PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL Cdigo : PSE.

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PROCEDIMIENTO ACCIONES PREVENTIVAS/CORRECTIVAS
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Revis: Lder Proceso de Seguimiento Institucional

Fecha de Aprobacin: Noviembre 19 de 2007
Coordinador Calidad Aprob: Vicerrector Administrativo
Resolucin N 1736
Vicerrector Administrativo

OBJETIVO ALCANCE

Este procedimiento aplica para las acciones preventivas/ correctivas que se

generen de: Revisin por la Direccin, Evaluacin de la satisfaccin del
beneficiario, Producto No Conforme, Queja o Reclamo, Mapa de Riesgos,
Establecer el procedimiento para identificar, analizar y eliminar las causas de
Indicadores HSEQ, Proveedores, Monitoreos Ambientales, Requisitos legales y
los problemas potenciales/reales con origen en los procesos de la Universidad
otros que adopte la institucin, Investigacin de Accidentes /Incidentes/
con el fin de tomar las acciones preventivas/correctivas apropiadas para
Enfermedades Laborales SGSST, Gestin de Peligros y Riesgos, Reporte de
prevenir su ocurrencia.
Accidentes ambiental, Reporte de Inspeccin/Autoreporte en SST, Prevencin,
Preparacin y Respuesta ante emergencias, Auditoras Externas, Auditoras
Internas y Otras fuentes de informacin.
NORMATIVIDAD

Decreto 1072 de 2015 del Ministerio de Trabajo. Establece en

Norma NTC GP 1000:2009 libro 2 parte 2 ttulo 4 captulo 6, los lineamientos para el
Norma NTC ISO 14001:2004
Norma NTC ISO 9001:2008 Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo y define los aspectos
Norma NTC OHSAS 18001:2007
Norma NTC 5906:2012 para las Acciones Preventivas y Correctivas de acuerdo con el
numeral, 2.2.4.6.33 y 2.2.4.6.34

DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

Accin Preventiva: Accin emprendida para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situacin indeseable y evitar que suceda una no
conformidad.
Accin Correctiva: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situacin indeseable.
No conformidad: El no cumplimiento de un requisito especificado a la cual se debe dar tratamiento.
SG: Sistema de Gestin
SG-SST: Sistema de Gestin en Seguridad y Salud en el Trabajo

CONSIDERACIONES

Las Acciones de Mejora que se generen por iniciativa del personal interno o externo a los procesos/subprocesos o unidades que apunten a la
optimizacin del proceso, se registran en el formato FSE.11 Acciones de Mejora.

PROCEDIMIENTO ACCIONES PREVENTIVAS/CORRECTIVAS
Inicio/Fin Actividad
DIAGRAMA DE FLUJO
INICIO
1. Identifica la no
conformidad potencial/real.
2. Describe la no
conformidad encontrada.
3. Determina las causas
A para la no conformidad
encontrada.
1 involucrado.
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Dec isin Documento Procesamiento en S.I. o Conector Conector de pgina
intranet Procedimiento predefinido
DOCUMENTOS DE
DESCRIPCIN RESPONSABLE
REFERENCIA
1. Identifica la no conformidad potencial/real con base en la
informacin suministrada por el Sistema de Gestin:
- Revisin por la Direccin
- Evaluacin de la satisfaccin del beneficiario Lder del Proceso/
- Producto No Conforme - FSE.06 Recepcin de
Subproceso, jefe de
- Queja o Reclamo Quejas y Reclamos.
- Mapa de Riesgos unidad, Grupo Primario
Link Quejas, Reclamos,
- Indicadores HSEQ y/o el personal
Sugerencias
- Proveedores involucrado.
- Monitoreos Ambientales
- Requisitos legales y otros que adopte la institucin
- Investigacin de Accidentes /Incidentes/ Enfermedades Laborales -FSE.10 Informe de
SGSST Desempeo de los
- Gestin de Peligros y Riesgos Procesos
- Reporte de Accidentes ambiental-
- Reporte de Inspeccin/Autoreporte en SST
- Prevencin, Preparacin y Respuesta ante emergencias
- Auditoras Externas
- Auditoras Internas
- Otras fuentes de informacin.
Lder del Proceso/
FSE.07 Acciones
2. Describe la no conformidad identificada por los Subproceso, jefe de
Correctivas/
procesos, en el formato FSE.07 Acciones Correctivas/ unidad, Grupo Primario
Preventivas.
Preventivas/. y/o el personal
involucrado.
FSE.07 Acciones
Lder del Proceso/ Correctivas/
3. Determina las causas que originan la no conformidad Subproceso, jefe de Preventivas.
potencial/real, para lo cual se realiza El anlisis de causas . unidad, Grupo Primario
y/o el personal
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DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIN RESPONSABLE
REFERENCIA

4. Establece el Plan de Accin teniendo en cuenta:

- Actividades necesarias para prevenir/evitar nuevamente la Lder del Proceso/ FSE.07 Acciones
4. Establece el Plan de Subproceso, Jefe de Correctivas/ Preventivas.
Accin. ocurrencia de la no conformidad potencial/real.
- Responsable de la ejecucin. Unidad y/o Facilitador
- Fecha lmite de cada actividad.

5. Identifica los peligros y valora los riesgos, asociados al plan Lder del Proceso/
5. Identifica los peligros y de accin. Subproceso, jefe de FSE.07 Acciones
valora los riesgos. Nota: Esta actividad aplica nicamente para las Acciones Unidad y/o Facilitador Correctivas/ Preventivas.
Correctivas en Seguridad y Salud en el trabajo.

Lder del Proceso/

6. Evala si comunica o no Subproceso, Jefe de
la accin correctiva a la 6. Evala si comunica o no la accin correctiva producto de lo Unidad y/o
Coordinacin de Calidad indicado en la Actividad 1. a la Coordinacin de Calidad para su Facilitador
revisin.

Nota 1: Las acciones correctivas producto de Auditoras que

formulen directamente las Unidades Acadmico
Administrativas o los Procesos frente a Seguridad y Salud en el
trabajo y al Sistema de Gestin Ambiental, debe contar con la
revisin previa de las Coordinaciones SYSO y/o ambiental.

7. Revisa la Accin 7. Revisa la Accin Correctiva/Preventiva en caso de ser Coordinador de

Correctiva/Preventiva necesario y reporta las observaciones a los procesos. Calidad

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DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIN RESPONSABLE
REFERENCIA

8. Implementa el Plan de Accin. Funcionario designado FSE.07 Acciones

8. Implementa el Plan de
Accin
Correctivas/
Preventivas.

Lder del Proceso/

9. Verifica el cumplimiento 9. Verifica el cumplimiento del Plan de Accin. FSE.07 Acciones
Subproceso, jefe de
del Plan de Accin Correctivas/
Unidad y/o Facilitador
Preventivas.

10. Verifica si las acciones tomadas son eficaces. Si se FSE.07 Acciones

10. Verifica la eficacia de las
acciones tomadas
La solucin fue Eficaz?
Si
detecta que las actividades realizadas no son eficaces, vuelve Lder del Proceso/
Subproceso, jefe de Correctivas/
al numeral 3. Preventivas.
Unidad
Nota: Cuando las acciones disminuyan el impacto ambiental
o el nivel del riesgo, se debe actualizar la matriz de aspectos
e impactos ambientales y/o la Identificacin de Peligros y
Matriz de Aspectos e
A Valoracin de Riesgos.
No Impactos Ambientales
Pg 2
Matriz de Peligros y
Valoracin de Riesgos

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DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIN RESPONSABLE
REFERENCIA

11. Realiza cierre de la accin planteada.

11. Cierre de la accin
planteada. Lder del Proceso/ FSE.07 Acciones
Nota 1: Si la AP/AC se cierra como no eficaz se formula
Subproceso, jefe de Correctivas/
una nueva accin que contemple las causas del cierre no
Unidad. Preventivas.
eficaz y subsane la no conformidad original.

12. Enva trimestralmente el estado de las Acciones

12. Enva trimestralmente
el estado de las Acciones
Preventivas/Correctivas
Preventivas /Correctivas a la Coordinacin de Calidad .
Nota 1: La Coordinacin de Calidad peridicamente
Lder del Proceso/ FSE.10 Informe de
cuando lo considere necesario solicita las Acciones
Subproceso o jefe de Desempeo de los
Correctivas/Preventivas junto con los soportes para su
Unidad. Procesos.
revisin.

Informe de Desempeo de
los Procesos
Nota 2: El cierre de las acciones correctivas resultado de
Auditoras Internas es realizado por el Auditor. Las acciones
correctivas producto de auditoras externas son cerradas
por el Director de CIEG

13. Revisa y consolida el 13. Revisa y consolida el Informe de Desempeo de los Coordinador de Calidad
Informe de Desempeo procesos.

14. Genera estadstico de las Acciones Preventivas/

14. Genera estadstico de
Correctivas como insumo para la Revisin por la Direccin
las Acciones Preventivas/
Correctivas como insumo Coordinador de Calidad FSE.11 Acciones de
para la Revisin por la Nota 2: Las Acciones de Mejora que se generen por Mejora.
Direccin iniciativa del personal interno o externo que apunten a la
optimizacin del proceso/subproceso o unidad, se registran
en el formato FSE.11 Acciones de Mejora.
FIN
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CONTROL DE CAMBIOS

VERSIN FECHA DE APROBACIN DESCRIPCIN DE CAMBIOS REALIZADA

01 Noviembre 19 de 2007 Creacin del Documento

Cambio de la Norma NTC ISO 9001:2000 a la NTC GP1000:2004 y ampliacin del alcance a todos los
02 Octubre 03 de 2008
procesos del Sistema de Gestin de la Calidad de la Universidad Industrial de Santander
Inclusin del formato FSE.17 Cronograma de Seguimiento de Acciones Correctivas de Auditora como
03 Marzo 11 de 2009
documento de referencia.
Eliminacin del formato FSE.10 del diagrama de flujo e inclusin del documento Informe de desempeo
04 Abril 15 de 2009
como resultado de la actividad N 9.

Inclusin de la Norma Tcnica Colombiana ISO 9001:2008.

Inclusin de la Norma Tcnica Colombiana ISO 17025:2005.
Inclusin en las consideraciones referente a Laboratorios Acreditados, Certificados o en proceso de
Acreditacin.
05 Abril 22 de 2010 Inclusin del formato FSE.10 como documento de referencia de la Actividad No. 1.
En la Actividad No. 4 inclusin de la Nota 1 y la Nota 2
En la Actividad No. 8 inclusin de la Nota 2 referente a responsable de cierre de AC en los Laboratorios.
En la Actividad No. 9 inclusin de la Nota referente a la no aplicacin de la actividad para los Laboratorios .
En la Actividad No. 10 inclusin de Nota 1 referente a Laboratorios.

Inclusin de las Normas NTC ISO 14001:2008, NTC OHSAS 18001:2007 y NTC ISO 15189:2007.
Ajuste del alcance con la inclusin de los subprocesos, unidades y laboratorios.
Inclusin de los Sistemas de Gestin en la Actividad No. 1, as como los aspectos relacionados con seguridad
y salud ocupacional y ambiental.
06 Junio 08 de 2011
Inclusin de la Actividad No.5 relacionada con las Acciones Correctivas de SISO.
En las Actividades No. 1, 2, 3, 4, 7, 8, 9 y 10 inclusin como responsable del lder de subproceso, jefe de
unidad o director de laboratorio.
En la Actividad No. 10 ajuste en el comit del SGI.
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CONTROL DE CAMBIOS

VERSIN FECHA DE APROBACIN DESCRIPCIN DE CAMBIOS REALIZADA

Inclusin de la Norma NTC 5906:2012 dentro de la Normatividad del procedimiento.

07 Noviembre 21 de 2013 Inclusin de las actividades No 6, 7 y 8 relacionadas con la revisin y aprobacin de las Acciones Correctivas
por parte de la Coordinacin HSEQ. Complemento de la actividad 12 frente a los roles en el cierre de las
acciones correctivas de los sistemas de gestin .

Modificacin responsable de revisin del Documento.

Complemento del Objetivo y del Alcance.
Eliminacin del tem Hallazgos de Auditoras Internas de la actividad 1
Eliminacin del Formato Informe de la Auditora Interna en los Sistemas de Gestin.
Complemento de la Actividad 6.
Eliminacin de la nota de la Actividad 11.
Eliminacin del responsable Equipo Auditor de las Actividades 1 y11.
08 Octubre 06 de 2015
Eliminacin del Formato Cronograma de Seguimiento de Acciones Correctivas de Auditora FSE.17 de la
actividad 11.
Eliminacin de las Notas 1 y 3 de la Actividad 12.
Cambio de responsable en la Nota 2 de la Actividad 12.
Cambio de responsable de envo de las Acciones Preventivas/Correctivas.
Inclusin de la Actividad 14.
Cambio de responsable al cual se le presenta el informe.

Modificacin del alcance

Fortalecimiento de las actividades en el marco del cumplimiento del Decreto 1072 de 2015
Modificacin de la palabra SG SST
09 Octubre 21 de 2016 Inclusin de las matrices de aspectos e impactos ambientales y de peligros y valoracin de riesgos en los
documentos de referencia.
Se elimina todo lo relacionado con laboratorios.
Se Cambia Coordinador HSEQ por Coordinador de Calidad