1

ANALISA SISTEM
KASUS : SISTEM AKUNTANSI PT SAWAH BESAR

DESKRIPSI SISTEM
Sistem informasi akuntansi penjualan dan pembelian ini dirancang untuk
membuat aplikasi keuangan pada PT. Sawah Besar, dimana informasi yang akan
disajikan nanti diharapkan dapat memenuhi kebutuhan dalam pencatatan laporan
transaksi penjualan, pembelian, dan keuangan.
Untuk lebih memahami proses-proses yang terjadi pada sistem informasi
akuntansi keuangan, dapat digambarkan secara singkat dan terperinci, mulai
pemasukkan data, pengolahan data hingga terbentuk output yang diinginkan.
Proses pemasukkan data dilakukan terhadap data master. Proses pengolahan data
terjadi proses transaksi yang ada. Proses terakhir dilakukan pembuatan laporan
dan analisa pembukuan keuangan. Dalam penggunaan sumber daya sistem
diharapkan sumber daya sistem dapat digunakan oleh banyak pemakai (user)
dalam melakukan pengaksesan data sehingga sistem tersebut dapat bermanfaat
baik bagi pihak perusahaan.
Dalam pembuatan sistem ini, tujuan utama bagi perusahaan adalah untuk
mengetahui laporan transaksi penjualan dan pembelian setiap harinya, serta untuk
mengetahui laporan pengeluaran dan pemasukan keuangan perusahaan setiap
bulannya dan yang paling dalam sistem ini bagi perusahaan adalah apakah
perusahaan tersebut mendapatkan keuntuangan atau sebaliknya apakah
perusahaan mendapatkan kerugian, hal tersebut dapat diketahui dari sistem yang
di rancang ini.
DOKUMEN FLOW AKUTANSI
Pada gambar yang ditunjukan 4.6 merupakan proses akuntansi untuk
melakukan pencatatan keuangan yang dilakukan oleh administrasi. Pada proses
akutansi terdapat dua data yaitu :
1. Kas masuk merupakan inputan dari pemasukan biaya.
2. Kas keluar merupakan inputan dari pengeluaran biaya
3. Buku bank merupakan inputan saldo bank
 2

Barang Supplier Transaksi Pembelian

Start

Data Master Data Master

Barang Supplier

Input Transaksi
Pembelian

Belum

Input
Tansaksi
Selesai

Posting Data

Laporan Pembelian

Selesai

Gambar 4.3 Flowchart Pembelian

 3

Barang Gudang Penyimpanan

Start

master barang master gudang

input data
penyimpanan

tidak

selesai

ya

posting data

selesai

Gambar 4.4 Flowchart Penyimpanan

 4

Barang Customer Transaksi Penjualan

Start

Data Master Data Master

Barang Customer

Input Transaksi
Penjualan

Belum

Input
Tansaksi
Selesai

Posting Data

Laporan Penjualan

Selesai

Gambar 4.5 Flowchart Penjualan

BUKU BANK KAS MASUK KAS KELUAR BUKU BESAR

 5

Start
Data Buku Data Kas Data Kas
Bank Masuk Keluar

Input
Transaksi
Buku Besar
Selesai
Belum

Input
Transaksi
Selesai

Posting Data

Lap Lap
Kas Masuk Kas Keluar

Selesai

Penjualan Pembelian Operasional Rugilaba

 6

Pendapatan Pembelian Biaya

Penjualan Operasional
Start

Input Data
Rugi laba

Input Data
Selesai

Posting Data

Gambar 4.6 Flowchart Akuntansi

KEBUTUHAN DATA
 7

Dalam tahap analisa sistem, penganalisa memerlukan beberapa data yang

dibutuhkan untuk menunjang dalam pembuatan sistem, antara lain :
1. Data Barang
Data barang ini berguna bagi perusahaan untuk mengetahui jenis barang yang
dipasarkan oleh perusahaan. Data jenis obat-obatan meliputi kegunaan, dosis,
merk yang di produksi oleh perusahaan.
2. Data Pelanggan
Data ini berguna bagi perusahaan untuk mengevaluasi banyaknya order yang
dilakukan oleh bagian marketing tiap harinya. Periode laporan ini adalah
mingguan.
3. Data Harga
Data ini berguna untuk mengetahui harga paket yang ditawarkan sesuai
dengan fasilitas yang disediakan.
4. Data Suplier
Data ini berguna bagi perusahaan untuk tempat pengorderan barang bagi
perusahaan PT. Sawah Besar disetiap harinya. Periode laporan ini adalah
bulanan.
5. Data Penjualan
Dari data ini dapat diperoleh kesimpulan tentang jenis obat yang paling
diminati oleh konsumen, Jumlah jenis barang yang dipesan dan dipasarkan
menurut selera konsumen.
6. Data Laporan Keuangan
Data ini sangat berguna bagi perusahaan sebagai aset pemasukkan modal yang
didapatnya dalam perusahaan yang dijalankannya selama ini, dari semua data-
data tersebut dapat berupa transaksi-transaksi yang mana dapat dibuat suatu
laporan yang sangat menentukan bagi perusahaan yang periode laporannya
disetiap setahun sekali untuk dapat mengetahui laba dan ruginya diperusahaan
PT. Sawah Besar tersebut. Perancangan dan pembuatan interface bagi user
untuk laporan keuangan yang dihasilkan dari transaksi-transaksi yang terjadi
seperti laporan gaji, laporan jurnal, laporan buku besar, laporan pendapatan,
laporan pengeluaran, dan laporan laba rugi.

KEBUTUHAN PROSES
Sistem yang akan dibuat nantinya merupakan suatu sistem kompleks
mengenai pengumpulan informasi yang berhubungan dengan sistem akuntansi
penjualan dan pembelian obat-obatan pada PT. Sawah Besar Surabaya. Adapun
proses yang terjadi di dalam perusahaan sehubungan dengan sistem informasi
akuntansi penjulan dan pembelian obat-obatan, adalah :
1. Proses penjualan
Dalam proses penjualan ini, PT. Sawah Besar menerapkan sistem penjualan
putus. Penjualan putus adalah penjualan yang dimulai dengan pemesanan dan
permintaan barang dari customer atau pembeli yang sistem pembayarannya
bisa dilakukan dengan cara membayar tunai atau kredit (dengan jangka waktu
yang telah ditetapkan)

2. Proses Penyimpanan Barang

 8

Dalam proses penyimpanan barang di gudang ini, diharapkan dapat

mengetahui jumlah stock minimum barang yang ada.
3. Proses Pembelian
Dalam proses pembelian yang terjadi pada PT. Sawah Besar dimulai dengan
terpenuhinya, batas jumlah minimum suatu barang. Bagian pembelian akan
membuat surat order pembelian terhadap barang yang memenuhi jumlah
minimum serta meningkatnya jumlah permintaan barang kepada konsumen.
4. Proses Akuntansi (pembukuan)
Dalam proses akuntansi ini dapat menyediakan informasi catatan presentasi
misalnya banyaknya laba yang dihasilkan atau hutang kepada pihak tertentu.
Sebagai informasi mengarah perhatian misalnya beberapa banyak data
ekonomi yang diterima dari transaksi ekstern maupun operasi intern. Pada
proses akuntansi ini juga dapat sebagai informasi pengambilan keputusan
terhadap perusahaan tersebut. Di dalam proses akuntansi ini ada bagian
tertentu yaitu bagian jurnal, buku besar dan laporan rugi laba, laporan gaji ini
semua berfungsi untuk mencatat transaksi perusahaan dalam penjualan dan
administrasinya, dalam jurnal penjualan dan membuat laporan penjualannya.
Di dalam kebutuhan proses ini dapat digambarkan berupa diagram berjenjang
seperti gambar 3.1 merupakan gambaran diagram berjenjang untuk Sistem
Informasi Akuntansi Penjualan dan Pembelian pada Distributor Obat pada PT.
Sawah Besar Surabaya. Pada gambar 3.1 dijelaskan bahwa diagram berjenjang
tersebut terdiri dari level 0 sampai dengan level 3.

01

Sistem Informasi
Akutansi Pembelian
dan Penjualan
Level 0

12 23 34 45
Proses Proses Proses Level 1
Pembelian Penyimpanan Penjualan Akuntasi

Level 2

6
1.1 1.2
7 2.1
8 9
2.2 3.1
10 3.2 4.1
12 4.2
13
11
Proses Proses
laporan Proses transaksi laporan stock laporan laporan
transaksi transaksi Proses Akutansi
pembelian penyimpanan barang penjualan keuangan
pembelian penjualan

Gambar 3.1 Diagram Berjenjang

ALIRAN DATA
 9

Dalam aliran data ini menggambarkan tentang kebutuhan-kebutuhan system

yang sekitanya dapat membantu dalam pengembangan system selanjutnya yang
meliputi struktur diagram berjenjang, dan flow diagram mulai level 0 sampai level
tertinggi

Konteks Diagram Level 0

Diagram konteks merupakan pola penggambaran yang berfungsi untuk
memperlihatkan interaksi sistem informasi dengan lingkungan dimana system
tersebut ditempatkan.
Dengan demikian dapat digambarkan bentuk DFD konteks diagram sistem
informasi akuntansi penjualan dan pembelian pada distributor obat pada PT.
Sawah Besar, sebagai berikut :

Order Product
Data Pembayaran
OrderReturn
CUSTOMER OrderReturn SUPPLIER
Data Pembayaran
Order Product

Faktur Penjualan 0
Faktur Pembelian
Invoice
Nota Pembelian
Data Pengiriman Product
Data Pengiriman
Order Persedian Barang Sistem Informasi Akutansi Lap Rugi Laba
Pemebelian dan Penjualan
Laporan Stock Product Lap Buku Bank
PT Sawah Besar
Lap Buku Besar

Check Stock
+ Lap Kas Kecil

GUDANG

Lap Pemasukan
L Pengeluaran
KEUANGAN
Rekap Faktur Jual Nota Pembelian
Rekap Faktur Beli
Nota Penjualan
ADMINISTRASI
Rakap Nota Jual

Lap Penjualan

Lap Pembelian

Gambar 3.2 DFD Level 0

Proses Level 1
 10

Pada level ini merupakan sub proses dari level 0 (diagram Konteks) dimana
dalam level 1 ini terdiri dari :
a. Proses 1 (Proses Pembelian)
Proses ini merupakan proses untuk menginputkan transaksi penjualan yang
mana pada proses ini terdapat data supplier, data barang, dan data
administrasi. Data penjualan ini menjadi pusat referensi data semua transaksi
penjualan yang terjadi.
b. Proses 2 ( Proses Penyimpanan Barang )
Proses ini merupakan proses untuk melakukan penyimpanan barang ke
gudang yang mana proses ini terdapat : data gudang, data barang.
c. Proses 3 (Proses Penjualan)
Proses ini merupakan proses untuk menginputkan transaksi penjualan yang
mana pada proses ini terdapat data custumer, data barang, dan data
administrasi. Data penjualan ini menjadi pusat referensi data semua transaksi
penjualan
1 yang terjadi.
Faktur Beli Data Pembelian

d. Proses 4 (Proses Akuntansi ) Order Produc t SUPPLIER

Proses ini merupakan proses untuk melakukan pembukuan dari semua
transaksi, proses ini terdiri dari data keuangan, data nota beli, nota jual,. Dari
proses ini akan menghasilkan laporan-laporan1 seperti laporan kas kecil,
Pembayaran
laporan
Rekap Faktur Beli buku besar, laporan buku bank, laporan rugi laba. Pengiriman

Proses OrderReturn
Pembelian Nota Pembelian
Data Pembelian Barang Faktur Pembelian
+
Lap Pembelian Data Barang
2 Stoc k Gudang

ADMINIST RASI 3
2
Data Barang Laporan Stock Produc t

Order Persedian Barang

Proses
3 Barang Penyimpanan Chec k Stoc k

Data Barang 34
Lap Penjualan
Rakap Nota Jual Proses
Rekap Faktur Jual Penjualan
Faktur Penjualan +
GUDANG

OrderReturn

Order Produc t
CUSTOMER
Invoic e
Pengiriman Produc t

4
6
Pembayaran
Nota Pembelian
Lap Rugi Laba
Proses Akutansi
Lap Kas Kec il

Lap Buku Bank

L Pengeluaran
KEUANGAN

Nota Penjualan
Lap Pemasukan
Lap Buku Besar
 11

Gambar 3.3. DFD Level 1

Proses Level 2 dari Proses Pembelian

 12

Dalam proses ini terjadi proses input transaksi pembelian yang dilakukan
perusahaan kepada supplier. Dari hasil transaksi ini akan dihasilkan sebuah
laporan pembelian yang akan dilaporkan pada bagian administrasi.
2 Stock Gudang
5 Brg

OrderReturn

Data Pembelian Barang SUPPLIER

Pengiriman

1.1
1
Data Barang Nota Pembelian

Data Supplier Proses

Transaksi Faktur Pembelian
4 Supplier Pembelian
Order Produc t
+
Pembayaran
Data Pembelian

1 Faktur Beli
Rekap Faktur Beli 1.2
2

Lap Transaksi
ADMINISTRASI
Pembelian
Data Pembelian
Lap Pembelian

Gambar 3.4 DFD Level 2 Dari Proses 1

Proses Level 2 dari Proses Penyimpanan

Dalam proses ini terjadi proses input penyimpanan barang didalam gudang.
Dari hasil proses ini akan dihasilkan sebuah laporan stock barang .
3 Barang

2.1
1

Data Barang Proses Transaksi Data Barang

Penyimpanan
Order Persedian Barang Barang

2 Stock Gudang

Check Stock
GUDANG
2.2
2

Laporam Stoc k
Gudang Syoc k Barang
Laporan Stock Product

Gambar 3.5 DFD Level 2 dari Proses 2

Proses Level 2 dari Sub Proses Penjualan

 13

Dalam proses ini terjadi proses transaksi input penjualan. Dari proses ini
menghasilkan suatu proses laporan penjualan, laporan data custumer, laporan
pengiriman. Dimana laporan akan diterima oleh administrasi.

Gambar 3.6 DFD Level 2 dari Proses 3

Proses Level 2 dari Sub Proses Akutansi

Proses ini merupakan proses input pembukuan yang dilakukan oleh bagian
keuangan. Pada proses ini terdiri dari berbagai laporan yang akan dicatat dalam
pembukuan yaitu data pengeluaran, data buku harian, nota beli, nota jual. Dapat
dilihat pada gambar 3.7 DFD Level 2 sub proses Pembukuan.
1
4.1 Nota Pembelian

Lap Pemasukan
Nota Penjualan
Proses Akutansi

Pembayaran L Pengeluaran
CUSTOMER

KEUANGAN

7 Kas kecil 4.2

2
Kas kecil
Lap Buku Besar
Laporan
8 Buku Besar Lap Kas Kecil
Buku besar Keuangan
Lap Buku Bank
Buku bank Lap Rugi Laba
9 Buku Bank

10 Rugi Laba
Rugi laba