PANITIA PERAYAAN NATAL IKATAN ALUMNI

SMA NEGERI 1 BALIGE

TAHUN 2016
Sekretariat: Jl. Permata No 26 RT/RW.002/007
Kebon pala Jakarta Timur
No Rek: 0457830395 (BNI) - 0060007596061 (Mandiri) a.n Vanny N Sibuea
Telp. Pierre Hutahaean (081210902704) Mia Simangunsong (085646721604)

1. PENDAHULUAN
Syukur dan terima kasih atas kasih Tuhan Yesus Kristus yang senantiasa
menyertai kita hingga sampai saat ini. Berkat Kasih dan pimpinan-Nya kami Panitia
Perayaan Natal Keluarga Besar Ikatan Alumni SMA Negeri 1 Balige Se-
JABODETABEK dapat melangsungkan perayaan Natal bersama dengan baik sebagai
ucapan syukur atas kabar sukacita yang dijanjikan-Nya kepada kita. Adapun perayaan
Natal tersebut telah dilaksanakan pada:
Hari/tanggal : Sabtu, 10 Desember 2016
Pukul : 17.00 WIB-Selesai
Tempat : Gedung Graha Rhema Lt. 4
Jln. Utan Kayu Raya No. 48 Jakarta Timur
Pembicara : Pdt. Bonar Napitupulu
Tema : Sebab semua yang lahir dari Allah, mengalahkan dunia.
Dan inilah kemenangan yang mengalahkan dunia: iman kita. (1
Yohannes 5:4) REBORN
Subtema : Ketika alumni SMAN 1 Balige diselamatkan; kita dilahirkan
kembali diperbaharui secara rohani, dan sekarang kita juga
menjadi anak Allah karena sudah dilahirkan kembali.
Sebagaimana ada permulaan tentu ada penyelesaian. Maka setiap ada
pembentukan pasti ada pembubaran. Demikian halnya bagi panitia yang wajib untuk
menyelesaikan kepembentukan panitia melalui Laporan Pertanggungjawaban (LPJ)
sebagai bentuk pertanggungjawaban kinerja kepanitiaan kepada Pembina, para abang-
kakak senior, teman-teman sejawat, serta adik-adik kami tercinta.
Panitia menyadari ada banyak kekurangan dalam pelayanan ini, untuk itu kiranya
LPJ ini dibahas untuk evaluatif, kritis, objektif, jujur dan kondusif agar dapat berjalan dengan
baik dan menjadi bekal panitia untuk masa yang akan datang.

Adapun rangka acuan LPJ panitia perayaan Natal ini, adalah sebagai
berikut:
1. Pendahuluan
 PANITIA PERAYAAN NATAL IKATAN ALUMNI
SMA NEGERI 1 BALIGE
TAHUN 2016
Sekretariat: Jl. Permata No 26 RT/RW.002/007
Kebon pala Jakarta Timur
No Rek: 0457830395 (BNI) - 0060007596061 (Mandiri) a.n Vanny N Sibuea
Telp. Pierre Hutahaean (081210902704) Mia Simangunsong (085646721604)

2. Gambaran Umum Perjalanan Panitia dan Laporan Kerja Setiap Seksi

3. Susunan Kepanitiaan
4. Anggaran Biaya
5. Laporan Keuangan Panitia
6. Penutup

Tidak lupa juga panitia menyampaikan rasa terima kasih kepada abang-kakak
senior dan alumni yang senantiasa memberi dorongan dan masukan dalam bentuk
apapun. Serta kepada seluruh pihak-pihak terkait yang turut membantu dalam
pelayanan ini, panitia ucapkan terima kasih.

2. GAMBARAN UMUM PERJALANAN PANITIA

Pada2 November 2014 dibentuklah panitia yang merupakan langkah awal kinerja
kepanitiaan ini. Kemudian panitia mengadakan rapat untuk menyusun tema, sub tema dan
menyusun proposal dari pelayanan ini. Gagasan,rancangan atau progress kerja, ide dan
strategi telah dibuat bersama-sama dalam menjalankan kepanitiaan, tetapi dalam
pelaksanaannya, apa yang telah disepakati banyak mengalami hambatan. Faktor-faktor
klasik yang mempengaruhi terjadinya hambatan-hambatan tersebut juga panitia alami
semasa pelayanan ini. Komunikasi yang kurang baik, pemahaman yang kurang,
perbedaan pendapat,keegoisan, kurangnya keseriusan dan kurangnya komitmen
merupakan permasalahan sehari-hari yang dihadapi yang menganggu efektivitas dan
efisiensi serta kreatifitas panitia dalam melaksanakan pelayanan. Akan tetapi berkat
semangat,dorongan, dan doa semua dapat teratasi.
Berikut permasalahan-permasalahan utama yang dihadapi panitia:
1. Perumusan tema Natal yang merupalak landasan kerja panitia.

Dirumuskan tema natal yaitu : Sebab semua yang lahir dari Allah, mengalahkan dunia. Dan
inilah kemenangan yang mengalahkan dunia: iman kita. (1 Yohannes 5:4) REBORN,
dengan subtema: Ketika alumni SMAN 1 Balige diselamatkan; kita dilahirkan kembali,
diperbaharui secara rohani, dan sekarang kita juga menjadi anak Allah karena sudah
dilahirkan kembali.

2. Penentuan tempat dan tanggal pelaksanaan acara Natal.

 PANITIA PERAYAAN NATAL IKATAN ALUMNI
SMA NEGERI 1 BALIGE
TAHUN 2016
Sekretariat: Jl. Permata No 26 RT/RW.002/007
Kebon pala Jakarta Timur
No Rek: 0457830395 (BNI) - 0060007596061 (Mandiri) a.n Vanny N Sibuea
Telp. Pierre Hutahaean (081210902704) Mia Simangunsong (085646721604)

Penentuan tempat dan tanggal pelaksanaan sempat menjadi kendala terbesar yang
dihadapi panitia. Karena sebelumnya sudah pernah dilaksanakan natal pada tahun 2015 di
Gedung Windu Jl. Slipi, maka kami mencoba untuk survey ke lokasi. Namun jadwal di gedung
tersebut sudah padat. Sehingga kami ada sedikit kendala di penentuan tempat pelaksanaan natal
ini. Namun hal ini tidak membuat panitia menjadi putus asa, segala cara dilakukan panitia untuk
memastikan tempat pelaksanaan acara Natal ini dengan melakukan ke gedung gereja dan gedung
pertemuan yang lain di sekitar Jakarta. Pemilihan tanggal pelaksaan acara juga menjadi sebuah
masalah yang pelik. Sempat menjadi sebuah persoalan yang pelik ketika penanggalan acara natal
ini ternyata banyak permintaan dari para Alumni untuk dilaksanakan pada minggu ketiga di bulan
desember. Namun karena minggu ketiga para Alumni ditargetkan sudah pulang kampung, maka
akhirnya diputuskan diminggu kedua. Atas kerjasama tim panitia, maka gedung pun bisa didapat
dan kegiatan Natal bersama ini dilaksanakan pada Sabtu, 10 Desember 2016 di Gedung Graha
Rhema Lt. 4 , Jln. Utan Kayu Raya No. 48 Jakarta Timur.
3. Penentuan jadwal latihan.

Disepakati yaitu dilakukan pada hari Sabtu, Minggu dan hari-hari besar. Komposisi
perangkat acara juga sering tidak lengkap dikarenakan kesibukan baik dalam pekerjaan dan
kegiatan di kampus.
Dalam penggalangan dana, panitia memungut biaya dari anggota panitia sebagai
dana awal yang sifatnya tidak dipaksakan. Penggalangan dana yang lain juga tidak luput
dari koordinasi panitia kepada para alumni senioran di sekitar JABODETABEK maupun di
luar JABODETABEK. Panitia melakukan penggalangan dana mandiri dengan cara
menawarkan baju alumni SMA N 1 Balige kepada alumni maupun non alumni di wilayah
jabodetabek maupun diluar jabodetabek.
Selain melakukan latihan rutin, dan juga penggalangan dana, panitia juga membuka
dan mengeratkan tali kekeluargaan ke alumni-alumni dengan bersilahturahmi ke rumah-
rumah alumni,jumpa di tempat-tempat tertentu sesuai dengan pembicaraan kepada
alumni yang bersangkutan,serta komunikasi via handphone terutama kepada alumni yang
berada di luar JABODETABEK.
Seiring berjalannya kegiatan penggalangan dana, persiapan latihan natal para
perangkat acara yang juga dipersiapkan. Selama persiapan kegiatan panitia mempunyai
ide untuk mempersembahkan sebuah lagu yang berjudul oh Happy Day.
 PANITIA PERAYAAN NATAL IKATAN ALUMNI
SMA NEGERI 1 BALIGE
TAHUN 2016
Sekretariat: Jl. Permata No 26 RT/RW.002/007
Kebon pala Jakarta Timur
No Rek: 0457830395 (BNI) - 0060007596061 (Mandiri) a.n Vanny N Sibuea
Telp. Pierre Hutahaean (081210902704) Mia Simangunsong (085646721604)

Selama berjalannya persiapan kegiatan ini, panitia tak lupa untuk

mendokumentasikan semua persiapan kegiatan dalam bentuk video dan foto digital, dan
memasukkan beberapa video dan foto digital tersebut kedalam jaringan sosial.
Seusai acara, panitia membersihkan ruangan dari dekorasi, kotak nasi serta
merapikan gedung seperti semula. Setelah kegiatan selesai, panitia melunasi setiap
pembayaran atas panjar-panjar yang harus dilunasi. Dan akhirnya panitia
mempersiapkan dan membuat laporan pertanggung jawaban atas kegiatan ini.

3. LAPORAN KERJA SETIAP SEKSI

Secara garis besar kerja tiap seksi mulai dari awal pembentukan panitia sampai acara
terselenggara adalah sebagai berikut :
1. Badan Pengurus Harian (BPH)
Kapan, hasil, kendala.
Mengadakan rapat pleno sekali dalam seminggu.
Terlaksana. Setiap hari Sabtu, pukul 14.00 WIB di Fakultas Ekonomi UKI.
Hasil : Strategi-strategi pemecahan masalah dalam proses persiapan
pelayanan ini.
Kendala : Jumlah hadir, emosi panitia, dan perbedaan pendapat yang harus
didiskusikan kembali.

Membuat surat dan proposal

Terlaksana.
Hasil : Surat dan proposal panitia.
Kendala : Etika penulisan surat dan tanggal surat.

Mengkoordinir dana
Terlaksana.
Hasil : Mengetahui pengeluaran dan pemasukan dana.
Kendala : - Penundaan pengeluaran dan pemasukan dana panitia dengan
mendahulukan dana pribadi dari panitia.
 PANITIA PERAYAAN NATAL IKATAN ALUMNI
SMA NEGERI 1 BALIGE
TAHUN 2016
Sekretariat: Jl. Permata No 26 RT/RW.002/007
Kebon pala Jakarta Timur
No Rek: 0457830395 (BNI) - 0060007596061 (Mandiri) a.n Vanny N Sibuea
Telp. Pierre Hutahaean (081210902704) Mia Simangunsong (085646721604)

- Tidak diterimanya struk pembelian dari beberapa toko yang dijumpai.

Mengawasi kerja tiap seksi
Terlaksana.
Hasil : Kerja tiap seksi terawasi dan tiap seksi bekerja dengan baik.
Kendala : Kerja tiap seksi berlangsung pada waktu dan tempat yang berbeda.
Membantu mengedarkan undangan donatur dan proposal
Terlaksana.
Hasil : Undangan dan proposal teredarkan dan mendapatkan dana.
Kendala : Keterbatasan transportasi terhadap jumlah dan jarak tempat yang
hendak dikunjungi.
Pelaksanaan hari H
Terlaksana.
Hasil : hari H terlaksana dengan baik.
Kendala : -Keterlambatan dimulainya acara
-Kekurangan SDM untuk pengisi acara
- Kurang koordinasi antar seksi-seksi
- Kurang dokumentasi
- Multimedia tidak jelas
2. Seksi Acara
Menyusun susunan acara
Terlaksana.
Hasil : Susunan acara tersusun dengan baik.
Kendala : - Menentukan judul dan jenis lagu mulai dari awal hingga akhir.
- Menentukan rundown acara yang harus memperhitungkan waktu.
Mengundang pembicara / pendeta
Terlaksana.
Hasil : mengundang Pdt.Salmon Hutasoit sebagai pembicara.
Kendala : -
Memilih song leader, MC dan pemusik
Terlaksana.
Hasil : Song leader, MC, dan pemusik dapat ditentukan.
 PANITIA PERAYAAN NATAL IKATAN ALUMNI
SMA NEGERI 1 BALIGE
TAHUN 2016
Sekretariat: Jl. Permata No 26 RT/RW.002/007
Kebon pala Jakarta Timur
No Rek: 0457830395 (BNI) - 0060007596061 (Mandiri) a.n Vanny N Sibuea
Telp. Pierre Hutahaean (081210902704) Mia Simangunsong (085646721604)

Kendala : Jadwalpemusik yang tidak sesuai dengan latihan bersama.

3. Seksi Dana
Bekerjasama dengan seksi publikasi dalam hal menyebarkan undangan, take and list
dan proposal

4. Seksi Perlengkapan / Dokumentasi

Bekerjasama dengan seksi acara dalam hal penyediaan alat musik selama latihan dan
hari H.
Mengusahakan tempat latihan & acara.
Bersama seksi dekorasi mendekor tempat acara.
Membuat spanduk.
Bekerjasama dengan seksi dana untuk sebar undangan.
Mendokumentasikan latihan dan acara.
Membuat stempel.
Membuat Cover Proposal dan LPJ.
Membuat ketersediaan Jejaring Sosial.
Mendesain kertas acara.

5. Seksi Konsumsi
Mengatur konsumsi setiap latihan dan hari H
Membantu seksi dana dalam membuat makanan aksi dana

6. Seksi Keamanan
Menjaga keadaan yang kondusif saat briefing dan rapat pleno
Menjaga keamanan pada hari H
 PANITIA PERAYAAN NATAL IKATAN ALUMNI
SMA NEGERI 1 BALIGE
TAHUN 2016
Sekretariat: Jl. Permata No 26 RT/RW.002/007
Kebon pala Jakarta Timur
No Rek: 0457830395 (BNI) - 0060007596061 (Mandiri) a.n Vanny N Sibuea
Telp. Pierre Hutahaean (081210902704) Mia Simangunsong (085646721604)
 PANITIA PERAYAAN NATAL IKATAN ALUMNI
SMA NEGERI 1 BALIGE
TAHUN 2016
Sekretariat: Jl. Permata No 26 RT/RW.002/007
Kebon pala Jakarta Timur
No Rek: 0457830395 (BNI) - 0060007596061 (Mandiri) a.n Vanny N Sibuea
Telp. Pierre Hutahaean (081210902704) Mia Simangunsong (085646721604)
 PANITIA PERAYAAN NATAL IKATAN ALUMNI
SMA NEGERI 1 BALIGE
TAHUN 2016
Sekretariat: Jl. Permata No 26 RT/RW.002/007
Kebon pala Jakarta Timur
No Rek: 0457830395 (BNI) - 0060007596061 (Mandiri) a.n Vanny N Sibuea
Telp. Pierre Hutahaean (081210902704) Mia Simangunsong (085646721604)
 PANITIA PERAYAAN NATAL IKATAN ALUMNI
SMA NEGERI 1 BALIGE
TAHUN 2016
Sekretariat: Jl. Permata No 26 RT/RW.002/007
Kebon pala Jakarta Timur
No Rek: 0457830395 (BNI) - 0060007596061 (Mandiri) a.n Vanny N Sibuea
Telp. Pierre Hutahaean (081210902704) Mia Simangunsong (085646721604)

ANGGARAN BIAYA
 PANITIA PERAYAAN NATAL IKATAN ALUMNI
SMA NEGERI 1 BALIGE
TAHUN 2016
Sekretariat: Jl. Permata No 26 RT/RW.002/007
Kebon pala Jakarta Timur
No Rek: 0457830395 (BNI) - 0060007596061 (Mandiri) a.n Vanny N Sibuea
Telp. Pierre Hutahaean (081210902704) Mia Simangunsong (085646721604)

LAPORAN KEUANGAN

Sisa Kas = Total Pemasukan- Total Pengeluaran

= Rp43,553,000 - Rp. 31,668,500.00
= Rp. 11,884,500.00

6. PENUTUP

Demikianlah Laporan Pertanggungjawaban ini kami perbuat untuk dapat dimaklumi. Dan
apabila dalam pelaksanaan kepanitiaan kami terdapat banyak kesalahan atau kekurangan, maka
kami seluruh Panitia Perayaan Natal Ikatan Alumni SMA Negeri 1 Balige Se-JABODETABEK
memohon maaf yang sebesar besarnya.Kami sangat mengharapakan saran dan kritik yang
bersifat membangun dari rekan rekan sekalian sehingga dalam kinerja panitia natal untuk tahun
mendatang dapat lebih baik lagi.Syalom, Tuhan Yesus Memberkati. Amin .