Anda di halaman 1dari 23

BAHAN AKREDITASI PUSKESMAS

Pembahasan BAB 4.1 Kebutuhan Akan Upaya Kesehatan Masyarakat Di


Analisis

Pembahasan BAB 4.1 Kebutuhan Akan Upaya Kesehatan Masyarakat Di Analisis.

Pada tulisan saya sebelumnya tentang cara identifikasi kebutuhan dan harapan masyarakat sudah
membahas berbagai cara konvensional terapan yang dapat digunakan untuk memenuhi elemen
penilaian tersebut. Sebagai tambahan secara garis besar beberapa instrumen yang dapat di
gunakan untuk identifikasi tersebut diantara nya adalah :

1. Wawancara. Tim UKM puskesmas dapat mewawancari sasaran sesuai dengan


kebutuhan. Tentunya quisionernya sudah di siapkan terlebih dahulu sehingga
memudahkan pada saat wawancara. Mengingat sasaran mungkin tidak memiliki banyak
waktu.

2. Pengamatan. Mengamati apa sebetulnya kebutuhan dari masyarakat itu sendiri. Contoh,
jam buka puskesmas pukul 8:00 WIB tetapi calon pasien sudah berkumpul pada pukul
7:30 WIB. Ini dapat di tarik kesimpulan bahwa sebetulnya masyarakat ingin puskesmas
buka jam pelayanan lebih pagi.

3. Angket. Dengan menyebarkan angket dengan metode pertanyaan yang sudah dibuatkan
oleh tim puskesmas.

4. Fokus diskusi. Meluangkan waktu untuk sambil berdiskusi dengan masyarakat pada
acara-acara tertentu. Dengan membawa pesan spesial tentang apa yang mereka inginkan
dari puskesmas.

5. Pemahaman Partisipatif Kondisi Pedesaan. pendekatan dan metode yang


memungkinkan masyarakat secara bersama-sama menganalisis masalah kehidupan dalam
rangka merumuskan perencanaan dan kebijakan secara nyata.

Yuk kita bahas satu persatu bagaimana menyelesaikan elemen penilaian 1 7 yang ada pada Bab
4.1.

>4.1.1.1 Dilakukan identifikasi kebutuhan dan harapan masyarakat, kelompok masyarakat dan
individu yang merupakan sasaran kegiatan.

Berikut ini cara menyelesaikannya : puskesmas melakukan berbagai kegiatan guna


mengidentifikasi kebutuhan dan harapan masyarakat seperti yang sudah saya sebutkan di atas.
Ingat pada telusurnya bahwa kegiatan ini harus dilakukan karena yang di nilai adalah proses
melakukan identifkasinya. Nanti yang akan di tanya adalah kepala puskesmas, PJ UKM, tokoh
masyarakat dan masyarakat itu sendiri. Dokumen : Sebelum melakukan kegiatan identifikasi
tersebut hendaknya di buatkan SOP nya dan ini yang menjadi dokumen penilaian.

>4.1.1.2 Identifikasi kebutuhan masyarakat dan harapan masyarakat, kelompok masyarakat dan
individu yang merupakan sasaran kegiatan dilengkapi dengan kerangka acuan, metode dan
instrumen, cara analisis yang di susun oleh PJ UKM.

Dokumen : ada 3 dokumen yang harus disiapkan.

Kerangka acuan. Buat kerangka acuan dengan format yang benar. Buat sedetail
mungkin apa yang nanti akan dikerjakan.

Metode. Dengan metode apa yang nanti akan dikerjakan. Kalau metodenya angket maka
siapkan dokumen angkatnya, bila metode wawancara maka siapkan dokumen
wawancaranya.

Instrumen analisis. ini adalah cara untuk melakukan analisisnya. Dokumennya adalah
hasil dari metode yang dikerjakan. Bisa berupa rekapan hasil wawancara.

> 4.1.1.3 Hasil identifikasi di catat dan di analisis sebagai masukan untuk penyusunan kegiatan.
Dokumen : rekapitulasi hasil identifikasi tadi yang sudah di buatkan matrik/tabel. Saran
masukan sasaran sudah di bahas satu persatu dan di label. Serta sudah ada draft rencana kegiatan
UKM terkait hasil identifikasi tersebut.

>4.1.1.4 kegiatan tersebut di tetapkan oleh kepala puskesmas bersama dengan PJ UKM
puskesmas dengan mengacu pada pedoman hasil analisis kebutuhan dan harapan masyarakat,
kelompok masyarakat dan individu sebagai sasaran kegiatan UKM.

Dokumen : daftar kegiatan kerja UKM puskesmas di tetapkan oleh kepala puskesmas. Ini bisa
dibuat dalam bentuk matrik dan di tandatangani oleh kepala puskesmas.

> 4.1.1.5 Kegiatan-kegiatan tersebut di komunikasikan kepada masyarakat, kelompok


masyarakat maupun individu yang menjadi sasaran.

Dokumen : kegiatan yang sudah di tetapkan tadi di informasikan kepada sasaran. Bisa melalui
surat resmi ke desa atau LSM atau sasaran ( lampirkan bukti expedisi suratnya dan tanda terima
suratnya bila dilakukan via surat ). Bisa juga dilakukan pada rapat-rapat tingkat desa atau
kecamatan ( lampirkan notulen rapat nya yang menyebutkan kalau puskesmas menyampaikan
hal tersebut pada forum-forum itu ).

>4.1.1.6 kegiatan-kegiatan tersebut di komunikasikan dan di koordinasikan kepada lintas sektor


terkait sesuai dengan pedoman pelaksanaan kegiatan UKM.

Dokumen : membuat SOP koordinasi dan komunikasi lintas sektor dan lintas program.
>4.1.1.7 kegiatan kegiatan tersebut disusun dalam rencana kegiatan untuk tiap UKM puskesmas.
Dokumen : penetapan oleh kepala puskesmas tentang kegiatan untuk tiap UKM puskesmas.
Bisa dalam bentuk matrik dan tabel di tandatangani oleh kepala puskesmas.

3 Prinsip Dalam Penyusunan Dokumen Akreditasi Puskesmas


Apa itu dokumen akreditasi ? adalah Semua dokumen yang harus disiapkan dalam pelaksanaan
akreditasi.

Dalam akreditasi puskesmas tentunya tidak terlepas dari adanya dokumen yang harus disiapkan.
Secara total terdapat 776 elemen penilaian yang perlu diselesaikan baik itu dokumennya dan
proses telusurnya. Tanpa adanya dokumen yang disiapkan maka akreditasi puskesmas tidak
dapat dinilai secara keseluruhan. Maka ada 3 prinsip dasar dalam penyusunan dokumen
akreditasi puskemas yaitu :

1. Kerjakan apa yang di tulis. Tugas-tugas yang dilakukan di puskesmas tentunya harus
dikerjakan sepenuh hati sesuai dengan tuntutan pekerjaan. Dikerjakan secara maksimal
dan sempurna. Sebelum mengerjakan pekerjaan tersebut sudah tentu ada perencanaan.
Nah dari apa yang di rencanakan ini hendaknya dikerjakan sesuai dengan apa yang sudah
di tulis dan di catat.

2. Tulis apa yang dikerjakan. Setelah mengerjakan tugas-tugas tersebut hendaknya di


catat, di arsipkan sehingga terdokumentasi dengan baik. Sehingga ketika di telusur bukti
dokumennya terarsipkan dengan baik.

3. Bisa dibuktikan serta dapat ditelusur dengan buktinya. Ini adalah kombinasi dari 2
poin di atas serta dapat dibuktikan sampai pada telusur paling akhir.

Demikian prinsip-prinsip dasar dalam penyusunan dokumen akreditasi puskesmas.

Panduan Lengkap Cara Pembuatan SOP Dalam Akreditasi


Puskesmas
Dalam pelaksanaan implementasi akreditasi puskesmas kita tidak akan lepas dari yang nama nya
SOP yang singkatan dari standar operasional prosedur. SOP ini menjadi panduan dalam berbagai
kegiatan dalam akreditasi puskesmas. Tanpa adanya SOP akreditasi puskesmas di anggap belum
berjalan sesuai dengan rel yang ada.

Disamping itu adanya dokumen SOP juga menjadi elemen penilaian untuk akreditasi puskesmas.
Nah di bawah ini saya lampirkan panduan lengkap pembuatan SOP sehingga dapat di
implementasikan dalam pembuatan dokumen akreditasi puskesmas. Kita mulai dari :

Pengertian SOP :

1. SOP adalah Serangkaian instruksi tertulis yg dibakukan mengenai berbagai proses


penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan dimana dan
oleh siapa dilakukan . (Permenpan No. 035 tahun 2012).

2. Istilah yg digunakan pada Pedoman Akrediatsi FKTP adalah Standar Operasional


Prosedur (SOP) sesuai Permenpan No. 35 tahun 2012

Tujuan SOP :

1. Agar proses kerja rutin terlaksana efisien, efektif, konsisten & aman

2. Dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan melalui pemenuhan standar yg berlaku.

Manfaat :

1. Memenuhi persyaratan standar pelayanan Puskesmas

2. Mendokumentasi langkah-langkah kegiatan

3. Memastikan staf Puskesmas memahami bagaimana melaksanakan pekerjaannya ( SOP


pemberian informasi, SOP pemasangan infus, SOP pemindahan pasien, dll)

Mau Kaji Banding Akreditasi Puskesmas ?, Berikut


Tahapannya

Mau Kaji Banding Akreditasi Puskesmas ?, Berikut Tahapannya

Dalam akreditasi puskesmas kegiatan kaji banding diperlukan sebagai kesempatan untuk belajar
dari pengelolaan dan pelaksanaan kegiatan Admen, UKM dan UKP puskesmas di puskesmas
yang lain dan dapat memberikan manfaat bagi kedua belah pihak untuk perbaikan kinerja
masing-masing puskesmas.

Sebelum kaji banding dalam akreditasi sebaiknya teman-teman menyiapkan instrumen kaji
banding puskesmas, rencana pelaksanaan kaji banding, kerangka acuan kaji banding. Ada
baiknya juga dilakukan evaluasi internal sebagai acuan bagian mana saja yang akan diperbaiki
nanti. Saya coba mendeskripsikan hal tersebut untuk memudahkan teman-teman dalam
pelaksanaannya nanti.

1. Rencana pelaksanaan kaji banding. Dalam perencanaan pelaksanaan kaji banding


puskesmas sebaiknya memperhatian beberapa hal berikut :

Target puskesmas kita apa dalam hasil penilaian akreditasi nanti.

Topografi yang mirip ( misalnya dari segi budaya, demografi, wilayah )

Ini berfungsi untuk mengukur berapa besar biaya nanti yang akan dikeluarkan dalam
pelaksanaan kahi banding tersebut.

Tentukan waktu yang tepat termasuk administrasinya ( surat tugas, surat permohonan kaji
banding ke puskesmas yang di tuju, nota dinas bila perlu, stake holder terkait bila
memungkinkan ). Rencanakan waktu sebaik mungkin. Bila memungkinkan semua
penanggung jawab bab dapat ikut serta sehingga dapat mempelajari secara menyeluruh.

2. Kerangka acuan kaji banding. Membuat kerangka acuan sesuai petunjuk yang sudah
ada.

3. Instrumen kaji banding. Adalah alat bantu yang akan di gunakan pada saat kaji banding
misalnya ( ceklist wawancara, kamera, quisioner, bahan persentasi, diskusi personal dan
observasi ).

Setelah pelaksanaan kaji banding dilakukan. Tugas selanjutnya adalah

1. Laporan kaji banding. Tim akreditasi membuat laporan perjalanan dinas yang isi nya
memuat tentang apa saja yang dikerjakan pada saat kaji banding ( misalnya, diskusi apa
saja, diterima siapa, hal apa saja yang di dapat dan akan diterapkan di puskesmas ).

2. Rencana perbaikan. Membuat rencana dan time line pelaksanan perbaikan setelah
kajibanding.

3. Laporan pelaksanaan perbaikan. Setelah implementasi perbaikan dilaksanakan. Di


buatkan laporan perbaikan. Di sisi mana saja yang sudah di perbaiki atau diperbaharui
sesuai dari hasil kaji banding tersebut.

4. Hasil evaluasi kaji banding. Membuat laporan matrik hasil evaluasi kaji banding.
5. Hasil evaluasi perbaikan kaji banding. Setiap kegiatan di evaluasi perbaikannya
sehingga terukur arah perubahannya ( membuat matrik evaluasi perbaikan kaji banding
dapat melibatkan tim auditor ).

10 Puskesmas yang sudah terakreditasi : Puskesmas Wonosobo I, Puskesmas Selomerto I,


Puskesmas Mojo Tengah, Puskesmas Garung, Puskesmas Tamanan, Puskesmas Panarukan,
Puskesmas Mangaran, Puskesmas Banyuanyar, Puskesmas Omben dan Puskesmas Waepana.

6 Cara Efektif Menyelesaikan Elemen Penilaian Dalam


Akreditasi Puskesmas

Seperti kita ketahui bahwa dalam elemen penilaian ( EP ) akreditasi puskesmas terdapat total
776 EP seperti terlampir dibawah ini :

ADMINISTRASI DAN
BAB I,II,III 10 STANDAR, 212 EP
MANAJEMEN
11 STANDAR, 183 EP
UKM BAB IV,V,VI
UKP BAB VII,VIII,IX 21 STANDAR, 381 EP
JUMLAH 9 BAB 42 STANDAR, 776 EP

Nah, dari 776 Elemen penilaian yang ada tentunya tidak semuanya dapat di selesaikan dengan
mudah. Setidaknya ada elemen penilaian yang membutuhkan diskusi panjang dalam
menyelesaikannya. Dibawah ini beberapa cara efektif dalam menyelesaikan apa yang di minta
oleh Elemen Penilaian .

1. Baca dahulu dengan teliti standar, kriteria serta pokok pikiran dari kriteria tersebut.

2. Pokok pikiran yang tertera dalam sebuah kriteria menunjukkan inti penilaian dari
kriteria tersebut.

3. Setelah memahami pokok pikiran dari kriteria, lanjutkan ke elemen penilaian yang
dipersyaratkan dalam satu kriteria.

4. Tiap-tiap elemen penilaian mempunyai dokumen telusur dan sasaran telusur yang
mengacu pada pokok pikiran kriteria.

5. Untuk dokumen yang diminta sebaiknya disiapkan setelah proses dijalankan.


6. Yang terpenting adalah proses nya di jalankan sehingga ketika di telusur dapat tersinergi
antara dokumen dan prosesnya.

Demikian mudah-mudahan dapat membantu teman teman dalam menyelesaikan elemen


penilaian yang ada. Bila ada hal hal yang ingin di diskusikan silahkan hubungi saya di halaman
kontak ini.

Cara Strategis Identifikasi Kebutuhan Dan Harapan Masyarakat


Dalam setiap kegiatan yang dilaksanakan oleh puskesmas terutama dalam kegiatan UKM
( Usaha Kesehatan Masyarakat ) tentunya mengacu pada panduan atau pedoman yang sudah ada
pada masing masing program UKM sesuai dengan kebijakan program tersebut. Kegiatan yang
dilakukan yang objeknya masyarakat atau pelanggan guna memacu peran serta masyarakat.
Disamping mengacu pada pedoman yang sudah ada. Puskesmas tentunya harus berinovasi untuk
mendapatkan masukan yang lebih rasional untuk menciptakan kegiatan yang berorientasi pada
kebutuhan masyarakat yang menjadi sasaran program programnya.

Pada instrumen penilaian akreditasi puskesmas hal diatas tertuang dalam BAB IV standar 4.1
kriteria 4.1.1 dan elemen penilaian 1 sampai 7.

Dalam hal menampung masukan, harapan dan kebutuhan masyarakat hendaknya puskesmas
menggunakan berbagai metode aspiratif untuk mengkompilasinya. Berikut beberapa metode
strategis untuk mengatasi hal tersebut :

1. Memanfaatkan rapat rapat perangkat desa yang dilaksanakan pada setiap desa pada
wilayah kerja puskesmas tersebut.

2. Mengikuti rapat dengar pendapat yang biasanya dilaksanakan di tingkat kecamatan


dimana setiap kepala desa berkumpul pada acara tersebut.

3. Memanfaatkan temu kader kesehatan.

4. Kotak saran juga dapat di gunakan untuk menampung aspirasi masyarakat ( dengan
membuat SOP ).

5. Melakukan survey aspirasi kebutuhan masyarakat ( bisa dilakukan dengan metode


terbuka atau metode tertutup dengan sudah kita siapkan pertanyaannya ).

6. Temu pamong dan tokoh masyarakat dalam acara adat juga dapat di manfaatkan dengan
meminta waktu khusus.

7. Grup diskusi internal yang memanfaatkan komunitas komunitas kecil dalam


masyarakat.
Hasil identifikasi tersebut di catat dan di rangkum serta di analisis sesuai dengan kapasitas dan
kemampuan puskesmas.

Semakin banyak puskesmas menampung aspirasi masyarakat maka semakin dapat mendekati
harapan dan kebutuhan masyarakat. Puskesmas dapat mengidentifikasi secara rasional dan
mengkomparasinya dengan anggaran dan pedoman yang sudah ada. Tentunya tidak semua
kebutuhan masyarakat dapat di penuhi oleh puskesmas, skala prioritas menjadi tolak ukur dalam
memenuhi kebutuhan masyarakat tersebut.

Setelah rangkuman hasil identifikasi kebutuhan masyarakat tersebut di analisis oleh tim
puskesmas dan di dapati prioritas kegiatannya selanjutnya kepala puskesmas menetapkan
kegiatan tersebut dalam rencana kerja puskesmas yang nantinya akan di sinkronkan dengan
anggaran puskesmas baik itu bersumber dari APBD maupun dari sumber lain seperti BOK dan
CSR.

Langkah selanjutnya adalah puskesmas menginformasikan kegiatan kegiatan tersebut ke


masyarakatnya berikut jadwal kegiatan, sasaran, waktu pelaksanaan dan implikasi dari kegiatan
tersebut.

6 Kendala Akreditasi Puskesmas dan solusinya


Sejak pertama kali di tunjuk sebagai salah satu tim pendamping ( tim pendamping UKM ) saya
telah memikirkan beberapa kendala konvensional dalam pelaksanaan akreditasi puskesmas di
wilayah kerja saya. Ini tercermin dalam beberapa kali diskusi saya dengan teman sekantor dan
beberapa orang kepala Puskesmas. Kendala yang paling dominan adalah dalam hal keuangan.
Beberapa pertanyaan sempat terlintas misalnya , darimana anggaran perlengkapan akreditasi
puskesmas ? dan berapa besar anggaran tersebut ?

2 pertanyaan di atas sepertinya selalu diutarakan teman teman puskesmas dalam konteks
akreditasi puskesmas. Nah, di bawah ini ada 6 kendala dalam penerapan akreditasi puskesmas
yang saya rangkum dalam berbagai diskusi. Silahkan disimak.

1. Keuangan dan anggran. Ini kendala yang mendasar yang selalu di utarakan oleh teman-
teman puskesmas. Misalnya, biaya ATK untuk print out SOP dan dokumen .Tidak ada
anggaran untuk mempercantik puskesmas (membuat bingkai SOP, membuat bingkai
Motto, makan minum rapat dan lain sebagainya ).

Solusi : sebagian anggaran dapat di gunakan anggaran kapitasi, anggaran BOK dan
anggaran dari APBD kabupaten yang sudah di persiapkan sebelumnya. Boleh juga
menggunakan anggaran CSR sesuai ketentuan yang berlaku.

2. Sulit mencari tokoh kunci. Tokoh kunci yang dimaksud adalah sebagai ketua tim mutu
dan ketua masing-masing pokja. Di beberapa puskesmas saya jumpai di pilih yang senior
tetapi di tengah perjalanan beberapa darinya mengundurkan diri. Jadi sebaiknya dipilih
yang benar-benar mau bekerja dan memiliki daya pacu kerja yang menguasai seluk beluk
manajemen puskesmas.

Solusi : bisa di pilih dokter puskesmas atau tenaga kesehatan lainnya.

3. Minim motivasi dan dukungan. Selayang pandang dari akreditasi puskesmas adalah
menambah beban kerja. Ini di anggap sebagai nambah kerjaan tetapi sebetulnya
sudah waktunya puskesmas menambah kapabilitas, profesionalisme, memiliki sistem
kerja yang baik, terukur dan dapat dipertanggungjawabkan. Nah, peran motivasi dari
pimpinanlah yang mestinya memberikan dukungan moril kepada seluruh pegawai
puskesmas. Tidak mesti dalam bentuk ceramah, bisa juga dalam bentuk reward yang
disesuaikan dengan kemampuan puskesmas.

4. Bersikap apatis. Sikap ini tentunya sering kita jumpai di puskesmas. Sikap acuh tak
acuh saat mengalami perubahan ke arah yang lebih baik. Tetapi tidak semua staf yang
bersikap begini. Telaah dan saring staf-staf yang apatis terhadap perubahan.

5. Tidak disiplin. Ini sepertinya sudah menjadi bagian dari karakter setiap manusia. Ada
yang disiplin ada juga yang tidak disiplin. Apalagi soal jam kerja.

Solusinya adalah melakukan perubahan terhadap sistem absensi dan penerapan buku
kerja serta membagi tugas-tugas terhadap masing-masing staf puskesmas sehingga jelas
tugas dan fungsinya.

6. Malas membaca. Dalam konteks akreditasi, banyak membaca tentunya mejadi sarana
gerbang ilmu dalam menambah wawasan guna menyelesaikan elemen penilaian yang
ada. Puskesmas dapat membuat pepustakaan mini dalam menambah wawasan staf
puskesmas dan fasilitas Wifi.

Bukti Dokumen yang Diperlukan Pada Bab VI, Sasaran


Kinerja Upaya Kesehatan Masyarakat
Tujuan utama akreditasi Puskesmas adalah untuk pembinaan peningkatan mutu, kinerja melalui
perbaikan yang berkesinambungan terhadap sistem manajemen, sistem manajemen mutu dan
sistem penyelenggaraan pelayanan dan program, serta penerapan manajemen risiko, dan bukan
sekedar penilaian untuk mendapatkan sertifikat akreditasi.
Pencapaian tujuan tersebut diantaranya dilakukan dengan pendekatan keselamatan dan hak
pasien dan keluarga, dengan tetap memperhatikan hak petugas. Prinsip ini ditegakkan sebagai
upaya meningkatkan kualitas dan keselamatan pelayanan.

Akreditasi Puskesmas menilai tiga kelompok pelayanan di Puskesmas, yaitu kelompok


administrasi manajemen, yang diuraikan dalam Bab I, II, dan III, kelompok Upaya Kesehatan
Masyarakat (UKM), yang diuraikan dalam Bab IV, V, dan VI, dan kelompok Upaya Kesehatan
Perorangan atau Pelayanan Kesehatan yang diuraikan dalam bab VII, VIII, dan IX.

Berikut diuraikan standar akreditasi pada bab VI, Sasaran Kinerja Upaya Kesehatan Masyarakat

Pada Bab VI, Sasaran Kinerja Upaya Kesehatan Masyarakat, terdapat 1 standar yang harus
dipenuhi, yaitu : Perbaikan kinerja masing-masing UKM Puskesmas konsisten dengan tata nilai,
visi, misi dan tujuan Puskesmas, dipahami dan dilaksanakan oleh Kepala Puskesmas,
Penanggung jawab UKM Puskesmas dan Pelaksana yang ditunjukkan dalam sikap
kepemimpinan. Terdapat 6 kriteria dengan 29 Elemen Penilaian untuk mendukung standar
tersebut. Kriteria dimaksud antara lain sebagai berikut :

1. Kepala Puskesmas, Penanggung jawab UKM Puskesmas dan Pelaksana,


bertanggung jawab dalam membudayakan perbaikan kinerja secara
berkesinambungan, konsisten dengan tata nilai, visi, misi, dan tujuan
Puskesmas.

2. Penanggung jawab UKM Puskesmas melaksanakan perbaikan kinerja secara


berkesinambungan, tercermin dalam pengelolaan dan pelaksanaan kegiatan.

3. Penanggung jawab UKM Puskesmas dan Pelaksana bertanggung jawab dan


menunjukkan peran serta mereka dalam memperbaiki kinerja dengan
memberikan pelayanan yang lebih baik kepada sasaran.

4. Ada upaya memberdayakan sasaran untuk berperan serta dalam


memperbaiki kinerja.

5. Kegiatan perbaikan kinerja masing-masing UKM Puskesmas


didokumentasikan.

6. Puskesmas melakukan kaji banding (benchmarking) dengan Puskesmas lain


tentang kinerja UKM Puskesmas.

Berbagai dokumen yang diperlukan untuk mendukung criteria dan elemen penilaian pada bab
sasaran kinerja UKM tersebut diantaranya adalah :

1. Tanda tangan komitmen, dokumentasi

2. SK kepala Puskesmas peningkatan kinerja dan SK tata nilai


3. Dokumen inovasi

4. Data hasil capaian kinerja (PKP,SPM)

5. Matrik RTL dan hasil monitoring

6. Dokumen pelaksanaan perbaikan kinerja

7. Panduan dan instrumen survey, bukti pelaksanaan survey UKM

8. SK Kepala Puskesmas, SOP pendokumentasian kegiatan perbaikan kinerja.

9. Dokumen hasil perbaikan kinerja

10.Pertemuan sosialisasi perbaikan kinerja

11.Surat dan Rencana kaji banding

12.Instrumen kaji banding.

13.Laporan pelaksanaan kaji banding,

14.Hasil evaluasi kegiatan kaji banding

Standar Prosedur Operasional (SPO) untuk


Akreditasi Puskesmas/FKTP
Pengertian
Istilah prosedur ada beberapa pengertian, diantaranya:

1. Standar Operating Procedures (SPO) adalah serangkaian instruksi tertulis


yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi
pemerintah, (Kepmenpan No. 021 tahun 2008).

2. Instruksi kerja adalah petunjuk kerja terdokumentasi yang dibuat secara rinci
dan bersifat instruktif yang dipergunakan oleh pekerja sebagai acuan dalam
melaksanakan suatu pekerjaan spesifik agar dapat mencapai hasil yang
sesuai persyaratan yang telah ditetapkan (Susilo, 2003). Langkah dalam
penyusunan instruksi kerja sama dengan penyusunan prosedur, namun ada
perbedaan, instruksi kerja adalah suatu proses yang melibatkan suatu
bagian/unit profesi, sedangkan prosedur adalah suatu proses yang
melibatkan lebih dari satu bagian/unit/profesi. Prinsip dalam penyusunan
prosedur dan instruksi kerja adalah kerjakan yang ditulis, tulis yang
dikerjakan, buktikan dan tindak-lanjut serta dapat ditelusur hasilnya.

3. Standar Prosedur Operasional (SPO) adalah suatu perangkat


instruksi/langkah-langkah yang dibakukan untuk menyelesaikan proses kerja
rutin tertentu. Istilah ini digunakan di Undang-undang No. 29 Tahun 2004,
tentang Praktik Kedokteran dan Undang-undang No. 44 tahun 2009 tentang
Rumah Sakit.

Beberapa istilah prosedur yang sering digunakan yaitu:

1. Prosedur yang telah ditetapkan disingkat Protap;

2. Prosedur untuk panduan kerja (Prosedur Kerja disingkat PK);

3. Prosedur untuk melakukan tindakan;

4. Prosedur penatalaksanaan;

5. Petunjuk pelaksanaan disingkat Juklak;

6. Petunjuk pelaksanaan secara tehnis, disingkat Juknis;

7. Prosedur untuk melakukan tindakan klinis: protokol klinis, Algoritma/Clinical


Pathway.

Walaupun banyak istilah tentang pengertian prosedur tidak menjadikan salah tapsir
maka yang dipergunakan didalam dokumen akreditasi Puskesmas dan Fasilitas
Kesehatan Tingkat Pertama didalam pembahasan ini adalah "Standar Prosedur
Operasional (SPO)". Sedangkan pengertian SPO adalah Suatu perangkat
instruksi/langkah-langkah yang di bakukan untuk menyelesaikan proses kerja rutin
tertentu.

Tujuan Penyusunan SPO

Agar berbagai proses kerja rutin terlaksana dengan efisien, efektif,


konsisten/seragam dan aman, dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan melalui
pemenuhan standar yang berlaku.
Manfaat SPO

1. Memenuhi persyaratan standar pelayanan Puskesmas

2. Mendokumentasikan langkah-langkah kegiatan;

3. Memastikan staf Puskesmas memahami bagaimana melaksanakan


pekerjaannya. Contoh: SPO Pemberian Informasi, SPO Pemasangan Infus, SPO
Pemindahan Pasien dari tempat tidur ke kereta dorong.

Format SPO

1. Format SPO dibakukan agar tidak terjadi banyak format yang digunakan;

2. Format yang dibahas disini merupakan format minimal, oleh karena itu
format ini dapat diberi tambahan materi kolom misalnya, nama penyusun
SPO, unit yang memeriksa SPO. Untuk SPO tindakan agar memudahkan
didalam melihat langkah-langkahnya dengan bagan alir, persiapan alat dan
bahan dan lain-lain, namun tidak boleh mengurangi ite-item yang ada di SPO.

3. Contoh format SPO sebagai berikut:

Format SPO

Penjelasan: Penulisan SPO yang harus tetap didalam tabel kotak adalah: nama
puskesmas dan logo, judul SPO, nomor dokumen, tanggal diterbitkan, dan
tandatangan kepala puskesmas, sedangkan untuk pengertian, tujuan, kebijakan,
prosedur/langkah-langkah, dan unit terkait boleh tidak diberi kotak/tabel.
Petunjuk Pengisian SPO

1. Logo yang dipakai adalah logo Pemerintah kabupaten/kota, nama organisasi


adalah nama Puskesmas, atau logo dan nama dari Fasilitas Kesehatan Tingkat
Pertama.

2. Kotak Heading: masing-masing kotak (Puskesmas, judul SPO, No. Dokumen,


Nomor Revisi, Halaman SPO, Tanggal Terbit, ditetapkan Kepala Puskesmas)
diisi sebagai berikut:

Heading dan kotaknya dicetak pada setiap halaman. Pada halaman pertama
kotak heading harus lengkap, untuk halaman-halaman berikutnya kotak
heading dapat hanya memuat: kotak nama puskesmas, judul SPO, No.
Dokumen, Nomor Revisi dan Halaman.

Kotak Puskesmas/Klinik diberi nama puskesmas dan Logo Pemerintah daerah


atau logo dan nama Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama.

Judul SPO: diberi Judul/nama SPO sesuai proses kerjanya;

No. Dokumen: diisi sesuai dengan ketentuan penomoran yang berlaku di


Puskesmas/FKTP yang bersangkutan, dibuat sistematis agar ada
keseragaman.

No. Revisi: diisi dengan status revisi, dapat menggunakan huruf. Contoh:
dokumen baru diberi huruf A, dokumen revisi pertama diberi huruf B dan
seterusnya. Tetapi dapat juga dengan angka, misalnya untuk dokumen baru
dapat diberi nomor 0, sedangkan dokumen revisi pertama diberi 1, dan
seterusnya.

Halaman: diisi nomor halaman dengan mencantumkan juga total halaman


untuk SPO tersebut. misalnya: halaman pertama: 1/5, halaman kedua: 2/5,
halaman terakhir 5/5, ini jika SPO ada memiliki 5 halaman.

SPO diberi penamaan sesuai ketentuan (istilah yang digunakan


Puskesmas/FKTP, misalnya SPO, Prosedur, Prosedur tetap, petunjuk
pelaksanaan, prosedur kerja dan sebagainya, namun didalam akreditasi
Puskesmas dan FKTP memakai istilah SPO.

Tanggal terbit: diberi tanggal sesuai tanggal terbitnya atau tanggal


diberlakukannya SPO tersebut.

Ditetapkan Kepala Puskesmas/FKTP: diberi tandatangan Kepala


Puskesmas/FKTP dan nama jelasnya.

Isi SPO
Isi dari SPO minimal adalah sebagai berikut:
1. Pengertian: yang paling awal diisi adalah Judul SPO adalah, dan berisi
penjelasan dan atau definisi tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau
menyebabkan salah pengertian/menimbulkan multi persepsi;

2. Tujuan: berisi tujuan pelaksanaan secara spesifik. Kata kunci: "Sebagai acuan
penerapan langkah-langkah untuk ....".

3. Kebijakan: berisi kebijakan Kepala Puskesmas/FKTP yang menjadi dasar


dibuatnya SPO tersebut. Dicantumkan kebijakan yang mendasari SPO
tersebut, contoh untuk SPO imunisasi pada bayi, pada kebijakan dituliskan:
Keputusan Kepala Puskesmas No. 005/2014 tentang Pelayanan Imunisasi.

4. Referensi: berisikan dokumen eksternal sebagai acuan penyusunan SPO, bisa


berbentuk buku, peraturan perundang-undangan, ataupun bentuk lain
sebagai bahan pustaka.

5. Langkah-langkah prosedur: bagian ini merupakan bagian utama yang


menguraikan langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja
tertentu.

6. Unit terkait: berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam
proses kerja tersebut.

Dari keenam isi SPO sebagaimana diuraikan diatas, dapat ditambahkan antara lain:
bagan alir, dokumen terkait, dan sebagainya menyesuaikan dengan format SPO
yang ditentukan oleh Pemerintah Daerah, yang penting dalam satu organisasi
menggunakan satu format yang seragam.

Diagram Alir/Bagan Alir (Flow Chart)

Didalam penyusunan prosedur maupun instruksi kerja sebaiknya dalam langkah-


langkah kegiatan dilengkapi dengan diagram alir/bagan alir untuk memudahkan
dalam pemahaman langkah-langkahnya. Adapun bagan alir secara garis besar
dibagi menjadi dua macam, yaitu diagram alir makro dan diagram alir mikro.

Diagram alir makro, menunjukkan kegiatan-kegiatan secara garis besar dari


proses yang ingin kita tingkatkan, hanya mengenal satu simbol yaitu simbol
blok:

Simbol Blok
Diagram alir mikro, menunjukkan rincian kegiatan-kegiatan dari tiap tahapan
diagram makro, bentuk simbol sebagai berikut:

Awal kegiatan:

Awal Kegiatan

Akhir kegiatan:

Akhir Kegiatan

Simbol keputusan:

Simbol Keputusan
Penghubung:

Simbol Penghubung

Dokumen:

Simbol Dokumen

Arsip:

Simbol Arsip

Tatacara Pengelolaan SPO

1. Agar ditetapkan siapa yang mengelola SPO;

2. Pengelola SPO harus mempunyai arsip seluruh SPO Puskesmas/Klinik;


3. Pengelola SPO agar membuat tatacara penyusunan, penomoran, distribusi,
penarikan, penyimpanan, evaluasi dan revisi SPO.

Tatacara Penyusunan SPO


Hal-hal yang perlu diingat:

1. Siapa yang harus menulis atau menyusun SPO;

2. Bagaimana merencanakan dan mengembangkan SPO;

3. Bagaimana SPO dapat dikenali;

4. Bagaimana memperkenalkan SPO kepada pelaksana dari unit terkait;

5. Bagaimana pengendalian SPO: penomoran, revisi yang berkala, dan distribusi


kepada siapa.

Syarat Penyusunan SPO

1. Identifikasi kebutuhan, yakni mengidentifikasi apakah kegiatan yang


dilakukan saat ini sudah memiliki SPO atau belum, dan bila sudah agar
diidentifikasi apakah SPO masih efektif atau tidak, jika belum apakah
kegiatan tersebut perlu disusun prosedurnya.

2. Perlu ditekankan bahwa SPO harus ditulis oleh mereka yang melakukan
pekerjaan tersebut atau oleh unit kerja tersebut. Tim atau panitia yang
ditunjuk oleh kepala Puskesmas/FKTP hanya untuk menanggapi dan
mengoreksi SPO tersebut. Hal tersebut sangatlah penting, karena komitmen
terhadap pelaksanaan SPO hanya diperoleh dengan adanya keterlibatan
personel/unit kerja dalam penyusunan SPO.

3. SPO harus merupakan flow charting dari suatu kegiatan. Pelaksana atau unit
kerja agar mencatat proses kegiatan dan membuat alurnya kemudian Tim
Mutu diminta memberikan tanggapan.

4. Di dalam SPO harus dapat dikenali dengan jelas siapa melakukan apa,
dimana, kapan dan mengapa.

5. SPO jangan menggunakan kalimat majemuk. Subjek, predikat dan ojek harus
jelas.

6. SPO harus menggunakan kalimat perintah/instruksi dengan bahasa yang


dikenal pemakai;

7. SPO harus jelas, ringkas, dan mudah dilaksanakan. Untuk SPO pelayanan
pasien maka harus memperhatikan aspek keselamatan, keamanan dan
kenyamanan pasien. Untuk SPO profesi harus mengacu kepada standar
professi, standar pelayanan, mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan
teknologi (IPTEK) kesehatan, dan memperhatikan aspek keselamatan pasien.

Proses Penyusunan SPO

SPO disusun dengan menggunakan format sesuai dengan panduan


penyusunan dokumen akreditasi Puskesmas/FKTP.

Penyusunan SPO dapat dikoordinir oleh tim mutu/tim akreditasi


puskesmas/FKTP dengan mekanisme sebagai berikut:

1. Pelaksana atau unit kerja/upaya menyusun SPO dengan melibatkan unit


terkait;

2. SPO yang telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja disampaikan ke tim
mutu/tim akreditasi;

3. Fungsi tim mutu/tim akreditasi Puskesmas didalam penyusunan adalah:

Memberikan tanggapan, mengkoordinir dan memperbaiki SPO yang telah


disusun oleh pelaksana atau unit kerja baik dari segi bahasa maupun
penulisan;

Mengkoordinir proses pembuatan SPO sehingga tidak terjadi duplikasi


SPO/tumpang tindih SPO antar unit;

Melakukan cek ulang terhadap SPO-SPO yang akan ditandatangani oleh


Kepala Puskesmas;

Penyusunan SPO dilakukan dengan mengidentifikasi kebutuhan SPO. Untuk


SPO pelayanan dan SPO administrasi, untuk melakukan identifikasi
kebutuhan SPO bisa dilakukan dengan menggambarkan proses bisnis di unit
kerja tersebut atau alur kegiatan dari kerja yang dilakukan di unit tersebut.
Sedangkan untuk SPO klinis, identifikasi kebutuhan dilakukan dengan
mengetahui pola penyakit yang sering ditangani di unit kerja tersebut. Dari
identifikasi kebutuhan SPO dapat diketahui berapa banyak dan macam SPO
yang harus dibuat/disusun. Untuk melakukan identifikasi kebutuhan SPO
dapat pula dilakukan dengan memperhatikan elemen penilaian pada standar
akreditasi, minimal SPO-SPO apa saja yang harus ada. SPO yang
dipersyaratkan di elemen penilaian adalah SPO minimal yang harus ada di
Puskesmas/FKTP. Sedangkan identifikasi SPO dengan menggambarkan
terlebih dahulu proses bisnis di unit kerja adalah seluruh SPO secara lengkap
yang harus ada di unit kerja tersebut;

Mengingat SPO merupakan flow charting dari proses kegiatan maka untuk
memperoleh pengertian yang jelas bagi subyek, penulisan SPO adalah
dimulai dengan membuat flow chart dari kegiatan yang dilaksanakan.
Caranya adalah membuat diagram kotak sederhana yang menggambarkan
langkah penting dari seluruh proses. Setelah dibuatkan diagram kotak maka
diuraikan kegiatan masing-masing kotak dan dibuat alurnya.

Semua SPO harus ditandatangani oleh Kepala Puskesmas/Kepala Klinik.

Agar SPO dapat dikenali oleh pelaksana maka perlu dilakukan sosialisasi SPO-
SPO tersebut dan bila SPO tersebut rumit maka untuk melaksanakan SPO
tersebut perlu dilakukan pelatihan.

Hal-Hal yang Memengaruhi Keberhasilan Penyusunan SPO

Adanya komitmen dari Kepala Puskesmas/FKTP yang terlihat dengan adanya


dukungan fasilitas dan sumber daya.

Adanya fasilitator/petugas yang mempunyai kemampuan dan kemauan untuk


menyusun SPO;

Adanya target waktu yaitu ada target dan jadwal yang disusun dan
disepakati;

Adanya pemantauan dan pelaporan kemajuan penyusunan SPO.

Tatacara penomoran SPO

Penomoran SPO maupun dokumen lainnya diatur pada kebijakan pengendalian


dokumen dengan ketentuan:

1. Semua SPO harus diberi nomor;

2. Puskesmas/FKTP agar membuat kebijakan tentang pemberian nomor untuk


SPO sesuai dengan tata naskah yang dijadikan pedoman;

3. Pemberian nomor mengikuti tata naskah Puskesmas/FKTP, atau ketentuan


penomoran yang khusus untuk SPO (bisa menggunakan garis miring atau
dengan sistim digit). Pemberian nomor sebaiknya dilakukan secara terpusat.

Kode-Kode dapat dipergunakan untuk pemberian nomor, seperti contoh


berikut:

1. Kode unit kerja: masing-masing unit kerja di Puskesmas/FKTP mempunyai


kode sendiri-sendiri yang dapat berbentuk angka atau huruf. Sebagai contoh
pada Program Bab VI, dengan VI/SPO/KIAKB, dan lain sebagainya (namun
tergantung didalam pedoman tata naskah yang berlaku);

2. Nomor urut SPO adalah urutan nomor SPO di dalam unit kerja upaya
Puskesmas/FKTP;
3. Satu SPO dipergunakan oleh lebih dari ssatu unit yang berbeda misalnya SPO
rujukan pasien maka diberi kolom unit terkait/unit pemakai SPO.

Tatacara Penyimpanan SPO

1. Penyimpanan adalah bagaimana SPO tersebut disimpan;

2. SPO asli (master dokumen/SPO yang sudah dinomori dan sudah


ditandatangani) agar disimpan di sekretariat Tim Akreditasi Puskesmas/FKTP
atau Bagian Tata Usaha Puskesmas/FKTP, sesuai dengan ketentuan yang
berlaku di organisasi tersebut tentang tata cara pengarsipan dokumen yang
diatur dalam tata naskah. Penyimpanan SPO yang asli harus rapi sesuai
metode pengarsipan sehingga mudah dicari kembali bila diperlukan.

3. SPO fotocopy disimpan di masing-masing unit upaya Puskesmas/FKTP dimana


SPO tersebut dipergunakan. Bila SPO tersebut tidak berlaku lagi atau tidak
dipergunakan maka unit kerja wajib mengembalikan SPO sudah tidak berlaku
tersebut ke sekretariat mutu atau Bagian Tata Usaha sehingga di unit kerja
hanya ada SPO yang berlaku saja. Sekretariat Tim Mutu atau bagian Tata
Usaha organisasi dapat memusnahkan fotocopy SPO yang tidak berlaku
tersebut, namun untuk SPO yang asli agar tetap disimkpan, dengan lama
penyimpanan sesuai ketentuan dalam ketentuan retensi dokumen yang
berlaku di Puskesmas/FKTP;

4. SPO di unit upaya Puskesmas/FKTP harus diletakan ditempat yang mudah


dilihat, mudah diambil, dan mudah dibaca oleh pelaksana.

Tatacara Pendistribusian SPO

1. Distribusi adalah kegiatan atau usaha menampaikan SPO kepada unit upaya
atau pelaksana yang memerlukan SPO tersebut agar dapat digunakan
sebagaimana panduan dalam melaksanakan kegiatannya. Kegiatan ini
dilakukan oleh tim mutu atau bagian Tata Usaha Puskesmas/FKTP sesuai
pedoman tata naskah.

2. Distribusi harus memakai ekspedisi dan/atau formulir tanda terima.

3. Distribusii SPO bisa hanya untuk unit kerja tertentu tetapi bisa juga untuk
seluruh unit kerja lainnya.

4. Bagi Puskesmas/Klinik yang sudah menggunakan e-file maka distribusi SPO


bisa melalui jejaring area local, dan diatur kewenangan otoritasi disetiap unit
kerja, sehingga unit kerja dapat mengetahui batas kewenangan dalam
membuka SPO.
Evaluasi SPO
Evaluasi SPO dilakukan terhadap isi maupun penerapan SPO.

1. Evaluasi penerapan/kepatuhan terhadap SPO dapat dilakukan dengan menilai


tingkat kepatuhan terhadap langkah-langkah dalam SPO. Untuk evaluasi ini
dapat dilakukan dengan menggunakan daftar tilik/check list.

2. Daftar tilik adalah daftar urutan kerja (actions) yang dikerjakan secara
konsisten, diikuti dalam pelaksanaan suatu rangaian kegiatan, untuk diingat,
dikerjakan dan diberi tanda (check-mark).

3. Daftar tilik merupakan bagian dari sestem manajemen mutu untuk


mendukung standarisasi suatu proses pelayanan.

4. Daftar tilik tidak dapat digunakan untuk SPO yang kompleks;

5. Daftar tilik digunakan untuk mendukung, mempermudah pelaksanaan dan


memonitor SPO bukan untuk menggantikan SPO itu sendiri.

Langkah-langkah Menyusun Daftar Tilik


Langkah awal menyusun daftar tilik dengan melakukan identifikasi prosedur yang
membutuhkan daftar tilik untuk mempermudah pelaksanaan dan monitoringnya.

Gambaran flow-chart dari prosedur tersebut;

Buat daftar kerja yang harus dilakukan;

Susun urutan kerja yang harus dilakukan;

Masukan dalam daftar tilik sesuai dengan format tertentu;

Lakukan uji-coba;

Lakukan perbaikan daftar tilik;

Standarisasi daftar tilik;

Daftar tilik untuk mengecek kepatuhan terhadap SPO dalam langkah-langkah


kegiatan, dengan rumus sebagai berikut:

Evaluasi Isi SPO

Evaluasi SPO dilaksanakan sesuai kebutuhan dan minimal sekali dalam dua
tahun yang dilakukan oleh masing-masing unit kerja.
Hasil evaluasi: SPO masih tetap bisa dipergunakan, atau SPO tersebut perlu
diperbaiki/direvisi. Perbaikan/Revisi isi SPO bisa dilakukan sebagian atau
seluruhnya.

Perbaikan/revisi perlu dilakukan bila:

1. Alur SPO sudah tidak sesuai dengan keadaan yang ada;

2. Adanya perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK) pelayanan


kesehatan;

3. Adanya perubahan organisasi atau kebijakan baru;

4. Adanya perubahan fasilitas.