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Que es el PMBOK?

El ms famoso y reconocido producto del PMI es el Project Management Body of


Knowledge (PMBOK). Como su nombre lo sugiere describe un conjunto de
conocimientos y de prcticas aplicables a cualquier situacin que requiera
formular, las cuales han sido concebidas luego de evaluacin y consenso entre
profesionales pares sobre su valor y utilidad. Tales prcticas han sido compiladas
y mejoradas durante los ltimos veinte aos gracias al esfuerzo de profesionales y
acadmicos de diversos mbitos profesionales y especialmente de la ingeniera.

El PMBOK no debe entenderse como una metodologa per se, sino como una gua
de estndares internacionales para que los profesionales puedan adaptar a cada
caso y contexto particular los procesos, reconocidos como buenas practicas por el
PMI que se pueden aplicar a la mayora de los proyectos en la mayora de los
casos. La importancia del PMBOK es que provee un marco de referencia formal
para desarrollar proyectos, guiando y orientando a los gerentes de proyectos
sobre la forma de avanzar en los procesos y pasos necesarios para la
construccin de resultados y alcanzar los objetivos. Esto, por supuesto, requiere la
adaptacin de los contenidos del PMBOK al dominio tcnico y la especificidad de
cada proyecto en particular. En consecuencia, si bien el PMBOK ofrece un mtodo
(Es decir segn el DREA, como un modo de obrar o proceder que cada uno
tiene) para aproximarse a un objetivo, no debe entenderse cmo una metodologa
cerrada. Ni como un manual cerrado para el desarrollo de proyectos.

El PMBOK documenta la informacin necesaria para iniciar, planificar, ejecutar,


supervisar y controlar, y cerrar un proyecto individual, e identifica los procesos de
la direccin de proyectos que han sido reconocidos como buenas prcticas para la
mayora de los proyectos, la mayor parte del tiempo. Estos procesos se aplican
globalmente y en todos los grupos de negocios o industriales. Se debe entender
como una recopilacin de buenas prcticas lo cual significa que existe un acuerdo
general en que se ha comprobado que la aplicacin de esos procesos de direccin
de proyectos aumenta las posibilidades de xito en una amplia variedad de
proyectos.

Por ltimo, segn el PMBOK, la direccin de proyectos es la aplicacin de


conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades del proyecto
para satisfacer los requisitos del mismo. La direccin de proyectos se logra
mediante la ejecucin de procesos, usando conocimientos, habilidades,
herramientas y tcnicas de direccin de proyectos que reciben entradas y generan
salidas. Para que un proyecto tenga xito, el equipo del proyecto debe:
Seleccionar los procesos apropiados dentro de los Grupos de Procesos de
la Direccin de Proyectos (tambin conocidos como Grupos de Procesos)
que sean necesarios para cumplir con los objetivos del proyecto

Usar un enfoque definido para adaptar las especificaciones del producto y


los planes de tal forma que se puedan cumplir los requisitos del proyecto y
del producto

Cumplir con los requisitos para satisfacer las necesidades, deseos y


expectativas de los interesados

Equilibrar las demandas concurrentes de alcance, tiempo, costes, calidad,


recursos y riesgos para producir un producto de calidad.

CUALES CON LAS PARTES QUE DEFINEN LA GESTION DE UN PROYECTO?

Agrupacin de procesos
Pocas cosas son tan relevantes para la productividad de una empresa como la
gestin de sus proyectos.
Las empresas se preocupan excesivamente por encontrar una aplicacin software
para la gestin de proyectos buena, bonita y barata.
Desde mi punto de vista este es un enfoque errneo, ya que antes de elegir una
herramienta software para la gestin de proyectos es necesario definir e
institucionalizar el proceso de trabajo que permita optimizar el desarrollo de
proyectos.
La mejor aplicacin software no sirve de nada si no se dispone de un
procedimiento de trabajo bien definido. Sin embargo, con una aplicacin ordinaria
y una buena metodologa de gestin de proyectos se pueden conseguir grandes
resultados en el desarrollo de proyectos.
Generalmente, cuando planteamos la necesidad de definir un proceso
metodolgico, las empresas se echan a temblar, pues lo relacionan con una tarea
titnica y de escasa utilidad para su organizacin.
Sin embargo, la realidad es bien distinta, las empresas y sus trabajadores ejecutan
procesos diariamente, aunque no son conscientes. Lo nico que necesitan es
pararse a pensar como realizan las tareas diarias, unificar las mejores prcticas y
plasmarlas en un documento de obligado cumplimiento para todo el personal.

Las 5 fases esenciales para la gestin de proyectos


Los 5 grupos en los que la Gua PMBOK clasifica los procesos son:

1. Inicializacin: Aquellos procesos aplicados para la definicin de un


proyecto nuevo, o una nueva fase de un proyecto existente, para la
autorizacin de su inicio.

2. Planificacin: Aquellos procesos requeridos para establecer el alcance del


proyecto, definiendo objetivos y un curso de accin para alcanzar los
objetivos del mismo.

3. Ejecucin: Aquellos procesos aplicados para completar el trabajo definido,


satisfaciendo las especificaciones del mismo.

4. Monitoreo y control: Aquellos procesos que siguen la trayectoria, revisan y


regulan el progreso y el rendimiento del proyecto; identifican reas de
cambio requeridas en el plan, e inician dichos cambios.

5. Cierre: Aquellos procesos aplicados para finalizar todas las actividades a


travs de los grupos. Cierran formalmente el proyecto o fase.

1. Anlisis de viabilidad del proyecto

Es la fase inicial de cualquier proyecto y su objetivo es analizar si la empresa


debe o no embarcarse en dicho proyecto, pues en ciertas ocasiones la
empresa puede tener ms problemas que beneficios a la hora de realizar un
proyecto.

El anlisis de viabilidad debe incluir al menos las siguientes actividades:

Creacin del registro de seguimiento en la herramienta de gestin de la


empresa.

Anlisis previo del alcance del proyecto.

Anlisis de los riesgos de ejecucin del proyecto.

Anlisis de viabilidad de acuerdo a plazos, coste y calidad.

Si el anlisis de viabilidad es positivo, es decir, no existen motivos iniciales para no


abordar el proyecto, podemos pasar a la 2 fase del proceso.

2. Planificacin detallada del trabajo a realizar

El objetivo de esta fase es definir con el mximo detalle posible las tareas a
realizar y los recursos necesarios para llevar a buen trmino el proyecto. Un
error de clculo en esta fase puede ser muy daino para la empresa.

Las actividades clave en esta etapa son:

Anlisis del alcance del proyecto.

Realizacin de estimaciones de esfuerzo, costes y recursos.

Definicin del plan de proyecto.

Negociacin del contrato.

Si finalmente el proyecto es aprobado, debe plasmarse en un contrato que recoja


todos los trminos del acuerdo.

3. Ejecucin del proyecto

La tercera fase de la gestin de proyectos es donde las empresas despliegan todo


suKnow how y donde menos problemas suelen encontrar.
Las actividades principales de esta etapa son:

Establecimiento del entorno de trabajo.

Asignacin de las tareas planificadas a los recursos disponibles.

Ejecucin de las tareas planificadas.

Gestin de las peticiones de cambio.

De forma paralela a esta fase, es necesario realizar un seguimiento y control del


proyecto que velar por el cumplimiento de la planificacin y la calidad del trabajo
realizado. De manera que se detecten las desviaciones antes de que se
conviertan en un problema para el xito del proyecto.

4. Seguimiento y control del trabajo

Esta etapa, junto a la de planificacin detallada, es una de las ms importantes


para el xito del proyecto.

En esta fase se realizan esencialmente 4 tipo de actividades:

Seguimiento de tareas e hitos planificados.

Gestin de entregables (incluido control de la calidad).

Gestin de incidencias.

Generacin de informes de seguimiento.

5. Cierre del proyecto

El objetivo de esta fase es institucionalizar una etapa de control para verificar


que no quedan cabos sueltos antes de dar por cerrado el proyecto. Esta fase
suele ejecutarse a travs de un checklist o lista de control.

Las tareas clsicas a realizar dentro de esta fase son:

Cierre formal del proyecto por parte de todos los actores involucrados en el
proyecto (stakeholders).
Realizacin del backup del proyecto.

Anlisis de los resultados con respecto a las estimaciones iniciales.

Actualizacin de la base de conocimiento con todo lo aprendido.

reas de conocimiento
Cada una de las reas de conocimiento comprende los procesos requeridos para
lograr una efectiva gestin del proyecto. Las 10 reas de conocimiento son las
siguientes:

1. Integracin: Incluye los procesos y actividades requeridos para identificar,


definir, combinar, unificar y coordinar los mismo a realizar por los grupos de
trabajo.

2. Alcance: Incluye los procesos requeridos para asegurar la realizacin de


todo el trabajo a aplicar en el proyecto, y no solo realizar aquellos que
completen el proyecto.

3. Tiempo: Incluye los procesos requeridos para la correcta administracin de


tiempo.

4. Costos: Incluye los procesos involucrados en la planificacin, estimacin,


presupuesto, financiamiento, costeo, administracin y control de costos;
con el objetivo de que el proyecto sea realizado con un presupuesto
apropiado.

5. Calidad: Incluye los procesos y actividades involucrado en el rendimiento


de organizacin, que define la poltica de calidad, objetivos y
responsabilidades para que el proyecto satisfaga las necesidades por las
que se hizo.

6. Recursos humanos: Incluye los procesos que organizan, administran y


dirigen al equipo de trabajo.

7. Comunicacin: Incluye los procesos requeridos para asegurar en tiempo y


forma la planificacin, recoleccin, creacin, distribucin, almacenaje,
recuperacin, administracin, control, monitoreo y disposicin de la
informacin del proyecto.

8. Riesgos: Incluye los procesos que planean, identifican, analizan, y


controlan los posibles o actuales riesgos del proyecto.

9. Adquisicin: Incluye todos los procesos necesarios para la adquisicin y


compra de productos, bienes, servicios o resultados requeridos del exterior
por el equipo de trabajo.

10. Interesados: Incluye todos los procesos requeridos para identificar los
grupos u organizacin que impacta el proyecto; analizando sus
expectativas y desarrollar las estrategias necesarias para impactar
positivamente en la ejecucin y decisiones de los interesados.

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