BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Di masa sekarang Teknologi Informasi (TI) sangat berkembang.
Dalam kehidupan sehari - hari pun semua serba terkomputerisasi. Seperti di
sekolah - sekolah, kantor, pusat perbelanjaan, dan lain-lain yang telah
menggunakan sistem komputerisasi. Dengan adanya sistem
terkomputerisasi ini diharapkan dapat memudahkan kita dalam segala
aspek kehidupan. Dengan kemajuan teknologi saat ini, sekarang semua
orang berusaha untuk membuat suatu sistem komputerisasi yang baik dan
mudah digunakan untuk membantu pekerjaan manusia. Adanya jaringan yang
luas dan mudah diakses juga merupakan salah satu langkah untuk mendapatkan
informasi yang mudah dan cepat. Dengan adanya pengembangan inilah, maka
setiap perusahaan ingin mengubah sistem yang lama ke sistem yang baru agar
tidak tertinggal dari yang lain.
Komputer menjadi alat terbaru dewasa ini dalam sistem pengolahan
data, semakin berkembangnya kemampuan dan manfaatnya bagi dunia
perkantoran dan perusahaan karena sangat membantu efisiensi dan efektifitas
pekerjaan kantor salah satunya pada kantor Sekretariat Daerah Kabupaten/Kota
Kolaka.
Pada kantor Sekretariat Daerah Kabupaten/Kota Kolaka dalam kegiatan
perkantorannya salah satunya membutuhkan Surat Perintah Perjalanan Dinas
(SPPD) SPPD adalah naskah dinas sebagai alat pemberitahuan yang di
tujukan kepada pejabat tertentu untuk melaksanakan perjalanan dinas serta
pemberian fasilitas dan pembiayaan.. Dalam pembuatannya masih tidak
terintegrasi yang dimana setiap surat pengantar seperti perincian biaya, surat
perintah tugas, surat jalan dan laporan perjalanan dinas masih di imput di
bagian bidang masing masing sehingga waktu yang dibutuhkan dalam
pembuatan SPPD menjadi lebih lama terutama pada saat proses perincian biaya

1
 perjalanan dinas pada bagian keuangan yang dimana harus mencari besar biaya
transportasi, penginapan dan harian dari setiap daerah.
Hal ini tidaklah efisien dimana mengingat waktu yang terbuang serta
penggunaan kertas yang berlebihan apabila terjadi kesalahan pada SPPD yang
dibuat. Serta kurangnya ketepatan informasi yang ada, sering terjadi
keterlambatan dalam melakukan perjalanan dinas.
Berdasarkan hal tersebut maka diperlukan suatu sistem yang dapat
membantu dalam proses pembuatan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) di
Kantor Sekretariat Daerah Kabupaten/Kota Kolaka maka akan dibahas lebih
lanjut dalam satu pokok pembahasan dengan pembahasan dengan judul
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT
PERINTAH PERJALANAN DINAS TERINTEGRASI PADA KANTOR
SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KOLAKA.

1.2 RUMUSAN MASALAH

Agar pembahasan lebih terarah pada pokok permasalahan maka penulis
membatasi masalah yaitu bagaimana Perancanagn dan Pembuatan Surat
Perintah Perjalanan Dinas Pada Kantor Sekretariat Daerah Kabupaten/Kota
Kolaka.

1.3 BATASAN MASALAH

Pada penelitian ini dibangun batasan masalah dimana penulis akan
membatasi cangkupan masalahnya sebagai berikut :
1. Perencangan system informasi SPPD diharapkan mempermudah
pembuatan SPPD pada Kantor Sekretariat Daerah Kabupaten/Kota Kolaka.
2. SPPD hanya diinput oleh admin bagian Sekretariat.

1.4 TUJUAN PENELITIAN

Adapun tujuan pembahasan yang penulis lakukan di maksud untuk
mengetahui pembuatan database surat perintah perjalanan dinas dengan
menggunakan bahasa pemograman foxpro Pada Kantor Sekretariat Daerah
Kabupaten/Kota Kolaka.

1.5 MANFAAT PENELITIAN

2
 Adapun manfaat yang di ambil dari perancangan sistem informasi surat
perintah perjalanan dinas pada kantor sekretariat daerah kabupaten/kota kolaka
adalah :
1. Manfaat bagi penulis, penelitian ini merupakan sebuah kesempatan bagi
penulis untuk membantu memecahkan masalah yang di hadapi oleh kantor
sekretariat daerah kabupaten/kota kolaka.
2. Bagi perusahaan, Membuat sistem yang dapat membantu dalam proses
pembuatan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) di Kantor Sekretariat
Daerah Kabupaten/Kota Kolaka. Agar bisa mempermudah efektifitas
kinerja pembuatan Surat Perintah Dinas (SPPD) dengan lebih mudah,
hemat biaya, dan hemat waktu.

3. Bagi akademik, hasil dari penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat

sebagai referensi bagi para peneliti akan datang yang berkaitan dengan
perancangan sistem informasi surat perintah perjalanan dinas.

3
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

2.1 KAJIAN PUSTAKA

Berikut adalah beberapa penelitian terdahulu yang berkaitan dengan
perancanga sisten informasi surat perintah perjalanan dinas (SPPD) :

Tabel 2.1 Penelitian Terdahulu

No Peneliti Judul P. Metode P. Hasil
1. Nurbayan Pengembangan sistem Metode yang di Pembangunan
(2015) informasi surat gunakan adalah aplikasi dilakukan
perintah perejalan waterfall. menggunakan
dinas (sppd) di balai netbent dan
produksi dan Keamanan data
pengujian roket lebih terjaga
pameungpeuk karena tersimpan
menggunakan di database.
2.
Silvana
netbeans Metode yang
(2015)
digunakan
Dengan adanya
Analisis Proses Bisnis adalah metode
aplikasi SPPD
Sistem Pembuatan pengumpulan
ini dapat
Surat data dengan
3. Perintah Perjalanan mempermudah
wawancara,
Geniusa
Dinas Kantor pekerjaan dalam
observasi dan
(2013)
Regional II pembuatan surat
studi pustaka.
PT.Pos Indonesia perjalanan dinas
Metode yang
Pembuatan Sistem digunakan perubahan cara
Informasi Perjalanan adalah metode mengelola dari
Dinas pengumpulan pembuatan serta
Kantor Wilayah
data dengan penyimpanan
Direktorat Jenderal data perjalanan
wawancara,
Perbendaharaan
dinas yang
observasi dan
(SIPD-Kanwil

4
 DJPBN) studi pustaka. sebelumnya
hanya
menggunakan
Microsoft excel
tanpa
penyimpanan
database,
sekarang
seluruh data dan
perekaman
tersimpan dalam
satu server.

2.2 Landasan Teori

2.2.1 Kantor Sekretariat Daerah Kabupaten/Kota
Sekretariat Daerah Kabupaten/Kota merupakan unsur pembantu
pimpinan Pemerintah Kabupaten/Kota yang dipimpin oleh Sekretaris
Daerah, berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Bupati/Walikota.
Sekretariat Daerah Kabupaten/Kota bertugas membantu Bupati/Walikota
dalam melaksanakan tugas penyelenggaraan pemerintahan, administrasi,
organisasi dan tata laksana serta memberikan pelayanan administrasi kepada
seluruh Perangkat Daerah Kabupaten/Kota. Sekretaris Daerah untuk
kabupaten/kota diangkat dan diberhentikan oleh Gubernur atas usul
Bupati/Walikota.

2.2.2 Pengertian Surat

Menurut I. G. Warsanto, dalam bukunya Kearsipan I mengatakan
bahwa: Surat adalah sejenis warkat yang dipergunakan sebagai sarana
komunikasi tertulis antara pihak pertama dengan pihak lain dengan
mempergunakan kertas berukuran tertentu
a. Fungsi Surat

5
 Ditinjau dari fungsinya surat adalah suatu alat/sarana komunikasi
tertulis. Surat dipandang sebagai alat komunikasi paling efisien, efektif,
ekonomis, dan praktis. Dibandingkan dengan alat komunikasi lisan, surat
mempunyai kelebihan.
Apa yang dikomunikasikan kepada pihak lain secara tertulis, misalnya
berupa pengumuman, pemberitahuan, keterangan dan sebagainya akan
sampai pada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Dari uraian
diatas dapat diketahui beberapa fungsi surat antara lain :
1. Sebagai bukti tertulis karena surat merupakan sarana komunikasi secara
tertulis yang dapat dijadikan bukti yang mempunyai kekuatan hukum.
2. Sebagai wakil lembaga atau pribadi dari pembuat surat yang membawa
pesan, misi atau informasi yang hendak disampaikan kepada penerima.
3. Sebagai pegangan untuk bertindak dan titik tolak untuk kegiatan
4. Sebagai catatan/dokumentasi historis dan bahan pengingat seseorang
dalam kegiatan atau aktifitasnya dimasa lalu yang bisa dipergunakannya
untuk melakukan kegiatan selanjutnya.

2.2.3 Surat Tugas

Surat tugas adalah sebuah surat yang diberikan atasan kepada
bawahan untuk menugaskan seseorang dalam melaksanakan tugasnya dan
yang di tugaskan dapat menyelesaikan tugasnya dengan waktu dan tempat
yang telah di tentukan.
Fungsi dari surat tugas adalah sebagai surat pengantar dalam
melaksanakan tugas dalam pekerjaannya, atau surat tugas berfungsi sebagai
bukti bahwa oarang yang diberi surat tugas telah memiliki wewenang
untuk melakukan tugas yang telah dibebankan kepadanya.Surat tugas juga
bermanfaat sebagai bukti bahwa ia pernah menjalankan pekerjaan
sebagaimana yang tertuang dalam surat tugas.
1. Perjalanan dinas oleh pelaksana SPPD di lakukan sesuai dengan
perintah atasan pelaksana SPPD yang tertuang dalam surat tugas.

6
2. Surat tugas di maksud di terbitkan olehKepala satuan kerja untuk
Perjalanan Dinas yang di lakukan oleh pelaksana SPPD pada satuan
kerja.
3. Surat tugas paling sedikit mencantumkan:
a. Pemberi tugas
b. Pelaksanaan tugas
c. Tanggal dan waktu pelaksanaan tugas
d. Tempat pelaksanaan tugas.
4. Surat tugas menjadi dasar penerbitan SPPD

2.2.4 Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)

a. Pengertian Surat Perintah Perjalanan Dinas
Surat Perintah Perjalanan Dinas adalah naskah dinas sebagai alat
pemberitahuan yang di tujukan kepada pejabat tertentu untuk
melaksanakan perjalanan dinas serta pemberian fasilitas dan pembiayaan.
b. Susunan
Surat Perintah Perjalanan Dinas terdiri atas :
a. Kepala Surat Perintah Perjalanan Dinas;
1. Tulisan Nomor disebelah kanan atas;
2. Tulisan Lembaran ke diketik dibawah kata Nomor;
3. Tulisan Surat Perintah Perjalanan Dinas ditempatkan
ditengahlembar isi naskah;
4. Tulisan SPPD diketik secara simetris dibawah kata Surat
PerintahPerjalanan Dinas.
b. Isi Surat Perintah Perjalanan Dinas;
1. Nama jabatan yang memberikan perintah;
2. Nama dan NIP pejabat/pegawai yang diberi perintah;
3. Jabatan/Pangkat dan Golongan pegawai yang diberi perintah;
4. Nama tempat dari dan kemana perjalanan dinas dilakukan;
5. Lama perjalanan dinas;
6. Maksud perjalanan dinas;
7. Perhitungan biaya perjalanan dinas;
8. Keterangan mengetahui kedatangan dan kepergian yang diberi
perintahperjalanan dinas dari pejabat yang didatangi.
c. Bagian Akhir Surat Perintah Perjalanan Dinas.
1. Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun ;
2. Nama jabatan pemberi perintah;
3. Tanda tangan pejabat serta nama jelas pejabat pemberi perintah;
4. Stempel jabatan/stempel instansi
2.2.5 Persyaratan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)

7
 Surat Perintah Perjalanan Dinas pada Kantor Sekretariat Daerah
Kabupaten/Kota Kolaka dikeluarkan oleh atasan kepada bawahan guna
melaksanakan suatu mandat atau pelimpahan wewenang yang telah
ditetapkan Peraturan Dalam Menteri Negeri 55 Tahun 2012 tentang
Naskah Dinas, yaitu untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas
dan fungsinya, dan melaksanakan suatu tugas bagi setiap Pejabat dan PNS
termasuk pimpinannya. Untuk melakukan pencairan dana perjalanan dinas
harus melampirkan berbagai persyaratannya sebagai berikut:
1. Lampiran SPPD Rincian Biaya Perjalanan Dinas.
a.Rincian biaya perjalanan dinas terdiri dari dua bagian. Bagian
pertama rincian biaya lumpsum yang diberikan sesuai dengan
komponen biaya perjalanan dinas sebagaimana standar biaya yang
telah ditetapkan.
b. Pada bagian kedua adalah perhitungan SPPD (Surat Perintah
Perjalanan Dinas) rampung, yang menunjukkan biaya rill yang
dikeluarkan berdasarkan bukti-bukti pengeluaran dan sisa
kurang/lebih perhitungan SPPD.
c.Pada dasarnya pertanggung jawaban mengenai biaya-biaya
perjalanan dinas yang telah dibayarkan dibatasi hingga pada
pembuktian, bahwa perjalanan dinas dimaksud benar-benar telah
dilaksanakan dengan tujuan dan waktu yang telah ditetapkan.
Penekanan kebijakan tersebut seyogianya harus dicantumkan dalam
pedoman perjalanan dinas yang ditetapkan oleh masing-masing
daerah.
2. Laporan Perjalanan Dinas
Laporan perjalanan dinas bagi beberapa daerah merupakan
kewajiban yang dipersyaratkan bagi yang melakukan perjalanan
dinas. Laporan ditujukan pada pejabat yang berwewenang memberi
perintah. Laporan dimaksud memuat hasil yang dicapai, solusi atau
hal yang berkaitan dengan maksud perjalanan dinas dilakukan.
Beberapa daerah penerbitan SPPD atas dasar Surat Perintah
Perjalanan Dinas (SPPD) Fungsi SPPD merupakan sarana kontrol
kedinasan yang ditanda tangani secara hirarki jabatan. SPPD berisi

8
 informasi tentang maksud perjalanan dinas dilakukan. Secara umum
ada tiga macam alasan penerbitan SPPD, yaitu perintah langsung
dari pimpinan, pelaksanaan program dan kegiatan SKPD(Surat
Kegiatan Perjalanan Dinas) serta panggilan/undangan baik dari
pemerintah/provinsi atau daerah lain seperti diklat, rakor, lokalkarya,
workshop, bimtek dan kegiatan sejenis. Khusus pengajuan SPPD untuk
panggilan/undangan diharuskan melampirkan panggilan/undangan
dimaksud.Yang perlu diteliti adalah sumber biaya dalam pelaksanaan
panggilan/undangan apakah sumber biaya seluruhnya berasal dari
daerah, atau sharing/konstribusi dari daerah. agar menghindari
adanya pembayaran ganda. Penulisan SPPD tidak diperkenankan
adanya bekas hapusan/tindihan atau coretan.

2.2.6 Pengertian Sistem

Beberapa ahli mendefinisikan sistem sebagai berikut:
Menurut Sutarman (2009:5) dalam bukunya yang berjudul
Pengantar Teknologi Informasi : Sistem adalah kumpulan elemen yang
saling berinteraksi dalam suatu kesatuan untuk menjalankan suatu proses
pencapaian suatu tujuan utama .
Menurut Susanto (2013:22) dalam bukunya yang berjudul Sistem
Informasi Akuntansi : Sistem adalah kumpulan/group dari sub
sistem/bagian/komponen apapun baik phisik ataupun non phisik yang saling
berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk
mencapai satu tujuan tertentu.

2.2.7 Pengertian Informasi

Informasi merupakan hasil olahan data, di mana data tersebut sudah
diproses dan diinterpretasikan menjadi sesuatu yang bermakna untuk
pengambilan keputusan.
Informasi merupakan hal yang sangat penting dan dibutuhkan
dalam kehidupan sehari-hari, karena dengan informasi seseorang atau
suatu organisasi, lembaga, perusahaan dapat menambah pengetahuan
mereka dari berbagai jenis informasi sehingga dapat memberikan referensi
atau bekal dalam menjalankan tugas sehari-hari. Informasi sangat

9
 bermanfaat untuk mengambil setiap langkah dalam kehidupan, misal :
seseorang manajer yang ingin mengambil keputusan, jika dia terbuka
terhadap informasi, maka tidak ada kesulitan baginya untuk mengambil
keputusan karena mempunyai wawasan yang luas dari berbagai sumber.
Beberapa ahli mendefinisikan informasi sebagai berikut:
Menurut Mulyanto (2009 : 12) dalam bukunya yang berjudul Sistem
Informasi Konsep dan Aplikasi : Informasi adalah data yang diolah
menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang
menerimanya, sedangkan data merupakan sumber informasi yang
menggambarkan suatu kejadian yang nyata .
Menurut Sutarman (2009:14), dalam bukunya yang berjudul
Pengantar Teknologi Informasi : Informasi adalah sekumpulan fakta(data)
yang diorganisasikan dengan cara tertentu sehingga merekamempunyai arti
bagi si penerima.

2.2.8 Pengertian Sistem Informasi

Menarik beberapa pemahaman dari definisi sistem dan definisi
informasi, dapat diartikan bahwa sistem informasi adalah suatu
perangkat yang terdiri dari unsur-unsur atau variabel-variabel yang saling
berinteraksi dalam menjalankan input dan process untuk menghasilkan
output berupa informasi.
2.2.9 Komponen Sistem Informasi

Gambar 2.1 Komponen Sistem Informasi

Kita dapat mengilustrasikan lima komponen sistem informasi
seperti yang dapat dilihat pada gambar 2.1
a. Hardware dan software sebagai mesin.
b. People dan procedures yang merupakan manusia dan tatacara
menggunakan mesin.
c. Data merupakan jembatan penghubung antara manusia dan mesin agar
terjadi suatu proses pengolahan data.

2.2.10 DataBase

10
 Database adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam
komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu
program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut.
Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri
(query) basis data disebut sistem manajemen basis data (database
management system, DBMS). Sistem basis data dipelajari dalam ilmu
informasi.
Istilah "DataBase" berawal dari ilmu komputer.Meskipun
kemudian artinya semakin luas, memasukkan hal-hal di luar bidang
elektronika, artikel ini mengenai basis data komputer.Catatan yang mirip
dengan basis data sebenarnya sudah ada sebelum revolusi industri yaitu
dalam bentuk buku besar, kuitansi dan kumpulan data yang berhubungan
dengan bisnis.
Konsep dasar dari basis data adalah kumpulan dari catatan-
catatan, atau potongan dari pengetahuan. Sebuah basis data memiliki
penjelasan terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di dalamnya:
penjelasan ini disebut skema. Skema menggambarkan obyek yang
diwakili suatu basis data, dan hubungan di antara obyek tersebut. Ada
banyak cara untuk mengorganisasi skema, atau memodelkan struktur basis
data: ini dikenal sebagai model basis data atau model data. Model yang
umum digunakan sekarang adalah model relasional, yang menurut
istilah layman mewakili semua informasi dalam bentuk tabel-tabel yang
saling berhubungan dimana setiap tabel terdiri dari baris dan kolom
(definisi yang sebenarnya menggunakan terminologi matematika).
Dalam model ini, hubungan antar tabel diwakili denga menggunakan
nilai yang sama antar tabel. Model yang lain seperti model hierarkis
dan model jaringan menggunakan cara yang lebih eksplisit untuk
mewakili hubungan antar tabel.
Istilah basis data mengacu pada koleksi dari data-data yang
saling berhubungan, dan perangkat lunaknya seharusnya mengacu
sebagai sistem manajemen basis data (database management

11
 system/DBMS). Jika konteksnya sudah jelas, banyak administrator dan
programer menggunakan istilah basis data untuk kedua arti tersebut.

2.2.11 Bagan Alir (Flowchart)

Bagan air atau flowchart adalah sekumpulan simbol-simbol atau
skema yang menunjukkan atau menggambarkan rangkaian kegiatan
program dari awal sampai akhir. Inti pembuatan flowchart ini adalah
penggambaran dari urutan langkah-langkah pekerjaan dari suatu algoritma.

a. Pengertian Flowchart
Bagan alir (Flowchart) adalah bagan yang menggambarkan urutan
instruksi proses dan hubungan satu proses dengan proses lainnya
menggunakan simbol-simbol tertentu. Berikut pengertian flowchart
menurut para ahli adalah :
Oetomo (2002) Flowchart merupakan metode untuk
menggambarkan tahap-tahap pemecahan masalah dengan
merepresentasikan simbol-simbol tertentu yang mudah dimengerti,
mudah digunakan, dan standar.

Tabel 2.2 Simbol - Simbol Flowchart (Oetomo, 2002)

No Simbol Flowchart Keterangan

1. Simbol titik terminal yang digunakan

untuk menunjukkan awal dan akhir dari
suatu proses.
2. Simbol proses digunakan untuk mewakili
suatu proses.
3. Simbol input atau output yang digunakan
untuk mewakili suatu proses.
4. Simbol keputusan yang digunakan untuk
menunjukkan penyeleksian kondisi di
dalam program.
5. Simbol proses terdefenisi digunakan
untuk memununjukkan suatu operasi
yang rinciannya ditunjukkan di tempat

12
 lain.

6. Simbol connector, suatu prosedur akan

masuk atau keluar melalui simbol ini
dalam lembar yang sama.
7. Simbol Document, merupakan symbol
untuk data berbentuk kertas informasi.
8. Simbol Off-page-connector, merupakan
simbol masukkan atau keluarannya suatu
prosedur pada lembar kertas lainnya.

9. Simbol untuk output, yang ditunjukkan

ke suatu device, seperti printer, plotter,
monitor dll.
10. Arus/Flow dari pada prosedur yang dapat
dilakukan dari atas kebawah, dari bawah
keatas, dari kiri kekanan ataupun dari
kanan kekiri.
11. Simbol storage, untuk menyediakan
tempat dalam pengolahan dan
penyimpanan data.

2.2.12 Flowmap
Definisi flowmap menurut Ladjamudin Al-Bahra (2007) adalah sebagai
berikut:
Flowmap adalah bagan-bagan yang mempunyai arus yang
menggambarkan langkah-langkah penyelesaian suatu masalah. Flowmap
merupakan cara penyajian dari suatu algoritma
Flowmap digunakan untuk membantu analis dan programer untuk
memecahkan masalah kedalam segmen yang lebih kecil dan menolong
dalam menganalisis alternatif pengoprasian.

13
 Berikut adalah arti dan simbol dari Flowmap :

Tabel 2.3 Simbol - Simbol Flowmap (Ladjamudin Al-Bahra, 2007)

No Simbol Flowchart Keterangan

1. Dokumen digunakan untuk

menggambarkan semua jenis dokumen
yang merupakan formulir yang
digunakan untuk mengentry data
keluarga.
2. Simbol proses merupakan kegiatan
proses dari operasi program computer

3. Simbol Proses manual merupakan proses

manual pada flowmap
4. Simbol File Harddisk merupakan media
penyimpanan dari proses entry data dan
proses komputerisasi
5. Simbol Offline Storage merupakan
tempat penyimpanan data berupa arsip

6. Simbol Garis Alir merupakan arus data

7. Simbol Keyboard merupakan proses

penyimpanan menggunakan keyboard

14
 BAB III
METODE PENELITIAN

3.1 Tempat Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan pada Kantor Sekretariat Daerah
Kabupaten/Kota Kolaka yang berlokasi di kota kolaka. Pemilihan lokasi
dilakukan secara sengaja (purposive) karna adanya permintaan langsung dari
salah satu pegawai tetap (PNS) di Kantor Sekretariat Daerah Kabupaten/Kota
Kolaka dan pertimbangan bahwa adanya kesediaan Instansi tersebut untuk
memberikan informasi yang diperlukan sesuai dengan penelitian.

1.2 Waktu Penelitian

Tabel 3.1 Jadwal Penelitian
No. Lampiram Keterangan
1. Pengumpulan Data Januari - Februari
2. Pengolahan Data Maret
3. Analisis Sistem Maret - April
4. Perancangan Sistem April
5. Pembuatan Program Mei
6. Pengujian Juni
7 Implementasi Juni

3.3 Metode Pengumpulan Data

3.3.1 Jenis Data
1. Data primer, merupakan data yang dihimpun sendiri dari responden
langsung pada objek penelitian.
2. Data sekunder, yaitu data pelengkap yang sifatnya mendukung keperluan
data primer seperti buku-buku, literatur dan sumber-sumber tertulis yang
diambil langsung dari objek penelitian.

3.3.2 Teknik Pengumpulan Data

15
 1. Kajian Pustaka Teknik Kepustakaan, yaitu dilakukan dengan cara
mengumpulkan dan mempelajari teori-teori dan literatur yang
berhubungan dengan judul penelitian.
2. Pengamatan (observasi), dilakukan untuk memperoleh informasi yang
berkaitan dengan kondisi nyata atau fakta. dilapangan tentang
pengirimaninformasi berupa SPPD. Selain itu penulis juga melakukan
validasi hasil pengamatan dengan melakukan langkah-langkah sebagai
berikut:
a. Wawancara (Interview)
Wawancara dilakukan untuk mendapatkan informasi yang
berkaitan dengan bagaimana cara penyampaian informasi Surat
Perintah Perjalanan Dinas di Kantor Sekretariat Daerah
Kabupaten/Kota Kolaka.
b. Dokumentasi
Yaitu dengan cara mengumpulkan data sekunder yang telah
didokumentasi, data itu berupa buku-buku, karya tulis ilmiah dan
dokumentasi lainnya yang dianggap berkaitan dengan penelitian.

3.4 Analisis dan Pembahasan Perancangan Proses Sistem

3.4.1 Prosedur awal sistem yang sedang berjalan
Prosedur yang sedang berjalan di Kantor Sekretariat Daerah
Kabupaten/Kota Kolaka adalah sebagai berikut:
a. Pegawai menyerahkan surat tugas (ST) kepada kepala keuangan.
b. kepala keuangan membuat surat perincian biaya berdasarkan tempat
tujuan yang terterah di ST.
c. kepala keuangan mengecek apakah anggaran yang tersedia bisa
digunakan untuk biaya untuk melakukan perjalanan dianas.
d. Apabila anggaran yang masih ada mencukupi maka ST dan surat
rincian akan di acc, jika anggaran tidak mencukupi maka ST akan
dikembalikan kepada pegawai.
e. ST dan surat rincian yang di acc dilanjutkan kebagian sekretariat
untuk melakukan pembuatan SPPD, kwitansi dan surat jalan.
f. Setelah SPPD dibuat maka dibawa ke sekretaris daerah/sekda untuk
di acc.

16
 g. SPPD dan kwitansi yang sudah di acc oleh sekda dibawa kembali
kebagian keuangan untuk di acc dan pencairan dana.
h. SPPD beserta uang perjalanan dinas diberikan kembali kepada
pegawai untuk melakukan perjalanan dianas
Tabel 3.2 Flowmap sistem pembuatan SPPD yang berjalan
PEGAWAI KEUANGAN SEKRETARIAT SEKDA

Surat tugas Surat tugas Surat tugas dan

surat rincian
(ST) (ST) SPPD
yang di acc

Pembuatan Surat
T Pembuatan SPPD, SPPD
rincian biaya
kwitansi dan surat (Status : di acc
jalan oleh sekda)

Surat rincian
SPPD,
biaya SPPD,
Kwitansidandan
Kwitansi
Surat Jalan
Surat Jalan

cukup ?
1

Surat tugas dan

surat rincian di
acc

SPPD
(Status : di acc
Beserta
kembali di bagian
uang keuangan)

SPPD A

SPPD
(Status : di acc
kembali di bagian
keuangan)
17
 Dari tabel 3.1 tersebut dapat dilihat bahwa masih terdapat prosedur
cukup banyak dan proses berbelit-belit yang harus dilalui oleh
pegawai dalam pembuatan SPPD. Proses tersebut akan sangat
membingungkan pegawai dan membutuhkan waktu yang relatif lama.
Selain itu, pengelolaan data perjalanan dinas yang masih dilakukan
secara sederhana menggunakan microsoft word dan microsoft excel
yang tidak tersimpan dalam database sehingga data yang tersimpan
sementara terpisah dalam banyak file, hal ini memyebabkan data
rentan hilang, sehingga harus ada sebuah sistem informasi yang
mendukung untuk membuat laporan SPPD ini.

3.4.2 Sistem terkomputerisasi yang diusulkan

Penelitian ini mengusulkan sistem yang menggunakan sistem
tekomputerisasi untuk mengatasi persoalan yang terjadi pada prosedur
SPPD yang sedang berjalan tersebut. Prosedur sistem pembuatan surat
perintah perjalanan dinas terkomputerisasi yang diusulkan ini terdiri
dari beberapa langkah yang dapat dijelaskan sebagai berikut:
a. Pegawai menyerahkan surat tugas (ST) kepada bagian sekretariat.
b. Bagian sekreteriat membuatan SPPD, kwitansi dan surat jalan.
c. Setelah SPPD, kwitansi dan surat jalan dibuat maka di bawa ke
bagian keuangan beserta ST untuk melihat anggaran yang tersedia,
Apabila anggaran yang masih ada mencukupi maka SPPD dan
Kwitansi di acc dan di berikan kembali ke pegawai beserta uang
perjalanan dinas, jika anggaran tidak mencukupi maka ST, SPPD dan
Kwitansi akan dikembalikan kepada pegawai.
d. Setelah SPPD, kwitansi dan uang perjalanan dinas di terima oleh
pegawai maka SPPD di bawa kembali ke sekda untuk di acc.
e. Setelah SPPD di acc oleh sekda maka pegawai siap melakukan
perjalann binas.
Tabel 3.3 Flowmap sistem terkomputerisasi pembuatan SPPD diusulkan
PEGAWAI KEUANGAN SEKRETARIAT SEKDA

Surat tugas ST, SPPD, rincian Surat tugas

(ST) biaya dan Kwitansi (ST)

18 Membuatan SPPD,
kwitansi dan Surat
SPPD,
SPPD,
Database SPPD dan
Jalandan
Kwitansi
Kwitansi
Kwitansi dan
Surat
SuratJalan
Jalan1
 ST, SPPD,
Rincian Biaya
Pengecekan
dan Kwitansi
anggaran
T

cukup ?

SPPD danYKwitansi
(Status : di acc di
bagian keuangan)

Beserta
uang A

SPPD dan
kwitansi A

SPPD SPPD dan Kwitansi SPPD

(Status : di acc kembali
di bagian keuangan)

SPPD
(Status : di acc
oleh sekda)

19
 Dari tabel 3.2 dapat dilihat bahwa sistem memotong beberapa
prosedur sehingga memudahkan pegawai dalam mendapatkan SPPD,
dimana sistem ini memungkinkan pegawai tidak banyak berurusan
dengan beberapa orang yang biasanya menyebabkan surat terhenti lama
pada tempat tersebut .
Selain dengan flowmap di atas, untuk merancang sistem yang
menjadi usulan atau sistem pengganti dari sistem yang sebelumnya yang
telah berjalan, maka penulis juga memberikan gambaran dalam bentuk
flowchart mengenai bagaimana proses berjalannya sistem sehingga layak
dijadikan optimalisasi dari sistem yang telah ada sebelumnya.

Star

loading

login

Imput Surat Perintah Perjalanan Dinas

Database SPPD

Cetak Laporan Surat Perintah Perjalanan Dinas

20 Selesai
 Gambar 3.1 FlowChart sistem terkomputerisasi pembuatan SPPD yang
diusulkan

Pada prosedur sistem pembuatan surat perintah perjalanan dinas

terkomputerisasi yang diusulkan, dapat dilihat adanya pemangkasan
prosedur yang tidak diperlukan. Prosedur yang dipangkas tersebut
adalah pada bagian keuangan yang dimana pegawai memberikan surat
tugas untuk di acc dan perincian biaya perjalanan dinas kemudian
dipangkas menjadi pegawai bersangkutan akan langsung pergi ke bagian
sekretariat untuk membuat SPPS Surat jalan dan Kwitansi.

3.4.3 Analisa efisiensi sistem yang sedang berjalan dengan sistem

terkomputerisasi yang diusulkan
Beberapa kelemahaan sistem yang sedang berjalan pada Kantor
sekretariat daerah kolaka yaitu prosedur pembuatan SPPD yang masih
terdapat pekerjaan cukup panjang dan terjadi perulangan dibeberapa
tempat yang harus dilalui oleh pegawai dalam pembuatan surat
perintah perjalanan dinas sehingga waktu menjadi tidak efisien,
dapat diperbaiki dengan pemangkasan prosedur tersebut, sehingga
pembuatan surat perintah perjalanan dinas dapat dipercepat dengan
menghapus/menghilangkan beberapa prosedur, menyatukan
pengimputan di satu ruangan dan dalam satu pengimputan menghasilkan
2 output sehingga pembuatan SPPD sudah tidak membutuhkan waktu
yang lama. Kemudian sistem yang sebelumnya dilakukan secara
sederhana dengan memanfaatkan micrsosft excel dan microsoft word
saja dan belum adanya media penyimpanan data yang terintegrasi,
dapat diotomatisasi dengan menggunakan sistem terkomputerisasi

21
dan menggunakan media penyimpanan data berupa database, dimana
pemasukan data tarif uang harian biaya perjalanan dinas dilakukan
secara otomatis, sehingga dapat mengurangi kesalahan dalam
pembuatan dan penghitungan biaya perjalanan dinas pegawai,

22
 DAFTAR PUSTAKA

Iyan Nurbayan, Asep Deddy.S. 2015. Pengembangan Sistem Informasi Surat

Perintah Perejalan Dinas (SPPD) di Balai Produksi Dan Pengujian Roket
Pameungpeuk Menggunakan Netbeans. Sekolah Tinggi Teknologi.Garut.
Jurnal Algoritma Sekolah Tinggi Teknologi Garut. ISSN : 2302-7339 Vol. 12
No. 1 (2015).

Aginta Geniusa, Febriliyan Samopa. 2013. Pembuatan Sistem Informasi

Perjalanan Dinas Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Perbendaharaan
(SIPD-Kanwil DJPBN). ITS. Surabaya. JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 2,
No. 2, (2013) ISSN: 2337-3539(2301-9271 Print).

Silvana, Meza dkk. 2015. Analisis Proses Bisnis Sistem Pembuatan Surat
Perintah Perjalanan Dinas Kantor Regional II PT.Pos Indonesia. JURNAL
Analisis Proses Bisnis Sistem. ISSN : 2476 - 8812 TEKNOSI, Vol. 01, No.
01,(Oktober 2015).

Warsanto I. G. Kearsipan I. Cetakan Ketiga, Jakarta, 1997, Hal 120.

Sutarman. Pengantar Teknologi Informasi. Cetak Pertama, Jakarta, 2009, Hal 5.

Susanto, Azhar. Sistem Informasi Akuntansi. Cetak Pertama, Bandung, 2013,

Hal 22.

Mulyanto, Agus. Sistem Informasi Konsep dan Aplikasi. Cetak Pertama,

Jakarta, 2009, Hal 12.

Sutarman. Pengantar Teknologi Informasi. Cetak Pertama, Jakarta, 2009, Hal

14.

Yanto, andre (2012). Definisi flowchart dan simbol flowchart, http://andreyanto-

gunadarma.blogspot.com/2012/10/pengenalanflowchart-flowchart.html.
Diakses: 03 Februari 2017.

Oetomo. 2007. Definisi Flowmap dan symbol-simbol flowmap.

Al-Bahra, Ladjamudin. 2002. Definisi Flowchart dan symbol-simbol flowchart.

23
Mawardah, Sakina. Flowmap dan Flowchart Beserta Simbol.
http://id.scribd.com/doc/55468895/Pengertian-Flowmap-danFlowchart-
Beserta-Simbol#scribd. Diakses: 12 Februari 2017. Pukul : 15.56 wib.

Ibnu, Kasir. 2014. Perancangan Dan Pembuatan Sistem Informasi Online Surat
Perintah Perjalanan Dinas Pada Kantor Biro Humas Sekda Aceh. STMIK
UBudiyah Indonesia.

24