Qothrun Nada Maruf Batubara

5153143012
Busana Reg 2015

RANGKUMAN MATERI EVENT ORGANISER

1. Pengertian Event Management

Penyelenggara acara (Inggris: Event organizer) adalah istilah untuk

penyedia jasa profesional penyelenggara acara. Meski bisa dialihbahasakan,
namun umumnya istilah aslinya tetap dipergunakan. Atau untuk mudahnya
disebut EO Pada dasarnya, tugas dari EO adalah membantu kliennya (client)
untuk dapat menyelenggarakan acara yang diinginkan. Bisa jadi hal ini karena
keterbatasan sumber daya atau waktu yang dimiliki klien, namun penggunaan jasa
EO. juga dimungkinkan dengan alasan agar penyelenggaraannya profesional
sehingga hasilnya lebih bagus daripada bila dikerjakan sendiri.

Menurut buku, "EO, 7 Langkah Jitu Membangun Bisnis Event Organizer"

ditulis oleh professional Event Organizer, Yudhi Megananda, EO dalam konteks
sebagai sebuah bisnis memiliki definisi sebagai berikut : Usaha dalam bidang jasa
yang secara sah ditunjuk oleh clientnya, guna mengorganisasikan seluruh
rangkaian acara, mulai dari perencanaan, persiapan, eksekusi hingga evaluasi,
dalam rangka membantu mewujudkan tujuan yang diharapkan client dengan
membuat acara.

Menurut Scott M. Cutlip, Allen H. Center & Glen M. Broom mengatakan

bahwa fungsi manajemen ialah membangun dan mempertahankan hubungan yang
baik dan bermanfaat antara organisasi dengan publik yang mempengaruhi
kesuksesan atau kegagalan dari organisasi tersebut. Definisi ini juga
mengidentifikasi pembentukan dan pemeliharaan hubungan baik yang saling
menguntungkan antara organisasi dengan public sebagai basis moral danetis.
2. Prinsip dalam membuat event (5W +1H)
Why : alasan event tersebut dibuat.
What : apa bentuk dari event tersebut.
Where : dimana event tersebut diilaksanakan.
When : kapan dan berapa lama event tersebut dilaksanakan.
Who : siapa yang akan terlibat dalam event tersebut.
How : bagaimana cara untuk melaksanakannya.

3. Dasar Pengelolaan Event

Menjalankan ide yang diwujudkan kedalam konsep event.
Konsep itu harus dapat ditanyakan dan mampu dijalankan dengan
baik.
Konsep tersebut harus dapat diterima oleh semua pihak yang
terlibat.

4. Perencanaan Sebuah Event

Perlu melakukan penelitian awal mengenai kelayakan suatu event
termasuk dalam mengenai besarnya anggaran dann minat
masyarakat mengenai event tersebut.
Sesuai target konsummen dari event yang digelar dan mampu
berinteraksi dengan audience.
Harus dapat menciptakan experience.
Berbasis kreativitas, inovasi dan original.

5. Jenis-Jenis EO

Dilihat dari jenis acara yang diadakan, EO dapat dikategorikan menjadi:

One Stop Service Agency: EO besar yang mampu

menyelenggarakan berbagai jenis acara hingga skala internasional
sekalipun.
MICE: Kependekan dari (Meeting, Incentive, Convention,
Exhibition). EO yang khusus bergerak di bidang penyelenggaraan
acara berbentuk pertemuan.
Brand Activation: adalah EO yang secara spesifik membantu
client-nya untuk mempromosikan dalam rangka peningkatan
penjualan, peningkatan pengenalan merek di kalangan konsumen,
dengan berinteraksi langsung ke target marketnya.

2
 Musik dan Hiburan: EO yang memiliki spesialisasi di bidang
hiburan terutama musik.
Penyelenggara Pernikahan: EO yang mengkhususkan diri
membantu klien mengadakan pesta pernikahan.
Penyelenggara Ulang Tahun: EO yang ahli membuat pesta ulang
tahun termasuk untuk anak-anak.
Penyelenggara Pribadi: EO khusus yang bergerak untuk
penyelenggaraan pesta pribadi terutama bagi orang kaya.
Penyelenggara Buku Tahuan kelulusan: EO yang memiliki
spesialisasi khusus dalam bidang fotografi, desain grafis, dan
percetakan buku.

6. Media Pemasaran dan Promosi Event

Kemampuan untuk melobi dan bernegosiasi dengan para sponsorship atau

peserta dari event tersebut. Tentu saja orang yang tergabunng dalam tim inni dapat
dan mampu menjelaskan latar belakang dari event yang akan dilaksanakan dan
juga benefit yang akan di peroleh dari keikut sertaan mereka dalam event tersebut.
Selain itu tim pemasaran event juga dapat memberikan bahan pertimbangan atau
masukan yang positif pada para costumer bila terjadi keragu-raguan. Berikut
merupakan media promosi untuk sebuah event.
Above the line (media cetak dan elektroik termasuk didalamnya
dengan menggunakan jaringan internet).
Below the lne (brosur, leaflet, spanduk, banner, promo disuatu
acara atau event yang berbeda, dsb).
Bekerja sama dengan organisasi pemerintahan dan organisasi
kemasyarakatan maupun organisasi keagamaan atau bisa juga
dengann asosiasi profesi yang memiliki sejumlah anggota yang
dapat berperan sebagai alat promosi event tersebut.

Sebuah manajemen EO dalam mendapatkan kontrak kerjanya bisa melalui

pemasaran (marketing) maupun permintaan dari klien. Untuk pemasaran sendiri
yaitu EO mempresentasikan produk yang ditawarkan kepada klien, apabila klien
tertarik oleh produk yang ditawarkan baru akan dilakukan kontrak kerja. Media

3
pemasaran juga semakin luas kaitannya jika mampu menggunakan fasilitas
internet dengan bijak, dalam dunia maya tidak terbatas dengan siapa kita akan
mempromosikan jasa kita. Menawarkan jasa melalui blog maupun jejaring sosial
tentu akan sangat membantu proses pemasaran sebuah EO, semakin banyak kita
memasarkan jasa pasti akan menambah jumlah kontrak kerja antara klien dengan
EO.

Pada umumnya kegiatan pemasaran berkaitan dengan koordinasi beberapa

kegiatan bisnis. Strategi pemasaran ini dipengaruhi oleh faktor-faktor sebagai
berikut:

1. Faktor mikro, yaitu perantara pemasaran, pemasok, pesaing dan

masyarakat.
2. Faktor makro, yaitu demografi/ekonomi, politik/hukum,
teknologi/fisik dan sosial/budaya.

Dasar pemasaran adalah empat komponen dalam pemasaran yang terdiri

dari 4P yakni:

Product (produk)
Price (harga)
Place (tempat, termasuk juga distribusi)
Promotion (promosi)

Berikut ini adalah hal-hal yang perlu diperhatikan untuk pemasaran dari
sudut pandang penjual:

1. Tempat yang strategis (place).

2. Produk yang bermutu (product).
3. Harga yang kompetitif (price).
4. Promosi yang gencar (promotion).

Dari sudut pandang konsumen:

1. Kebutuhan dan keinginan konsumen (customer needs and wants).

2. Biaya konsumen (cost to the customer).
3. Kenyamanan (convenience).
4. Komunikasi (communication).

4
 Peluang bisnis penyedia jasa sangat dipengaruhi oleh kualitas produk dan
harga yang ditawarkan, dalam sebuah manajemen EO harus memiliki Sumber
Daya Manusia yang memadahi, memiliki kemampuan dalam bidang yang
dikerjakan. Apabila hal ini sudah dimiliki oleh sebuah EO, untuk mencari kontrak
kerja maupun permintaan dari klien pasti akan mudah. Tergantung sebuah EO
memberikan servis yang profesional kepada kliennya hingga mencapai hasil yang
maksimal. Pekerjaan ini memiliki peluang yang sangat terbuka luas, semakin
banyaknya permintaan pasar terhadap penyedia jasa akan mempengaruhi
kesuksesan sebuah EO, tinggal bagaimana mengembangkan bisnis EO dengan
baik dan meningkatkan kualitas produk yang harus selalu dipikirkan oleh
manajemen EO dalam berkreasi yang inovatif.

7. Sistem Kerja EO
Begitu luasnya lingkup kerja EO, sebenarnya dapat menjadi suatu
alternatif profesi yang dapat menampung banyak tenaga kerja. Cara kerja EO
mempunyai sistem pokok kerja yang sama dengan sistem kerja pada bidang
pekerjaan yang lain. Perbedaan hanya pada tingkat klasifikasi program tersebut
yang dapat diukur dari cakupan wilayah kerja program, beban kerja, dana
anggaran dan SDM yang terlibat. Adapun sistem kerja EO sebagai berikut :

Posisi EO di antara 5 P
Penting untuk dimengerti dimana letak posisi EO berada. Karena ini
menyangkut lingkup tanggung jawab yang melekat dan menyertainya.
Urutan posisi para pihak yang sesuai dengan lingkup wilayah kerja dan
tanggung jawab adalah sebagai berikut:
1. Penyandang dana. Ini dapat berupa sponsor atau
instansi/perusahaan yang mempunyai hajat dalam istilah
sederhana adalah pihak yang mengeluarkan dana untuk
pelaksanaan suatu program.
2. Pelaksana. Disinilah posisi dan peran EO yang sesungguhnya.
Pelaksana harus bekerja keras untuk mewujudkan impian dan
kepuasan semua pihak. Karena menjadi pusat dari seluruh pihak

5
 yang ada, maka pelaksana memiliki posisi yang sangat vital dan
strategis.
3. Penampil. Penampil ini salah satu kunci daya tarik suatu program.
Semua jenis program sangat tergantung pada para penampilnya.
Contoh: kompetisi sepakbola tingkat regional, bila tidak diikuti
oleh kesebelasan top, kurang mempunyai daya tarik.
4. Penonton. Apapun program eventnya, faktor kehadiran
penonton/tamu akan menjadi sangat penting. Baik membayar atau
gratis, pesta kecil dirumah sampai dengan tingkat lomba formula
satu, faktor penonton adalah salah satu tolak ukur
kesuksesan event.
5. Pengamat. Ini biasanya dari kalangan pers, atau justru kawan-
kawan kita sendiri, atau siapapun yang memperoleh informasi
tentang event yang kita laksanakan. Para pengamat atau orang luar
mempunyai pengaruh sebagai humas atau public relation(PR) kita
secara tak lansung.

8. Tahapan Menyelenggarakan Event

Untuk mewujudkan kesuksesan sebuah event merupakan sebuah kerja
keras yang membutuhkan konsep yang jelas dan terarah. Di bawah ini beberapa
tahapan strategis dalam menyelenggarakan sebuah event.
Konsep yang menarik dan kreatif.
Proses tahapan pembuatan event.
Eksekusi event yang significant.