Mdulo 1

APELLIDOS Y NOMBRE : CUCHULA Araujo Ildebrando

CURSO : Administracin de Archivos

EXAMEN

1.- Elabore un cuadro sinptico relacionado a la historia de los archivos

2.- Seale las diferencias de la archivstica prctica, doctrina jurdica y disciplina historiogrfica
 Prctica.- Los documentos producidos (Roma) se conservaban en diferentes galeras del
tabularium manteniendo independientemente cada uno de estos fondos, se ordenaban
siguiendo una prctica de orden cronolgica guiada por la lgica era el trabajo ms
natural, en ese entonces no se pensaba en un posible inters histrico y los documentos
se registraban en cartularium y libros generalmente eclesistico ambos considerados
como instrumento de trabajo de archivo.
Disciplina Jurdica.- La archivstica evolucion, se dictaron normas que garantizaron su
buena conservacin se comenz a desarrollarse la literatura archivstica, los primeros
manuales publicados por Baldassarre, Nicol y Albertino consideraban el archivo desde
el punto de vista jurdico, al tener cuenta la funcin cientfica de los archivos con
relacin con la ciencias histricas se estableci una clasificacin alfabtica por materias
y otra por tipologa documental, proceso que comenz en el siglo XVI-XVII los archivos
fueron encargados a oficiales pblicos, eruditos y empezaron ser consultados para la
preparacin de los primeras historias cientficas.
Disciplina Historiogrfica.- Se denomina al orden natural en que han sido producidos los
documentos por la institucin, el principio de procedencia y el respeto a los fondos, lo
que permite conocer su evolucin centr a la elaboracin de instrumentos como ndices,
guias, inventarios y catlogos los cuales permitieron al historiador encontrar fcilmente
la informacin.
3.- Defina los conceptos de archivo y archivstica
Archivo.- Es un conjunto de documentos producidos o recibidos sea cual sea su fecha
por una persona o institucin pblica o privada en el transcurso de su gestin.
Archivstica.- Es la disciplina que se ocupa de los aspectos tericos y prcticos de los
archivos y de su funcin, tiene como objetivo planificar, organizar, implementar y/o
aplicacin para llevar a efectos de su funcin, recepcionar, clasificar, custodiar y servir
al usuario con eficaz
4.- Referente a la produccin de documentos el comportamiento social vasado en el derecho
son:
- La ley ampara los actos de las personas
- Existen mbitos jurisdiccionales distintos
- Importancia a los documentos de los actos sociales de las personas
5.- Explique las caractersticas de la archivstica en la actualidad
- Es una ciencia ecumnica por que su objetivo son los archivos de toda poca y
condicin, tanto los histrico como los administrativos.
- La archivstica debe dar normas para la elaboracin de instrumento de trabajo que
permitan al archivo controlar la masa de documentos que custodia y servirla al usuario
(organizacin de archivos).
- El impacto de nuevas tecnologas a llevado a la archivstica de los nuevos soportes
documentales discos pticos, cintas y discos magnticos ms rentables.
- La archivstica se concepta como una ciencia de la informacin por que adopta
tcnicas de trabajo fronterizas con la documentacin.
6.- Los documentos son consecuencia del poder, sea econmico, poltico y religioso y solo a l
sirven.
7.- Los objetivos de un archivo son:
- Organizar (clasificar, ordenar y describir) Recoger, conservar, y servir de documentos
a los posibles usuarios.
8.- La tipologa documental estudia y analiza los distintos tipos de documentos que
conformarn las series, tambin estudia y analiza las series documentales.
9.- Los estudios de tipologa documental tienen por objeto:
- Establecer los plazos de transferencia de los archivos
- Analizar la documentacin producida por las administraciones pblicas.
- Establecer los plazos de expurgo.
- Elaborar las instrucciones necesarias para asegurar la colaboracin de los
productores de la documentacin.
- Establecer los plazos de transferencia de los archivo de gestin a los centrales.
10.- Detalle las caractersticas de la descripcin documental.
- Se debe realizar una reorganizacin del depsito, para esto el profesional debe
conocer que series y cantidad de documentos genera cada oficina, para un buen
funcionamiento de un archivo.
- Proporciona conocer el estado de los depsitos y centros de archivo, desde distintos
puntos de vista. Con informacin suficiente para la descripcin de los documentos.
- Permite contabilizar la cantidad de archivos con que cuenta un estado sean pblicos o
privados y/o conocer los fondos documentales.
- Censo es un instrumento idneo para el usuario y tambin para el trabajador
principalmente para los administradores, administrados e investigadores.
11.- Qu es la clasificacin de un fondo?
- Consiste en establecer clases, grupos y series de documentos, cada grupo son nicos y
diferentes entre s, de modo que queden integrados formando parte de la estructura de
un todo, respetando el principio de procedencia y/o fondos y el principio de orden
original.
12.- Exponga las caractersticas de las guas en la descripcin de los archivos.
- Es el instrumento que proporciona informacin general, exacta y concisa sobre la
totalidad de los fondos con que cuenta el archivo
- Describe globalmente las grandes agrupaciones documentales, emboza la historia de
los organismos productores
- Facilita informacin bsica como horario de atencin, nmero de unidades de
instalacin fechas y tipos de documentos.
13.- Indique el control del inventario en la descripcin de series.
- Es la descripcin de las unidades que componen todas las series documentales, segn
el cuadro de clasificacin, es un instrumento ms detallado que la gua y permite
conocer las series ms relevantes y la rpida localizacin al usuario y los tipos son:
somero y analtico.
14.- Elabore recomendaciones para la catalogacin.
 - Data Crnica.
Seala ao, mes y da. El ao y da se expresan en cifras arbigas, el mes completo en
letras y sin abreviaturas.
La data cronolgica se separa por comas.
Al tratarse de una unidad documental compuesta, poner las fechas completas de los
documentos que abren y cierran el expediente y lugares de apertura y finalizacin.
Por falta de fecha debemos hacer lo siguiente:
Deducirlo por otros documentos o por el mismo documento expresndolo entre
corchetes.
Podemos indicar la fecha de manera aproximada, segn la fecha de nacimiento y
muerte de las personas citadas, o el ao aproximado.
La data archivstica va entre corchetes
Al no conocer la fecha, lo sealamos entre parntesis : s. d (sin data)
- Data Tpica.
Se usa el toponmico actual del lugar donde se expide u otorga el documento.
Va a continuacin de la data cronolgica separado por un punto.
Si el lugar de otorgamiento no est expresado, pero si se puede deducir se indicar
entre corchetes.
Si no se puede conocer se indica, entre parntesis : S. L ( sin lugar).
15.- Qu comprende la normalizacin descriptiva?
- Se cuestiona todo proceso que se ha llevado a cabo en la normalizacin de la
descripcin archivstica, considerndose no solo los problemas que trae consigo la
descripcin propiamente dicha si no tambin los que aparecen por la existencia de
normas de diversa ndole.

16.- Describa el sistema de la Norma Internacional General de Descripcin Archivstica.

- Esta norma constituye una gua general para la elaboracin de descripciones
archivsticas. Debe utilizarse juntamente con las normas nacionales existentes o como
base para el desarrollo de normas nacionales.

MODULO 2
EXAMEN (Mdulo 2)
CURSO : Administracin de Archivos
APELLIDOS Y NOMBRE : CUCHULA Araujo Ildebrando
Codigo :
Lugar y Fecha : San Juan de Lurigancho - Lima
1.- Explique las razones del uso diferenciado de la tecnologa de manera simultnea en
todos los centros de archivos.
- Primeramente por el tiempo no se ha utilizado las mismas tecnologas en todos los
centros y las diferencias entre unos tipos y otros es por qu el archivo cuenta con
notables dificultades para la descripcin de fondos obstaculizando la creacin de base
de datos. Por otro lado las empresas informticas no han visto el archivo como un gran
consumidor de hardware por motivos econmicos, a pesar de las dificultades este
soporte a mejorado la compactacin, permitiendo que un archivo pueda por una
cantidad razonable de dinero y espacio almacenar los datos necesarios con la finalidad
de conservar y difundir la informacin, los factores dinero y capacidad se han unido en
uno: que es la rentabilidad mejorando las circunstancias una mayor eficacia de los
instrumentos descriptivos, convirtiendo el archivo en un centro idneo para la utilizar
tecnologas de informacin, ya que han mejorado los siguientes aspectos. Normalizacin
en los procesos de descripcin aumento del volumen documental y anlisis de usuario
en el archivo.
2.- Indique los principales avances cientficos en temas de archivos.
- En los ltimos aos el archivo ha avanzado notablemente en todos los sentidos
propiciado por la mejora de su capacidad informativa, aumentos de usuarios, la
demanda ha hecho necesario la informatizacin a travs de la creacin de base de
datos, para el servicio al usuario y tambin entrar en los canales de informacin a
travs de sistemas y redes que darn acceso a usuarios potenciales que desconocan la
capacidad informativa del archivo, para lograr este objetivo fundamentalmente es
imprescindible la utilizacin de normas de descripcin homologadas.
Es preciso considerar el impacto de la tecnologa en los centros archivsticos.
Definiciones primer anlisis tecnologa se considera en la actualidad un equivalente de
informtica, segn diccionario lengua Inglesa versin 1992, a la tecnologa se define
una rama del conocimiento que trata de los mtodos cientficos e industriales y segn
diccionario espaol tecnologa es el conjunto de los conocimientos propias de una
tcnica y terminologa exclusiva de una tcnica o arte, se puede apreciar que los
ordenadores se vinculan solo al concepto de nuevas tecnologas y como tales son
avances tcnicos que han realizado en el archivo a lo largo de la historia.
Esto explica que la informtica no ha tenido ni tiene an un impacto comparable a otros
aspectos tcnicos como papel, mquina de escribir, microfilm o la fotocopiadora
elementos que tienen una presencia real en el archivo, mucho ms determinante que el
ordenador.
3.- Describa las aplicaciones de las tecnologas a los archivos en la historia reciente.
- El papel es el soporte por excelencia ms significativo en el archivo, debemos
considerar como una revolucin tcnica que seguir ocupando un lugar importante no
solo por su historia si no por su futuro, ya que el papel es el principio y el fin de todo
proceso tcnico en la distribucin de informacin dentro del archivo, por avanzado que
 sea el uso de disco ptico y una imagen digitalizada acabar con una copia facsmile del
documento original en papel as con el proceso de microfilmacin tras la visualizacin a
travs del lector, esto a trado las copias en papel cada vez ms barata y de ms
calidad, no obstante el papel tambin necesita para plasmar la informacin escrita de
lpiz, pluma o el bolgrafo.
El microfilm consiste en la reduccin de fotografas, tiene un uso garantizado en el
archivo, ya que soluciona uno de los problemas al posibilitar la reduccin del volumen
documental y, por tanto una notable ganancia de espacio, podemos considerar como un
soporte de sustitucin, esta tecnologa en algn momento caus daos irreversibles
llevados por sus autores, con la destruccin sistemtica de la documentacin original,
pensando que la informacin quedaba preservada y fcil de almacenar y del poco
espacio que ocupa, olvidndose de criterios archivsticos como el valor de los
documentos, cabe sealar que este error solo se cometi en los archivos histricos, con
frecuencia en fondos administrativos y sobre todo con los archivos de historias clnicas,
afortunadamente la cordura ha hecho el microfilm cumple en el archivo una doble
funcin conservadora y difusin de la informacin. Los antecedentes de microfilm se
remontan al siglo XIII y para la archivstica aparece en la segunda mitad de este siglo
como una tecnologa militar que permite la reduccin del documento para facilitar su
traslado y ocultacin, a partir de los aos 50 aumenta la utilizacin de microfilm en los
archivos administrativos como en archivos histricos. A pesar de las ventajas el
microfilm no abandon la investigacin en este terreno de aumentar a un ms la
capacidad de almacenaje, por la aparicin en los aos 60 de ultra ficha, que reduce la
imagen hasta el punto de que en un nico soporte llega a contener 1245 pginas, no
obstante el microfilm tiene muy difcil su predominio como complemento del papel en el
mundo de los archivos, ya que en un futuro prximo tendr que convivir con los
soportes pticos mejorando la calidad de reproduccin del documento y la aceleracin
de los procesos de bsqueda.
4.- Seale la importancia del microfilm en el archivo.
Es importante por los siguientes motivos:
- Es un nuevo de sistema de archivo, gestin, conservacin y difusin de informacin, es
un material sinttico muy resistente, durable y de alta calidad se puede aplicar a
documentos de todo tipo especialmente a los archivos histricos, sera (o es)
importante por que aportara lo siguiente:
- Ahorro de espacio
- Ahorro de elementos de archivo (armario, estanteras, carpeta etc)
- Acceso y localizacin rpida
- Seguridad, ms sencillo y econmico asegurar la documentacin contra robos,
incendios etc.
- Seguridad en la conservacin de la informacin, ya que son inadulterables, no se
puede modificar la informacin y no son inflamables como el papel.
- Ms fcil y econmico de distribuir y de reproducir y de duracin de 500 aos.
5.- Describa las ventajas y desventajas del CD-ROM y el videodisco como soportes pticos
utilizados en archivsticas.
- Este disco ptico en los archivos, puede ocupar un papel fundamental en funciones
secundarias, pero no en el almacenamiento de documentos primarios, como disco
ptico necesita para su lectura: un ordenador, un lector de CD-ROM externo incluido en
el equipo base, monitor, un ratn y un modem, no se trata de un hardware, y el disco va
incluido en el disco ptico, elementos adecuados para el archivo. Asimismo, hay que
destacar algunos inconvenientes:
 - No es regradable, es decir, los datos almacenados no se pueden borrar
- Su proceso de grabacin industrial exige un complicado hardware cuya compra no se
justifica en un archivo.
- No es adecuado para almacenar imagen animado, aunque la imagen no es informacin
mayoritaria en los archivos.
En conclusin, podemos afirmar que CD-ROM no es el soporte ptico ideal para el
almacenamiento de imgenes en un archivo, pero puede ser un soporte til para
almacenar los instrumentos de descripcin de este. El video disco ocupa un papel
destacado, es servir de complemento a otros soportes pticos ms aceptables para el
archivo, desempea este papel de dos formas.
- Copia de seguridad y como difusor de la informacin, ventajas que ofrece; es
inalterable y de muy fcil de consulta y el costo es menor, ya que lo nico que
necesitamos es un lector.
6.- Qu necesitamos para automatizar un archivo con imgenes?
- Debemos considerar dos reas: La legislacin del archivo los usuarios y la
automatizacin del fondo reas que estn relacionados a travs de una red informtica
que es la Internet, en ambos casos se necesitan que los ordenadores soporten
imgenes, esto determina las caractersticas de los diferentes elementos como:
CPU, este ordenador es como el corazn por tanto es indispensable e insustituible, para
la mejora de otros componentes caso contrario el trabajo se realizar con lentitud y esto
hace obsoleto un proyecto, PANTALLA, ha de soportar sper VGA, es adecuado contar
con un monitor de19 pulgadas, ya que el objetivo es ver el documento como fuera
original, en ningn caso menor a 14 pulgadas, TECLADO, se puede considerar el ms
barato. RATON, es indispensable por nos permite el movimiento por la pantalla puesto
que es ms veloz que las fechas, IMPRESORA, considerar con las caractersticas de
velocidad, color y tecnologa lser, MODEM, es un elemento imprescindible y ser ms
utilizado en la gestin del archivo que en otras funciones y el SERVIDOR, este elemento
acta como distribuidor de la informacin o elemento de conexin de los distintos
componentes y es indispensable en los proyectos en tratamiento de imgenes sus
funciones son: La velocidad de acceso a los datos Coordina la distribucin de funciones
como acceso restringido.
7.- Las caractersticas generales de los discos pticos son:
- Necesitan un intermediario para lectura y escritura
- Son fciles de transportar y almacenar por su tamao
- Permite almacenar mayor nmero de datos en menor espacio
- En trminos de conservacin son de plstico, duros y resistentes, soportan golpes no
les afecta el polvo y son resistentes a los agentes orgnicos.
- Admiten informacin digitalizada, lo que resulta de gran utilidad a los fondos
archivsticos.
- Puede parecer un soporte caro, segn los precios del mercado, es, en proporcin con el
nmero de datos almacenados, es ms barato, las ventajas que ofrece como el ahorro
de espacio y conservacin.
- Los discos pticos permiten una gran versatilidad en funcin del destino que van a
tener en el archivo y en el correspondiente proyecto.
8.- Detalle los factores que han propiciado el uso de soportes pticos en los archivos.
Precio, Este se debe a la dura competencia de las empresas dedicadas a las tecnologas
informticas, resultando un descenso en las mrgenes de ganancias esto a favorecido
que centros conservadores como el archivo tomen la decisin de adaptarse a las nuevas
tecnologas.
Trabajos de descripcin, se ha podido observar como el usuario a aumentado en
nmeros y en sus necesidades que son distintas, esto conlleva la exigencia de un
desarrollo en los niveles de descripcin de los fondos documentales que el usuario
consulta con frecuencia, este aumento lleva a la necesidad de un aumento de personal,
la administracin pblica tampoco es ajeno a los cambios de talento en los archivos, ya
que tiene la necesidad de ofrecer mejor servicio en estos centros, el resultado de esta
poltica es el aumento de proyectos de piloto en la automatizacin de los archivos.
Capacidad de los soportes, es la capacidad y velocidad ambos son fundamentales para
el archivo, si bien es cierto que no han sido as, ya que han existido un buen nmero de
situaciones distintas, como distintos son los archivos.
9.- Mencione las diferencias entre un proceso de grabacin y otro de compactacin.
- Grabacin, este sistema es determinante para su implementacin en el archivo,
encontramos 2 sistemas posibles:
- Raya lser, sistema que se utiliza para el disco WORM, consiste en atravesar la capa
blanca del disco, una vez culminado este proceso el resultado es irreversible, sobres
este tipo de soporte no se puede reescribirse, cabezal magntico, nos referimos al
sistema de escritura que se aplican en los discos magntico-ptico, tambin se
compone de rayo lser y cabezal magntico, proceso que se realiza a travs del cambio
de polarizacin, la ventaja que ofrece este sistema es el hecho de que la polarizacin de
determinados puntos del disco no es irreversible.
Compactacin, en el caso de archivo por la cantidad de documentos e informacin
almacenada es preciso digitalizar imgenes, para su visualizacin para ello resulta
conveniente la aplicacin de Software de comprensin de datos, que tiene la misin de
multiplicar la capacidad de los discos utilizados, comprimir los datos supone ocupar
menos espacios en el disco, el proceso de comprensin ms frecuente es: El Huffman,
Aritmtica y el Lempel Ziv.
10.- Explique la relacin de capacidad y velocidad en las imgenes.
- Estos parmetro se aplican considerando tipo de documentos son los mayoritarios en
un proyecto escritos y figurativos, en un documento mecanografiado cada letra es un
bite el proceso de comprensin nos reducen el interlineado en blanco y los espacios en
cambio un documento histrico que se produce en distinto tonos de grises, supone un
aumento en la memoria utilizada, este ser a un mayor si necesitamos almacenar
imgenes en color.
Una imagen emplea aproximadamente de 1.3 a 1.5 Mb, lo que es igual, 1,500 Kb;
empleado el sistema de comprensin la imagen se reduce a 300 Kb.
Con esta relacin, 8.600.000 documentos ocuparan 200 Gigabytes por tanto debemos
entender que 86.000.000 de pginas, documentos citados ocuparan 30 Terabytes, lo
que es igual, 30 billones de bytes, en conclusin nos harn falta 50.000 discos pticos,
para pasar toda la documentacin a soporte ptico, lo que nos sugiere dos cuestiones:
 Las cantidades estudiadas son tericas y generalistas lo que en un archivo no es
aceptable.
Este resultado terico nos sirve para entender que, en actual momento es imposible la
digitacin total de un archivo por dos motivos:
- Los tiempos de recuperacin seran muy largos en un volumen de discs como el
citado
- La infraestructura informtica sera excesiva y su precio muy elevado.
11.- Cmo es el proceso de captura de imgenes fijas?
La captura de imgenes tiene dos funciones, la primera proporciona una copia idntica
al original y el segundo la posibilidad de manipular la imagen por medio de procesos
informticos, se trata de convertir una imagen analgica a una imagen digital, veamos
que son ambos tipos de imgenes y su posible transformacin de la primera y en la
segunda hay:
Imagen analgica.- Es aquella que nos permite realizar los cambios como aumentar la
luminosidad, guardar el color, el brillo o el contraste.
Imagen digital.- Es aquella que nos permite a parte de los anteriores utilizar el Zoom,
cambiar los parmetros de grises hasta eliminar y convertir un negativo a positivo, o
sea colores al antojo del usuario con la posibilidad de regresar al estado original del
imagen, incluso despus de haber eliminado parte del documento, todas estas ventajas
se realiza mediante la digitalizacin.
12.- Indique la metodologa de automatizacin con imgenes fijas.
- Inicialmente el proyecto de automatizacin de un fondo solo se har, una parte
pequea y localizado del fondo general, la parte ms consultada, parte que estn bien
descritas y la que est en peligro por el mal estado de conservacin y despus se debe
analizar con qu medios contamos, este puede ser determinante para escoger entre las
futuras ofertas; contar con el personal experto en materia de archivo, infraestructura de
Hardware y Software y personal capacitado en informtica y con los recursos escasos
con que cuenta el archivo har necesario el concurso de equipos fuera del archivo que
desarrollen el proyecto; con dos circunstancias fundamentales:
El proyecto lo realizar personal especializado que ser el 50% del propio archivo y el
otro 50 % de fuera.
El proyecto se desarrollar el 100% con personal forneo y solo el supervisor ser del
archivo, siempre se plantear los objetivos a los especialistas forneos, el archivo
realiza la oferta del proyecto con los objetivos mnimos, y las empresas compiten por
darle respuesta, el archivo exigir sus necesidades particulares veamos los objetivos
bsicos de un proyecto:
La captura de los documentos del archivo por motivos de seguridad. Los equipos no se
comprarn. Se debe analizar el tamao predominante de los documentos y las
excepciones por grupos y porcentajes para adaptar los equipos. Hay que analizar el
porcentaje de imgenes en color y en blanco y negro para adaptar los equipos. Analizar
al detalle la calidad en la produccin. Valorar la necesidad de copias en papel. La
recuperacin de la imagen no ha de sobrepasar los diez segundos. Ver si la base de
datos textual ha de ser bilinge o multilinge. Decidir qu sistema operativo es el ms
adecuado. Una vez que los archivos ha aprobado el proyecto se enviar a las empresas
para comparar los precios y servicios, finalmente el archivo ha de valorar los proyectos
de las empresas y realizar un anlisis de costes y viabilidad, como hara cualquier
 empresa privada, cabe precisar lamentablemente en estos casos lo ms caro es lo
mejor.
13.- Analice el futuro de las nuevas tecnologas en los archivos.
- Las nuevas tecnologas que pronto entraran en el uso son:
-Hipertexto.- consiste en relacionar los documentos primarios secundarios por tanto la
informacin se puede encontrar a travs de nodos u objetos predefinidos, estableciendo
unas conexiones o Link que nos da la posibilidad de navegar libremente, aplicando un
lenguaje natural y no lineal, como viene siendo tradicional.
- Multimedia.- consiste en la utilizacin de todos media a nuestro alcance como, la no
distincin de soportes y la utilizacin de imgenes, sonido, o cualquier forma de
representacin, la evolucin de estos nuevos conceptos en los archivos es una realidad
que fomenta el acceso a la documentacin en lenguaje natural.
- Hipermedia.- actualmente los avances en el software convencional a permitido incluir
algunas caractersticas hipermedia en base de datos para IBM, el desarrollo de Windows,
actualmente an es difcil encontrar aplicacin hipermedia, para los archivos.
- Internet.- es una red de redes con miles de ordenadores conectados y un nmero
incalculable de usuarios, los servicios que mejor puede ofrecer al archivo son; La
capacidad informativa y el intercambio de informacin esto se obtiene a travs de dos
puntos:
Correo electrnico E-mail permite al archivero y al usuario estar conectado con todos
los interesados que deseen acceso a la informacin, es como gua constantemente
actualizado, accesibles a instrumentos de descripcin como catlogos o imgenes los
cuales pueden ser consultados desde cualquier parte.
- Realidad virtual.- esta tecnologa cumple con dos criterios fundamentales en el archivo
que es la conservacin y difusin de informacin, esta realidad virtual forma parte de
nuestro presente solo falta su espacio en el archivo.
14.- Qu son los sistemas de informacin histrica (SIH)?
- Son un nuevo concepto en la organizacin del trabajo histrico que lentamente est
tomando como puente entre las labores de los archiveros e historiadores, su objetivo es
integrar en un mismo sistema de datos, para facilitar un trabajo histrico ms
acumulativo.
Son el resultado lgico de la informtica en las ciencias histricas, en los ltimos aos la
utilizacin del ordenador a superado el mundo de la tecnologa y la administracin
pblica para entrar en la investigacin en ciencias humanas y sociales, el ordenador se
ha convertido en una herramienta de productividad como en una metfora que nos
permite comprender mejor al hombre y la sociedad como procesadores de informacin,
hoy el ordenador es mucho ms de lo que era hace 20 aos atrs, actualmente la
informacin se caracteriza por su uso en todos los aspectos de la vida social, cada vez
ms integrado en la interconexin con sistemas de otras organizaciones. Por todo ello
los Sistemas de Informacin Histrica, puede servir como punto de encuentro para los
nuevos archiveros, historiadores y otros expertos en documentacin automatizada. Por
su parte el informtico, ve ms rentable dedicar sus esfuerzos a otros campos cientficos
y econmicos no precisamente relacionado con el estudio del pasado. La constitucin de
esta nueva plataforma de investigacin histrica necesita del concurso de las ciencias
de documentacin, la creacin de base de datos debe incorporar el enorme patrimonio
de saber por los archiveros, documentalistas, bibliotecarios y bibliogrficos, e
 informticos de archiveros, su objetivo organizacin, preservar y deslindar con cuidado
arqueolgico, de documentalista, tcnicas de tratamiento documental ligados a la
investigacin histrica, en definitiva los SIH, pretenden ser una solucin integradora
una especie de interfaz meramente archivstico, que ayude optimizar el flujo de la
informacin en el campo de ciencias sociales y humanas.
15.- Exponga la relacin entre el archivo histrico y los sistemas de informacin histrica.
- Los archivos histricos son las que conservan la documentacin en forma permanente
por su valor informativo, histrico y cultural, al servicio de la investigacin, son memoria
colectiva de una nacin, regin o localidad su misin es salvaguardar y difundir el
patrimonio documental. En definitiva los sistemas de informacin histrica y su
aplicacin de las nuevas tecnologas a la investigacin histrica no solo favorecen la
creacin de unos productos informativos como son los base de datos histricas y su
desarrollo telemtico, si no tambin asegura el correcto flujo de informacin para la
historia, de esta manera se puede y debe profundizar en la documentacin, sin presidir
de la organizacin del documento y de las aportaciones que realizan las ciencias de la
documentacin. Cabe sealar que esta relacin ofrece muchas ventajas como el acceso
a la informacin requerida con rapidez, las series y sub series de fondo documental y
actualizacin de informacin en base de datos para atender al usuario.
16.- Detalle las funciones de un archivo.
- Controlar el ingreso de los documentos
- clasificar los documentos
- Conservar los documentos adecuadamente
- mantener ordenado los documentos
- constituir un centro activo de informacin
- cumplir las disposiciones legales
17.- Referente al ciclo de vida del documento, describa los estados o edades pertinentes.
- La fase de formacin (1ra. edad) corresponde a la gnesis del documento por la oficina
productora, en esta fase los documentos son consultados con mayor frecuencia, sin
embargo el papel del archivero se reduce, por qu es archivo de oficina o gestin.
- La fase intermedia (2da. edad) fase en la que el documento ha sido terminado su
gestin o trmite pero mantiene un valor administrativo o jurdico y es, conservado en
el archivo administrativo, tambin llamado central, donde se realiza el proceso de
evaluacin, seleccin y expurgo y la consulta de esta documentacin es poco frecuente.
- La fase histrica (3ra edad) en esta fase se encuentran aquellos documentos que son
considerados como permanentes o histricos, documentos que por su valor no sern
jams eliminados, por qu es til para la investigacin y los que carecen de valor
abandona.
18.- Por qu se considera a la archivstica como una disciplina?
-Por que estudia la naturaleza de los archivos, la implementacin, organizacin,
administracin, conservacin y restauracin de los documentos y los medios para su
utilizacin.
- La archivstica aplica una tcnica para llevar a efecto sus funciones esenciales:
recoger, custodiar y servir. Asimismo, la archivstica, es una ciencia con personalidad
 propia que posee una mentalidad renacentista, no se auto limita ni tiende a la
superespecializacin, s no que est abierta a la utilizacin de otras ciencias.
19.- El proceso de gestin de un documento implica:
- Un sistema de clasificacin y codificacin de documentos
- Un sistema de control del ciclo de vida de los documentos.
- Un sistema de descripcin de los documentos.
20.- Seale las etapas del proceso concreto que sigue un documento en un archivo.
- Ingreso, un documento puede ingresar en un archivo de diversas maneras; por
donacin compra transferencia o remisin desde un archivo activo, la transferencia es
un proceso archivstico que consiste en la transmisin de documentos de un depsito o
de gestin a un nuevo depsito, es importante planificar los plazos de traslado de
manera que el trabajo de evaluacin, organizacin, expurgo y descripcin se realice en
el tiempo de cada envo, para ello se establecer un calendario de transferencia con las
oficinas productoras, el registro es el nico documento que, comprueba que la
documentacin llega en condiciones de ser archivada y es tambin testigo de que la
documentacin ha sido depositada.
- Evaluacin y seleccin, en esta fase el archivero evala, selecciona y determina
preservas todo aquellos que por razones legales o por sus posibilidades -cientfico-
tcnico merezcan ser conservados y los no proporcionan informacin ser eliminados, la
evaluacin suele ser facilitado por la agencia de origen como:
- El periodo de retencin Las recomendaciones sobre el valor testimonial Loa
requisitos para su destruccin.
- Circulacin, se considera en el archivo al prstamo a las personas que solicitan para
peritos, certificaciones, restauracin o limpieza en centros externos o para los eventos
culturales, al programa de automatizacin debe controlar el proceso de prstamo,
peticin, entrega vencimiento y reclamo de devolucin.
- El expurgo, consiste en la eliminacin de los documentos no permanentes cuyo plazo
de retencin a expirado, el control de automatizado del expurgo supone el control de
los documentos a nivel de serie e individual, tambin tiene que facilitar los avisos
previos de cumplimiento de plazo, asimismo, debe existir un registro de los
documentos expurgados as como la acta de incineracin.
- Control y reproduccin y cambio de soporte, controla el proceso de reproduccin,
incluso el traslado de soporte, tarea cada vez ms importante en los archivos, este
modelo es criterio en el caso del archivo ptico de imgenes y en el mantenimiento de
ficheros electrnicos.
- Control de preservacin de originales, asegura el control de estado de los documentos
con el consiguiente calendario de examen e intervencin.