Anda di halaman 1dari 15

AKUNTANSI HOTEL

PROSEDUR AKUNTANSI BIAYA (JURNAL KHUSUS PEMBELIAN


DAN PENGGUNAAN BAHAN)
EKA 443 B1

OLEH:
KELOMPOK 2
Ni Putu Wanda Anggeliana Putri (1406305100)
Ni Wayan Risna Swardani (1406305169)

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS


UNIVERSITAS UDAYANA
2017

0
1. Pendahuluan
Industri Perhotelan adalah salah satu industri yang berperan penting dalam
perkembangan ekonomi dan dunia pariwisata di Indonesia. Seperti yang kita ketahui secara
umum hotel adalah seluruh atau sebagian bangunan yang digunakan untuk pelayanan kamar,
makanan, dan minuman serta rekreasi yang dikelola dengan tujuan komersial. Bagian
pembelian merupakan jalur pengelolaan biaya terbesar dan terkecil dalam pengeluaran suatu
hotel. Bagian Pembelian secara umum berperan dalam pengadaan persediaan hotel, material,
serta bagian kebutuhan dapur. Kinerja bagian pembelian membutuhkan proses yang harus
sangat teliti, karena harus mengikuti prosedur. Kesalahan dalam prosedur akan
mengakibatkan kerugian biaya.

2. Pembahasan
2.1 Jenis-Jenis Pembelian Dairy Product Pada Hotel
1. Pembelian Persediaan
Persediaan barang di hotel bisa berupa makanan, minuman, material supplies, dan
barang-barang lain. Barang-barang tersebut tersedia untuk dijual maupun untuk membantu
kelancaran operasional perhotelan. Besar kecilnya persediaan sangat tergantung pada fasilitas
yang dimiliki, jumlah kamar, dan tingkat perputaran persediaan. Penyimpanan barang
persediaan mempunyai pengaruh yang besar terhadap ketahanan dan keawetan barang,
sehingga terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam proses penyimpanan antara
lain temperatur ruangan, kebersihan dan kerapihan penyusunan barang, metode penyimpanan
barang, dan sistem ventilasi. Pembelian atas persediaan yang dimana barang tersebut bersifat
tahan lama, akan disimpan di general store, sedangkan barang yang bersifat mudah rusak,
akan disimpan di daily store. Tujuan adanya pembelian persediaan adalah untuk menjaga
kontinuitas usaha, mencegah over investment dan barang yang rusak/busuk, menghindari
kerugian akibat waktu penyerahan dan menghemat biaya pemesanan, membuat perencanaan
pembelian yang optimal, menjaga kebutuhan barang dapat seimbang antara pembelian
dengan gudang, serta mencegah slow moving item.
2. Cara Pembelian Persediaan Barang dan Bahan
Dalam usaha untuk mencapai target dan tujuan dari bagian pembelian, ada beberapa
cara pembelian barang dan bahan yang dipergunakan, antara lain:
1) Pembelian barang dan bahan dengan sistem kontrak
a. Kontrak untuk jangka waktu tertentu

1
Hotel tidak perlu sulit-sulit mencari pemasok, karena sudah ditetapkannya kontrak
atas pembelian barang dan bahan yaitu paling tidak selama 6 atau 12 bulan
(tergantung dari lamanya kontrak). Manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya
kontrak untuk jangka waktu tertentu, yaitu penghematan tenaga dan waktu bisa
dihemat serta penetapan harga dan penyusunan anggaran dapat dilakukan dengan
mudah karena jumlah pengeluaran sudah dapat dipastikan.
b. Kontrak pembelian dalam jumlah tertentu

Dalam kontrak ini, dilakukan secara tertulis dan jika perlu dilakukan dihadapan
notaris untuk dijadikan sebagai dokumen legal. Struktur kontrak dibagi menjadi dua
bagian, yaitu bagian pertama dan bagian kedua. Bagian pertama berisi mengenai
kondisi umum seperti jangka waktu kontrak, bagaimana pengiriman barang-barang
yang dibeli, kepada siapa invoice harus dikirimkan, bagaimana sistem
pembayarannya, dan lain sebagainya. Bagian kedua berisi mengenai kondisi khusus
dan spesifik, seperti standar spesifikasi untuk setiap jenis bahan yang dibeli (standard
purchased spesification). Tujuan dari kontrak ini adalah untuk menjamin kontinuitas
pemasok bahan serta mempunyai kesiapan persediaan khususnya untuk bahan-bahan
yang penting dan sulit diperoleh, terutama jenis bahan musiman.
2) Pembelian barang dan bahan secara harian
Pembelian harian ini biasanya dilakukan untuk bahan-bahan makanan yang tidak tahan
lama. Oleh karena itu, karyawan bagian dapur harus melakukan inventori setiap harinya
untuk menghitung berapa bahan-bahan yang tersisa dan berapa jumlah yang harus dibeli
kembali. Untuk mendapatkan bahan-bahan yang sesuai dengan standar, maka bahan-
bahan tersebut sebaiknya dibeli melalui pemasok yang sudah direkomendasikan.
3) Pembelian barang dan bahan secara kuota mingguan
Cara pembelian bahan makanan secara kuota mingguan, pada umumnya dilakukan untuk
bahan-bahan yang tergolong dalam grocery. Standar spesifikasi yang digunakan sulit
untuk dirinci secara detail, sehingga yang digunakan adalah nama merk, ukuran, berat,
dan jumlah. Mekanisme pembelian secara kuota mingguan ini, yaitu setelah bagian
pembelian menerima daftar barang dan bahan yang harus dibeli dari bagian yang
bersangkutan, kemudian bagian pembelian mengirimkan daftar bahan/barang kepada
pemasok untuk membuat kuota harga. Setelah bagian pembelian menerima daftar kuota
harga dari masing-masing pemasok, kemudian bagian pembelian akan menentukan
pemasoknya.

2
4) Pembelian barang dan bahan secara cash and carry
Pembelian secara cash and carry dilakukan apabila jumlah barang dan bahan yang dibeli
tidak dalam jumlah yang besar dan mudah didapat. Pembelian dengan cara ini bisa
dilakukan langsung ke pasar, supermarket atau took, dan tempat-tempat yang sudah
dijadikan langganan. Keuntungan pembelian barang dan bahan secara cash and carry,
antara lain:
a. Dapat dibeli di lebih banyak tempat, tidak tergantung hanya pada satu pemasok saja.
b. Harga lebih kompetitif, walaupun barang dan bahan yang dibeli dalam jumlah sedikit.
c. Pembeli tahu secara pasti barang atau bahan yang akan dibeli beserta harganya hanya
melalui catalog.
d. Bila segera dibutuhkan, pembelian bisa dilakukan langsung atau seketika.
5) Pembelian bahan makanan secara pembayaran pesanan
Pembelian dengan cara pembayaran pesanan ini diperlukan apabila hotel atau restoran
memerlukan bahan makanan tersebut dalam jumlah yang banyak untuk memenuhi
kebutuhan selama beberapa waktu. Hal tersebut dilakukan untuk menjamin kontinuitas
bahan berkaitan dengan keberadaan jenis makanan tertentu yang dicantumkan di dalam
menu.

2.2 Jenis-Jenis Penggunaan Dairy Product Khususnya Foods Dan Beverage Pada Hotel
Jenis-jenis penggunaan dairy product khususnya foods dan beverage pada hotel, dapat
dibagi menjadi:
1) Makanan yang cepat rusak (perishable)
Bahan makanan yang termasuk cepat rusak antara lain sayur-sayuran, buah-buahan,
bumbu-bumbu segar (bawang merah, bawang putih, cabai, green pepper, red pepper,
onion, white cabbage, leeks, lettuce, tomato), dan jenis sayuran lainnya yang mudah
rusak. Pembelian bahan makanan ini dilakukan setiap hari dan hanya bisa bertahan paling
lama tiga hari, sehingga dalam proses penyimpanannya memerlukan ruangan khusus.
2) Makanan yang terbuat dari susu dan sejenisnya (dairy product)
Bahan makanan jenis dairy product antara lain telur, susu dan atau yang dibuat dari bahan
susu misalnya ice cream, keju, yoghurt, fresh cream, dan lain sebagainya. Pada saat
membeli makanan yang terbuat dari susu dan sejenisnya harus memiliki tingkat ketelitian
yang tinggi, karena makanan tersebut hanya mampu bertahan dari 1 sampai 2 minggu
(sesuai dengan informasi yang dicantumkan pada kemasan). Bahan-bahan makanan jenis
ini disimpan pada suhu atau temperatur khusus, yaitu 130 C - 160 C.
3) Makanan jenis daging, unggas, dan ikan laut (meat, poultry, fish, and sea food)
Makanan jenis daging, unggas, dan ikan laut harus dalam keadaan segar dan disimpan
menggunakan peralatan yang bersih serta disimpan pada temperatur khusus.
4) Makanan jenis sembako (groceries)

3
Bahan jenis sembako (groceries) antara lain tepung terigu, beras, kacang-kacangan,
kecap, saos, bahan-bahan kue, dan lain-lain. Penyimpanan bahan makanan jenis groceries
tidak diperlukan suhu atau temperatur udara yang khusus, artinya jenis barang ini bisa
disimpan pada temperatur yang normal atau sejuk antara 250 C - 350 C.
5) Jenis minuman (beverages)
a. Soft drink
Soft drink seperti Coca-cola, Sprite, Fanta, Seven Up, Beers, dan lain sebagainya
disimpan pada ruangan normal dengan suhu udara antara 250 C - 350 C.
b. Hard liquor
Hard liquor merupakan jenis minuman keras seperti Johny Walker, Grand Marnier,
Bwenedectine, Civas Regal, dan lain sebagainya. Minuman ini disimpan pada
temperatur 130 C - 250 C.
c. Wine atau champagne
Wine atau champagne merupakan jenis minuman yang bahan bakunya dari buah
anggur, contohnya seperti Red Burgundy, White Burgundy, Rose Wine, White Wine,
dan lain sebagainya. Minuman ini disimpan pada temperatur 100 C - 160 C.

2.3 Jurnal Khusus Pembelian Dairy Product Khususnya Foods Dan Beverage Pada
Hotel
Proses akuntansi dimulai dari pencatatan bukti transaksi ke dalam jurnal umum,
kemudian posting ke dalam rekening buku besar. Proses tersebut berjalan terus menerus
sepanjang tahun buku. Kegiatan semacam itu dapat dilakukan hanya untuk transaksi
keuangan yang memiliki frekuensi tidak sering terjadi dan jumlah bukti transaksinya pun
tidak banyak. Apabila transaksi yang sejenis memiliki frekuensi dalam kategori sering terjadi
dan jumlah transaksinya banyak, cara posting seperti dikemukakan pada pembahasan jurnal
umum tidak lagi efisien dan kurang praktis. Kondisi ini biasanya terjadi pada perusahaan
besar ataupun satuan usaha yang mulai berkembang pesat.
Oleh karena itu, bertolak dari jurnal umum yang biasanya digunakan untuk mencatat
transaksi sejenis dalam jumlah frekuensi yang cukup sering, dapat dibuatkan jurnal yang
mempunyai bentuk khusus. Jurnal tersebut sering dinamakan jurnal khusus. Transaksi-
transaksi yang dapat dicatat dalam jurnal khusus misalnya transaksi penerimaan kas, transaksi
pengeluaran kas, transaksi penjualan kredit, dan transaksi pembelian kredit. Setelah
pencatatan dalam jurnal khusus tersebut selanjutnya diposting ke dalam rekening buku yang
dilakukan secara periodik, biasanya setiap bulan sekali.

4
Berkaitan dengan transaksi pembelian barang untuk keperluan operasional hotel,
pencatatan bisa dilakukan dengan menggunakan metode fisik atau metode perpetual,
sebagian besar menggunakan metode perpetual dalam pencataran persediaannya, sebagai
berikut:
11101 Inventory Food xxx
20101 Trade Collector xxx

2.4 Jurnal Khusus Penggunaan Dairy Product Khususnya Foods Dan Beverage Pada
Hotel
Penggunaan persediaan untuk operasional perusahaan harus diadministrasikan dengan
baik, karena penggunaan sama artinya dengan pemakaian yang merupakan biaya bagi
departemen yang meminta. Pada setiap akhir periode (akhir bulan), biaya pengendalian (cost
control) akan melakukan inventasrisasi atas persediaan (stock opname), dimana inventarisasi
pada departemen operasi biasanya dilakukan pada malam hari saat kegiatan hotel mulai
berkurang, sedangkan inventarisasi di daily store dan general store dilakukan setelah
kegiatan keluar masuknya barang di gudang dihentikan untuk hari itu. Sebelum inventarisasi
dilakukan biasanya diberitahukan terlebih dahulu bagi departemen yang akan meminta
barang. Adapun pencatatan yang dilakukan berkaitan dengan transaksi pengeluaran
persediaan dari gudang untuk digunakan oleh departemen peminta adalah:
Biaya departemen xxx
Persediaan xxx

2.5 Membandingkan, Mendesain, Dan Menyimpulkan Bagan Alur Prosedur Pembelian


Pada Hotel
1) Bagian yang Terlibat
Bagian yang terlibat dalam proses pengadaan bahan adalah:
a. Departemen yang memerlukan barang
b. Gudang (general store/storeroom)
c. Pembelian (purchasing)
d. Penerimaan (receiving)
e. Cost-control
f. Account payable (hutang usaha)
2) Dokumen yang Digunakan

5
a. Purchasing requisition (PR), formulir yang mencatat permintaan pembelian barang
yang biasanya disiapkan gudang atau departemen outlet atas dasar persediaan
minimum.
b. Purchase order (PO), formulir yang mencatat pemesanan barang untuk kebutuhan
operasional hotel.
c. Memorandum invoice (MI), pencatatan pembelian barang yang diterima dari supplier
sebagai tanda bukti bahwa barang tersebut sudah diterima dengan baik.
d. Daily receiving report (DRR) adalah rekapitulasi pencatatan penerimaan barang untuk
kebutuhan operasional hotel.
e. Quotation analysis price, merupakan daftar harga dari barang-barang yang akan dibeli
yang digunakan sebagai pembanding.
f. Bincard, merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang, barang masuk,
barang keluar serta sisa barang.
g. Cardex, adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga
satuan, barang masuk, barang keluar dan sisa barang. Cardex digunakan sebagai alat
kontrol oleh cost control.
3) Prosedur Pembelian Persediaan
1) PR dibuat oleh departemen yang memerlukan barang, jika barang yang diperlukan
tidak tersedia di gudang, atau PR bisa juga dibuat oleh bagian gudang jika barang
yang tersedia di gudang sudah mencapai persediaan minimum. PR pada umumnya
dibuat dalam 3 rangkap yang kemudiaan didistribusikan pada:
a. Cost control, sebagai alat kontrol
b. Purchasing, sebagai dasar untuk membuat PO
c. Gudang atau departemen yang memerlukan
2) Berdasarkan PR yang dibuat, bagian pembelian akan membuatkan PO dimana harus
mendapat persetujuan dari Accounting Departement Head dan General Manager, dan
didukung dengan quotation analysis price. PO pada umumnya dibuat dalam 5
rangkap yang didistribusikan pada:
a. Supplier yang ditunjuk
b. Cost control, sebagai kontrol
c. Gudang sebagai informasi pembelian
d. Account payable, sebagai dasar untuk mencatat hutang
e. Purchasing, sebagai arsip
3) Supplier menyiapkan barang yang diminta berdasarkan PO yang diterima, setelah
barang siap dan disertai dengan invoice, dikirim ke hotel.
4) Penerimaan barang di hotel dilakukan oleh bagian penerimaan barang, setelah barang
yang datang dicek, bagian penerimaan menyiapkan MI dan memintakan persetujuan
(approval) dari:
a. Bagian gudang untuk persetujuan tentang jumlah dan kuantitasnya
b. Cost control untuk persetujuan harga

6
c. Bagian penerimaan barang untuk tanda terima barang
MI pada umumnya dibuat dalam beberapa rangkap sesuai kebutuhan, tapi ada yang
membuat dalam 5 rangkap dengan distribusi sebagai berikut:
a. Cost control, sebagai kontrol
b. Gudang, sebagai informasi
c. Purchasing, sebagai arsip
d. Account payable, sebagai dasar mencatat hutang
e. Supplier, sebagai pendukung penagihan
5) Bagian gudang setelah menerima barang dari bagian penerimaan, kemudian
menyimpan barang dan mencatatnya pada bincard berdasarkan MI.
6) Sedangkan cost control berdasarkan salinan PR, PO, MI akan mencatat pembelian
tersebut dalam cardex, dan account payable akan mencatatnya pada hutang usaha.
7) MI setiap hari dipilah per jenis barang (food, beverage, material supplies) oleh bagian
penerimaan barang, untuk digunakan sebagai dasar membuat daily receiving point.
4) Laporan yang Dihasilkan
Daily receiving report, yang dihasilkan oleh bagian penerimaan barang (receiving),
dimana menjelaskan tentang penerimaan barang harian.

2.6 Bagan Alur-Pembelian Persediaan


Gambar 1. Bagan Alur-Pembelian Persediaan

7
2.7 Bagan Alur-Pengeluaran Kas untuk Pembelian Tunai
Gambar 2. Bagan Alur-Pengeluaran Kas untuk Pembelian Tunai

(Sumber: Buku Akuntansi Perhotelan Akuntansi Perhotelan Pendekatan Sistem Informasi)

2.8 Membandingkan, Mendesain, Dan Menyimpulkan Bagan Alur Prosedur


Penggunaan Dairy Product Khususnya Food Dan Beverage Pada Hotel

8
Penggunaan persediaan untuk operasional perusahaan harus diadministrasikan dengan
baik, karena penggunaan sama artinya dengan pemakaian yang merupakan biaya bagi
departemen yang meminta. Pada setiap akhir periode (akhir bulan), cost control akan
melakukan inventarisasi atas persediaan (stock opname), dimana inventarisasi pada
departemen/outlet operasi biasanya dilakukan pada malam hari saat kegiatan hotel mulai
berkurang, sedangkan inventarisasi di daily store dan general store dilakukan setelah
kegiatan keluar masuknya barang di gudang dihentikan untuk hari itu. Sebelum inventarisasi
dilakukan biasanya diberitahukan terlebih dahulu bagi departemen yang akan meminta
barang.
Adapun pencatatan yang dilakukan berkaitan dengan transaksi pengeluaran
persediaan dari gudang untuk digunakan oleh departemen peminta adalah:
Biaya departemen xxx
Persediaan xxx
1. Bagian yang terlibat
a. Departemen
b. Gudang
c. Cost control
2. Dokumen yang digunakan
a. Storeroom requisition (SR), biasanya dibuat untuk masing-masing jenis persediaan,
seperti makanan, minuman, material, SR digunakan sebagai bukti pengeluaran barang
dari gudang dan sebagai dasar pembebanan biaya departemen.
b. Bincard, merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang, barang masuk,
barang keluar, serta sisa barang.
c. Cardex, adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga
satuan, barang masuk, barang keluar dan sisa barang. Cardex digunakan sebagai alat
kontrol oleh cost control.
3. Laporan yang dihasilkan
a. General food/beverage cost, yang berisi perhitungan biaya makanan dan minuman.
b. Stock opname report, laporan yang menjelaskan tentang hasil inventarisasi persediaan
pada akhir periode untuk dipakai sebagai dasar mencocokkan dengan saldo akhir pada
cardex/bincard.
c. Cost reconcialiation, merupakan rekonsiliasi atas pengeluaran biaya makanan dan
minuman yang akan dipakai sebagai dasar menghitung food/beverage cost.
d. Flash cost/daily food cost, merupakan laporan yang menunjukkan perbandingan
antara total sales dengan total cost.
4. Prosedur Penggunaan Persediaan

9
a. Departemen yang memerlukan barang menyiapkan SR yang berisi tentang jenis dan
jumlah satuan dari barang yang diperlukannya, dimana SR tersebut harus disetujui
oleh head department, yang kemudian diserahkan ke bagian gudang.
b. Gudang akan mengecek dan menyiapkan barang yang diminta, dan kemudian
menyerahkan barang dan meminta tanda terima dari petugas yang menerima barang
tersebut, setelah itu bagian gudang akan menandatangani SR tersebut. SR pada
umumnya dibuat dalam rangkap 3 dengan distribusi sebagai berikut:
- Cost control, sebagai dasar untuk mencatat cardex
- Gudang
- Departemen yang memerlukan barang, sebagai arsip
c. Gudang akan mencatat pengambilan barang tersebut pada bincard sebagai pengurang
berdasarkan SR.
5. Potensial Kos
Potensial kos merupakan pengembangan dari sistem point of sale dalam
mengkalkulasi penjualan makanan dan minuman. Potensial kos ini merupakan konsep tertua
dalam prosedur pengendalian makanan dan minuman. Potensial kos menghitung potensi atau
kemampuan antara penjualan dan kos yang dikeluarkan. Potensial kos dibagi menjadi 2,
yaitu:
a. Beverage potentials, dikalkulasi berdasarkan penjualan (sales basis), karena kos
minuman sudah bisa dipastikan, akan bisa mendatangkan penjualan yang diharapkan.
b. Food potentials, dikalkulasi berdasarkan kos (cost basis), kos makanan per hari sebelum
bisa diketahui sampai penjualan terjadi, sehingga potensial kos makanan baru bisa
dihitung setelah terjadi penjualan atas menu makanan yang disediakan.
Potensial kos minuman bisa dihitung dengan langkah-langkah sebagai berikut:
a. Kuantitas minuman yang bisa dikonsumsi (dijual) dikalikan dengan kos per satuan,
diperoleh total kos.
b. Kuantitas minuman yang dikonsumsi (dijual) dikalikan dengan harga jual per satuan,
diperoleh penjualan potensial (potentials sales).
c. Bandingkan antara total kos dengan penjualan potensial, kalikan 100%, maka akan
diperoleh persentase potensial kos minuman per item.
Perhitungan potensial kos makanan lebih kompleks daripada penghitungan potensial
kos minuman, dimana kos yang digunakan harus dipilah untuk masing-masing item menu,
dan harus disesuaikan dengan konsumsi makanan untuk keperluan lain yang tidak terkait
dengan penjualan potensial, seperti makanan karyawan, transfer makanan antar outlet dan
penyesuaian lainnya. Menu yang dibuatkan resep, besarnya kos bisa ditentukan berdasarkan
kos standar.

10
Contoh:
Penjualan minuman vodka dan scotch pada 20 November 2016 masing-masing 10 dan
20 gelas, dimana kos masing-masing per gelasnya adalah Rp 25.000 dan Rp 30.000. Harga
jual per gelas adalah Rp 50.000 dan Rp 45.000. Hitung potensial kos dari masing-masing
minuman pada tanggal tersebut.
Penyelesaian:
Vodka
Total kos = 10 x 25.000 = 250.000
Penjualan potensial = 10x 50.000 = 500.000
Potensial kos = 250.000/500.000 x 100% = 50%
Scotch
Total kos = 20 x 30.000 = 600.000
Penjualan potensial = 20 x 45.000 = 900.000
Potensial kos = 600.000/900.000 x 100% = 66,67%

Bagan Alur-Penggunaan Persediaan

11
(Sumber: Buku Akuntansi Perhotelan Akuntansi Perhotelan Pendekatan Sistem
Informasi)

3. Kesimpulan
Pembelian atas persediaan yang dimana barang tersebut bersifat tahan lama, akan
disimpan di general store, sedangkan barang yang bersifat mudah rusak, akan disimpan di
daily store. Untuk mencapai target dan tujuan dari bagian pembelian, ada beberapa cara
pembelian barang dan bahan yang dipergunakan, antara lain pembelian barang dan bahan
dengan sistem kontrak, pembelian barang dan bahan secara harian, pembelian barang dan
bahan secara kuota mingguan, pembelian barang dan bahan secara cash and carry, dan
pembelian bahan makanan secara pembayaran pesanan.
Jenis-jenis penggunaan dairy product khususnya foods dan beverage pada hotel, dapat
dibagi menjadi makanan yang cepat rusak (perishable), makanan yang terbuat dari susu dan
sejenisnya (dairy product), makanan jenis daging, unggas, dan ikan laut (meat, poultry, fish,
and sea food), makanan jenis sembako (groceries), dan jenis minuman (beverages)
Untuk mencatat transaksi sejenis dalam jumlah frekuensi yang cukup sering, dapat
dibuatkan jurnal yang mempunyai bentuk khusus. Jurnal tersebut sering dinamakan jurnal
khusus. Transaksi-transaksi yang dapat dicatat dalam jurnal khusus misalnya transaksi
penerimaan kas, transaksi pengeluaran kas, transaksi penjualan kredit, dan transaksi
pembelian kredit. Setelah pencatatan dalam jurnal khusus tersebut selanjutnya diposting ke
dalam rekening buku yang dilakukan secara periodik, biasanya setiap bulan sekali.

12
Penggunaan persediaan untuk operasional perusahaan harus diadministrasikan dengan
baik, karena penggunaan sama artinya dengan pemakaian yang merupakan biaya bagi
departemen yang meminta. Pencatatan yang dilakukan berkaitan dengan transaksi
pengeluaran persediaan dari gudang untuk digunakan oleh departemen peminta adalah biaya
departemen (D) dan persediaan (K).
Prosedur pembelian persediaan dimulai dari PR dibuat oleh departemen yang
memerlukan barang, jika barang yang diperlukan tidak tersedia di gudang, atau PR bisa juga
dibuat oleh bagian gudang jika barang yang tersedia di gudang sudah mencapai persediaan
minimum. Kedua, berdasarkan PR yang dibuat, bagian pembelian akan membuatkan PO
dimana harus mendapat persetujuan dari Accounting Departement Head dan General
Manager, dan didukung dengan quotation analysis price. Ketiga, supplier menyiapkan
barang yang diminta berdasarkan PO yang diterima, setelah barang siap dan disertai dengan
invoice, dikirim ke hotel. Keempat, penerimaan barang di hotel dilakukan oleh bagian
penerimaan barang, setelah barang yang datang dicek, bagian penerimaan menyiapkan MI
dan memintakan persetujuan (approval). Kelima, bagian gudang setelah menerima barang
dari bagian penerimaan, kemudian menyimpan barang dan mencatatnya pada bincard
berdasarkan MI. Sedangkan cost control berdasarkan salinan PR, PO, MI akan mencatat
pembelian tersebut dalam cardex, dan account payable akan mencatatnya pada hutang usaha.
MI setiap hari dipilah per jenis barang (food, beverage, material supplies) oleh bagian
penerimaan barang, untuk digunakan sebagai dasar membuat daily receiving point.
Prosedur penggunaan persediaan dimulai dari departemen yang memerlukan barang
menyiapkan SR yang berisi tentang jenis dan jumlah satuan dari barang yang diperlukannya,
dimana SR tersebut harus disetujui oleh head department, yang kemudian diserahkan ke
bagian gudang. Kedua, bagian gudang akan mengecek dan menyiapkan barang yang diminta,
dan kemudian menyerahkan barang dan meminta tanda terima dari petugas yang menerima
barang tersebut, setelah itu bagian gudang akan menandatangani SR tersebut. Terakhir,
bagian gudang akan mencatat pengambilan barang tersebut pada bincard sebagai pengurang
berdasarkan SR.

DAFTAR RUJUKAN

13
Widanaputra, A.A, GP., Suprasto, Bambang., Aryanto, Dodik., Sari, Ratna. 2009. Akuntansi
Perhotelan Pendekatan Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.

14