Anda di halaman 1dari 6

PROSEDUR

KETIDAKSESUAIAN, TINDAKAN PERBAIKAN &


PENCEGAHAN
Nomor Dokumen: Revisi: Tanggal Efektif: Halaman
Pros/ ESH-22 1 02 Maret 2009 1 dari 6
Dibuat Diperiksa Disetujui No. Distribusi

Health
Staff Compliance MR
Service

1. TUJUAN
1.1. Prosedur ini dibuat untuk melakukan pencegahan timbulnya ketidaksesuaian
dengan cara menghilangkan faktor-faktor yang menjadi potensi penyebab
ketidaksesuaian dan dilakukan dengan cara yang benar.
1.2. Ketidaksesuaian ditindaklanjuti dengan benar dengan mencari penyebab
permasalahan, agar dilakukan tindakan perbaikan sesuai besar kecilnya
ketidaksesuaian dan resiko kerugian/dampak yang dihadapi untuk mencegah
terulangnya kembali ketidaksesuaian.

2. RUANG LINGKUP DAN TANGGUNG JAWAB


2.1. Ruang Lingkup
Prosedur ini berlaku untuk semua kegiatan yang ada di lingkungan PT Adis
Dimension Footwear.
2.2. Tanggung Jawab
2.2.1. Manajemen Representatif bertanggung jawab terlaksananya prosedur ini.
2.2.2. Kepala seksi bertanggung jawab dalam melakukan tindakan perbaikan dan
pencegahan di bagiannya masing-masing.
2.2.3. Staff ESH bertanggung jawab dalam mengkoordinir PIC EHS seksi dan bagian
terkait lainnya dalam mencari solusi dalam melakukan tindakan perbaikan dan
pencegahan dari ketidaksesuaian.
2.2.4. PIC ESH seksi bertanggung jawab dalam memonitor potensi yang dapat
menimbulkan ketidaksesuaian dalam K3L, menindaklanjuti tindakan perbaikan
dan pembuatan Surat Permohonan Perbaikan.
2.2.5. Pengendali Dokumen bertanggung jawab dalam mendokumentasikan semua
data yang berhubungan dengan ketidaksesuaian, tindakan perbaikan dan
pencegahan.

3. REFERENSI
3.1. Manajemen Manual
PROSEDUR
KETIDAKSESUAIAN, TINDAKAN PERBAIKAN &
PENCEGAHAN
Nomor Dokumen: Revisi: Tanggal Efektif: Halaman
Pros/ESH-22 1 02 Maret 2009 2 dari 6

3.2. Pros/MR-01 Tinjauan Manajemen


3.3. Pros/ESH-05 Pengendalian Dokumen
3.4. Pros/ESH-21 Pemantauan dan Pengukuran

4. DEFINISI
4.1. Potensial Ketidaksesuaian adalah segala faktor yang berpotensi menimbulkan
ketidaksesuaian.
4.2. Ketidaksesuaian adalah segala bentuk penyimpangan terhadap Peraturan dan
Perundangan dan Persyaratan lain, Kebijakan, Prosedur, Instruksi Kerja, dan
Checklist.
4.3. Tindakan Penanggulangan adalah Kegiatan yang dilakukan untuk
menyelesaikan suatu ketidak sesuaian.
4.4. Tindakan Pencegahan adalah Kegiatan menghilangkan faktor-faktor yang
menjadi potensi penyebab ketidaksesuaian.

5. PROSEDUR
5.1. Ketidaksesuaian
5.1.1. PIC ESH seksi bertanggung jawab untuk memonitor hal-hal yang berpotensi
menyebabkan ketidaksesuaian di area kerja masing-masing dan
menyampaikan informasi tersebut kepada Kepala Seksi.
5.1.2. PIC ESH seksi mencatat dalam form Ketidaksesuaian/Action Plan (Form/ESH-
22/01) dan diketahui oleh kepala seksi terkait.
5.1.3. PIC ESH seksi bersama bagian terkait membuat rencana perbaikan yang akan
dilakukan, dan menulis pada form Action Plan sesuai rencana.
5.1.4. Kepala seksi menunjuk seseorang yang bertanggung jawab untuk melakukan
tindakan perbaikan.
5.1.5. PIC ESH Seksi melaporkan kepada Staff ESH mengenai perbaikan yang telah
dilakukan.
5.1.6. Staff ESH bersama PIC dan bagian terkait melakukan evaluasi apakah sudah
sesuai dengan ketentuan atau belum.
5.1.7. Bila belum sesuai maka PIC ESH mendiskusikan kembali bersama bagian
terkait, sampai mendapatkan hasil sesuai dengan yang diharapkan.
5.1.8. Bila hasil evaluasi telah sesuai dengan yang diharapkan, Bagian CR membuat
laporan hasil perbaikan ke dalam form Action Plan (Form/ESH-22/01), Program
Manajemen Lingkungan & K3 (Form/ESH-01/04, Form/ESH-01/05, dan
PROSEDUR
KETIDAKSESUAIAN, TINDAKAN PERBAIKAN &
PENCEGAHAN
Nomor Dokumen: Revisi: Tanggal Efektif: Halaman
Pros/ESH-22 1 02 Maret 2009 3 dari 6

Form/ESH-01/06), ditandatangani sesuai bagiannya, selanjutnya


didokumentasikan oleh Pengendali Dokumen dan disimpan sesuai ketentuan
(Pros/ESH-24).
5.2. Tindakan Pencegahan
5.2.1. PIC ESH Seksi dan karyawan di bagian masing-masing bertanggung jawab
mencegah kondisi yang berpotensi menimbulkan ketidaksesuaian terhadap
Lingkungan, Keselamatan dan Kesehatan Kerja dan melaporkan kepada
pimpinan kerja masing-masing.
5.2.2. Pimpinan kerja setempat mengkomunikasikan kepada bagian terkait atas
ketidaksesuaian yang dilaporkan serta menindaklanjuti perbaikannya.
5.2.3. Kepala seksi, ESH tim dan semua bagian terkait melakukan tindakan
pencegahan dari potensi bahaya K3L sesuai Hirarki Pengendalian :
 Menghilangkan sumber yang berpotensi menimbulkan bahaya (Eliminasi)
 Mengganti bahan/barang yang berpotensi menimbulkan bahaya (Subtitusi)
 Pengendalian dari segi mesin/alat yang berpotensi menimbulkan bahaya
(Engineering Control)
 Pengendalian dari segi Administrasi (Administratif Control), missal : rotasi,
training dan lain-lain.
 Penggunaan Alat Pelindung Diri (APD)
5.3. Tindakan Perbaikan
5.3.1. PIC ESH seksi dan bagian yang terkait bertanggung jawab atas pelaksanaan
tindakan perbaikan/penanggulangan yang harus dilakukan sesuai batas waktu
yang ditentukan.
5.3.2. Setiap ketidaksesuaian yang dapat diperbaiki secara langsung di lapangan (<
2 hari), tidak perlu dimasukkan kedalam Program Manajemen Lingkungan &
K3, tetapi tetap menuangkan dalam form Action Plan (Form/ESH-22/01).
5.3.3. Setiap ketidaksesuaian yang tidak dapat diperbaiki secara langsung, dan
memerlukan biaya besar dimasukkan kedalam Program Manajemen
Lingkungan & K3 sesuai dengan Prosedur Ketidaksesuaian (5.1) pada poin
5.1.1 sampai dengan 5.1.8.
5.4. Penanganan Catatan
Semua ketidaksesuaian, tindakan perbaikan dan pencegahan yang dilakukan
terdokumentasi dan disimpan oleh Pengendali Dokumen sesuai Prosedur
Pencatatan (Pros/ESH-24).
PROSEDUR
KETIDAKSESUAIAN, TINDAKAN PERBAIKAN &
PENCEGAHAN
Nomor Dokumen: Revisi: Tanggal Efektif: Halaman
Pros/ESH-22 1 02 Maret 2009 4 dari 6

6. DOKUMEN
6.1. Lampiran 1: Flowchart Ketidaksesuaian, Tindakan Perbaikan & Pencegahan
6.2. Lampiran 2: Form Action Plan (Form/ESH-022/01)
6.3. Form Program Manajemen Lingkungan & K3, (Form/ESH-01/04, Form/ESH-
01/05, dan Form/ESH-01/06).
PROSEDUR
KETIDAKSESUAIAN, TINDAKAN PERBAIKAN &
PENCEGAHAN
Nomor Dokumen: Revisi: Tanggal Efektif: Halaman
Pros/ESH-22 1 02 Maret 2009 5 dari 6

LAMPIRAN 1
FLOW CHART KETIDAKSESUAIAN, TINDAKAN PERBAIKAN & PENCEGAHAN
(ESH-22)

ESH Seksi, Kasie

Ketidaksesuaian

Action Plan (Form/ESH-22/01)

ESH Seksi, Kasie, ESH, Bagian


terkait
Tinjauan Penyebab
Ketidaksesuaian dan Rencana
Perbaikan

Action Plan (Form/ESH-22/01)

ESH Seksi, Kasie, ESH, Bagian


terkait Dapat ESH Seksi, Kasie, Bagian terkait
langsung
Membuat Rencana Perbaikan Perbaikan
dilakukan
Action Plan (Form/ESH-22/01), Tidak perbaikan? Action Plan (Form/ESH-22/01)
Ya
Program Manajemen Lingk. & K3
(Form/ESH-01/04, Form/ESH-
01/05, Form/ESH-01/06)

ESH Seksi, Kasie, Bagian terkait


ESH Seksi, Kasie, ESH, Bagian
Tindakan Perbaikan terkait
Action Plan (Form/ESH-22/01), Evaluasi Hasil Perbaikan
Program Manajemen Lingk. & K3
(Form/ESH-01/04, Form/ESH- Hasil pengukuran dll
01/05, Form/ESH-01/06)

ESH Seksi, Kasie, ESH, Bagian


terkait
Evaluasi Hasil Perbaikan

Hasil pengukuran dll

Hasil
Perbaikan
Tidak OK? Tidak

Ya

Buat laporan pada Program


Manajeman Lingkungan & K3, bahwa
Masalah Selesai
masalah telah selesai (Form/ESH-
01/04, Form/ESH-01/05, Form/ESH-
01/06)
PROSEDUR
KETIDAKSESUAIAN, TINDAKAN PERBAIKAN &
PENCEGAHAN
Nomor Dokumen: Revisi: Tanggal Efektif: Halaman
Pros/ESH-22 1 02 Maret 2009 6 dari 6

LAMPIRAN 2
FORM ACTION PLAN

Disiapkan Diketahui Disetujui

ACTION PLAN
Temuan : ..
Bagian : .
Hari/Tgl. : .
Staff Kasie Mgr
Nomor Dokumen : Form/ESH-26/01 Revisi : 1
Tangal Efektif : 02 Maret 2009 Jumlah Halaman : .

LEVEL PICTURE
(Critical/
NO ISSUES LOCATION INVESTIGASI REKOMENDASI IMPROVEMENT PLAN PIC DUE DATE
Major/ Minor/
Standard) BEFORE AFTER

Anda mungkin juga menyukai