Anda di halaman 1dari 11

BERSAMBUNG-

Membandingkan, mendesain, dan menyimpulkan bagan alur prosedur pembayaran hutang


pada hotel (dengan melihat dan memperhatikan lima unsur pengendalian yang terdiri dari
otorisasi yang memadai, pemisahan tugas, dokumen dan catatan, pengendalian akses atas
aktiva perusahaan, serta pemeriksaan atau pengecekan independen

Dokumen yang digunakan:


a. Voucher payable, merupakan daftar hutang yang jatuh tempo yang akan dibayar.

b. Faktur, merupakan bukti pembelian barang dari supplier.

c. Memorandum invoice, merupakan bukti penerimaan barang yang bisa digunakan sebagai
dasar penagihan.

d. Bank/cash disbursement voucher, merupakan bukti pengeluaran uang yang dilakukan


oleh general cashier.
Prosedur pengeluaran kas untuk pembayaran hutang:
1. Account payable menyiapkan faktur yang telah jatuh tempo, dan membuat voucher
payable, kemudian memintakan persetujuan untuk melakukan pembayaran pada
accounting departement head dan general manager. Dan setelah mendapat persetujuan,
menyerahkan voucher payable beserta bukti pendukungnya pada general cashier untuk
menyiapkan pembayaran.

2. General cashier menyiapkan pembayaran dan meminta persetujuan pembayaran,


kemudian menginformasikan pada account payable bahwa pembayaran telah siap.
Kemudian menyiapkan bank disbursement voucher. Jika jumlah pembayaran relatif kecil
akan dibayar tunai, maka yang disiapkan adalah cash disbursement voucher.

3. Account payable akan menghubungi supplier untuk mengambil pembayaran pada general
cashier.

Membandingkan, mendesain, dan menyimpulkan bagan alur prosedur pembelian tunai dairy
produk pada hotel (dengan melihat dan memperhatikan lima unsur pengendalian yang terdiri
dari otorisasi yang memadai, pemisahan tugas, dokumen dan catatan, pengendalian akses
atas aktiva perusahaan, serta pemeriksaan atau pengecekan independen)
Dokumen yang digunakan:
a. Purchase requisition, merupakan bukti permintaan barang, dan bisa digunakan sebagai
dasar untuk melakukan pembelian barang.

b. Cash disbursement voucher, merupakan bukti pengeluaran uang yang dilakukan oleh
general cashier.
Prosedur pengeluaran kas untuk pembelian tunai:
1. Departemen yang memerlukan barang membuat purchase requisition yang telah disetujui
oleh head departemennyam kemudian menyerahkannya pada purchasing.

2. Purchasing, akan memintakan persetujuan untuk melakukan pembelian secara tunai pada
cost control, accounting departement head dan general manager.

3. Setelah mendapat persetujuan, purchasing akan meminta sejumlah uang untuk pembelian
tersebut pada general cashier. Jika jumlah pembelian sudah bisa ditentukan, maka
general cashier akan membuatkan cash disbursement voucher. Tapi jika jumlah
pembelian belum bisa ditentukan, maka purchasing akan meminta kas bon sementara,
setelah diketahui jumlahnya baru diganti dengan cash disbursement voucher.

4. Untuk pembelian tunai, yang sifatnya mendadak dan barang tersebut tidak tersedia di
gudang, cost control akan melihat tingkat kebutuhan akan barang tersebut, dan membantu
purchasing untuk menanyakan dan mengetahui harga dan tempat memperoleh barang
tersebut (jika memungkinkan).

Membandingkan, mendesain, dan menyimpulkan bagan alur prosedur penggajian pada hotel
(dengan melihat dan memperhatikan lima unsur pengendalian yang terdiri dari otorisasi
yang memadai, pemisahan tugas, dokumen dan catatan, pengendalian akses atas aktiva
perusahaan, serta pemeriksaan atau pengecekan independen)
Dokumen yang digunakan:
a. Daftar gaji, merupakan daftar yang menggambarkan gaji seluruh karyawan, yang disusun
berdasarkan departemen dan posisi jabatan dari masing-masing karyawan dalam struktur
organisasi.

b. Slip gaji, merupakan bukti besarnya gaji yang diterima, potongan-potongan, serta gaji
bersih yang akan diterima oleh masing-masing karyawan.

c. Bank disbursement voucher, merupakan bukti pengeluaran uang yang dilakukan oleh
general cashier.

Prosedur pengeluaran kas untuk untuk pembayaran gaji:


1. Personalia membuat rekapitulasi tingkat kehadiran dari time keeping karyawan dalam
suatu periode, lalu menghitung besarnya gaji, potongan-potongan, kemudian menyiapkan
daftar gaji dan slip gaji untuk pembayaran gaji. Setelah daftar gaji siap, dimintakan
persetujuan pada accounting departmen head dan general manager, setelah itu
diserahkan pada general cashier untuk menyiapkan pembayaran.
2. General cashieri menyiapkan pembayaran dan membuat bank disbursement voucher, dan
memintakan persetujuan, setelah itu menyerahkan pada personalia untuk
mendistribusikan pada setiap karyawan.

3. Jika pembayaran gaji dilakukan dengan transfer bank ke masing-masing karyawan, maka
general cashier mengirimkan perintah pada bank untuk melakukan transfer dengan
dilampiri daftar gaji karyawan. Kemudian karyawan tinggal mencocokkan jumlah yang
diterima di bank dengan slip gaji dari personalia.

4. Slip gaji karyawan dibuat dalam 2 rangkap, 1 untuk arsip personalia dan 1 lagi untuk
karyawan.

Membandingkan, mendesain, dan menyimpulkan bagan alur prosedur pembelian pada


hotel
Bagian yang terlibat
Bagian yang terlibat dalam proses pengadaan bahan adalah:

1. Departemen yang memerlukan barang

2. Gudang (general store/storeroom)

3. Pembelian (purchasing)

4. Penerimaan (receiving)

5. Cost control

6. Account payable (hutang usaha)

Dokumen yang digunakan

1. Purchase requisition (PR), formulir yang mencatat permintaan pembelian barang yang
biasanya disiapkan gudang atau departemen outlet atas dasar persediaan minimum.

2. Purchase order (PO), formulir yang mencatat pemesanan pemesanan barang untuk
kebutuhan operasional hotel.
3. Memorandum invoice (MI), pencatatan pembelian barang yang diterima dari supplier
sebagai tanda bukti barang tersebut sudah diterima dengan baik.

4. Daily receiving report (DDR), adalah rekapitulasi pencatatan penerimaan barang untuk
kebutuhan operasional hotel.

5. Quotation analysis price, merupakan daftar harga dari barang-barang yang akan dibeli
yang digunakan sebagai pembanding.

6. Bincard, merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang., barang masuk,
barang keluar, serta sisa barang.

7. Cardex, adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga satuan,
barang masuk, barang keluar, dan sisa barang. Cardex digunakan sebagai alat kontrol
oleh cost control.

Prosedur pembelian persediaan (penjelasan bagan alur pembelian)

1. PR dibuat oleh departemen yang memerlukan barang, jika barang yang diperlukan tidak
tersedia di gudang, atau PR juga bisa dibuat oleh bagian gudang, jika barang yang
tersedia di gudang sudah mencapai persediaan minimum. PR pada umumnya dibuat
dalam 3 rangkap yang kemudian didistribusikan pada:

- Cost control, sebagai alat kontrol


- Purchasing, sebagai dasar untuk membuat PO
- Gudang atau departemen yang memerlukan

2. Berdasarkan PR yang dibuat, bagian pembelian akan membuat PO di mana harus


mendapatkan persetujuan dari Accounting Departement Head dan General Manager, dan
didukung dengan quotation analysis price. PO pada umumnya dibuat dalam 5 rangkap
yang didistribusikan pada:

- Supplier untuk ditunjuk


- Cost control, sebagai kontrol
- Gudang, sebagai informasi pembelian
- Account payable, sebagai dasar untuk mencatat hutang
- Purchasing, sebagai arsip

3. Supplier menyiapkan barang yang diminta berdasarkan PO yang diterima, setelah barang
siap, dan disertai dengan invoice, dikirim ke hotel.

4. Penerimaan barang dalam hotel dilakukan oleh bagian penerimaan barang, setelah barang
yang datang dicek, bagian penerimaan menyiapkan MI dan meminta persetujuan dari:

- Bagian gudang untuk persetujuan tentang jumlah dan kuantitasnya


- Cost control untuk persetujuan harga
- Bagian penerimaan barang untuk tanda terima barang
ML pada umumnya dibuat dalam beberapa rangkap sesuai kebutuhan, tapi ada yang
membuat dalam 5 rangkap dengan distribusi sebagai berikut:
- Cost control, sebagai kontrol
- Gudang, sebagai informasi
- Purchasing, sebagai arsip
- Account payable, sebagai dasar mencatat hutang
- Supplier, sebagai pendukung penagihan

5. Bagian gudang setelah menerima barang dari bagian penerimaan, kemudian menyimpan
barang dan mencatatnya pada bincard berdasarkan MI.

6. Sedangkan cost control berdasarkan salinan PR, PO, MI akan mencatat pembelian
tersebut dalam cardex, dan account payable akan mencatatnya pada hutang usaha.
7. MI setiap hari dipilah per jenis barang (food, beverage, material supplies) oleh bagian
penerimaan barang, untuk digunakan sebagai dasar membuat daily receiving report.

Mendesain dan membuat pola jurnal khusus pembelian pada hotel


Proses akuntansi dimulai dari pencatatan bukti transaksi ke dalam jurnal umum, kemudian
posting ke dalam rekening buku besar. Proses tersebut berjalan terus menerus sepanjang tahun
buku. Kegiatan semacam itu dapat dilakukan hanya untuk transaksi keuangan yang memiliki
frekuensi tidak sering terjadi dan jumlah bukti transaksinya pun tidak banyak. Apabila transaksi
yang sejenis memiliki frekuensi dalam kategori sering terjadi dan jumlah transaksinya banyak,
cara posting seperti dikemukakan pada pembahasan jurnal umum tidak lagi efisien dan kurang
praktis. Kondisi ini biasanya terjadi pada perusahaan besar ataupun satuan usaha yang mulai
berkembang pesat.
Oleh karena itu, bertolak dari jurnal umum yang biasanya digunakan untuk mencatat transaksi
sejenis dalam jumlah frekuensi yang cukup sering, dapat dibuatkan jurnal yang mempunyai
bentuk khusus. Jurnal tersebut sering dinamakan jurnal khusus. Transaksi-transaksi yang dapat
dicatat dalam jurnal khusus misalnya transaksi penerimaan kas, transaksi pengeluaran kas,
transaksi penjualan kredit, dan transaksi pembelian kredit. Setelah pencatatan dalam jurnal
khusus tersebut selanjutnya diposting ke dalam rekening buku yang dilakukan secara periodik,
biasanya setiap bulan sekali.
Secara umum jurnal khusus dalam akuntansi terdiri atas:

1. Jurnal penjualan barang dagangan, untuk mencatat transaksi penjualan barang dagangan
yang dilakukan secara kredit.

2. Jurnal pembelian barang dagangan, untuk mencatat transaksi pembelian barang dagangan
yang dilakukan secara kredit.

3. Jurnal penerimaan kas, untuk mencatat semua transaksi penerimaan kas atau uang tunai.

4. Jurnal pengeluaran kas, untuk mencatat semua transaksi pengeluaran kas atau uang tunai.

Jurnal umum, untuk mencatat semua transaksi yang tidak dapat dicatat ke dalam keempat jurnal
di atas.

Jenis-jenis penggunaan dairy product khususnya food and beverage pada hotel
Penggunaan persediaan
Penggunaan persediaan untuk operasional perusahaan harus diadministrasikan dengan
baik, karena penggunaan sama artinya dengan pemakaian yang merupakan biaya bagi
departemen yang meminta. Pada setiap akhir periode(akhir bulan), cost control akan melakukan
inventasrisasi atas persediaan (stock opname), dimana inventarisasn pada departemen/outlet
operasi biasanya dilakukan pada malam hari saat kegiatan hotel mulai berkurang, sedangkan
inventarisasi di daily store dan general store dilakukan setelah kegiatan keluar masuknya barang
di gudang dihentikan untuk hari itu. Sebelum inventarisasi dilakukan biasanya diberitahukan
terlebih dahulu bagi departemen yang akan meminta barang.
Adapun pencatatan yang dilakukan berkaitan dengan transaksi pengeluaran persediaan dari
gudang untuk digunakan oleh departemen peminta adalah:
Biaya departemen xxx
Persediaan xxx

Daily Store
Daily store merupakan gudang tempat menyimpan barang persediaan berupa makanan dan
minuman, dimana tingkat kegiatan atau sktifitasnya setiap hari sangat sibuk, jauh lebih sibuk
dibandingkan gudang lainnya seperti gudang material (general store). Di gudang ini, transaksi
keluar masuk barang (turn over-nya) sangat tinggi dan terjadi setiap hari, oleh karena itu disebut
dengan daily store.
Di gudang ini, disimpan bahan-bahan makanan dan minuman seperti di bawah ini;

1. Makanan yang cepat rusak (perishable).

2. Makanan yang terbuat dari susu dan sejenisnya (dairy product).

3. Makanan jenis daging , ungas dan ikan laut (meat, poultry, fish, sea food).

4. Makanan jenis sembako (groceries).

5. Jenis minuman (beverages).

Makanan Cepat Rusak/Layu (Perishable)


Bahan makanan yang termasuk perishable adalah: sayur-sayuran, buah-buahan, bumbu-bumbu
segar (fresh herb) seperti: bawang merah, bawang putih, cabai, green pepper, red pepper, onion,
white cabbage, leeks, lettuce, tomato, bayam, sayuran hijau, dan jenis sayuran lainnya yang
mudah rusak.
Jenis bahan makanan perishable hanya bisa bertahan paling lama tiga hari, sehingga dalam
proses penyimpanannya memerlukan ruangan khusus yang bersuhu antara 13 derajat sampai
dengan 16 derajat selsius. Ruangan gudang untuk menyimpan jenis makanan perishable ini
disebut dengan chilled room.
Oleh karena itu, pembelian makanan jenis ini dilakukan setiap hari. Kendati pun fasilitas kamar
pendingin telah tersedia, namun penyimpanan seyuran dan buah perlu penanganan yang benar,
berikut ini adalah penanganan sayuran dan buah-buahan yang benar:
1. Sebelum disimpan sayuran dan buah yang perlu pencucian harus dicuci terlebih dahulu
kemudian disimpan menggunakan tempat isian yang mempunyai lubang-lubang agar
udara bebas masuk.

2. Jangan menyimpan sayuran dan buah-buahan dalam jumlah yang terlalu banyak secara
berhimpitan hingga udara tidak dapat bebas masuk.

3. Kecuali pisang dan bahan-bahan yang masih memerlukan proses kematangan lebih lanjut
dan harus disimpan dalam teperatur kamar, maka semua bahan harus disimpan di ruangan
pendingin.

4. Untuk sayuran seperti selada, seledry dan sebagainya perlu dibasahi terlebih dahulu
sebelum dimasukkan ke dalam ruangan pendingin. Karena dapat memperpanjang daya
tahan sayuran tersebut.

5. Sayuran tidak boleh terlalu lama direndam di dalam air karena dapat menghilangkan
tekstur, flavour serta menurunkan mutu.

Makanan Jenis Dairy Product


Yang termasuk bahan makanan jenis dairy product adalah: telur, susu dan atau yang dibuat dari
bahan susu misalnya ice cream, keju, yoghurt, fresh cream dan lain sebagainya. Untuk bahan
makanan jenis dairy product, umurnya juga relatif pendek yaitu berkisar 1 sampai 2 minggu
(sesuai dengan informasi yang dicantumkan pada kemasan) sehingga dalam proses pembelian
bahan makanan ini,diperlukan ketelitian khusus dengan melihat tanggal kadalursa (expired date)
dari jenis makanan yang dibeli, pada bungkus atau kemasannya. Bahan-bahan makanan jenis ini
disimpan pada suhu/temperatur khusus, sama seperti bahan makanan jenis perishable yaitu pada
suhu 13 derajat sampai dengan 16 derajat selsius (chilled room).

Bahan Makanan Jenis Daging,Unggas, Ikan Laut (Meat, Poultry, Fish and Seafood)

1. Penyimpanan Daging ataupun Unggas

Daging yang dibeli harus dalam keadaan segar dan disimpan menggunakan peralatan yang
bersih.
Lama penyimpanannya berbeda-beda, tergantung dari temperatur kamar pendingin. Makin
rendah temperatur makin lama daging dapat disimpan.
Daging yang akan dibekukan disimpan dalam freezer, kecuali jika harus hendak dimasak.
Untuk mencairkan es pada daging yang beku harus dimasukkan pada tempat dengan suhu
ruangan sehingga es dapat mencair secara perlahan-lahan. Mencairkan daging beku tidak boleh
dengan merendam atau merebus atau menyiramnya dengan air panas.

2. Penyimpanan Ikan

Ikan yang disimpan harus masih dalam keadaan segar.


Ikan harus dibersihkan terlebih dahulu sebelum dimasukkan ke dalam tempat penyimpanan.
Ikan ditempatkan di dalam box yang berisi es batu (es kristal) dan ditempatkan pada
refrigerator yang terpisah dari bahan-bahan lainnya.
Temperatur diatur hingga sedikit di atas titik beku.
Ikan yang akan dibekukan harus dimasukkan ke dalam freezer.
Ikan asap seperti salem, trout dan sebagainya harus disimpan ke dalam refrigerator.

Makanan Jenis Sembako (Groceries)


Groceries adalah sebutan untuk kelompok bahan makanan grosir/sembako seperti: tepung terigu,
beras, kacang-kacangan,kecap, saos, bahan-bahan kue, jenis-jenis mie, minyak goreng, bumbu
dalam botol atau kaleng, dan lain sebagainya.
Penyimpanan bahan makanan jenis groceries tidak diperlukan suhu atau temperatur udara yang
khusus, artinya jenis barang ini bisa disimpan pada temperatur yang normal atau sejuk antara 25
derajat selsius sampai dengan 35 derajat selsius.
Barang-barang jenis ini ditempatkan pada rak-rak seperti layaknya di mall atau supermarket
dengan pengelompokan sesuai dengan jenis dan ukuran barangnya masing-masing. Dengan
pengaturan yang sedemikian rupa, petugas gudang setiap saat dapat menjaga kebersihan dan
kerapian barang-barang ini.
Bahan makanan jenis groceries sangat memerlukan perhatian khusus dari petugas penerima
barang (receiving) dan petugas gudang dalam hal pengecekan umur pakai (expired date) dari
masing-masing barang itu. Selain itu selalu diperhatikan, apabila bahan makanan jenis
groceries/dry goods yang disimpan dalam gudang sudah lebih dari tiga atau enam bulan dan
sangat jarang dipergunakan (slow moving item) atau jika ada bahan makanan yang sudah
mendekati tanggal kadaluarsa, maka untuk menghindari kerugian atau terjadinya kerusakan,
petugas gudang segera membuat laporan atau pemberitahuan kepada atasannya tentang
keberadaan barang tersebut agar segera bisa dipakai atau dimanfaatkan oleh bagian dapur,
mungkin untuk dijual kepada tamu di restoran dengan membuat menu special today atau untuk
menu di banquet. Sama halnya dengan bahan makanan yang disimpan di dalam freezer, dalam
mengeluarkan barang dari ruangan ini dipakai juga metode FIFO (first in first out).

Jenis Minuman (Beverage)


Jenis-jenis minuman yang disimpan dalam gudang daily store adalah:
1. Soft Drink

Soft drink seperti Coca Cola(botol dan kalengan), Sprite, Fanta, Seven Up, Beers, dan lain
sebagainya disimpan pada ruangan normal dengan suhu udara antara 25 derajat selsius sampai
dengan 35 derajat selsius.

2. Hard Liqour

Merupakan jenis minuman keras seperti: Johny Walker, Grand Marnier, Bwenedectine, Civas
Regal, dan lain sebagainya. Untuk penyimpanan minuman jenis ini diperlukan ruangan atau
gudang dengan temperatur khusus antara 13 derajat selsius sampai dengan 25 derajat selsius.
Ruangan dengan temperatur seperti ini diperlukan untuk menjaga agar minuman tetap dalam
keadaan fresh dan tidak cepat rusak.

3. Wine/Champagne

Merupakan jenis minuman yang bahan bakunya dari buah anggur, contohnya: Red Burgundy,
White Burgundy, Rose Wine, White Wine, dan lain sebagainya. Cara menyimpannya
memerlukan temperatur yang sangat khusus bersama-sama dengan dengan minuman yang
termasuk sparkling wine, dan keg beers atau draught beers, dan lain sebagainya. Untuk
penyimpanan minuman jenis wine/champagne diperlukan ruangan/gudang dengan temperatur
yang sejuk, antara 10 sampai dengan 16 derajat selsius, untuk menjaga agar minuman ini tidak
cepat rusak, karena minuman jenis wine/champagne selalu dalam keadaan bereaksi atau masih
dalam keadaan proses fermentasi.
Untuk minuman wine/champagne yang tutup botolnya terbuat dari bahan gabus maka cara
menyimpannya berbeda dengan minuman yang tutup botolnya dibuat dari bahan metal atau
logam (tutup model ulir). Minuman yang tutup botolnya terbuat dari gabus akan disimpan
dengan posisi tidur, dengan tujuan agar tutup botol selalu dalam keadaan basah sehingga
minuman itu tidak meledak (blow up). Sedangkan minuman yang tutup botolnya terbuat dari
metal maka cara penyimpanan bisa diletakkan dengan posisi berdiri karena tutup model ini lebih
kuat menahan tekanan dari dalam botol.

Membandingkan, mendesain, dan menyimpulkan bagan alur prosedur penggunaan dairy


product khususnya food and beverage pada hotel
Bagian yang terlibat:
1. Departemen
2. Gudang
3. Cost control
Dokumen yang digunakan
1. Storeroom requisition (SR), biasanya dibuat untuk masing-masing jenis persediaan, seperti
makanan, minuman, material, SR digunakan sebagai bukti pengeluaran barang dari gudang dan
sebagai dasar pembebanan biaya departemen.
2. Bincard, merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang, barang masuk, barang
keluar serta sisa barang.
3. Cardex, adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga satuan, barang
masuk, barang keluar, dan sisa barang. Cardex digunakan sebagai alat kontrol oleh cost control.
Laporan yang dihasilkan
1. General food,beverage cost, yang berisi perhitungan biaya makanan dan minuman.
2. Stock opname report, laporan yang menjelaskan tentang hasil inventarisasi persediaan pada
akhir periode, untuk dipakai sebagai dasar mencocokkan dengan saldo akhir pada
cardex/bincard.
3. Cost reconciliation, merupakan rekonsiliasi atas pengeluaran biaya makanan dan minuman,
yang akan dipakai sebagai dasar menghitung food/beverage cost.
4. Flash cost/daily food cost, merupakan laporan yang menunjukkan perbandingan antara total
sales dengan total cost

Prosedur penggunaan persediaan


1. Departemen yang memerlukan barang menyiapkan SR yang berisi tentang jenis dan jumlah
satuan dari barang yang diperlukan, dimana SR tersebut harus disetujui oleh head departemen,
yang kemudian diserahkan ke bagian gudang.
2. Gudang akan mengecek dan menyiapkan barang yang diminta, kemudian menyerahkan barang
dan memintatanda terima dari petugas yang menerima barang tersebut, setelah itu bagian gudang
akan menandatangani SR tersebut. SR pada umumnya dibuat dalam rangkap 3 dengan distribusi
sebagai berikut:
a. Cost control, sebagai dasar mencatat pada cardex
b. Gudang
c. Departemen yang memerlukan barang, sebagai arsip
d. Gudang akan mencatat pengambilan barang tersebut pada bincard sebagai pengurang
berdasarkan SR.