Princpios de um Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo

O sucesso na aplicao de um SGDA depende da observncia e

cumprimento de alguns princpios. So eles:

Foco no cliente foco no anseio e expectativa dos clientes e de todas partes

interessadas, nas suas necessidades, que podem variar com o tempo e outros
fatores externos. De posse dessas informaes, deve ser realizado a integrao e
alinhamento ao SGDA.

Liderana e responsabilizao A liderana define o objetivo a direo e a tica na

gesto de uma organizao, fazendo com que as pessoas entendam o propsito da
organizao e como suas atividades devem ser realizadas na consecuo deste,
implementando prticas eficazes na gesto de documentos de arquivos.

Tomada de decises baseadas em prova a gesto de documentos propiciada por

um SGDA permite o controle dos documentos desde sua produo at sua
destinao, permitindo o fluxo de documentos confiveis e autnticos, que servem
como apoio administrativo para decises baseadas em provas.

Participao das pessoas Aconselha-se que a responsabilidade de cada cargo na

empresa sobre os documentos e informaes especficos que cada um ir trabalhar.
A conscientizao sobre a importncia dos documentos de arquivo e como eles
devem ser utilizados contribuem para a tomada de decises corretas e eficientes.

Abordagem por sistemas de gesto a implementao de um SGDA alinhado com

outros sistemas de gesto e objetivos da organizao auxilia na anlise requisitos
planos e na poltica de reviso e melhoria de processos.

Melhoria Contnua o controle da qualidade por monitoramento e revises

contnuas atravs do SGDA fomentam e desenvolvem o sistema de gesto da
organizao.
Abordagens por processos para um SGDA

Todas as organizaes iro aplicar os mais diversos mtodos e processos

para alcanar seus objetivos, independentemente da natureza destes ou da
complexidade da organizao. A NBR ISSO 30300 destaca a aplicao consciente
de um sistema em todos os processos de uma organizao de maneira que toda sua
essncia, processos, recursos humanos e materiais, alm de todas as partes
interessadas nos negcios dela sejam identificadas e gerenciadas.

A abordagem de processos para um SGDA enfatiza a importncia de

estabelecer uma poltica e objetivos para os documentos de arquivo em
conformidade com os objetivos da organizao e visando a satisfao dos clientes;
estabelecer controles operacionais para administrao dos riscos organizacionais,
com auxlio da gesto de documentos; monitorar o desempenho e eficincia de um
SGDA; fomentar melhorias com base em mtricas objetivas.

Um SGDA flexvel podendo ser implementado apenas em um setor ou

negcio de uma organizao ou de uma forma completa, abrangendo todos os
processos. Seu nvel de complexidade e de utilizao dos recursos humanos e
materiais depender da viso e escopo da organizao que o implementa.

Papel da alta administrao

A alta administrao responsvel por estabelecer e comunicar as diretrizes,

misso e valores da organizao que deveram ser cumpridos por uma organizao.
Dessa forma caber a ela vincular o SGDA aos requisitos e metas da organizao,
tendo conscincia dos riscos que a m gesto de documentos de arquivos pode
ocasionar.

A alta administrao estabelece a poltica de orientao voltada a conquistar a

consistncia operacional em toda a organizao; atribuir aos colaboradores o
cumprimento dos requisitos de um SGDA; garantir que os processos de negcio
ocorram de forma transparente e compreensvel; assegurar a todas as partes
interessadas nos negcios da organizao que os documentos de arquivo sejam
gerenciados de forma adequada.
 Por meio de liderana e responsabilizao, a alta administrao cria um
ambiente frtil para operao de um SGDA. Os princpios do SGDA servem como
alicerce para alta gerncia no cumprimento da manuteno e promoo de poltica
da gesto de documentos de arquivo para o desenvolvimento da conscientizao
corporativa, motivao e a conformidade; estabelecer que as responsabilidades e
papis na gesto de documentos estejam bem definidos e adequadamente
cumpridos; assegurar que se aplique e mantenha um SGDA eficiente, colaborando
para o atingimento da eficincia e eficcia da organizao; garantir que os recursos
humanos e materiais estejam disponveis e dando suporte para manuteno do
SGDA; reviso peridica do SGDA; deliberar aes para melhoria do SGDA.

Relacionamento com outros sistemas de Gesto

Os sistemas de gesto so voltados para o atingimento de resultados e

gerenciamento de riscos, almejando a consecuo dos objetivos da organizao e
atendimento das exigncias de e necessidades dos clientes e de todas as partes
interessadas nos negcios da organizao.

A integrao de um SGDA com um sistema de gesto corporativo possibilita

aperfeioar processos e recursos, integrando a gesto de documentos de arquivo
com outras atividades; apoio administrativo para tomada de decises sustentadas
em provas; promover a conscincia entre os sistemas de gesto; atender e provar
que os requisitos foram satisfatoriamente cumpridos.

A aplicao de padres de SGDA em conformidade com a ISO/TC 46/SC 11

permitir as organizaes integr-lo a outras normas e sistemas de gesto, como os
de qualidade, gesto de riscos, conformidade e segurana, auxiliando as
organizaes no alcance de suas metas e objetivos e trazendo benefcios, como
assegurar que informaes fidedignas e confiveis realizadas sob o sistema de
gesto sejam geridas e disponibilizadas a quem precisar, no tempo necessrio e
com agilidade; estabelecer uma abordagem sistemtica e verificvel para a gesto
dos documentos de arquivo relacionados com outros sistemas de gesto;
implementar uma estrutura de avaliao dos processos de gesto documental e das
prticas de outros sistemas de gesto e contribuir para eficincia e eficcia da
organizao, atravs da integrao com outros sistemas de gesto. Esta integrao
com outros sistemas como conformidade, desempenho, auditoria e automao
propicia uma base que impulsiona a satisfao dos clientes e a qualidade dos
produtos e servios das organizaes.
 CONCLUSO

O projeto NBR ISO 30300 orienta a implementao do SGDA

Sistema de Gesto de documentos de arquivo. Sua importncia no se
limita apenas ao campo arquivstico, pois visa integrar outros sistemas
de gesto, produzindo e gerenciando documentos de arquivo de uma
forma sistemtica e verificvel. O grau de benefcios que ele pode trazer
para as organizaes depender da forma abrangncia de sua
aplicao, em uma escala de grandeza diretamente proporcional.