UNIVERSIDAD INTERAMERICANA PARA EL DESARROLLO

LICENCIATURA EN COMUNCIACIN

HERRAMIENTAS TECNOLGICAS DE PRODUCTIVIDAD

SILVANA PAOLA SANDOVAL OLIVA

31 DE OCTUBRE DE 2016
NDICE

OBJETIVO.................................................................................................................... 3
INTRODUCCIN........................................................................................................... 3
DESARROLLO.............................................................................................................. 4
PROPUESTA................................................................................................................. 9
CONCLUSIN............................................................................................................. 10
OBJETIVO

Realizar un manual administrativo de induccin a las herramientas tecnolgicas para la

comunicacin vistas a lo largo del curso. Suponiendo que las empresas cuentan ya con
conexin a internet para trabajar en la nube

INTRODUCCIN

Las empresas en la poca actual son propensas a tener un gran crecimiento, tanto
econmico como en sucursales o lugares en los que tiene alcance. Sin embargo, esto
conlleva tanto beneficios como problemticas, pero El mayor desafo al que se
enfrentan los gerentes () es el aumento de la productividad de los trabajadores sobre
el conocimiento y los servicios. (Drucker, Peter F, 1991) y es verdad, porque la
tecnologa avanza y cada vez ms hay programas y herramientas hacen que algo que
en teora no se pudiese llevar a cabo como mandar un archivo a un sitio lejano se
facilite.

O tambin derivado de un proceso de produccin se tiene que las empresas (en caso
de dedicarse a la manufactura) generan cantidades enormes de productos y la mano
obrera muchas veces no es suficiente, la tecnologa es cierto que hace que se necesite
menos mano humana pero tambin ayuda a que este proceso sea automtico y en
ocasiones hasta ms efectivo. Ya que slo se necesita un trabajador que lo maneje y en
ocasiones otro que le de mantenimiento.

La tecnologa puntualmente es un arma de doble filo en las industrias, porque si bien

reducen la cantidad de trabajadores necesarios, tambin ayudan a que las distancias se
acorten y es ste el punto central del presente. Porque muchas veces pasa que el
socio de una empresa est radicando en cierto lugar y otro socio en otro lugar, y
necesitan reunirse para tratar un tema, actualmente hay muchas herramientas que
hacen que no sea necesario el desplazarse para dicho efecto.
DESARROLLO

MANUAL ADMINISTRATIVO

Se detallarn 6 herramientas cuyo objetivo es ayudar a la empresa a facilitar y

automatizar la creacin, y manipulacin de los documentos; as como su difusin de
manera ms rpida y efectiva. Se abordarn ventajas y desventajas, as como tips o
recomendaciones a tener en cuenta para su ptimo uso.

Todo lo anterior de la manera ms clara y universal posible, en sentido de que

cualquiera de los trabajadores o inclusive los directivos de la empresa que lo lean; sean
capaces de entender el software y usarlo. Trayendo as aumento en la calidad y agilidad
en el operar general de la empresa.

ANLISIS

La primera herramienta a analizar es la llamada Outlook

WebApp en 4 tpico: el cmo maneja el correo, como estn
organizados los contactos, el calendario y tareas.

Correo: la principal ventaja es que Se puede usar Internet Explorer, Firefox,

Chrome o Safari para tener acceso. (Universidad de Leicester) As mismo todo
correo que llegue a la cuenta se pueden agrupar dependiendo el tema, esto se
hace creando una nueva carpeta en la barra de tareas y seleccionando los
correos que se crean convenientes.

Otra ventaja que se tiene al usar este servicio para organizar y buscar correos
electrnicos es que la aplicacin maneja filtros, tales como Enviados a, no
ledos, por las categoras que ya se mencionaban, importancia, entre otros.
(Universidad de Leicester).

La capacidad de almacenaje es de 5GB en total, pero si se excede, se puede

solicitar ms espacio llamando al soporte tcnico.
 Calendario: Esta herramienta sirve para guardar y programar citas y reuniones
con los compaeros de trabajo, se encuentra en la parte superior de la barra de
herramientas en Outlook. () Puedes crear un evento () puede ser una cita,
reunin o evento de todo el da, Utilizar los calendarios para navegar entre
fechas, la semana visualizada aparece sombreada con azul claro, la fecha en
curso con un sombreado ms oscuro.

Se pueden ver varios calendarios a la vez, para crear otros como por ejemplo
calendarios de un proyecto, gua de estudio o citas privadas. Se pueden agregar
calendarios de otras personas y escoger cual visualizar. Y se puede crear un
evento y mandar invitaciones a personas en especfico. (Universidad de las
Amricas Puebla, 2013)

Contactos: Podemos crear una un contacto o una lista de contactos que se

almacenarn en una de varias carpetas que se nos ofrecen, pero antes debemos
tener una nocin de lo que son y cmo funcionan.

La opcin Mis contactos se encuentra en el panel izquierdo de la pgina

Personas de Outlook, y contiene todas las carpetas de contactos. Cuando
carpeta Contactos est expandida, aparece de manera directa debajo y se crea
automticamente. Contiene todos los contactos o las carpetas que los
contengan.

Se puede crear un contacto desde cero, a travs de un correo electrnico,

tambin crear una lista de contactos, se pueden editar. Entre muchas otras
opciones. (Microsoft)

Tareas: Se pueden configurar para que cualquier proceso, programa o archivo

se ejecute el tiempo y fecha que se desee. Basta solamente con prender la
computadora y cargar Windows, se iniciarn en un segundo plano y se
ejecutarn de acuerdo a la configuracin especificada. (Castaeda Garca,
Shadia Jazmn, Universidad Galileo Zacapa Miguel Hernndez, 2010)
Ahora se hablar de OneDrive, que es una aplicacin que crea una nube virtual donde
se guardan los archivos y es posible descargarlos en un dispositivo SIEMPRE Y
CUANDO haya internet.

Para usarlo basta con acceder a la aplicacin y en un principio se cuenta con 7 GB de

almacenamiento Tambin se pueden obtener 3GB adicionales si habilita la opcin
camera roll. (Valdebenito Muoz, Luis Eduardo, 2015)

No solamente se pueden almacenar documentos de texto, sino tambin imgenes,

videos y hasta msica.

La siguiente herramienta de la que se hablar pertenece a la

familia de Microsoft Office, y es Word. Con el cual se puede
procesar texto en la computadora, insertando diferentes elementos para darle formato y
estilo, tales como las llamadas Tablas que en la empresa sirven sobre todo para
administrar el negocio o manejar el dinero. (Borg, Tristan, 2013)

Tambin podemos agregar texto en forma de Word Art que nos permite hacer logos
personalizados () y modificar el tamao sin que se pixelee, se puede sombrear y dar
efecto de 3 dimensin. (Borg, Tristan, 2013)

Para las personas que tienen mala ortografa, Word ofrece una
herramienta llamada Ortografa y Gramtica ya que cuando
escribes () puedes corregir los errores de ortografa. (Borg,
Tristan, 2013)

Tambin puedes seleccionar el texto y moverlo mediante las opciones de mover, cortar,
pegar y copiar. Otra caracterstica es que, si el tamao de letra no es el que se quiere,
se puede modificar adems seleccionar el tipo de, y darle diferente formato (subrayada,
poner en cursiva, poner en negrita, cambiar color, etc.) adems de que puedes dar
formato a la colocacin del mismo, es decir; se puede justificar, centrar, poner a
izquierda o a derecha.
 Para organizar la informacin del documento (en caso de ser
necesario) se pueden usar vietas.

Ahora se tocar una aplicacin muy til a la hora de trabajar

con datos numricos. Microsoft Excel

A diferencia de Word, Excel no tiene las sofisticadas

caractersticas de diseo de caracteres y formato de texto de
Word. Por lo que se recomienda seleccionar el software () segn el tipo de
documento que se quiere crear. (Annimo, 2014)

Los datos se manejan en una hoja de clculo, la cual esa la celda como lugar donde se
insertan los datos y se les pueden aplicar frmulas matemticas dependiendo de la
finalidad que tenga el archivo. As mismo si se requiere, se pueden usar grficas para
representar de manera visual los datos.

Para la empresa, el uso de Excel resulta muy eficiente

porque se tiene ms exactitud y confianza para con los
datos que usar una hoja, el lpiz y una calculadora.
Adems de corregir posibles errores y actualizar la informacin de manera ms fcil.

Tambin ante la necesidad de tomar una decisin en la empresa, Excel permite

cambiar datos y analizar los resultados recalculados cuantas veces sea necesario ()
adems de modificar el aspecto y hacer visualmente atractiva y fcil de entender.
(Annimo, 2014)

La siguiente herramienta es PowerPoint que es quiz la mejor manera de comunicar.

El sistema crea diapositivas con informacin textual, dibujos, grfica o vdeos. Se
pueden escoger plantillas prediseadas. (Annimo, 2009)

Las herramientas que maneja el programa son las siguientes:

Interfaz grfica: espacio de trabajo y opciones de men. (Annimo, 2009)

Temas y estilos: aplicar temas y estilos rpidos (Annimo, 2009)
Efectos: destacan sombreado, aislado de borde, iluminacin y otras
caractersticas en 3D (Annimo, 2009).
Formato de texto: rellenos, sombras y efectos 3D (Annimo, 2009)
 Importacin y exportacin: abrir y guardar
archivos compatibles con otras versiones de
la aplicacin

Tambin se pueden poner hipervnculos u enlaces a

otras presentaciones o documentos e inclusive a un
vdeo. Adems todo lo que se inserte en las
diapositivas puede ser animado.

Se recomienda usar un contraste de colores de tal manera que no canse la vista para
los espectadores y ser concreto con la informacin que se presente, es decir; oraciones
cortas y material visual a manera de soporte.

La ltima herramienta para presentar es Sway, que es una alternativa a PowerPoint.

Los usuarios pueden crear pginas webs y documentos multimedia de manera
sencilla. (Eduardo, Martn 2014)

Se puede usar texto e imgenes con diferentes plantillas y formatos. Hasta se puede
usar material de video, tweets, y publicaciones de Facebook.

PROPUESTA
Este punto puede llegar a ser un tanto repetitivo, puesto que ya se menciono que las
ventajas en trminos generales de trabajar con una nube virtual en la empresa es que
los trabajadores pueden subir sus archivos a dicho espacio, y en cualquier lugar con
una conexin a internet pueden acceder a l y editarlo, leerlo, en fin Trabajar con el
archivo.

Una desventaja puede ser precisamente el hecho de que se necesita el internet para
poder usar la nube, aunque a la vez algunos sistemas han desarrollado la opcin de
seleccionar que el archivo est disponible sin conexin, es decir que se descargue
automticamente al dispositivo mvil (sea telfono, tablet, etc.) donde se tenga
instalado el software.

CONCLUSIN

La tecnologa ha permitido que no haya impedimentos a la hora de compartir archivos,

opciones hay y varias para llevar a cabo dicha tarea, algo fundamental a la hora de
hablar del operar de una empresa y ms de las que tienen diferentes sucursales en
diferentes lugares.

Si bien se debe aprender a manejarlas, es una tarea que resulta muy fcil y que si se
hace de manera ptima; puede crear resultados muy buenos, sea con datos textuales,
numricos o de cualquier tipo.

Los cambios seran capacitar a todo el personal para su manejo y brindar de equipo de
cmputo ptimo y una buena conexin a internet. Esto porque como se vio hay
herramientas en la cuales se pueden hacer video-llamadas y una manera ptima es con
una velocidad decente de internet. Y el equipo debera ser actual porque los programas
muchas veces tienen caractersticas especficas sin los cuales la computadora no
podra ejecutarlos.

Se aprendi mucho al hacer esta actividad ya que se dej en manifiesto que no es

necesario que los trabajadores estn en el mismo cuarto o edificio para poder trabajar,
este tipo de programas como se ha dicho a lo largo del presente, hace que con slo
meternos al ordenador y teclear unos e-mails, adjuntando archivos y con una buena
conexin a la red; basta para poder trabajar y ser productivo. Inclusive si en la empresa
llegase a haber una negociacin con personas extranjeras, las herramientas vistas en
ste trabajo, facilitan que se puedan llevar a cabo si no se encuentran en Mxico.

REFERENCIAS

http://www.compuchannel.net/2008/05/21/productividad-y-tecnologia/ (Intro)

http://www2.le.ac.uk/offices/itservices/ithelp/my-computer/email/staff/manage-your-
email/outlook-online-archive/request-use/request (Outlook Leicester)

http://blog.udlap.mx/blog/2013/12/laherramientadecalendarioenoutlookwebapp/ (Outlook
UBLAP)

https://support.office.com/es-es/article/Usar-los-contactos-Contactos-en-Outlook-com-o-
en-Outlook-en-la-web-1e3438c7-26b2-420c-87de-3cea9d31b5cb (contactos)

http://es.slideshare.net/Storm90/outlook-y-tareas-programadas-5687818 (tareas)

https://prezi.com/tg8ydxk5e_r4/informacion-onedrive/ (OneDrive)
https://prezi.com/awhx0ijd5rjm/micro-soft-word-y-sus-funciones-basicos/ (Word)

https://prezi.com/4ypav-zyueb1/presentacion-de-excel/ (Excel)

http://es.slideshare.net/16gina/todo-sobre-power-point-2565011 (PowerPoint)

https://hipertextual.com/2014/10/sway-microsoft (Sway)