.1.1.4 Activos de los procesos de la Organizacin

Normas de seguridad industrial vigentes en Colombia

En los ltimos aos la Legislacin Colombiana ha venido sufriendo una serie de cambios
que la sitan como una de las mejores de Amrica Latina y a posicionarse como una
Nacin de proyeccin en la proteccin de los trabajadores; las Normas existentes se han
vuelto ms exigentes en los temas de control de los accidentes de trabajo y de las
enfermedades profesionales, as como tambin en la exigencia del control de las
actividades de alto riesgo.

- Polticas de seguridad industrial y salud ocupacional. Reglas que deben cumplirse bajo
los parmetros de la OSHMS; OHSAS 18001 2007, ILO-OHS 2001 o Control de Prdidas
son esquemas para optar a implantar y certificar en materia de seguridad y salud
ocupacional bajo OSHMS. Otros esquemas desarrollados Nacionalmente asisten
igualmente en la reduccin de riesgo mediante seguridad y salud (sin necesidad de
certificar).

Ley No. 23 de 1982 (28 de enero) - sobre derechos de autor, esta ley describe el marco
jurdico de los derechos de autor y derechos conexos en Colombia.

Las expresiones culturales tradicionales, como el folclore, estn protegidos por las
disposiciones de Expresiones del folclore (ECT): Vase Art. 16, 187 y 189.1
 7.1.2 PLANIFICAR LA GESTIN DE COSTOS: HERRAMIENTAS Y TCNICAS.
7.1.2.1 Juicio de expertos

Es importante realizar un estudios de mercado en Colombia para el proyecto del

proyecto de un nuevo canal de distribucin para la venta y descarga directa de msica
mediante una la solucin tecnolgica que soporte este nuevo tipo de venta online; por lo
tanto, es necesario desarrollar consultoras en dos temas: estudio de mercado para el
segmento de ventas on line de msica y marketing online; para cumplir las metas
propuestas y garantizar la calidad del proyecto.
Para el estudio de mercado se considera importante trabajar con un grupo de
profesionales de diferentes reas especialmente relacionadas con la economa, las
finanzas, la administracin el mercadeo, la antropologa, la ingeniera y la sociologa; por
lo cual se sugiere a la empresa de investigacin de mercados de ERC Holding Group
S.A.S.
http://www.marketingycrm.com/investigacion-de-mercados/
Para marketing online se sugiere que sea una empresa con gran trayectoria como es
Marketing digital, sus servicios podemos encontrarlos en
http://www.mdmarketingdigital.com/equipo-md.php
Dentro del juicio de expertos es de vital importancia una consultora jurdica con relacin
a los derechos de autor, contratacin y derechos de distribucin y comercializacin en la
en la plataforma de descarga online.
Analizando las firmas se considera prudente elegir a Wolf Mendez Abogados Asociados
es una firma especializada en Derecho Comercial, con nfasis en Propiedad Industrial,
Derechos de Autor, Nuevas Tecnologas, Derecho de la Competencia y del Consumo,
Inversin Extranjera, Sociedades y Contratos.
Es necesario tener el acompaamiento permanente del ingeniero de diseo y desarrollo
de aplicaciones tecnolgicas e-commerce, que optimice la Plataforma estratgica
tecnolgica CMR (Customer Relationship Management).
Ing. Larry Alfredo Do Nas. Lider de Proyectos Sr. - Marketing Digital, Diseo, Desarrollo
y Analitica Web2.

2
Tomado de https://www.linkedin.com/in/lacd85/
Para que el equipo de expertos cumpla con los objetivos del proyecto es importante
tener ciertas habilidades y cualidades entre las que se destacan la innovacin.
Metodologa empleada:
Personal de la empresa y su diferentes roles
Gerente general
Director del Proyecto
Director de Diseo
Director de marketing
Director jurdico.
Director financiero
Asesores.
Desarrolladores.
Resultados:
Estudio de mercado.
Matriz DOFA
Estrategias de mercado
Presupuesto del proyecto

7.1.2.2 Tcnicas Analticas

Las tcnicas financieras que se utilizarn para la toma de decisiones pueden incluir (entre
otras) las siguientes:

Plazo de retorno de la inversin: es considerado un indicador que mide tanto la liquidez

del proyecto como tambin el riesgo relativo pues permite anticipar los eventos en el corto
plazo.

Retorno de la inversin (ROI por sus siglas en ingls): El ndice de retorno sobre la
inversin es un indicador financiero que mide la rentabilidad de una inversin, es decir, la
relacin que existe entre la utilidad neta o la ganancia obtenida, y la inversin.
Tasa interna de retorno TIR: es la tasa que iguala el valor presente neto a cero. La tasa
interna de retorno tambin es conocida como la tasa de rentabilidad producto de la
reinversin de los flujos netos de efectivo dentro de la operacin propia del negocio y se
expresa en porcentaje. Tambin es conocida como Tasa crtica de rentabilidad cuando se
compara con la tasa mnima de rendimiento requerida (tasa de descuento) para un
proyecto de inversin especfico.

Flujo de caja descontado: es utilizado para valorar un proyecto o una organizacin

entera. Los mtodos de flujo de caja descontado determinan el valor actual de los flujos
de fondos futuros descontndolos a una tasa que refleja el coste de capital aportado. Esto
es necesario porque los flujos de fondos en diversos perodos no pueden ser comparados
directamente puesto que no es lo mismo contar con una cantidad de dinero ahora, que en
el futuro.

Valor presente neto VPN: es el mtodo ms conocido a la hora de evaluar proyectos de

inversin a largo plazo. El Valor Presente Neto permite determinar si una inversin
cumple con el objetivo bsico financiero de maximizar la inversin. El Valor Presente
Neto permite determinar si dicha inversin puede incrementar o reducir el valor de la
empresa. Es importante tener en cuenta que el valor del Valor Presente Neto depende de
las siguientes variables: La inversin inicial previa, las inversiones durante la operacin,
los flujos netos de efectivo, la tasa de descuento y el nmero de periodos que dure el
proyecto.

7.1.2.3 Reuniones
Se establece que el equipo del proyecto se reunir una vez por semana; con el fin de que
todos los interesados puedan aportar y revisar el avance de cada proceso. Es importante
que el director de proyecto, le d seguimiento a los avances y establezca fechas y
horarios del proyecto como son: Fechas de inicio de ejecucin, horarios en los cuales se
realizar las labores, avances del desarrollo de la plataforma digital online, reuniones con
las diferentes discografas para constituir la base de datos del sistema.
Como medio de comunicacin se establecer el correo electrnico donde se enviars las
actas y los avances en el trabajo
El grupo de interesados a estas reuniones seria:

Gerente general
Director del Proyecto
Director de Diseo
Director de marketing
Director jurdico.
Director financiero
Asesores y desarrolladores
Se anexa formato del acta para el desarrollo de reuniones.

ACTA DE REUNION
Empresa: @ I SING
Proyecto: PLAN DE GESTIN DE COSTOS PARA PROYECTO DE VENTA Y
DESCARGA DE MSICA A DISPOSITIVOS MOVILES DE LA EMPRESA @ I SING

Hora de inicio: Hora fin:

Objetivos:
Avances
Participantes
Nombre Rol Firma

Consideraciones
Acuerdos:
 7.1.3 PLANIFICAR LA GESTIN DE COSTOS: SALIDAS.

7.1.3.1 Plan de Gestin de Costos

CONTROL DE VERSIONES

Versi
Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo
n

001 Sonia Garzn Flor Manuela Ariza Flor Manuela Ariza

Anglica 13/03/2017 Versin final
Mora

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

VENTA Y DESCARGA DE MSICA A @ I SING
DISPOSITIVOS MOVILES
DE LA EMPRESA @ I SING

T IPOS DE ESTIMACIN DEL PROYECTO: TIPOS DE ESTIMACIN A UTILIZAR EN EL PROYECTO CON INDICACIN

DEL MODO DE FORMULACIN Y LOS NIVELES DE PRECISIN DE CADA TIPO.

TIPO DE ESTIMACIN
(ESPECIFICAR LOS TIPOS DE M ODO DE FORMULACIN NIVEL DE PRECISIN
ESTIMACIN A USAR EN EL (ESPECIFICAR EN DETALLE EL MODO DE (ESPECIFICAR EL NIVEL DE
PROYECTO, EJM. ORDEN DE FORMULACIN DEL ESTIMADO INDICANDO EL PRECISIN DEL ESTIMADO,

MAGNITUD , PRESUPUESTO, PORQU, QUIN , CMO, Y CANDO) EJM. -15% +25%)

DEFINITIVA)
ORDEN DE MAGNITUD FORMULACIN POR ANALOGA CON
OTROS PROYECTOS, PORQUE ES
UNA ESTIMACIN RPIDA Y
-25% A +50%
REQUIERE POCA INFORMACIN,
PERMITE ESTIMAR DE LO GENERAL A LO

ESPECIFICO

PRESUPUESTO FORMULACIN BOTTOM UP,

ESTIMACIN ASCENDENTE DESDE EL -15% A +25%
DETALLE HASTA EL GENERAL

FORMULACIN BOTTOM UP,

ESTIMACIN ASCENDENTE DESDE EL
DEFINITIVA DETALLE HASTA EL GENERAL -5% A +10%
UNIDADES DE M EDIDA: UNIDADES DE MEDIDA A UTILIZAR , PARA ESTIMAR Y TRABAJAR CADA TIPO DE RECURSO.
TIPO DE RECURSO UNIDADES DE M EDIDA
RECURSO HUMANO COSTO/HORA
RECURSO MATERIAL O
CONSUMIBLE UNIDADES
RECURSO EQUIPO O MQUINA UNIDADES
UMBRALES DE CONTROL
ALCANCE: ACCIN A TOMAR SI VARIACIN
VARIACIN PERMITIDA
PROYECTO/FASE/ENTREGABLE EXCEDE LO PERMITIDO
(VARIACIN PERMITIDA PARA EL
(ESPECIFICAR SI EL UMBRAL DE (ACCIN A TOMAR EJM.
ALCANCE ESPECIFICADO,
CONTROL APLICA A TODO EL MONITOREAR RESULTADOS,
EXPRESADA EN VALORES
PROYECTO, UNA FASE, UN GRUPO ANALIZAR VARIACIONES, O
ABSOLUTOS, EJM $, O VALORES
DE ENTREGABLES O UN AUDITORIA PROFUNDA DE LA
RELATIVOS EJM % )
ENTREGABLE ESPECFICO) VARIACIN )

MONITOREAR RESULTADOS Y
UNA VARIACION DE +/- 10%
TOMAR ACCIONES
PROYECTO TERMINADO DEL COSTO
CORRECTIVAS
PRESUPUESTADO
M TODOS DE M EDICIN DE VALOR GANADO
ALCANCE: M TODO DE M EDICIN
PROYECTO/FASE/ENTREGABLE (ESPECIFICAR EL MTODO DE
M ODO DE M EDICIN
(ESPECIFICAR SI EL MTODO DE MEDICIN QUE SE USAR
(ESPECIFICAR EN DETALLE EL MODO DE
MEDICIN APLICA A TODO EL PARA CALCULAR EL VALOR
MEDICIN , INDICANDO EL QUIN , CMO,
PROYECTO, UNA FASE, UN GRUPO GANADO DE LOS
CANDO, DONDE)
DE ENTREGABLES O UN ENTREGABLES

ENTREGABLE ESPECFICO) ESPECIFICADOS)

CURVA S VALOR REPORTE DE DESEMPEO POR

PROYECTO TERMINADO
ACUMULADO CADA PROCESO SEMANALMENTE
FRMULAS DE PRONSTICO DEL VALOR GANADO: ESPECIFICACIN DE FRMULAS DE PRONSTICO QUE SE

UTILIZARN PARA EL PROYECTO.

TIPO DE PRONSTICO FRMULA M ODO: QUIN, CMO, CUNDO, DNDE

EAC VARIACIONES EAC = AC+ ((BAC EV) / CPI INFORME DEL AVANCE DEL
TIPICAS PROYECTO SEMANALMENTE.
NIVELES DE ESTIMACIN Y DE CONTROL: ESPECIFICACIN DE LOS NIVELES DE DETALLE EN QUE SE

EFECTUARN LAS ESTIMACIONES Y EL CONTROL DE LOS COSTOS.

TIPO DE ESTIMACIN
NIVEL DE ESTIMACIN DE COSTOS NIVEL DE CONTROL DE COSTOS
DE COSTOS

ORDEN DE MAGNITUD POR PAQUETE DE TRABAJO /

POR FASE POR ACTIVIDAD

PRESUPUESTO POR PAQUETE DE TRABAJO /

POR ACTIVIDAD POR ACTIVIDAD

DEFINITIVA POR ACTIVIDAD POR ACTIVIDAD

PROCESOS DE GESTIN DE COSTOS: DESCRIPCIN DETALLADA DE LOS PROCESOS DE GESTIN DE COSTOS

QUE SE REALIZARN DURANTE LA GESTIN DE PROYECTOS.

 PROCESO DE
GESTIN DE DESCRIPCIN : QU, QUIN, CMO, CUNDO, DNDE, CON QU
COSTOS
QU: Costos del proyecto
PROCESO DE QUIN: GERENTE DEL PROYECTO
GESTIN DE CMO: Los costos del proyecto son estimados de acuerdo a lo solicitado por el
LOS COSTOS presupuesto
CUNDO: en fase de definicin y alcance.

QU: Presupuesto de costos

QUIN: DIRECTOR FINANCIERO
PREPARACIN COMO: Se obtiene mediante la preparacin de los procesos, anlisis de precio
DEL unitario; para obtener un mejor resultado.
PRESUPUESTO CUANDO: en fase de definicin y alcance.

QU: Estimado de costos

QUIN: GERENTE DEL PROYECTO / PROJECT MANAGER
ESTIMACIN DE
COMO: Se obtiene estimado de costos mediante la aplicacin del tipo de estimacin,
COSTOS
por presupuesto y definitiva.
CUANDO: en fase de planificacin del proyecto

QUE: Verificacin y Evaluacin del impacto

QUIEN: GERENTE DEL PROYECTO Y DIRECTOR FINANCIERO
COMO: En caso de evidenciar un impacto de ms +/-5% del presupuesto ser
considerada como dentro de los rangos, pero si la variacin se encuentra por fuera
CONTROLAR EL
del rango estipulado ser objeto de revisin y auditoria, esto para evitar que el
COSTO DEL
proyecto se quede sin flujo de efectivo.
PROYECTO
CUANDO: al final de cada grupo de entregable.
FORMATOS DE GESTIN DE COSTOS: DESCRIPCIN DETALLADA DE LOS FORMATOS DE GESTIN DE COSTOS

QUE SE UTILIZARN DURANTE LA GESTIN DE PROYECTOS.

PREPARACION
DEL
DESCRIPCIN : QU, QUIN, CMO, CUNDO, DNDE, CON QU
PRESUPUESTO
DE COSTOS
QUE: Anlisis de precios unitarios
ESTIMACION DE QUIEN: Gerente del proyecto y Director Financiero
COSTOS COMO: Un plan de costos

QUE: Documento con el plan de costos

PLAN DE
QUIEN: Gerente del proyecto y Director Financiero
GESTION DE
COSTOS COMO: Informe de control presupuestal

Servicio de venta y descarga de msica digital disponible antes de final de

ao.
Constitucin del departamento a la carga de venta on-line de msica digital,
de acuerdo al procedimiento de calidad y antes de la puesta en marcha.
Nueva plataforma e-commerce de venta y descarga de msica digital
integrada con la plataforma de facturacin de la compaa antes de la puesta
en marcha.
ENTERPRISE Compatibilidad del formato de la msica digital disponible para descarga con
FACTORES los principales dispositivos de reproduccin.
AMBIENTALES Base de datos de msica digital inicial con, al menos, el 10% del catlogo de
msica actual de la empresa antes del final de ao.
Desarrollo de contenidos y funcionalidades asociadas a cada una de los
discos o canciones (resumen, critica, foro de opinin, recomendaciones)
disponibles para la descarga.
Acuerdos con el 80 % de las discogrficas y autores independientes con los
que trabaja la compaa antes de constituir la base de datos del sistema.
No superar $350.000.000 de gasto para la puesta en marcha el sistema
 QUE: Formato de ejecucin presupuestal

QUIEN: Director Financiero

PRESUPUESTO COMO: Informe financiero presentado semanalmente para el estudio del avance y
POR SEMANA estado de los costos

QUE: Formato Grfica del valor ganado en un periodo de tiempo

PRESUPUESTO
QUIEN: Director Financiero
TOMANDO LA
COMO: Informe financiero con finalidad de presentar los costos que se
CURVA S
incrementaron por el lapso de tiempo.

QUE: Flujo de caja (actividades, cronograma y rubro presupuestal)

QUIEN: Director Financiero

LINEA BASE DE
COSTOS COMO: Sera un flujo de caja, el cual se constituye con la lnea base de costos

QUE: Informe de ejecucin presupuestal

QUIEN: Director Financiero
CONTROLDE COMO: El informe de ejecucin presupuestal con cargo a cada proceso y cada
COSTOS actividad. Informe por rubro presupuestal.

PRESUPUESTO TOMANDO LA CURVA S

DESCRIPCIN : QU, QUIN, CMO, CUNDO, DNDE, CON QU

El formato de control presupuestal en el tiempo o curva S, muestra la grfica del valor ganado del
tiempo de duracin del proyecto.

SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS: DESCRIPCIN DETALLADA DEL SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS QUE SE

UTILIZAR PARA SUMINISTRAR DATOS AL SISTEMA DE CONTROL DE VALOR GANADO.

DESCRIPCIN : QU, QUIN, CMO, CUNDO, DNDE, CON QU

Los responsables de las actividades que conforman el equipo de proyecto, elaboran reportes semanales
en los cuales se registran las actividades realizadas, la ejecucin presupuestal y el porcentaje del
avance.

El Gerente del Proyecto es el responsable de compilar todos los reportes, actualizar y ajustar en el MS
Project.

Solo as se garantizar la actualizacin en tiempo del real del estado del proyecto y se genera el informe
semanal del proyecto.

SISTEMA DE CONTROL DE CAMBIOS DE COSTOS: DESCRIPCIN DETALLADA DEL SISTEMA DE CONTROL DE

CAMBIOS DE COSTOS QUE SE UTILIZAR PARA MANTENER LA INTEGRIDAD DE LA LINEA BASE, FORMALIZAR ,

EVALUAR , Y APROBAR CAMBIOS.

El Gerente del proyecto ser el responsable de evaluar y aprobar cambios.

Los cambios de costos debern tener relacin directa con los objetivos del proyecto y deben ser
evaluados en todos sus aspectos.
Los documentos utilizados para el Control de Cambios de Costos sern: - Solicitud de Cambios. -
Acta de reunin. Plan de gestin de costos del proyecto.
 CONCLUSIONES

La Gestin de Costos del Proyecto segn las directrices del PMBOK involucra los
procesos de estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el
Proyecto dentro del presupuesto aprobado, considerando las necesidades de los
interesados para establecer las polticas, procedimientos y documentacin necesaria
para planificar, dirigir, ejecutar y controlar los Costes.

Aplicando dichos conceptos en la compaa @ I SING, nos ha permitido implementar

estrategias para realizar las actividades del proyecto caracterizndose por su calidad,
innovacin y competitividad para consolidarse en el mercado. Es decir, para ejecutarse
en condiciones de sostenibilidad y oportunidad.
 BIBLIOGRAFA
Adecintel. (8 de 03 de 2009). http://adecintel.blogia.com/. Obtenido de
http://adecintel.blogia.com/2009/080302-ley-de-tic-en-colombia.php

Hernandez, S. (2015). Gerencia de proyectos con Project 2013 (2a. ed.). Obtenido de
http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2077/lib/unadsp/reader.action?ppg
=57&docID=11200757&tm=1480471206524 .

Ministerio de Industria y Turismo. (13 de 10 de 2009). http://www.mincit.gov.co. Obtenido

de http://www.mincit.gov.co/publicaciones/35937/normatividad_relacionada
 ANEXOS

ACTA DE REUNION
Empresa: @ I SING
Proyecto: PLAN DE GESTIN DE COSTOS PARA PROYECTO DE VENTA Y
DESCARGA DE MSICA A DISPOSITIVOS MOVILES DE LA EMPRESA @ I SING

Hora de inicio: Hora fin:

Objetivos:
Avances
Participantes
Nombre Rol Firma

Consideraciones
Acuerdos:
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES - PROYECTO @ I SING
Id Modo Nombre de tarea DuracinComienzo Fin marzo abril mayo junio julio agosto septiembre octubre noviembre diciembre
de P M F P M F P M F P M F P M F P M F P M F P M F P M F P
1 1. Proyecto @ I SING 164,22 das
lun 13/03/17 9:00
lun 27/11/17
a. m. 5:00 p. m.
2 Gestin del proyecto 164,22 das
lun 13/03/17 9:00
lun 27/11/17
a. m. 5:00 p. m.
3 Definicin de alcance 2 das lun 13/03/17 9:00
mi a.
15/03/17
m. 11:00 a. m.
4 Planificacin temporal 2 das mi 15/03/17 11:00
vie 17/03/17
a. m. 1:00 p. m.
5 Plan de costos 4 das vie 17/03/17 3:00
vie 24/03/17
p. m. 7:00 p. m.
6 Plan de riesgos 4 das lun 27/03/17 9:00
vie 31/03/17
a. m. 1:00 p. m.
7 Plan de comunicaciones 3 das vie 31/03/17 3:00
mip.
05/04/17
m. 6:00 p. m.
8 Control de calidad 3 das mi 05/04/17 6:00
mar 11/04/17
p. m. 11:00 a. m.
9 Plan de compras 5 das mar 11/04/17 11:00
mar 18/04/17
a. m. 6:00 p. m.
10 Seguimiento y control 103 dasvie 12/05/17 9:00
vie 20/10/17
a. m. 6:00 p. m.
11 Cierre del proyecto 23 das vie 20/10/17 6:00
lun 27/11/17
p. m. 5:00 p. m.
12 Anlisis y definicin del nuevo producto 22 das mar 18/04/17 mar
6:0023/05/17
p. m. 4:00 p. m.
13 Estudio de necesidades 5 das mar 18/04/17 6:00
mi 26/04/17
p. m. 1:00 p. m.
14 Anlisis de mercado 7 das mi 26/04/17 3:00
lun 08/05/17
p. m. 12:00 p. m.
15 Definicin de producto 5 das lun 08/05/17 12:00
lun 15/05/17
p. m. 7:00 p. m.
16 Validacin especificaciones producto 5 das mar 16/05/17 9:00
mar 23/05/17
a. m. 4:00 p. m.
17 Organizacin del departamento 20 das mar 23/05/17 vie
4:0023/06/17
p. m. 10:00 a. m.
18 Definicin departamento venta digital 20 das mar 23/05/17 vie
4:0023/06/17
p. m. 10:00 a. m.
19 Definicin de funciones 3 das mar 23/05/17 4:00
vie 26/05/17
p. m. 7:00 p. m.
20 Ubicacin dentro de la estructura 2 das lun 29/05/17 mi 31/05/17
organizativa de la empresa 9:00 a. m. 11:00 a. m.

21 Anlisis de cobertura de las nuevas 5 das mi 31/05/17 mi 07/06/17

necesidades con la plantilla actual 11:00 a. m. 6:00 p. m.

22 Contratacin nuevo personal 5 das mi 07/06/17 6:00

jue 15/06/17
p. m. 1:00 p. m.
23 Definicin de objetivos / incentivos 5 das jue 15/06/17 3:00
vie 23/06/17
p. m. 10:00 a. m.
24 Reorganizacin interna departamentos 18 das mar mar
que darn soporte a venta digital 23/05/17 20/06/17
4:00 p. m. 6:00 p. m.
25 Anlisis de cobertura de las nuevas 4 das mar 23/05/17 mar 30/05/17
necesidades con la plantilla actual 4:00 p. m. 10:00 a. m.

26 Contratacin nuevo personal 3 das mar 30/05/17 10:00

vie 02/06/17
a. m. 1:00 p. m.
27 Definicin de objetivos / incentivos 2 das vie 02/06/17 3:00
marp.06/06/17
m. 5:00 p. m.
28 Definicin de procesos y 5 das mar 06/06/17 mi 14/06/17
procedimientos de venta digital 5:00 p. m. 12:00 p. m.

29 Definicin de planes de gestin del 4 das mi 14/06/17 mar 20/06/17

cambio y formacin 12:00 p. m. 6:00 p. m.

30 Generacin de contenidos 20 das vie 23/06/17 10:00

mar 25/07/17
a. m. 4:00 p. m.
31 Obtencin msica digital: discogrficas 10 das vie 23/06/17 10:00
lun 10/07/17
a. m. 12:00 p. m.
32 Obtencin msica digital: autores 10 das lun 10/07/17 mar 25/07/17
independientes 12:00 p. m. 4:00 p. m.

33 Presentacin contenidos 19 das vie 23/06/17 10:00

34 Definicin de informacin asociada al
disco cancin: resmenes, foto,
portada, clasificacin, edad, genero,
critica, abrir foro de opiniones
lun 24/07/17
a. m. 1:00 p. m.
4 das vie 23/06/17 jue 29/06/17
10:00 a. m. 4:00 p. m.

35 Generacin masiva de informacin 5 das jue 29/06/17 vie 07/07/17

asociada 4:00 p. m. 11:00 a. m.

36 Vinculacin msica-informacin 10 das vie 07/07/17 lun 24/07/17

asociada 11:00 a. m. 1:00 p. m.

37 Anlisis legal 14 das mar 25/07/17 mi

4:0016/08/17
p. m. 12:00 p. m.
38 Revisin contratos actuales con 4 das mar 25/07/17 mar 01/08/17
discogrficas y autores 4:00 p. m. 10:00 a. m.

39 Anlisis implicaciones legales soluciones 5 das mar 01/08/17 mar 08/08/17

tecnolgicas 10:00 a. m. 5:00 p. m.

40 Anlisis implicaciones legales venta 5 das mar 08/08/17 mi 16/08/17

canciones digitales 5:00 p. m. 12:00 p. m.

41 Solucin tcnica 35,67 das

mar 25/07/17 mar
4:0019/09/17
p. m. 5:00 p. m.
42 Especificaciones diseo 3 das mar 25/07/17 4:00
vie 28/07/17
p. m. 7:00 p. m.
43 Especificaciones desarrollo web 3 das lun 31/07/17 9:00
jue 03/08/17
a. m. 12:00 p. m.
44 Contratacin empresa diseo web 4 das jue 03/08/17 12:00
mi 09/08/17
p. m. 6:00 p. m.
45 Seleccin diseo de la web 4 das mi 09/08/17 6:00
mi 16/08/17
p. m. 12:00 p. m.
46 Diseo web 10 das mi 16/08/17 12:00
jue 31/08/17
p. m. 4:00 p. m.
47 Solucin web 5 das jue 31/08/17 4:00
vie 08/09/17
p. m. 11:00 a. m.
48 Desarrollo web 35,67 das
mar 25/07/17 mar
4:0019/09/17
p. m. 5:00 p. m.
49 Modulo muestra y descarga 2 das mar 25/07/17 4:00
jue 27/07/17
p. m. 6:00 p. m.
50 Modulo gestin de pedidos 2 das jue 27/07/17 6:00
marp.
01/08/17
m. 10:00 a. m.
51 Integracin de plataforma con sistema 3 das mar 01/08/17 vie 04/08/17
de facturacin 10:00 a. m. 1:00 p. m.

52 Pruebas de integracin, rendimiento y 2 das vie 04/08/17 mar 08/08/17

carga 3:00 p. m. 5:00 p. m.

53 Creacin de bases de datos de 10 das mar 08/08/17 mi 23/08/17

contenidos 5:00 p. m. 7:00 p. m.

54 Validar desarrollo web 3 das jue 24/08/17 9:00

mara.
29/08/17
m. 12:00 p. m.
55 Necesidades HW y SW 2 das mi 16/08/17 9:00
vie 18/08/17
a. m. 11:00 a. m.
56 Determinar necesidades de HW y SW 2 das vie 18/08/17 11:00
mar 22/08/17
a. m. 1:00 p. m.
57 Adquisicin del HW y SW 2 das mar 22/08/17 3:00
jue 24/08/17
p. m. 5:00 p. m.
58 Configuracin y prueba de HW 2 das jue 24/08/17 5:00
lun 28/08/17
p. m. 7:00 p. m.
59 Soporte a clientes y usuarios 3 das mar 29/08/17 9:00
vie 01/09/17
a. m. 12:00 p. m.
60 Especificaciones soporte a clientes y 3 das vie 01/09/17 mi 06/09/17
usuarios 12:00 p. m. 5:00 p. m.

61 Ampliacin del contrato soporte 8 das mi 06/09/17 mar 19/09/17

clientes y usuarios 5:00 p. m. 5:00 p. m.

62 Servicio de venta y descarga disponible 0 das mi 30/08/17 7:00

mi 30/08/17
a. m. 7:00 a. m. 30/08
63 Puesta en marcha del nuevo canal de venta 35,67 vie 04/08/17 vie 29/09/17
das 3:00 p. m. 4:00 p. m.

64 Constitucin departamento venta digital 35,67 vie 04/08/17 vie 29/09/17

das 3:00 p. m. 4:00 p. m.

65 Reorganizacin plantilla interna 4 das vie 04/08/17 3:00

jue 10/08/17
p. m. 7:00 p. m.
66 Incorporacin nueva plantilla 2 das vie 11/08/17 9:00
mara.15/08/17
m. 11:00 a. m.
67 Implantacin de las funciones de 3 das mar 15/08/17 vie 18/08/17
soporte al nuevo departamento 11:00 a. m. 4:00 p. m.

68 Ejecucin planes de gestin del cambio 5 das vie 18/08/17 lun 28/08/17
y formacin 4:00 p. m. 11:00 a. m.

69 Implantacin nuevos procesos y 10 das lun 28/08/17 mar 12/09/17

procedimientos 11:00 a. m. 1:00 p. m.

70 Puesta en marcha del soporte a 15 das mi 06/09/17 vie 29/09/17

clientes y usuarios 5:00 p. m. 4:00 p. m.

71 Puesta en marcha de la solucin 10 das mar 29/08/17 mi 13/09/17

tcnica 9:00 a. m. 11:00 a. m.

72 Evento publicitario lanzamiento 3 das mi 13/09/17 11:00

lun 18/09/17
a. m. 4:00 p. m.
73 Plan de marketing 53 das jue 15/06/17 3:00
jue 07/09/17
p. m. 10:00 a. m.
74 Contratacin empresa publicidad 5 das jue 15/06/17 3:00
vie 23/06/17
p. m. 10:00 a. m.
75 Anlisis mercado 8 das vie 23/06/17 10:00
jue 06/07/17
a. m. 10:00 a. m.
76 Creacin imagen de marca 5 das jue 06/07/17 10:00
jue 13/07/17
a. m. 5:00 p. m.
77 Diseo plan de marketing 7 das jue 13/07/17 5:00
marp.
25/07/17
m. 4:00 p. m.
78 Requerimientos tcnicos de las campaas 4 das mar 25/07/17 mar 01/08/17
dirigidas 4:00 p. m. 10:00 a. m.

79 Encuestas sobre la web 4 das mar 01/08/17 10:00

lun 07/08/17
a. m. 4:00 p. m.
80 Redes sociales 5 das lun 07/08/17 4:00
marp.
15/08/17
m. 11:00 a. m.
81 Presencia en medios 5 das mar 15/08/17 11:00
mar 22/08/17
a. m. 6:00 p. m.
82 Campaa de lanzamiento 10 das mar 22/08/17 6:00
jue 07/09/17
p. m. 10:00 a. m.
83 Aceptacin del producto 0 das mi 01/11/17 7:00
mi 01/11/17
a. m. 7:00 a. m. 01/11
84 Fin del Proyecto 0 das mi 15/11/17 7:00
mi 15/11/17
a. m. 7:00 a. m. 15/11

Proyecto: Cronograma @Ising Tarea Hito Resumen del proyecto Hito externo Hito inactivo Tarea manual Informe de resumen manual Slo el comienzo Fecha lmite
Fecha: vie 10/03/17 7:52 p. m. Divisin Resumen Tareas externas Tarea inactiva Resumen inactivo Slo duracin Resumen manual Slo fin Progreso

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