TUGAS 2: EFEKTIFITAS & EFESIENSI ORGANISASI

BAB I
PENDAHULUAN
LATAR BELAKANG
Effectiveness means doing the right things. Efficiency means doing them
right. Di dalam organisasi, efektivitas merupakan bahasan yang diangkat berdasarkan
issue seperti restrukturisasi sumberdaya yang tersedia, perubahan teknologi,
pemodifikasian iklim dan budaya organisasi dan pengembangan strategi performa
anggota organisasi berbasis target. Sementara itu, bahasan efisiensinya meliputi
evaluasi atas segala sumberdaya yang dioperasikan; apa-apa yang jadi bahan bakar
efektivitas. Ini pada gilirannya akan meliputi pengorganisiran yang lebih baik atas
aspek man, material, machine, methods dan money. Seluruh sumberdaya tersebut
hanya tersedia dalam jumlah terbatas, sehingga adalah tugas para manajer untuk bisa
mendayagunakan semua itu secara optimal dalam waktu yang sependek mungkin.
Baik efektivitas maupun efisiensi mengharuskan organisasi maupun pribadi- untuk
terus menetapkan target, menganalisa kerja dengan seksama, mengatur prioritas, dan
senantiasa berfokus pada apa-apa yang paling bisa berikan dampak atau nilai terbesar
untuk setiap waktu yang dihabiskan.
Dalam makalah ini, kami akan membahas keefektifan dan efisiensi suatu organisasi
dilihat dari segi visi misi, struktur organisasi, strategi organisasi dan juga kebudayaan
organisasi.
BAB II
PEMBAHASAN
A. Definisi efektivitas dan efisiensi organisasi
Efisiensi menceritakan bagaimana suatu usaha dilakukan untuk menekan laju
pertumbuhan eksploitasi yang semakin meningkat karena penggunaan biaya/dana yang
sudah melebihi target yang direncanakan. Di satu sisi, maksud dari efektivitas adalah
meminta dan berusaha agar segala usaha atau aktivitas organisasi dilakukan sesuai
dengan kebutuhan dengan tetap melakukan efesiensi secara benar sesuai porsinya.
B. Faktor faktor yang mempengaruhi efektivitas organisasi :
Visi dan Misi
Visi menggambarkan tujuan atau kondisi dimasa depan yang ingin dicapai. Visi
memberikan gambaran yang jelas dimasa mendatang yang bisa dilihat oleh customer,
stakeholders, dan employee. Pernyataan visi yang bagus tidak hanya menginspirasikan
dan menantang, namun juga sangat berarti sehingga setiap pegawai bisa
menghubungkan tugas yang dilakukanya dengan visi. Pernyataan visi harus mampung
menjadi inspirasi dalam setiap tindakan yang dilakukan setiap pegawai. Yang paling
penting pernyataan visi harus measurable, terukur sehingga setiap pegawai bisa
mengetahui apakah tindakan yang dilakukannya dalam rangka mencapai visi organisasi
atau tidak.
Kriteria visi yang dapat menunjang terwujudnya efektifitas dan efisiensi
1. Succint, Pernyataan visi harus singkat sehingga tidak lebih dari 3-4 kalimat.
2. Appealing, Visi harus jelas dan memberikan gambaran tentang masa depan
yang akan memberikan semangat pada customer, stakeholder dan pegawai.
 3. Feasible, Visi yang baik harus bisa dicapai dengan resource, energi, waktu. Visi
haruslah menyertakan tujuan dan objective yang strecth bagi pegawai.
4. Meaningful, Pernyataan visi harus bisa menggugah emosi positif pegawai
namun tidak boleh menggunakan kata-kata yang mewakili sebuah emosi.
5. Measurable, Pernyataan visi harus bisa diukur sehingga dimungkinkan untuk
melakukan pengukuran kinerja sehingga setiap pegawai bisa mengetahui apakah visi
sudah bisa dicapai atau belum.
Misi Adalah cara bagaimana kita mewujudkan visi tersebut.
Kriteria misi yang dapat menunjang terwujudnya efektifitas dan efisiensi adalah sebagai
berikut,
1. Simple and Clear , Pernyataan misi harus dicukup diwakili oleh 2-3 pernyataan
saja. Semua pernyataan tersebut harus sederhana dan jelas dimengerti serta tidak
menggunakan jargon-jargon organisasi.
2. Broad and long-term in future. Pernyataan misi organisasi harus cukup luas
mengakomodasikan perkembangan organisasi di masa mendatang. Misi organisasi
harus bisa menunjukan gambaran yang akan dicapai di masa depan dengan jelas.
Pernyataan misi organisasi harus tetap valid pada 20 tahun mendatang sama seperti
kondisi sekarang.
3. Focus on the present. Pernyataan misi organisasi tidak boleh terlalu
berorientasi pada masa depan sehingga kurang bisa fokus pada kondisi organisasi di
masa sekarang.
4. Easy to understand. Misi organisasi harus mudah dimengerti. Misi yang mudah
dimengerti akan memudahkan mengkomunikasikan misi tersebut kepada anggota
organisasi, stakeholder.
Struktur organisasi
Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi
yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan
operasional untuk mencapai tujuan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas
pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana
hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus
menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa. Beberapa hal dalam
strutur organisasi yang dapat menunjang terjadinya efektifitas dan efisiensi adalah
Struktur yang simple dan efisien
Hirarki tinggi dengan tahan banting, departemen yang tidak terkalahkan adalah kutukan
untuk pembelajaran sebagaimana mereka mencegah ketentuan kebebasan, kecepatan
aliran informasi dan rintangan yang tidak kompetitif. Kuasa dan otoritas tidak dapat
mengalir dengan tujuan untuk dampak yang sangat besar, lebih lanjut melukai suatu
kemampuan organisasi untuk belajar. Untuk memaksimalkan aliran pengetahuan dan
pembelajaran,maka struktur diluruskan dengan tim kolaborasi dan beberapa cara kerja
yang terbaik.
Berwawasan wirausaha
Oerganisasi belajar, bukan masalah tentang ukurannya, seperti struktur dan
menjalankan dengan sebuah kedinamisan dan semangat enterpreneurial yang serupa
dengan perusahaan kecil yang baru. Mengapa? Karena ketika ukuran unit pekerjaan
menjadi begitu besar, pengetahuan dan kekuasaan telah hilang, komunikasi dan
 komitmen telah dikurangi. Asea Brown Broveri (ABB) adalah contoh yang bagus untuk
organisasi belajar yang luas yang tetap kecil. Dengan penjualan lebih dari $30 milyar
pertahun dan lebih dari 2000 pekerja diseluruh dunia, ABB diperkecil menjadi 5000
pusat profit tersendiri, masing-masing terdiri tidak lebih dari 50 orang.
Jaringan yang luas
Organisasi belajar yang efektif menyadari kebutuhan kritis untuk berkolaborasi, berbagi,
dan bersinergi dengan sumber-sumber dari dalam dan luar perusahaan. Struktur
jaringan yang mungkin termasuk dalam aliansi global, pertalian informasi diantara tim
yang bekerja melebihi fungsi, dan jalan baru untuk para pekerja untuk berbagi
informasi, menggunakan macam-macam peralatan koneksi seperti sistem manajemen
informasi dan video conferensi. Mereka menyediakan perusahaan dengan bentuk dan
gaya yang fleksibel dan dapat beradaptasi
Terdiri dari tim kerja tim kerja yang professional
Semakin pekerjaan akan dilakukan oleh tim proyek, maka tim proyek akan dapat lebih
merespon dan menyediakan kebutuhan pelanggan. Kehidupan seorang tim proyek
mungkin tidak menentu atau hanya beberapa jam. Secara dinamis susunan proyek
short-lived akan menjadi biasa. Ini tidak akan menjadi hal yang luar biasa bagi para
pekerja untuk bekerja dengan 4 atau 5 tim project dalam setahun dan belum pernah
bekerja sama dalam kelompok yang sama. Bentuk yang lebih kecil, kecepatan, dan
dapat dipertanggungjawabkan tim proyek semua mendorong untuk pembelajaran yang
lebih efisien dan lebih dapat diterapkan
.
Strategi organisasi
Strategi adalah pendekatan secara keseluruhan yang berkaitan dengan pelaksanaan
gagasan, perencanaan, dan eksekusi sebuah aktivitas dalam kurun waktu tertentu.
Didalam strategi yang baik terdapat koordinasi tim kerja, memiliki tema,
mengidentifikasi factor pendukung yang sesuai dengan prinsip-prinsip pelaksanaan
gagasan secara rasional, efisien dalam pendanaan, dan memiliki taktik untuk
mencapai tujuan secara efektif. Jadi suatu organisasi harus memikirkan secara matang
bagaimana visi yang efektif agar dalam melaksanakan misinya dapat berjalan secara
efisien
SDM
Dalam organisasi, Sumber Daya Manusia (SDM) juga mempengaruhi efektivitas
organisasi. Sumber Daya Manusia yang mempengaruhi kinerja suatu organisasi antara
lain adalah pimpinan dan anggotanya. Dalam hal ini pemimpin memegang peranan
penting dalam perekrutan anggota. Sebagai pimpinan tentu saja ia tahu kriteria apa
saja yang dibutuhkan dalam organisasi yang ia pimpin. Peran utama seorang pemimpin
adalah menciptakan kondisi yang kondusif bagi team-nya untuk bekerja dengan tenang
dan harmonis. Peran lain pemimpin juga sebagai motivator yaitu sebagai penggerak
para anggotanya dengan maksud agar mereka mau bekerja keras untuk mencapai
tujuan organisasi dan meingkatkan kepuasan kerja mereka. Jika dalam sebuah
organisasi setiap anggota merasa bahwa organisasi tersebut dapat memberikan
peluang bagi mereka untuk melakukan hal-hal tersebut di atas maka akan tercipta
motivasi dan komitmen yang tinggi.
Selain itu sangat penting membangun kerja sama tim. Sinergi team work dapat dicapai
ketika setiap individu tim merubah diri dari sifatnya yang individualis kedalam sebuah
 tim yang sifatnya kolektif. Membuka diri dan mau menerima peran serta orang lain
merupakan permulaan dan membuka jalan bagi kita untuk mempercepat sinergi team
work.
Budaya Perusahaan
Pengertian Budaya
Budaya adalah suatu cara hidup yang berkembang dan dimiliki bersama oleh sebuah
kelompok orang dan diwariskan dari generasi ke generasi. Budaya terbentuk dari
banyak unsur yang rumit, termasuk sistem agama dan politik, adat istiadat, bahasa,
perkakas, pakaian, bangunan, dan karya seni. Budaya adalah suatu pola hidup
menyeluruh. budaya bersifat kompleks, abstrak, dan luas. Banyak aspek budaya turut
menentukan perilaku komunikatif. Unsur-unsur sosio-budaya ini tersebar dan meliputi
banyak kegiatan sosial manusia.
Budaya adalah suatu perangkat rumit nilai-nilai yang dipolarisasikan oleh suatu citra
yang mengandung pandangan atas keistimewaannya sendiri.Citra yang memaksa itu
mengambil bentuk-bentuk berbeda dalam berbagai budaya seperti individualisme
kasar di Amerika, keselarasan individu dengan alam d Jepang dan kepatuhan
kolektif di Cina. Citra budaya yang brsifat memaksa tersebut membekali anggota-
anggotanya dengan pedoman mengenai perilaku yang layak dan
menetapkan duniamakna dan nilai logis yang dapat dipinjam anggota-anggotanya yang
paling bersahaja untuk memperoleh rasa bermartabat dan pertalian dengan hidup
mereka.
Dengan demikian, budayalah yang menyediakan suatu kerangka yang koheren untuk
mengorganisasikan aktivitas seseorang dan memungkinkannya meramalkan perilaku
orang lain.
Hofstede menurunkan konsep budaya dari program mental yang dibedakan dalam
tiga tingkatan (Hofstede 1980: 15), yaitu:
1. ingkat universal, yaitu program mental yang dimiliki oleh seluruh manusia.
Pada tingkatan ini program mental seluruhnya melekat pada diri manusia,
2. tingkat collective, yaitu program mental yang dimiliki oleh beberapa, tidak
seluruh manusia. Pada tingkatan ini program mental khusus pada kelompok atau
kategori dan dapat dipelajari.
3. tingkat individual, yaitu program mental yang unik yang dimiliki oleh hanya
seorang, dua orang tidak akan memiliki program mental yang persis sama. Pada
tingkatan ini program mental sebagian kecil melekat pada diri manusia, dan lainnya
dapat dipelajari dari masyarakat, organisasi atau kelompok lain.
Budaya Organisasi
Adalah suatu sistem pemahaman dalam bertindak yang dimengerti dan menjadi
pegangan seluruh karyawan yang membedakan suatu organisasi dengan organisasi
lainnya.
Budaya organisasi yang baik adalah budaya yang memiliki sistem nilai yang
mendukung terjadinya pembelajaran melalui :
Iklim perusahaan di mana belajar sangat bernilai dan dihargai. Budaya
organisasi berkaitan erat dengan pemeberdayaan karyawan (employee
empowerement) di suatu perusahaan. Semakin kuat budaya organisasi, semakin besar
dorongan para karyawan untuk maju bersama dengan perusahaan. Berdasarkan hal
 tersebut, pengenalan, penciptaan, dan pengembangan budaya organisasi dalam suatu
perusahaan mutlak diperlukan dalam rangka membangun perusahaan yang efektif dan
efisien sesuai dengan misi dan visi yang hendak dicapai. Dengan demikian antara
budaya organisasi dan budaya perusahaan saling terkait kareana kedua-keduanya ada
kesamaan, meskipun dalam budaya perusahaan terdapat hal-hal khusus seperi gaya
manajemen dan system manajemen dan sebagainya, namun semuanya masih tetap
dalam rangkaian budaya organisasi.
Tanggung jawab untuk belajar ditanggung oleh semua lapisan dalam
organisasi, maksudnya adalah bahwa setiap karyawan harus memiliki kesadaran
bertanggung jawab pada dirinya untuk terus belajar dan berinovasi demi tercpainya
tujuan organisasi tersebut. Dalam budaya kerja, seluruh kegiatan diarahkan untuk
terjadinya belajar dalam organisasi tersebut.
Kepercayaan dan otonomi, dalam suatu organisasi harus membudayakan rasa
percaya kepada sesama anggota organisasi. Mereka harus bisa peduli satu sama lain
termasuk juga saling melengkapi kekurangan diantara mereka, misalnya dengan cara
saling terbuka dan memberikan umpan balik (respon) antara anggota dengan anggota
dan anggota dengan atasan.
Inovasi, eksperimen dan pengambilan resiko, dalam berorganisasi anggota
harus dibudayakan untuk berani mengambil langkah-langkah ekstrim walaupun penuh
resiko . Resiko disini maksudnya suatu kegagalan yang nantinya bisa dijadikan sebagai
pelajaran untuk menemukan cara baru dalam melakukan sesuatu sehingga dapat
meningkatkan pembelajaran dan cara-cara baru untuk memenuhi dan mencapai
harapan yang diinginkan.
Komitmen keuangan untuk pelatihan dan pengembangan staf. Suatu
organisasi harus membudayakan kecermatnya dalam mengatur keuangan untuk
pelatihan dan pengembangan staf agar terjadi peningktan kualitas belajar dalam
organisasi.
Komitmen untuk terus meningkatkan produk dan jasa. Organisasi harus
membudayakan untuk berkomitmen dalam melakukan perbaikan terus-menerus secara
serius demi tercapainya peningkatan kualitas produk dan jasa. Dengan cara
meningkatkan menejemen mutu secara berkesinambungan dan berusaha melakukan
sesuatu yang lebih baik dengan tujuan dapat mensejajarkan kualitasnya dengan
kualitas dunia dalam pelayanan, produk dan operasi.
Tanggap terhadap perubahan dan kekacauan. Dalam budaya belajar,
perubahan dan kekacauan bukan untuk ditakuti, tetapi disitu terdapat semangat, tekat
dan kreatif untuk menciptakan suatu perubahan baru. Kekacauan disini memberikan
kesempatan untuk meningkatkan pembelajaran, untuk berinovasi dan trobosan baru
dalam berteknologi. kekacauan menciptakan perbedaan yang membuat kita bisa
belajar(catatanHarrison)
Kualitas kehidupan kerja. Organisasi belajar berkomitmen untuk
mengembangkan potensi manusia di lingkungan organisasi dengan potensi yang
menarik dan menantang karena bakat yang dimilikinya. Selain dapat mengembangkan
potensi manusia tersebut lingkungan juga dapat mendorong seseorang untuk peduli
dan saling berbagi terhadap orang lain dengan membagi potensi yang ia punya.
Sehingga dapat meningkatkan kualitas kehiupan kerja di organisasi.
Budaya berpengaruh pada efektivitas organisasi karena :
1. Dapat memberikan keuntungan kompetitif pada Organisasi
2. Menyempurnakan cara kerja organisasi secara struktural.
3. Meningkatkan motivasi pegawai untuk kepentingan Organisasi.
Budaya organisasi memiliki peran yang sangat strategis terhadap kesuksesan suatu
organisasi, sejauh mana budaya mempengaruhi efektivitas organisasi dapat diketahui
dengan melihat kuat atau lemahnya budaya organisasi tersebut. organisasi yang kuat
dapat mempengaruhi efektivitas organisasi, karena untuk mencapai efektivitas maka
dibutuhkan budaya organisasi, strategi, lingkungan, dan teknologi yang sesuai. Budaya
organisasi lebih kuat apabila terdapat kecocokan budaya yang mencakup: lingkungan
fisik dan sosio-politik, yang meliputi konteks ekologi, sosialisasi, hukum, dan sistem
politik yang sangat berpengaruh terhadap lingkungan perusahaan yang mencakup
karakteristik pasar, kepemilikan (ownership), sifat industri, dan sebagainya. Apabila
komponen dalam organisasi tidak mampu menyesuaikan diri dengan perubahan, maka
hal ini dapat menghambat pertumbuhan dan perkembangan organisasi. Selanjutnya
berdampak pada efektivitas organisasi itu sendiri.
Selain itu budaya organisasi yang baik hendaknya diterapkan sistem pengendalian
yang biasa disebut social control system karena efisiensi dan efektivitas organisasi
sangat bergantung pada berfungsi tidaknya system pengendalian tersebut.
C. Kriteria pengukuran efektivitas organisasi menurut Gibson (1984:32-34) bahwa
kriteria efektivitas meliputi:
1. Kriteria efektivitas jangka pendek: Produksi, Efisiensi, Kepuasan.
2. Kriteria efektivitas jangka menengah: Persaingan, dan Pengembangan
3. Kriteria efektivitas jangka panjang
4. Kelangsungan hidup
BAB III
KESIMPULAN
Langkah terpenting dapat dilakukan untuk mewujudkan efisiensi dan efektifitas adalah
meningkatkan produktiftas SDM, ciptakan aturan dan mekanisme kerja yang konsisten
serta penyaluran dana/biaya operasional yang betul-betul dipergunakan demi
kepentingan kerja/kedinasan secara langsung sesuai dengan kepentingannya dan
program efisiensi dan efektifitas dilakukan secara merata pada semua lini atau bagian
di lingkup organisasi, serta efisiensi harus terus tetap dilakukan dalam kondisi apapun,
asalkan tidak menghambat kinerja organisasi .
DAFTAR PUSTAKA
Jawwad, Ahmad Abdul.Manajemen Team work. 2006.Bandung : PT. Syaamil Cipta
Media.
http://sambasalim.com/manajemen/konsep-efektivitas-organisasi.html
Wikipedia.org
Marquardt, Michael. 1996. Building The Learning Organization.
Shiska widyaningrum blog