Anda di halaman 1dari 7

Tata Cara Penanganan Dan Memelihara Dokumen Administrasi

Kepegawaian

Dalam peraturan Kepala BKN Nomor 18 Tahun 2011, tanggal 18 Juli 2011
tentang Pedoman Pengelolaan Tata Naskah Kepegawaian Pegawai Negeri
Sipil, diuraikan mengenai peraturan yang menjadi pedoman bagi Instansi
Pusat maupun Daerah.

Pedoman ini digunakan dalam pengelolaan tata naskah kepegawaian PNS,


baik dalam bentuk dokumen fisik maupun image document. Tujuannya
agar dapat terwujud sistem informasi kepegawaian yang terintegrasi
secara nasional.

Tata naskah kepegawaian PNS menurut pedoman ini adalah sistem


penyimpanan dan pengelolaan dokumen kepegawaian sejak diangkat
sebagai calon PNS / PNS hingga mencapai batas usia pensiun, yang
berupa surat surat keputusan yang ditetapkan oleh pejabat yang
berwenang di bidang kepegawaian.

Pengelolaan dokumen kepegawaian yang baik dan optimal dapat


memudahkan proses peremajaan data kepegawaian yang tersimpan
secara elektronik dalam database kepegawaian, sehingga didapatkan
kecocokan data antara dokumen fisik dengan data elektronik.

Seorang pegawai administrasi harus dapat menangani dokumen dari


berbagai jenis arsip kepegawaian PNS dengan baik. Penanganan dokumen
tersebut pada dasarnya hampir sama seperti penanganan dokumen lain
pada umumnya. Yang membedakan adalah pencatatan berbagai dokumen
tersebut pada buku arsip masing-masing.

Pada umumnya penanganan dokumen dibagi dalam 3 bagian yakni:

1. Pengurusan/Penanganan Dokumen

2. Penyimpanan dan Penataan Arsip Dokumen

3. Penemuan kembali dan Peminjaman Arsip Dokumen

1
Penyimpanan dan penemuan kembali arsip dokumen kepegawaian sama prosesnya dengan
dokumen lainnya. Hanya saja, untuk pengurusan dan penanganan dokumen kepegawaian
yang membedakan adalah pada buku pencatatan masing-masing dokumen arsip kepegawaian.

Buku pencatatan arsip yang digunakan dalam hal ini disebut juga buku penjaga administrasi
kepegawaian. Adapun buku pencatatan arsip tersebut terdiri dari:

1) Daftar Kepemilikan Kartu Tunjangan Pensiun (TASPEN)

2) Daftar Nama Pejabat Struktural

3) Daftar Nama Pejabat Fungsional

4) Daftar Cuti Pegawai Negeri Sipil

5) Buku Penjagaan Kenaikan Pangkat (KP) Pegawai NegeriSipil (PNS)

6) Buku Penjagaan Kenaikan Gaji Berkala (KGB) Pegawai Negeri Sipil (PNS)

7) Daftar Kepemilikan Kartu Istri / Suami (KARIS / KARSU)

8) Daftar Kepemilikan Kartu Pegawai Negeri Sipil (KARPEG)

9) Daftar Kepemilikan Kartu Asuransi Kesehatan (ASKES)

10) Daftar Urut Kepangkatan (DUK) Pegawai Negeri Sipil (PNS) Daerah

11) Buku Catatan Pensiun dan Realisasinya

12) Buku Catatan Pelanggaran Disiplin Pegawai Negeri Sipil (PNS)

13) Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Diklat

14) Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Tugas Belajar

15) Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Tugas - Tugas Lainnya

16) Buku Induk Pegawai Negeri Sipil (PNS)

Bentuk format dari masing - masing buku penjaga administrasi kepegawaian dapat dibuat
menyesuaikan dokumen yang akan dicatat pada buku tersebut. Format yang dibuat mengikuti
informasi yang terdapat pada masing-masing dokumen kepegawaian.

ARSIP adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dgn
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsadan bernegara.

2
ARSIP KEPEGAWAIAN adalah kumpulan surat surat keputusan dibidang kepegawaian
yang dikeluarkan oleh pejabat berwenang, disimpan dalam susunan yang teratur dan
tertibsehingga dapat ditemukan dan dipergunakan apabila diperlukan.

DOKUMEN KEPEGAWAIAN adalah Surat Keputusan dibidang Kepegawaian yang


dikeluarkan oleh Pejabat yang berwenang.

TATA NASKAH KEPEGAWAIAN adalah sistem penyimpanan dan pemeliharaan surat


surat keputusan dibidang kepegawaian, dikeluarkan pejabat berwenang yang disusun secara
teratur, tertib dan terus menerus dalam media yang ditetapkan.

JADWAL RETENSI ARSIP adalah Daftar sebagaimana dimaksud Peraturan Pemerintah


Republik Indonesia Nomor : 34 Tahun 1979, Pasal 4 ayat 3, yaitu daftar berisi sekurang-
kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai
kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip

JADWAL RETENSI ARSIP KEPEGAWAIAN PNS DAN PEJABAT NEGARA ,


merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan. Digunakan sebagai pedoman penyusutan
arsip yang berkaitan dengan Arsip Kepegawaian PNS dan Pejabat Negara di lingkungan
Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat dan Daerah.

Dengan adanya pengelolaan dokumen dan arsip kepegawaian yang baik, maka bermanfaat
untuk:

1. Memberikan kemudahan dalam pencarian dokumen

2. Efisiensi, efektivitas tempat, waktu, tenaga dan biaya

3. Tersusunnya dokumen PNS sesuai PERKA BKN No 18 Tahun 2011

Pengelolaan tata naskah dokumen kepegegawaian ini dilaksanakan dalam rangka


meningkatkan pentingnya dokumen/berkas tata naskah / arsip Kepegawaian PNS sebagai
salah satu sumber informasi manajemen kepegawaian yang dapat membentuk citra positif
arsip/tata naskah kepegawaian.

Nah untuk itu perlu pedoman pengelolaan tata naskah kepegawaian secara efisien dan efektif.
Untuk mendukung penyusunan dan pemeliharaan Tata Naskah Kepegawaian PNS diperlukan
adanya :

1. Prosedur kegiatan / SOP (Standar Operasional Prosedur).


2. Dokumen kepegawaian PNS yang lengkap & akurat.
3. Pengelola Tata Naskah / SDM yg mengelola naskah/arsip kepegawaian
4. Sarana & Prasarana yang digunakan dalam mengelola arsip kepegawaian.

3
Dengan adanya pedoman pengelolaan tata naskah kepegawaian yang baik tersebut bertujuan
agar:

1. Dapat menjadi Pedoman bagi Instansi pusat dan daerah guna mewujudkan sistem
informasi kepegawaian yang terintegrasi secara nasional.
2. Dapat digunakan sebagai Pelayanan informasi kepegawaian yang efisien dan efektif.

Fungsi ketersediaan dokumen tata naskah kepegawaian antara lain sebagai:

1. Bukti fisik yang disusun secara kronologis sejak seorang PNS menjadi pegawai sampai
dengan purna tugas

2. Instrumen yuridis jika terjadi sengketa pegawai

3. Bukti akuntabilitas kinerja instansi pemerintah.

A. Cara Penanganan Dokumen Administrasi Kepegawaian

Penanganan dokumen administrasi kepegawaian dapat dilakukan dengan cara, sebagai berikut
:

1) Menghimpun : Menghimpun adalah kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya


segala keterangan yang diperlukan untuk keperluan tertentu yang sebelumnya masih belum
diklasifikasikan penghimpunannya.

2) Mencatat : mencatat adalah kegiatan membubuhkan berbagai keterangan tertulis pada


dokumen yang masih dianggap penting, dengan tujuan agar tulisan dapat dibaca, dikirim, dan
disimpan.

3) Mengolah : mengolah yakni mencakup macam - macam kegiatan yang dilakukan dengan
cara mengolah berbagai keterangan yang ada dengan tujuan untuk menyajikan maksud yang
lebih bermanfaat.

4) Menggandakan : menggandakan adalah kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara


tertentu sebanyak jumlah tertentu sesuai yang diinginkan.

5) Mengirim : mengirim merupakan bentuk kegiatan menyampaikan dokumen ke pihak lain


dengan menggunakan alat dan perantara.

6) Menyimpan : menyimpan adalah kegiatan menyimpan data dan dokumen tertentu di


tempat tertentu, dengan tujuan agar dokumen dapat terjaga semaksimal mungkin, dan bisa
digunakan suatu saat nanti ketika diperlukan.

4
B. Cara Memelihara Dokumen Administrasi Kepegawaian

Sedangkan untuk memelihara dokumen pada administrasi kepegawaian, dapat dilakukan


dengan beberapa cara, tergantung pada bentuk dokumen yang dikelola. Bentuk dokumen
tersebut dapat berupa data fisik maupun data digita.

1. Data Fisik

Untuk penyimpanan dokumen berupa fisik artinya penyimpanan dokumen atau file tersebut
berupa kertas, surat, gambar, patung dan lain-lain. Penyimpanan dokumen fisik ini biasanya
disebut sebagai bentuk arsip, yaitu menyimpan secara langsung dokumen ditempat yang telah
ditentukan dengan diberi label tertentu.

2. Data Digital

Pada penyimpanan dokumen berupa data digital, hal ini merupakan penyimpanan dokumen
atau file berupa data komputer atau hasil scanning dari file data fisik.

Terdapat beberapa kelebihan dari penyimpanan dengan sistem data digital yang menjadi
pertimbangan untuk memilih data digital sebagai pilihan. Kelebihan penyimpanan sistem data
digital yakni :

1) Sistem data digital memberikan kemudahan dalam proses penyimpanan, pencarian kembali
dan penyajian informasi yang dibutuhkan. Kemudahan sistem data digital ini karena sebagian
proses pengolahan data dapat dilakukan oleh sistem komputer.

2) Ruang tempat penyimpanan data digital tidak membutuhkan banyak tempat. Ini karena
data digital dapat disimpan pada hardisk, Removeable, dan juga dalam bentuk Compact Disk.
Berbeda dengan data konvensional yang bila semakin ditambah datanya maka akan
memerlukan banyak tempat penyimpanan.

3) Data digital mudah dilakukan back-up file, karena back-up file dapat dilakukan pada setiap
saat sesuai kebutuhan. Apabila terjadi kerusakan data maka data pada back-up yang masih
tersimpan dapat dipergunakan kembali. Sedangkan jika pada data konvensional, apabila
dilakukan back-up data akan berakibat penambahan ruang tempat penyimpanan data.

4) Data digital juga mudah untuk dilakukan manajemen dan pengelolaan. Pada proses
manejemen data digital sebagian proses dilakukan oleh sistem.

5
5) Sistem data digital akan memberikan kemudahan akses terhadap data. Penggunaannya
sangat fleksible dan distribusi data digital juga lebih mudah ketika diperlukan.

C. Jenis Dokumen yang Disimpan

1. Kartu Pendaftaran Ulang Pegawai Negeri Sipil (KARDAF) Tahun 1974.


2. Dokumen Kepegawaian Perorangan (DKP).
3. Nota Persetujuan / Penetapan NIP Kepala BKN
4. SK Pengangkatan CPNS sebagai Realisasi dari Nota Persetujuan Ka. BKN yg
5. diterbitkan oleh instansi.
6. Surat Keputusan Pengangkatan CPNS menjadi PNS.

D. Prosedur Pencatatan Dokumen

Kegiatan pencatatan dokumen kepegawaian PNS yang disimpan dalam bentuk dokumen fisik
meliputi verifikasi dan validasi.

E. Prosedur Penyimpanan Dokumen

1. Memberikan Label pada lemari dan sampul sesuai urutan NIP

2. Menyusun tata Naskah ke dalam lemari sesuai urutan NIP

3. Menyimpan tata Naskah ke dalam lemari sesuai urutan NIP

4. Membuat laporan

F. Prosedur Pemeliharaan Dokumen

1. Melakukan inventarisasi & rasionalisasi isi takah sesuai dengan jadwal retensi takah
dan membuat laporan
2. Jika terjadi mutasi di lingk, BKD Kab/Kota/Prov tata naskah pegawai yg bisa
dipindahkan sesuai unit kerja yg baru.
3. Mengendalikan jumlah dan isi takah secara berkala serta mengendalikan katalog
peminjaman & pengembalian tata naskah
4. Memperpanjang usia dokumen: mengatur suhu ruangan, memberikan penerangan
cukup, dan membersihkan lemari.

G. Prosedur Pelayanan Informasi Dokumen

1. Unit kerja yang akan meminjam dokumen mengisi blanko peminjaman tata naskah.
2. Blanko peminjaman harus disetujui oleh pejabat eselon II.
3. Jangka waktu peminjaman paling lama 5 (lima) hari kerja.

H. Jenis Arsip Kepegawaian :

6
1) Formasi Pegawai

2) Penerimaan Pegawai.

3) Pengangkatan Pegawai.

4) Pembinaan Karir Pegawai

5) Penyelesaian Pengelolaan Keberatan Pegawai.

6) Mutasi Pegawai.

7) Administrasi Pegawai.

8) Kesejahteraan Pegawai.

9) Proses Pemberhentian Pegawai/Pensiun.

10) Keputusan Pemberhentian Pegawai/Pensiun.

11) Perselisihan/Sengketa Kepegawaian.

12) Pemberian Tanda Jasa/Penghargaan.

13) Data Kepegawaian.

14) Dokumentasi Kepegawaian.

15) Berkas Perorangan Pegawai Negeri Sipil.

I. Menyusun Tata Naskah Kepegawaian Yang Baik :

Setiap pengelola arsip kepegawaian, diharapkan perlu :

1. Menjaga kerapihan penyimpanan;


2. Menjaga kebersihan tempat penyimpanan;
3. Menjadi Petugas yang terampil dan terdidik;
4. Menciptakan sistem arsip yang mudah dalam penyimpanan dan mudah menemukan
kembali;
5. Menjaga keamanan arsip, melaksanakan fumigasi, dan lainnya sebagaimana ketentuan
pengamanan dokumen arsip umum/lainnya.
6. Pengelolaan takah PNS, hendaknya, dilaksanakan secara konvensional maupun
elektronik.