Sumrio
1. INTRODUO ............................................................................................................................................. 3
2. PARMETROS INICIAIS ............................................................................................................................... 5
2.1 Rotinas do Processo 1 Iniciar Parametrizao ...................................................................................... 5
2.1.1 Cadastrar Parmetros do Sistema (532) ........................................................................................... 6
2.1.2 Cadastrar Filiais (535)........................................................................................................................ 8
2.1.3 Cadastrar Setor/Funcionrio (528) ................................................................................................. 14
2.1.4 Permitir Acesso Rotina (530)........................................................................................................ 17
2.1.5 Permitir Acesso a Dados (131) ........................................................................................................ 18
3. COMPRAS ................................................................................................................................................. 22
3.1 Rotinas do Processo 1 Pr- Cadastro dos Produtos ............................................................................ 22
3.1.1 Cadastrar Departamento de Produtos (6103) ................................................................................ 24
3.1.2 Cadastrar Seo de Produtos (6103) .............................................................................................. 24
3.1.3 Cadastrar Categoria de Produtos (6103) ........................................................................................ 25
3.1.4 Cadastrar Sub-Categoria de Produtos (6103) ................................................................................. 26
3.1.5 Cadastrar Unidades (6103) ............................................................................................................. 28
3.2 Rotinas do Processo 2 Finalizar Cadastros de compras ...................................................................... 28
3.2.1 Cadastrar Fornecedores (6001) ...................................................................................................... 29
3.2.2 Cadastrar Parcelas de Pagamento para Fornecedor (256) ............................................................. 33
3.2.3 Cadastro de Produtos (6103) .......................................................................................................... 34
4. TRIBUTAO ............................................................................................................................................ 39
4.1 Rotinas do Processo - Tributar produtos ............................................................................................... 39
4.1.1 Cadastrar Cdigos Fiscais de Operao (CFOP) (543) ..................................................................... 39
4.1.2 Cadastrar Tributao de Entrada (212)........................................................................................... 41
4.1.3 Cadastrar Tipos de Tributao de sada (514) ................................................................................ 45
5. LOGSTICA ................................................................................................................................................ 55
5.1 Rotinas do Processo 1 Cadastros gerais de Logstica .......................................................................... 55
5.1.1 Cadastrar Motivo de Devoluo (518) ............................................................................................ 55
6. VENDAS .................................................................................................................................................... 56
6.1 Rotinas do Processo 1 Estrutura Comercial ........................................................................................ 56
6.1.1 Cadastrar Ramos de Atividade de Clientes (512)............................................................................ 57
6.1.2 Cadastrar Plano de Pagamento (523) ............................................................................................. 58
6.1.3 Cadastrar Clientes (6001)................................................................................................................ 61
6.1.4 Cadastro de Layout de Documentos (534) ..................................................................................... 62
7. FINANCEIRO ............................................................................................................................................. 68
7.1 Rotinas do Processo 1 Estrutura Comercial ........................................................................................ 68
7.1.1 Conceitos financeiros no TOTVS S1 ................................................................................................ 69
7.1.2 Cadastrar Moedas - Transitrias (527) ........................................................................................... 70
7.1.3 Como Cadastrar Caixas/Bancos (524) ............................................................................................. 72
7.1.4 Cadastrar Limite de Crdito (1203) ................................................................................................. 75
7.2 Rotinas do Processo 3 Estruturao do Plano de Contas ................................................................... 78
7.2.1 Cadastrar Grupo de Conta Gerencial (526)..................................................................................... 79
7.2.2 Cadastrar Conta Gerencial (570) ..................................................................................................... 80
7.2.3 Cadastrar Histrico Padro (536) .................................................................................................... 82
8. PARMETROS E PERMISSES DE ACESSO ............................................................................................... 85
8.1 Rotinas do Processo 1 Cadastros gerais de acessos ........................................................................... 85
8.1.3 Parmetros da Presidncia (132) .................................................................................................... 86
Manual TOTVS S1 Treinamento de Parametrizao
1. INTRODUO
O Curso de parametrizao do TOTVS S1 tem como objetivo preparar este software para sua
correta utilizao. Assim, garantimos o melhor desempenho desta ferramenta nos diversos processos
de sua empresa.
Neste curso, voc aprender a utilizar as seguintes tarefas do processo de implantao do TOTVS S1:
Algumas rotinas so pr-requisito para utilizao de outras. Para aperfeioar a parametrizao, segue
abaixo uma sugesto de ordem na diviso de cadastro, baseada nas principais atividades de uma
empresa:
PARMETROS
INICIAIS
COMPRAS
TRIBUTAO
E FISCAL
LOGSTICA
COMERCIAL
VENDAS
FINANCEIRO
PERMISSES DE ACESSOS
Manual TOTVS S1 Treinamento de Parametrizao
PARMETROS
INICIAIS
Manual TOTVS S1 Treinamento de Parametrizao
2. PARMETROS INICIAIS
2.1 Rotinas do Processo 1 Iniciar Parametrizao
Para dar incio a correta utilizao do sistema TOTVS S1, preciso saber quais os dados principais
da empresa tais; se ela possui filiais e como esto distribudas e principalmente, quem so os
usurios que iro utilizar o sistema.
Objetivos
Aplicao Prtica
A parametrizao ser iniciada pelo cadastro da empresa e seus parmetros (Rotina 532), seguido
do cadastro de suas filiais (Rotina 535) e por fim, o cadastro dos usurios que iro operar o
sistema.
O prximo passo ser a definio de como as inmeras regras de cada filial - logstica, polticas
comerciais e configuraes de NF-e, por exemplo - sero operadas. Em alguns processos, as regras
de negcios sero diferentes para cada filial, o que permitir a personalizao.
Ao cadastrar funcionrios, alm do controle de acesso ao sistema, possvel estabelecer algumas
regras de utilizao e de acesso aos dados, bem como rastrear as operaes e lanamentos por
usurio.
Ateno: A senha de cada usurio deve ser nica e intransfervel. importante orientar os
usurios a no compartilhar suas senhas, j que atravs delas que as operaes so rastreadas.
Resultados obtidos com a configurao dos parmetros iniciais e onde visualizar estes
resultados:
Rotinas:
1207 - Baixa Manual de ttulos;
1203 - Extrato de Cliente.
Manual TOTVS S1 Treinamento de Parametrizao
Neste mdulo, ser mostrado como cadastrar os principais dados da Matriz no sistema e sua
prxima sequncia de numeradores. Este cadastro ser associado a vrios outros cadastros e
movimentaes realizadas no sistema.
Como cadastrar
2
1
4. Na aba "Numeradores" h 10 sub-abas, divididas por processos. Em todas elas, dever ser
preenchido o prximo nmero do processo solicitado. Para facilitar o preenchimento, inicie a
maioria a partir do nmero 1, exceto os processos que atualmente j possuem numerao
sequencial em sua empresa.
Os processos a seguir so referentes a uma numerao sequencial especfica do sistema TOTVS S1:
Prximo Num. Transao Venda Aba "Vendas"
Prox. Num. Trans. Avulsa Aba" Indstria"
Prox. Num. Trans. Fin Aba "Contas a Pagar"
Prox. Num. Trans. Contas a Rec. Fornec. Aba "Contas a Receber"
Prox. Num. Trans. Vendor - Aba "Contas a Receber"
Prox. Num. Trans. Entrada Aba "Compras/ Entrada de Mercadoria"
importante ressaltar que os numeradores referentes NFs, incluindo as eletrnicas (NF-e) sero
cadastrados na Rotina 535.
Exerccio de fixao:
1. Altere os dados cadastrados no registro, utilizando as informaes acima em cada aba e sub
aba de acordo com os dados de sua empresa.
Manual TOTVS S1 Treinamento de Parametrizao
Aqui, as filiais da empresa sero cadastradas no sistema. Este cadastro ser associado a vrios outros
cadastros e movimentaes realizadas no sistema.
Como cadastrar:
4 5 8
3 6 7
2
9. Clique no boto Editar para alterar o cadastro bsico pr-existente. E clique no boto Novo
para incluir mais filiais, conforme sua necessidade.
Manual TOTVS S1 Treinamento de Parametrizao
10
11
14
12
13
10. Informe os dados como cdigo, CGC, Inscrio Estadual, o nome fantasia da filial, o contato e o
telefone.
11. Informe o endereo, n, bairro, cidade, estado, pas, contato, telefone, CNPJ e I.E.
12. Informe o cdigo da cidade IBGE. Caso no saiba, consulte as cidades na Rotina 577. Ao
informar este o cdigo, o sistema preencher os demais dados relacionados como cd. UF, Cd. Pais
(DDI) e nome pas.
13. Os prximos nmeros de notas e documentos sero inseridos atravs do boto Alterar
Numeradores na tela inicial da Rotina 535, e os dados sero disponibilizados para visualizao.
14. Informe o cdigo como cliente/fornecedor e cd. do grupo Filial. O cdigo do cliente e
fornecedor ser utilizado para Operaes de Transferncia de Produtos entre filiais. J o cd. Grupo
Filial utilizado para agrupar as filiais.
Obs.: na prxima etapa, podero ser visualizados grupos de informaes comuns separados em abas
com dados especficos para cada filial.
Manual TOTVS S1 Treinamento de Parametrizao
15. Aba Administrao Interna do Estoque:
15
16
Manual TOTVS S1 Treinamento de Parametrizao
17. Aba Dados da transportadora - define os dados da transportadora para emisso dos
documentos emitidos pela Filial. Insira os dados somente se a sua empresa trabalhar com uma
transportadora especfica para esta filial e que utilize o Frete CIF (por conta do emitente), e o mesmo
ser configurado para aparecer ao emitir a NF.
17
18
Ateno: o cadastro de layouts de NFs de formulrio contnuo feito na Rotina 534 - Cadastro de
Layouts de Documentos. Caso sua empresa ainda utilize este tipo de formulrio, entre na Rotina 534 e
apertando a pesquisa F1, possvel obter todo o detalhamento deste processo.
19
20
Prximo Nmero NSU (Nmero Sequencial nico), utilizado por formulrios contnuos.
21
21. Aba layout NFs (1) e layout NFs (2)
Manual TOTVS S1 Treinamento de Parametrizao
22. Aba Configurao de E-mail NFe - insira os dados do servidor de e-mail e do proxy, estes dados
serviro para que o sistema se comunique com o servidor e faa o envio das Danfes para os clientes
que estiverem com seus e-mails atualizados no cadastro de cliente (Rotina 6001).
22
23. Abas NF-e(1) e NF-e(2) abas informativas, os dados so atualizados atravs dos processos de
entrada e sada.
Em caso de alterao, faa-o no boto Editar no incio desta Rotina 535.
Objetivo: Neste mdulo, sero cadastrados os funcionrios que tambm sero usurios do sistema.
Este cadastro ser associado s permisses de acesso a rotinas (rotina 530) e acesso a dados (rotina
131).
Como cadastrar:
1
9
4 2
7
3
5
10
Manual TOTVS S1 Treinamento de Parametrizao
1. Selecionar Filial para fazer buscas, incluses, alteraes ou excluses voc poder selecionar
uma ou mais filiais.
2. Pesquisar utilize-o para alteraes ou excluses.
3. Desbloquear o Usurio desbloqueia o usurio que estiver sem acesso ao sistema por motivo
de bloqueio automtico. Um usurio pode ser bloqueado automaticamente em uma queda de energia,
por exemplo, nesta situao por medida de segurana dos dados o sistema bloqueia todos os usurios
que estiverem logados no banco de dados no momento do corte.
4. Desbloquear todos os usurios desbloqueia todos os usurios bloqueados de uma nica vez.
5. Gerar senha aleatria - gera uma senha aleatria... [Opo bloqueada/desativada].
6. Limpa a senha do usurio ao utilizar este procedimento, voc ir limpar a senha do usurio e
atribuir uma senha com a palavra Padro, ao logar no sistema, o usurio dever utilizar esta senha, e
em seguida o TOTVS S1 pedir para que o mesmo substitua a senha por outra pessoal.
7. Setores aqui voc encontra os setores pr-cadastrados do sistema TOTVS S1. Para incluir
mais setores, basta ir at o ltimo registro da grid e utilizar a seta para baixo de seu teclado. Para
salvar, aperte novamente a seta para baixo em seu teclado.
Ateno: voc tambm poder editar os nomes dos setores previamente cadastrados, para isso basta
dar um click no setor a ser editado.
11
B
D
F G
11. Sub. Aba Dados pessoais nesta aba, voc ir inserir todos os dados pessoais e nmeros de
documentos dos funcionrios.
Obs.: na aba Dados pessoais, preciso ficar atento aos seguintes campos:
12
A B
12. Sub. Aba Vendas configurar dados de acesso para a rea comercial.
Obs.: na aba Vendas, preciso ficar atento aos seguintes campos:
Importante:
Todo funcionrio cadastrado tem como senha inicial a palavra PADRAO, tendo a opo de
trocar a senha no primeiro acesso ao sistema TOTVS S1.
O TOTVS S1 permite que um mesmo usurio que esteja logado em outra mquina, possa logar
no sistema novamente, em outra estao de trabalho. Para isso, necessrio desbloquear o
acesso do usurio, clicando no boto "Desbloquear o usurio".
Manual TOTVS S1 Treinamento de Parametrizao
Objetivo: atribuir permisso de acesso s rotinas do sistema aos seus respectivos usurios. Os acessos
so atribudos de acordo com o mdulo, Submdulo e rotina do sistema, de acordo com cada menu.
1. Para selecionar o funcionrio, informe o Cdigo no Campo Usurio. Caso no saiba o Cdigo,
clique no boto e, de acordo com os filtros de pesquisa, selecione o funcionrio desejado. Aps
selecionar o funcionrio, clique no boto .
Para selecionar todas as rotinas de um mdulo especifico: clique no mdulo com o boto
auxiliar do mouse (direito) e clique na opo Marcar todos os subitens conforme a figura
abaixo:
Manual TOTVS S1 Treinamento de Parametrizao
Para selecionar todas as funes de uma rotina especfica: clique no lado direito da rotina,
com o boto auxiliar do mouse, e clique na opo Marcar todos:
3. Para imprimir o menu do usurio, clique no boto . Sero listadas apenas as rotinas a
que o funcionrio selecionado tem acesso.
Objetivo: Liberar o acesso aos dados que podero ser visualizados pelo funcionrio no sistema. Aps
montar a poltica de acesso para cada usurio na Rotina 530, temos opo de limitar os dados
visualizados para cada funcionrio.
Os acessos aos dados do sistema so importantes no gerenciamento dos processos financeiros dentro
do sistema, por exemplo, nos quais se pode limitar o acesso a caixas e bancos, moedas especficas de
utilizao apenas de determinado funcionrio, que trabalha processos especficos dentro do financeiro
da empresa.
Manual TOTVS S1 Treinamento de Parametrizao
Tambm ser possvel emitir relatrios de permisses, permisses por usurio, copiar acessos, limpar
todas as permisses concedidas, alm de pesquisar todas as permisses de acesso a dados que o
usurio possui.
Como Cadastrar:
1. Selecione o Usurio, informando o Cdigo. Caso no saiba o Cdigo do Usurio, clique no boto
e, de acordo com os filtros de pesquisa, selecione o Usurio desejado. (*)
2. Aps selecionar o usurio, clique no boto . Caso exista algum acesso para o
usurio selecionado, ele ser listado no grid da Direita.
3. Para atribuir o acesso, basta clicar duas vezes no Grid da Esquerda, automaticamente, ele ser
atribudo ao usurio selecionado, passando a constar na lista de acessos do usurio que fica ao lado
direito.
4. Tipos de Acessos:
a. FILIAL: caso tenha mais de uma filial, defina a filial de acesso. Somente os dados da filial
selecionada podero ser visualizados no sistema.
b. DEPARTAMENTO: selecione quais departamentos de produtos podero ser visualizados
pelo usurio no sistema.
c. FORNECEDOR: selecione quais so os fornecedores em que o usurio poder visualizar no
sistema, o que envolve os produtos dos respectivos fornecedores tambm.
d. CAIXAS E BANCOS: selecione os caixas ou instituies financeiras que o usurio ter acesso
aos dados no sistema.
Manual TOTVS S1 Treinamento de Parametrizao
e. MOEDAS: selecione quais as moedas, de acordo com suas respectivas movimentaes nos
caixa e instituies financeiras selecionadas para o usurio, em que ele vai ter acesso no
sistema.
f. GRUPO DE CONTAS: selecione, de acordo com o plano de contas gerencial definido pela
empresa, o grupo de contas os quais o usurio ter acesso para os respectivos lanamentos.
g. SUPERVIDOR: selecione o supervisor o qual o usurio poder ter acesso aos dados
relacionados a vendas.
h. COBRANA: selecione as cobranas s quais o usurio ter acesso no sistema.
i. DIRETRIOS: So os mdulos aos quais um processo ou rotina est inserido. Selecione os
diretrios, de acordo com os relatrios criados pelo Gerador de Relatrio, de acordo com
os mdulos das rotinas de acesso ao sistema.
5. Clique no boto para copiar os acessos de um usurio j existente, informando
apenas o cdigo do funcionrio de origem e de destino.
6. Boto Direita emite uma lista contendo os acessos do usurio selecionado.
7. Boto Esquerda emite uma lista contendo os acessos do usurio logado.
8. Caso deseje visualizar a lista de acesso de todos os usurios.
9. Clique no boto , para sair desta rotina.
Manual TOTVS S1 Treinamento de Parametrizao
COMPRAS
Manual TOTVS S1 Treinamento de Parametrizao
3. COMPRAS
3.1 Rotinas do Processo 1 Pr- Cadastro dos Produtos
Neste mdulo ser abordada a hierarquia de produtos. No sistema TOTVS S1 h 4 nveis hierrquicos
para classificar um produto, so eles:
Departamento
Seo
Categoria
Sub-Categoria.
Objetivos: esses nveis so utilizados para agrup-los de forma que possamos fazer anlises de
desempenho em grupos, de acordo com as necessidades da empresa e as caractersticas de cada
produto.
Aplicao Prtica: para exemplificar essa classificao, ser utilizado o cenrio de um supermercado,
com a suposta classificao descrita abaixo:
Ateno: para migrar o cadastro de produtos j utilizado pela empresa em outro sistema, todos os
departamentos, sees, categorias e subcategorias, j devem estar cadastrados no sistema TOTVS S1.
Caso o sistema anterior da empresa j trabalhe com nveis de classificao para o cadastro de produto
semelhante ao TOTVS S1, os cdigos dos departamentos cadastrados no TOTVS S1 devero ser os
mesmos, mantendo assim, o mesmo relacionamento aps a migrao do cadastro de produto.
Manual TOTVS S1 Treinamento de Parametrizao
prefervel analisar a metodologia de implantao da PC Sistemas na etapa MIGRAO, antes de
iniciar os cadastros de parametrizao, para em seguida planejar a migrao de dados como os
produtos por exemplo.
Neste caso, este processo ir utilizar os cdigos j cadastrados nesta etapa de PARAMETRIZAO, ou
seja, so os relacionamentos entre tabelas dentro de um sistema.
Exercite: Faa uma anlise dos produtos comercializados pela sua empresa, e classifique-os em
uma tabela. Caso voc j utilize o conceito de classificao em sua empresa, faa a adaptao do
mesmo distribuindo-os nos quatro nveis hierrquicos:
Departamento.
Seo.
Categoria.
Subcategoria.
Unidades.
3.1.1
3.1.2
3.1.3
3.1.4
3.1.5
Manual TOTVS S1 Treinamento de Parametrizao
3.1.1 Cadastrar Departamento de Produtos (6103)
1 5 6
Como cadastrar:
1. Clicar na mensagem "Clique aqui para adicionar uma nova linha" ou clique no boto .
2. Informe o nome do departamento na coluna "Descrio".
3. Selecione o tipo de mercadoria na coluna "Tipo mercadoria".
4. Marque o campo na coluna "Atual.Invent.Geral" se deseja que a nova informao seja
atualizada no inventario geral da empresa.
5. Para fazer a excluso de algum departamento, clique sobre o registro desejado na coluna
"Cdigo" e pressione a tecla "Delete" em seu teclado, ou clique no boto .
6. Para finalizar, clique no boto ou pressione a seta para baixo de seu teclado, em seguida
no boto "Fechar".
Neste mdulo, sero apresentados os meios para cadastrar as sees dos departamentos dos
produtos. Estas sees servem como subgrupos dentro dos departamentos.
Exemplo: Departamento de Bebidas, seo "VINHOS".
Manual TOTVS S1 Treinamento de Parametrizao
Como cadastrar:
2 1 3 4
1 5 6
Como cadastrar:
1. Clicar na mensagem "Clique aqui para adicionar uma nova linha" ou clique no boto .
2. Selecione o departamento referente seo que ser cadastrada na coluna "Cd.Depto".
3. Informe o nome da seo na coluna "Descrio".
4. Selecione o tipo de seo.
5. Para fazer a excluso de alguma seo, clique sobre o registro desejado na coluna "Cdigo" e
pressione a tecla "Delete" em seu teclado, ou clique no boto .
6. Para finalizar, clique no boto ou pressione a seta para baixo de seu teclado, em seguida
no boto "Fechar".
Exercite: faa o cadastro de uma seo baseado na tabela de classificao feita anteriormente.
Objetivo: cadastrar as categorias das sees dos produtos. Estas categorias servem como subgrupos
dentro das sees, exemplo: departamento de bebidas, seo Vinhos, categoria IMPORTADO.
Ateno: o cadastro de categoria no obrigatrio. E caso queira utilizar apenas os 2 primeiros nveis
que so departamento e seo, necessrio configurar na Rotina 132, o parmetro 1334 como
NO.
Manual TOTVS S1 Treinamento de Parametrizao
1
2 3
1 4 5
Como cadastrar:
1. Clicar na mensagem "Clique aqui para adicionar uma nova linha" ou clique no boto .
2. Selecione a seo referente categoria que ser cadastrada na coluna "Cd. Seo".
3. Informe o nome da categoria na coluna "Categoria".
4. Para fazer a excluso de alguma categoria, clique sobre o registro desejado na coluna "Cdigo"
e pressione a tecla "Delete" em seu teclado, ou clique no boto .
5. Para finalizar, clique no boto ou pressione a seta para baixo de seu teclado, em seguida
no boto "Fechar".
Aqui, abordaremos o cadastro de subcategorias que pertencem a uma categoria dos produtos. Estas
subcategorias servem como subgrupos dentro das categorias, como por exemplo: departamento de
bebidas, seo Vinhos, categoria importado, subcategoria Branco.
Manual TOTVS S1 Treinamento de Parametrizao
3 4
1
1 5 6
Como cadastrar:
1. Clicar na mensagem "Clique aqui para adicionar uma nova linha" ou clique no boto .
2. Selecione a seo referente Sub-Categoria que ser cadastrada na coluna "Cd. Seo".
3. Selecione a categoria referente Sub-Categoria que ser cadastrada na coluna "Cd.
Categoria".
4. Informe o nome da Sub-Categoria na coluna "Descrio".
5. Para fazer a excluso de alguma Sub-Categoria, clique sobre o registro desejado na coluna
"Cdigo" e pressione a tecla "Delete" em seu teclado, ou clique no boto .
6. Para finalizar, clique no boto ou pressione a seta para baixo de seu teclado, em seguida
no boto "Fechar".
1 3
Como cadastrar:
1. Clicar na mensagem "Clique aqui para adicionar uma nova linha" ou clique no boto , sobre
o campo "Sigla" e informe o mesmo.
Ateno: Tamanho mximo de dois caracteres para digitao da Sigla da Unidade.
2. Informar a descrio da Unidade.
3. Para finalizar, clique no boto ou pressione a seta para baixo de seu teclado, em seguida
no boto "Fechar".
No sistema TOTVS S1, o cadastro de produtos est relacionado a vrios outros cadastros. Para
preench-lo de forma correta, essencial que estes cadastros, estejam prontos. Por isso, aqui ser
mostrado como fazer os cadastros auxiliares para finalmente cadastrar os produtos que sero
utilizados no estoque, sejam estes para revenda, imobilizado ou consumos internos (caso haja todos
estes controles). Cadastrando previamente tambm seus fornecedores.
Manual TOTVS S1 Treinamento de Parametrizao
Antes de iniciar esta segunda fase da parametrizao do mdulo de compras, importante
analisar junto com os responsveis por Compras e controle de estoque, respondendo de forma
detalhada as perguntas abaixo:
Iro migrar os fornecedores de mercadoria, servios, ou se iro digit-los manualmente, de
acordo com o volume atual de dados? Solicite os dados.
Quais os principais prazos utilizados nas compras de mercadoria?
Ex: 30 dias, 30/60/90 dias etc.
Quais as unidades de venda dos produtos?
Ex: unidade, caixa, pacote.
Analise tambm se existem converses na hora da venda. Em caso seja positivo, verifique
com um consultor da PC Sistemas para que lhe instrua qual ferramenta do TOTVS S1 lhe
trar o resultado esperado.
Por fim, verifique se os cadastros de produtos sero migrados ou digitados. Caso sejam
digitados, siga o procedimento de cadastramento desta apostila.
1
Manual TOTVS S1 Treinamento de Parametrizao
Como cadastrar:
6
7 2
8
9 10
11
12
2. Marcar a opo "Fornecedor", para que sejam exibidos e habilitados os campos para cadastros
do mesmo.
3. Informar o Nome/Razo Social do fornecedor;
4. Informar o Nome Fantasia do Fornecedor;
6. De acordo com a seleo do item anterior, a rotina ir preparar o campo para receber o CPF ou
CNPJ digitado, formatando-o;
7. Informe o cdigo do comprador do estabelecimento para ser vinculado ao fornecedor que est
sendo cadastrado;
Comprador: ser o comprador cadastrado na rotina 528, cujo setor o mesmo parametrizado
como setor de compras na rotina 132 - parmetro 1374. Basta preencher o cdigo do
fornecedor principal no campo para que seja criada a rede de fornecedores. Se no houver,
basta repetir o cdigo do prprio cadastro.
Revenda: usado para informar o tipo de fornecedor. Esta informao ir influenciar nos
processos de Compra e entrada de mercadoria, transportadora etc.
Ateno: para se efetuar o cadastro de um fornecedor de transporte (Transportadora), basta
selecionar no campo revenda, a opo "(T) Transportadora"
13
14
15
5
1 1
2 3
1. Para poder editar ou excluir um Fornecedor, faa a pesquisa marcando as opes destacadas
em vermelho;
2. Para editar um fornecedor/transportadora, basta dar um clique duplo no registro desejado na
grid, ou clicar no boto "Editar", e ao abrir uma tela de visualizao/edio, alterar os dados desejados
e clicar no boto "confirmar".
Manual TOTVS S1 Treinamento de Parametrizao
3. Para excluir um fornecedor/transportadora, basta clicar no registro desejado na grid e clicar no
boto "Excluir", e ao abrir uma tela de visualizao, clicar no boto "confirmar".
Neste mdulo, o usurio poder cadastrar as formas de pagamento padronizadas, que sero
disponibilizado no cadastro de fornecedores/transportadoras (6001) e pedido de compra (6020).
Como cadastrar:
2
8
3
Objetivo: Cadastrar produto de revenda e suas embalagens. Alm dos dados de cadastro dispe de
dos campos para tributar entrada e sada de produto.
Ao abrir a rotina 6103 no TOTVS S1, a tela de filtros padro ser visualizada:
1
Manual TOTVS S1 Treinamento de Parametrizao
Como cadastrar:
1. Ao clicar no boto , a seguinte tela ser visualizada:
6
5
9 13
10
16
11 14
15
12
76
7. Para incluir uma nova marca, clicar sobre a mensagem "Clique aqui para adicionar uma nova
linha", na coluna do nome "Marca". Nesta coluna, digitar a descrio da marca e na coluna "Ativo",
marque o campo para informar se a marca est ativa no cadastro. Para confirmar a incluso, clique no
boto ou pressione a seta para baixo de seu teclado, em seguida no boto "Fechar".
Aba Tributao
TRIBUTAO
E FISCAL
Manual TOTVS S1 Treinamento de Parametrizao
4. TRIBUTAO
4.1 Rotinas do Processo - Tributar produtos
O objetivo deste mdulo cadastrar as figuras tributrias e tributaes de cada produto para entrada
e sada de mercadorias. A tributao ser inserida no produto inicialmente, e no sero necessrias
configuraes a cada processo de compras e faturamentos, salvo em situaes de alterao da
legislao ou cadastro de novos produtos, agilizando as rotinas dirias de compras e vendas.
Um dos principais objetivos neste mdulo cadastrar os cdigos fiscais, de acordo com a natureza
de operao praticada dentro da empresa, utilizados movimentao dos produtos (Entrada/Sada).
O TOTVS S1 vem com alguns cdigos fiscais pr-cadastrados, porm necessrio conferir se est
adequada a empresa. Esta responsabilidade do operador da validao dos dados.
Como cadastrar:
Ao acionar a rotina 543 no menu do TOTVS S1, aparecer a tela padro de filtros do TOTVS S1
Manual TOTVS S1 Treinamento de Parametrizao
Ateno: clique no boto pesquisar, e verifique quais cdigos fiscais tem disponvel no pr-cadastro
do sistema TOTVS S1. Verifique os cdigos fiscais utilizados por sua empresa, e confira o cadastro
destes cdigos. Caso algum cdigo ainda no possua cadastro, faa-o seguindo a sequncia abaixo:
2
3 4
5 6
Principais Operaes:
E - Entrada
ED - Entrada de Devoluo
S - Sada
SD - Sada de Devoluo
ET - Entrada de Transferncia
ST - Sada de Transferncia
Manual TOTVS S1 Treinamento de Parametrizao
SR - Simples Remessa
EB - Entrada de Bonificao
SB - Sada de Bonificao
Tipos de Tributao:
Manual TOTVS S1 Treinamento de Parametrizao
Ateno: as opes de tributao de entrada podem variar, sendo por produto, Estado, NCM,
importao, filial e figuras tributrias. A seguir, uma breve explicao para ento escolher qual ser a
melhor opo de tributao, e seguir com o processo na Rotina 212.
Tributao por produto: utilizada no tipo de tributao onde a compra do produto sempre
do mesmo fornecedor, no havendo oscilao por estado (UF) ou qualquer outro tipo de
comportamento tributrio que possa influenciar na tributao do produto.
Tributao por estado: utilizada para visualizar e realizar a parametrizao da tributao dos
produtos de entrada na mercadoria de acordo com as tributaes determinadas pela legislao do
Estado.
Tributao por NCM / figura tributria: utilizada para visualizar e realizar a parametrizao da
tributao dos produtos de acordo com a nomenclatura comum do MERCOSUL e suas figuras
tributrias.
Tributao por produto / figura tributria: utilizada para visualizar e realizar a parametrizao
da tributao dos produtos de acordo com as figuras tributrias.
Tributao por figura tributria para entradas de importao: utilizada para visualizar e
realizar a parametrizao da tributao dos produtos com as figuras tributrias obrigatrias para a
entrada de produtos importados.
Complemento da Tributao:
Tributao por filial: utilizada para visualizar dados complementares a tributao realizada
para cada filial.
Tributao transportadora: utilizada para visualizar e realizar a parametrizao da tributao
dos produtos com as figuras tributrias obrigatrias para a entrada de produtos por transportadora
quando selecionada
Cadastros:
Manuteno de figura tributria: utilizada para cadastrar figuras tributrias utilizadas nos
tipos de tributao 03, 04 e 05. Algumas colunas so editveis para o cadastro ou alteraes.
Replicar figuras tributrias: utilizada para replicar as figuras tributrias nas filiais de acordo
com o selecionado pelo usurio. Possuem as opes Filial Origem - utilizada para selecionar a filial
de onde a figura tributria ser copiada - e Filial Destino, utilizada para selecionar a filial no qual a
figura tributria ser replicada. A replicao ser concluda ao clicar no boto Confirmar.
Configurao
Como cadastrar:
Para exemplificar este processo, ser utilizado o Cadastro por Produto. Os demais tipos de cadastro de
tributao, bem como o detalhamento dos campos, podero ser estudados e visualizados atravs do
Help do TOTVS S1, apertando a tecla F1.
Ao acionar a rotina 212 no menu do TOTVS S1, selecione Tributao por Produto, e pressione o boto
. Em seguida ser apresentado a tela de filtros:
Manual TOTVS S1 Treinamento de Parametrizao
18. Se necessrio, use os filtros para pesquisar os produtos, conforme tela acima. Se no pressione
para incluir tributao nos produtos. Ser apresentada a tela a seguir:
Manual TOTVS S1 Treinamento de Parametrizao
19. Sugesto: pressione na tela acima a opo que lhe permite configurar os campos que seja
visualizar nesta pgina. Aparecer a tela abaixo, a qual permitir que visualize e marque os campos
desejados.
Manual TOTVS S1 Treinamento de Parametrizao
20. Informe os parmetros de tributao de entrada do produto conforme a incidncia dos
tributos relacionados acima.
Importante: esta configurao dever ser efetuada em parceria com o comprador e o contador. Em
caso de dvidas, baseando-se em Notas fiscais de entradas anteriores, confirme as informaes com o
contador responsvel.
Lembre-se: estas informaes iro compor a entrada da mercadoria, bem como as informaes dos
livros fiscais de entrada.
21. Em caso de dvidas sobre o contedo a ser inserido ou a funo de cada um dos campos,
consulte o HELP do TOTVS S1 pressionando a tecla F1. L possvel encontrar a descrio detalhada de
cada um destes campos.
22. Para gravar as informaes, pressione o boto .
Cada figura tributria composta das regras de tributao a que um produto est sujeito quando
movimentado. Seja movimentao de sada (vendas, transferncias, devolues a fornecedor, etc) ou
entrada (compras de mercadorias, devolues de clientes, recebimentos de transferncias e etc).
Cada figura tributria composta de vrios parmetros que definem para cada nota fiscal emitida, seja
de compra ou venda, qual a alquota de ICMS, percentual de ICMS para o imposto a pagar, se ICMS
normal, com reduo, substituio tributria, cdigo fiscal de operao (CFOP) e mensagens
tributrias. Dispe tambm de campos para gerar acrscimos ou descontos em preo e custo.
Esta rotina tem como objetivo incluir, alterar, pesquisar, duplicar e excluir registros de tipos de
tributao que sero vinculados aos produtos para posterior precificao e venda. Tambm emite
relatrio com lista de todos os tipos de tributao cadastradas e informa as alquotas para venda,
substituio tributria, transferncias, cdigos fiscais (CFOP), vendas com acrscimos/descontos.
Para cada operao existe um cdigo fiscal estabelecidos pela legislao de cada Estado e pela
SEFAZ e que devem ser preenchidos segundo orientao do contador da empresa.
Como cadastrar:
Ao acionar a rotina 514 no menu do TOTVS S1, aparecer a tela padro de filtros do TOTVS S1.
3 4
2
4. Caso a empresa trabalhe com o processo de filial virtual, informe se a mesma calcula ST na
transferncia.
5. Mensagem NF: para cada legislao e tributao vigente por estado, necessrio imprimir
Mensagens da Tributao no corpo da Nota Fiscal de venda. Sendo que podero ser informadas at
duas mensagens para cada tipo de pessoa, jurdica e fsica, e ainda uma mensagem para transferncia
entre filial, que dever ser configurada no layout das suas respectivas notas.
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Aba Venda
6. Informe o percentual dos impostos relacionados ao CMV (Custo da Mercadoria Vendida). Esse
percentual est relacionado carga tributria (somatria dos impostos federais e estaduais), que vai
incidir no custo da mercadoria vendida, repassado para formao do preo de venda.
8. Informe o percentual dos impostos relacionados ao CMV (Custo da Mercadoria Vendida) neste
campo considera-se somente para pessoa fsica.
11. Informe o percentual de alquota de ISS, se houver. ISS (Imposto Sobre Servio), utilizado para
emisso de Nota Fiscal de Servios.
12. Informe o percentual de Pauta de ICMS estadual para contribuinte. Pauta um valor
estabelecido pelo fisco para cobrar os impostos por substituio tributria.
13. Informe o percentual da Base de Reduo do ICMS, para a tributao que estiver relacionada a
produtos que tenham base reduzida de ICMS.
Manual TOTVS S1 Treinamento de Parametrizao
Informe o Percentual da Base de Reduo do ICMS para consumidor final, para a tributao que
estiver relacionada a produtos que tenham base reduzida de ICMS.
Informe o Percentual da Base de Reduo do ICMS, para produtos que sero comercializados para
clientes que pertencem ao regime de NRPA NORMAL REGIME PERIDICO DE APURAO,.
*Regime de apurao de ICMS para o ESTADO de SO PAULO. Trata-se de clientes que so LTDA, e
que participam do Regime Peridico de Apurao de Dbito e Crdito.
14. Defina a Situao Tributria para Pessoa Jurdica, Pessoa Fsica, Isento de ST e NRPA.
15. ECF, campo onde informado a forma de tributao a ser impressa em cupom fiscal. Caso
utilize cupom fiscal, informe tambm o cdigo ECF Funcep. (Para Empresas localizadas no Estado
da Paraba - PB)
16. Marque a opo, identificando como SIM se para esse tipo de tributao, dever ser
utilizado o percentual de reduo da base do ICMS para pessoa fsica.
17. Informe o percentual de ST sada (pessoa Jurdica e pessoa fsica), para uso em reduo.
19. Caso a figura tributria seja pautada, informe os seguintes percentuais (%):
Como configurar:
Informe Alquota de ICMS Interna, alquota referente ao ICMS praticado na venda do produto
dentro do estado. utilizada para o clculo do valor da substituio tributria do produto
relacionado tributao que est sendo cadastrada.
Alguns produtos, de acordo com a legislao, tm um valor mnimo que substitu o IVA fixado
para o clculo da Substituio Tributria definido pelo governo. Este valor deve ser informado
no campo, onde o sistema ir desconsiderar percentual do IVA. Assim, a substituio tributria
passa a ser calculada pelo valor da pauta, juntamente com as alquotas de ICMS interna e
externa.
23. Para alguns casos, de acordo com a legislao, o produto que tem substituio tributria
tambm tem reduo da base de clculo da prpria substituio tributria e deve ser informado no
campo.
25. Observao e campo para inserir observaes que sero usadas por empresas informadas em
seu cadastro, como optantes pelo Simples Nacional.
26. Caso utilize o valor da ltima entrada como base para o clculo da substituio tributria,
dever ser informado no primeiro campo.
Caso isto ocorra, o sistema ir abrir o segundo campo, em que se deve definir se este mesmo
valor da ltima entrada, tambm ser usado para o clculo do ICMS deduzido do valor ST.
Manual TOTVS S1 Treinamento de Parametrizao
Aba Transferncia
Para transferncias entre filiais, as alquotas da tributao devem ser definidas na guia transferncia.
Seja ICMS ou substituio tributria, de acordo com a tributao que est sendo cadastrada.
27. Informe primeiramente a alquota de ICMS de Transferncia que dever ser destacado na NF
de transferncia de sada, seguido das bases de reduo de transferncia entrada e sada se houver, e
por ultimo a alquota de ICMS de Entrada da transferncia, utilize os campos a seguir:
28. Caso a figura tributria em cadastro, possua % de IVA ndice de Valor Agregado, utilizado
para o clculo do valor da Substituio Tributria do produto, use o campo
29. Informe em que situao a Reduo na base de clculo da Substituio Tributria para
Transferncia entre Filial, ser considerada:
Alquota de ICMS Interna: alquota referente ao ICMS praticado na venda do produto dentro do
estado, utilizada para o clculo do valor da Substituio Tributria do produto relacionado
tributao que est sendo cadastrada.
Alquota de ICMS Externa: alquota referente ao ICMS praticado na venda do produto para fora
do estado, utilizada para o clculo do valor da Substituio Tributria do produto relacionado
tributao que est sendo cadastrada.
Manual TOTVS S1 Treinamento de Parametrizao
31. Caso a figura seja pautada, informe o valor da pauta de transferncia.
32. Caso a figura tributria seja Substituio Tributria, em alguns casos, de acordo com a
legislao, o produto que tem Substituio Tributria, tambm pode ter reduo da base de
clculo da prpria Substituio Tributria, estes casos so informados no campo:
33. Informe a Situao tributria de entrada e sada que ser usada na transferncia.
34. Para casos em que se utiliza um % de desconto no custo da transferncia, use o campo a seguir
para informar.
36. Caso a empresa utilize Operador Logstico em suas operaes, Informe os CFOPs de Entrada,
sada e tambm os CFOPs de devoluo de transferncia de entrada e sada para o operador logstico.
c. Cdigo Fiscal de Operao para Transferncia entre Filial (efetuada pela Rotina 316).
Ateno: A Aba B de cdigos fiscais possui outros tipos de venda, cujo uso dever ser analisado pela
empresa, e caso confirme sua utilizao, os cdigos CFOPs devero ser preenchidos seguindo o
exemplo da Aba A.
Em cada tipo de tributao, podem ser definidas algumas polticas, de acordo com a legislao e o
repasse de alguns impostos para o preo de venda, segue exemplos contemplados pelo TOTVS S1:
38. % Desconto Tabela, aplica o percentual informado no preo de tabela para os produtos
relacionados a essa tributao.
39. % Desconto no Custo, aplica o percentual de desconto no custo do produto, sem alterar o
custo no sistema, normalmente utilizado quando compra de um produto com substituio tributria
sendo que este produto comercializado para fora do estado, a empresa tem o crdito desse produto,
que pode ser repassado para o preo de venda.
40. % Desconto Suframa, percentual de Desconto Relacionado Vendas realizadas para o cliente
que inscrito no Regime Especial da ZONA FRANCA, SUFRAMA, de acordo com a legislao do estado.
41. Aplica o percentual de acrscimo informado no preo de venda para Pessoa Fsica.
42. Verifique se h descontos a serem considerados para PIS e COFINS e inclua no campo a seguir:
45. Esta Aba utilizada para registrar as observaes referentes a configurao da figura tributria.
Ateno: Aps terminar a configurao da figura tributria, no se esquea de pressionar o boto
para que as informaes sejam salvas.
Importante: Ao alterar qualquer figura tributria na Rotina 514, necessrio replicar estas informaes nos
produtos novamente, para isso utilize a Rotina 552 na opo:
5. LOGSTICA
5.1 Rotinas do Processo 1 Cadastros gerais de Logstica
Conceito: Estabelecer processos bem definidos em todas as suas atividades logsticas nas quais
tudo o que se faz est dentro de um fluxo coordenado e previsto, minimizando a probabilidade de
erros e atrasos.
Como cadastrar:
3. Defina se esse motivo a ser cadastrado, ir estornar a comisso de venda caso seja feita
devoluo de cliente.
4. Informe o tipo:
6. VENDAS
6.1 Rotinas do Processo 1 Estrutura Comercial
Manual TOTVS S1 Treinamento de Parametrizao
Conceito: Para atender a dinmica dos processos comerciais, o TOTVS S1 disponibiliza maneiras
geis e inteligentes de cliente, at mesmo personaliz-los aos planos de pagamento disponveis
baseados no prazo mdio.
Objetivos: Cadastrar a equipe de vendas de forma hierarquizada, bem como suas informaes de
vendas e comisses. Definir o Ramos de atividade do segmento para agrupar os clientes, bem
como as tabelas de preos e formas de pagamento utilizadas pelos clientes.
Aplicao Prtica:
Verifique junto ao departamento comercial as formas de pagamento e quantas tabelas de
preos so usadas atualmente.
Como cadastrar:
4. Caso exista um agrupamento, indique o Ramo de Atividade Principal. Para esta opo, o cdigo
da atividade deve estar previamente cadastrado. Caso no saiba o cdigo, clique no boto para
pesquisar.
5. O campo %Taxa utilizado para informar o percentual de desconto para todos os clientes
associados ao ramo de atividade cadastrado.
6. O campo Cd. Integrao (CP) deve ser utilizado somente para integrao com o fornecedor
Colgate/Palmolive.
7. O campo Cd. Categoria (Kraft) deve ser utilizado somente para integrao com a Kraft.
8. O campo Cd. Categoria (Bauduco) deve ser utilizado somente para integrao com o
fornecedor Bauduco.
Importante:
Para migrar o cadastro de clientes, todos os ramos de atividades j devem estar cadastrados no
sistema e relacionados aos seus respectivos clientes. Se o sistema antigo da empresa j tem o
devido cadastro, os cdigos dos ramos de atividades cadastrados no TOTVS S1 devero ser os
mesmos, mantendo, assim, o mesmo relacionamento aps a migrao do cadastro de cliente.
Esta rotina, alm das operaes de manuteno do cadastro de ramos de atividades, permite a
visualizao do nmero de clientes em cada ramo de atividade, permitindo, tambm, a
impresso de relatrio contendo estes dados. Bastar clicar no boto da tela principal da rotina
512.
Objetivo: cadastrar os planos de pagamento, que sero utilizados nas negociaes de vendas de
produtos; alm do cadastro desses planos, esta rotina permite definir critrios para as polticas
comerciais, de acordo com cada plano.
Como cadastrar:
5. Informe coluna da tabela de preo qual plano de pagamento ser associado na venda. O sistema
trabalha com colunas de preos diferenciados por uma taxa financeira aplicada para cada coluna. A
Taxa Financeira para cada coluna definida na Rotina 132 -Parmetros da Presidncia/Mdulo
Precificao.
7. Defina a quantidade de parcelas desse plano de pagamento. Para o plano vista, o nmero de
parcelas 0.
Manual TOTVS S1 Treinamento de Parametrizao
Agora vamos para a Aba : RESTRIES
8. Defina o Tipo de Prazo para o Plano de Pagamento cadastrado
10. Informe a Margem mnima de lucratividade para uma venda associada ao Plano de Pagamento.
12. Defina, no campo , se, para o Plano de Pagamento cadastrado, ser permitida
venda para cobranas do tipo Boleto Bancrio.
13. Defina se este Plano de Pagamento ser exportado para o PDV e tambm se ser enviado para
o Fora de Vendas.
Na Aba: OPES
14. Selecione o tipo de Venda a que se refere o Plano de Pagamento cadastrado.
Diferente: no ato da venda, dever ser informado o valor da primeira parcela, sendo que, as
restantes, de acordo com as parcelas definidas para o plano, sero dividas igualmente.
5
6
Importante: O campo Cdigo do Cliente pode ou no ser gerado automaticamente; para tanto,
basta que seja definido na Rotina 132 Parmetros da Presidncia/Mdulo Processamento.
3. Informe a descrio do Nome logo aps nome Fantasia (se houver) do cliente.
6. Informe o ramo de atividade do cliente. Caso no saiba o cdigo do ramo de atividade, basta
clicar no boto e selecion-lo de acordo com os filtros de pesquisa.
7. Informe nos campos Emitir duplicada, Cliente possvel de protesto, Consumidor final,
PIS/CONFINS Cumulativo de acordo com cliente.
Objetivo: Montar layouts de documentos para formulrios impressos em impressora matricial, como
por exemplo, NF, cheques e boletos bancrios em formulrio contnuo.
Manual TOTVS S1 Treinamento de Parametrizao
Importante: as empresas que possuem NF-e utilizaro a rotina 1452 para emiti-la no padro Laser,
sendo que esta rotina j vem com seu layout laser padro, podendo ser customizado na prpria
rotina, preferencialmente com ajuda de um consultor da PC Sistemas.
Como cadastrar:
Para iniciar a criao de um novo layout, clique no boto . Automaticamente, o sistema gera o
Cdigo do Documento que ser cadastrado.
2. Informe o Cdigo Fiscal da Operao qual se refere o documento no qual ser confeccionado
o layout.
Importante: Para documentos que no possuam Cdigos Fiscais, verifique com Departamento de
Implantao Agente Help Desk.
Manual TOTVS S1 Treinamento de Parametrizao
3. Para documentos fiscais, informe a Srie, de acordo com a natureza do Formulrio da Nota que
ser impressa, . Por exemplo: Srie nica (U), Srie 1, Srie D, etc.
4. Informe a Descrio a que se refere o Layout que ser cadastrado no sistema, de acordo com a
Natureza do Documento que ser associado ao Layout.
5. Defina o tipo de Letra que ser validada pela impressora no momento da impresso.
6. Defina o Espaamento entre a fonte e a disponibilidade da linha que ser validado pela
impressora, no momento da impresso.
7. Informe o Nmero de Linhas que ir compor com formulrio do documento cujo layout ser
definido, e validado pelo sistema.
8. Informe o Nmero mximo de Itens que ir fazer parte do layout que ser validado pelo
sistema e impresso no documento.
Importante: Ao definir o Cabealho do Layout, dever ser inserido no grid inferior ao cabealho,
informado a disponibilidade das linhas e colunas associadas ao campo e as informao que devero ser
impressa no documento que se deseja configurar:
9. Para Cada Linha do Layout, informe a seo a que se refere o campo que dever ser impresso
no documento. Informe a seo do layout (C - cabealho, I - itens, T - rodap).
C Caractere
N Nmero
T - Texto
tamanho do campo que ser configurado no Layout.
Ateno: O texto que deve ser configurado no layout constitudo de variveis que, em sua maioria, j
foram criadas de acordo com cada Natureza de Operao a que se referem os Layouts de documentos,
os quais, por sua vez, so padronizados no sistema. Durante o Perodo de Implantao, contate o
consultor do Sistema TOTVS S1 para maiores informaes. Caso a Empresa j tenha sido direcionada
ao Suporte, acione este departamento.
: opo utilizada para cancelar um Layout que est sendo inserido no sistema, sem ter
gravado o mesmo.
: opo utilizada para excluir um layout do sistema, desde que no haja nenhuma linha
inserida no mesmo.
FINANCEIRO
Manual TOTVS S1 Treinamento de Parametrizao
7. FINANCEIRO
7.1 Rotinas do Processo 1 Estrutura Comercial
Conceito Geral: A funo financeira integra todas as tarefas ligadas obteno, utilizao e
controle dos recursos financeiros de forma a garantir a estabilidade e a rentabilidade das
operaes em uma empresa. Para isso, as atividades de mbito administrativo como a gesto de
contas correntes de clientes e outros devedores (Contas a receber/ Crditos), fornecedores
(contas a pagar), devem estar devidamente estruturadas e padronizadas, garantindo que a cada
operao de compra e venda realizadas, os recursos financeiros da empresa estejam atualizados
de forma automtica e contnua.
Aplicao Prtica:
O primeiro passo definir a diferena entre Cobranas e Moedas Transitrias.
A Cobrana identifica qual ser a forma de pagamento de um ttulo pelo cliente. Exemplo:
Dinheiro, Cheque, Boleto Bancrio, Ttulo em Carteira, Etc.
A Moeda transitria, utilizada na movimentao de saldos dos caixas e dos bancos, fundamental
para manter atualizada corretamente a conciliao bancria. Veremos mais detalhadamente este
conceito no tpico de cadastro de Moedas.
CHV - Cheque vista: cdigo de Cobrana utilizado para desdobramentos de ttulos, originados de
uma venda faturada, e o recebimento com um cheque vista.
Obs: usado nas Rotinas 402,1210 e 1207, baixando o ttulo na moeda em dinheiro,
alimentando o caixa/banco selecionado no momento da baixa.
CHP - Cheque Pr-datado: cdigo de Cobrana utilizado para desdobramentos de ttulos originados de
uma venda faturada com o recebimento de um cheque pr-datado.
Obs: usado nas Rotinas 402, 1210, 1207 e 1274, para baixa de ttulos.
DEP - Depsito Bancrio: cdigo de Cobrana utilizado para o desdobramento de ttulos, cujo
recebimento foi efetuado atravs de um depsito em conta corrente.
Obs: em caso de baixa de ttulo em um caixa, necessrio realizar a transferncia de
numerrios para o banco onde foi efetuado o depsito e ser feita a conciliao.
D Dinheiro: cdigo de Cobrana utilizado para desdobramento de ttulos originados de uma venda
faturada e recebida em dinheiro.
DEVP - Devoluo Parcial: cdigo de Cobrana utilizado para o desdobramento de devolues parciais
efetuadas no TOTVS S1.
DEVT - Devoluo Total: cdigo de Cobrana utilizado para o desdobramento de Devolues Totais
efetuadas o sistema TOTVS S1.
TR Troco: cdigo de Cobrana utilizado para situaes em que o Motorista retira dinheiro de algum
ttulo pago em dinheiro para voltar um troco de um ttulo pago em cheque, com valor maior.
DESC Desconto: cdigo de Cobrana utilizado para desdobrar desconto concedido para clientes no
ato da entrega, gerando uma despesa no caixa da moeda em dinheiro.
CHDV: cheque do cliente devolvido pela primeira vez.
CHD1: cheque do cliente devolvido pela segunda vez.
CHD3: cheque de terceiro, do cliente, devolvido pela primeira vez.
001/237/341 - (boletos): cdigo de Cobrana utilizado para vendas em que sero emitidos boletos
bancrios de respectivo banco.
DEBM: cdigo de Cobrana utilizado para desdobrar algum ttulo em que ser feito um dbito para o
motorista (gerando um vale para o mesmo), no momento do desdobramento.
Manual TOTVS S1 Treinamento de Parametrizao
Objetivo: cadastrar as Moedas que sero associadas s cobranas utilizadas no TOTVS S1 e, tambm,
nas movimentaes para os lanamentos de Receita e Despesa entre os caixas e instituies
financeiras no sistema.
A Moeda transitria utilizada na movimentao de saldos dos caixas e dos bancos. So usadas
quando necessrio baixar ttulos no contas a Receber, movimentando caixas ou bancos, porm
variando apenas a moeda, auxiliando desta forma a manter a conciliao bancria atualizada.
Quando utilizarei em minha empresa Moedas transitrias?
As moedas transitrias dizem respeito a tudo que se relaciona com movimentos de caixas e
bancos, e, se os casos abaixo ocorrerem com frequncia na empresa, certamente as moedas
transitrias sero usadas para manter a conciliao bancria e a integridade do contas
receber.
Cobrana Magntica (CNAB)- Utiliza a Moeda transitria COBS (negativa). necessrio quando o
saldo do banco no sistema TOTVS S1 precisa conter o valor total recebido constante no extrato,
porm, nem todos os ttulos foram devidamente identificados pela baixa automtica.
Cheque Devolvido - Cujo ttulo ainda no foi identificado- utiliza a Moeda transitria CHDV
(positiva). necessrio quando o saldo do banco no sistema TOTVS S1 precisa conter o valor total
de cheques devolvidos constantes no extrato, porm, nem todos os ttulos foram devidamente
identificados para fazer o estorno da baixa.
Depsito no identificado - Utiliza a Moeda transitria DNI (negativa). necessrio quando o saldo
do banco no sistema TOTVS S1 precisa conter o valor de depsitos efetuados que no foram
identificados. Como no h como baixar o ttulo correto ainda no contas a receber, neste caso,
necessrio fazer as transferncias entre as moedas, deixando o saldo do banco no sistema TOTVS
S1 correto na moeda D (dinheiro) e quando identificado o depositante, o ttulo ser baixado na
moeda DNI.
Ateno: no confundir Moedas (Dolar, Euro etc) Rotina 531, com moedas transitrias (COBS,
CHDV,DNI) Rotina 527.
Nesta fase do curso de Parametrizao do Projeto, preocupe-se em saber se sua empresa utilizar
ou no as moedas transitrias, pois nos cursos operacionais do TOTVS S1 voc entender melhor e
na prtica como utiliz-las.
Ateno: Outras moedas transitrias podem ser criadas no sistema conforme a necessidade da
empresa. Veja abaixo:
Manual TOTVS S1 Treinamento de Parametrizao
D (dinheiro)- moeda utilizada na baixa de ttulos pagos em dinheiro, diretamente no caixa/banco que
entrou em dinheiro.
Obs: a cobrana CHV/CHP alimenta o caixa/banco na moeda dinheiro.
VALE - moeda transitria utilizada para controle de valores, emitidos para, Funcionrios e Motoristas,
originados de um desdobramento de ttulo nas cobranas: DEBV, DEBM, DEBFU. Ou, ainda, por valores
lanados pelo controle de vale feito pelo TOTVS S1.
Como Cadastrar:
Objetivo: cadastrar os caixas e contas bancrias que sero utilizados para movimentaes de
numerrios em forma de receitas e despesas na empresa.
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Manual TOTVS S1 Treinamento de Parametrizao
Como Cadastrar:
Clique no boto Novo para inserir um novo Caixa ou Banco.
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Para uma possvel integrao contbil, informe o Cdigo da Conta Contbil a que se refere
instituio financeira cadastrada nos seguintes casos:
11. Conta Contbil para identificar os lanamentos no caixa ou instituio financeira que sero
exportados para contabilidade.
12. Cdigo da Conta Contbil para os lanamentos no caixa ou instituio financeira registrados na
moeda DNI Depsito No Identificado, que sero exportados para contabilidade. Exemplo: Depsito
de Cliente.
Manual TOTVS S1 Treinamento de Parametrizao
13. Cdigo da Conta Contbil para os lanamentos no caixa ou instituio financeira registrados na
moeda COBS Cobrana. Exemplo: Cobrana Magntica.
14. Cdigo da Conta Contbil para os lanamentos no caixa ou instituio financeira registrado na
moeda CHDV Cheque Devolvido, que sero exportados para contabilidade.
Campos que devero ser marcados, de acordo com a utilizao da cobrana em alguns processos:
Objetivo: cadastrar o limite de crdito para cada cliente individualmente, sendo que este ser
utilizado para liberar o faturamento dos pedidos.
Ateno: na parametrizao, veremos apenas como alterar Limite de crdito na rotina 1203, pois no
curso Operacional Bsico est rotina ter seu detalhamento apresentado.
Como Cadastrar:
1. Para alterao do limite de crdito de um cliente, basta localiz-lo na rotina 1203 Extrato de
cliente atravs dos filtros disponveis.
2. D duplo clique ou <ENTER> ou clique na tecla para acessar o cliente que
sofrer alterao em seu limite de crdito.
3. Na tela seguinte, confira os dados do cliente que est tratando.
Manual TOTVS S1 Treinamento de Parametrizao
e a nova cobrana .
10. Basta fechar a rotina e ento o sistema permitir vendas baseadas no novo limite de crdito
autorizado.
Importante: possvel parametrizar na rotina 132 Parmetros da Presidncia, para que o sistema
gere um limite de crdito inicial assim que o cliente for cadastrado. Para tanto, temos na aba
Cadastros os campos Limite de Crdito Inicial Pessoa Fsica e Limite de Crdito Inicial Pessoa Jurdica.
Manual TOTVS S1 Treinamento de Parametrizao
Conceito: Plano de Contas o conjunto de contas criado pelo contador em uma empresa, para
atender s necessidades contbeis desta empresa. No TOTVS S1 utilizamos tambm o conceito de
Plano de Contas Gerencial, que ser usado em 2 nveis para atender as necessidades de registro
dos fatos administrativos, de forma a possibilitar a construo dos principais relatrios gerenciais.
Objetivos: Criar ou adequar o Plano de contas gerencial do TOTVS S1 antecipadamente ao uso
de tais contas, baseado nas necessidades da sua empresa. Planejar de forma lgica a estruturao
do Plano de Contas, de maneira a possibilitar o melhor dos resultados na classificao e
acumulao dos dados ao tratar as informaes gerenciais.
Aplicao Prtica:
Verificar se sua empresa trabalha com Plano de Contas gerencial; em caso positivo, imprima-o e
adapte-o ao Plano de contas proposto pelo TOTVS S1.
Caso sua empresa no possua nenhum Plano de Contas, apresente a estrutura disponvel no
TOTVS S1 Diretoria de sua empresa, e faa as modificaes de forma que ele se identifique com
a empresa e sua forma de gerir o negcio. Em resumo, o Plano de contas Gerencial ser uma
forma gerencial com que a empresa quer visualizar a Demonstrao dos Resultados.
Os histricos padres criados serviro para agilizar as operaes dirias, facilitando e
padronizando a digitao.
Ateno: Voc no poder de forma alguma alterar as contas gerencias pertencentes, at grupo
100 e a partir do grupo 990, pois as mesmas sero usadas para os processos internos do sistema.
Lembre-se: No confundir o Plano de contas Gerencial com o Plano de contas contbil. O conceito
o mesmo, mas o Plano de contas contbil geralmente possui mais nveis hierrquicos, e ser
usado no TOTVS S1 somente se sua empresa adquirir o Mdulo Contbil, em uma implantao
parte.
Como Cadastrar:
Objetivo: cadastrar as Contas Gerenciais associadas ao Grupo de Contas Gerenciais, que sero
utilizadas para definio do Plano de Contas.
Como Cadastrar:
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Objetivo: cadastrar os Histricos Padres mais usados nas transaes realizadas nos caixas como:
baixas de dbito e crdito e Lanamentos de despesas e receitas.
Como Cadastrar:
PARMETROS
E PERMISSES
DE ACESSOS
Manual TOTVS S1 Treinamento de Parametrizao
Aplicao Prtica:
Primeiramente preciso entender a diferena entre acesso a Rotina e acesso a Dados.
Um usurio pode ter acesso a Baixar ttulos (acesso a Rotina 1207), mas este acesso lhe permite
baixar os ttulos pertencentes somente a filial 1 (Rotina 131- acesso aos dados somente da filial 1).
O mesmo pode ocorrer para o acesso a outros dados como cobranas, bancos, fornecedores entre
outros.
Ateno: Neste momento, o importante conhecer as rotinas, pois nas prximas etapas dos
cursos operacionais, voc ter como analisar quais usurios/ departamento tero acesso a uma
determinada rotina.
Em relao aos parmetros, que no TOTVS S1 so chamados de Parmetros da Presidncia,
sero abordadas as regras e configuraes que iro reger o negcio, essas regras podem ser desde
utilizar ou no um processo como a NF eletrnica, ou ento configurar contas gerenciais
padronizadas para alguns processos da empresa entre outros.
Ateno: Os parmetros da presidncia s devem ser alterados mediante uma real necessidade,
pois os mesmos possuem uma pr-configurao que garantem o funcionamento inicial do sistema.
As demais configuraes sero acompanhadas pelo consultor da PC, at que a empresa esteja
apta a manusear a rotina com propriedade.
Rotinas em que posso visualizar os resultados:
Praticamente todas as rotinas do sistema sero afetadas com estas configuraes.
Manual TOTVS S1 Treinamento de Parametrizao
Objetivo: Atribuir uma parametrizao para todo o sistema, de forma a flexibiliz-lo com os padres
de processos e regras de negcio de cada empresa. Contribui com permisses e parametrizaes que
sero atribudas de forma generalizada a todos os funcionrios.
A Rotina 132 rege a forma de trabalhar do cliente, porm sua configurao s deve ser alterada com
conhecimento absoluto do parmetro, uma vez que as alteraes incidiro sobre todos os usurios,
sobre vrios processos e sobre vrias rotinas de forma simultnea.
Esta rotina agrupa os parmetros e funcionalidades das rotinas 132 e 535.
6. Para maiores detalhes sobre a Rotina 132, acesse o boto , em seguida a opo
localizado no rodap da rotina:
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7. Nesta opo ter maiores detalhes sobre o funcionamento desta rotina.
Ateno: Sugerimos que as primeiras configuraes desta rotina sejam feitas junto a um consultor
especializado, ou sob a solicitao do suporte do TOTVS S1.