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A IMPORTNCIA DA GESTO NA MANUTENO

ou
Como evitar as armadilhas na Gesto da Manuteno

Jlio NASCIF Xavier (1)


Luiz Carlos DORIGO (2)

RESUMO

De modo a se tornarem mais competitivas, as empresas necessitam que as


funes bsicas representadas pelos diversos departamentos de sua estrutura
apresentem resultados excelentes. A Manuteno, como funo estratgica das
organizaes e responsvel direta pela disponibilidade dos ativos, tem uma
importncia capital nos resultados da empresa. Esses resultados sero tanto
melhores quanto mais eficaz for a Gesto da Manuteno. No entanto, ao lado de
empresas nas quais a Manuteno modelo, existe um nmero significativo de
outras empresas que, cometem diversos erros, ou melhor, caem em armadilhas
no modo de gerenciar, no conseguem apresentar os resultados desejados e
desse modo acabam no ajudando a empresa. Esse trabalho est baseado nos
trabalhos de consultoria que a TECM desenvolve somada experincia de seus
consultores no Brasil e na Amrica Latina.

1 ESQUEMA DE ATRIBUIES DA MANUTENO

Podemos representar as principais atribuies da Manuteno atravs do


esquema mostrado na figura 1, no qual trs aspectos so indispensveis para que
os resultados sejam alcanados:

- RELACIONAMENTO pode ser dividido em relacionamento interpessoal - que


trata das relaes entre as pessoas da organizao, e relacionamento
institucional - que trata da relao entre os departamentos que compem a
estrutura organizacional da empresa. Em uma Matriz 5W2H esse atributo seria
definido pela palavra QUEM (ou COM QUEM).

(1) Jlio Nascif Xavier, engenheiro mecnico, diretor da Abraman regional MG, diretor da TECM-
Tecnologia Empresarial Ltda.
(2) Luiz Carlos Dorigo, engenheiro eletricista, membro da diretoria da Abraman regional MG,
consultor da TECM-Tecnologia Empresarial Ltda.

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- TCNICA aspecto ligado capacidade de resolver os problemas dos ativos
equipamentos e sistemas atravs de aes de engenharia. A palavra que
definiria esse tipo de ao em uma matriz 5W2H seria COMO.

- GESTO define o conjunto de aes para o gerenciamento global que para


ser representado necessita das demais palavras da matriz 5W2H tamanha a sua
importncia: O QUE, PORQUE, ONDE, QUANTO, QUANDO.

Figura 1 Esquema de atribuies da Manuteno

2 ANLISE DAS ATRIBUIES E DAS PRINCIPAIS FALHAS NO SEU


CUMPRIMENTO

2.1 - RELACIONAMENTO

Apesar de haver uma tendncia de se separar o relacionamento interpessoal do


relacionamento institucional, constata-se que as falhas em um deles afeta o outro
e vice versa.
Enquanto o relacionamento interpessoal pode ser encarado como a capacidade
de se comunicar, conviver ou trabalhar harmonicamente com as outras pessoas, o
relacionamento institucional pode ser definido como uma relao entre segmentos
da organizao.

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figura 2 Relacionamento interpessoal

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Figura 3 Relacionamento Institucional

Em qualquer organizao o relacionamento institucional deve estar acima de


divergncias ou diferenas pessoais pois, caso contrrio, os resultados sero
afetados negativamente. Quando as vaidades e ambies pessoais so colocadas
em primeiro plano e pior, consentidas, as relaes institucionais so afetadas
negativamente. Por outro lado, quando h falta de definio clara dos limites e das
atribuies de cada segmento da organizao, o relacionamento interpessoal
acaba sendo influenciado negativamente pelos atritos ou desgastes que,
inevitavelmente, essas indefinies geram.

Podemos afirmar que a maior falha nessa rea :

Omisso dos gerentes na conduo dos problemas, definio das


atribuies e das prioridades, exerccio da liderana e promoo da
integrao entre os membros da equipe.

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No relacionamento institucional, verifica-se que duas reas Engenharia e
Suprimentos devem ter a interface com a Manuteno bem definida em funo
do impacto que causam tanto nos servios de manuteno como nos resultados
empresariais.

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Figura 4 Interfaces

Contudo, mesmo sabendo que essas interfaces so essenciais, seu tratamento


deixa a desejar em um grande nmero de empresas. Como resultado ocorrem,
dentre outros:

Interface Manuteno - Suprimentos


Perda de tempo na requisio ou localizao dos itens em estoque
Requisio errada de sobressalentes
Inexistncia do item em estoque (estoque zero)
Material danificado por armazenamento inadequado
Material requisitado diferente do especificado (compra ou recebimento mal feito)

Todos esses problemas acarretam um TMPR (Tempo Mdio para Reparo) maior
que o desejvel ou programado refletindo diretamente na reduo da
disponibilidade dos ativos.

Interface Manuteno - Engenharia


Pouca ou nenhuma participao da Manuteno nos projetos de novas obras ou
melhorias
Inexperincia do pessoal da Engenharia em equipamentos / sistemas
Falta de planejamento ou incluso no projeto de: treinamento de pessoal,
comissionamento, testes e start-up
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Aquisio inadequada de sobressalentes e equipamentos
Documentao inadequada e inexistncia de as-built

Esses problemas, dentre outros:


induzem a ocorrncia de uma taxa de mortalidade infantil elevada;
afetam a confiabilidade dos equipamentos, sistemas ou instalaes;
diminuem a continuidade operacional (disponibilidade da planta);
geram um grande passivo para a Manuteno enquanto, via de regra,
sua a responsabilidade pela instalao aps a entrega da obra.

2.1 TCNICA

Considerando a parte tcnica como o atributo ligado capacidade de resolver os


problemas dos ativos equipamentos e sistemas atravs de aes de
engenharia, verifica-se que seu atendimento depende da:
poltica adotada na manuteno dos ativos.
existncia e funcionamento de um grupamento de Engenharia de
Manuteno;
sistemtica de treinamento e capacitao de pessoal;
planejamento e coordenao dos trabalhos de manuteno

2.1.1 Poltica adota na manuteno dos ativos

A primeira e mais importante ao na definio da poltica a ser adotada na


manuteno dos ativos a elaborao da Matriz de Criticidade, ou seja,
definio da importncia dos equipamentos e sistemas em relao produo,
segurana, meio ambiente e custos.

A FALHA DO EQUIPAMENTO:
1 - Coloca em risco a segurana do pessoal e das instalaes ?
2 - Impacta a continuidade operacional ?
3 - Impacta a qualidade do produto ?
4 Impacta o negcio no aspecto estratgico?

Atravs das respostas s perguntas mostradas no quadro acima, os equipamentos


so classificados em trs categorias A, B e C. A partir da, a definio da poltica
de manuteno a ser adotada est baseada em critrios objetivos ligados aos
resultados do negcio.
O segundo aspecto a ser levado em considerao est relacionado com a
aplicao dos diversos tipos de manuteno que podem ser adotados.
Os principais tipos de manuteno so:
Corretiva No Planejada
Corretiva Planejada (resultado da preditiva ou detectiva)
Preventiva
Preditiva
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Detectiva

Em qualquer planta vamos conviver com todos os tipos de manuteno listados


acima. A importncia ou criticidade do equipamento / sistema somada
possibilidade de aplicao ir determinar a utilizao deste ou daquele tipo de
manuteno. Entretanto, como o produto final da Manuteno a garantia da
DISPONIBILIDADE dos ativos associada a CUSTOS ADEQUADOS, deve ser
levado em considerao que:

A aplicao da Manuteno Preventiva implica na parada do equipamento


tornando-o indisponvel enquanto dura a Manuteno;
A relao de custos em funo do tipo de manuteno o seguinte:

Tipo de Manuteno Custo


Corretiva No Planejada 2,0
Preventiva 1,5
Preditiva + Corretiva Planejada 1,0

Apesar dessas constataes no serem novas, verifica-se que em diversas


empresas, a Manuteno no tem, ainda, essa poltica definida. muito comum a
adoo de manuteno preventiva de forma exagerada em detrimento da adoo
de tcnicas preditivas que atualmente esto disponveis a custos relativamente
baixos.
Outra constatao que se faz a prtica de mascarar a indisponibilidade dos
ativos pela adoo de Manuteno Preventiva alocando esses tempos em
Manuteno Planejada ou Programada, isto , desde que combinado com a
Produo a parada no computada ou considerada. Em empresas onde a
Manuteno est em um estgio mais atrasado a prtica dominante de
Manuteno Corretiva no Planejada para todos os ativos o que, definitivamente
no produz os resultados desejados nem permite um caminhar na busca da
melhoria.

2.1.2 Existncia e funcionamento de um grupamento de Engenharia de


Manuteno

A Engenharia de Manuteno uma mudana cultural necessria em qualquer


Manuteno que busque a melhoria dos resultados. Engenharia de Manuteno
significa, dentre outras:
Praticar a anlise de falhas de modo a eliminar as causas de mau
desempenho (atuar na causa bsica)
Atuar efetivamente em materiais e sobressalentes
Desenvolver procedimentos de trabalho (juntamente com a execuo)
Treinar o pessoal nos Padres

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Participar dos projetos de obras novas e melhorias (sustaining)

Para que se pratique Engenharia de Manuteno necessrio que a estrutura


organizacional da Manuteno contemple essa funo. Isso significa ter pessoal
com qualificao adequada alocado para esses tipos de atividades. Quando o
pessoal alocado para as atividades de Engenharia de Manuteno totalmente
absorvido pelas necessidades ou emergncias do dia-a-dia no se consegue
desenvolver os trabalhos e produzir os resultados. As empresas que obtm
sucesso nessa prtica tm esse grupamento perfeitamente identificado, com
atribuies bem definidas, trabalhando em MELHORIA. Empresas cuja
manuteno no tem a ROTINA ESTABILIZADA dificilmente conseguem praticar
Engenharia de Manuteno.

2.1.3 Sistemtica de treinamento e capacitao de pessoal

Essa funo bem atendida quando os conhecimentos gerais esto


disponibilizados pelas instituies de ensino do mercado como o Senai, as
Escolas Tcnicas e as Escolas de Engenharia.
Paradoxalmente, quando h necessidade de uma especializao, particularizao
ou aprofundamento dos conhecimentos em funo da especificidade dos
equipamentos e sistemas, dessa ou daquela indstria, os resultados deixam a
desejar. Isso ocorre basicamente pela ineficcia do treinamento interno nas
empresas e, particularmente na Manuteno.
Os principais problemas que se detectam em relao a essa ineficcia so:
Inexistncia total de treinamento de pessoal
Existncia de inteno de treinamento mas falta de planejamento
Existncia de Planejamento mas falta de cumprimento (qualquer coisa adia
os treinamentos)
Falta de organizao e tecnologia para aplicao adequada de treinamento
no trabalho (on-the-job-training)
Em conseqncia a obteno de conhecimentos se d de forma lenta, inadequada
e sujeita s caractersticas pessoais de cada colaborador. Os principais problemas
nesse tipo de aprendizagem incluem a transmisso dos vcios, erros conceituais e
percepes pessoais muitas vezes negativas que acabam se tornando verdades.
O levantamento das necessidades de treinamento da Manuteno deve ser feito
atravs de Matrizes de Conhecimento (ou de Treinamento) para cada empregado.
Alm da Matriz de Conhecimento Individual, deve ser feita a Matriz de
Conhecimento por grupamento especfico (Mecnica, Eletricidade,
Instrumentao..) de modo que se tenha noo do grau de carncia de
treinamento dos diversos grupos em relao a tcnicas ou equipamentos.

As figuras 5 e 6 mostram as duas Matrizes de Conhecimento referidas no texto.

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MATRIZ DE CONHECIMENTO
EMPRESA X MANUTENO ELTRICA

Nvel de conhecimento ALTO MDIO BAIXO

Equipamentos,
Sistema ou
Equipamento C
Equipamento A

Equipamento B

Processo

Processo C

Sistema Y
Tcnica A

Tcnica B

Nome
Supervisor 1
Supervisor 2
Eletricista 1
Eletricista 2
Eletricista 3
Eletricista 4

Figura 5 Matriz de conhecimento do grupamento de Manuteno Eltrica

MATRIZ DE CONHECIMENTO INDIVIDUAL


ELETRICISTA
EMPRESA X Nome Cargo Matrcula

Jos Antnio da Silva e Souza Eletricista 012345


Nvel de conhecimento ALTO MDIO BAIXO

Equipamento, Sistema ou Processo Nvel de


conhecimento

Equipamento A
Equipamento B

Sistema Y

Tcnica 2

Figura 6 Matriz de conhecimento individual

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Uma vez perfeitamente identificadas as necessidades, faz-se o planejamento e
executa-se o treinamento priorizando o treinamento no trabalho atravs dos
Procedimentos.
A capacitao de pessoal uma das atividades mais importantes em qualquer
empresa e na Manuteno fundamental na medida em que tem reflexos diretos
na qualidade dos servios, tempo mdio para reparo e disponibilidade dos ativos.

2.1.4 Planejamento e Coordenao dos Trabalhos de Manuteno

Primeira atividade de qualquer ao, o Planejamento est diretamente ligado


produtividade da manuteno, ou seja, melhor aplicao dos recursos
disponveis, que so limitados.

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As constataes nessa rea indicam que os principais problemas so devidos a:


Software de Planejamento e Coordenao (Gerenciamento) dos servios
de Manuteno
Modus operandi do grupamento de planejamento e coordenao da
manuteno

Atualmente o planejamento dos trabalhos de manuteno utiliza ferramentas de


informtica (hardware e software) para sua otimizao. Podemos afirmar que
esto disponveis, somente no Brasil, mais de 200 softwares para planejamento e
coordenao dos servios de manuteno. Aps aproximadamente 35 anos do
incio de sua utilizao, os CMMS (Computer Maintenance Management System)
deveriam permitir que seus usurios dispusessem de (pelo menos):

Programao dos servios de manuteno distribuindo os recursos de mo


de obra, mquinas e outras facilidades em funo da demanda registrada;
Nivelamento da mo de obra;
Elaborao da programao antecipada de servios com antecedncia
definida pelo usurio;
Indicao do back-log pontual e futuro e da taxa de ocupao da mo de
obra em um horizonte de, no mnimo, 3 dias;

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Emisso de relatrios gerenciais e acompanhamento dos kpi (key
performance indicators)
Associao com outros softwares, como o MS Project por exemplo, para o
planejamento de grandes servios.

Verifica-se, no entanto, que uma representativa parcela dos softwares disponveis


no atende a esses requisitos. Uma das falhas mais representativas a
incapacidade de fazer o nivelamento da mo de obra, ou seja, indicar para o
gerente como est aplicada a mo de obra ao longo do tempo ou do servio e
otimizar sua aplicao. Adicionalmente desejvel que os softwares de
manuteno contemplem a existncia de aplicativos de anlise de falhas
utilizando o banco de dados (histrico) e integrao direta em tempo real como os
sistema de controle de material, financeiro e pessoal da empresa. Quando a
Manuteno utiliza como software de gerenciamento o mdulo de manuteno de
um ERP adquirido para toda empresa essa interface fica bastante facilitada. No
entanto como um pacote pronto a customizao deixa muitas vezes a desejar.

Os principais erros cometidos em relao ao software de gerenciamento de


servios de manuteno so:

Seleo inadequada do software de manuteno


Customizao mal feita ou inexistente
Implantao no planejada ou no cumprida
Treinamento de pessoal inexistente ou ineficiente
M utilizao do software adquirido

Esses problemas atingem a aproximadamente 65% dos usurios, seja no Brasil


seja nos Estados Unidos.

Outro aspecto que influencia severamente os resultados da manuteno o


modus operandi do planejamento, ou seja, como ele trabalha. O planejamento
deve ser o elo de ligao entre a Produo (cliente principal) e a Manuteno e
dentre suas principais atribuies esto:
Receber as solicitaes da Produo e de outros clientes
Filtrar as informaes recebidas
Avaliar, programar, detalhar e priorizar os servios
Controlar o back-log global, por especialidade e por funo
Acompanhar o andamento dos servios
Corrigir a programao antecipadamente
Dar feed-back execuo de servios de manuteno e aos clientes,
dentre outros.

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Na prtica verifica-se que uma grande parcela dos grupamentos de Planejamento
e Coordenao de Servios de Manuteno das empresas nacionais atua apenas
na incluso dos servios e gerao de OS. Ou seja, mais se presta ao servio de
alimentar o software de manuteno do que dele retira as informaes para
melhorar o resultado da Manuteno.

Verifica-se, no entanto, que uma representativa parcela dos softwares disponveis


no atende a esses requisitos. Uma das falhas mais representativas a
incapacidade de fazer o nivelamento da mo de obra, ou seja, indicar para o
gerente como est aplicada a mo de obra ao longo do tempo ou do servio e
otimizar sua aplicao. Adicionalmente desejvel que os softwares de
manuteno contemplem a existncia de aplicativos de anlise de falhas
utilizando o banco de dados (histrico) e integrao direta em tempo real como os
sistema de controle de material, financeiro e pessoal da empresa. Quando a
Manuteno utiliza como software de gerenciamento o mdulo de manuteno de
um ERP adquirido para toda empresa essa interface fica bastante facilitada. No
entanto como um pacote pronto a customizao deixa muitas vezes a desejar.

Os principais erros cometidos em relao ao software de gerenciamento de


servios de manuteno so:

Seleo inadequada do software de manuteno


Customizao mal feita ou inexistente
Implantao no planejada ou no cumprida
Treinamento de pessoal inexistente ou ineficiente
M utilizao do software adquirido

Esses problemas atingem a aproximadamente 65% dos usurios, seja no Brasil


seja nos Estados Unidos.

Outro aspecto que influencia severamente os resultados da manuteno o


modus operandi do planejamento, ou seja, como ele trabalha. O planejamento
deve ser o elo de ligao entre a Produo (cliente principal) e a Manuteno e
dentre suas principais atribuies esto:
Receber as solicitaes da Produo e de outros clientes
Filtrar as informaes recebidas
Avaliar, programar, detalhar e priorizar os servios
Controlar o back-log global, por especialidade e por funo
Acompanhar o andamento dos servios
Corrigir a programao antecipadamente
Dar feed-back execuo de servios de manuteno e aos clientes,
dentre outros.
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Na prtica verifica-se que uma grande parcela dos grupamentos de Planejamento
e Coordenao de Servios de Manuteno das empresas nacionais atua apenas
na incluso dos servios e gerao de OS. Ou seja, mais se presta ao servio de
alimentar o software de manuteno do que dele retira as informaes para
melhorar o resultado da Manuteno.

3 - GESTO

A Gesto o processo de conduo simultnea de duas aes: Establilizao da


Rotina e Implementao das Melhorias. Segundo Vicente Falconi Campos,
gerenciar essencialmente atingir metas. No existe gerenciamento sem metas.

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Figura 8 - Gesto

Para que isso seja possvel, fundamental que se tenha (figura 9):

Estrutura organizacional adequada com atribuies bem definidas;


Pessoal treinado e qualificado
Planos de ao bem elaborados com responsveis, prazos e indicadores
representativos.

A estrutura organizacional o alicerce sobre o qual as pessoas desenvolvero


os trabalhos orientados pelos planos de ao para alcanar as metas
estabelecidas.

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O cumprimento dos planos de ao s ser efetivo com o cumprimento de todas
as 4 fases do P D C A Planejar, Executar, Verificar e Corrigir.

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Figura 9 Condies bsicas para a Gesto

Quando nos referimos estrutura organizacional da Manuteno, no estamos


falando dos modelos existentes ou praticados centralizada ou descentralizada;
em linha, matricial ou mista. Estamos falando da existncia de alguns
escaninhos que so primordiais na estrutura da Manuteno,
independentemente de como ela esteja disposta na organizao. So eles:

GERNCIA
PLANEJAMENTO, COORDENAO E CONTROLE DOS SERVIOS
EXECUO
ENGENHARIA DE MANUTENO

Gerncia Responsvel pela conduo global da manuteno. Por incrvel que


possa parecer, em algumas empresas essa funo no est definida, ou seja, no
h um responsvel com perfil adequado que tenha a seu cargo a atribuio de
fazer a Gesto da manuteno. A Gerncia da Manuteno estar cumprindo o
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seu papel, na medida em que conseguir acompanhar os principais eventos do dia
a dia, cuidar do fator humano e PENSAR O AMANH DA MANUTENO.

Planejamento, Coordenao e Controle de Servios abordado no item 2.1.4.


Em algumas empresas incorpora a funo de INSPEO cujo objetivo fazer o
acompanhamento dos equipamentos no dia a dia e inserir ou retirar tarefas das
prximas manutenes preventivas com base nas observaes feitas no campo.

Execuo Grupamento responsvel pela execuo dos servios de Manuteno


que tem a seu cargo a garantia da qualidade dos servios e o feed-back

Engenharia de Manuteno, Planejamento e Controle da Manuteno e prpria


Inspeo.

Engenharia de Manuteno abordado no item 2.1.2 inclui normalmente as


seguintes atribuies:
Elaborao dos planos anuais de preventiva e preditiva
Controle, Anlise e Diagnstico da manuteno preditiva
Anlise de Falhas
Material e Sobressalentes
Sustaining, melhorias ou pequenos projetos
Acompanhamento de grandes projetos conduzidos pela Engenharia
Apoio ao dia a dia em situaes especiais

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Figura 10 Estrutura Organizacional da Manuteno

Pessoal Treinado e Qualificado foi abordado no item 2.1.3. importante


ressaltar que o treinamento de pessoal no se limita s necessidades tcnicas
ligadas aos equipamentos. Aspectos como segurana, meio ambiente, anlise de
falhas, 7S e ferramentas da qualidade so importantes para formatar um perfil

adequado e participativo do pessoal na soluo dos problemas e indicao das


melhorias.

Projetos e Planos de Ao da manuteno devem ser desenvolvidos a partir das


Diretrizes da Diretoria da Empresa. Ou seja, as aes devem estar alinhadas com
as metas que a empresa pretende atingir. Esse alinhamento que permite a todos
os setores da empresa trabalharem orientados segundo a mesma direo,
obtido atravs do Gerenciamento pelas Diretrizes, conforme mostra a figura 11.

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Figura 11 Gerenciamento pelas Diretrizes

Os planos de ao devem ser elaborados com a participao da equipe da


manuteno. O mais usual a participao dos supervisores, engenheiros e
gerente. O pessoal da execuo envolvido, toma conhecimento dos planos de
ao e participa de sua consecuo. As metas estabelecidas devem ser
conhecidas por todo pessoal da Manuteno e todos devem estar cientes da sua
importncia para que elas sejam atingidas.
Desdobrar as diretrizes fazer com que as diretrizes da Diretoria sejam
repassadas por toda estrutura, isto , cheguem a todos.

4 CONCLUSO

Dentro do espectro de Gesto da Manuteno, constitudo pelo que denominamos


Atribuies Relacionamento, Tcnica e Gerenciamento, h necessidade de
evitar certas armadilhas ou erros para que possamos caminhar mais depressa
na direo da melhoria, em busca resultados excelentes para as nossas
organizaes.
Podemos cometer erros em maior ou menor grau mas temos a obrigao de
detect-los e corrigi-los para que possamos:
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Trabalhar com mais confiana e prazer;
Aumentar a produtividade, como conseqncia.;
Atingir as metas e levar a empresas para o patamar de competitividade
necessrio;

5 Bibliografia

1 - Kardec, Alan & Nascif, Julio Manuteno Funo Estratgica, Qualitymark


Editora, Rio de Janeiro, 2 edio 2 reimpresso, 2004.

2 - Campos, Vicente Falconi, TQC - Controle da Qualidade Total (no estilo


japons) 3 edio - Fundao Christiano Ottoni 1992

3 Relatrios de Avaliao e Diagnstico da TECM Tecnologia Empresarial


Ltda, Belo Horizonte, 2000/2005.

4 Mitchel, John S. and contribuitors, Physical Asset Management, Third Edition,


2002, Clarion Technical Publishers

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