Anda di halaman 1dari 2

OTORITAS TRANSAKSI DAN AKTIVITAS YANG TEPAT

Oleh karena manajemen kekurangan waktu dan sumber daya untuk mengawasi
ssetiap aktivitas dn keputusan perusahaan, ia menetapkan kebijakan bagi
pegawai untuk diikuti dan kemudian memberdayakan mereka. Pemerdayaan ini
disebut otorisasi (authorization), yang merupakan sebuah prosedur
pengendalian penting. Otorisasi sering didokumentasikan dengan
penandatanganan, penginisialisasian, dan pemasukan sebuah kode otorisasi
pada sebuah dokumen dan catatan. Sistem komputer dapat merekam sebuah
tanda tangan digital (digital signature), simbol penandatanganan sebuah
dokumen secara elektronik dan data yang tidak dapat dipalsukan. Tanda tangan
digital diahas pada Bab 9.

Aktivitas atau transaksi tertentu bisa jadi merupakan konsekuensi bahwa


manajemen memberikan otorisasi khusus (specific authorization) agar aktivitas
atau transaksi tersebut terjadi. Sebagai contoh, tinjauan dan persetujuan
manajemen bisa jadi diperlukan untuk penjualan dengan kelebihan $50.000.
Sebaliknya, manajemen mengotorisasi pegawai untuk menangani transaksi rutin
tanpa persetujuan khsus, sebuah prosedur yang dikenal sebagai otorisasi umum
(general authorizatioan). Manajemen harus memiliki kebijakan tertulis baik pada
otorisasi khusus maupun untuk semua jenis transaksi.

Para pegawai yang memproses transaksi harus memverifikasi adanya


otorisasi yang sesuai. Para auditor meninjau transaksi untuk memverifikasi
otorisasi yang tepat, seperti ketiadaan transaksi-transaksi yang mengindikasikan
sebuah masalah pengendalian yang mungkin terjadi. Sebagai contoh, Jason Scott
menemukan bahwa beberpa pembelian tidak memiliki daftar permintaan
pembelian. Bahkan, beberapa pembelian tersebut telah diotorisasi secara
pribadi oleh Bill Springer, wakil presiden pembelian Jason juga menemukan
bahwa beberapa pembayaran telah diotorisasi tanpa dokumen pendukung yang
sesuai, seperti pesanan pembelian dan laporan penerimaan. Temuan-temuan ini
memunculkan pertanyaan mengenai kecukupan pada prosedur pengendalian
internal Springer.

PEMISAHAN TUGAS

Pengendalian internal yang baik mensyaratkan tidak ada satu pegawai


pun yang beri terlalu banyak tanggung jawab atas transaksi atau proses bisnis.
Seorang pegawai tidak boleh berada di sebuah posisi untuk melakukan dan
menyamarkan penipuan. Pemisahan tugas dibahas dalam dua sesi terpisah:
pemisahan tugas akuntansi dan pemisahan tugas sistem.

PEMISAHAN TUGAS AKUNTANSI

Sebagaimana yang ditunjukkan pada Figur 7-2, pemisahan tugas


akuntansi (segregation of accounting duties) yang efektif tercapai ketika fungsi-
fungsi berikut dipisahkan

Otorisasi: menyetujui transaksi dan keputusan.


Pencatatan:mempersiapkan dokumen sumber; memasukkan data ke
dalam sistem komputer, memelihara jurnal,buku besar,file, atau database;
dan menyiapkan rekonsiliasi dan laporan kinerja.
Penyimpanan: menangani kas, peralatan, persediaan, atau aktiva tetap,
menerima cek pelanggan yang datang, menulis cek.