Laporan Informasi (Information Report)

Berfungsi untuk memberikan informasi dengan menyajikan fakta-fakta dan

rangkuman, tanpa melakukan analisis, menarik kesimpulan, atau memberi
rekomendasi. Nama lain untuk information report adalah laporan perkembangan
(progress reports), laporan sementara (interim report), dan laporan triwulan
(quarterly report).

Agar suatu laporan dapat berfungsi sebagaimana mestinya, dalam proses

penyusunan laporan, selain harus memperhatikan berbagai prinsip dan syarat
dalam penyusunan laporan, juga harus memperhatikan tata caranya. Pada intinya,
tata cara penyusunan laporan dimulai dari tahap persiapan yang mencakup
penentuan kerangka permasalahan, tujuan penulisan laporan, dan proses
pengumpulan data, kemudian membuat kerangka laporan , dan diakhiri dengan
tahap penulisan laporan itu sendiri.

1.Tahap Persiapan

Pada tahap awal ini harus terjawab beberapa pertanyaan penting seperti hal apa
yang akan dilaporkan ? Mengapa hal itu harus dilaporkan ? Kapan laporan akan
disampaiakan ? Data apa yang penting, baik sebagai data utama maupun data
pendukung ? Dengan terjawabnya beberapa pertanyaan ini, maka akan dapat
dirumuskan secara jelas latar belakang dan masalah laporan, tujuan laporan, target
waktu laporan, data yang relevan untuk disajikan, dan sumber-sumber data.

2. Pengumpulan dan Penyajian Data

Setelah itu, langkah berikutnya adalah merencanakan pengumpulan dan penyajian

data. Dalam proses pengumpulan harus selalu mengacu pada permasalahan dan
tujuan yang telah ditetapkan. Data yang diperoleh dari berbagai sumber, baik
sumber primer maupun sumber sekunder. Setelah dikumpulkan, kemudian data itu
dikelompokkan, data mana yang menjadi bahan utama dan data pendukung atau
penunjang dan penyajian data

3. Sistematika Laporan

Tahap berikutnya adalah menentukan bagian-bagian utama laporan atau lazim

disebut sistematika laporan, kemudian sub-sub bagian laporan yang nantinya akan
dijabarkan lebih lanjut dalam kalimat-kalimat.

4. Penulisan Laporan

Pada tahap penulisan laporan harus mengacu pada sistematika yang telah
ditetapkan sehingga laporan tersebut dapat tersaji secara runtut, mudah dipahami,
dan enak dibaca.
Laporan Analitikal (Analitycal Report)

Menyajikan fakta-fakta, menganalisis dan menafsir, kemudian mengambil

kesimpulan dan memberi rekomendasi(recommendation report), usulan (proposal),
atau laporan justifikasi (justification report).

Tiga pendekatan struktur yang paling umum untuk laporan analitis adalah :

Memfokuskan pada kesimpulan.

Memfokuskan pada rekomendasi.

Memfokuskan pada alasan logis.

Memfokuskan pada Kesimpulan : Laporan Riset dan Analisis

Apabila menulis laporan analitis untuk orang dan organisasi sendiri yang meminta
Anda untuk mempelajari sesuatu, Anda menulis untuk pembaca yang paling mau
menerima. Mungkin mengetahui dari pengalaman bahwa Anda akan lakukan
pekerjaan secara tuntas, dan mereka mungkin mempercayai penilaian Anda. Jadi
mereka kemungkinan akan menerima kesimpulan, dan Anda dapat menyusun
laporan dari seputar kesimpulan atau rekomendasi dengan menggunakan
pendekatan langsung.

Memfokus pada Rekomendasi : Laporan pembenaran

Pendekatan yang sedikit berbeda bermanfaat bila pembaca ingin mengetahui apa
yang harus mereka kerjakan sebagai lawan dari apa yang harus mereka simpulkan.
Anda sering diminta untuk menyelesaikan masalah dan bukan hanya
memperlajarinya

Memfokuskan pada Alasan Logis

Memfokuskan pada kesimpulan atau rekomendasi merupakan cara terkuat dan

efisien untuk mengatur laporan analisis, tetapi ini bukan penyelesaian yang terbaik
untuk setiap situasi. Kadang-kadang anda dapat mencapai hasil yang lebih baik
dengan mendorong pembaca untuk menilai semua fakta sebelum menyajikan
kesimpulan atau rekomendasi.

Sumber: Komunikasi Bisnis, Jilid 2, Courtland L. Bovee / John V. Thill

Merencanakan Proposal

Pengertian dari proposal adalah sebuah tulisan yang dibuat oleh si penulis yang
bertujuan untuk menjabarkan atau menjelasan sebuah tujuan kepada si pembaca
(individu atau perusahaan) sehingga mereka memperoleh pemahaman mengenai
tujuan tersebut lebih mendetail.

Diharapkan dari proposal tersebut dapat memberikan informasi yang sedetail

mungkin kepada si pembaca, sehingga akhirnya memperoleh persamaan visi, misi,
dan tujuan. Ada beberapa hal yang biasanya di detailkan dalam proposal bisnis :

1. Penjabaran mendetail mengenai tujuan utama dari si penulis kepada

pembacanya.

2. Penjabaran mendetail mengenai proses bagaimana mencapai tujuan si penulis

kepada pembacanya.

3. Penjabaran mendetail mengenai hasil dari proses yang telah dijabarkan diatas
sehingga mencapai tujuan yang diinginkan oleh si penulis dan juga si pembaca.

Hal-hal yang perlu dimuat dalam proposal antara lain :

1. Nama proposal

2. Pendahuluan

3. Tujuan

4. Bentuk/jenis kegiatan

5. Pelaksanaan

6. Panitia pelaksana (terlampir)

7. Biaya/dana (rincian terlampir)

8. Harapan

9. Lampiran

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam membuat proposal :

 Penyusunan proposal hendaknya menunjuk orang atau beberapa orang yang ahli
dalam menyusun proposal, sebaiknya yang memiliki keterkaitan dengan kegiatan
yang diselenggarakan

Penyusun proposal mempersiapkan bahan-bahan dan informasi yang diperlukan,

yaitu berupa bahan2 hasil kesepakatan seluruh panitia

Menyusun draft proposal dengan sistematis, menarik, dan realistis

Proposal dibicarakan dalam forum musyawarah untuk dibahas, direvisi dan

disetujui.

Dibuat proposal yang telah disempurnakan untuk dipergunakan sebagaimana

mestinya.

Proposal diperbanyak dan didistribusikan kepada pihak-pihak yang dituju, baik

internal maupun eksternal.

Sistematika pembuatan proposal antara lain :

1. Pendahuluan

Berisi tentang hal-hal dan kondisi umum yang melatarbelakangi dilaksanakan

kegiatan tersebut.

Hubungan kegiatan tersebut dalam kehidupan sehari-hari(nyata).

Point-point pembahasan pada pendahuluan ini, mengacu pada komponen S-W-O-T

yang telah dibahas sebelumnya.

2. Dasar Pemikiran

Berisi tentang dasar yang digunakan dalam pelaksanaan, misalnya: Tri Darma
Perguruan Tinggi, program kerja pengurus dan lain-lain.

Jika kegiatan tersebut bukan dari organisasi, maka didasarkan secara umum,
misalnya : Peraturan Pemerintah No sekian.

3. Tujuan

Tujuan yang ingin dicapai dalam kegiatan tersebut ( umum dan khusus).

Tentukan juga keluaran ( output ) yang dikehendaki seperti apa.

Contoh :

Memperoleh kader-kader KMHDI.

Memberi pengetahuan manajerial dan leadership bagi calon anggota KMHDI.

4. Tema

Tema yang diangkat dalam kegiatan tersebut.

5. Jenis Kegiatan

Diperlukan untuk menjelaskan rangkaian kegiatan yang akan dilaksanakan jika

kegiatannya lebih dari satu.

Menjelaskan bentuk dari kegiatan tersebut. Misal: berupa Seminar, Pelatihan,

penyampain materi secara lisan, Tanya jawab dan simulasi dll.

6. Target

Berisi uraian yang lebih terperinci dari Tujuan (Point 3) terutama mengenai
ukuran-ukuran yang digunakan sebagai penilaian tercapai atau tidaknya tujuan.

Contoh :

Target acara ini adalah untuk mencetak minimal 25 orang pelatih KMHDI yang
masing-masing diantaranya, memiliki kemampuan yang sesuai dengan standar
yang Buku Pedoman Kaderisasi Jilid I KMHDI, dan setiap pelatih tersebut memiliki
nilai rata-rata diatas 7 (dengan range 10) dalam setiap materi pelatihan.

7. Sasaran/Peserta

Menjelaskan tentang objek atau siapa yang akan mengikuti kegiatan tersebut
( atau lebih kenal dengan peserta).

8. Waktu dan Tempat Pelaksanaan

Tentukan dimana, hari, tanggal, bulan, tahun serta pukul berapa akan
dilaksanakan kegiatan tersebut.

9. Anggaran Dana

Dalam anggaran disini, hanya disebutkan jumlah total pemasukan dan

pengeluaran yang diperkirakan oleh panitia, sedangkan rinciannya dibuat dalam
lampiran tersendiri.

10. Susunan Panitia

Dalam halaman atau bagaian susuna panitia, biasanya hanya ditulis posisi yang
penting-penting saja, seperti Pelindung Kegiatan, Ketua panitia, Streering Commite
dll, sedangkan kepanitian lengkap dicantumkan dalam lampiran.

11. Jadwal Kegiatan

 Dibuat sesuai dengan perencanaan dalam kalender Kegiatan yang telah disusun
sebelumnya.

Atau bisa juga ditulis terlampir, jika jadwalnya banyak.

12. Penutup

Berisi tentang harapan yang ingin dicapai dan mohon dukungan bagi semua
pihak.

Ditutup dengan lembar pengesahan proposal.

Terakhir, diikuti dengan lampiran.