Gestin de Permisos

Gua para el Colaborador - Solicitante

PeopleSoft HCM

GDH Sistemas
 INTRODUCCIN

El presente manual es una gua la cual le dar los lineamientos necesarios para facilitar la gestin, planificacin y
control de permisos y horas a compensar de los colaboradores a travs de solicitudes y aprobaciones, que garantice
la calidad en la prestacin de los servicios al cliente interno del Grupo UTP.

Este Manual se ir enriqueciendo con mejoras a los procesos ya descritos.

Es responsabilidad de la Gerencia de Gestin y Desarrollo Humano de que lo normado en el presente Manual se

encuentre constantemente actualizado y coordinar con el Jefe de Gestin de Procesos los cambios necesarios.

Finalmente, destacamos la importancia que adquiere este Manual por el completo conocimiento sobre el uso del
HCM PeopleSoft Mdulo de Permisos Versin 9.2, por lo que deber considerarse como un documento confidencial
y de propiedad del GRUPO UTP.
 Poltica de Gestin de Permisos

Programacin Registro

a. La programacin se coordinar y ser aprobada por tu jefe Debers coordinar de forma anticipada con tu jefe /
inmediato. aprobador el da de permiso a solicitar.

b. Los permisos que contempla es: El colaborador registrar la solicitud de permiso en el

1 da de onomstico.
Cuponeras (22horas libres al ao; como mximo son 4 horas
diarias).
Horas Compensadas.
Atencin Mdica.
Licencia por matrimonio (5 das calendarios).
4 das de Licencia por Paternidad.
Licencia por fallecimiento de familiar directo (5 das si ocurre
en la misma provincia donde se ubica el centro de labores del
colaborador y 7 si ocurre en una provincia distinta).
Adopcin (30 das naturales).
sistema PeopleSoft.
El jefe aprobar la solicitud.
Luego de aprobada la solicitud no se podr modificar el
registro.
Toda solicitud deber ser registrada y aprobada como
mximo 1 da antes a efectuarse el permiso.
Toda solicitud deber ser registrada y aprobada como
mximo los 17 de cada mes.

Es importante registrar el permiso para que no se

proceda el descuento.
 Poltica de Gestin de Sobretiempos

Programacin Registro

El sobretiempo deber ser previamente coordinado y Debers coordinar de forma anticipada con tu jefe /
aprobado por el jefe inmediato. aprobador el da de permiso a solicitar.

El sobretiempo generado se compensar a travs de horas de El colaborador registrar la solicitud de compensacin

descanso. de horas en el sistema PeopleSoft.

Aplica a todos aquellos colaboradores que marcan asistencia. El jefe aprobar la solicitud.

Luego de aprobada la solicitud no se podr modificar el

registro.

Toda solicitud deber ser registrada y aprobada como

mximo 1 da antes a efectuarse el permiso.

Toda solicitud deber ser registrada y aprobada como

mximo los 17 de cada mes.

Es importante registrar el permiso para que no se

proceda el descuento.
 Registro de Permisos y Horas a compensar

EJEMPLOS: Mayo Junio

01 17 30 01 17 30

Durante todo el mes podrs programar y aprobar los La fecha mxima de

permisos y horas a compensar del siguiente mes. aprobacin es el 17 de cada
mes.

La solicitud de permisos
debe ser ingresada y
aprobada en el sistema con
1 da hbil de anticipacin.

IMPORTANTE:

Todo registro de permisos se realizar a travs del autoservicio Sistema PeopleSoft.

El sistema no permitir registrar solicitudes ni aprobaciones de fechas anteriores.
El envo formal del permiso es a travs del autoservicio motivo por el cual no se aceptaran documentos fsicos.
SOLICITUD DE PERMISOS:

SISTEMA PEOPLESOFT
http://hcm.utp.edu.pe
I. SOLICITUD DE PERMISO POR ONOMSTICO Se otorga permiso por Onomstico para que el colaborador disfrute el da con sus seres queridos.
El permiso se otorga cuando el cumpleaos del colaborador coincida con un da de trabajo y no
podr reprogramarse.

ACCEDE AL MEN PRINCIPAL

I. SOLICITUD DE PERMISO POR ONOMSTICO Se otorga permiso por Onomstico para que el colaborador disfrute el da con sus seres queridos.
El permiso se otorga cuando el cumpleaos del colaborador coincida con un da de trabajo y no
podr reprogramarse.

Paso Accin
1 Acceder a la siguiente ruta:
Men Principal>Autoservicio>Registro de Horas>Registro de Horas>Solicitud
de Permisos.
En esta pgina el colaborador solicitar permiso por Onomstico.
Para empezar daremos clic en Fecha Inicial para que cargue el Calendario y
seleccionar la fecha que inicia el permiso.
Paso Accin
2 Ubicarnos en el campo Filtrar por Tipo y seleccionar el permiso Onomstico.
Paso Accin
3 En el campo Nombre Ausencia desplegar la relacin de permisos
configurados y seleccionar el permiso en este caso Onomstico.
Paso Accin
4 Ubicarnos en el campo Duracin y registrar el total de das de permiso por
onomstico 1 da.
Paso Accin
5 Dar clic en el campo Calcular Fecha Final y automticamente se cargar la
Fecha Final del permiso solicitado.
Paso Accin
6 Luego dar clic en el botn Enviar.
Paso Accin
7 Para Confirmar Envo dar clic en el botn S.

Paso Accin
8 Por ltimo dar clic en el botn Aceptar.
 El colaborador cuenta con el beneficio de las Cuponeras que corresponde 22 horas libres en el ao.
II. CUPONERAS: Al da puede gozar como mximo 04 horas libres ; previa coordinacin y autorizacin del
jefe / aprobador.
.

Paso Accin
1 Acceder a la siguiente ruta:
Men Principal>Autoservicio>Registro de Horas>Registro de Horas>Solicitud
de Permisos.
En esta pgina el colaborador solicitar Cuponeras.
Para empezar daremos clic en Fecha Inicial para que cargue el Calendario y
seleccionar la fecha que inicia el permiso.
Paso Accin
2 Ubicarnos en el campo Filtrar por Tipo y seleccionar Cuponeras.
Paso Accin
3 En el campo Nombre Ausencia seleccionar Cuponeras.
Paso Accin
4 Registrar la Fecha Final del permiso solicitado, en este caso 25/09/15 en el
campo Fecha Final.
Paso Accin
5 Luego ubicarnos en el campo de Das Parciales, donde se visualiza dos
opciones para seleccionar: Das Completos o Por Horas.
En este caso seleccionamos por Horas.
Paso Accin
6 Registrar en Horas Todos Das las horas de permiso.
Para el permiso Cuponeras como mximo son 4 horas diarias.
En este caso registramos 4 Horas.
Paso Accin
7 Dar clic en Calcular Duracin y automticamente se cargar el campo
Duracin con el total de horas de permiso solicitado.
Paso Accin
8 Pulsar en el botn Enviar.
Paso Accin
9 Para confirmar Envo dar clic en el botn SI.
Paso Accin
10 Por ltimo dar clic en el botn Aceptar.
Automticamente se visualizar el Detalle de la peticin
 Las Horas Extras Compensadas estn sujetas a la coordinacin y previa autorizacin del jefe /
III. HORAS A COMPENSAR aprobador.

Paso Accin
1 Acceder a la siguiente ruta:
Men Principal>Autoservicio>Registro de Horas>Registro de Horas>Solicitud
de Permisos.
En esta pgina el colaborador solicitar Horas Extras Compensadas.
Para empezar daremos clic en Fecha Inicial para que cargue el Calendario y
seleccionar la fecha que inicia el permiso.
Paso Accin
2 Ubicarnos en el campo Filtrar por Tipo y seleccionar Horas Extras
Compensadas.
Paso Accin
3 En el campo Nombre Ausencia seleccionar Horas Extras Compensadas.
Paso Accin
4 Ubicarnos en el campo Das Parciales donde se visualizar dos opciones:
Das Completos y Por Hora. En este caso seleccionamos Das Completos.
Si vamos a compensar varias fechas y es por horas la cantidad de horas debe
ser la misma en caso de no ser as; registrar la compensacin da por da.
Paso Accin
5 En el campo Fecha Final registrar la fecha fin del permiso.
Paso Accin
6 Dar clic en Calcular Duracin; y automticamente cargar el campo Duracin
con el total de horas a compensar.
Paso Accin
7 Dar clic en Enviar.
Paso Accin
8 Para confirmar el envo dar clic en el botn SI.

Paso Accin
9 Pulsar el botn Aceptar; para confirmar envo.
Automticamente se cargar el Detalle de la Peticin
IV. ATENCIN MEDICA Los permisos para atenciones mdicas estn sujetas a la coordinacin y previa autorizacin del
jefe / aprobador.

Paso Accin
1 Acceder a la siguiente ruta:
Men Principal>Autoservicio>Registro de Horas>Registro de Horas>Solicitud
de Permisos.
En esta pgina el colaborador solicitar permiso por Atencin Mdica.
Para empezar daremos clic en Fecha Inicial para que cargue el Calendario y
seleccionar la fecha que inicia el permiso.
Paso Accin
2 Ubicarnos en el campo Filtrar por Tipo y seleccionar Atencin Mdica.
Paso Accin
3 Ubicarnos en el campo Nombre Ausencia y seleccionar Atencin Mdica.
Paso Accin
4 En el campo Fecha Final registrar la Fecha Final del permiso.
Paso Accin
5 En el campo Motivo se visualiza dos opciones: Essalud o EPS; seleccionar
segn sea el caso.
Para este ejemplo hemos seleccionado Essalud.
Paso Accin
6 Ubicarnos en el campo Das Parciales donde se visualiza dos opciones: Das
Completos y Por Horas; seleccionar segn el caso.
En este caso seleccionamos Das Completos.
Paso Accin
7 Dar clic en Calcular Duracin; y automticamente cargar el campo
Duracin con el total de horas de permiso solicitado.
Paso Accin
8 Pulsar el botn Enviar.
Paso Accin
9 Dar clic en el botn SI; para confirmar que se desea enviar la peticin.

Paso Accin
10 Pulsar el botn Aceptar; para confirmar que la peticin se ha enviado
correctamente.
Automticamente se visualizar el Detalle de la Peticin.
 Se otorga por cuatro (4) das hbiles consecutivos.
V. PATERNIDAD Puede ser gozado dentro del periodo comprendido entre la fecha de nacimiento del hijo y la fecha
en que la madre y el hijo sean dados de alta.

Paso Accin
1 Acceder a la siguiente ruta:
Men Principal>Autoservicio>Registro de Horas>Registro de Horas>Solicitud
de Permisos.
En esta pgina el colaborador solicitar permiso por Paternidad.
Para empezar daremos clic en Fecha Inicial para que cargue el Calendario y
seleccionar la fecha que inicia el permiso.
Paso Accin
2 Ubicarnos en el campo Filtrar por Tipo y seleccionar el permiso en este caso
Paternidad.
Paso Accin
3 Seleccionar Nombre Ausencia Paternidad.
Paso Accin
4 En el campo Duracin, registrar los das de permiso que corresponde por
Paternidad; en este caso 4 das.
Paso Accin
5 Dar clic en Calcular Fecha Final, y automticamente cargar el campo de
Fecha Final del permiso solicitado.
Paso Accin
6 Luego dar clic en el botn Enviar.
Paso Accin
7 Confirmar el Envo dando clic en el botn S.

Paso Accin
8 Por ltimo dar clic en el botn Aceptar.
 Se otorga por un periodo de cinco (05) das calendario consecutivos anterior o posterior a la fecha
VI. MATRIMONIO de matrimonio.

Paso Accin
1 Acceder a la siguiente ruta:
Men Principal>Autoservicio>Registro de Horas>Registro de Horas>Solicitud
de Permisos.
En esta pgina el colaborador solicitar permiso por Matrimonio.
Para empezar daremos clic en Fecha Inicial para que cargue el Calendario y
seleccionar la fecha que inicia el permiso.
Paso Accin
2 Ubicarnos en el campo Filtrar por Tipo y seleccionar el permiso Matrimonio.
Paso Accin
3 En el campo Nombre Ausencia, seleccionar el permiso Matrimonio.
Paso Accin
4 En el campo Duracin registrar el total de das de permiso por Matrimonio 5
das.
Paso Accin
5 Dar clic en Calcular Fecha Final y automticamente se cargar la Fecha
Final del permiso solicitado.
Paso Accin
6 Dar clic en el botn Enviar.
Paso Accin
7 Confirmar el Envo dando clic en el botn S.

Paso Accin
8 Dar clic en el botn Aceptar.
 Se otorga permiso por siete (7) das calendario a los colaboradores con familiares directos (padres,
VII. ENFERMEDAD FAMILIAR DIRECTO hermanos, hijos, conyugue o conviviente); que se encuentren con enfermedad en estado grave o
terminal o sufran accidente.

Paso Accin
1 Acceder a la siguiente ruta:
Men Principal>Autoservicio>Registro de Horas>Registro de Horas>Solicitud
de Permisos.
En esta pgina el colaborador solicitar permiso por Enfermedad Familiar
Directo.
Para empezar daremos clic en Fecha Inicial para que cargue el Calendario y
seleccionar la fecha que inicia el permiso.
Paso Accin
2 Ubicarnos en el campo Filtrar por Tipo y seleccionar Enfermedad Familiar
Directo.
Paso Accin
3 Dar clic en el campo Nombre Ausencia y seleccionar Enfermedad Familiar
Directo.
Paso Accin
4 Registrar en el campo Duracin el total de das de permiso por Enfermedad
Familiar Directo 07 das.
Paso Accin
5 Dar clic en Calcular Fecha Final y automticamente cargara la Fecha Final del
permiso solicitado. Luego pulsar el botn Enviar.
Paso Accin
6 Para confirmar Envo dar clic en el botn S.

Paso Accin
7 Por ltimo dar clic en el botn Aceptar.
Se visualizar la pgina de Consulta de Estado de Peticin y Detalles de Aprobacin.
 Se cuenta con 30 das naturales contados desde el da siguiente de expedida la Resolucin; siempre
VIII. ADOPCIN que el nio adoptado no tenga ms de 12 aos de edad.

Paso Accin
1 Acceder a la siguiente ruta:
Men Principal>Autoservicio>Registro de Horas>Registro de Horas>Solicitud
de Permisos.
En esta pgina el colaborador podr solicitar permiso por Adopcin.
Para empezar daremos clic en Fecha Inicial para que cargue el Calendario y
seleccionar la fecha que inicia el permiso.
Paso Accin
2 Ubicarnos en el campo Filtrar por Tipo y seleccionamos el permiso; en este
caso escogemos Adopcin.
Paso Accin
3 Seleccionar el Nombre Ausencia; en este caso Adopcin.
Paso Accin
4 En el campo Duracin registrar el total de das de permiso, en el caso de
adopcin 30 das.
Paso Accin
5 Dar clic en Calcular Fecha Final.
Paso Accin
6 Despus de dar clic en Calcular Fecha Final de forma automtica la Fecha
Final se actualizar.
Luego dar clic en Enviar.
Paso Accin
7 Confirmar el Envo.
Dar clic en S.

Paso Accin
8 Dar clic en Aceptar.
Confirmado el envi se visualizar la pgina de Consulta de Estado de Peticin y Detalles
de Aprobacin.
 Se otorga en el caso de fallecimiento de familiar directo.
IX. FALLECIMIENTO DE FAMILIAR DIRECTO La licencia es 5 das hbiles si ocurre en la misma provincia donde se ubica el centro de labores
del trabajador, y 7 das hbiles si ocurre en una provincia distinta al lugar donde se ubica el
centro de labores del trabajador.

Paso Accin
1 Acceder a la siguiente ruta:
Men Principal>Autoservicio>Registro de Horas>Registro de Horas>Solicitud
de Permisos.
En esta pgina el colaborador podr solicitar permiso por Fallecimiento
Familiar Directo.
Para empezar daremos clic en Fecha Inicial para que cargue el Calendario y
seleccionar la fecha que inicia el permiso.
Paso Accin
2 Ubicarnos en el campo Filtrar por Tipo y seleccionar el tipo de permiso, para
este ejemplo se ha seleccionado Fallecimiento familiar directo.
Paso Accin
3 En el campo Nombre Ausencia dar clic y desplegar la relacin de permisos
configurados y seleccionar Fallecimiento familiar directo.
Paso Accin
4. Registrar en el campo Duracin los das de permiso en este caso 5 ya que
ocurri en la misma provincia donde se ubica el centro de labores del
empleado.
Paso Accin
5. Luego dar clic en Calcular Fecha Final y automticamente se cargar la
Fecha final del permiso.
Paso Accin
6 Pulsar el botn Enviar.
Paso Accin
7 Para confirmar el envo del permiso dar clic en el botn SI.

Paso Accin
8 Luego pulsar el botn ACEPTAR para confirmar la aprobacin del permiso.
S parte activa del cambio

Gracias!