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P-CR-09

COMIT DEL ESQUEMA DE Fecha


CERTIFICACION 15/04/2016
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1. OBJETO

Determinar los criterios para la constitucin y funcionamiento del Comit del Esquema de Certificacin de
manera que cumpla con los requisitos establecidos por la NTC ISO/IEC 17024:2013 y la Resolucin 0217:2014
emitida por el Ministerio de Transporte.

2. ALCANCE

Desde la constitucin y el funcionamiento del mismo hasta el seguimiento al desempeo y actualizacin.

3. DEFINICIONES

Comit del Esquema de Certificacin: Instancia encargada de revisar y avalar el esquema de certificacin,
las metodologas y los documentos que lo respaldan como son procedimientos, formatos y dems aplicables.
Esquema de Certificacin: Competencia y otros requisitos relacionados con las categoras de ocupaciones
especficas o habilidades de personas.
Revisin: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuacin y eficacia del tema objeto de la
revisin para alcanzar unos objetivos establecidos.
Verificacin: Confirmacin mediante la aportacin de evidencia objetiva de que se han cumplido los
requisitos especificados.
Validacin: Confirmacin mediante la aportacin de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos
para una utilizacin o aplicacin especfica prevista.

4. RESPONSABILIDADES

Los miembros del comit del esquema de certificacin garantizan que los aspectos aqu contenidos son
apegados a la normatividad legal para la evaluacin psicosenosmetrica de conductores y los profesionales de
la salud de EL ORGANISMO CERTIFICADOR DE PERSONAS son los encargados de aplicar este esquema mediante
las actividades de evaluacin que realizan en sus consultorios.

5. CONTENIDO

CONFORMACIN DEL COMIT DEL ESQUEMA DE CERTIFICACIN

Esta conformado por un representante de cada rea mdica (medicina general, optometra, fonoaudiologa y
psicologa) y un representante de la parte administrativa del OC (Coordinador de Calidad), adicionalmente se
puede requerir que personas adicionales como el Gerente, Certificador, Asesor Legal asistan o aspectos
especficos que deberan ser tenidos en cuenta por los integrantes del comit del esquema de certificacin.

Dicha constitucin se evidencia mediante Acta de Comit del Esquema de Certificacin.

RESPONSABILIDADES DE CADA PARTE INTEGRANTES DEL COMIT DEL ESQUEMA DE CERTIFICACIN.

Responsabilidades de los representantes de los profesionales de la salud: garantizar la aplicacin de


conceptos mdicos en cada especialidad requerida, propendiendo por demostrar idoneidad en la aplicacin
del esquema de certificacin vigente.

Responsabilidades de los representantes de la parte administrativa del OC: garantizar la proteccin de los
intereses del OC y propender por la funcionalidad del esquema de certificacin a la hora de su aplicacin.

Frecuencia de Reunin del Comit del Esquema de Certificacin


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Para poder garantizar el mantenimiento del esquema de certificacin conforme a los requisitos de la NTC
ISO/IEC 17024:2013 se ha definido que este comit se debe reunir como mnimo una vez al ao, teniendo en
cuenta que cada vez que el OC requiera que este se rena a sesionar el Coordinador de Calidad debe generar
la citacin para que se posibilite esta actividad.

Metodologa de Votacin

Siempre que se deba tomar una decisin dentro del comit del esquema de certificacin, se debe hacer
garantizando que las partes involucradas tengan representacin equitativa; esto quiere decir que los
examinadores tienen un voto, la parte administrativa tiene un voto, para un total de dos (2) votos y se
desempata con un voto del Certificador o del Gerente.

FUNCIONES DEL COMIT DEL ESQUEMA DE CERTIFICACIN

REALIZAR EL DESARROLLO Y REVISIN DEL ESQUEMA DE CERTIFICACIN:

Para esto es necesario revisar peridicamente, cada ao o cuando ocurra modificacin en las ENTRADAS para
el esquema de certificacin como son:

Requisitos legales aplicables al esquema de certificacin y/o cualquier legislacin que la sustituya o
modifique, como por ejemplo: La ley 769 de 2002 del Ministerio de Transporte, La Resolucin 0217 de
2014 y sus Anexos del Ministerio de Transporte y la Resolucin 9699 de 2014 de la Superintendencia de
Puertos y Transporte.
Actualizacin de Tecnologa de los equipos que dan cumplimiento a los criterios establecidos en el
Anexo 1 de la Resolucin 0217 de 2014 y/o cualquier legislacin que la sustituya o modifique, esto
incluye los Manuales de los equipos y/o fichas tcnicas.
Actualizacin de Mtodos para dar cumplimiento a los criterios establecidos en el Anexo 1 de la
Resolucin 0217 de 2014 y/o cualquier legislacin que la sustituya o modifique, como por ejemplo
guias mdicas o actualizacin de criterios de juicio profesional, para cada uno de los profesionales
que participan en la evaluacin.
Evaluar la correcta interpretacin y/o aplicacin o no, de los requisitos asociados a los numerales 8 y
9 de la norma ISO/IEC 17024:2012 o cualquier actualizacin de la misma que afecte los requisitos del
esquema de certificacin, que incluye su desarrollo, revisin y validacin, el proceso de certificacin
que incluye el proceso de solicitud, el proceso de evaluacin, el proceso del examen, la decisin de la
certificacin, supender, retirar o reducir el alcance de la certificacin.
Cambios en la estructura de la organizacin, como pueden ser cargos, o asignacin de personas que
aporten o disminuyan la capacidad del comit del esquema para cumplir sus funciones, y tambin
cargos o personas que aplican el esquema de certicacin.

Cuando se detecte cambios en las entradas necesarias para El Desarrollo y Revisin del Esquema de
Certificacin se deben realizar las siguientes actividades:

Se convoca al comit del esquema teniendo en cuenta la participacin como mnimo un representante de los
examinadores, un representante de la parte administrativa, el profesional certificador o el Gerente.

Se Establece, Desarrolla y/o Revisar el Esquema de Certificacin con los siguientes pasos:
Se Establece o Revisa un esquema de certificacin para cada categora de certificacin.
Se Establece o Revisa el alcance de la certificacin
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Se Establece o Revisa la descripcin del trabajo y las tareas que deben conocer los candidatos.
Se Establece o Revisa la competencia y las aptitudes requeridas por los candidatos.
Se Establece o Revisa los prerrequisitos y el codigo de conducta para los solicitantes/candidatos.
Se Establece o Revisa los criterios para la certificacin inicial.
Se Establece o Revisa los metodos de evaluacin para la certificacin inicial.
Se Establece o Revisa los criterios para retirar la certificacin.

NOTA: Debido a que no aplica vigilancia al otorgamiento de la certificacin, no se tiene actividades como
mantenimiento, renovacin,ampliacin, reduccin, suspensin de la certificacin, debido a que la
certificacin solo es vigente por 60 dias.

Con la informacin generada se revisa si:

Se identifican y se alinean los prerrequisitos con los requisitos de competencia.


Se identifican y se alinean los mecanismos de evaluacin con los requisitos de competencia.
Se realiza y se actualiza un anlisis del trabajo o de las prcticas que deben conocer los candidatos.

Toda esta informacin queda documentada en el acta del esquema de certificacin.

Y las SALIDAS del Esquema de Certificacin permite

1. Se Establece o Revisa la siguiente Documentacin:

La descripcin del Esquema de Certificacin en el procedimiento Estructura, Revisin y Validacin del


Esquema de Certificacion y su metodologa de ejecucin descrita en el Comite del Esquema de
Certificacion

Los procedimientos del proceso de Certificacin y sus formatos asociados, como son:

o Solicitud de Certificacin
o Evaluacion de Optometria
o Evaluacion Auditiva
o Evaluacion Psicologica
o Evaluacion Medicina
o Certificacion
o Evaluacin de Aptitud Fisica, Mental y de Coordinacion Motriz
o Asignacion De Citas

El Manual de Calidad en sus politicas debe establecer las politicas para Otorgar, Modificar,
Mantener,Suspender o Retirar la Certificacin, en este caso las politicas para Modificar, Mantener o
Suspender la Certificacin no aplican debido a que no se realiza vigilancia a la Certificacin debido al
corto tiempo de vigencia de la misma (60 dias) y en la Estructura del Organismo de Certificacin.

El contenido de la informacin pblica que debe ser divulgada por diferentes medios ( en este caso
Carteleras o Pendones en Recepcin) como los son: al alcance del esquema de certificacin y una
descripcin general del proceso de certificacin, los prerrequisitos del esquema de certificacin, los
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derechos de los solicitantes, los deberes de la persona certificada y las tarifas, Una descripcin del
proceso del tratamiento de quejas y/o las apelaciones.
Los perfiles de cargo del organismo de certificacin respecto a la formacin y funciones necesarias
para hacer parte del comit del esquema y de las personas que participan del proceso de
certificacin.

2. Se generan conclusiones respecto al desarrollo, la revisin y la validacin del Esquema de Certificacin.


3. Se generan actividades a partir de las brechas o desviaciones que se encuentren y tambien si es necesario
generar las acciones correctivas pertinentes, si es del caso.

NOTA: La estructura del Comit del esquema de certificacin variara de acuerdo a los requisitos que se
revisen y que generen un cambio, y no necesariamente tendra toda la estructura del comit del esquema para
un proceso inicial.

VALIDACION DEL ESQUEMA DE CERTIFICACION

Finamente se reliza la Validacin del Esquema que corresponde a la ejecucin de un proceso de certificacin
aplicando las pruebas, metodos de trabajo o criterios profesionales determinados en la revisin del Esquema
de certificacin, desde las tareas que realiza la recepcin como son el registro del candidato y el
diligenciamiento de la solicitud, el proceso de evaluacin incluendo todos los examenes, la toma de decisin
de la certificacin, la expedicin del certificado si aplica y subir al RUNT el registro correspondiente.

Para asegurar la revisin de todos los requisitos NTC ISO/IEC 17024:2013 que deben estar contenidos en el
comit del esquema y los documentos actualizados a partir de este comit, se establece un control de
nominado F01-P-CR-09 Lista Cruzada de Requisitos ISO/IEC 17024 para Desarrollo, Revisin y Validacin del
del Esquema de Certificacin, que se aplicar cada vez que se genere un acta de comit de certificacin por
parte de la Coordinadora de Calidad y tendr visto bueno de la Gerencia verificando que se hayan cumplido
los items de la norma NTC ISO/IEC 17024:2013 aplicables al comit del esquema de certificacin.

OTRAS FUNCIONES DEFINIDAS POR EL COMIT DEL ESQUEMA SON:

Respaldar o avalar explicaciones referentes a la aplicacin de la NTC ISO IEC 17024:2013 y dems documentos
pertinentes relacionados directamente con el esquema de certificacin y que hayan sido emitidas por
expertos.
Garantizar la idoneidad, equidad y transparencia en los documentos asociados con el esquema de
certificacin.

FUNCIONAMIENTO DEL COMIT DEL ESQUEMA DE CERTIFICACIN.

Citar Comit.

Cada vez que se reciba una solicitud de modificacin de documentos relacionados con el esquema de
certificacin del CRC o se requiera revisar el contenido de los mismos para garantizar su vigencia o se genere
nuevas normas que le afecten, el Director de Calidad debe generar Comunicacin Escrita a todos los
integrantes del Comit del Esquema de Certificacin citndolos a sesionar especificando el tema a tratar,
fecha de ejecucin, lugar y dems informacin pertinente y enviarla por el medio aplicable garantizando que
todos la reciban y queden notificados. A continuacin debe guardar la copia de la comunicacin en la carpeta
correspondiente.

Ejecutar Comit.
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En el lugar, fecha y hora establecidos en la citacin los miembros del comit del esquema deben dar inicio al
comit dando lectura a la citacin y procediendo a elegir un moderador y un secretario para la sesin, una
vez cumplido lo anterior se desarrollar el tema objeto del comit, analizando, determinando tareas,
responsables y fechas de cumplimiento, una vez finalizado el anlisis del tema o terminado el tiempo citado
el secretario debe preguntar si se realizara otro comit y para cuando y registrarlo en el Acta de Comit del
Esquema de Certificacin, a continuacin debe presentar el acta respectiva, leerla en voz alta y si todos estn
de acuerdo procederan a firmarla.

Dentro de la deliberacin del comit se deben ejecutar las funciones descritas en el presente documento.

Controlar Registros del Comit.

Cada que se finalice una sesin del Comit del Esquema de Certificacin el Coordinador de Calidad debe
adjuntar al Acta de Comit del Esquema de Certificacin, la copia de la Comunicacin Escrita de citacin y el
Control archivar en orden de acuerdo al consecutivo en la carpeta de Actas del Comit del Esquema de
Certificacin.

Para todos los documentos que respaldan el esquema de certificacin debe cumplir con lo establecido en el P-
GC-01 Control de Documentos y P-GC-02 Control de Registros.

6. REGISTROS
Comunicacin Escrita de Citacin del Comit.
Acta de Comit del Esquema de Certificacin.
Lista Cruzada de Requisitos ISO/IEC 17024 para Desarrollo, Revisin y Validacin del del Esquema de
Certificacin F01-P-CR-09

Elabor: Coordinador de Calidad Revis: Director Administrativo Aprob: Gerente


Firma: Firma: Firma:

CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTOS

Estado del documento Fecha Causa de cambios


Versin 01 01/09/2016 Versin Original
Versin 02 15/09/2015 Cambio A Profesional Certificador
Revisin de la metodologa de realizacin del comit
del esquema y establecer el Control para el Desarrollo,
Versin 03 15/04/2015
Revisin y Validacin del del Esquema de Certificacin
F01-P-CR-09 a partir del Comit del esquema