Anda di halaman 1dari 24

7.7.

Pembinaan dan Pengembangan PNS Daerah

Untuk mewujudkan penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan

diperlukan PNS yang professional dan bertanggung jawab, jujur, dan adil. Agar

dapat mengoptimalkan kemampuannya dalam menjalankan tugas dan fungsinya,

maka karier PNS perlu dikembangkan sesuai dengan kemampuannya.

Sistem Pembinaan PNS yang diterapkan di Indonesia, antara lain :

1. Sistem Prestasi Kerja


Adalah system kinerja obyektif PNS dalam menjalankan tugasnya berdasarkan

kompetensinya.
2. Sistem Karier
Tersedianya jenjang kepangkatan. Jabatan karir dibedakan: Jabatan Struktural

dan Jabatan Fungsional.

Pembinaan PNS salah satu cara adalah dengan mengatur jenjang

kepangkatan, sehingga pada kondisi tertentu seorang PNS dapat dinaikkan

pangkat dan golongannya. Terdapat 3 sistem kenaikan pangkat, (Nurcholis,

2007:255), yaitu :

1. Kenaikan Pangkat Reguler


Yang secara otomatis dapat diterima PNS dapat diberikan setingkat lebih

tinggi jika sekurang-kurangnya lebih 4 tahun dalam jabatan terakhir, penilaian

prestasi kerja sekurang-kurangnya bernilai baik dalam 2 tahun terakhir.


2. Kenaikan Pangkat Pilihan
Kenaikan pangkat pilihan diberikan kepada Pegawai Negeri Sipil dalam PP RI

Nomor 99 Tahun 2000 diberikan kepada PNS yang:


a. Menduduki jabatan struktural atau fungsional tertentu
b. Menduduki jabatan tertentu yang pengangkatannya ditetapkan dengan

Keputusan Presiden
c. Menunjukkan prestasi kerja luar biasa baiknya
d. Menemuka penemuan baru yang bermanfaat bagi Negara
e. Diangkat menjadi pejabat Negara
f. Memperoleh Surat Tanda Tamat Belajar atau Ijazah
g. Melaksanakan tugas belajar dan sebelumnya menduduki jabatan struktural

atau jabatan fungsional


h. Telah selesai mengikuti dan lulus tugas belajar
i. Dipekerjakan atau diperbantukan secara penuh di luar instansi induknya

yang diangkat dalam jabatan pimpinan atau jabatan fungsional tertentu.


3. Kenaikan Pangkat-Pangkat Pengabdian
PNS yang diberhentikan dengan hormat dengan hak pensiun karena mencapai

batas usia pensiun, dapat diberikan kenaikan pangkat pengabdian setingkat

lebih tinggi. Kenaikan pangkat pengabdian ini diberikan pada PNS yang

memiliki masa kerja minimal sepuluh tahun secara terus menerus, unsure

penilaian sekurang-kurangnya bernilai baik dalam 1 tahun terakhir dan tidak

pernah dijatuhi hukuman disiplin tingkat berat.


4. Kenaikan Pangkat Anumerta
Kenaikan pangkat anumerta diberikan kepada PNS yang dinyatakan tewas.

PNS yang tewas atau meninggal dunia secara otomatis diberikan kenaikan

pangkat satu tingkat lebih tinggi.


Tabel 7.1 Golongan, Pangkat dan Ruang PNS

Pangkat Golongan Ruang


Juru Muda I A
Juru Muda Tk I I B
Juru I C
Juru Tk I I D
Pengatur Muda II A
Pengatur Muda Tk I II B
Pengatur II C
Pengatur Tk I II D
Penata Muda III A
Penata Muda Tk I III B
Penata III C
Penata Tk I III D
Pembina IV A
Pembina Tk I IV B
Pembina Utama Muda IV C
Pembina Utama Madya IV D
Pembina Utama IV E
Untuk PNS yang memiliki jabatan struktural, maka terdapat

penggolongan pangkat berdasarkan eselonisasi, eselon adalah tingkat jabatan

struktural. Eselonisasi bagi jabatan struktural dapat dilihat pada table berikut:

Tabel 7.2. Eselonisasi dan Jabatan di Tingkat Provinsi

Eselon Jabatan
Ib Sekretaris Daerah
IIa Kepala Dinas, Asda, Kepala lembaga teknis,
Badan, Sekt DPRD
IIb Kepala Biro
IIIa Kepala Kantor, Kabag, Kabid, Kpl UPTD
IVa Kpl Subbag, Kasubbidang, Kepala Seksi

Tabel 7.3. Eselonisasi dan Jabatan di Tingkat Kabupaten/Kota

Eselon Jabatan
IIa Sekretaris Daerah
IIb Kepala Dinas, Asda, Kepala dan Sek. DPRD
IIIa Kepala kantor, Kepala Bid, Camat
IVa Kpl Subbag, Kasiubid, Sekt Camat, Kpl Seksi,
Lurah, Ka. UPTD, Kpl lbg Teknis Daerah
IVb Sekt Kelurahan, Kaseksi pada Kelurahan
J. Proses Aktivitas Manajerial

Berikut ini adalah uraian tentang proses aktivitas manajeria.

1. Planning (Perencanaan)

Planning berasal dari kata plan yang mempunyai arti rencana,

rancangan, maksud dan niat. Planning berarti perencanaan. Jadi, dapat

dikatakan bahwa perencanaan adalah proses kegiatan. Rencana adalah hasil

perencanaan.

Menurut G.R. Terry, planning adalah pemilihan fakta-fakta dan usaha

menghubungkan antara fakta yang satu dan fakta yang lain; kemudian

membuat perkiraan dan peramalan tentang keadaan dan perumusan tindakan

untuk masa yang akan datang yang diperlukan untuk mencapai hasil yang

dikehendaki.

Harold Koontz dan ODonnell mengatakan, Planning is the function

of a manager which involves the selection from among alternatives, polices,

procedures and programs (Perencanaan adalah tugas seorang manajer untuk

menentukan pilihan dari alternatif-alternatif, kebijaksanaan-kebijaksanaan,

prosedur-prosedur dan program-program).

Sondang P. Siagian berpendapat bahwa planning adalah keseluruhan

proses perkiraan dan penentuan secara matang hal-hal yang akan dikerjakan
pada masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah

ditentukan.

Dari batasan-batasan tersebut, disimpulkan bahwa perencanaan adalah

pola perbuatan menggambarkan hal-hal yang akan dikerjakan kemudian.

Dengan kata lain, planning adalah pemikiran sekarang untuk tindakan yang

akan datang. Dapat dikatakan pula sebagai susunan program kerja yang akan

dilaksanakan dalam bentuk aktivitas dan kegiatan tertentu dengan tujuan-

tujuan yang sudah disepakati.

a. Karakteristik perencanaan

Suatu rencana harus memiliki karakteristik berikut, yaitu

mengandung tujuan yang berlandaskan perhitungan dan mengandung

kegiatan atau usaha-usaha tertentu.

Tujuan adalah keinginan yang hendak direalisasikan. Tujuan terdiri

atas sebagai berikut,

1) Tujuan kualitatif
2) Menurut urgensinya:
a) tujuan pokok (hoofd doel)
b) tujuan-tujuan yang timbul karena adanya tujuan pokok (neven

doelen)
3) Menurut waktunya
a) tujuan jangka panjang;
b) tujuan jangka menengah;
c) tujuan jangka pendek.
4) Tujuan primer
5) Tujuan sekunder
6) Tujuan yang pasti
7) Tujuan yang masih ancar-ancar atau ancang-ancang.

Hal-hal yang perlu diperhitungkan dalam planning, antar lain:


1) perincian dari tujuan-tujuan (dihadapkan pada problem of choice);
2) pemecahan masalah;
pemecahan terhadap prioritas.
3) fase-fase perencanaan, terdiri atas:
a) tujuan;
b) susun rencana;
c) pelaksanaan;
d) pengawasan;
e) laporan;
f) evaluasi.

Unsur-unsur perencanaan terdiri atas

a) realita
b) kegiatan/tindakan (aktivitas);
c) power;
d) dinamika;
e) waktu.
b. Kesulitan dalam mengadakan perencanaan

Banyak hal yang perlu diperhitungkan dalam menyusun

perencanaan; yang harus diselesaikan seperti unsur-unsur perencanaan.

Mencari/menggunakan nilai-nilai (karena itu diadakan standar).

c. Sasaran dan tujuan planning

Planning yang baik selalu tertuju pada sasaran dan tujuan yang

telah ditetapkan sebelumnya. Sasaran planning adalah target yang sangat

berguna bagi manajemen dalam rangka kerja sama untuk mencapai tujuan

yang telah ditentukan sebelumnya.

Tujuan planning adalah agar manajemen berhasil sesuai dengan

kebijaksanaan (policy) yang telah dibuat.

d. Manfaat perencanaan
1) Menentukan tujuan;
2) Meletakkan dasar-dasar dan menetapkan langkah-langkah;
3) Membawa efisiensi yang besar (daya dan dana yang ada dapat

dikerahkan menuju tujuan tertentu)


4) Menghilangkan ketidakpastian,
5) Membentuk hari depan

Setiap organisasi memerlukan perencanaan karena beberapa alas an

berikut

1) Dikaitkan dengan pelaksanaan kegiatan-kegiatan operasional, rencana

merupakan alat efisiensi dan efektivitas untuk menghindari

pemborosan berkat keterangan kegiatan untuk mencapai tujuan


2) Dengan rencana yang matang, dilakukan perkiraan keadaan mengenai

hal-hal dan prospek perkembangan masa depan yang dapat

mengurangi ketidakpastian yang akan dihadapi


3) Perencanaan memberikan kesempatan untuk memilih berbagai

alternatif tentang cara yang dianggap sebagai cara terbaik yang setelah

melalui pengkajian yang mendalam, dapat memberi petunjuk tentang

ciri-ciri setiap alternatif yang ada, baik yang sifatnya positif maupun

negatif.
4) Dengan adanya rencana, tergambar pula jenis dan bentuk satuan kerja

penyelenggara semua kegiatan yang sifatnya berlanjut sehingga

melembaga.
5) Dengan rencana dapat ditetapkan standar prestasi yang baku, antara

lain berfungsi sebagai tolok ukur keberhasilan usaha.


6) Rencana dapat dipakai sebagai dasar utama untuk penjabaran program

kerja secara sistematis.


7) Dengan adanya rencana, jumlah jenis keahlian dan keterampilan

tenaga kerja yang diperlukan dapat ditetapkan lebih akurat


8) Rencana menjadi dasar untuk melakukan pengawasan, pengendalian,

dan penilaian.
a) Implikasi pembiayaan pun dapat terlihat dengan jelas dalam suatu

rencana.
b) Dengan rencana yang jelas, sarana dan prasarana kerja yang mutlak

diperlukan dapat disediakan sesuai dengan kebutuhan yang

sebenarnya.

e. Keuntungan dari perencanaan


1) Menyebabkan kegiatan-kegiatan yang teratur dengan tujuan yang

tertentu.
2) Menyebabkan suatu pekerjaan jadi produktif
3) Penggunaan fasilitas dan peralatan dapat menjadi efektif dan efisien
4) Memberikan gambaran yang jelas dan lengkap mengenai seluruh

kegiatan yang akan dikerjakan


5) Dapat memberikan pedoman untuk mengadakan pengawasan terhadap

setiap kegiatan manajemen.23


f. Jenis-jenis perencanaan

Perencanaan dapat ditinjau dari berbagai segi, yaitu

penggunaannya atau jangka waktunya ataupun proses, wilayah, dan

sebagainya. Jenis-jenis planning dapat diklasifikasi sebagai berikut.

1) Jenis planning menurut penggunaannya


a) Single use planning, yaitu perencanaan untuk satu kali pakai

sehingga bila tujuan dan sasaran telah dicapai, perencanaan ini

tidak berlaku lagi.


b) Repeats planning, yaitu perencanaaan yang dipergunakan untuk

keperluan berulang. Rencana ini terus-menerus dipergunakan

sehingga bersifat permanen.

2) Jenis planning menurut prosesnya

23 Ibid, hlm 15
a) Policy planning (merupakan kebijaksanaan), yaitu planning yang

pada dasarnya hanya memuat garis-garis besar kebijaksanaan.

Adapun tentang jenis dan cara-cara penyelenggaraannya, dalam

policy planning tidak dimuat data secara lengkap.


b) Program planning adalah perencanaan yang merupakan penjelasan

dan perincian dari policy planning. Program planning dibuat oleh

badan khusus yang mempunyai wewenang untuk melaksanakan

policy planning. Dalam program planning dimuat sebagai berikut.


ikhtisar mengenai tugas yang akan dikerjakan,
sumber dan bahan yang dapat dipergunakan,
biaya personalia, situasi, dan kondisi pekerjaan,
prosedur kerja yang harus dipatuhi,
struktur organisasi kerja,
dan sebagainya.
c) Operational planning (perencanaan kerja) yaitu planning yang

memuat rencana mengenai cara melakukan pekerjaan tertentu agar

lebih berhasil dalam pencapaian tujuan dengan daya guna yang

lebih tinggi (efektif dan efisien). Operational planning lebih

menitikberatkan pada technical know-how ataupun kecakapan dan

keterampilan kerja. Dalam perencanaan ini dimuat antara lain:


analisis program planning
menetapkan prosedur kerja;
metode-metode kerja;
menentukan tenaga pelaksana.
3) Jenis perencanaan menurut jangka waktunya
a) Long range planning (LRP), yaitu perencanaan jangka panjang

yang dalam pelaksanaannya membutuhkan waktu yang lama.

Perencanaan ini memerlukan waktu lebih dari sepuluh tahun.


b) Intermediate planning (perencanaan jangka menengah), yaitu

planning yang dalam pelaksanaannya membutuhkan waktu


pemasangan (gestation period). Perencanaan ini memerlukan

waktu lima tahun.


c) Short range planning (SRP) perencanaan jangka pendek yaitu

perencanaan yang dipersiapkan dengan tergesa-gesa dan mendadak

karena pentingnya dan waktu yang tersedia sangat sempit,

sedangkan kebutuhan sangat mendesak dan tiba-tiba. Biasanya

pelaksanaannya memerlukan waktu kurang dari satu tahun.


4) Jenis perencanaan menurut wilayah pelaksanaannya
a) Rural planning, yaitu perencanaan pedesaan.
b) City planning, yaitu perencanaan untuk suatu kota.
c) Regional planning, yaitu perencanaan tingkat daerah kabupaten

ataupun kotamadya.
d) National planning, yaitu suatu perencanaan tingkat nasional

(negara) yang mencakup segenap wilayah suatu negara.

5) Jenis perencanaan menurut materinya


a) Personnel planning, yaitu perencanaan mengenai masalah

kepegawaian. Dalam planning ini, masalah pegawai ditinjau dan

dibahas dari berbagai segi secara mendalam dan mendetail.


b) Financial planning, yaitu perencanaan mengenai masalah

keuangan ataupun permodalan (anggaran belanja) secara

menyeluruh dan mendetail dari suatu kegiatan untuk mencapai

tujuan bersama.
c) Industrial planning, yaitu perencanaan yang menyangkut kegiatan

industri yang direncanakan agar terhindar dari hambatan dan

rintangan dalam pencapaian tujuan.


d) Educational planning, yaitu perencanaan dalam kegiatan

pendidikan (misalnya: planning mengenai pendidikan SMEA,

SMA, dan lain-lain).


6) Jenis planning menurut segi umum dan khusus
a) General plans (rencana umum), yaitu rencana yang hanya dibuat

secara garis besar dan menyeluruh dari suatu kegiatan.


b) Special plans (rencana khusus), yaitu perencanaan mengenai suatu

masalah yang dibuat secara mendetail, misalnya production

planning, education planning.


c) Overall planning, yaitu perencanaan yang memberikan pola secara

keseluruhan dari pekerjaan yang harus dilaksanakan. Dalam hal ini,

perencanaan merupakan landasan dari fungsi-fungsi manajemen

lainnya.

Untuk melaksanakan fungsi perencanaan dengan tepat, terlebih

dahulu perlu diketahui sifat dan ciri suatu rencana.

1) Sifat-sifat rencana
a) Faktual: perencanaan yang baik harus dibuat berdasarkan fakta

(data-data) yang ada dan bukan berdasarkan dugaan.


b) Rasional: perencanaan harus dibuat atas dasar pemikiran yang

masuk akal, ilmiah, dan dapat dipertanggung jawabkan; tidak

hanya dibuat berdasarkan angan-angan.


c) Fleksibel: perencanaan yang baik dan sempurna harus mengikuti

perkembangan kemajuan masyarakat, perubahan situasi dan

kondisi yang tidak disangka-sangka.


d) Kontinu: perencanaa yang baik harus dibuat dan dipersiapkan

untuk tindakan yang terus-menerus dan berkelanjutan; tidak hanya

untuk tindakan sambilan,


e) Dialektis: perencanaan harus dibuat dengan memikirkan

peningkatan dan perbaikan untuk kesempurnaan masa yang akan

datang.
2) Ciri-ciri rencana
a) Rencana harus mempermudah tercapainya tujuan yang telah

ditentukan.
b) Dibuat oleh orang-orang yang sungguh-sungguh memahami tujuan

organisasi.
c) Dibuat oleh orang-orang yang mendalami teknik-teknik

perencanaan
d) Disertai perincian yang teliti. Harus segera diikuti dengan

programming berbagai kegiatan, seperti metode kerja, tenaga,

biaya, target waktu, target hasil dan lain-lain.


e) Tidak boleh lepas dari pemikiran pelaksanaan. Harus banyak

informasi dari orang atau unit yang akan bertanggung jawab dalam

pendanaan pelaksanaan rencana.


f) Sederhana, artinya rencana harus sistematis, prioritasnya jelas, dan

bidangnya mudah dipahami.


g) Luwes dalam menghadapi keadaan.
h) Terdapat tempat pengambilan risiko.
i) Bersifat praktis (pragmatis) dengan memperhitungkan kapasitas

organisasi dan kemungkinan pada waktu yang akan datang.


j) Merupakan forecasting terhadap masa yang akan datang.

Perencanaan yang efektif harus disusun dari rangkaian pertanyaan

yang harus dijawab dengan memuaskan. Rudyard Kipling, Sastrawan

Inggris yang terkenal, mengatakan bahwa dalam hidupnya ia mempunyai

enam pelayan yang baik, yaitu what (apa), where (di mana), when (kapan),

how (bagaimana), who (siapa), why (mengapa).

Para ahli administrasi dan manajemen meminjam konsep ini dan

menerapkannya dalam bidang administrasi dan manajemen, yaitu bidang

perencanaan. Jika diterapkan dalam bidang perencanaan, pertanyaan-

pertanyaan tersebut menjadi sebagai berikut.


1) Apa kegiatan-kegiatan yang harus dijalankan dalam rangka pencapaian

tujuan yang telah ditentukan sebelumnya?


2) Di mana kegiatan-kegiatan tertentu hendak dilaksanakan? Pertanyaan

ini mencakup letak bangunan organisasi yang hendak didirikan, tata

ruang yang disusun, tempat langganan yang hendak dilayani, tempat

sumber tenaga kerja, tempat bahan-bahan yang diperlukan, tempat

perhimpunan alat-alat serta perlengkapan.


3) Kapan kegiatan-kegiatan tersebut hendak dilaksanakan? Ini berarti

bahwa dalam rencana harus tergambar sistem prioritas yang akan

digunakan, penjadwalan waktu, target fase tertentu yang akan dicapai,

serta hal-hal yang berhubungan dengan faktor waktu.


4) Bagaimana cara melaksanakan kegiatan ke arah tercapainya tujuan?

Pertanyaan ini menyangkut system dan tata kerja, standar yang harus

dipenuhi, cara pembuatan dan penyampaian laporan, cara menyimpan

dan mengolah dokumen-dokumen yang timbul sebagai akibat

pelaksanaan.
5) Pertanyaan siapa? berarti tentang personalia, pembagian tugas,

wewenang dan tanggung jawab. Harus terjawab pula pertanyaan yang

menyangkut hubungan hierarki antara orang serta syarat-syarat yang

harus dipenuhi baik oleh pimpinan dalam berbagai tingkat maupun

para pelaksana. Juga perlu ditegaskan kebijaksanaan yang akan

ditempuh dalam pengadaan tenaga, penempatan, pembinaan,

pengupahan dan penggajian, pemberhentian, pemecatan dan

pemensiunan.
6) Secara filosofis, pertanyaan yang terpenting di antara rangkaian

pertanyaan ini adalah pertanyaan mengapa? karena pertanyaan ini

ditujukan pada kelima pertanyaan yang mendahuluinya.


g. Langkah-langkah perencanaan

Langkah 1: Tetapkan sasaran atau perangkat tujuan.

Perencanaan dimulai dengan keputusan mengenai hal-hal yang

diinginkan atau dibutuhkan oleh sebuah organisasi atau subunit. Tanpa

definisi yang jelas mengenai tujuan organisasi akan menyebarkan sumber

dayanya terlalu luas. Penentuan prioritas dan pemaparan secara tegas

tujuan-tujuannya memungkinkan organisasi dapat memusatkan sumber

dayanya secara efektif

Langkah 2: Tentukan situasi sekarang.

Berapa jauh organisasi atau subunit dari tujuannya? Sumber daya

apa yang tersedia untuk mencapai tujuan tersebut? Hanya setelah keadaan

terakhir dari persoalan yang ada dianalisis, rencana dapat disusun untuk

membuat peta kemajuan selanjutnya. Jalur komunikasi yang terbuka di

dalam organisasi dan di antara subunitnya akan memberikan informasi;

terutama data statistik dan keuangan, yang diperlukan untuk langkah

kedua ini.

Langkah 3: Identifikasikan pendukung dan penghambat tujuan.

Faktor apa dalam lingkungan luar dan lingkungan dalam yang

dapat membantu organisasi mencapai tujuannya? Faktor apa yang

mungkin menimbulkan masalah? Memang mudah untuk melihat yang

sedang terjadi sekarang, tetapi masa depan tidak pernah jelas. Walaupun
sulit dilakukan, upaya mengantisipasi situasi, masalah, dan peluang pada

masa yang akan datang merupakan bagian penting dari perencanaan.

Langkah 4: Kembangkan rencana atau perangkat tindakan untuk

mencapai tujuan.

Langkah terakhir dalam proses perencanaan menyangkut

pengembangan berbagai alternatif cara bertindak untuk mencapai tujuan

yang diinginkan, mengevaluasi alternatif yang paling sesuai (atau

sekurang-kurangnya cukup sesuai) untuk mencapai tujuan. Ini merupakan

langkah untuk mengambil keputusan mengenai tindakan pada masa depan

dan paling relevan dengan pedoman pengambilan keputusan yang efektif.24

Meskipun dalam perencanaan sudah diperhitungkan dan

dipertimbangkan segala sesuatunya untuk mencegah kesulitan ataupun

rintangan, kadang-kadang berbagai kesulitan dan rintangan dapat

mengganggu perencanaan. Adapun penyebab kesulitan, ataupun rintangan

ataupun kegagalan perencanaan itu beragam, yaitu sebagai berikut.

1) Tenaga perencana (planner) kurang ahli dan kurang wewenang dalam

penyusunan perencanaan.
2) Tenaga pelaksana perencanaan kurang cakap.
3) Keuangan tidak mencukupi untuk menerapkan perencanaan.
4) Tidak ada dukungan (intern ataupun ekstern).
5) Terjadinya perubahan situasi secara drastis.25

Dalam sebuah organisasi, rencana disusun dalam suatu hierarki

yang sejajar dengan struktur organisasi. Pada setiap tingkat, rencana

mempunyai dua fungsi, yaitu menentukan sasaran yang harus dicapai pada

24 Ibid, hlm. 23
25 Ibid, hlm. 24
tingkat yang lebih rendah, dan merupakan alat untuk mencapai perangkat

sasaran pada tingkat lebih tinggi berikutnya. Rencana terdiri atas dua jenis

utama, yaitu :

1) Rencana strategis: dirancang untuk mencapai tujuan organisasi yang

luas, yaitu melaksanakan misi yang merupakan satu-satunya alasan

kehadiran organisasi itu.


2) Rencana operasional: memberikan rincian tentang rencana strategis itu

dilaksanakan.

Adapun rencana operasional terbagi atas dua jenis.

1) rencana sekali pakai, yang dikembangkan untuk mencapai tujuan

tertentu dan ditinggalkan jika tujuan tersebut telah dicapai;


2) rencana tetap, merupakan pendekatan yang sudah dibakukan untuk

menangani situasi yang terjadi berulang kali dan dapat diduga.

Dalam kaitannya dengan fungsi perencanaan, analisis kebutuhan

dan penganggaran sangat erat. Menurut Pedoman Dasar Manajemen

Suplai dan Material, fungsi perencanaan adalah:

1) penetapan sasaran-sasaran bidang materiil berdasarkan tujuan yang

telah ditetapkan;
2) perletakkan landasan-landasan atau pedoman penyelenggaraan bidang

materiil;
3) Sebagai dasar pengukuran penyelenggaraan materiil, baik dalam skala

fisik maupun skala mata uang.

Fungsi itu menghasilkan rencana untuk menunjang penyusunan

Daftar Usulan Kegiatan (DUK) dan Daftar Isian Kegiatan (DIK), dari

anggaran rutin serta Daftar Usulan Proyek (DUP) dan Daftar Isian Proyek
(DIP) dari anggaran pembangunan. Semua itu akan mencerminkan

masalah penentuan kebutuhan perlengkapan meliputi:

1) Apa yang dibutuhkan?


2) Di mana dibutuhkan?
3) Kapan dibutuhkan?
4) Berapa yang dibutuhkan?
5) Berapa biayanya?
6) Siapa yang mengurus dan siapa yang menggunakannya?
7) Apa alasan kebutuhan?
8) Bagaimana cara pengadaan barang tersebut?26

Menurut Kristiadi,27 secara operasional, dalam melaksanakan

perencanaan, ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu sebagai

berikut:

1) Tujuan (goal)
Memberikan pengertian dasar untuk arah dari seluruh kegiatan

organisasi.
2) Maksud
Maksud dari setiap organisasi ditunjukkan oleh peranan yang utama

sebagaimana diharapkan oleh masyarakat. Oleh karena itu, maksud ini

masih merupakan arah yang umum dan tidak hanya berlaku bagi

organisasi, tetapi bagi semua organisasi sejenis dalam suatu

masyarakat. Maksud organisasi perusahaan adalah membuat barang

dan jasa dengan memperoleh keuntungan yang diterima dari

masyarakat.
3) Misi
Misi merupakan arah umum yang khas bagi organisasi tertentu dalam

batas-batas yang ditentukan oleh maksudnya.


4) Sasaran

26 Anonimous, Administrasi Materiil, LAN, Jakarta, 1995, hlm. 10


27 Kristiadi, Loc. Cit., hlm. 28-30
Sasaran organisasi adalah target-target yang harus dicapai dalam

rangka misi yang dilaksanakan. Sasaran merupakan penjabaran dari

misi menjadi bagian-bagian yang konkret dan spesifik sehingga hasil-

hasil yang dicapai dapat diukur dengan mudah.

5) Strategi

Strategi merupakan program untuk mencapai sasaran organisasi dalam

rangka melaksanakan misi. Strategi membentuk suatu arah yang

terpadu dari seluruh sasaran organisasi dan menjadi petunjuk dalam

penggunaan sumber-sumber organisasi yang dipakai untuk mencapai

sasaran. Strategi ini dilakukan melalui dua kelompok rencana utama,

yaitu rencana sekali pakai dan rencana tetap.

6) Rencana sekali pakai

Rencana ini dipergunakan untuk melaksanakan kegiatan yang mungkin

tidak terulang lagi dalam bentuk yang sama pada masa yang akan

datang.

7) Program

Suatu program merupakan rencana sekali pakai yang meliputi

sejumlah besar kegiatan. Program menunjukkan:

a. langkah-langkah pokok yang diperlukan untuk mencapai sasaran;


b. individual atau unit organisasi yang melaksanakan tiap-tiap

langkah
c. urutan dan waktu dari setiap langkah
8) Proyek
Suatu proyek adalah rencana sekali pakai yang terdiru atas langkah-

langkah yang sama seperti program, tetapi tidak meliputi kegiatan

yang luas.

9) Anggaran

Anggaran merupakan rencana penggunaan sumber keuangan yang

diperlukan untuk melaksanakan kegiatan terpadu.

10) Rencana tetap

Rencana ini dipergunakan apabila kegiatan organisasi terjadi berulang-

ulang sehingga memungkinkan ditetapkannya satu keputusan untuk

tindakan yang berulang. Sekali ditetapkan, rencana tetap dapat

menghemat waktu perencanaan dan membuat keputusan untuk

menangani situasi yang serupa secara konsisten. Jenis tetap ini

meliputi kebijaksanaan, prosedur, dan aturan.

11) Kebijaksanaan

Kebijaksanaan merupakan petunjuk umum untuk pembuatan

keputusan. Kebijaksanaan merupakan batas bagi keputusan,

menentukan hal-hal yang dapat dibuat dan hal-hal yang tidak bisa

dibuat. Dengan fungsi ini, kebijaksanaan dapat menyalurkan pemikiran

para anggota organisasi sehingga sesuai dengan sasarannya.

Kebijaksanaan dapat menyangkut masalah yang penting, seperti

pemberian kredit kecil oleh suatu bank bagi pengusaha ekonomi lemah

hanya dengan jaminan usaha, atau menyangkut masalah sederhana

seperti penggunaan pakaian kerja.


12) Prosedur

Prosedur memberikan sejumlah instruksi yang terperinci untuk

melaksanakan kegiatan-kegiatan yang sering terjadi secara teratur,

Prosedur pembayaran pensiun di kas negara, sebagaimana ditetapkan

dalam tata cara pembayaran pensiun pegawai negeri, misalnya

menentukan urutan kegiatan yang harus dilalui seorang penerima

pensiun untuk memperoleh haknya.

13) Aturan

Aturan merupakan ketentuan yang menetapkan boleh tidaknya

kegiatan tertentu dilakukan dalam keadaan tertentu. Dalam

melaksanakan suatu aturan, seseorang tidak mempunyai pilihan lain

selain harus menurutinya. Aturan yang menentukan jam kerja pukul

08.00 pagi sampai pukul 16.00 sore hanya dapat dikecualikan oleh

manajer personalia dalam keadaan luar biasa.

2. Organizing

Selain perencanaan, dalam proses administrasi dilakukan pula

pengorganisasian (organizing). Untuk membagi-bagi pekerjaan di antara

orang-orang (anggota kelompok), manajemen menyediakan fasilitas kerja,

menentukan pekerjaan yang akan dilakukan, penempatan pekerja pada

pekerjaan yang sesuai dengan keahliannya, pemberian kekuasaan yang

diperlukan serta tanggung jawab, mengatur hubungan di antara anggota, baik

formal maupun informal.

3. Actuating
Dilakukan pula upaya penggerakan (actuating), yaitu mengusahakan

agar seluruh anggota kelompok melakukan kegiatan yang sudah diberikan

dengan mengadakan komunikasi, hubungan kemanusiaan yang baik,

kepemimpinan yang efektif, memberikan motivasi, membuat perintah dan

instruksi serta mengadakan supervisi dengan meningkatkan sikap dan moral

setiap anggota kelompok.

4. Pengawasan

Selanjutnya dilakukan pengawasan (controlling) yaitu pengamatan

terhadap kegiatan-kegiatan dengan menilai relevansinya dengan rencana yang

telah ditetapkan. Dipertanyakan pula tentang kuantitas dan kualitas hasil yang

dicapai serta penggunaan biaya dan anggarannya, sesuai dengan standar yang

telah ditentukan atau tidak, mengadakan perbandingan, baik melalui laporan

maupun pengawasan ke tempat dilakukan kegiatan kerja.

Pengawasan adalah satu kegiatan manajer yang mengusahakan agar

seluruh pekerjaan terlaksana sesuai dengan rencana yang ditetapkan, dan

mencapai hasil yang dikehendaki, Langkah-langkah pengawasan adalah;

a. memeriksa,
b. mengecek,
c. mencocokkan,
d. menginspeksi,
e. mengendalikan
f. mengatur,
g. mencegah sebelum terjadi kegagalan.

K. Birokrasi
1. Pengertian Birokrasi
Birokrasi adalah salah satu bentuk dan organisasi, yang diangkat atas

dasar alasan keunggulan teknis ketika organisasi memerlukan koordinasi yang

ketat karena melibatkan banyak orang dengan ragam keahlian.

Ada tiga kecenderungan dalam merumuskan atau mendefinisikan

birokrasi, yaitu pendekatan struktural, pendekatan behavioral (perilaku), dan

pendekatan pencapaian tujuan.

Max Weber melakukan konseptualisasi sejarah dan menyajikan teori

umum dalam bidang sosiologi, di antaranya adalah teori mengenai birokrasi.

2. Karakteristik Birokrasi

Menurut Dennis H. Wrong, ciri struktural utama dari birokrasi adalah

adanya pembagian tugas, hierarki otoritas, peraturan dan ketentuan yang

terperinci, dan hubungan impersonal di antara para pekerja.

Karakteristik birokrasi menurut Max Weber terdiri atas prinsip dan

yurisdiksi yang resmi, prinsip hierarki dan tingkat otoritas, manajemen

berdasarkan dokumen tertulis, spesialisasi, tuntutan terhadap kapasitas kerja

yang penuh dan berlakunya peraturan umum mengenai manajemen.

Ada dua pandangan dalam merumuskan birokrasi, yaitu birokrasi

sebagai alat atau mekanisme dan birokrasi sebagai instrument kekuasaan.

3. Pentingnya Birokrasi
Teori lama memandang birokrasi sebagai instrument politik, tetapi

dalam perkembangan selanjutnya, teori tersebut ditolak dengan menyatakan

pentingnya peranan birokrasi dalam seluruh tahapan atau proses kebijakan

publik.

Menurut Robert Presthus, pentingnya birokrasi diungkapkan dalam

peranannya sebagai delegated legislation, initiating policy dan internal

drive for power, security and loyalty.

Dalam membahas birokrasi, ada tiga pertanyaan pokok yang harus

diperhatikan, yaitu (1) Bagaimana para birokrat dipilih? (2) Apakah peranan

birokrat dalam pembuatan keputusan? (3) Bagaimana para birokrat

diperintah?. Dalam hubungannya dengan pertanyaan kedua, hal yang perlu

disadari adalah adanya perbedaan antara proses pembuatan keputusan yang

aktual dengan yang formal. Dalam kenyataan, birokrat merupakan bagian dari

para pembuat keputusan.

Pentingnya peranan birokrasi sangat menonjol di negara-negara sedang

berkembang dan mereka telah memberikan prioritas kegiatannya pada

penyelenggaraan pembangunan nasional.

4. Kelemahan dan Problema dalam Birokrasi

Kelemahan-kelemahan birokrasi adalah:

a. penetapan standar efisiensi yang dapat dilaksanakan secara fungsional;


b. terlalu menekankan aspek rasionalitas, impersonalitas, dan hierarki;
c. kecenderungan birokrat untuk menyelewengkan tujuan organisasi;
d. berlakunya pita merah dalam kehidupan organisasi.

Sekalipun demikian, kelemahan tidak berarti bahwa birokrasi adalah

satu bentuk organisasi yang negatif, tetapi seperti dikemukakan oleh K.


Merton, kelemahan ini lebih merupakan bureaucratic dysfunction dengan ciri

utama trained incapacity.

Usaha untuk memperbaiki penampilan birokrasi diajukan dalam

bentuk teori birokrasi sistem perwakilan. Asumsi yang dipergunakan bahwa

birokrat dipengaruhi oleh pandangan nilai-nilai kelompok sosial tertentu. Pada

gilirannya, aktivitas administrasi diorientasikan pada kepentingan kelompok

sosialnya. Sementara itu, kontrol internal tidak dapat dijalankan. Dengan

birokrasi sistem perwakilan diharapkan dapat diterapkan mekanisme kontrol

internal.