PENGENDALAN INTERNAL AKUNTANSI DALAM LINGKUNGAN

PENGOLAHAN DATA ELEKTRONIK

Sistem pengendalian internal dalam perusahaan yang menggunakan manual system
dalam akuntansinya lebih dititikberatkan pada orang yang melaksanakan system tersebut,
atau dengan kata lain lebih berorientasi pada orang (people-oriented system). Jika computer
digunakan sebagai allat bantu pengolahan data, akan terjadi pergeseran dari system yang
berorientasi pada orang ke system yang berorientasi pada computer (computer-oriented
system). Perbedaan karakteristik pengendalian akuntansi dalam manual system dengan
system pengolahan data elektronik adalah sebagai berikut:

Pengendalian Internal Akuntansi dalam Pengendalian Internal

Sistem Manual
Dalam system komputer
1. Pembagian tanggung jawab pelaksanaan Karena ketelitian dan kecepatan pengolahan
suatu transaksi ke tangan beberapa orang data dengan computer, lebih sedrikit
atau departemen agar tercipta adanya cek diperlukan cek silang dalam pengolahan,
silang (cross-check dan speliasasi data. terutama yang menyangkut perhitungan dan
pengolahan data akuntansi.
2. Dilakukan pemeriksaan secara visual Computer dapat melakukan berbagai
terhadap transaksi penting dan dokumen pemeriksaan (edit) yang semula dilakukan
yang diproses melalui sistem oleh manusia melalui program computer,
sehingga mengurangi pekerjaan editing
dokumen secara visual.
3. Manual system menitikberatkan System komputer menitikberatkan
pengendalian di tangan manusia, yang pengendalian melalui program computer,
dicapai dengan pembagian tanggung sehingga pembagian tanggung jawab
jawab pelaksanaan transaksi ke beberapa fungsional Dallam pelaksaan transaksi dapat
orang atau bagian. dikurangi.
Pengendalian Umum

Pengendalian umum merupakan standart dan panduan yang digunakan oleh karyawan untuk
melakukan fungsinya. Unsur pengendalian umum ini meliputi : Organisasi, prosedur dan
standar untuk perubahan program, pengembangan sistem dan pengoperasian fasilitas
pengolahan data.

1. Organisasi

Dalam manual sistem, pengendalian dilaksanakan dengan memisahkan fungsi fungsi pokok
(operasi, penyimpanan dan akuntansi). Suatu transaksi akan dilaksanakan oleh fungsi operasi
jika ada otorisasi dari yang berwenang, hasil transaksi akan disimpan oleh fungsi
penyimpanan, dan transaksi yang terjadi akan dicatat oleh fungsi akuntansi.

Dalam sistem komputer, fungsi pokok tersebut seringkali digabung dalam wujud program
komputer, sehingga penggabungan ketiga fungsi tersebut memerlukan metode pengendalian
yang khusus.

Contoh, dalam sistem manual persediaan barang, pemisahan dilakukan dalam fungsi operasi
(pembelian) dan fungsi penyimpanan (gudang) dengan fungsi akuntansi (pencatatan
persediaan) sehingga pada akhir periode dapat dilakukan pengecekkan silang antar fungsi
untuk mengetahui jumlah sisa persediaan. Dalam sistem komputer, program komputer
dirancang untuk membuat keputusan kapan persediaan harus dipesan, dan sekaligus dapat
menerbitkan dokumen PesananPembelian.Jika barang sudah diterima, maka komputer
melakukan pencatatan terhadap barang yang diterima dan membuat dokumen laporan
penerimaan barang.
Untuk menciptakan sistem pengendalian intern dalam lingkungan PDE, maka perlu diadakan
pemisahan fungsi-fungsi berikut :

a. Fungsi perancangan sistem dan penyusunan program.

b. Fungsi operasi fasilitas pengolahan data.

c. Fungsi penyimpanan program dan kepustakaan.

Pemisahan tesebut dilakukan dengan tujuan :

a. Pemisahan ini akan menciptakan cross check terhadap ketelitian dan kewajaran
terhadap perubahan yang dimasukkan kedalam sistem.

b. Untuk mencegah seseorang yang tidak berhak untuk mengakses komputer.

c. Untuk mendorong efisiensi karena adanya spesialisasi.

1. Pengendalian terhadap sistem dan program

Pengendalian umum yang bersangkutan terhadap sistem dan program meliputi :

a. Prosedur penelaahan dan pengesahan sistem baru.

b. Prosedur pengujian program.

c. Prosedur pengubahan program.

d. Dokumentasi.

2. Pengendalian terhadap fasilitas pengolahan data

Fasilitas pengolahan data meliputi empat bidang utama :

a. Operasi konversi data.

b. Operasi Komputer.

c. Perpustakaan.

d. Fungsi Pengendalian.

Kegiatan konversi data terdiri dari pengubahan data dari dokumen sumber kedalam bentuk
yang dapat dibaca komputer baik dengan metode batch maupun online processing.
Pengendalian terhadap operasi komputer meliputi :

Akses ruangan komputer yang terbatas, pembuatan instruksi yang jelas mengenai
perubahan data dokumen sumber jadi machine-readable form, password yang digunakan
untuk mengatur penggunaan komputer.

Pengendalian terhadap arsip data dan program yang disimpan harus dilakukan oleh
karyawan perpustakaan dalam tempat yang terlindung dengan baik, meliputi : prosedur dalam
penyimpanan, penjagaan keamanan fisik terhadap arsip komputer, prosedur pembuatan
backup, pengendalian terhadap penggunaan arsip yang disimpan dalam perpustakaan.

Pengendalian Aplikasi (Application Control)

Berbeda dengan pengendalian umum, pengendalian aplikasi dirancang untuk memenuhi

persyaratan pengendalian khusus setiap aplikasi. Pengendalian aplikasi mempunyai tujuan
berikut ini:

1. Menjamin bahwa semua transaksi yang telah diotorisasi telah diproses sekali saja
secara lengkap.

2. Menjamin bahwa data transaksi lengkap dan teliti

3. Menjamin bahwa pengolahan data transaksi benar dan sesuai dengan keadaan.

4. Menjamin bahwa hasil pengolahan data dimanfaatkan untuk tujuan yang telah
ditetapkan.

5. Menjamin bahwa aplikasi dapat terus-menerus berfungsi.

Pengendalian aplikasi dapat dibagi menjadi (1) pengendalian preventif dan (2)
pengendalian detektif atau pengendalian yang bersifat korektif. Berikut ini diuraikan setiap
jenis pengendalian aplikasi tersebut.

A. Pengendalian Preventif
Pengendalian preventif bertindak sebagai petunjuk untuk membantu sesuatu terjadi
seperti yang seharusnya terjadi. Pengendalian ini sangat diperlukan dalam pengolahan
elektronik, karena hal ini dapat mencegah terjadinya masalah. Pengendalian ini sangat
diperlukan dalam pengolahan data elektronik, karena hal ini dapat mencegah terjadinya
masalah. Pengendalian preventif diletakkan di sepanjang proses pengolahan data dalam
sistem pengolahan data elektronik. Umumnya unsur pengendalian preventif dilaksanakan
sebelum data masuk ke dalam program komputer. Pengendalian preventif meliputi unsur-
unsur berikut ini:

1. Otorisasi data sumber;

2. Konversi data;
3. Penyiapan data sumber;
4. Turnaround documents;
5. Formulir bernomor urut tercetak
6. Validasi masukan;
7. Pemutakhiran arsip dengan komputer;
8. Pengendalian terhadap pengolahan data.

A. Pengendalian Defektif
Pengendalian detektif tidak akan mencegah terjadinya masalah, namun akan memberi
petunjuk di mana letak terjadinya masalah. Contoh pengendalian detektif adalah data
transimission, control register, control tools, dokumentasi dan testing, penggunaan label,
dan output check.