Anda di halaman 1dari 52

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERUSAHAAN MANUFAKTUR

OLEH :

KELOMPOK 5 (MAKSI 1):

1. NUR ACHRIATY ACHMAR (0012 04 21 2016)

2. INDAH RAMADHANI AMIR (0023 04 21 2016)


3. SADDAN HUSAIN (0024 04 21 2016)

PASCASARJANA

UNIVERSITAS MUSLIM INDONESIA

PROGRAM STUDI MAGISTER AKUNTANSI

MAKASSAR

2017
KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan
rahmat serta karunia-Nya kepada kami sehingga kami berhasil menyelesaikan makalah ini
dengan judul Sistem Informasi Akuntansi Perusahaan Manufaktur.
Diharapkan makalah ini dapat memberikan informasi kepada pembaca makalah ini.
Kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu kritik dan
saran dari semua pihak yang bersifat membangun selalu kami harapkan demi kesempurnaan
makalah ini.
Akhir kata, kami sampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah berperan serta
dalam penyusunan makalah ini dari awal sampai akhir. Semoga Tuhan-YME senantiasa
meridhai segala usaha kita. Amin.

Makassar, 16 April 2017

Penyusun
BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pada era informasi dan globalisasi menyebabkan lingkungan bisnis mengalami


perubahan yang sangat pesat dengan tingkat persaingan ketat. Oleh karena itu perusahaan-
perusahaan dituntut untuk melakukan kegiatan operasionalnya secara efektif dan efisien
umtuk mempertahankan eksistensinya, sehingga dapat membantu manajer dalam
pengambilan keputusan. Informasi yang berkualitas yaitu informasi yang akurat, relevan,
dan tepat waktu sehingga keputusan bisnis yang tepat dapat dibuat yang disesuaikan dengan
sistem informasi yang diterapkan di masing-masing perusahaan.

Setiap perusahaan baik itu perusahaan dagang, manufaktur ataupun perusahaan


jasa,selalu menjalankan aktivitas yang beragam. Untuk dapat menjalankan aktivitas
perusahaan khususnya yang berkaitan dengan kegiatan akuntansi, perusahaan membutuhkan
suatu sistem, seperti sistem informasi akuntansi sebagai penyedia informasi keuangan dalam
pengambilan keputusan.

Perusahaan pada umumnya membutuhkan sistem yang baik untuk mengelola


usahanya, karena dengan adanya sistem yang baik maka perusahaan akan berjalan dengan
lancar serta dapat memperoleh informasi yang tepat dan handal. Dalam sistem informasi
akuntansi terdapat beberapa komponen-komponen yang harus dipenuhi oleh pihak yang
menjalankannya. Menurut Romney dan Steinbart (2006:3) komponen tersebut terdiri dari (1)
Orang-orang, (2) Prosedur-prosedur, , (3) Data, (4) Software (5) Infrastruktur teknologi
informasi. Sistem informasi akuntansi dapat dikatakan telah memadai jika seluruh komponen
sistem tersebut telah terpenuhi.

B. Rumusan Masalah
1) Apa pengertian Sistem Informasi Akuntansi?
2) Bagaimana Sistem Informasi Akuntansi pada perusahaan manufaktur?
C. Tujuan Penulisan
1) Menjelaskan pengertian Sistem Informasi Akuntansi.
2) Mengetahui Bagaimana Sistem Informasi Akuntansi pada perusahaan manufaktur.

BAB II
PEMBAHASAN

1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

A. Pengertian Sistem

Mulyadi (2001: 2) menyatakan bahwa sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur
yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, berfungsi bersama-sama untuk mencapai
tujuan tertentu. Bodnar dan Hopwood (1995: 1) sistem adalah kumpulan sumber daya yang
berhubungan dalam mencapai tujuan tertentu. Begitu pula dengan Wilkinson dan Cerullo
(2000: 6) menyatakan system is a unified group of interacting parts that function
together to achieve its purpose.

Dari definisi tersebut dapat dirinci bahwa:

1) Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur,


2) Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan,
3) Unsur sistem tersebut bekerja sama mencapai tujuan sistem, dan
4) Suatu sistem merupakan bagian dari sistem yang lebih besar.
Suatu sistem mempunyai karakteristik tersendiri. Karakteristik sistem sebagai berikut.

1) Mempunyai komponen sistem.


2) Mempunyai batas sistem.
3) Mempunyai lingkungan luar sistem.
4) Adanya penghubung sistem.
5) Adanya masukan (input) sistem.
6) Adanya keluaran (output) sistem.
7) Adanya pengolah (process) sistem.
8) Mempunyai tujuan dan sasaran sistem.

Dalam arti luas ungkapan sistem ternyata telah disamakan maknanya dengan ungkapan
cara. Sehingga kita akan dapat membaca rangkaian kata seperti: sistem penilaian, system
pengawalan, sistem perwasitan, dan lainnya. Pada dasarnya sesuatu dapat disebut sistem
apabila memenuhi dua syarat . Pertama adalah memiliki bagian-bagian yang saling
berinteraksi dengan maksud untuk mencapai tujuan tertentu. Bagian-bagian itu disebut
subsistem atau ada pula yang menyebutnya sebagai prosedur.
Agar sistem dapat berfungsi secara efisien dan efektif, subsistem-subsistem atau
prosedur-prosedur itu harus saling berinteraksi antar satu dengan lainnya. Interaksi ini bisa
tercapai terutama melalui komunikasi informasi yang relevan antar subsistem. Namun
demikian, biasanya antara subsistem dengan subsistem lainnya tidak dapat dilihat garis
pemisahnya secara tegas, karena interaksi yang terjalin anatara subsistem itu demikian
kuatnya dan acapkali saling bertumpang tindih.

B. Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi disebut juga processing systems atau information processing


systems dapat menghasilkan informasi yang sangat penting bagi manajemen untuk
pengambilan keputusan. Menurut Gellinas, Oran, dan Wiggins (1990: 11), information
System is a man made system that generally consists of an integrated set of computer-based
and manual component established to collect, store and package data and to provide output
information to users.

Moscove et al. (1999: 6) menyebutkan definisi sistem informasi sebagai an


Information System is a set of interrelated subsystem that work together to collect, process,
store, transform and distribute information for planning, decision making and control. Sistem
informasi ini akan digunakan pihak manajemen dalam pengelolaan perusahaan.

Informasi mempunyai nilai penting bagi perusahaan karena digunakan dalam setiap
pengambilan keputusan. Kualitas informasi dari suatu informasi (quality of information)
menurut Jogiyanto (1989: 30) tergantung dari tiga hal, sebagai berikut.

1) Akurat
Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias. Akurat juga
berarti informasi harus jelas menjelaskan maksudnya. Informasi harus akurat karena
sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan
(noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.
2) Tepat Waktu
Berarti informasi yang datang pada penerima harus tepat waktu atau tidak boleh
terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi
tersebut tidak dapat dijadikan landasan di dalam pengambilan keputusan.
3) Relevan
Berarti informasi tersebut mempunyai nilai manfaat untuk pemakai.
C. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

AIS is a unified structure within in entity, such as a business firm, that employs
physical resources and other components to transform economic data into accounting
information, with the purpose of satisfying the information needs of a variety of users
(Willkinson dan Cerullo, 2000: 7).

Menurut Bodnar dan Hopwood (1995: 10), SIA adalah kumpulan sumberdaya seperti
manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi. Informasi yang
dihasilkan dikomunikasikan kepada para pengambil keputusan dimana untuk mewujudkan
perubahan ini dapat dilakukan secara manual dan terkomputerisasi.

Dua kelompok utama pemakai informasi yang dihasilkan oleh SIA adalah pihak intern
dan pihak ekstern organisasi. Pihak intern organisasi adalah manajer organisasi tersebut, yang
memerlukan informasi yang berbeda-beda tergantung pada tingkat posisi mereka dalam
organisasi atau tergantung pada fungsi-fungsi tertentu yang mereka lakukan. Manajer tingkat
atas menggunakan informasi yang berhubungan dengan perencanaan dengan perencanaan
dan pengendalian strategi jangka panjang dan umumnya informasinya bersifat singkat dan
jelas. Manajer tingkat menengah yang memerlukan informasi yang lebih rinci dibanding
manajer tingkat atas. Manajer tingkat bawah menggunakan informasi untuk kegiatan
operasional organisasi dan membutuhkan informasi yang lebih rinci.

Pihak ekstern organisasi meliputi pemegang saham, investor, kreditur, pemerintah,


supplier, customer, serikat kerja, dan masyarakat umum. Informasi yang dibutuhkan juga
bermacam-macam. Pihak ini membutuhkan informasi yang berbentuk laporan keuangan
untuk mengevaluasi kinerja organisasi dimasa lalu, memprediksi kinerja di masa yang akan
datang, dan memperoleh informasi lain-lain tentang keadaan organisasi.

Bodnar dan Hopwood (2003: 5) juga menyatakan bila ditinjau dari sudut pandang
organisasi, maka dapat dibedakan menjadi dua kelompok besar informasi akuntansi, yaitu
mandatory dan discretionary. Contoh informasi mandatory adalah pelaporan pajak
penghasilan kepada pemerintah, pelaporan ini terikat oleh peraturan yang ada, sehingga
pertimbangan utama dalam menghasilkan informasi ini adalah dengan meminimumkan
biaya dan memperhatikan apakah penentuan standar keandalan dan kemanfaatan serta
pemenuhan berbagai peraturan yang ada telah terpenuhi. Informasi discretionary banyak
digunakan pihak intern organisasi. Contohnya adalah sistem penggajian, sistem akuntansi
pertanggungjawaban dan laporan spesifik manajemen. Discretionary bersifat bebas sehingga
pertimbangan utama dalam menghasilkan informasi ini adalah manfaat yang dicapai melebihi
biaya untuk menghasilkannya

D. Ruang Lingkup Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Harnanto (1987: 45-47) penyajian informasi yang dihasilkan dari mekanisme
sistem dan prosedur akuntansi memberikan ruang lingkup sistem dan prosedur akuntansi
meliputi hal-hal sebagai berikut.

1) Sistem dan Prosedur Akuntansi Pokok.


Sistem dan prosedur akuntansi pokok yaitu sistem dan prosedur akuntansi
yang ditujukan untuk menghasilkan informasi yang bersifat umum (Neraca, Laporan
Perhitungan Rugi-Laba, dan Laporan Perubahan Posisi Keuangan). Sistem dan
prosedur akuntansi yang pokok tidak banyak dipengaruhi oleh sifat dan jenis usaha
perusahaan. Perusahaan yang manapun tidak mungkin dapat menghindar dari
penyelenggaraan sistem dan prosedur akuntansi yang pokok, sebagai berikut.
a) Klasifikasi rekening-rekening pembukuan, yaitu penggolongan rekening-rekening
ke dalam dua kelompok rekening yang terdiri dari rekening-rekening neraca
dan rekening-rekening rugi-laba.
b) Buku besar, yaitu kumpulan rekening-rekening pembukuan baik rekening-
rekening yang akan disajikan dalam laporan keuangan atau rekening buku besar,
maupun rekening-rekening yang digunakan untuk mencatat perincian informasi
yang terdapatdalam rekeningrekening buku besar atau rekening-rekening
buku besar pembantu.
c) Buku Jurnal, yaitu catatan pertama atas transaksi-transaksi yang terjadi (Books of
original entries).
d) Formulir-formulir sebagai bukti dan dokumen pendukung transaksi. Jenis dan
jumlahnya, prosedur dan proses pembuatannya yang dilakukan dalam rangka
pelaksanaan tergantung pada fungsi-fungsi pokok dalam perusahaan.

2) Sistem dan Prosedur Akuntansi Pendukung


Sistem dan Prosedur Akuntansi Pendukung yaitu sistem dan prosedur
akuntansi yang diselenggarakan dalam pengelolaan dan pelaksanaan fungsi-fungsi
pokok perusahaan. Sifat dan ruang lingkup sistem dan prosedur akuntansi pendukung,
memiliki perbedaan antara perusahaan satu dengan perusahaan yang lain.

Pada perusahaan jasa disamping sistem dan prosedur akuntansi pokok,


diperlukan sistem dan prosedur akuntansi pendukung untuk fungsi-fungsi pokok yang
terdiri dari:

a) sistem dan prosedur penjualan dan penerimaan kas,


b) sistem dan prosedur pencatatan waktu kerja, penggajian, dan pengeluaran kas.
Pada perusahaan dagang disamping sistem dan prosedur akuntansi pokok,
diperlukan sistem dan prosedur akuntansi pendukung untuk fungsi-fungsi pokoknya
yang terdiri dari:

a) sistem dan prosedur penjualan dan penerimaan kas,


b) sistem dan prosedur pembelian dan pengeluaran kas, dan
c) sistem dan prosedur pencatatan waktu kerja dan penggajian.
Pada perusahaan manufaktur disamping sistem dan prosedur akuntansi
pokok, diperlukan sistem dan prosedur akuntansi pendukung untuk fungsi-fungsi
pokoknya yang terdiri dari:

a) Sistem dan prosedur penjualan dan penerimaan kas,


b) Sistem dan prosedur pembelian dan pengeluaran kas,
c) Sistem dan prosedur pencatatan waktu kerja dan penggajian, dan
d) Sistem dan prosedur produksi dan akuntansi biaya.

E. Penyusunan Sistem Informasi Akuntansi

Baridwan (2009:9-11) mengungkapkan langkah-langkah dalam penyusunan sistem


informasi akuntansi (disebut juga system life cycle) terdiri dari:

1) Analisa sistem yang ada.


Langkah ini dimaksudkan untuk mengetahui kebaikan dan kelemahan sistem yang
berlaku. Dalam prakteknya, analisa sistem ini dilakukan dengan mengadakan penelitian
(survey).
2) Merencanakan sistem akuntansi (system design).
Langkah ini merupakan pekerjaan menyusun sistem yang baru, atau mengubah
sistem lama agar kelemahan-kelemahan yang ada dapat dikurangi atau ditiadakan.
3) Penerapan sistem akuntansi.
Langkah ini adalah menerapkan sistem akuntansi yang disusun untuk
menggantikan sistem lama. Sebaiknya sistem baru ini dimulai penggunaannya pada awal
periode akuntansi, hali ini dilakukan untuk mengurangi beban pekerjaan yang timbul
karena perubahan-perubahan yang akan mempengaruhi prosedur-prosedur baru ditengah-
tengah periode.
4) Pengawasan sistem baru.
Langkah ini adalah untuk mengawasi penerapan sistem baru, yaitu mengecek
apakah sistem baru itu dapat berfungsi. Apabila ada kesalahan-kesalahan, maka selama
masa pengawasan itu perlu dilakukan perbaikan-perbaikan.
Sistem informasi akuntansi harus mengikuti perkembangan kebutuhan informasi
yang berjalan sesuai dengan berkembangnya perusahaan dan perkembangan teknologi
(terutama alat-alat untuk memproses data). Untuk itu diperlukan penyusunan kembali
sistem yang baru.

5) Peranan Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Bodnar dan Hopwood (2000:2), Pengguna informasi akuntansi dibagi


menjadi 2 (dua) kelompok yaitu pemakai internal, terutama para manajer yang memanfaatkan
informasi akuntansi sebagai dasar pengambilan keputusan yang tepat, sedangkan pemakai
eksternal meliputi pemegang saham, kreditor,investor, pemerintah, pemasok, pesaing serikat
kerja dan masyarakat secara keseluruhan.

Setiap pimpinan perusahaan bertanggung jawab penuh atas badan usaha yang
dipimpinnya, baik pada badan usaha yang besar ataupun badan usaha kecil. Pada perusahaan
berskala kecil, seorang pemimpin memiliki wewenang untuk mengawasi secara langsung
aktivitas kinerja setiap departemen atau divisi yang dipimpinnya. Sedangkan pada perusahaan
besar, seorang pimpinan akan mengalami kesulitan untuk mengetahui keadaan setiap divisi
diperusahaannya secara langsung. Untuk mengatasi masalah tersebut, dilakukan
pendelegasian tugas dan wewenang. Sebagai alat bantu bagi pimpinan perusahaan untuk
melakukan pengawasan diperlukan adanya sistem informasi akuntansi yang telah
direncanakan dan dirancang dengan baik.
Menurut Romney dan Steibert (2004:17) menyatakan bahwa sistem informasi
akuntansi suatu organisasi mengadopsi dam mempertahankan posisistrategis. Mencapai
kesesuaian yang baik antar aktivitas membutuhkan pengumpulan data tiap aktivitas. Hal lain
yang penting adalah sistem informasiharus mengumpulkan dan mengintergrasikan baik data
keuangan maupun nonkeuangan dari aktivitas-aktivitas organisasi.

Menurut Krismiaji (2005:37) menyatakan bahwa sebuah sistem informasi akuntansi


memainkan 3 (tiga) peranan penting dalam sebuah organisasi yaitu :

a) Mengumpulkan dan menyimpan data tentang organisasi.


b) Memproses data untuk menghasilkan informasi yang bermanfaat bagipembuatan
keputusan.
c) Menyelenggarakan prosedur pengendalian intern untuk menjamin daya andal
informasi yang dihasilkan dan untuk menjaga aktiva organisasi.
Peranan sistem informasi akuntansi disini sangat dibutuhkan untuk membantu
pimpinan dalam pengendalian operasional perusahaan, sistem di sini harus dapat memenuhi
standar akuntansi yang berlaku di Indonesia. Bila sistem yang dijalankan oleh perusahaan
tersebut tidak mungkin dapat melaksanakan operasional perusahaan dengan baik bila sistem
sudah disusun dengan baik dansesuai, maka prosedur dapat dijalankan dengan mudah,
sehingga tujuan dasar atauutama dari suatu perusahaan atau organisasi dapat tercapai, karena
sistem yangbaik tidak akan memberikan peluang kepada pihak-pihak tertentu untuk
melakukan penyusunan Sistem Informasi Akuntansi.

Menurut Bastian & Soepriyanto (2003:12) dalam penyusunan sistem informasi


akuntansi, ada 3 (tiga) faktor pentingyang perlu dipertimbangkan, antara lain :

a) Waktu
Sistem informasi akuntansi harus mampu menyediakan informasi yang
diperlukan secara cepat dan tepat waktu dalam memenuhi kebutuhan dengankualitas
yang memadai.
b) Aman
Sistem informasi akuntansi harus dapat membantu suatu organisasi
atauperusahaan dalam menjaga keamanan harta milik perusahaan dengan memakai
prinsip-prinsip pengendalian intern.
c) Biaya
Cost dan benefit harus dipertimbangkan dalam menghasilkan suatu
informasi,biaya harus dikeluarkan dan ditekan sedemikian rupa hingga mencapai
biaya minimum atau relatif tidak mahal.

2. Sistem Informasi Akuntansi pada Perusahaan Manufaktur

Sistem Informasi Akuntansi meliputi berbagai aktivitas yang berkaitan dengan siklus-
siklus pemrosesan transaksi perusahaan. Meskipun tidak ada dua organisasi yang identik,
tetapi sebagian besar mengalami jenis kejadian ekonomi yang serupa. Kejadian kejadian ini
menghasilkan transaksi transaksi yang dapat dikelompokan menjadi empat siklus aktivitas
bisnis yang umum, yaitu :

A. Siklus Pengeluaran
B. Siklus Produksi
C. Siklus Pendapatan

Pada umumnya perusahaan manufaktur didirikan untuk mendapatkan keuntungan yang


sebesar-besarnya. Guna mendapatkan keuntungan tersebut perusahaan perlu melakukan
siklus pendapatan yang terdiri dari pesanan penjualan, pengiriman barang, penagihan dan
piutang usaha, serta penagihan kas.

A. Siklus Pengeluaran
Tujuan dari siklus pengeluaran kas adalah untuk mengubah kas perusahaan ke dalam
bentuk bahan baku fisik serta sumber daya manusia yang dibutuhkannya untuk
menjalankan bisnis.
1) Tahapan sistem pembelian:
(1) Fungsi pembelian dimulai dengan mengenali kebutuhan untuk menambah
persediaan kembali melalui observasi catatan persediaan.
(2) Proses pembelian menentukan jumlah yang akan dipesan, memilih memasok, dan
membuat pesanan pembelian.
(3) Setelah beberapa waktu, perusahaan akan menerima brang persediaan dari
pemasok.
(4) Informasi mengenai penerimaan barang digunakan untuk memperbarui catatan
persediaan.
(5) Proses utang usaha menerima faktur dari pemasok.
(6) Buku besar menerima ringkasan informasi dsri utang usaha dan pengendali
persediaan.
2) Ada 4 departemen dalam sistem pembelian manual, yaitu:
(1) Departemen Pembelian
Tugasnya menerima permintaan pembelian, menyortirnya berdasarkan nama
pemasok dan membuat pesanan pembelian yang terdiri atas beberapa bagian. Satu
salinan dikirimkan ke pengendali persediaan, tempat staf administrasi
menyimpannya bersama permintaan pembelian terbuka. Satu salinan tersebut akan
dikirim ke utang usaha untuk disimpan dalam file utang usaha tunda dan akan
menjadi file utang usaha terbuka pada saat katur dikirimkan oleh pemasok. Dua
salinan diberikan kepada pemsok. Staf administrasi bagian pembelian akan
menyimpan salinan terakhir bersama dengan permintaan pembelian dalam file
pesanan pembelian terbuka.
(2) Bagian Penerimaan
Barang yang tiba dari pemasok direkonsiliasi dengan salinan kosong pesanan
pembelian yang berisi informasi jumlah atau harga produk yang diterima. Tujuan
dari salinan kosong adalah untuk memaksa staf administrasi bagian penerimaan
menghitung dan memeriksa persediaan dalam mengisi laporan penerimaan.
Setelah melengkapi jumlah fisik dan menyelesaikan pemeriksaan, staf
administrasi bagian penerimaan membuat laporan penerimaan yang terdiri atas
beberapa bagian, yang menyatakan jumlah dan kondisi persediaan tersebut.
(3) Bagian Utang Usaha
Selama jalannya transaksi, bagian utang usaha telah menerima dan sementara
menyimpan berbagai salinan permintaan pembelian, pesanan pembelian, dan
laporan penerimaan. Dokumen formal yang dipakai oleh bagian ini adalah faktur
pemasok. Jika faktur pemasok ini belum tiba, maka pencatatan utangnya akan
ditunda hingga faktur tersebut dikirimkan oleh pemasok. Lalu apabila faktur tiba,
maka staf administrasi utang merekonsiliasi informasi finansial dengan berbagai
dokumen di file tunda, mencatat transaksi dalam jurnal pembelian, dan
mencatatnya ke rekening pemasok dalam buku pembantu utang usaha.
(4) Bagian Buku Besar
Bagian ini menerima voucher journal dari bagian utang usaha dan sebuah
ringkasan akun dari bagian pengendalian persediaan. Staf administrasi bagian
buku besar mencatat dari voucher journal ke akun pengendali perusahaan dan
utang usaha serta merekonsiliasi akun pengendali persediaan serta ringkasan buku
pembantu persediaan.
3) Sistem Pengeluaran kas
Tujuan utama dari sistem ini adalah untuk memastikan bahwa kreditor yang
valid menerima jumlah terutang yang benar ketika kewajiban jatuh tempo. Tahapan
tahapan dari sistem pengeluaran kas yaitu :
(1) Proses utang usaha meninjau file utang usaha mengenai berbagai dokumen yang
jatuh tempo dan mengotorisasi proses pengeluaran kas untuk melakukan
pembayaran.
(2) Proses pengeluaran kas membuat dan mendistribusikan cek ke para pemasok.
(3) Pada akhir periode, baik proses pengeluaran kas maupun utang usaha mengirim
informasi ringkasan ke buku besar
4) Terdapat 3 departemen dalam sistem pengeluaran kas :
(1) Bagian Utang Usaha
Proses pengeluaran kas dimulai dalam bagian utang usaha. Staf administrasi
bagian utang usaha meninjau file voucher utang terbuka atau utang usaha untuk
melihat berbagai dokumen yang jatuh tempo dan mengirim voucher serta
dokumen pendukungnya kebagian pengeluaran kas.
(2) Bagian Pegeluaran kas
Menerima paket voucher dan meninjau berbagai dokumen untuk melihat
kelengkapan dan akurasi administratifnya. Untuk tiap pengeluaran, staf
administrasi tersebut membuat cek tiga salinan dan mencatat nomor cek, jumlah
uangnya, nomor voucher serta data lain yang terkait dalam daftar cek, yang juga
disebut sebagai jurnal pengeluaran kas.
(3) Bagian Buku Besar
Menerima voucher journal pengeluaran kas dan ikhtisar akun dari bagian
utang usaha. Mencatat ke akun pengendali utang usaha dan akun kas dalam buku
besar serta merekonsiliasi akun pengendali utang usaha dengan ikhtisar buku
pembantu utang usaha.
Gambar 1. Flowchart Siklus Pengeluaran

B. Siklus Pembelian
a) Tahapan sistem pembelian tunai dan kredit:
(1) Fungsi pembelian dimulai dengan mengenali kebutuhan untuk menambah persediaan
kembali melalui observasi catatan persediaan.
(2) Proses pembelian menentukan jumlah yang akan dipesan, memilih memasok, dan
membuat pesanan pembelian.
(3) Setelah beberapa waktu, perusahaan akan menerima brang persediaan dari pemasok.
(4) Informasi mengenai penerimaan barang digunakan untuk memperbarui catatan
persediaan.
(5) Proses utang usaha menerima faktur dari pemasok.
(6) Buku besar menerima ringkasan informasi dsri utang usaha dan pengendali
persediaan.
b) Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian tunai dan kredit :
(1) Prosedur permintaan pembelian
Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam
formulir surat perrnintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak
disimpan di gudang, misalnya untuk barang langsung pakai, fungsi yang memakai
barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan
menggunakan surat permintaan pembelian.
(2) Prosedur permintaan penawaran harga dan penelitian pemasok
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan
penawaran harga kepada petnasok untuk memperoleh informasi mengenai harga
barang dan berbagai syarat pembelian yang lai, untuk memungkinkan pemilihan
pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh
perusahaan.
(3) Prosedur order pembelian
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat order pembetian
kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain
dalam perusahaan, mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh
perusahaan.
(4) Prosedur penerimaan barang
Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai
jenis, kualitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat
laporan penerimaan barang untuk menyatakan peneriinaan barang dari pemasok
tersebut.
(5) Prosedur pencatatan utang
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memriksa dokumen-dokumen yang
berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan utang atau
mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.
(6) Prosedur distribusi pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang di debit dari transaksi
pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
c) Fungsi
Dalam sistem pembelian terdapat dua kegiatan utama yaitu kegiatan pembelian dan
kegiatan penerimaan barang yang dibeli. Fungsi pembelian dalam suatu perusahaan
meliputi :
(1) Pembelian barang dagangan, bahan baku, bahan penolong, suku caadang, dan
berbagai supplies seperti supplies kantor,dll.
(2) Pembelian mesin mesin dan peralatan pabrik, serta peralatan kantor.
(3) Pembelian perlengkapan pengepakan.
(4) Pembelian pembelian lain untuk keperluan perusahaan.
(5) Memelihara hubungan dengan pemasok.

d) Dokumen yang Digunakan untuk pembelian tunai dan kredit :


(1) Surat permintaan pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang untuk
meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan
mutu seperti yang tersebut dalam surat permintaan pembelian.
(2) Surat permintaan penawaran harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang
pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi (tidak repetitif), yang menyangkut
jumlah rupiah pembelian yang besar.
(3) Surat order pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.
(4) Laporan penerimaan barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa
barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan
kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.
(5) Surat perubahan order pembelian
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang
sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas,
jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian atau hal lain yang bersangkutan
dengan perubahan bisnis. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok
secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian.
(6) Bukti kas keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi
pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk
pembayaran utang kepada pemasok.
e) Catatan-Catatan Akuntansi yang Digunakan untuk pembelian tunai dan kredit :
1) Register bukti kas keluar, Adalah suatu jurnal untuk mencatat utang yang timbul dari
pembelian.
2) Jurnal pembelian, Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable
procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal
pembelian.
3) Kartu utang, Jika dalam catatan utang perusahaan menggunakan account payable
procedure buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah
kartu utang.
4) Kartu persediaan, Dalam sistem akuntansi pembelian. Kartu persediaan ini digunakan
untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.

f) Prosedur Pembelian tunai dan kredit :


Prosedur pembelian dilaksanakan melalui beberapa bagian dalam perusahaan bagian-
bagian yang terkait dalam prosedur ini adalah bagian pembelian, penerimaan barang,
hutang dan gudang,transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini :
(1) Pada saat persediaan bahan menunjukkan batas minimal fungsi gudang mengajukan
permintaan pembelian ke fungsi pembelian.
(2) Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok.
(3) Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan
pemilihan pemasok.
(4) Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
(5) Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok.
(6) Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk
disimpan.
(7) Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan kepada fungsi akuntansi.
(8) Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktor dari
pemasok tersebut fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi
pembelian.
Gambar 2. Flowchart Siklus Pembelian Tunai

Diagram alir untuk proses Pembelian tunai :

1) Bagian Gudang melakukan pengecekan barang.


2) Bagian Gudang membuat Form Permintaan Barang (FPB) rangkap 2. Form ke-1
diserahkan ke bagian pembelian dan satunya di arsip.
3) Bagian Pembelian melakukan pencarian harga barang dan membuat Surat Permintaan
Penawaran Harga (SPPH).
4) SPPH dibuat rangkap 2, yang satu dikirim ke Supplier (pemasok) dan satunya di
arsip.
5) Berdasarkan SPPH, pemasok membuat Surat Penawaran Harga (SPH) rangkap 2.
Surat ke-1 dikirim ke bagian pembelian dan satunya disimpan.
6) Berdasarkan SPH, bagian Pembelian melakukan pencarian harga yang cocok dan
membuat Surat Order Pembelian (SOP) rangkap 3
7) SOP ke-1 dikirim ke bagian penerimaan, SOP ke-2 dikirim ke Supplier dan sisanya di
arsip.
8) Suplier mengirim Barang dan Surat Penerimaan Barang (SPB) dan diterima oleh
bagian penerimaan.
9) Berdasarkan SOP dan SPB, bagian penerimaan melakukan pengecekan/pengocokan
barang yang dikirim. Selanjutnya membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB)
rangkap 2. LPB ke-1 diberikan ke bagian gudang dan satunya di arsip.
10) Bagian gudang mencocokan FPB dengan LPB dan memasukkan datanya ke Kartu
Gudang (KG).
Gambar 3. Flowchart Pembelian Kredit

Diagram alir untuk proses Pembelian kredit

1. Bagian pembelian memesan gabah, kemudian menerbitkan form pemesanan gabah.

2. Form pemesanan gabah diberikan kepada bagian pemasok , kemudian bagian


pemasok memesan gabah dan menghasilkan hasil panen dan nota pembelian.

3. Hasil panen dan nota pembelian dibikrim ke bagian pembelian, dan bagian pembelian
memberikan hasil panen ke bagian gabah dan nota pembelian ke pemimpin

4. Bagian gabah membuat laporan penerimaan barang, dan laporan tersebut dibikin 3
bagian, yang pertama diarsip, yang kedua diberikan ke pemimpin dan yang ketiga
diberikan ke pemasok dan di arsip oleh pemasok.

5. Pemimpin memberikan bukti setor kepada pemasok dan satunya diarsip, pemasok
mengecek dan menerbitkan surat pelunasan pembayaran yyang pertama diarsip dan
yang kedua dikirim ke bagian pembelian.

6. Bagian pembelian memproses surat pelunansan pembayaran dan membuat laporan


yang pertama di arsip dan yang kedua diberikan kepada pemimpin.

7. Dengan laporan penerimaan barang dan laporan pelunasan pembayaran, pemimpin


membuat laporan pembelian dan kemudian di arsip.
C. Siklus Produksi Dan Persediaan

Siklus produksi: rangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan data terkait yang
terus terjadi yang berkaitan dengan pembuatan produk. Aktivitas dalam siklus produksi:

a) Desain produk
Mendesain produk yang memenuhi permintaan dalam hal kualitas, ketahanan, fungsi,
dan meminimalkan biaya produks. Aktivitas ini menciptakan dua dokumen utama
adalah Daftar bahan baku (BOM) dan Daftar operasi (Routing). Para akuntan dapat
memberikan informasi yang menunjukkan bagaimana berbagai desain dapat
mempengaruhi biaya produksi dan tingkat laba.
Memastikan bahwa SIA dirancang untuk mengumpulkan dan memberikan informasi
mengenai biaya penyetelan mesin dan penanganan bahan baku yang terkait gengan
berbagai alternatif desain produk. Dengan memberikan data mengenai biaya perbaikan
dan jaminan yang terkait dengan produk yang ada dapat berguna untuk mendesain
produk yang lebih baik.
b) Perencanaan dan penjadwalan
Dua metode perencanaan produksi yang umum :
(1) Push manufacturing MRP-II adalah kelanjutan dari perencanaan sumber daya
bahan baku yang mencari keseimbangan antara kapasitas produksi yang ada dan
kebutuhan bahan baku untuk memenuhi perkiraan permintaan penjualan.
(2) JIT a Pull Manufacturing Tujuannya adalah meminimalkan atau meniadakan
persediaan bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi.
c) Dokumen yang digunakan dalam perencanaan produksi:
a. Jadwal induk produksi (MPS)
Menspesifikasikan seberapa banyak produk akan diproduksi selama periode
perencanaan dan kapan produksi tersebut harus dilakukan.
b. Permintaan bahan baku
mensahkan pengeluaran jumlah bahan baku yang dibutuhkan dari gudang ke
lokasi pabrik, tempat bahan tersebut dibutuhkan.
c. Kartu perpindahan
Perpindahan selanjutnya dari bahan baku di sepanjang pabrik akan
didokumentasikan dalam dalam kartu perpindahan. Akuntan harus memastikan
bahwa SIA mengumpulkan dan melaporkan biaya secara konsisten dengan
teknik perencanaan produksi perusahaan.
Para akuntan juga dapat membantu perusahaan memilih antara MRP-II atau
JIT untuk melihat manakah yang lebih tepat untuk perencanaan dan
penjadwalan produksi perusahaan.
d)Operasi produksi
Salah satu penggunaan TI dalam proses produksi adalah Computer Integrated
Manufacturing (CIM) seperti robot dan mesin yang dikendalikan oleh komputer, untuk
mengurangi biaya produksi.Setiap perusahaan membutuhkan data mengenai 4 segi berikut
ini dari operasi produksinya :
(1) Bahan baku yang digunakan
(2) Jam tenaga kerja yang digunakan
(3) Operasi mesin yang dilakukan
(4) Serta biaya overhead produksi lainnya yang terjadi
(5) Akuntansi Biaya
e) Akuntansi Biaya
- Jenis sistem akuntansi biaya:
(1) Perhitungan biaya pesanan
(2) Perhitungan biaya proses
- Kedua sistem ini membutuhkan akumulasi data mengenai:
(1) Bahan baku
(2) Tenaga kerja langsung
(3) Mesin dan peralatan
(4) Overhead pabrik
- tiga tujuan dasar dari sistem akuntansi biaya :
(1) Untuk memberikan informasi untuk perencanaan, pengendalian, dan penilaian
kinerja dari operasi produksi
(2) Memberikan data biaya yang akurat mengenai produk untuk digunakan dalam
menetapkan harga serta keputusan bauran produk.
(3) Mengumpulkan dan memproses informasi yang digunakan untuk menghitung
persediaan serta nilai harga pokok penjualan yang muncul di laporan keuangan
perusahaan.
f) Prosedur Siklus Produksi
Fungsi ketiga dari SIA adalah untuk memberikan informasi yang berguna untuk
mengambilan keputusan. Dalam siklus produksi, informasi biaya adalah dibutuhkan oleh
para pemakai internal dan eksternal. Tradisional, kebanyakan sistem akuntansi biaya
awalnya telah didesain untuk memenuhi permintaan pelaporan keuangan.
g)Pengendalian Siklus Produksi
Fungsi kedua dari SIA dirancang dengan baik adalah untuk memberikan pengendalian
yang cukup untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan tersebut terpenuhi :
(1) Semua produksi dan perolehan aktiva tetap diotorisasi dengan baik.
(2) Persediaan barang dalam proses dan aktiva tetap dijaga keamanannya.
(3) Semua transaksi siklus produksi yang valid dan sah akan dicatat.
- Ancaman-ancamannya
(1) Transaksi yang tidak diotorisasi
(2) Pencurian atau pengrusakan persediaan dan aktiva tetap
(3) Kesalahan pencatatan dan posting
(4) Kehilangan data
(5) Masalah tidak efisien dan pengendalian kualitas
- Prosedur pengendalian:
(1) Ramalan penjualan yang akurat dan catatan persediaan
(2) Otorisasi produksi
(3) Larangan akses ke program perencanaan produksi dan ke dokumen pesanan
produksi yang kosong
(4) Tinjauan dan persetujuan biaya aktiva modal
h)Model Siklus Produksi
Guna memaksimalkan kegunaan manajemen biaya dan pengambilan keputusan, data
siklus produksi harus dikumpulkan dari tingkat agregasi terendah. Entitas barang dalam
proses digunakan untuk mengumpulkan dan merangkum data mengenai bahan baku, tenaga
kerja, dan operasi mesin yang digunakan untuk memproduksi barang.

Secara umum alasan untuk memiliki persediaan adalah sebagai berikut :

(1) Untuk menyeimbangkan biaya pemesanan atau persiapan dan biaya


penyimpanan.
(2) Untuk memenuhi permintaan pelanggan, misalnya menepati tanggal
pengiriman.
(3) Untuk menghindari penutupan fasilitas manufaktur akibat :
(a) Kerusakan mesin
(b) Kerusakan komponen
(c) Tidak tersedianya komponen
(d) Pengiriman komponen yang terlambat
(4) Untuk menyanggah proses produksi yang tidak dapat diandalkan.
(5) Untuk memanfaatkan diskon
(6) Untuk menghadapi kenaikan harga di masa yang akan datang
- Akibat kelebihan persediaan:
(a) Beban bunga meningkat
(b) Biaya penyimpanan dan pemeliharaan
(c) Resiko rusak
(d) Kualitas menurun.
- Akibat kekurangan persediaan:
(a) Proses produksi terganggu
(b) Ada kapasitas mesin yang tidak terpakai
(c) Pesanan tidak dapat terpenuhi.
- Jenis jenis persediaan :
(a) Bahan mentah
(b) Barang dalam proses
(c) Barangjadi
Gambar 4. Flowchart Pencatatan Produk Jadi

Gambar 5. Flowchart Pencatatan Harga Pokok Produk Jadi Yang Dijual


Gambar 6. Flowchart Pencatatan Harga Pokok Persediaan Yang Dibeli

Gambar 7. Flowchart Permintaan Dan Pengeluaran Barang Gudang


D. Siklus pendapatan
Rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus
berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai
pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut. Oleh karenanya kami akan merumuskan
masalah dalam desain sistem umum siklus pendapatan.

Gambar 8. Siklus Pendapatan

Tujuan utama siklus pendapatan adalah untuk menyediakan produk yang tepat
ditempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai.

Siklus-siklus transaksi mengelompokkan kegiatan-kegiatan dalam sebuah sistem


informasi. Gambar di bawah ini menunjukkan hubungan antara dua siklus transaksi jual beli
dan subsistem-subsistem sistem informasi untuk sebuah perusahaan jual-beli barang.
Perusahaan jual-beli barang adalah organisasi yang membeli barang dari pemasok dan
menjual barang tersebut ke pelanggan.
Gambar 9. Hubungan Antara Dua Siklus Transaksi Jual Beli

Gambar sebelah kiri menunjukkan siklus pendapatan atau revenue cycle yang berisi
transaksi-transaksi yang berhubungan dengan proses pendapatan. Siklus pendapatan terdiri
dari semua kegiatan dalam sistem order entry/penjualan, sistem penagihan/penerimaan kas,
dan sebagian kegiatan yang relevan dalam sistem inventaris dan sistem general ledger.
Operasi - operasi siklus pendapatan menyertakan :

a) Pendapatan dan pencatatan order pelanggan


b) Pengiriman barang dan pencatatan biaya dari barang yng terjual
c) Penagihan dan pencatatan penjualan dan accounts receivable
d) Pendapatan dan pencatatan penerimaan kas

- Contoh Flowchart Pendapatan Manual

a) Urutan Aktivitas
Siklus pendapatan dimulai dengan penerimaan pesanan dari para pelanggan.
Departeman bagian pesanan penjualan, yang bertanggung jawab pada wakil direktur
utama bagian pemasaran, melakukan proses entri pesanan penjualan. Entri pesanan
penjualan mencakup tiga tahap: mengambil pesanan dari pelanggan, memeriksa dan
menyetujui kredit pelanggan, serta memeriksa ketersediaan persediaan dan juga
menjawab permintaan pelanggan.

(1) Mengambil pesanan pelanggan


Pesanan pelanggan dapat diterima dalam berbagai cara: di toko, melalui surat,
melalui telepon, melalui web site, atau melalui tenaga penjualan di lapangan. Salah
satu cara untuk meningkatkan efisiensi entri pesanan penjualan adalah dengan
mengizinkan para pelanggan untuk memasuki data pesanan penjualan sendiri. Hal ini
secara otomatis akan tercapai untuk penjualan melalui web site, tetapi hal ini juga
dapat dicapai baik dalam penjualan melalui toko maupun surat.
(2) Persetujuan kredit
Sebagian besar penjualan antarperusahaan (business-to-business sales)
dilakukan secara kredit. Penjualan secara kredit harus disetujui sebelum diproses.
Bagi pelanggan lama dengan catatan pembayaran yang baik, pemeriksaan kredit
formal untuk setiap penjualan biasanya tidak dibutuhkan. Pada kasus semacam ini,
menyetujui kredit bagi pelanggan melibatkan pemeriksaan file induk pelanggan untuk
memverifikasi saldo yang ada, mengidentifikasi batas kredit pelanggan, dan
memverifikasi bahwa jumlah pesanan tersebut ditambah dengan saldo rekening yang
tidak melebihi batas kredit ini. Proses ini dapat diotomatisasikan dengan
menggunakan pemeriksaan edit lainnya selama proses entri pesanan, yaitu
pemeriksaan batas.
Otorisasi khusus untuk menyetujui kredit digunakan bagi para pelanggan baru,
ketika sebuah pesanan melebihi batas kredit pelanggan tersebut, atau ketika pelanggan
tersebut memiliki saldo lewat jatuh tempo yang belum dibayar. Otorisasi jenis ini
harus dilakukan oleh manajer bagian kredit.
(3) Memeriksa ketersediaan persediaan
Langkah berikutnya adalah menetapkan apakah tersedia cukup persediaan
untuk memenuhi pesanan tersebut, agar pelanggan dapat diinformasikan mengenai
perkiraan tanggal pengiriman.
Apabila tersedia cukup banyak persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut,
pesanan penjualan tersebut dilengkapi dan kolom jumlah yang tersedia dalam file
persediaan untuk setiap barang dikurangi sejumlah barang yang dipesan.
Ketika ketersediaan persediaan telah dipastikan, sistem tersebut kemudian
akan membuat kartu pengambilan barang (picking ticket) yang berisi daftar jenis
barang-barang, dan jumlah setiap jenis barang, yang dipesan pelanggan. Kartu
pengambilan memberikan otorisasi bagi bagian pengawasan persediaan untuk
melepaskan barang dagangan ke bagian pengiriman.
(4) Menjawab permintaan pelanggan
Pelayanan pelanggan adalah hal yang begitu penting hingga perusahaan-
perusahaan mengunakan software khusus, yang disebut sistem manajemen pelayanan
pelanggan (Customer Relationship Management-CRM), untuk mendukung proses
penting ini. Sistem CRM membantu mengatur data terinci mengenai para pelanggan
hingga data tersebut dapat digunakan untuk memfasilitasi layanan yang lebih efisien
serta personal.
Tujuan dari CRM adalah untuk mempertahankan pelanggan. Sistem CRM
seharusnya dilihat sebagai suatu cara untuk meningkatkan pelayanan pelanggan yang
diberikan. Tujuannya adalah untuk mengubah pelanggan yang loyal menjadi
pelanggan yang puas dengan cara memperdalam hubungan tersebut.
b) Pengiriman

Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi pesanan pelanggan dan
mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersebut. Proses ini terdiri dari dua tahap:

(1) Mengambil dan mengepak pesanan


(2) Mengirim pesanan tersebut

Departemen bagian penggudangan dan pengiriman melakukan aktivitas ini.

(1) Ambil dan mengepak pesanan

Kartu pengambilan barang yang dicetak sesuai dengan entri pesanan penjualan
akan memicu proses pengambilan dan pengepakan. Para pekerja bagian gudang
menggunakan kartu pengambilan barang untuk mengidentifikasi produk mana, dan
jumlah setiap produk untuk mengeluarkannya dari persediaan. Persediaan kemudian
akan dipindahkan ke departemen pengiriman.

Sistem gudang otomatis tidak hanya memotong biaya dan meningkatkan


efisiensi dalam menangani persediaan, tetapi juga memungkinkan pengiriman yang
lebih responsif ke pelanggan.

(2) Mengirim pesanan


Departemen pengiriman membandingkan perhitungan fisik persediaan dengan
jumlah yang ditunjukkan dalam kartu pengambilan barang dan dengan jumlah yang
ditunjukkan dalam salinan pesanan penjualan yang dikirim secara langsung ke bagian
pengiriman dari entri pesanan penjualan.
Dokumen pengiriman adalah kontrak legal yang menyebutkan tanggung jawab
atas barang yang dikirim. Departemen pengiriman menyimpan salinan kedua
dokumen pengiriman untuk melacak dan mengkonfirmasikan pengiriman barang ke
kurir tersebut. Salinan lainnya dari dokumen pengiriman dan slip pengepakan dikirim
ke departemen penagihan untuk menunjukkan bahwa barang tersebut telah dikirim
dan faktur penjualan harus dibuat serta dikirim. Kurir tersebut juga menahan satu
salinan dokumen pengiriman untuk catatan mereka.
c) Pencatatan
Tahap selanjutnya dalam siklus sistem informasi adalah tahap perancangan. Pekerjaan
rancangan dimulai dari merancang keluaran.
(1) Output
Output dari sistem informasi adalah yang dibutuhkan manajemen. Output
berupa laporan yang akan digunakan sebagi alat menentukan keputusan dan
perencanaan serta pengendalian. Dalam penentuan output ada hal yang perlu
dipertimbangkan, yaitu :
(a) Merancang format laporan
(b) Merancang isi laporan
(c) Merancang jumlah laporan, distribusi dan lain lain
(2) Input
Dokumen yang diperlukan sebagai masukan siklus pendapatan sebagian
berasal dari pembeli. Input dari siklus pendapatan adalah faktur penjualan.
(a) Database
Database diperlukan oleh perusahaan yang menggunakan sistem
terkomputerisasi. Maka diperlukan data yang meliputi:
- Kode barang
- jumlah pesanan
- Nama barang
- pembelian terakhir
- Lokasi penyimpanan
- Persediaan
- Satuan
- harga beli
- Persediaan minimum
- jumlah pengadaan kembali
(b) Pengendalian
Tujuan umum yang berhubungan dengan semua aktivitas dalam siklus
pendapatan adalah bahwa data tersedia ketika dibutuhkan dan bahwa semua
aktivitas dilakukan secara efisien dan efektif.
Kehilangan data
- Akibat :
(1) Kehilangan semua data piutang usaha dapat mengancam kelangsungan
hidup perusahaan.
(2) Selain itu membocorkan rahasia pelanggan ke pesaing dapat menurunkan
penjualan dan bahkan membuat perusahaan menghadapi tanggung jawab
hukum.
- Pengendalian :
(1) File induk piutang usaha, penjualan, penerimaan kas dibuat cadangan
secara teratur.
(2) Disk dan Tape diberi label file agar tidak terhapus secara tidak sengaja.
(3) Sistem harus diberi password dan ID pemakai untuk melindungi file yang
penting.
Kinerja yang kurang baik
- Akibat :
(1) Pelaksanaan tugas menjadi tidak efisien dan tidak efektif.
(2) Hal yang lain adalah dapat mempengaruhi kepuasan pelanggan.
- Pengendalian :
(1) Menetapkan dasar / standar penilaian terhadap efisiensi dan efektifitas.
(2) Membuat laporan secara periodik untuk penilaian dan analisis terhadap
sistem kerja dan kinerja karyawan.
d) Prosedur Back-Order/ Retur

Ketika jumlah barang dalam persediaan di gudang tidak mencukupi untuk


memenuhi pesanan pelanggan, dokumen back-order akan dibuat. Dokumen ini bisa
berupa pesanan penjualan yang baru atas barang yang tersisa atau salinan dari pesanan
pelanggan saat ini yang disesuaikan untuk menunjukkan produk yang belum dipenuhi.
Dokumen back-order kemudian di tempatkan pada file sendiri sampai barang tersebit
dikirim oleh pemasok. Back0order harus dipenuhi sebelum proses penjualan baru
diproses.

Dalam waktu ke waktu, pelanggan mengembalikan barang yang sudah dibelinya.


Hal iini biasa disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut:

(1) Penjualan mengirimkan barang yang salah


(2) Barang yang dikirim ternyata rusak atau cacat
(3) Barang tersebut rusak pada saat pengiriman
(4) Penjualan terlalu terlambat mengirimkan barang atau terjadi keterlambatan karena
penundaan saat transit, dan pembeli menolak pengirim tersebut.
Ketika retur perlu dilakukan, pembelian akan meminta penjual untuk
mengembalikan pembayaran dari barang yang tidak diinginkannya tersebut.
e) Prosedur Penerimaan Kas
(1) Prosedur Ruang Penerimaan Dokumen
Ruang penerimaan dokumen menerima cek dari pelanggan bersama dengan
permintaan pembayaran. Dokumen ini berisi informasi utama yang diperlukan
untuk akun pelanggan. Permintaan pembayaran merupakan conth dari dokumen
perputaran yang biasanya adalah bagian dari faktur yang telah ditagihkan ke
pelanggan. Ketika pembayaran dilakukan, pelanggan merobek bagian permintaan
pembayaran dan mengembalikannya ke penjual bersama dengan pembayaran
tunai.
(2) Departemen Penerimaan Kas
Kasir memvertifikasi dan kelengkapan antara cek dengan permintaan
pembayaran. Setiap cek yang hilang dan salah dikirimkan dari ruangan
penerimaan dokumen dan departemen penerimaan kas diidentifikasi pada proses
ini.
(3) Departemen Piutang Dagang
Staf departemen piutang dagang melakukan proses pembukuan permintaan
pembayaran pada akun pelanggan di buku besar pembantu piutang dagang.
Setelah proses pembukuan, permintaan pembayaran disimpan untuk jejak audit.
Pada akhir hari kerja staf departemen merangkum akun buku besar pembantu
piutang dagang dan menyerahkan rangkumannya ke departemen buku besar
umum.
(4) Departemen Buku Besar
Secara berkala, departemen buku besar menerima voucher jurnal dari
departemen penerimaan kas dan rangkuman akun dari departemen piutang
dagang. Staf melakukan proses pembukuan dari voucher jurnal ke akun
pengendali piutang dagang dan akun pengendali kas, merekonsiliasi aun
pengendali piutang dagang dengan rangkuman buku besar pembantu piutang
dagang, dan menyimpan voucher jurnal.
(5) Departemen Kontroler
Secara berkala (mingguan atau bulanan), staf dari departemen kontroler (atau
karyawan yang tidak terkait dengan prosedur penerimaan kas) mencocokkan
penerimaan kas dengan membandingkan dokumen seperti : (1) salinan dari daftar
permintaan pembayaran, (2) slip setoran bank yang diterima dari bank,
(3)voucher jurnal dari departemen penerimaan kas dan departemen piutang
dagang.
f) Sistem Informasi Akuntansi Penjualan
SIA Penjualan adalah suatu sistem informasi yang mengorganisasikan
serangkaian prosedur dan metode yang dirancang untuk menghasilkan, menganalisa,
menyebarkan dan memperoleh informasi guna mendukung pengambilan keputusan
mengenai penjualan.
a. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai
Penjualan tunai merupakan penjualan dengan mengambil barang dari supplier
dan langsung dikirim ke customer secara pembayaran langsung dengan menggunakan
uang tunai. Sistem penjualan tunai pada umumnya didasarkan pada asumsi bahwa
pembeli akan mengambil barang setelah harga barang dibayar ke kasir.
b. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit
Penjualan kredit adalah penjualan yang pembayarannya tidak diterima
sekaligus (tidak langsung lunas). Pembayarannya bisa diterima melalui dua tahap atau
lebih yang dilakukan pembayaran secara angsuran.
a) Dokumen dalam Sistem Akuntansi Penjualan Tunai dan Kredit
(1) Penjualan Tunai
Adapun dokumen-dokumen yang digunakan dalam penjualan tunai adalah
sebagai berikut :
(a) Faktur penjualan tunai (FPT)
Faktur ini diisi oleh bagian order penjualan dalam rangkap 3, yaitu: lembar 1
akan diberikan kepada pembeli sebagai pengantar untuk kepentingan pembayaran
barang kepada kassa, lembar 2 akan diserahkan kepada bagian pembungkus
beserta barangnya sebagai perintah penyerahan barang ke pembeli yang telah
membayar di kassa dan sekaligus sebagai slip pembungkus yang akan ditempel di
pembungkus barang sebagai identitas barang, dan lembar 3 yang akan diserahkan
ke bagian order penjualan yang akan dijadikan sebagai arsip sementara
berdasarkan nomor urutnya sebagai pengendali apabila terjadi kejanggalan
transaksi penjualan.
(b) Pita Register kas
Dokumen yang dihasilkan oleh mesin register kas yang dioperasikan oleh
bagian kassa setelah terjadi transaksi penerimaan uang dari pembeli sebagai
pembayaran atas barang dan juga sebagai dokumen pendukung untuk meyakinkan
bahwa faktur tersebut benar-benar telah dibayar dan dicatat dalam register kas.
(2) Penjualan Kredit
Menurut Mulyadi (2001:214), dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan
Kredit adalah :
(a) Surat Order Pengiriman dan Tembusannya

Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang


memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang
dengan jumlah dan spesifikasi seperti yang tertera dalam dokumen tersebut.
Tembusan dokumen ini berupa :
- Tembusan Kredit (Credit Copy)
Dokumen ini digunakan untuk memperoleh status kredit pelanggan
untuk mendapatkan otorisasi penjualan kredit dari fungs kredit.
- Surat Pengakuan (Acknowledgement Copy)
Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penjualan kepada pelanggan
untuk memberitahu bahwa ordernya telah diterima dan dalam proses
pengiriman.
- Surat Muat (Bill of Lading)
Dokumen ini digunakan sebagai bukti penyerahan barang dari
perusahaan kepada perusahaan angkutan umum.
- Slip Pembungkus (Packing Slip)
Dokumen ini ditempelkan pada pembungkus barang untuk
memudahkan fungsi penerimaan di perusahaan pelanggan dalam
mengidentifikasi barang-barang yang diterimanya.
- Tembusan Gudang (Warehouse Copy)
Dokumen ini merupakan tembusan surat order pengiriman yang
dikirim ke fungsi gudang untuk menyiapkan jenis barang dengan
spesifikasi sesuai dengan yang tercantum didalamya, agar menyerahkan
barang tersebut ke fungsi pengiriman, dan untuk mencatat barang yang
dijual dalam kartu gudang.
(b) Arsip Pengendalian Pengiriman (Sales Order Follow-up Copy)
Dokumen ini merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan
oleh fungsi penjualan menurut tanggal pengiriman yang dijanjikan. Jika fungsi
penjualan telah menerima tembusan surat order pengiriman dari fungsi
pengiriman yang merupakan bukti telah dilaksanakan pengiriman barang, arsip
pengendalian pengiriman ini kemudian diambil dan dipindahkan ke arsip order
pengiriman yang telah dipenuhi. Arsip pengendalian pengiriman ini merupakan
sumber informasi untuk membuat laporan mengenai pesanan pelanggan yang
belum dipenuhi.
Arsip Index Silang (Cross-index File Copy)

Merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan secara alfabetik


menurut nama pelanggan untuk memudahkan menjawab pertanyaan-pertanyaan dari
pelanggan mengenai status pesanannya.

b) Faktur Penjualan dan Tembusannya

Faktur penjualan merupakan dokumen yang digunakan sebagai dasar untuk mencatat
timbulnya piutang. Faktur penjualan merupakan lembar pertama yang dikirim oleh
fungsi penagihan kepada pelanggan. Tembusan dokumen ini berupa :

- Tembusan Piutang (Account Receivable Copy)


Dokumen ini merupakan tembusan faktur penjualan yang dikirimkan
oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk mencatat
piutang dalam kartu piutang.
- Tembusan Jurnal Penjualan (Sales Journal Copy)
Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirimkan oleh fungsi
penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar mencatat transaksi penjualan
dalam jurnal penjualan.
- Tembusan Analisis (Analysis Copy)
Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirimkan oleh fungsi
penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk menghitung harga
pokok penjualan yang dicatat dalam kartu persediaan, untuk analisis
penjualan, dan untuk perhitungan komisi wiraniaga.
- Tembusan wiraniaga (Sales person Copy)
Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penagihan kepada wiraniaga
untuk memberitahu bahwa order dari pelanggan yang lewat ditangannya
telah dipenuhi sehingga memungkinkannya untuk menghitung komisi
penjualan yang menjadi haknya.
c) Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan
Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen pendukung yang digunakan
untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.
Data yang dicantumkan dalam dokumen ini berasal dari kartu persediaan. Secara periodik
harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu dihitung dalam rekapitulasi
harga pokok penjualan dan kemudian dibuatkan dokumen sumber berupa bukti memorial
untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
d) Bukti Memorial
Bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan kedalam jurnal
umum. Dalam sistem penjualan kredit, bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk
mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
e) Fungsi-fungsi yang Terkait dengan Penjualan Tunai dan Kredit
(1) Penjualan Tunai
Adapun yang menjadi fungsi-fungsi yang terkait dalam penjualan tunai adalah
sebagai berikut :
(a) Bagian Order Penjualan
Fungsi ini menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan
menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran kas
di bagian kassa.
(b) Bagian Kassa
Fungsi ini menerima pembayaran uang sebesar harga barang yang terdapat
pada faktur.
(c) Bagian Pembungkus
Fungsi ini membungkus barang dan memberikannya kepada pembeli ditukar
dengan faktur yang telah dilunasi.
(d) Bagian Akuntansi
Fungsi ini mencatat transaksi penjualan tunai pada catatan harian jurnal umum
atau jurnal khusus penjualan, jurnal penerimaan kas dan kartu persediaan barang
secara periodik serta membuat laporan penjualan sesuai dengan kebutuhan
manajemen.
(2) Penjualan Kredit
Adapun yang menjadi fungsi fungsi yang terkait dengan Penjualan Kredit
berdasarkan pendapat Hall (2001:265) dapat disimpulkan bahwa fungsi yang terkait
dengan penjualan kredit meliputi :
(a) Bagian Penjualan
Menerima order pelanggan baik melalui surat maupun telepon yang
mengidentifikasikan jenis dan kuantitas barang yang diminta. Fungsi ini akan
menambahkan informasi yang belum lengkap pada surat order (seperti keterangan
barang yang dijual, nama dan alamat pelanggan, jumlah dan harga per unit, dan
informasi keuangan lainnya seperti potongan harga, dan ongkos angkut.)
(b) Departemen Kredit
Bagian kredit menentukan batas kredit, kelayakan pemberian kredit pada
pelanggan dan memberikan persetujuan kredit sehingga salinan order penjualan
dapat didistribusikan ke departemen penagihan, pergudangan, dan pengiriman.
(c) Gudang
Bagian gudang bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan
barang yang dipesan oleh pelanggan, menandatangani salinan surat perintah
pengeluaran barang sebagai bukti pesanan sudah dikerjakan dengan benar serta
menyerahkan barang ke departemen pengiriman. Bagian gudang perlu mencatat
penyesuaian data persediaan
(d) Departemen Pengiriman
Bagian pengiriman bertanggung jawab untuk mencocokkan barang dengan
surat surat jalan untuk memastikan kebenaran pesanan. Petugas pengiriman
menyerahkan barang, dokumen pengiriman, dan dua rangkap Bill Of Leading ke
perusahaan jasa pengiriman, kemudian melakukan tugas-tugas sebagai berikut :
- Mencatatat pengiriman pada buku harian pengiriman barang.
- Menyerahkan dokumen surat perintah pengeluaran barang dan surat jalan
ke departemen penagihan sebagai bukti pengiriman sudah dilaksanakan.
- Menyimpan satu salinan untuk tiap-tiap dokumen pengiriman dan
dokumen tagihan bongkar muat barang.
(e) Departemen Penagihan
Bagian penagihan ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan
faktur penjualan kepada pelanggan setelah memperoleh informasi lengkap
berkenaan pengiriman barang dari informasi yang terdapat pada surat perintah
pengeluaran barang dan surat jalan, membuat jurnal penjualan, serta mengirimkan
salinan buku besar dari order penjualan ke bagian piutang.
(f) Departemen Akuntansi
Bagian piutang bertanggung jawab untuk memposting data salinan buku besar
order penjualan ke buku besar pembantu piutang dan membuat serta mengirimkan
pernyataan piutang kepada para debitur. Bagian buku besar meringkas buku
rekening dari bagian piutang, membuat laporan penjualan serta mencatat harga
pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan. Laporan Yang
dihasilkan Dalam Penjualan Kredit merupakan hasil akhir proses akuntansi.
Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi. Mulyadi
(2001:232), laporan yang digunakan dalam penjualan kredit adalah laporan order
penjualan, laporan pengiriman barang, laporan pencatatan piutang, laporan
penagihan, dan laporan pencatatan penjualan.
f) Prosedur dan Kebijakan Penjualan Tunai dan Kredit
Prosedur merupakan hal mutlak dan sangat diperlukan demi kelangsungan
perusahaan.. Mulyadi (2001:5), Prosedur adalah suatu urutan klerikal, biasanya melibatkan
orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin secara seragam
transaksi perusahaan secara berulang-ulang. Kegiatan klerikal (clerical operations) terdiri dari
kegiatan berikut ini yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal,
buku besar.
(1) Prosedur Penjualan Tunai

Adapun prosedur atas transaksi penjualan tunai adalah sebagai berikut :

(a) Prosedur order penjualan


Dalam proses order penjualan, bagian order penjualan berperan dalam
menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai sebanyak 3 lembar
yang akan didistribusikan masing-masing satu kepada pembeli sebagai bukti
pembayaran ke bagian kassa, dikirmkan ke bagian gudang, dan untuk bagian
order penjualan sendiri sebagai arsip dokumentasi yang akan disimpan menurut
nomor urut faktur.
(b) Prosedur penerimaan kas
Penerimaan kas dilakukan oleh bagian kassa bersamaan setelah menerima
faktur penjualan tunai dari bagian order penjualan tunai dari pembeli sekaligus
mengoperasikan mesin cash register sehingga menghasilkan bukti cash register
yang akan ditempelkan pada faktur yang telah dibubuhkan cap lunas dan
diserahkan kembali kepada pembeli untuk kepentingan pengambilan barang ke
bagian pengiriman barang.
(c) Prosedur penyerahan barang
Proses penyiapan barang ditangani oleh bagian gudang setelah menerima
faktur penjualan tunai dari bagian order penjualan sesuai dengan kuantitas yang
sebenarnya sekaligus pencatatannya kedalam kartu gudang yang akan diserahkan
ke bagian pengiriman
(d) Prosedur pencatatan kas
Pencatatan kas ditangani oleh departemen akuntansi dalam jurnal penjualan
dan penerimaan kas setelah menerima faktur penjualan tunai yang dilampiri oleh
pita register kas dari bagian pengiriman barang.

(2) Prosedur Penjualan Kredit

Adapun yang menjadi prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit adalah sebagai
berikut :

(a) Proses penjualan


Proses penjualan diawali dari adanya pesanan dari pelanggan yang
menyatakan jenis dan kuantitas barang yang ditujukan kepada departemen
penjualan dalam bentuk surat, telepon langsung oleh pelanggan kepada bagian
penjualan dan kemudian akan membuat sales order untuk didistribusikan ke
departemen lain yang berkaitan dengan masalah penjualan.
(b) Proses Kredit
Fungsi dari departemen kredit meliputi penyetujuan atau otorisasi atas
transaksi yang mencakup verifikasi atas kelayakan kredit dapat diberikan kepada
pelanggan. Selain itu, departemen kredit juga berperan dalam menyetujui adanya
retur dan potongan penjualan serta adanya penyesuaian atas rekening pelanggan,
menilai dan menyetujui neraca saldo umur piutang dalam penentuan sisa kredit
dari pelanggan. Salinan dari persetujuan kredit atas penjualan akan dikelola dan
disimpan dalam file pesanan pelanggan sampai berakhirnya transaksi.
(c) Proses Penagihan
Faktur, memo kredit dan penyesuaian faktur lainnya yang diterima pada saat
persetujuan kredit oleh departemen penagihan sebagai tanda terima dari dokumen
pengiriman atas pengeluaran barang akan dikelola ke piutang dagang untuk
diposting ke rekening pelanggan (George H. Bodnar & William S.
Hopwood:312).
(d) Proses Pengeluaran Barang dari Gudang
Salinan surat penjualan barang yang berasal dari departemen penjualan atas
adanya pesanan penjualan yang dikelola kemudian oleh bagian gudang
mengisyaratkan kepada bagian gudang untuk mempersiapkan barang yang
diinginkan oleh pelanggan sesuai dengan pesanan dan mengeluarkan barang yang
dimaksud. Setelah petugas menulis inisial pada salinan surat pengeluaran barang
yang mengindikasikan bahwa pesanan sudah lengkap dan benar, satu salinan surat
pengeluaran barang akan dikirimkan ke departemen pengiriman dan salinan
lainnya akan disimpan di gudang sebagai catatan transaksi.
(e) Proses Pengiriman Barang
Pengiriman barang akan dilakukan oleh departemen pengiriman setelah
departemen pengiriman menerima surat pengiriman barang dari departemen
persediaan (bagian gudang). Dokumentasi atas adanya pengiriman barang akan
disiapkan oleh departemen pengiriman sebuah bill of lading yaitu pertukaran
dokumentasi antara pengirim dan pengangkut.
(f) Proses Update Persediaan
Dalam hal pemutakhiran data persediaan barang dilakukan berdasarkan atas
dokumen pengeluaran barang dari departemen pengiriman yang akan dilakukan
oleh Bagian akuntansi yang akan memperbaharui catatan akun buku besar
pembantu persediaan, dan setelah proses pembukuan selesai dilakukan dokumen
pengeluaran barang akan disimpan.
(g) Proses Piutang Dagang
Bagian yang berperan atas pencatatan piutang dagang oleh pelanggan
dilakukan oleh departemen akuntansi bagian piutang dagang dengan cara
membukukan salinan buku besar pesanan penjualan ke buku besar pembantu
piutang dagang dan setelah proses pembukuan selesai dilakukan staff piutang
dagang akan menyimpan salinan buku besar yang akan merangkum setiap saldo
akun menjadi satu dan mengirimkannya ke buku besar umum (general ledger).
(h) Proses Pencatatan Buku besar Umum (General Ledger)
Pengendalian persediaan dan ikhtisar setiap akun yang berasal dari piutang
dagang akan terlaksana pada saat penutupan periode pemrosesan setelah
departemen buku besar umum telah menerima voucher jornal dari departemen
penagihan.
Gambar 10. Flowchart Penjualan Tunai

Diagram Alir Penjualan Tunai

a) Distributor
- Memulai memesan beras, form pemesanan beras rangkap 2. Yang pertama dikirim
ke penjualan dan yang kedua untuk mengecek, jika barang datang.
- Barang yang dipesan diterima bersama dengan nota pembayaran dari penjualan,
kemudian dicek bersama dengan form pemesanan barang. Jika ada beras yang rusak
dikembalikan ke penjualan.
- Menerima barang yang sudah diganti dari penjualan dan bersama barang yang sudah
diterima di awal, distributor melakukan pembayaran yang menghasilkan bukti setor
rangkap 2. Yang pertama dikirim ke penjualan dan yang kedua di arsip.
- Menerima bukti setoran yang sudah diberi tanda lunas dari penjualan.
b) Penjualan
- Menerima form pemesanan beras dari distributor, kemudian membuat daftar
pemesanan barang yang menghasilkan daftar pemesanan barang yang dikirim ke
gudang.
- Menerima barang yang sudah dipesan bersama dengan nota pembayaran dari gudang
yang dikirim ke distributor.
- Jika ada yang rusak, maka membuat daftar return rangkap 2. Yang pertama dikirim ke
gudang dan yang kedua dibuat laporan return rangkap 2, yang pertama dikirim ke
pemimpin dan yang kedua di arsip.
- Menerima barang yang sudah diganti dari gudang dan dikirim ke distributor.
- Menerima bukti setor dari distributor, membuat tanda lunas pembayaran rangkap 2.
Yang pertama dikirim ke distributor dan yang kedua dibuat laporan penjualan rangkap
2, yang pertama dikirim ke pemimpin dan yang kedua di arsip.
c) Gudang
- Menerima daftar pemesanan barang dari penjualan, kemudian menyediakan barang
yang dipesan. Barang yang dipesan dikirim ke penjualan.
- Jika ada retur, maka gudang menerima daftar retur kemudian menyediakan barang
yang akan diganti dan dikirim ke penjualan.
d) Pimpinan
- Jika ada retur, maka pemimpin menerima laporan retur dari penjualan yang kemudian
di arsip
- Menerima laporan penjualan dari penjualan
Flowchart Penjualan Kredit

Gambar 11. Flowchart Penjualan Kredit

Diagram Alir Penjualan Kredit

a. Distributor
- Memulai memesan beras, form pemesanan beras rangkap 2. Yang pertama
dikirim ke bagian penjualan dan yang kedua untuk mengecek, jika barang
datang.
- Barang yang dipesan diterima bersama dengan nota pembayaran dengan
menggunakan faktur penjualan dari bagian penjualan, kemudian dicek
bersama dengan form pemesanan barang. Jika ada beras yang rusak
dikembalikan ke penjualan.
- Menerima barang yang sudah diganti dari penjualan dan bersama barang yang
sudah diterima di awal, distributor melakukan pembayaran yang menghasilkan
bukti bukti cicilan pembayaran rangkap 2. Yang pertama dikirim ke penjualan
dan yang kedua di arsip.
- Menerima dari bagian penjualan bukti setoran pembayaran cicilan
b. Bagian Penjualan
- Menerima form pemesanan beras dari distributor, kemudian membuat daftar
pemesanan barang yang menghasilkan daftar pemesanan barang yang dikirim
ke bagian gudang.
- Menerima barang yang sudah dipesan bersama dengan nota pembayaran
dengan faktur penjualan dari bagian gudang yang dikirim ke distributor.
- Jika ada yang rusak, maka membuat daftar return rangkap 2. Yang pertama
dikirim ke bagian gudang dan yang kedua dibuat laporan return rangkap 2,
yang pertama dikirim ke pemimpin dan yang kedua di arsip.
- Menerima barang yang sudah diganti dari bagian gudang dan dikirim ke
distributor.
- Menerima bukti bukti cicilan pembayaran dari distributor, membuat bukti
setoran pembayaran cicilan rangkap 2. Yang pertama dikirim ke distributor
dan yang kedua dibuat laporan penjualan dan cicilan pembayaran rangkap 2,
yang pertama dikirim ke pemimpin dan yang kedua di arsip.
c. Bagian Gudang
- Menerima daftar pemesanan barang dari bagian penjualan, kemudian
menyediakan barang yang dipesan. Barang yang dipesan dikirim ke bagian
penjualan.
- Jika ada retur, maka bagian gudang menerima daftar retur kemudian
menyediakan barang yang akan diganti dan dikirim ke bagian penjualan.
d. Pimpinan
- Jika ada retur, maka pemimpin menerima laporan retur dari bagian penjualan
yang kemudian di arsip
- Menerima laporan penjualan dan cicilan pembayaran dari bagian penjualan
g) Prosedur Retur Penjualan
(1) Departemen Penerimaan Barang
Ketika barang dikembalikan, staf penerimaan menghitung, memerikasa, dan
menyiapkan slip retur barang yang mendeskripsikan barang tersebut. Barang
tersebut dibawa ke gudang bersama dengan salinan slip retur barang. Salinan
kedua dari slip retur barang ini dikirim ke departemen penjualan.
(2) Departemen Penjualan.
Saat menerima slip retur barang, staf penjualan menyiapkan memo kredit.
Dokumen ini merupakan alat yang sah bagi pelanggan untuk menerima
pembayaran atas barang yang dikembalikan.
(3) Departemen Kredit
Manajer kredit mengevaluasi kondisi pengembalian dan membuat keputusan
untuk memberikan atau menolak pengembalian tersebut. Manajer kemudian
mengembalikan memo kredit ke departemen penjualan.
(4) Departemen Penagihan
Staf penagihan menerima memo kredit dari departemen penjualan dan
mencatat kredit tersebut dalam jurnal penjualan sebagai entri kontra. Staf ini
kemudian mengirimkan tersebut dalam jurnal penjualan ke bagian pengendalian
persediaan untuk dilakukan proses pembukuan. Pada akhir periode, total
pengembalian penjualan dirangkum dalam voucher jurnal dan dikirim ke
departemen buku besar umum.
(5) Departemen Pengendalian Persediaan dan Piutang Dagang
Staf pengendalian persediaan menyesuaikan catatan persediaan dan
meneruskan memo kredit ke departemen piutang, di mana rekening pelanggan
akan disesuaikan. Departemen pengendalian persediaan dan piutang dagang
mengirimkan rangkuman informasi ke departemen buku besar umum.
Selanjutnya, departemen pengendalian persediaan mengirimkan voucher jurnal
yang merangkum total nilai dari pengembalian persediaan, dan departemen
piutang dagang mengirimkan rangkuman akun dari buku besar pembantu piutang
dagang.
(6) Departemen Buku Besar Umum
Staf departemen buku besar umum menerima voucher jurnal dari departemen
penagihan dan pengendalian persediaan serta rangkuman akun dari departemen
penagihan dan pengendalian persediaan serta rangkumna akun dari departemen
piutang dagang. Staf lalu membukukan voucher jurnal tersebut ke akun
pengendalian.
E. SIKLUS PENGGAJIAN DAN UPAH
a) Pengertian Gaji dan Upah
Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan
oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umumnya
merupakan pembayaran atas penyeraha jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana
(buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan, sedangkan upah dibayarkan
berdasarkan hari kerja, jam kerja atau jumlah satuan produk yang di hasilkan.
b) Pengertian Sistem Akuntansi Gaji dan Upah
Sistem akuntansi gaji dan upah dirancang untuk menangani transaksi
perhitungan gaji dan upah karyawan dan pembayarannya, perancangan sistem
akuntansi penggajian dan pengupahan ini harus dapat menjamin validitas, otorisasi
kelengkapan, klasifikasi penilaian, ketepatan waktu dan ketepatan posting serta
ikhtisar dari setiap transaksi penggajian dan pengupahan.
c) Dokumen Yang Digunakan dalam Akuntansi Gaji dan Upah
a. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
Dokumen pendukung perubahan gaji. Dokumen ini umumnya
dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat keputusan yang
berhubungan dengan karyawan, seperti misalnya: surat keputusan
pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, skorsing dan sebagainya.
Tembusan dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah
untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah.
b. Kartu jam hadir
Kartu jam hadir ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk
mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir dapat
berupa daftar hadir biasa dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dari
mesin pencatat waktu.
c. Kartu jam kerja
Kartu jam kerja merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat
waktu yang dikonsumsi tenaga kerja langsung pada perusahaan yang
diproduksinya berdasarkan pesanan.
d. Daftar gaji dan upah
Daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang memuat informasi
mengenai jumlah gaji bruto tiap karyawan, potongan-potongan serta jumlah
gaji netto tiap karyawan dalam suatu periode pembayaran.
e. Rekap daftar gaji dan upah
Rekap daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang berisi ringkasan
gaji perdepartemen/bagian, yang dibuat berdasarkan daftar gaji.
f. Surat pernyataan gaji dan upah
Surat pernyataan gaji dan upah merupakan dokumen yang dibuat oleh
fungsi pembuat daftar gaji, yang merupakan catatan bagi tiap karyawan
beserta berbagai potongan yang menjadi beban bagi karyawan.
g. Amplop gaji dan upah
Amplop gaji dan upah ini berisi uang gaji karyawan yang memuat
informsi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi, dan jumlah gaji bersih
yang diterima karyawan dalam bulan atau periode tertentu.
h. Bukti kas keluar
Berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi
pembuat daftar gaji, maka fungsi pencatat uang akan membuat dokumen yang
merupakan perintah pengeluaran uang kepada fungsi pembayaran gaji.
d) Catatan Akuntansi Yang Digunakan
(1) Jurnal umum
Dalam gaji dan upah, jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya
tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan.
(2) Kartu harga pokok produk
Kartu ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang
dikeluarkan untuk pesanan tertentu.
(3) Kartu biaya
Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan
biaya tenaga kerja non produksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber
informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah bukti memorial.

(4) Kartu penghasilan karyawan

Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongan yang
diterima oleh setiap karyawann. Kartu penghasilan karyawan digunakan sebagai tanda
terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan
yang bersangkutan. Sehingga rahasia penghasilan keryawan tertentu tidak diketahui oleh
karyawan yang lain.

e) Fungsi Yang Terkait Dalam Gaji dan Upah


(1) Fungsi kepegawaian.Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru,
menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat
surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kanaikan pangkat dan golongan
gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan.
(2) Fungsi pencatat waktu. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan
catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Fungsi pencatatan waktu
hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi
pembuat daftar gaji dan upah.
(3) Fungsi pembuat daftar gaji dan upah bertanggung jawab untuk membuat daftar
gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai
potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran
gaji dan upah. Daftar gaji dan upah diserahkan oleh pembuat daftar gaji dan upah
kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai
dasar pembayaran gaji dan upah.
(4) Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul
dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan (misalnya utang
gaji dan upah karyawan, utang pajak, utang dana pensiun). Fungsi akuntansi yang
menangani sistem akuntansi penggajian dan pengupahan berada ditangan bagian
utang, bagian kartu biaya, dan bagian jurnal.
(5) Fungsi keuangan bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan
upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian
dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan untuk selanjutnya
dibagikan kepada karyawan yang berhak.

f) Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Akuntansi Gaji dan Upah


(1) Prosedur pencatatan waktu hadir.Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir
karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu
dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi. Pencatatan
waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang karyawan harus
menandatanganinya setiap hadir dan pulang dari perusahan atau dapat menggunakan
kartu hadir (berupa clok card) yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin
pencatat waktu (time recorder mechine).
(2) Prosedur pencatatan waktu gaji. Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya
berdasarkan pesanan, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja
di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan kepada produk
atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut. Dengan demikian waktu kerja
ini dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada produk
yang diproduksi.
(3) Prosedur pembuatan daftar upah. Dalam prosedur ini fungsi pembuat daftar gaji dan
upah membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar
pembuatan daftar gaji dan upah adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan
karyawan, daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar hadir.
(4) Prosedur distribusi biaya upah
Dalam prosedur ini, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-
departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi tenaga kerja ini
dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk.
(5) Prosedur pembayaran upah Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dam fungsi
keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluran kas kepada fungsi
keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan
kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke dalam
amplop gaji dan upah dilakukan oleh juru bayar (pay master).
g) Unsur Pengendalian Intern
(1) Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas.
(2) Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang
cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
(3) Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
(4) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Gambar 12. Flowchart Penggajian
Gambar 13. Flowchart Lembur
BAB III

KESIMPULAN

A. Simpulan
Setiap perusahaan pada dasarnya memerlukan sebuah sistem yang dapat
mengefesiensi waktu, tenaga serta cost yang dapat dikeluarkan oleh perusahaan. Sistem
Informasi Akuntansi merupan salah satu sistem yang dapat menjadi solusi dalam
perancangan sistem pada sebuah perusahaan. Perusahaan manufaktur merupakan salah satu
jenis perusahaan dalam bidang ekonomi yang sangat mementingkan kehadiran SIA.
SIA bagi perusahaan manufaktur dapat terdiri dari siklus pengeluaran, produksi
hingga pendapatan untuk menghasilkan profit. Perusahaan manufaktur memiliki ciri sebagai
pengahasil produk yang tingkat komplesitas problem juga sangat signifikan. Dengan
adanya flowchart akan dengan mudah untuk memahami tujuan serta fungsu masing-masing
departemen. Flowchart memberikan petunjuk dalam pengaplikasian sebuah sistem

DAFTAR PUSTAKA
B. Romney, Marshall dan Paul John Steinbart. 2006. Sistem Informasi Akuntansi Edisi 9.
Jakarta: Salemba Empat.

Baridwan, Zaki, 1990, Sistem Akuntansi: Penyusunan Prosedur dan Metode, Yogyakarta,
BPFE.

Bodnar, George H., dan William S. Hopwood. 2003. Sistem Informasi Akuntansi. Buku Satu.
Edisi Kedelapan. Jakarta: PT INDEKS.

Hall, James A. 2011. Accounting Information Systems: Sistem Informasi Akuntansi. Buku
Satu. Edisi Empat. Jakarta: Salemba Empat

Hernanto, 1987, Sistem Akuntansi: Survei dan Teknik Analisis, Yogyakarta, BPFE.

Krismiaji. 2005. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: UPP AMP YKPN.

L. Whitten, Jeffrey, Lonnie D. Bentley dan Kevin C. Dittman. 2005. System Analysis and
Design Methods. New York: McGraw Hill Companies Inc.

Mulyadi. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.

Puspitawati, Lilis, dan Sri Dewi Anggadini. 2011. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta:
Graha Ilmu.

W. Wilkinson, Joseph. 1995. Sistem Akunting dan Informasi. Jakarta: Binarupa Aksara.

http://siadevelopment.blogspot.co.id/2012/04/siklus-produksi-dan-persediaan.html

http://gerytrisaputra.blogspot.com/2010/11/sistem-informasi-akuntansi-penjualan.html

Anda mungkin juga menyukai