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CEP-JEREZ Nuevas Tecnologas Aplicadas a la Educacin Fsica

Tema 1.- Comenzando a Trabajar con Excel

INTRODUCCIN 2
LA PANTALLA PRINCIPAL 2
LOS MENS DE EXCEL 5
CONCEPTOS BSICOS 5
DESPLAZAMIENTO POR LA HOJA 6
SELECCIN DE CELDAS 7
ESCRIBIR TEXTO 7
MODIFICAR Y BORRAR EL TEXTO 8
OPERACIONES CON HOJAS DE EXCEL 9
INTRODUCCIN DE DATOS. TIPOS DE DATOS ____10
COPIAR Y MOVER CELDAS ____11
GUARDAR EL TRABAJO ____11

Tema 2.- Escenarios de Excel

COPIAR DATOS 13
COPIAR Y MOVER CELDAS 14
PEGADO ESPECIAL 14
INSERTAR Y ELIMINAR FILAS Y COLUMNAS 16
CREACIN DE SERIES 17
SELECCIN DE CELDAS NO-ADYACENTES 19
LLENAR DATOS EN UN RANGO 19
BORRAR TODOS LOS DATOS DE LA HOJA 20
INMOVILIZAR PANELES 20

Tema 3.- Formatos de Excel

FORMATO DE CELDAS 22
AUTOFORMATO 23
FORMATO CONDICIONAL 23
ALINEACIN DE LOS DATOS 24
TIPOS Y FUENTES DE LETRA 25
CORRECCIN ORTOGRFICA 25
BORDES, RELLENOS Y COLOR DE LETRA 26
FORMATO DE LOS NMEROS 27
DAR NOMBRE A UNA CELDA 29
LISTAS 30

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ORDENAR UNA LISTA DE DATOS 31


FILTROS DE DATOS 32
VALIDACIN DE LOS DATOS 33
VER 35
VISTA PRELIMINAR 40
PROTECCIN DE HOJAS 40
INSERTAR COMENTARIOS 41

Tema 4.- Comenzamos con las Frmulas

LA SNTAXIS DE UNA FRMULA 42


PRIORIDAD EN LAS FRMULAS 43
MENSAJES DE ERROR 43

Tema 5.- Las Principales Funciones

FUNCIONES 48
SINTAXIS DE UNA FUNCIN 48
LA FUNCIN AUTOSUMA 48
LA FUNCIN PROMEDIO 50
EL ASISTENTE PARA FUNCIONES 50
OTRAS FUNCIONES: MAX, MIN 51
LA FUNCIN =SI() 52

Tema 6.- Elaboracin de Grficos

INTRODUCCIN A LOS GRFICOS EN EXCEL.


TIPOS DE GRFICOS 53
CREAR Y MODIFICAR UN GRFICO 58

Tema 7.- Excel Avanzado

ELABORACIN DE MACROS 63
AGREGAR UNA MACRO A UN BOTN 64

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Tema 1: Comenzando a Trabajar con Excel

Introduccin

Una hoja de clculo es un programa que permite realizar clculos


aritmticos, estadsticos, financieros, etc., con una serie de datos
previamente introducidos. Excel es el mximo exponente de las hojas de
clculo existentes en el mercado actual. Con Excel podemos generar
presupuestos, grficos estadsticos, facturas, anlisis de bolsa, ventas,
inventarios, etc. Excel incorpora cantidad de funciones que nos facilitar
el clculo de operaciones complejas.

La pantalla principal

La pantalla principal de trabajo de Excel es muy similar a la de


cualquier otra aplicacin Windows. Sobre todo es casi idntica a la de
cualquier otro programa del paquete de Microsoft Office.

Cuadro de
nombres de
Barras de herramientas
celdas

Barra de
frmulas Columnas
Cursor

Filas

Nombre de las hojas

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Los mens de Excel


Los mens de Excel contienen acciones muy comunes en la mayora
de aplicaciones Windows. Las acciones ms importantes a grandes
rasgos son las siguientes:
Men Archivo: podemos abrir, guardar, imprimir, etc. Excel 2000
incorpora una nueva caracterstica en este men que es la
posibilidad de guardar el archivo en formato HTML
Men Edicin: permite la mayora de acciones conocidas como
copiar, pegar, buscar, reemplazar, etc.
Men Ver: sirve para cambiar el aspecto de la ventana. Una
caracterstica especial de este men es la posibilidad de ver los
saltos de pgina previos a una impresin.
Men Insertar: permite insertar celdas, hojas, saltos de pgina,
grficos, funciones, etc.
Men Formato: para cambiar el aspecto de las celdas, tipos de
letra, etc.
Men Herramientas: revisin ortogrfica, auditora, o realizar
macros.
Men Datos: til para gestionar bases de datos, listas, o esquemas
resumidos.
Men Ventana: permite organizar las ventanas abiertas en
cascada, mosaico, etc.
Men Ayuda: informacin sobre aprendizaje y uso de Excel.

Conceptos bsicos
Antes de comenzar con nuestra primera hoja, vamos a ver algunos
conceptos fundamentales de Excel:
Hoja: se denomina as a la zona donde estamos trabajando. Cada
hoja tiene un nombre identificativo que podemos cambiar. Los
nombres de las hojas se pueden observar en la zona inferior de la
pantalla. Estos nombres se pueden cambiar.
Celda: cuadro individual que forma parte de la hoja. En las celdas
introduciremos los datos.
Columna: se nombran de la A a la Z y estn dispuestas en vertical.
Despus de la columna Z, nos encontramos con la columna
AA,AB,AC... y as hasta la AZ. Seguidamente, comenzara la BA, BB..
y as hasta la ltima columna que es la IV
Fila: dispuestas en horizontal, se numeran desde la 1 hasta la
16.384 que es la ltima.
Libro de trabajo: conjunto de hojas. Un libro puede tener varias
hojas. Al grabarlo, se crea un fichero con la extensin XLS con todas
las hojas que tuviese el libro.

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Rango: grupo de celdas adyacentes, es decir, que se tocan. Un rango


de celdas por ejemplo que va desde la A1 hasta la A5 se reflejara con
el siguiente nombre: A1:A5
El nombre de un rango siempre har referencia a la primera y a la
ltima celda seleccionadas.
Observa algunos ejemplos de rangos:

Rango A1:A5 Rango B1:C4

Desplazamiento por la hoja

De momento vamos a echar un vistazo a la forma de trabajar con


Excel. Por ello, no te preocupes si de momento no entiendes algunos
de los conceptos que veremos a continuacin.
Para desplazarte a travs de las celdas de Excel puedes utilizar alguno
de estos mtodos:
Con las teclas de movimiento de cursor del teclado
Con un click en una celda especfica
Con la funcin Ir a.... del men Edicin (o bien la tecla F5)

Prctica
1. Abre el men Edicin y escoge la opcin Ir a...
2. En la casilla Referencia, escribe por ejemplo G230 y acepta.

3. Ahora el cursor ha saltado a la celda G230. Para volver a la celda

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inicial A1 existe una combinacin comn en muchos programas de


Windows:

4. Pulsa la combinacin Ctrl+Inicio

Seleccin de celdas
Para seleccionar celdas simplemente debemos situar el cursor en
medio de una celda, pulsar el botn izquierdo del ratn y, sin soltarlo,
arrastrar hacia alguna direccin. Es exactamente igual que cuando
seleccionas un texto en cualquier aplicacin Windows.

Prctica
1. Selecciona un grupo de celdas(rango A1:B6)

2. Para quitar la seleccin tan slo debemos pulsa un click en


cualquier otra celda o bien pulsar una tecla de desplazamiento
del teclado.
3. Prueba t mismo a seleccionar varios tipos de rangos.

Escribir texto
La escritura del texto en Excel es sumamente sencilla. Tan slo hemos
de situarnos en la celda requerida y escribir directamente el texto. Una
vez escrito, podemos aceptarlo pulsando la tecla Intro o bien en la
barra de frmulas pulsar el botn Introducir

Prctica
1. Sitate en la celda A1 y escribe el siguiente texto:
Ventas
2. Observa que al comenzar a escribir, aparece automticamente el
texto en la barra de frmulas as como los botones se ven
activados.

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3. Ahora podemos aceptar el texto de las siguientes formas:


Pulsando Intro
Pulsando alguna tecla de desplazamiento del teclado
Pulsando el botn Introducir de la barra de frmulas
4. Si queremos cancelar la entrada de datos podemos:
Pulsar el botn Cancelar de la barra de herramientas
Pulsar la tecla Esc
5. Acepta la entrada

Modificar y borrar el texto


Para modificar el texto de una celda podemos:
Situar el cursor en la celda y escribir directamente el
nuevo texto.
Situar el cursor en la celda y pulsar click en la barra de
frmulas.
Pulsar doble click en la celda del texto
Situar el cursor en la celda y pulsar la tecla F2
Para borrar el texto de una celda podemos:
Situar el cursor en la celda y pulsar la tecla Supr
Ir a Edicin Borrar
Pulsar el botn derecho y escoger la opcin Eliminar
De todas formas, siempre es recomendable optar por la solucin
ms rpida (en este caso, la tecla Supr)

Prctica
1. Escribe la siguiente lista de datos:

Observa que el contenido de las celdas A2 y A6 sobrepasan el ancho


de la columna. No te preocupes por ello. En estas primeras prcticas
seguramente vers alguna opcin algo avanzada y que no entenders
demasiado. No te preocupes por ello, pues ahora slo se trata de
familiarizarse con el modo de trabajo de Excel.

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Operaciones con hojas de Excel

Un libro de trabajo consta de varias hojas. Inicialmente, Excel 97 nos


permite trabajar con tres hojas cuyas etiquetas podemos observar en
la parte inferior de la hoja en la que estamos trabajando. No obstante,
podemos insertar hojas, copiarlas, moverlas, borrarlas,
seleccionarlas....

Cambiar el nombre a una hoja

Prctica
1. Pulsa dobre click sobre la etiqueta de la Hoja1 y cuando est
seleccionada, escribe directamente: Listado (Intro para finalizar)
Otro sistema para cambiar el nombre ser desde Formato Hoja
Cambiar nombre, o bien desde el men contextual (botn derecho
del ratn), aunque nos decantaremos por el sistema ms rpido que
es el que hemos visto.

Copiar una hoja


2. Manteniendo la tecla de CONTROL pulsada, arrastra la pestaa de
la hoja Listado una posicin hacia su derecha. La hoja mostrar un
2 entre parntesis:

Otro sistema sera desde Edicin Mover o copiar hoja donde


veramos un cuadro de dilogo en el que se selecciona el libro de
trabajo y el lugar donde queremos colocar la hoja.

Mover una hoja


3. Arrastra directamente (sin mantener la tecla de CONTROL
pulsada), la hoja Listado hacia otra posicin.

Insertar una hoja


4. Selecciona con un click la hoja Listado
5. Abre el men Insertar y escoge la opcin Hoja
La hoja nueva se inserta adaptando una numeracin correlativa:

Tambin podramos insertarla con el botn derecho del mouse.

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Eliminar una hoja


6. Selecciona cualquier hoja y pulsa el botn derecho del ratn .
Escoge la opcin Eliminar. Acepta el mensaje de Excel.
Tambin podramos eliminarla desde la opcin Edicin - Eliminar
hoja.

Introduccin de datos. Tipos de datos


Ya hemos visto cmo escribir datos en las celdas. Vamos a ver ahora
qu tipo de datos acepta Excel:
Valores constantes. Todo tipo de datos que escribamos
directamente ya sea texto o nmeros. Este valor no cambia a no
ser que lo modifiquemos o borremos.
Frmulas. Un valor especial que hace referencia a celdas,
nombres, datos, etc, y que producen un resultado. Las frmulas
comienzan siempre con el signo de igual (=). Si modificamos el
valor de una celda a la que la frmula est haciendo referencia, el
resultado de la frmula vara automticamente.

Introduccin de valores numricos


Excel posee para los valores numricos el formato general, es decir,
que podemos escribir un nmero como 200000 sin separadores de
miles (el cero) y Excel lo dejar tal y como lo hemos escrito. Tambin
podemos utilizar signos como:
El punto (.) para separar los millares
La coma (,) para expresar decimales
El signo menos (-) para indicar cantidades negativas. stas se
pueden indicar tambin entre parntesis.
El signo del porcentaje (%)
Otras consideraciones importantes a la hora de introducir valores
numricos son:
Las fracciones debemos introducirlas de forma especial, ya que por
ejemplo 4/3 Excel lo tomar como una fecha y colocar en la celda
el cuatro de marzo (4-mar). En su lugar introduciremos 1 1/3
Si el valor no cabe en la celda, se visualizarn los signos ######.
Debemos cambiar el ancho de la columna (como veremos ms
adelante) para poder visualizar todas las cifras.
Si deseamos introducir un nmero y que Excel lo tome como un
texto, debemos anteponer al nmero el signo del apstrofe ().
Ejemplo: 1.996 Ventas anuales.

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Introduccin de valores de texto


Un texto es cualquier conjunto de caracteres que Excel no considera
como un nmero. Podemos introducir directamente los caracteres en
la celda.
Un texto puede invadir la celda y celdas de su derecha, y ste se
visualizar por completo siempre que las celdas estn vacas. Si no
lo estn, el texto ser recortado en la celda.
Los textos pueden ajustarse (centrados, alineados, retornos automticos, etc.)

Copiar y mover celdas

Para copiar o mover celdas podemos recurrir a las conocidas opciones


de Copiar, Cortar y Pegar o bien utilizar el sistema de arrastrado.

Prctica
1. Escribe un texto corto en cualquier celda
2. Accede a la opcin Edicin Copiar o bien al botn Copiar
Observa que en la celda aparecen puntos parpadeantes.
3. Pulsa un click en cualquier otra celda.
4. Accede a Edicin Pegar o pulsa el botn Pegar
Observa que la zona parpadeante contina activa.
5. Pulsa la tecla Esc.
Si en vez de la opcin Copiar hubisemos utilizado la opcin Cortar, el
dato de la celda origen hubiese desaparecido, es decir, se hubiera
movido.
Otro mtodo para copiar es el siguiente:
6. Sita el puntero del ratn en un borde de la celda a copiar, pulsa la tecla
de CONTROL y sin soltarla, arrastra la celda a otra posicin. Suelta
despus.
Con este mtodo, si no pulsamos la tecla de control, la celda se movera.
Asimismo, podemos copiar o mover un rango de celdas seleccionado con
los mismos mtodos.

Guardar el trabajo

Una vez hayamos terminado las hojas con las que trabajemos, hemos
de guardarlo en disco. El mtodo es igual que en cualquier programa
de Windows (Archivo Guadar). Cuando guardamos un libro, se estn
guardando todas las hojas con las que estemos trabajando en aquel
momento. Excel guardar sus archivos en formato XLS aunque
podemos guardarlo en otros formatos de hojas de clculo.

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Prctica
1. Accede a Archivo Guardar o bien pulsa el botn Guardar
Aparecer la tpica pantalla desde donde podemos guardar el
archivo.

Para las prcticas del curso te recomendamos que crees una carpeta
especial para guardar los archivos.
Las aplicaciones y programas de Office 97 permiten tambin colocar
una contrasea en nuestros archivos. Pulsando el botn Opciones
podemos proteger el archivos contra apertura o bien contra escritura.
Es importante crear siempre una copia de seguridad de los archivos
que se consideren importantes. Nunca te fes de tener slo una copia
del archivo o archivos, aunque sea en el disco duro.
Tambin es importante sealar que si has utilizado en tu hoja alguna
caracterstica que no exista en versiones anteriores de Excel, se
perdern si el libro se abre con alguna de las versiones ms antiguas
(Excel 97, Excel 95...)

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Tema 2.- Escenarios de Excel

Copiar datos
Ya vimos en la primera leccin cmo podamos copiar celdas con las
tpicas opciones de Copiar Cortar y Pegar. Veamos cmo copiar celdas
de otra forma.

Cuando el cursor est situado en una celda o estamos seleccionando un


rango, el puntero del ratn puede adquirir varias formas segn donde
est situado. Por ejemplo, si lo situamos (sin pulsar click) sobre la
seleccin, el puntero del ratn adquiere una forma de cruz blanca. Esta
forma significa que estamos en modo seleccin normal.

Cuando sitas el puntero del ratn en la esquina inferior derecha de la


celda o de la seleccin (sobre un punto negro) el puntero del ratn
adquiere una forma de cruz negra. Esta forma indica que estamos en
modo copiar o modo llenado. Si arrastramos la celda pulsando el botn
izquierdo, realizaremos un llenado de celdas

Cuadro de llenado

Si situamos el puntero del ratn sobre el cuadro de llenado, ste


adquirir una forma de cruz negra. En la siguiente ilustracin
mostramos esta forma en rojo para que destaque mejor:
Si arrastramos hacia abajo o hacia un lado, el contenido de las celdas
se copiar:

Observa los siguientes pasos:

Paso 1: Situamos el puntero sobre el cuadro de llenado:

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Paso 2: Arrastramos hacia abajo:

Paso 3: Soltamos el ratn y el contenido de la celda se copia:


Para quitar la seleccin en negro, simplemente pulsaremos un click

fuera de la misma, en cualquier celda de la hoja.

Copiar y mover celdas

Otra forma de copiar o mover celdas sera situando el puntero


del ratn en el mismo borde de la seleccin. Observa la forma
que adopta:

Arrastrando de esta forma la seleccin, moveremos las celdas a


otra ubicacin. Si lo arrastramos manteniendo pulsada la tecla
de Control, lo que haremos ser copiar las celdas.

Pegado especial
Esta orden se encuentra ubicada en el men Edicin y nos
permite realizar pegados ms especficos que con la orden Pegar
habitual. Por ejemplo, imaginemos que tenemos una serie de celdas
donde hay frmulas que han dado un resultado. Es posible que
queramos copiar y pegar el resultado en otra parte de la hoja. Si
realizamos una accin de Copiar y Pegar normal y corriente, lo que se
pegarn sern las frmulas con el resultado. En cambio, con la orden
Pegado especial podemos hacer que slo se peguen los valores de

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los resultados, pero no las frmulas.


Existen, por supuesto otras posibilidades de pegado especial.
Vamos a ver un ejemplo:

Prctica
1. Escribe varios valores en varias celdas. Seleccinalos y pulsa el
botn Copiar. Por ejemplo:

2. Accede a Edicin Pegado especial...


3. Del men que aparece escoge la opcin Operacin Sumar y
acepta.
Observemos que el contenido del portapapeles se ha sumado a las
celdas de la hoja. En este caso, hemos doblado las cantidades que
haba en las hojas.

Las opciones de este men son:


Todo: pega todos los atributos del portapapeles. Es como el pegado
normal.
Formulas: pega slo las frmulas de la celda origen.
Valores: pega slo los valores de la celda origen.
Formatos: no se pegarn nmeros ni frmulas. Slo el formato
(negrita, cursiva, etc.) de las celdas originales.
Comentarios: slo se copian los comentarios de las celdas
Validacin: se pegan las reglas de validacin de entrada de datos.
Todo excepto bordes: pega valores, formatos y frmulas pero no
bordes.
En la seccin de Operacin se muestran varias operaciones que
pueden realizarse en el rea de pegado como hemos visto en la
prctica anterior.
Saltar blancos. Si est activada, la informacin que se pega no se
pegar en las celdas en blanco.
Transponer. Para transponer una seleccin de celdas. Esta opcin
cambia la posicin de las filas por columnas.
Pegar vnculos. Establece un vnculo con la fuente de datos. Si los
datos originales cambian, tambin cambiarn los datos pegados.

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Prctica
1. Escribe un rango de datos como el ejemplo:

2. Seleccinalo y pulsa en el botn Copiar


3. Selecciona ahora el rango de celdas B1: F1

4. Accede a Edicin Pegado especial

5. Activa la casilla Transponer y acepta.

Hemos seleccionado cinco celdas hacia la derecha porque de lo


contrario no funcionara la accin de transponer. Es decir, que
hemos de seleccionar para la zona del pegado especial el mismo
nmero de celdas que el rango original.

Insertar y eliminar filas y columnas

Al insertar filas o columnas en Excel, las celdas se desplazan para


dejar sitio a las nuevas celdas. Es muy fcil insertar una fila o una columna:

Prctica
Imaginemos que tenemos una lista cualquiera de datos y
queremos insertar una fila nueva entre la fila 2 y la fila 3.

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1. Pulsa un click a la izquierda de la fila, en el nmero de fila. Debe


seleccionarse la misma:

2. Accede a Insertar Filas o bien pulsa el botn derecho del mouse


sobre el nmero de fila y escoge Insertar
3. Se habr insertado una nueva fila.

De la misma forma podramos borrar una fila completa.


(Seleccionndola y accediendo a Edicin Eliminar).
Al igual que las filas, tambin podemos insertar y eliminar columnas
de la misma forma.
1. Se selecciona la letra de la columna
2. Se accede a Insertar Columnas si se quieren insertar
3. Se accede a Edicin Eliminar si se quieren eliminar

Creacin de series

Excel permite crear series de datos a partir del valor inicial de la


primera celda o celdas. Simplemente tenemos que utilizar el cuadro de
llenado y Excel crear una serie automtica.

Prctica
1. Copia los siguientes datos:
2. Selecciona el rango:

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3. Arrastra el cuadro de llenado unas cuantas celdas hacia abajo:

4. Suelta el botn del ratn:


Observa cmo Excel ha creado una serie automtica de los datos que

hemos preparado. De esta forma podemos ahorrarnos tiempo y trabajo en


formar listas de datos numeradas, meses, das, etc.
Si no nos interesa que realice una serie automtica sino que
simplemente copie los mismos valores que las celdas iniciales, arrastraremos
el cuadro de llenado pulsando al mismo tiempo la tecla de Control.
Otra forma de crear series es arrastrar el cuadro de llenado pero con
el botn derecho del ratn. Al soltar el botn, Excel mostrar un men con
varias opciones.

Desde este men existen opciones para crear


series automticas as como tendencias lineales
o geomtricas.

Si escogemos la opcin Series... nos aparecer


un men donde podemos crear este tipo de
series.

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Prctica
1. Escribe en cualquier celda el nmero 1.
2. Arrastra hacia abajo cuatro o cinco celdas el cuadro de llenado con
el botn derecho del ratn y escoge la opcin Series...
3. Escribe en la casilla inferior Incremento el nmero 5 y activa la
casilla Tendencia Geomtrica.
4. Acepta el cuadro.
5. Excel ha creado una tendencia geomtrica a partir del valor inicial.

En el siguiente ejemplo y partiendo del valor 1, la columna A tiene


una serie del tipo Geomtrica con un incremento de 5.
La columna B tiene una serie del tipo Lineal con un incremento de
5
La columna C tiene una serie del tipo Lineal con un incremento de
1

6. Prueba sin miedo a crear series lineales, geomtricas, tendencias y compara


y estudia los resultados.

Seleccin de celdas no-adyacentes


Si lo que deseas es seleccionar un rango de celdas que no estn
juntas, debers hacerlo pulsando al mismo tiempo que seleccionas, la
tecla de Control del teclado.

Llenar datos en un rango


Una de las formas de escribir en cada una de las celdas de un rango,
en vez de la forma habitual, es:
1. Seleccionar el rango
2. Escribir el dato de la primera celda
3. Pulsar Intro

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4. Escribir el dato de la segunda celda...


5. ...y as hasta el final del rango

Borrar todos los datos de la hoja

Una opcin rpida para borrar todos los datos de una hoja sera
cerrando el libro sin grabarlo y creando uno nuevo, pero es posible
que tengamos datos en otras hojas del libro que no queramos
desperdiciar. Tambin podramos eliminar la hoja, pero un buen
sistema sera el siguiente:
1. Pulsa en el cuadro de la esquina superior derecha (encima de los
rtulos de las filas y a la izquierda de los rtulos de las columnas).
Vers que toda la hoja queda seleccionada.

2. Pulsa la tecla Supr del teclado.

3. Pulsa un click en cualquier parte de la hoja para quitar la seleccin.

La totalidad de los datos se han borrado.

Inmovilizar paneles

En hojas muy extensas puede ocurrir que tengamos una o varias filas
o columnas con rtulos de nombres y que al desplazar la hoja y debido
a su longitud, perdamos de vista esos rtulos que nos pueden servir
como referencia. Observa el ejemplo:

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Imagnate que en vez de 4 columnas de datos, son 200 columnas. Al


estar el cursor situado cerca de la columna A, tenemos como
referencia de los datos a los nombres de dicha columna, pero si
desplazamos la pantalla hacia la izquierda, perderamos la referencia
de los nombres.

Para que no ocurra esto tendramos que:

1. Situar el cursor en la celda B2. Esta celda contiene por encima los
rtulos de los meses y a su izquierda contiene los rtulos de las
personas.
2. Acceder a Ventana Inmovilizar paneles

Veremos unas lneas negras que significan la divisin que hemos


hecho. Lo que haya por encima y a la izquierda de esas lneas ser lo
que quede inmovilizado.

Ahora podramos desplazarnos hacia la derecha y siempre veramos la


columna izquierda que nos servira como referencia. De la misma
forma, si nos desplazamos hacia abajo, veremos la fila de los meses
inmovilizada.

Para anular la inmovilizacin de los paneles, deberamos acceder a


Ventana Movilizar paneles y las lneas de inmovilizacin
desapareceran, quedando la hoja como estaba antes.
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Tema 3.- Formatos de Excel

Formato de celdas

La hojas que hemos ido creando hasta el momento nos ha servido para
comenzar a introducirnos en el modo de trabajo de Excel, pero su aspecto
esttico deja bastante que desear.

Podemos dar a nuestra hoja un aspecto bastante ms llamativo y hasta


fcil de manejar utilizando diferentes formatos de letras, colores, fondos,
etc.

Existen varios botones en la barra de herramientas que permiten cambiar


algunas de las caractersticas mencionadas:

Negrita Subrayado Cursiva

Paleta de bordes Color de fondo Color de letra

No obstante, existe un men bastante completo desde donde podemos


escoge o hasta modificar alguna caracterstica del formato de las celdas.

Prctica
5. Accede a la opcin Formato - Celdas :

Desde aqu podemos escoger los formatos para los nmeros,

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alineacin, tipo de letra, colores, etc.


Para colocar un formato a un grupo de celdas, stas deberan estar
seleccionadas previamente. Cuando colocamos un formato cualquiera,
por ejemplo formato Moneda, Bordes exteriores y color de letra azul,
al salir del cuadro de dilogo podemos escribir y los datos aparecern
ya con el formato escogido.
6. Accede a las pestaas superiores Alineacin, Fuente, Bordes, Tramas
y Proteger para familiarizarte con su contenido. Finalmente, sal de
cuadro de dilogo.

Autoformato

Otra forma de establecer un formato para las celdas de una hoja


que ya contenga datos, es con la opcin llamada Autoformato. Esta
opcin nos lleva a un men desde donde podemos elegir entre varios
modelos preestablecidos.

Formato condicional
Sirve para aplicar un formato determinado a unas celdas que cumplen unas
condiciones concretas.
Para aplicar un formato condicional, seleccionar las celdas a las que deseamos
dar formato. En el men Formato, hacer clic en Formato condicional. Para
utilizar los valores de las celdas seleccionadas como criterio de formato, hacer
clic en Valor de la celda , seleccionar la frase de comparacin e
introducir un valor en el cuadro correspondiente.

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Alineacin de los datos


Para alinear los datos de una celda tenemos los botones de la barra de
herramientas:

Izquierda Centrar Derecha Alinear en varias columnas

Observa el efecto de cada una de ellas en una celda:

En la cuarta fila, para centrar en varias columnas hemos seleccionado


previamente el rango B4:D4 y despus hemos pulsado en el botn
Combinar y centrar. Este ltimo ejemplo se utiliza sobre todo para
ajustar el texto cuando ste sobrepasa la anchura de una columna.
Desde el cuadro que hemos visto anteriormente (Formato Celdas)
podemos tambin utilizar un tipo de alineacin ms especfica.

NOTA: Como pensamos que esta leccin no tiene demasiada dificultad,


no ofrecemos de momento prcticas paso a paso. T mismo puedes ir
practicando lo que se est estudiando. Escribe algo en alguna celda o
celdas y pruebas a cambiar su formato, alineacin, etc.

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Tipos y fuentes de letra.

Aparte de los botones tpicos de la barra de herramientas


(negrita, subrayado, cursiva, fuente...) ya hemos visto que existe un
cuadro de dilogo bastante ms completo desde el cual podemos
cambiar el aspecto de una celda o rango.

Fuente de letra Tamao

Men Formato Celdas

Comprobacin de la ortografa.

Excel le permite comprobar la ortografa de una palabra seleccionada, de un


rango seleccionado o de todas las palabras de la hoja de clculo. Seleccione la
orden Ortografa del men Herramientas para iniciar la funcin de Ortografa y
visualizar su cuadro de dilogo, mostrado en la figura 2-5. Para corregir una
palabra Excel sugiere la palabra que l considera correcta y a continuacin
seleccione el botn Cambiar. Si la palabra usted considera que esta bien escrita
y Excel le sugiere otra indique el botn de omitir para que no efecte el cambio.

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Figura 2-5 El cuadro de dilogo Ortografa.

Bordes, rellenos y color de letra

Podemos establecer bordes para las celdas o rangos. Es importante no


confundir los bordes desde las opciones que vamos a ver a los bordes
de referencia que vemos normalmente en Excel. stos ltimos son por
defecto de color gris y nos sirven para tener la referencia de las
celdas. Podemos incluso ocultarlas o elegir a la hora de la impresin
entre imprimirlas o no. En cambio, los bordes aadidos son por
defecto negros y forman parte de los datos de la hoja a la hora de
visualizarlos o imprimirlos.
Paleta desplegable de bordes

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Cuadro de dilogo de bordes

Podemos seleccionar el lado a marcar con un borde, el grosor, el


color, si es horizontal, vertical o diagonal, etc.

Paletas de relleno de color y color de letra

Formato de los nmeros

Cuando introducimos nmeros en una hoja de clculo, el formato de


las celdas es el General, es decir, nmeros sin ceros separadores de
miles, ni formato monetario, y alineados a la derecha. Podemos darle
a las celdas numricas formatos ms descriptivos y hasta ms
complejos y personalizados.
Para ello, tenemos una pequea barra de herramientas con los
formatos ms utilizados, y tambin el cuadro de dilogo Formato
Celdas.

Moneda Porcentaje Millares Aumentar y disminuir decimales

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Desde el men de Formato Celdas tambin podemos cambiar el


formato de los nmeros accediendo a un completo men con n
umerosos formatos preestablecidos.

Anchura columnas, altura filas

Con el ratn colocamos el cursor en el encabezado de la fila/columna,


cuando cambie la forma del cursor, apretar el botn izquierdo y sin soltarlo
modificar la anchura hasta la posicin deseada.
Si queremos cambiar el alto/ancho de varias filas/columnas consecutivas,
previamente debemos seleccionar las filas o columnas correspondientes. Para
ello hacer clic con el ratn en el encabezado de la fila/columna, y arrastrar la
seleccin hasta la ltima. Una vez seleccionadas, repetir lo indicado para una
sola fila/columna.

Ajuste perfecto
Esta opcin se utiliza cuando se quiere ajustar el ancho de una columna al
ancho de la celda ms larga.
Para ello, hacemos un doble clic en el encabezado de la columna cuando
el cursor adquiera la forma .

Insertar filas/columnas

Seleccionar tantas filas o columnas como las que se quieran insertar.


Seleccionar Insertar, opcin Filas o Columnas. La insercin de las
nuevas filas o columnas se producir en el lugar que ocupan las filas o columnas
seleccionadas y todo el resto de la hoja se desplazar hacia abajo o hacia la
derecha.

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Eliminar filas/columnas
Una vez seleccionadas las filas/columnas a eliminar, del men Edicin
elegiremos la opcin Eliminar y marcaremos la opcin Fila o Columna.

Ocultar. Mostrar
Si tenemos en nuestro modelo alguna fila/columna que no queremos que se
visualice seleccionaremos las columnas/filas a ocultar, y del men Formato,
Columna/Fila, Ocultar.
Para mostrar filas/columnas ocultas, seleccionar las filas/columnas anterior y
posterior. A continuacin del men Formato, Columna/Fila seleccionar la opcin
de Mostrar.

Dar nombres a las celdas

Es posible asignar un nombre a una celda o a un rango. De esta forma


podremos:
Desplazarnos a esa celda o rango ms fcilmente
Utilizar los nombres en una frmula
Identificar mejor los rangos (por ejemplo: Ventas)
Para dar un nombre a una celda haremos lo siguiente:

Prctica
1. Sita el cursor en la celda A1 y pulsa un click en la casilla de los
Nombres de celdas:

2. A continuacin escribe por ejemplo: Primera y pulsa Intro.

La celda ha recibido un nombre.

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3. Sita el cursor en cualquier otra celda.


4. Abre la lista de nombres y escoge Primera

El cursor salta a la celda con ese nombre; en nuestro caso, a la celda A1.
Asimismo, si seleccionamos un rango entero de celdas, podemos tambin
asignarle un nombre y utilizarlo para desplazarnos a l.

Listas
Las listas es una de las opciones que ms se utiliza en Excel. Permiten
almacenar datos en forma de columnas a modo de base de datos para
posteriormente realizar clculos, consultar datos, realizar sub-totales,
etc.
Normalmente, una lista contiene las cabeceras de los datos en la
primera fila. Estas cabeceras son los ttulos de los campos. Un campo
es un dato individual con un nombre propio. Observa el siguiente
grfico:

CAMPO

Algunas normas a tener en cuenta en la creacin de listas son:

El tamao mximo de una lista es el mismo que la hoja completa


Dejar un espacio por encima y por debajo de forma que la lista
quede aislada del resto de la hoja.
Los ttulos de los campos deben situarse en la primera fila.
No hay que dejar espacios en blanco al principio del nombre de un
campo porque afectar a operaciones posteriores.
Se recomienda asignar formatos distintos a las cabeceras de
columna y a los datos.

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A ser posible, dejar una nica lista en la hoja.

Las operaciones ms comunes con listas son:

Utilizarla para imprimir listados.


Ordenarla por un campo en concreto.
Crear una ficha llamada formulario para trabajar con la lista.
Filtrar datos, es decir, obtener datos de la lista segn unas condiciones
especficas.
Crear informes de resumen de sub-totales de datos.

Ordenar una lista de datos

Puede ocurrir que en ciertos momentos nos interese una misma


lista impresa y ordenada por diferentes campos (fechas, nombres,
precios, etc). Para ordenar una lista, Excel dispone de dos opciones:
Ordenacin rpida: Excel ordena rpidamente a travs de un campo
mediante el botn Orden ascendente situado en la barra de
herramientas.
Ordenacin por prioridades de campo: Excel permite ordenar tambin
por varios campos. Imaginemos que en una misma lista ordenada por
ciudades, existen tres registros de Valencia. Aparte podemos ordenar
por Apellidos, o cualquier otro campo. En total, hasta tres campos.
1. Cierra la ventana de Formulario si es que contina abierta.
2. Sita el cursor en cualquier celda de la columna C (columna de
Ciudad).
3. Pulsa el botn Orden ascendente de la barra de herramientas.
Observa que excepto las cabeceras de columna, el resto de
datos se ha ordenador alfabticamente por el campo Ciudad.
Podemos efectuar la misma ordenacin pero en orden
descendente a travs del botn

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4. Accede a Datos Ordenar y te aparecer un cuadro de dilogo:

Desde aqu podemos establecer los tres criterios de


ordenacin que comentbamos anteriormente. En la imagen se
aprecia que por prioridad, queremos la ordenacin a travs del
campo Provincia, y dentro de cada provincia que se repita,
Excel ordenar tambin por el campo Ciudad.
5. Comprubalo t mismo introduciendo varios criterios de
ordenacin.

Filtros de datos

Otra posibilidad para trabajar con listas son los llamados Filtros. Estos
actan en forma de lista desplegable y nos permite filtrar o elegir
datos segn unas condiciones especficas.

1. Selecciona el rango de la lista A1:D6


2. Accede a Datos Filtro Autofiltro y pulsa un click en cualquier
parte de la lista para quitar la seleccin.
Observa que han aparecido las tpicas flechas correspondientes
a las listas desplegables comunes en Windows.

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3. Abre la lista correspondiente al campo Ciudad y selecciona Bilbao

4. Vuelve a abrir la misma lista y selecciona la opcin Todas.


5. Abre la lista del campo Provincia y elige la opcin Personalizar...
6. Prepara el cuadro de dilogo de la siguiente forma:

7. Acepta. Observa que han aparecido las provincias cuya inicial


comience a partir de la letra M.
8. Vuelve a mostrar todas las provincias.

En campos numricos, podramos por ejemplo ejecutar


una consulta que nos mostrar los valores ms altos, valores a
partir de un nmero determinado, etc.

Validacin de los datos


Imagina que existe una celda que tendr siempre un dato elegido de
entre una lista. En vez de escribir manualmente ese dato, podemos
crear una lista desplegable, restringir entradas, limitar el nmero de
caracteres de la celda, mostrar mensajes de ayuda, etc.
1. Sita el cursor en la celda D2.

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2. Accede a Datos Validacin y te aparecer el siguiente cuadro:

En la lista desplegable Configuracin podemos elegir


qu valores sern vlidos para la celda activa. Desplgala y
observa las distintas posibilidades de la misma.
3. Elige finalmente la opcin Lista. Te aparecer una casilla de texto;
escribe lo siguiente (separado por punto y coma):
Barcelona;Bilbao;Valencia;Gerona;Lrida;Madrid
4. Acepta el cuadro de dilogo.
Observars que ha aparecido una flecha tpica de las listas
desplegables:

5. Prueba a desplegarla y observa su contenido:

Desde aqu podemos elegir un valor ms cmodamente.


Ahora solo falta aplicar la misma lista al resto de las celdas:
6. Con el cursor situado en la celda de la lista que acabamos de crear,
pulsa la combinacin de teclas Ctrl + C(copiar al portapapeles).
7. Selecciona el resto del rango (D2:D6)
8. Pulsa Ctrl + V (pegar del portapapeles)
Pulsa Esc para finalizar la seleccin.

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Ver

Mediante la opcin Ver del men principal y al seleccionar Pantalla


Completa Excel elimina de la pantalla las Barras de Herramientas
mostrndonos nicamente la lnea de mens, para desactivar esta
opcin es necesario seleccionar nuevamente Pantalla Completa.
Se puede desactivar o activar la barra de frmulas o la de estado.
En cualquier momento podemos saber cual est activa por la marca de
confirmacin que aparece al desplegar el men Ver. Tambin es posible
seleccionar qu barras de herramientas sean visibles. Las habituales son
la Estandar y la de Formato, pudiendo incluso personalizar dichas barras
aadiendo los iconos que deseemos.
Podemos visualizar la hoja de trabajo en la proporcin que nos
interese a travs de la opcin Zoom del men Ver o seleccionando el
porcentaje mediante el men desplegable de la Barra de Herramientas.
Una posibilidad de Excel 2000 es la de comprobar el salto de
pgina de un documento antes de imprimirlo y poderlo modificar, a travs
de la opcin Vista previa de pgina. Es una vista de modificacin que
muestra la hoja de clculo tal y como se va a imprimir. En esta vista,
pueden moverse los saltos de pgina arrastrndolos a la izquierda, a la
derecha o hacia abajo. Excel cambia automticamente la escala de la hoja
de clculo para ajustar las columnas y las filas a la pgina.

Impresin

Una vez terminado el modelo y antes de sacar la copia a papel,


deberemos visualizarlo en pantalla. Para ello accederemos a Vista
Preliminar desde el icono de la barra de herramientas o desde
Archivo.
Si necesitamos insertar un salto de pgina para adecuar el modelo
a su salida de papel seleccionaremos la opcin Salto de Pgina del men
Insertar. Para anular los saltos de pgina si no conocemos dnde estn
situados, deberemos seleccionar toda la hoja y en el men Insertar nos
aparecer la opcin Quitar salto de pgina.
Para situarnos en una celda concreta de nuestro modelo
seleccionaremos la opcin Ir a del men Edicin o pulsaremos F5 e
indicaremos la direccin de destino.
Una vez comprobada la presentacin de la hoja si no queremos
hacer ningn cambio daremos la orden de imprimir pulsando el icono de
la barra de herramientas, o mediante el men Archivo, opcin
Imprimir, desde donde se nos mostrar la siguiente ventana:

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Imprimir en archivo: Imprime los documentos en un archivo en vez de


enviarlos a la impresora.
Propiedades: Cambia las opciones de la impresora seleccionada. Los
valores que especifiquemos se aplican al documento activo y tambin
pueden afectar a los valores de impresin en las dems aplicaciones
que utilicemos.
Vista previa: Muestra la apariencia del documento con las opciones
seleccionadas, desde aqu se puede configurar la pgina.

Preparar pgina

Al seleccionar Configurar pgina se nos mostrarn en pantalla las


carpetas correspondientes a: Pgina, Mrgenes, Encabezado / Pie y Hoja.
Al seleccionar la carpeta Pgina visualizaremos la pantalla correspondiente a la
siguiente figura:

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Orientacin: vertical o apaisada


Ajustar a: se utiliza para reducir toda la hoja de clculo a una o varias
pginas impresas. Con esta opcin se especifica el nmero de pginas.
Se puede reducir el nmero de pginas original, pero no se puede,
desde esta opcin, ampliarlo.
Tamao de papel y calidad de impresin: ambas opciones tienen un
botn a la derecha mediante el cual podemos seleccionar entre los
estndares incluidos.

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Al seleccionar la carpeta Mrgenes se pueden cambiar el margen superior,


inferior, izquierdo y derecho, as como las posiciones dentro de la pgina en las
que normalmente estn los encabezados y pies. Tambin se puede centrar el
texto en la pgina, tanto horizontal como verticalmente.

En la carpeta Encabezado /Pie se puede escribir un texto que aparecer


en todas las pginas, en la parte superior (Encabezado) o inferior (Pie de
Pgina). Por omisin, en encabezado y pie de pgina aparece Ninguno. Entrando
en personalizar encabezado y pie de pgina se puede editar el texto, cambiar el
tipo de letra, insertar nmero de pgina, pgina / total pginas, fecha, hora,
nombre del libro y etiquetas con los botones que se muestran en la siguiente
figura:

A travs de la carpeta Hoja si no se especifica nada en Area de impresin se


imprime todo lo escrito de la hoja seleccionada. Si se quiere imprimir slo un
rango, se puede especificar dicho rango. Si se tiene previamente el rango
seleccionado tambin es posible indicar la zona a imprimir pulsando el botn
Imprimir de esta carpeta.
Desde el men Archivo, opcin Area de Impresin, tambin es posible
establecer un rea de impresin as como borrarla.
Seleccionar el resto de especificaciones que interesen y finalizar con Aceptar.

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Ttulos a imprimir. Si la impresin genera varias pginas, es posible que los


datos de alguna de ellas queden sin la referencia de los rtulos que estn en
las primeras filas y columnas, stas aparecern en todas las hojas. Para ello
hacer clic en la casilla de filas a repetir, y a continuacin se seleccionan
dichas filas en la hoja de clculo. Lo mismo para las columnas.

Otras opciones

Dentro de hoja se pueden especificar adems, si:


Se imprimen las lneas de divisin.
Se imprimen las cabeceras de las columnas (A,B,C,...) y las filas (1,2,3,...).
Se imprime en borrador (peor calidad de impresin pero impresin ms
rpida) o no.
Si se ha dado formato de color a los datos pero van a imprimirse en Blanco y
negro.

Imprimir comentarios . Para imprimir comentarios al final


del documento y al comienzo de otra pgina, seleccionaremos la opcin Al
final de la hoja. Para imprimir los comentarios en la misma ubicacin en que
aparecen cuando se ve la hoja de clculo, seleccionaremos la opcin Como en
la hoja.
Para controlar el orden en que se numerarn e imprimirn los datos cuando
no encajen en una pgina, seleccionaremos la opcin hacia abajo, luego hacia
la derecha o Hacia la derecha, luego hacia abajo.
Adems, en cualquier momento podemos insertar un salto de pgina manual.
Para ello basta colocarnos en la celda que sea comienzo de la nueva pgina e
ir al men Insertar, opcin Salto de pgina.

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Vista preliminar

Pulsando el icono aparece el documento tal y como se obtendr en papel


una vez impreso.
Por medio del botn Zoom se puede ver la pgina completa o a tamao real
(100%).
Con el botn Mrgenes se pueden cambiar stos, as como la posicin del
encabezado y el pie y el ancho de las columnas directamente sobre el
documento, en el caso de Excel 2000, todas las hojas aparecen por defecto sin
mrgenes.
Tambin estn incluidos los botones correspondientes a Configurar pgina (ya
explicado desde la opcin Archivo), Siguiente y Anterior que nos permiten el
avance y retroceso por las pginas del modelo, Saltos de pgina e Imprimir.
Los saltos de pgina permiten que las pginas de la hoja empiecen donde se
quiera. Se mueven manualmente desde Ver Vista previa de salto de pgina.
Desde los bordes azules se alarga el salto hasta dejarlo a gusto. Si no se hace
nada con los bordes, coge los predeterminados.

Proteccin de hojas

La proteccin de hojas nos permite proteger contra borrados accidentales


algunas celdas que consideremos importantes. Podemos proteger toda la
hoja, el libro entero, o bien slo algunas celdas.

1. Accede a Herramientas Proteger Proteger hoja y acepta el


cuadro de dilogo que aparece.
2. Intenta borrar con la tecla Supr cualquier celda que contenga un dato.

La hoja est protegida por completo. Imaginemos ahora que slo


deseamos proteger las celdas que contienen las frmulas, dejando
libres de proteccin el resto de celdas.

3. Desprotege la hoja siguiendo el mismo mtodo que antes.


4. Selecciona el rango B2:C4 y accede a Formato Celdas (Pestaa
proteger).
5. Desactiva la opcin Bloqueada y acepta el cuadro.
6. Vuelve a proteger la hoja desde Herramientas Proteger
Proteger hoja.
7. Cambia algn valor del rango B2:C4
8. Intenta cambiar algo o borrar alguna celda del resto de la hoja.

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Con la opcin anterior (Bloqueada), hemos preparado un rango de


celdas para que est libre de proteccin cuando decidamos proteger
toda la hoja. De esta forma no habr fallos de borrados accidentales
en celdas importantes.

Si escribimos una contrasea al proteger la hoja, nos la pedir en


caso de querer desprotegerla posteriormente.

Si elegimos la opcin Proteger libro, podemos proteger la


estructura entera del libro (formatos, anchura de columnas, colores,
etc...)

Insertar comentarios

Es posible la insercin de comentarios en una celda a modo de anotacin


personal. Desde la opcin Insertar Comentario podemos crear una
pequea anotacin.

1. Sita el cursor en E1 y accede a Insertar Comentario.


2. Escribe el siguiente texto:
1.1.1.1.1.1.1.1 Descuento aplicado segn la ltima reunin del consejo de
administracin

3. Pulsa click fuera de la casilla amarilla.


Dependiendo de qu opcin est activada en el men Herramientas
Opciones Ver, podemos desactivar la visualizacin de una marca
roja, la nota amarilla, activar slo la marca, o todo.

4. Accede a Herramientas Opciones y observa en la pestaa Ver


(seccin Comentarios) las distintas casillas de opcin. Prueba a
activar las tres saliendo del cuadro de dilogo y observa el resultado.
5. Finalmente, deja la opcin Slo indicador de comentario activada.
6. Sita el cursor sobre la celda que contiene el comentario.
7. Pulsa el botn derecho del ratn sobre esa misma celda.

Desde aqu o bien desde Edicin, podemos modificar o eliminar el


comentario.

VOLVER

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Tema 4.- Comenzamos con las Frmulas

La sintaxis de una frmula

Una frmula es una expresin que introducimos en una celda y que


relaciona valores y frmulas de otras celdas para producir un
resultado. Una frmula comienza siempre con el signo igual (=) y
puede contener textos, nmeros, referencias de celdas, etc.
En la celda que contiene una frmula se visualiza siempre el resultado
de la misma y la frmula en s se visualiza en la barra de frmulas.
La frmula combina diferentes operadores para realizar los clculos.
Estos operadores son:
Artimticos:
Suma +
Resta -
Multiplicacin *
Divisin /
Porcentaje %
Exponente ^

De comparacin
Igual =
Distinto <>
Mayor >
Menor <
Mayor o igual >=
Menor o igual <=

De texto
Contatenacin &

Este ltimo operador sirve bsicamente para unir cadenas de


texto y producir un nuevo valor a partir de esa unin. P.Ejemplo:
Zorro&Rojo = ZorroRojo

Ejemplos de frmulas seran:

=12+5 Suma los valores numricos 12 y 5


=C1+C5 Suma el contenido de las celdas C1 y C5
=(C1+C5)-A2 Suma el contenido de las celdas C1 y C5 y el
resultado lo resta de A2.
=Ventas-Gastos Resta dos rangos de celdas llamados Ventas y
Gastos
=2^3 Eleva al cubo el nmero 2

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Prioridad en las frmulas

Es muy importante sealar que en una frmula, la introduccin de


algunos de los diferentes operadores tiene prioridad sobre otros.
Observa el orden de prioridad de los operadores.

1. Porcentaje
2. Exponente
3. Multiplicacin y divisin
4. Suma y resta
5. Unin de texto
6. Comparacin

As, si introducimos la frmula:

= 10 + 2 * 10 producir un resultado de 30, pues primero se realiza


la operacin de multiplicacin de 2 * 10 y finalmente se le suma el
primer 10.
= (10 + 2) * 10 producir un resultado de 120, pues en este caso se
producir en primer lugar la multiplicacin del interior del parntesis
multiplicando su resultado por el ltimo 10.

Mensajes de error

En algn momento puede producirse el hecho de que nos


equivoquemos en la realizacin de una frmula y que sta intente
realizar clculos con datos errneos. Por ejemplo, podemos intentar
=C1+C2 habiendo un texto en C1 y un nmero en C2, por lo que Excel
devolver un mensaje de error. Observa los siguientes mensajes de
error y su causa:

#DIV/0! Se est intentando dividir un nmero entre 0


#N/A Valor no disponible
#NOMBRE? Se ha utilizado un nombre que Excel no reconoce
#NULO! Interseccin no vlida de dos reas
#NUM! Nmero utilizado de forma incorrecta
#REF! Referencia no vlida a una celda
#VALOR! Operando o argumento errneo
####### Columna demasiado estrecha para ver los datos

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Prctica
Copia los siguientes datos:

Sita el cursor en la celda B7


Escribe la siguiente frmula:
=B3+B4+B5
Pulsa Intro
Aparecer el resultado de la frmula. Cuando trabajamos con
frmulas, Excel calcula siempre el contenido de la frmula que
estamos utilizando. En este caso, podramos introducir la frmula.
=100000+50000+25000 pero siempre dara el mismo resultado
porque lo que hacemos es calcular una suma con nmeros fijos. Por
eso utilizaremos los nombres de las celdas. La ventaja ser que si
posteriormente cambiamos algn dato de las celdas, la frmula se
recalculara automticamente y volvera a darnos el resultado
actualizado.
A continuacin podramos introducir la misma frmula bajo la
columna de los nmeros de los gastos, pero lo que haremos ser
utilizar la potente funcin de copia de Excel.
Sita el cursor en la celda B7 y pulsa el botn Copiar de la barra de
herramientas (o bien la opcin Edicin Copiar).
Sita el cursor en la celda E7 y pulsa el botn Pegar de la barra de
herramientas (o bien la opcin Edicin Pegar).
La frmula se ha copiar, pero Excel ha actualizado las celdas de
la frmula a la columna donde se encuentra el cursor actualmente.
Sita el cursor en la celda A9 y escribe el siguiente texto:
BENEFICIOS:
Sita el cursor en la celda A10 y escribe la siguiente frmula.
=B7-E7
Pulsa Intro y vers que el resultado es negativo, es decir, los gastos han
sido superiores a los ingresos.
Graba la hoja. Puedes darle el nombre que desees.
Accede a Archivo Cerrar
Accede a Archivo Nuevo y acepta el nuevo libro de trabajo

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Copia la siguiente hoja

Sita el cursor en la celda B6 y escribe la frmula:


=B2+B3+B4

(A partir de ahora supondremos que has pulsado Intro para validar


la frmula)
Vuelve a situarte en B6
Sita el cursor del ratn en la esquina inferior derecha de la celda, de forma
que sin pulsar nada, aparezca una cruz negra. Cuando la veas, pulsa click y
sin soltar el ratn, arrastra hacia la derecha hasta la celda D6
Si ha funcionado correctamente, la frmula de la celda inicial se
habr copiado en las dos celdas de al lado, dando como resultado,
la suma de cada columna.

Para quitar la seleccin de color negro, puedes pulsar un click en


cualquier parte de la hoja.

Referencias

Cuando copiamos frmulas de la forma que acabamos de ver, el


contenido de la frmula se actualiza a medida que copiamos en
horizontal o en vertical. Si te sitas en las celdas C6 y D6 y miras en
la barra de frmulas, observars que cada celda contiene la frmula de
su columna correcta.

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La referencia indica la posicin de la celda contenida en la


frmula. Observa la siguiente hoja:

En este caso, en la primera frmula de la celda B6 hemos


sumado la columna B, pero tambin hemos incluido en la frmula la
celda F1 de forma que sume el contenido de sta celda en la suma de
la columna. En la primera celda no pasa nada, pero si volvemos a
copiar la frmula en las celdas de al lado, observaremos en la celda C6
lo siguiente: =C2+C3+C4+G2. Es decir, Excel ha copiado la frmula,
pero tambin ha desplazado la referencia de la celda F2 y ahora la ha
convertido en G2. No hace falta mencionar que en G2 no hay ningn
dato. Excel ha tomado las referencias de la primera celda como
posiciones relativas y las ha copiado hacia su derecha. En nuestro
ejemplo, no nos interesa que la celda F2 se modifique a medida que
copiamos la frmula.
Para que no ocurra esto, debemos convertir la celda F2 en referencia
absoluta es decir, que aunque copiemos la frmula en otras
posiciones, la referencia a la celda F2 no cambie nunca.

Celdas relativas: indican la posicin de la celda como desplazamiento


a partir de la cual se est introduciendo la frmula. Si las celdas
referenciadas cambian de ubicacin, Excel ajusta las referencias para
adaptarlas a la nueva posicin.
Celdas absolutas: indican posiciones que no cambian. Una celda se
convierte en absoluta aadiendo antes y despus de la letra de la
columna el signo dlar ($). Por ejemplo: $B$6
Celdas mixtas: combina los dos tipos de referencia anteriores. Por
ejemplo: $B6, A$7...
Podemos convertir una celda en absoluta posicionando el cursor al
lado del nombre de la columna y pulsando la tecla F4. Esto aade
automticamente el signo dlar a la columna y la convierte en
absoluta.

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Siguiendo con nuestro ejemplo, si modificamos la frmula de la


primera celda como sigue: =B2+B3+B4+$F$2 y la volvemos a
copiar hacia la derecha, observaremos que Excel ha actualizado las
columnas a las nuevas posiciones de las frmulas (relativas), pero la
celda F2 no cambia en la copia (absoluta).

Prctica

1. Practica con la siguiente hoja. Las celdas que contienen las


frmulas son de color rojo. Debers realizar las indicaciones que se
adjuntan:

VOLVER

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TEMA 5.- LAS PRINCIPALES FUNCIONES

Funciones

Una funcin es una frmula ya escrita y preparada para realizar


clculos y simplificar el uso de frmulas extensas. Las funciones tienen
un nombre propio y existen multitud de funciones. Imagnate sumar
un rango de 200 celdas con una frmula del tipo =A1+A2+A3+A4...
Existen funciones que realizan complejos clculos financieros,
estadsticos, matemticos, etc, y que permiten ahorrar trabajo y
tiempo en la escritura de una frmula.

Sintaxis de una funcin

Las funciones deben mantener unas reglas de sintaxis tal y como se


indica en el siguiente ejemplo:

=SUMA(A1:A200;100)

Argumentos separados por


Signo igual Nombre de la funcin punto y coma y encerrados
entre parntesis

En el ejemplo, se sumar todo el rango A1:A200 y aparte el nmero


100. Es decir, que dentro de los parntesis que forman el contenido de
la funcin, hay dos argumentos a sumar.

La funcin Autosuma

Es quiz la funcin ms utilizada en una hoja de clculo. Por ello, Excel


proporciona un botn exclusivo para la funcin Autosuma en la barra
de herramientas.
Para utilizar una funcin, podemos escribirla manualmente o bien
utilizar el Asistente para funciones que veremos posteriormente y que
nos ir guiando paso a paso en la construccin de la funcin.

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Prctica
1. Escribe en una hoja nueva unos cuantos nmeros y despus coloca
el cursor bajo esa misma lista:

2. Pulsa el botn Autosuma situado en la barra de rramientas


estndar

Observa que Excel detecta lo que queremos sumar y lo marca


con puntos suspensivos intermitentes. Ahora podemos aceptar
pulsando Intro o bien seleccionar con el mouse la zona que queremos
sumar.

3. Pulsa Intro.
Otra forma de hacerlo es la siguiente:
4. Borra el contenido de la celda que contiene la frmula.
5. Selecciona toda el rea numrica, ltima celda incluida:
6. Pulsa el botn Autosuma.

En este caso marcamos directamente el rango que queremos sumar,


por lo que Excel lo suma directamente.
Con el cursor situado en la celda que contiene la frmula, observa la
barra de frmulas.

La funcin tiene entre parntesis la celda inicial del rango a sumar y la


celda final separadas por dos puntos. Desde aqu podemos modificar
manualmente el rango.

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La funcin PROMEDIO

Otra interesante funcin es la llamada =PROMEDIO(). Funciona


exactamente igual que la suma, pero no existe ningn botn, por lo
que debemos introducirla manualmente. Cuando introducimos una
funcin mediante el teclado, podemos escribirla por completo o hacer
lo siguiente:
1. Borra el contenido de la ltima frmula
2. Escribe lo siguiente:
=PROMEDIO(
3. Selecciona con el mouse el rango de nmeros. Fjate como la
frmula va tomando dicho rango y se va escribiendo sola.
4. Cierra el parntesis escribindolo a mano.
5. El resultado obtenido es la media de los datos numricos.

El asistente para funciones

Existen muchos tipos de funciones; matemticas, estadsticas, de


fecha, cientficas, etc, alguna de las cuales contiene una sintaxis
bastante ms difcil que la autosuma, por ejemplo. Existen funciones
que realizan complejos clculos y que tan slo nos piden unos datos
especficos.
Si no recordamos la sintaxis de una funcin, podemos hacerlo con el
Asistente de funciones el cual, nos guiar paso a paso hasta
obtener el resultado buscado.
1. Borra el contenido de la ltima frmula y sita el cursor en ella.
2. Pulsa el botn Pegar funcin de la barra de herramientas
estndar
3. Pulsa a la izquierda la opcin Estadsticas.
4. Sube la lista deslizable de la ventana derecha hasta encontrar la
funcin PROMEDIO y pulsa un click sobre ella.
5. Observa la lnea de estado de la ventana; nos explica para qu
sirve esa funcin. Acepta.
6. Ahora nos pide qu celdas o rango de celdas queremos utilizar para
saber el resultado del promedio de datos. Podemos pulsar click en
las celdas que nos interesen, escribirlas a mano o bien seleccionar
un rango de datos de la hoja. Selecciona el rango adecuado y
acepta.

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Otras funciones: MAX, MIN

1. Haz una sencilla hoja de clculo como la que sigue:

2. Sita el cursor en D4 y escribe la frmula: =B4*C4. Cpiala hacia


abajo.
3. Escribe al lado de la hoja las nuevas celdas de texto:

4. Escribe las frmulas de las celdas:

Celda Frmula

F3 =SUMA(D4:D9)

F4 =PROMEDIO(D4:D
9)

F5 =MAX(D4:D9)

F6 =MIN(D4:D9)

F7 =CONTAR(D4:D9)

5. Selecciona el rango de los resultados y convirtelo en formato


moneda.

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Como habrs imaginado, hemos obtenido el valor mximo, mnimo y


adems hemos contado el nmero de elementos numricos que
aparecen en el rango D4:D9.

La funcin =SI()

Una de las funciones ms potentes que se utilizan en Excel es la


funcin =SI(). Esta funcin tiene la siguiente estructura:
=SI(condicin;verdadero;falso)
Donde condicin es una condicin que se tiene que cumplir. Si
sta se cumple, se ejecutar verdadero, o en caso contrario, se
ejecutar falso.
Por ejemplo:
=SI(A3>B12;Correcto;Incorrecto)
Si la celda A3 es mayor que la celda B12, aparecer la palabra
Correcto, en caso contrario, aparecer la palabra Incorrecto.
=SI(A1=Bajo mnimos;Quiebra;Normal)
Si la celda A1 contiene la palabra Bajo mnimos, en la celda actual
aparecer la palabra Quiebra, en caso contrario, aparecer la palabra
Normal.
=SI(O(A1=B1;C1=D1);Bien;Mal)
Aqu ha de cumplirse una de las dos condiciones. Ntese la utilizacin
del operador O, es decir, que se tiene que cumplir una de las dos
condiciones.

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TEMA 6: ELABORACIN DE GRFICOS

Introduccin a los grficos en Excel. Tipos de grficos

Excel ofrece la posibilidad de trabajar con grficos en sus hojas de clculo


que nos proporcionarn una visin ms clara y grfica del contenido de
las tablas de datos.

Un grfico en Excel es la representacin grfica de un conjunto de datos


de una hoja de clculo. Podemos crear diferentes tipos de grficos
(barras, columnas, lneas, etc) dependiendo de la informacin visual que
queramos conseguir. Los datos utilizados en su creacin, pueden variar y
el grfico se actualizar automticamente.

Estas son las caractersticas de alguno de los grficos ms utilizados:

80000

60000
Enero
40000 Febrero
Marzo
20000

0
Jos Martn Javier Pedro

Grfico de reas

Representan la evolucin de las series a lo largo del tiempo. Muestran el


volumen de cada serie y el total acumulado de las mismas.

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Grfico de barras

Pedro
Enero
Javier Febrero
Marzo
Martn

Jos

0 50000 100000 150000 200000

Comparan las series. El eje X se representa verticalmente y el eje Y


horizontalmente. Las barras apiladas (ejemplo) representan la relacin de
cada punto con el total.

80000

60000
Enero
40000 Febrero
Marzo
20000

0
Jos Martn Javier Pedro

Grfico de columnas

Representa las series en barras verticales y permite compararlas y


analizar las diferencias de valores entre los puntos a travs del tiempo. Es
un grfico ideal para observar los datos en un momento de tiempo dado.

Grfico de lneas

80000

60000
Enero
40000 Febrero
Marzo
20000

0
Microsoft Excel en el aula. DavidJos
Garca Martn
Nez Cristbal
Javier Prez Bernal
Pedro 54
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Estudia las tendencias de los valores a lo largo de un perodo de tiempo,


resaltando la velocidad del cambio.

80000

60000
Enero
40000 Febrero
Marzo
20000

0
Jos Martn Javier Pedro

Grfico burstil

Especial para representar datos burstiles. Si se desean representar los


valores burstiles de apertura, mximo, mnimo y cierre, se tienen
que seleccionar 4 filas o columnas de datos correspondientes a dichos
valores. Es un grfico ideal para estudiar las fluctuaciones que realizan

Grfico circular o de sectores

Enero

Jos
Martn
18% 2%
25%

Javier
2%
Pedro
53%

Representa una sola serie de datos que son analizados y cuyo valor se
expresa en porcentaje. Se utilizan tambin para resaltar algn valor
concreto.

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Grfico de anillos

5%
5%
12% 11%
2% 0%7% Jos
18% 7%
38% 25%
Martn
Javier
2%
Pedro
53%
70% 45%

Similar al de sectores, no se limita a una sola serie sino que puede


representar tantas como deseemos. Las series son los anillos y los colores
representan cada categora.

Grfico de radar

Jos
100000

50000 Enero
Martn
0 Febrero
Marzo
Pedro Javier

Cada categora forma un eje y cada eje sale del punto central, Si existen
varias series, todos sus puntos se unirn con una lnea. No se podrn
intercambiar los valores del orden una vez creado.

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Grfico XY (grfico de dispersin)

80000

60000
Enero
40000 Febrero
Marzo
20000

0
0 2 4 6

Trabajan con dos ejes de valores. Se selecciona la primera columna del


rango para los valores de eje X y la segunda para los del eje Y. Se usan
para analizar tendencias de los valores a travs del tiempo, y sus posibles
relaciones entre series.

Grfico de superficie (3-D)

80000

60000
60000-80000
40000
40000-60000
20000
20000-40000
0
0-20000
Enero
Jos

Javier

Nos sirve para trabajar con grandes cantidades de datos y su


combinacin. Inicia mediante colores, las zonas con valores ms
parecidos.

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Crear y modificar un grfico

1. Crea una hoja como la que sigue a continuacin:

2. Selecciona el rango A1:D6


3. Accede a Insertar Grfico
Aparece un asistente para la creacin del grfico. En este primer
paso podemos elegir el tipo de grfico que queremos.

4. Pulsa el botn Siguiente


Aqu se nos muestra el rango de datos que hemos seleccionado
previamente. Podemos cambiarlo o dejar el que ya est seleccionado.
Si pulsas en las casillas Filas y Columnas los datos del grfico se
transponen para mostrar en el eje de las X los rtulos de la primera
fila o la primera columna. Deja la opcin Columnas activada.
La pestaa superior Serie nos muestra las series que estn
seleccionadas en este momento y que corresponden a los meses. Las
series nos muestran los colores correspondientes a cada mes porque
hemos seleccionado tres columnas. La representacin de las series se
llama Leyenda
5. Pulsa el botn Siguiente.
Aqu podemos modificar varias opciones como ttulos, leyenda, etc.
6. Escribe en la casilla Ttulo del grfico el texto: VENTAS TOTALES.
Si esperas unos segundos, aparecer la simulacin en la ventana de la
derecha.
7. Escribe como ttulo del eje de las X el texto: AGENTES.
8. Escribe como ttulo del eje de las Y el texto: Ventas en miles.
La pestaa superior Ejes nos permite activar y desactivar la
visualizacin de los ejes. Puedes activar o desactivar las distintas
opciones para comprobar el resultado en la ventana de simulacin.
La pestaa Lneas de divisin permite activar o desactivar las
lneas horizontales o verticales de divisin. Prueba tambin a activar o
desactivar las distintas opciones.
La pestaa Leyenda permite activar, desactivar y modificar la
posicin de la leyenda.

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La pestaa Rtulos de datos permite varios modelos de


visualizacin de los rtulos de datos.
La pestaa Tabla de datos si est activada, nos muestra en
miniatura la tabla origen de los datos del grfico.
9. Pulsa el botn Siguiente.
Finalmente podemos optar por crear el grfico en la misma hoja, el cual
se podr modificar como si de un objeto cualquiera se tratara (mover,
cambiar el tamao, modificar el contenido...) o bien crear el grfico en
una hoja completamente nueva, lo cual aadira una hoja solo para
mostrar el grfico.

10.Deja la opcin Como objeto en.. seleccionada y pulsa el botn


Terminar.

El grfico aparece en la misma hoja de trabajo. Ahora podemos estirar


su tamao desde uno de los nodos de control, moverlo arrastrando desde
el interior del grfico, etc.
Si pulsamos un click fuera del grfico en cualquier parte de la pantalla
de trabajo, se observa que la marca negra de seleccin desaparece. Si
volvemos a pulsar un click en el interior del grfico, vuelve a aparecer.
Para modificar cualquier parte del grfico podemos pulsar doble click.
Por ejemplo, si pulsamos doble click sobre el fondo gris del grfico,
aparecer un cuadro de dilogo desde el cual podemos cambiar los
colores del mismo.
Puedes tambin pulsar un click sobre alguno de los tres ttulos que
hemos colocado (ttulo principal, eje X y eje Y) y observars que puedes
modificar dicho ttulo.
Si el grfico est seleccionado (marcado en negro) puedes abrir algn
men y observars que algunas opciones han cambiado. Estas afectan al
grfico.
Si se desea borrar un grfico, slo hay que tenerlo seleccionado y
pulsar la tecla Supr del teclado. A veces, en vez de modificar los datos de
un grfico es mejor y ms rpido crearlo de nuevo.

11.Borra el grfico actual y crea el siguiente:

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Observa que hemos desactivado la opcin Leyenda. Al ser un


grfico tridimensional, se crea un nuevo eje llamado Eje Z que
muestra las series en dicho eje, por lo que la leyenda no es necesaria.

12.Aada a la hoja la siguiente columna, con frmula incluida:

Bien. Ahora vamos a crear un grfico con los nombres de los


agentes y los totales en forma de columnas. No es necesario en este
caso seleccionar todo el rango de datos porque slo nos interesa la
ltima columna como datos de la serie.

13.Selecciona la primera columna.

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14.Manteniendo la tecla Control pulsada y sin soltarla, selecciona la


columna de los totales.

15.Selecciona el modelo Columnas 3D y sigue los pasos del asistente


hasta la finalizacin de la creacin del grfico. Recuerda desactivar en
este caso la Leyenda.
16.Cambia los colores del fondo y de las barras pulsando doble click sobre
ellos.

TOTALES

200000

100000

0
TOTALES
Jos

Martn

Javier

Pedro

17.Con el grfico seleccionado, abre el men Grfico

Las opciones de este men son las siguientes:

Tipo de grfico: podemos cambiar al estilo del grfico.


Datos de origen: para cambiar el rango del origen de los datos.
Opciones de grfico: podemos modificar los ttulos, leyenda, etc.
Ubicacin: para crearlo en una hoja nueva o dejarlo en la actual.
Agregar datos/lnea de tendencia: para aadir nuevos datos
pertenecientes a nuevas columnas o filas.
Vista 3D: permite cambiar la visualizacin en tres dimensiones.

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18.Accede a Vista 3D

Ahora podemos cambiar la elevacin del grfico, la rotacin,


perspectiva, etc.

19.Prepralo como ves en la imagen y acepta.

Dependiendo de los
cambios introducidos en el
cuadro de dilogo,
tendremos que modificar el
tamao del grfico porque
quizs no se vea
demasiado bien.

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Tema 7.- Excel Avanzado

Elaboracin de macro

En ocasiones, tenemos que realizar acciones repetitivas y rutinarias una y


otra vez. En vez de hacerlas manualmente, podemos crear una macro
que trabaje por nosotros. Las macros son funciones que ejecutan
instrucciones automticamente y que nos permiten ahorrar tiempo y
trabajo.
Los pasos para crear una macro son:
1. Acceder a Herramientas Macro Grabar macro
2. Pulsar las teclas o tareas una tras otra teniendo cuidado en no equivocarnos.
3. Detener la grabacin de la macro.
4. Depurar posibles errores o modificar la macro.

Las macros tambin pueden ejecutarse pulsando una combinacin


de teclas especfica, por lo que ni siquiera debemos acceder a un
men para invocar a la macro, o bien asignrsela a un botn.
Cuando creamos una macro, en realidad Excel est creando un
pequeo programa utilizando el lenguaje comn en aplicaciones
Office: el Visual Basic.

1. Accede a Herramientas Macro Grabar nueva macro. Te


aparecer un men:

2. Acepta el nombre propuesto (Macro1) y acepta el cuadro de


dilogo.
A continuacin aparecer un pequeo botn desde el que podrs
detener la grabacin de la macro.

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A partir de estos momentos, todo lo que hagas (escribir, borrar,


cambiar algo...) se ir grabando. Debemos tener cuidado, porque
cualquier fallo tambin se grabara.

3. Pulsa Control + Inicio


4. Escribe: Das transcurridos y pulsa Intro.
5. En la celda A2 escribe: Fecha actual y pulsa Intro.
6. En la celda A3 escribe: Fecha pasada y pulsa Intro.
7. En la celda A4 escribe: Total das y pulsa Intro.
8. Selecciona con un click la cabecera de la columna A (el nombre de
la columna) de forma que se seleccione toda la columna.
9. Accede a Formato Columna Autoajustar a la seleccin
10. Pulsa click en la celda B2 y escribe: =HOY(). Pulsa Intro.
11. Escribe: 29/09/98 y pulsa Intro.
12. Accede a Formato Celda elige el formato Nmero y acepta.
13. Sita el cursor en la celda A1.
14. Pulsa la combinacin de teclas Control + * (se seleccionarn todo
el rango no-vaco).
15. Accede a Formato Autoformato Multicolor 2 y acepta.
16. Finaliza la grabacin desde el botn Detener grabacin o bien
desde el men Herramientas Macro Detener grabacin.
Perfecto. Ahora vamos a ver si la macro funciona:
1. Colcate en la Hoja2
2. Accede a Herramientas Macro Macros.
3. Elige tu macro y pulsa el botn Ejecutar.
4. Observa su comportamiento.
La macro ha ido realizando paso a paso todas las acciones que
hemos preparado.

Asignar una macro a un botn

Para ejecutar una macro, lo ms corriente es asignarla a un botn o a


otro objeto tal y como un grfico.
Para crear un botn usaremos la herramienta de la barra de herramientas
de Formulario, que se podr mostrar mediante el men Ver, Barra de
Herramientas o con el men contextual que sale al pulsar el botn derecho del
ratn sobre la Barra de Herramientas visible en la pantalla.

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Trazamos en la pantalla con el ratn el espacio que va a ocupar el botn y


aparecer un cuadro de dilogo desde el que se podr asignar una macro a
dicho botn.

Posteriormente, pulsando ese botn podremos ejecutar la macro


asignada.
Con el botn seleccionado podremos cambiar la macro asignada eligiendo
Asignar Macro del men Herramientas o cambiar otras caractersticas tales
como texto y fuente del botn eligiendo Objeto del men Insertar.
Si queremos que nuestras macros hagan algo ms que reproducir
acciones grabadas por el usuario, deberemos programar en Visual Basic para
Aplicaciones.
El lenguaje Visual Basic se compone de Objetos que pueden ser
manipulados mediante procedimientos.
Estos Objetos poseen a su vez mtodos y propiedades. Adems dispone
de los elementos normales de un lenguaje de programacin: Enunciados,
Variables, Estructuras de control y Funciones.

Asignar una macro a un botn de las barras de herramientas

Pueden tambin pueden asignarse a botones de las barras de herramientas,


para ello:
1. Elegir la opcin Personalizar del men Herramientas.
2. Elegir la solapa Comandos y la categora Macros.

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3. Arrastrar la opcin Personalizar botn hasta el lugar de la


barra de herramientas en donde se quiere mostrar.
4. Hacer clic en el botn Modificar seleccin, a partir del men que
se despliega se le asigna una macro al botn, se define una
imagen, etc.

Ejemplo:
Crear un botn en la barra de herramientas estndar que ejecute la macro
Grfico, asignarle una imagen y un texto.

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