Anda di halaman 1dari 75

K E P U T U S A N M E N T E R I AGAMA R E P U B L I K I N D O N E S I A

NOMOR 9 TAHUN 2016


TENTANG
P E D O M A N TATA N A S K A H D I N A S
PADA K E M E N T E R I A N A G A M A

D E N G A N R A H M A T T U H A N Y A N G MAHA E S A

M E N T E R I AGAMA R E P U B L I K I N D O N E S I A ,

Menimbang : a. b a h w a dalam r a n g k a m e n i n g k a t k a n tertib a d m i n i s t r a s i


k e d i n a s a n serta efisiensi k o m u n i k a s i d a n informasi
a n t a r u n i t organisasi, p e r l u ditetapkan t a t a n a s k a h dinas
p a d a Kementerian Agama;
b. b a h w a berdasarkan pertimbangan sebagaimana
d i m a k s u d d a l a m b u r u f a, p e r l u m e n e t a p k a n K e p u t u s a n
Menteri Agama tentang Pedoman T a t a N a s k a b D i n a s
p a d a Kementerian Agama;

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 7 Tabun 1971 tentang


Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan (Lembaran
Negara Republik Indonesia T a b u n 1971 Nomor 3 2 ,
T a m b a h a n L e m b a r a n Negara Republik Indonesia Nomor
2964) sebagaimana telab diubab dengan Undang-
U n d a n g Nomor 4 3 T a b u n 2 0 0 9 tentang K e a r s i p a n
(Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 152,
T a m b a h a n L e m b a r a n Negara R e p u b l i k Indonesia Nomor
5071);
2. Undang-Undang Nomor 24 T a b u n 2 0 0 9 tentang
B e n d e r a , B a h a s a , d a n L a m b a n g Negara, serta L a g u
Kebangsaan (Lembaran Negara Republik Indonesia
T a b u n 2 0 0 9 Nomor 109, T a m b a h a n L e m b a r a n Negara
Republik Indonesia Nomor 5035);
3. P e r a t u r a n Pemerintab Nomor 6 6 T a b u n 1951 tentang
L a m b a n g Negara (Lembaran Negara R e p u b l i k Indonesia
T a b u n 1951 Nomor 1 1 1 , T a m b a h a n L e m b a r a n Negara
Republik Indonesia Nomor 176);
4. P e r a t u r a n Pemerintab Nomor 4 3 T a h u n 1958 tentang
Penggunaan Lambang Negara (Lembaran Negara
Republik Indonesia T a b u n 1958 Nomor 7 1 , T a m b a h a n
L e m b a r a n Negara Republik Indonesia Nomor 1630);
5. P e r a t u r a n Pemerintab Nomor 28 T a b u n 2 0 1 2 tentang
P e l a k s a n a a n Undang-Undang Nomor 4 3 T a b u n 2 0 0 9
tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik
Indonesia T a b u n 2 0 1 2 Nomor 5 3 , T a m b a h a n L e m b a r a n
Negara Republik Indonesia Nomor 5286);
-2-

6. P e r a t u r a n Presiden Nomor 7 T a h u n 2 0 1 5 tentang


O r g a n i s a s i Kementerian Negara ( L e m b a r a n Negara
R e p u b l i k Indonesia T a b u n 2 0 1 5 Nomor 8);
7. P e r a t u r a n Presiden Nomor 8 3 T a b u n 2 0 1 5 tentang
Kementerian Agama (Lembaran Negara Republik
Indonesia T a b u n 2 0 1 5 Nomor 168);
8. P e r a t u r a n Menteri Agama Nomor 10 T a b u n 2 0 1 0
tentang Organisasi d a n T a t a K e r j a K e m e n t e r i a n Agama
sebagaimana telab beberapa k a l i diubab terakbir
dengan P e r a t u r a n Menteri Agama Nomor 16 T a b u n 2 0 1 5
tentang P e r u b a b a n Keempat Atas P e r a t u r a n Menteri
Agama Nomor 10 T a b u n 2 0 1 0 tentang Organisasi d a n
T a t a K e r j a Kementerian Agama (Berita Negara Republik
Indonesia T a b u n 2 0 1 5 Nomor 348);

9. P e r a t u r a n Menteri Pendayagunaan A p a r a t u r Negara


Nomor 6 T a b u n 2 0 1 1 tentang Pedoman U m u m T a t a
P e r s u r a t a n D i n a s E l e k t r o n i k di L i n g k u n g a n I n s t a n s i
Pemerintab;
10. P e r a t u r a n Menteri Agama Nomor 13 T a b u n 2 0 1 2
tentang Organisasi d a n T a t a K e r j a I n s t a n s i V e r t i k a l
Kementerian Agama (Berita Negara Republik Indonesia
T a b u n 2 0 1 2 Nomor 851);
1 1 . P e r a t u r a n Menteri Pendayagunaan A p a r a t u r Negara dan
Reformasi B i r o k r a s i Nomor 80 T a b u n 2 0 1 2 tentang
Pedoman T a t a P e r s u r a t a n D i n a s I n s t a n s i Pemerintab
(Berita Negara Republik Indonesia T a b u n 2 0 1 3 Nomor
69);
12. K e p u t u s a n Menteri Pendayagunaan A p a r a t u r Negara
Nomor 13/KEP/M.PAN/1/2003 tentang Pedoman
U m u m Perkantoran E l e k t r o n i s L i n g k u p Intranet di
L i n g k u n g a n I n s t a n s i Pemerintab;

MEMUTUSKAN:

Menetapkan : K E P U T U S A N M E N T E R I AGAMA T E N T A N G PEDOMAN


T A T A N A S K A H DINAS PADA K E M E N T E R I A N AGAMA.

KESATU : Menetapkan Pedoman Tata Naskah Dinas pada


Kementerian Agama sebagaimana tercantum dalam
L a m p i r a n y a n g m e r u p a k a n bagian tidak t e r p i s a b k a n dari
K e p u t u s a n Menteri ini.
KEDUA Pedoman T a t a N a s k a b D i n a s pada K e m e n t e r i a n Agama
sebagaimana dimaksud dalam Diktum KESATU
m e r u p a k a n pedoman bagi s e l u r u h S a t u a n Organisasi,
Satuan Kerja, dan Unit Pelaksana Teknis pada
Kementerian Agama dalam menyelenggarakan t a t a n a s k a b
dinas.
-3 -

KETIGA : T a t a n a s k a h dinas y a n g telah a d a di l i n g k u n g a n


Kementerian Agama s e c a r a bertahap agar d i s e s u a i k a n
dengan Pedoman T a t a N a s k a b D i n a s p a d a Kementerian
A g a m a paling lambat 2 (dua) t a b u n sejak K e p u t u s a n i n i
ditetapkan.

KEEMPAT : K e p u t u s a n i n i m u l a i b e r l a k u p a d a tanggal ditetapkan.

Ditetapkan d i J a k a r t a
^ =^^=t9nggal 25 J a n u a r i 2016
GAMA R E P U B L I K I N D O N E S I A ,

M SAIFUDDIN
-4-

LAMPIRAN
KEPUTUSAN M E N T E R I AGAMA R E P U B L I K INDONESIA
NOMOR 9 T A H U N 2 0 1 6
TENTANG
P E D O M A N TATA N A S K A H D I N A S
PADA K E M E N T E R I A N A G A M A

BAB I
PENDAHULUAN

A. L a t a r B e l a k a n g
S e s u a i d i n a m i k a perkembangan p e r a t u r a n d a n teknologi
informasi, Kementerian Agama perlu m e n y e m p u r n a k a n t a t a n a s k a b
dinas d a l a m r a n g k a memperlancar a r u s informasi d a n k o m u n i k a s i
tulis k e d i n a s a n .
T a t a n a s k a b d i n a s sebagai salab s a t u u n s u r a d m i n i s t r a s i
meliputi pengaturan tentang j e n i s d a n p e n y u s u n a n n a s k a b dinas,
penggunaan lambang negara, logo d a n cap d i n a s , penggunaan b a b a s a
Indonesia y a n g baik d a n benar, kewenangan penandatangan, t a t a
surat, dan alur surat.
K e t e n t u a n tentang tata n a s k a b d i n a s y a n g b e r l a k u u n t u k
s e l u r u b s a t u a n organisasi/kerja pada Kementerian A g a m a telab diatur
d a l a m P e r a t u r a n Menteri Agama Nomor 16 T a b u n 2 0 0 6 tentang T a t a
P e r s u r a t a n D i n a s di L i n g k u n g a n Departemen Agama. Dengan a d a n y a
P e r a t u r a n Menteri Negara Pendayagunan A p a r a t u r Negara Nomor 80
T a b u n 2 0 1 2 tentang Pedoman U m u m T a t a N a s k a b D i n a s I n s t a n s i
Pemerintab, ketentuan dalam T a t a P e r s u r a t a n D i n a s tersebut perlu
disempurnakan.

B. Maksud dan Tujuan


1. M a k s u d
Pedoman T a t a N a s k a b D i n a s d i m a k s u d k a n sebagai r u j u k a n a t a u
a c u a n bagi s a t u a n organisasi/kerja d a l a m pembuatan dan
pengelolaan n a s k a b dinas setiap u n i t kerja pada Kementerian
Agama.

2. T u j u a n
Pedoman T a t a Naskab D i n a s bertujuan u n t u k m e n c i p t a k a n
k e l a n c a r a n k o m u n i k a s i tulis y a n g efektif d a n efisien a n tar u n i t kerja
pada Kementerian Agama.

C. S a s a r a n
S a s a r a n penetapan Pedoman T a t a Naskab D i n a s K e m e n t e r i a n Agama
adalab:
1. tercapainya kesamaan pengertian, babasa, dan penafsiran
penyelenggara tata n a s k a h dinas;

0
2. t e r w u j u d n y a keterpaduan pengelolaan tata n a s k a h dinas dengan
u n s u r l a i n n y a d a l a m lingkup a d m i n i s t r a s i u m u m ;
3. tercapainya efektifitas d a n efisiensi penyelenggaraan t a t a n a s k a h
dinas; d a n
4. b e r k u r a n g n y a t u m p a n g tindib, salab tafsir, d a n pemborosan
penyelenggaraan t a t a n a s k a b dinas.

D. A s a s
Asas yang barus diperhatikan dalam pen5aisunan naskab dinas
sebagai berikut:
1. Efektif d a n E f i s i e n
Penyelenggaraan t a t a n a s k a b dinas perlu d i l a k u k a n s e c a r a efektif
d a n efisien d a l a m p e n u l i s a n , penggunaan r u a n g a t a u lembar
n a s k a b d i n a s , spesifikasi informasi, serta d a l a m penggunaan
b a b a s a Indonesia y a n g baik, benar, d a n lugas.
2. P e m b a k u a n
N a s k a b d i n a s diproses d a n d i s u s u n m e n u r u t t a t a c a r a d a n bentuk
y a n g telab d i b a k u k a n .
3. Pertanggung J a w a b a n
Penyelenggaraan tata n a s k a b dinas dapat dipertanggungjawabkan
dari segi i s i , format, prosedur, kewenangan, d a n k e a b s a b a n .
4. K e t e r k a i t a n
Kegiatan penyelenggaraan t a t a n a s k a b dinas d i l a k u k a n dalam s a t u
k e s a t u a n sistem a d m i n i s t r a s i u m u m .
5. Kecepatan d a n Ketepatan
N a s k a b d i n a s b a r u s dapat diselesaikan secara cepat, tepat w a k t u ,
d a n tepat s a s a r a n d a l a m redaksional, prosedural, d a n distribusi.
6. K e a m a n a n
T a t a n a s k a b dinas b a r u s a m a n d a l a m p e n y u s u n a n , klasifikasi,
penyampaian kepada yang berbak, pemberkasan, k e a r s i p a n , dan
distribusi.

E. Ruang Lingkup
R u a n g lingkup Pedoman T a t a N a s k a b D i n a s Kementerian Agama
meliputi berbagai kegiatan y a n g m e n c a k u p pengaturan tentang j e n i s
d a n format n a s k a b dinas, p e n y u s u n a n n a s k a b d i n a s , p e n g u r u s a n
n a s k a b dinas korespondensi, penandatanganan n a s k a b dinas,
penggunaan lambang negara, logo d a l a m n a s k a b d i n a s , tata
persuratan, dan penggunaan media surat-menyurat.

F. Pengertian U m u m
1. N a s k a b D i n a s adalab informasi tulis sebagai alat k o m u n i k a s i
k e d i n a s a n y a n g dibuat d a n / a t a u d i k e l u a r k a n oleb pejabat y a n g
berwenang pada Kementerian Agama dalam rangka
penyelenggaraan tugas sesuai tugas dan fungsi Kementerian
Agama.
-6-

2. T a t a N a s k a h D i n a s a d a l a h penyelenggaraan k o m u n i k a s i t u l i s y a n g
meliputi pengaturan j e n i s , format, penyiapan, pengamanan,
pengabsahan, d i s t r i b u s i , d a n p e n y i m p a n a n n a s k a b d i n a s , serta
media y a n g d i g u n a k a n d a l a m k o m u n i k a s i k e d i n a s a n .
3. Format adalab s u s u n a n dan bentuk n a s k a b dinas yang
menggambarkan tata letak, t e r m a s u k penggunaan lambang
negara, logo d a n cap d i n a s , p e n u l i s a n n a m a i n s t a n s i , boks t a n d a
tangan, d a n cap d i n a s , serta bentuk redaksional.
4. L a m b a n g Negara adalab L a m b a n g G a r u d a .
5. L a m b a n g Kementerian Agama adalab L a m b a n g I k b l a s B e r a m a l
y a i t u gambar d a n / a t a u b u r u f d a l a m b e n t u k segi l i m a y a n g
d i g u n a k a n d a l a m N a s k a b D i n a s Kementerian Agama sebagai
identitas.
6. L a m b a n g P e r g u r u a n Tinggi Keagamaan Negeri adalab gambar
d a n / a t a u b u r u f sebagai identitas P e r g u r u a n Tinggi Keagamaan
Negeri.
7. Kode J a b a t a n adalab kode j a b a t a n penandatangan p a d a n a s k a b
d i n a s , d i s u s u n b e r d a s a r k a n j a b a t a n y a n g terdapat dalam
organisasi d a n tata k e r j a y a n g telab ditetapkan oleb Menteri Agama
8. S a t u a n O r g a n i s a s i adalab bagian dari s u a t u organisasi y a n g
menyelenggarakan kegiatan-kegiatan a d m i n i s t r a s i d a l a m arti
terbatas y a n g di d a l a m n y a terdapat pejabat-pejabat yang
m e n g u r u s i a d m i n i s t r a s i kepegawaian, k e u a n g a n , d a n a d m i n i s t r a s i
umum.
9. S a t u a n K e r j a adalab u n i t - u n i t di bawab s a t u a n organisasi y a n g
m e l a k s a n a k a n a d m i n i s t r a s i tertentu d a n tidak m e m e n u b i u n s u r -
u n s u r y a n g m e n a n g a n i a d m i n i s t r a s i kepegawaian, k e u a n g a n , d a n
administrasi u m u m .
-7-

BAB II
J E N I S DAN W E W E N A N G P E M B U A T A N / P E N E T A P A N ,
DAN PENANDATANGANAN N A S K A H D I N A S

A. J e n i s N a s k a h D i n a s
J e n i s n a s k a h dinas terdiri dari n a s k a h d i n a s a r a h a n , n a s k a h dinas
korespondensi, n a s k a h dinas k h u s u s , laporan, d a n t e l a a h a n staf.
1. N a s k a h d i n a s a r a h a n terdiri dari:
P e r a t u r a n Menteri Agama, K e p u t u s a n , I n s t r u k s i Menteri Agama,
Pedoman, Petunjuk P e l a k s a n a a n , S t a n d a r Operasional Prosedur, S u r a t
Edaran, dan Surat Tugas.
2. N a s k a h D i n a s Korespondensi terdiri dari:
a. N a s k a h D i n a s Korespondensi Internal meliputi nota dinas dan
memorandum;
b. N a s k a b D i n a s Korespondesi E k s t e r n a l b e r u p a s u r a t dinas; d a n
c. S u r a t Undangan.
3. N a s k a b D i n a s K h u s u s meliputi perjanjian d a l a m negeri d a n perjanjian
internasional, s u r a t k u a s a , berita a c a r a , s u r a t keterangan, s u r a t
pengantar, d a n pengumuman.
4. Laporan;
5. T e l a a h a n Staf;
6. Formulir; dan
7. Naskab Dinas Elektronik.

B . Naskab D i n a s
1. N a s k a b D i n a s A r a b a n
N a s k a b d i n a s a r a b a n m e r u p a k a n n a s k a b dinas y a n g m e m u a t kebijakan
pokok a t a u kebijakan p e l a k s a n a a n y a n g b a r u s dipedomani d a n
d i l a k s a n a k a n d a l a m penyelenggaraan tugas d a n kegiatan Kementerian
A g a m a y a n g berupa produk b u k u m y a n g bersifat pengaturan,
penetapan, d a n penugasan.
a. Peraturan dan Keputusan
K e t e n t u a n tentang pengertian, kewenangan, format, d a n tata c a r a
p e n u l i s a n p e r a t u r a n d a n k e p u t u s a n diatur s e s u a i ketentuan
p e r a t u r a n perundang-undangan.
b. I n s t r u k s i Menteri Agama
I n s t r u k s i Menteri Agama m e r u p a k a n n a s k a b d i n a s y a n g membuat
perintab atau araban untuk melakukan pekerjaan atau
m e l a k s a n a k a n tugas yang bersifat sangat penting.
c. Pedoman m e r u p a k a n n a s k a b dinas y a n g m e m u a t a c u a n y a n g
bersifat u m u m yang perlu dijabarkan ke d a l a m petunjuk
operasional dan penerapannya d i s e s u a i k a n dengan k a r a k t e r i s t i k
Kementerian Agama.

J?
-8-

d. Petunjuk Pelaksanaan memuat cara pelaksanaan kegiatan,


termasuk urutan pelaksanaannya.
e. S t a n d a r Operasional Prosedur
K e t e n t u a n tentang pengertian, kewenangan, format, d a n tata c a r a
p e n u l i s a n p e r a t u r a n diatur dengan p e r a t u r a n perundang-undangan.
f. S u r a t E d a r a n m e r u p a k a n n a s k a h d i n a s y a n g m e m u a t penetapan
d a n pemberitahuan tentang b a l tertentu y a n g dianggap penting d a n
mendesak serta d i t u j u k a n kepada l i n g k u n g a n tertentu.
g. S u r a t tugas
S u r a t tugas m e r u p a k a n n a s k a b d i n a s d a r i Menteri Agama,
P i m p i n a n S a t u a n Organisasi/Kerja y a n g d i t u j u k a n k e p a d a b a w a b a n
a t a u pegawai l a i n n y a y a n g berisi penugasan u n t u k m e l a k s a n a k a n
pekerjaan s e s u a i dengan tugas d a n fungsi.

2. N a s k a b D i n a s Korespondensi
a. N a s k a b D i n a s Korespondesi I n t e r n a l
1) Nota D i n a s m e r u p a k a n n a s k a b dinas i n t e r n a l p a d a s a t u a n
organisasi/kerja yang dibuat oleb pejabat d a l a m m e l a k s a n a k a n
tugas g u n a m e n y a m p a i k a n laporan, pemberitahuan, pernyataan,
p e r m i n t a a n , a t a u penyampaian pendapat k e p a d a pejabat lain.
Nota D i n a s m e m u a t b a l y a n g bersifat r u t i n , berupa c a t a t a n
r i n g k a s d a n lengkap, d a n dapat l a n g s u n g dijawab dengan
disposisi oleb pejabat s t r u k t u r a l y a n g d i t u j u .
2) M e m o r a n d u m m e r u p a k a n n a s k a b d i n a s i n t e r n a l pada s a t u a n
organisasi/kerja yang bersifat mengingatkan s u a t u m a s a l a b ,
menyampaikan a r a b a n , peringatan, saran, dan pendapat
kedinasan.
b. N a s k a b D i n a s Korespondesi E k s t e r n a l adalab S u r a t D i n a s
S u r a t D i n a s m e r u p a k a n n a s k a b d i n a s p e l a k s a n a a n tugas pejabat
d a l a m m e n y a m p a i k a n informasi k e d i n a s a n b e r u p a pemberitahuan,
pernya ta a n, permintaan, penyampaian n a s k a b d i n a s a t a u barang,
a t a u b a l k e d i n a s a n l a i n n y a kepada p i b a k l a i n di l u a r s a t u a n
organisasi.
c. Surat Undangan merupakan surat dinas yang memuat undangan
k e p a d a pejabat/pegawai y a n g tersebut pada a l a m a t t u j u a n u n t u k
mengbadiri s u a t u a c a r a k e d i n a s a n tertentu, seperti rapat, u p a c a r a ,
d a n pertemuan.

3. Naskab Dinas K h u s u s
a. Perjanjian D a l a m Negeri d a n Perjanjian I n t e r n a s i o n a l .
K e t e n t u a n tentang pengertian, kewenangan, format, d a n tata c a r a
p e n u l i s a n p e r a t u r a n diatur dengan p e r a t u r a n perundang-undangan.
b. S u r a t k u a s a m e r u p a k a n n a s k a b d i n a s y a n g berisi pemberian
wewenang k e p a d a badan b u k u m / k e l o m p o k orang/perseorangan
a t a u p i b a k lain dengan atas n a m a n y a u n t u k m e l a k u k a n s u a t u
t i n d a k a n tertentu d a l a m r a n g k a k e d i n a s a n .
c. B e r i t a A c a r a m e r u p a k a n n a s k a b d i n a s y a n g berisi u r a i a n tentang
proses p e l a k s a n a a n s u a t u kegiatan y a n g h a r u s ditandatangani oleh
p a r a p i b a k d a n p a r a s a k s i apabila d i p e r l u k a n .

d
-9-

d. S u r a t Keterangan m e r u p a k a n n a s k a h d i n a s y a n g berisi informasi


b a l a t a u seseorang u n t u k kepentingan k e d i n a s a n .
e. S u r a t Pengantar m e r u p a k a n n a s k a b d i n a s y a n g d i g u n a k a n u n t u k
m e n g a n t a r / m e n y a m p a i k a n barang a t a u n a s k a b .
f. Pengumuman merupakan naskab dinas yang memuat
pemberitahuan y a n g d i t u j u k a n k e p a d a s e m u a pejabat/pegawai
Kementerian Agama a t a u perseorangan d a n golongan di d a l a m a t a u
di l u a r Kementerian Agama.
4. L a p o r a n m e r u p a k a n n a s k a b dinas y a n g m e m u a t pemberitahuan
tentang p e l a k s a n a a n s u a t u kegiatan/kejadian.
5. T e l a a h a n S t a f m e r u p a k a n bentuk u r a i a n y a n g d i s a m p a i k a n oleb pejabat
s t r u k t u r a l a t a u fungsional yang m e m u a t a n a l i s i s singkat d a n j e l a s
mengenai s u a t u persoalan dengan memberikan j a l a n keluar/
pemecahan y a n g d i s a r a n k a n .
6. F o r m u l i r m e r u p a k a n bentuk pengaturan a l o k a s i r u a n g a t a u lembar
n a s k a b u n t u k mencatat berbagai data d a n informasi. F o r m u l i r dibuat
d a l a m b e n t u k k a r t u a t a u lembaran tercetak dengan j u d u l tertentu
berisi keterangan y a n g diperlukan.
7. Naskab Dinas Elektronik merupakan naskab dinas berupa komunikasi
informasi y a n g d i l a k u k a n secara elektronik a t a u y a n g terekam d a l a m
multimedia elektronik.
C. Wewenang Pembuatan/Penetapan d a n Penandatanganan N a s k a b D i n a s
1. Kewenangan u n t u k menetapkan d a n menandatangani I n s t r u k s i pada
Kementerian Agama oleb Menteri Agama.
2. Kewenangan u n t u k menetapkan d a n m e n a n d a t a n g a n i S u r a t E d a r a n
pada Kementerian Agama oleb Menteri Agama d a n dapat d i l i m p a b k a n
pada S e k r e t a r i s J e n d e r a l a t a u Pejabat y a n g d i t u n j u k s e s u a i s u b s t a n s i
s u r a t edaran.
3. S u r a t tugas dibuat dan ditandatangani oleb Menteri Agama d a n
P i m p i n a n S a t u a n Organisasi/Kerja s e s u a i dengan lingkup tugas,
wewenang, d a n tanggung j a w a b .
4. Nota D i n a s dibuat d a n ditandatangani oleb pejabat d a l a m s a t u
lingkungan i n t e r n a l s a t u a n organisasi s e s u a i dengan lingkup tugas,
wewenang, d a n tanggung j a w a b .
5. Memorandum dibuat d a n ditandatangani oleb a t a s a n s e s u a i dengan
lingkup tugas, wewenang, d a n tanggung j a w a b .
6. S u r a t D i n a s d a n S u r a t U n d a n g a n ditandatangani oleb pejabat y a n g
berwenang s e s u a i dengan lingkup tugas, fungsi, wewenang, d a n
tanggung j a w a b .
7. B e r i t a A c a r a ditandatangani oleb p a r a pibak d a n p a r a s a k s i apabila
diperlukan.
8. S u r a t Keterangan d a n S u r a t Pengantar dibuat d a n ditandatangani oleb
pejabat y a n g s e s u a i dengan lingkup tugas, wewenang, d a n tanggung
jawab.
9. P e n g u m u m a n dibuat d a n ditandatangani oleb Menteri Agama serta
P i m p i n a n S a t u a n Organisasi/Kerja s e s u a i dengan lingkup tugas,
wewenang, d a n tanggung j a w a b .
10. L a p o r a n ditandatangani oleh pejabat yang diserabi tugas.
1 1 . T e l a a h a n S t a f dibuat d a n ditandatangani oleb pejabat s e s u a i dengan
tugas, wewenang, d a n tanggung j a w a b .
-10-

B A B III
PENYUSUNAN NASKAH DINAS

A. P e r s y a r a t a n P e n y u s u n a n
Setiap N a s k a h D i n a s h a r u s m e r u p a k a n k e b u l a t a n p i k i r a n y a n g
j e l a s , padat, d a n m e y a k i n k a n d a l a m s u s u n a n y a n g sistematis. D a l a m
p e n y u s u n a n n y a p e r l u m e m p e r h a t i k a n s y a r a t - s y a r a t sebagai berikut:
1. Ketelitian
D a l a m m e n y u s u n N a s k a b D i n a s b a r u s tercermin ketelitian d a n
k e c e r m a t a n , dilibat d a r i bentuk, s u s u n a n pengetikan, i s i , s t r u k t u r ,
k a i d a b b a b a s a , d a n penerapan k a i d a b ejaan di d a l a m pengetikan.
K e c e r m a t a n d a n ketelitian sangat m e m b a n t u p i m p i n a n d a l a m
mengurangi k e s a l a b a n pengambilan p u t u s a n k e b i j a k a n .
2. Kejelasan
N a s k a b D i n a s b a r u s memperlihatkan kejelasan, aspek fisik, d a n
materi.
3. Singkat d a n Padat
N a s k a b D i n a s b a r u s menggunakan b a b a s a I n d o n e s i a y a n g baik d a n
benar (babasa formal, efektif, singkat, padat, d a n lengkap).
4. Logis d a n M e y a k i n k a n
N a s k a b D i n a s b a r u s r u n t u t d a n logis y a n g berarti b a h w a
penuangan gagasan ke d a l a m N a s k a b D i n a s d i l a k u k a n m e n u r u t
u r u t a n y a n g logis d a n m e y a k i n k a n . S t r u k t u r k a l i m a t b a r u s lengkap
d a n efektif sehingga m e m u d a h k a n p e m a h a m a n p e n a l a r a n bagi
penerima N a s k a b D i n a s .
5. P e m b a k u a n
N a s k a b D i n a s b a r u s taat mengikuti a t u r a n y a n g b a k u y a n g b e r l a k u
s e s u a i dengan t u j u a n pembuatan, baik dilibat d a r i s u d u t format
m a u p u n d a r i penggunaan b a b a s a n y a agar m e m u d a h k a n d a n
memperlancar p e m a h a m a n i s i N a s k a b D i n a s .

B . L a m b a n g Negara d a n L a m b a n g Kementerian A g a m a p a d a Naskab


Dinas
U n t u k mengidentifikasi N a s k a b D i n a s , p a d a b a l a m a n pertama
menggunakan L a m b a n g Negara a t a u L a m b a n g Kementerian Agama.
Pencantuman Lambang Negara atau Lambang Kementerian
Agama sebagai berikut:
1. Lambang Negara digunakan untuk Naskah Dinas yang
ditandatangani sendiri oleb Menteri Agama.
2. L a m b a n g Kementerian Agama d i g u n a k a n u n t u k N a s k a b D i n a s
y a n g ditandatangani pejabat s t r u k t u r a l y a n g berwenang pada
Kementerian Agama.
Kode J a b a t a n d a n Penomoran p a d a N a s k a b D i n a s
1. Kode J a b a t a n p a d a N a s k a b D i n a s
Pemberian kode j a b a t a n d i u r u t k a n b e r d a s a r k a n organisasi d a n
tata k e r j a y a n g ditetapkan oleb Menteri A g a m a d a n d i u r u t k a n
s e s u a i dengan s t r u k t u r organisasi pada organisasi d a n tata k e r j a
masing-masing u n i t organisasi. Kewenangan penetapan kode
j a b a t a n sebagai berikut:
a. Kode j a b a t a n p a d a Kementerian Agama P u s a t , K a n t o r Wilayab
Kementerian Agama Provinsi, P e r g u r u a n Tinggi K e a g a m a a n
Negeri, B a l a i Pendidikan d a n Pelatiban, B a l a i Penelitian d a n
Pengembangan, A s r a m a Haji, Kantor U r u s a n Haji, d a n U n i t
Pelaksana Teknis yang mengalami perubaban atau
p e n y e m p u r n a a n organisasi d a n tata k e r j a p e r l u d i i k u t i dengan
p e n y e m p u r n a a n d a n penetapan kode j a b a t a n y a n g ditetapkan
oleb Menteri Agama.
b. P e n y u s u n a n Kode J a b a t a n s a t u a n k e r j a p a d a K a n t o r Wilayab
Kementerian Agama Provinsi, Kantor Kementerian Agama
K a b u p a t e n / K o t a , d a n Kantor U r u s a n Agama K e c a m a t a n , serta
M a d r a s a b Negeri d i l a k u k a n d a n ditetapkan dengan K e p u t u s a n
K e p a l a K a n t o r Wilayab Kementerian Agama Provinsi.
0. P e n y u s u n a n Kode J a b a t a n s a t u a n k e r j a p a d a P e r g u r u a n Tinggi
Keagamaan Negeri dilakukan dan ditetapkan dengan
K e p u t u s a n Rektor a t a u K e t u a P e r g u r u a n Tinggi Keagamaan
Negeri.

2. Penomoran N a s k a b D i n a s
Nomor p a d a N a s k a b D i n a s m e r u p a k a n segmen penting d a l a m
k e a r s i p a n . Oleb k a r e n a i t u , s u s u n a n n y a b a r u s dapat m e m b e r i k a n
k e m u d a b a n penyimpanan, t e m u balik, d a n penilaian a r s i p .
a. S u s u n a n penomoran I n s t r u k s i , S u r a t E d a r a n , S u r a t T u g a s ,
d a n N a s k a b D i n a s K b u s u s sebagai berikut:
1) nomor s u r a t tugas (nomor u r u t d a l a m s a t u t a b u n takwim);
2) kode j a b a t a n ;
3) b u l a n (ditulis d a l a m d u a digit); d a n
4) t a b u n terbit.

Contob nomor s u r a t tugas

NOMOR 0 9 / S J / 0 7 / 2 0 1 5

09 : Nomor u r u t S u r a t T u g a s d a l a m s a t u t a b u n t a k w i m kalender
SJ : Kode J a b a t a n Sekretaris J e n d e r a l
07 : B u l a n ke-7 (Juli)
2015: Tabun 2015
-12-

Susunan penomoran Surat Dinas mencakup hal-hal sebagai


berikut:
1) kode derajat pengamanan s u r a t dinas;
2) nomor s u r a t dinas (nomor u r u t d a l a m s a t u t a b u n takwim);
3) kode j a b a t a n ;
4) kode k l a s i f i k a s i arsip (KKA);
5) b u l a n (ditulis d a l a m d u a digit); d a n
6) t a b u n terbit.
Contob:
a) Nomor S u r a t Dinas yang Ditandatangani oleb Menteri
Agama:
SR-12/IvlA/KP. 07.1/07/2015
fecle Derajat Pengamanan Surat Dinas
bersifat Sangat Rahasia
Nomor Surat Dinas
Kode Jabatan Menteri Agama
Kode Klasiiikasi Arsip
Bulan Ke-7{Julii
Tahun Terbit 2015

b) Nomor S u r a t D i n a s yang ditandatangani oleb Pimpinan


S a t u a n Organisasi:
R-123/SJ/KP.07.1/07/2015
^ Kode Derajat Pengamanan Surat Dinas
bersifat Rahasia
Nomor Surat Dinas
^ Kode J ab atan S ekretaris Jenderal
Kode Klasmkasi Arsip
Bulan Ke-7(Juli;i
Tahun Terbit 2015

c) Nomor S u r a t D i n a s y a n g ditandatangani atas nama


P i m p i n a n S a t u a n Organisasi:
B-321 / S J / B. IV/OT.01.3/ 06/ 2015
^ Kode Derajat Pengamanan Surat Dinas
bersifat B i a s a

* Nomor Surat Dinas.


^ Kode J ab atan S ekretaris J enderal
** Kode Jaioatan Kepala Biro Ortala
* Kode Klasifikasi ilrsip
Bulan Ker6(Junij
^ Taliun Terbit 2015
-13 -

c. S u s u n a n penomoran nota dinas a t a u m e m o r a n d u m terdiri dari:


1) nomor nota dinas a t a u m e m o r a n d u m (nomor u r u t d a l a m s a t u
t a h u n takwim);
2) kode j a b a t a n ;
3) kode k l a s i f i k a s i a r s i p (KKA);
4) b u l a n (ditulis dalam d u a digit); d a n
5) t a b u n terbit.

Contob:
Nomor nota d i n a s y a n g ditandatangani oleb Sekretaris J e n d e r a l

Nomor 0 8 / S J / O T . 0 1 / 0 6 / 2 0 1 5
08 : Nomor u r u t nota dinas a t a u m e m o r a n d u m satu tabun
t a k w i m kalender
SJ : Kode J a b a t a n Sekretaris J e n d e r a l
O T . O l : Kode K l a s i f i k a s i Arsip
06 : B u l a n ke-6 ( J u n i )
2015 : Tabun 2015

d. Nomor S a l i n a n S u r a t
Penomoran s a l i n a n s u r a t d i l a k u k a n u n t u k m e n u n j u k k a n b a b w a
s u r a t tersebut dibuat dalam j u m l a b terbatas d a n d i s t r i b u s i n y a
tertentu d i a w a s i . Penyebutan nomor s a l i n a n s u r a t d i s u s u n sebagai
berikut:
1) S e m u a s u r a t y a n g m e m p u n y a i tingkat k e a m a n a n sangat
r a h a s i a a t a u r a h a s i a b a r u s diberi nomor s a l i n a n p a d a b a l a m a n
pertama.
2) J u m l a b s a l i n a n b a r u s d i c a n t u m k a n meskipun banya satu
s a l i n a n ( s a l i n a n tunggal).
3) P e n d i s t r i b u s i a n s u r a t y a n g bernomor s a l i n a n b a r u s s a m a
dengan daftar distribusinya. Daftar distribusi barus
d i c a n t u m k a n sebagai l a m p i r a n .
4) Penomoran s e m u a N a s k a b D i n a s y a n g diatur d a l a m K e p u t u s a n
i n i wajib d i m i n t a k a n kepada u n i t kerja y a n g m e m p u n y a i tugas
d a n fungsi T a t a U s a b a .
Contob:

SALINAN 1

Nomor b a l a m a n
Nomor b a l a m a n N a s k a b D i n a s ditulis dengan menggunakan
nomor u r u t a n g k a arab d a n d i c a n t u m k a n s e c a r a simetris di tengab
atas dengan m e m b u b u h k a n t a n d a b u b u n g (-) sebelum d a n setelah
nomor, k e c u a l i b a l a m a n pertama N a s k a b D i n a s y a n g menggunakan
kop N a s k a h D i n a s tidak perlu m e n c a n t u m k a n nomor b a l a m a n .

Contob: -2-
-15-

2) Rujukan Berupa Surat Dinas


P e n u l i s a n r u j u k a n berupa s u r a t dinas m e n c a k u p i informasi
singkat tentang s u r a t dinas yang menjadi r u j u k a n , dengan
urutan sebagai berikut: jenis surat, jabatan
penandatangan, nomor s u r a t , tanggal penandatanganan
s u r a t , d a n peribal.
3) R u j u k a n Berupa Surat Dinas Elektronik
P e n u l i s a n r u j u k a n berupa S u r a t D i n a s E l e k t r o n i k (surat
yang dikirimkan melalui sarana elektronik) diatur
tersendiri.
4) R u j u k a n S u r a t kepada I n s t a n s i Nonpemerintab
R u j u k a n tidak b a r u s d i c a n t u m k a n pada S u r a t D i n a s y a n g
d i t u j u k k a n kepada i n s t a n s i nonpemerintab.

J. Ruang Tanda Tangan


1. Pengertian
R u a n g t a n d a tangan m e r u p a k a n tempat pada bagian k a k i n a s k a b
dinas y a n g m e m u a t n a m a j a b a t a n (misalnya, Menteri Agama,
Sekretaris J e n d e r a l , Sekretaris Direktorat J e n d e r a l , K e p a l a Biro
a t a u K e p a l a P u s a t , d a n K e p a l a Kantor Wilayab).
2. Cara Penulisan
a. R u a n g t a n d a tangan ditempatkan di sebelab k a n a n bawab
setelab b a r i s k a l i m a t terakbir.
b. N a m a j a b a t a n y a n g diletakkan pada baris pertama tidak boleb
disingkat.
c. Nama j a b a t a n y a n g d i l i m p a b k a n wewenangnya s e s u a i tugas
d a n fungsinya d i l e t a k k a n pada baris k e d u a d a n ketiga boleb
disingkat; m i s a l n y a Dirjen Pendis, Karo Ortala, d a n K a b i d U r a i s
dan Binsyar.
d. R u a n g t a n d a tangan paling sedikit empat paragraf.
e. Nama pejabat yang menandatangani naskab dinas ditulis
dengan b u r u f a w a l kapital.
f. J a r a k r u a n g a n t a r a t a n d a tangan d a n tepi k a n a n k e r t a s adalab
3 c m , sedangkan u n t u k tepi k i r i d i s e s u a i k a n dengan baris
terpanjang.
Contob 1
Menteri Agama Republik Indonesia,

(tanda tangan)

L u k m a n H a k i m Saifuddin
Contob 2
Sekretaris Jenderal,

(tanda tangan)

Nur S y a m

f
- 14-

E. Ketentuan J a r a k Spasi
1. J a r a k a n t a r a bab d a n j u d u l adalab d u a s p a s i ;
2. J i k a j u d u l lebib d a r i s a t u b a r i s , j a r a k a n t a r a b a r i s pertama d a n
k e d u a adalab s a t u s p a s i ;
3. J a r a k a n t a r a j u d u l d a n s u b j u d u l adalab empat s p a s i ;
4. J a r a k a n t a r a s u b j u d u l d a n u r a i a n adalab d u a s p a s i ; d a n
5. J a r a k masing-masing baris d i s e s u a i k a n dengan k e p e r l u a n .
D a l a m penentuan j a r a k s p a s i , b e n d a k n y a diperbatikan aspek
k e s e r a s i a n d a n estetika, dengan menyeimbangkan b a n y a k n y a i s i
Naskab Dinas.
F. Penggunaan H u r u f
N a s k a b D i n a s menggunakan j e n i s b u r u f A r i a l dengan u k u r a n 11
a t a u 12, sedangkan N a s k a b D i n a s pengaturan d a n penetapan diatur
s e s u a i k e t e n t u a n p e r a t u r a n perundang-undangan.

G. Lampiran
J i k a n a s k a b m e m i l i k i beberapa l a m p i r a n , setiap l a m p i r a n b a r u s
diberi nomor u r u t dengan a n g k a Arab. Nomor b a l a m a n l a m p i r a n
m e r u p a k a n nomor l a n j u t a n dari b a l a m a n sebelumnya.

H. Daftar D i s t r i b u s i
Daftar D i s t r i b u s i m e r u p a k a n s u s u n a n pejabat y a n g dibuat oleb
pejabat sekretariat d a n d i g u n a k a n sebagai pedoman pendistribusian
n a s k a b . Setiap d i s t r i b u s i m e n u n j u k k a n pejabat yang berbak
menerima naskab.

I. Rujukan
Rujukan merupakan naskab atau dokumen lain yang digunakan
sebagai d a s a r a c u a n a t a u d a s a r p e n y u s u n a n n a s k a b . P e n u l i s a n
r u j u k a n d i l a k u k a n sebagai berikut:
1. N a s k a b D i n a s y a n g berbentuk S u r a t T u g a s , S u r a t E d a r a n , d a n
P e n g u m u m a n , r u j u k a n ditulis di dalam k o n s i d e r a n s dasar.
2. S u r a t D i n a s m e m e r l u k a n r u j u k a n ; n a s k a b y a n g menjadi r u j u k a n
ditulis pada alinea p e m b u k a d i i k u t i s u b s t a n s i materi s u r a t y a n g
bersangkutan. D a l a m b a l lebib d a r i s a t u n a s k a b , r u j u k a n b a r u s
ditulis s e c a r a kronologis.
a. Dalam bal Surat Dinas memerlukan rujukan, naskab rujukan
ditulis pada alinea pembuka, d i i k u t i s u b s t a n s i materi s u r a t
y a n g b e r s a n g k u t a n r u j u k a n lebib dari s a t u n a s k a b , r u j u k a n i t u
b a r u s ditulis secara kronologis.
b. C a r a m e n u l i s r u j u k a n sebagai berikut:
1) Rujukan Berupa Naskah
P e n u l i s a n r u j u k a n berupa n a s k a b m e n c a k u p i informasi
singkat tentang n a s k a b y a n g menjadi r u j u k a n , dengan
u r u t a n sebagai berikut: j e n i s N a s k a b D i n a s , j a b a t a n
penandatangan N a s k a h D i n a s , nomor N a s k a h D i n a s ,
tanggal penetapan, d a n subjek N a s k a b D i n a s .

0
-16-

Contoh 3
a.n. S e k r e t a r i s J e n d e r a l
K e p a l a B i r o Ortala,

(tanda tangan)

Nur Arifin

K. Penentuan B a t a s / R u a n g Tepi
D e m i k e s e r a s i a n d a n k e r a p i h a n (estetika) d a l a m p e n y u s u n a n
N a s k a h D i n a s , diatur s u p a y a tidak s e l u r u h p e r m u k a a n k e r t a s
d i g u n a k a n s e c a r a penuh. Oleh k a r e n a i t u , perlu ditetapkan batas
a n t a r a tepi k e r t a s d a n n a s k a b , baik pada tepi a t a s , k a n a n , bawab,
m a u p u n p a d a tepi k i r i sehingga terdapat r u a n g y a n g d i b i a r k a n
kosong. P e n e n t u a n r u a n g tepi d i l a k u k a n b e r d a s a r k a n u k u r a n y a n g
terdapat pada peralatan y a n g d i g u n a k a n u n t u k membuat N a s k a b
Dinas, yaitu:
a. r u a n g tepi atas : apabila menggunakan kop n a s k a b dinas, 2
spasi di bawab kop, d a n apabila t a n p a kop
n a s k a b dinas, paling sedikit 2 c m d a r i tepi atas
kertas;
b. r u a n g tepi b a w a b : paling sedikit 2,5 c m dari tepi b a w a b kertas;
c. r u a n g tepi k i r i : paling sedikit 3 c m d a r i tepi k i r i k e r t a s ; batas
r u a n g tepi k i r i tersebut diatur c u k u p lebar agar
pada w a k t u dilubangi untuk kepentingan
penyimpanan d a l a m ordner/snelhechter tidak
berakibat bilangnya salab s a t u b u r u f / k a t a /
a n g k a pada n a s k a h dinas tersebut; d a n
d. r u a n g tepi k a n a n : paling sedikit 2 c m dari tepi k a n a n kertas.
Catatan:
D a l a m p e l a k s a n a a n n y a , penentuan r u a n g tepi seperti tersebut di atas
bersifat fleksibel, d i s e s u a i k a n dengan b a n y a k a t a u t i d a k n y a i s i s u a t u
N a s k a b D i n a s . Penentuan r u a n g tepi (termasuk j u g a j a r a k spasi d a l a m
paragraf) b e n d a k n y a memperhatikan aspek k e s e r a s i a n d a n estetika.

L. Penggunaan B a b a s a
B a b a s a y a n g d i g u n a k a n di dalam n a s k a b b a r u s j e l a s , tepat, d a n
m e n g u r a i k a n m a k s u d , t u j u a n , serta i s i n a s k a b . U n t u k i t u , perlu
diperbatikan p e m a k a i a n k a t a d a n k a l i m a t d a l a m s u s u n a n y a n g baik
d a n benar, s e s u a i dengan k a i d a b tata b a b a s a y a n g b e r l a k u , y a i t u T a t a
B a h a s a B a k u Indonesia d a n K a m u s B e s a r B a h a s a Indonesia.
E j a a n y a n g d i g u n a k a n di dalam N a s k a b D i n a s adalab E j a a n B a b a s a
Indonesia s e s u a i dengan ketentuan p e r a t u r a n perundang-undangan.

M. Media S a r a n a N a s k a b D i n a s
Media s a r a n a N a s k a b D i n a s m e r u p a k a n alat u n t u k merekam
informasi y a n g d i k o m u n i k a s i k a n d a l a m bentuk media konvensional
(kertas).
- 17-

Kertas S u r a t
a. Penggunaan K e r t a s
1) K e r t a s y a n g d i g u n a k a n a d a l a h H V S m a k s i m a l 8 0 gram.
2) N a s k a h D i n a s y a n g m e m p u n y a i nilai k e g u n a a n d a l a m w a k t u
l a m a menggunakan kertas j e n i s H V S lebih d a r i 80 gram a t a u
k e r t a s j e n i s l a i n y a n g memiliki nilai k e s a m a a n tertentu paling
r e n d a h b a r u s menggunakan kertas dengan n i l a i keasamem (PH)
7.
3) S u r a t D i n a s y a n g asli menggunakan k e r t a s b e r w a r n a putib
dengan k u a l i t a s terbaik white bond.
4) K e r t a s y a n g d i g u n a k a n u n t u k s u r a t - m e n y u r a t adalab A4 y a n g
b e r u k u r a n 2 9 7 x 2 1 0 m m (874 x I P A inci). D i s a m p i n g k e r t a s
A4, u n t u k kepentingan tertentu dapat d i g u n a k a n k e r t a s
dengan u k u r a n berikut:
a) A 3 k u a r t o ganda (297 x 4 2 0 mm);
b) A 5 setengab k u a r t o (210 x 148 mm);
c) Folio (210 X 3 3 0 mm); d a n
d) Folio ganda (420 x 3 3 0 mm).
Sampul Surat
S a m p u l s u r a t m e r u p a k a n s a r a n a kelengkapan p e n y a m p a i a n s u r a t ,
t e r u t a m a u n t u k s u r a t k e l u a r Kementerian Agama. U k u r a n , bentuk,
dan w a r n a sampul yang digunakan u n t u k surat-menyurat pada
Kementerian Agama, diatur s e s u a i dengan k e p e r l u a n .
a. W a r n a d a n K u a l i t a s
S a m p u l s u r a t d i n a s menggunakan k e r t a s t a b a n l a m a {bond)
b e r w a r n a putib a t a u coklat m u d a dengan k u a l i t a s sedemikian
r u p a sebingga s e s u a i dengan u k u r a n d a n berat n a s k a b a t a u
surat dinas yang dikirimkan.
b. P e n u l i s a n A l a m a t Pengirim d a n T u j u a n
P a d a s a m p u l s u r a t b a r u s d i c a n t u m k a n a l a m a t pengirim d a n
alamat t u j u a n . A l a m a t pengirim dicetak p a d a bagian a t a s dengan
s u s u n a n d a n bentuk b u r u f yang s a m a dengan y a n g dicetak p a d a
k e p a l a s u r a t , y a i t u L a m b a n g Negara/Lambang Kementerian
Agama, n a m a Kementerian A g a m a / n a m a Menteri Agama, d a n
a l a m a t Kementerian Agama. alinea pertama a l a m a t t u j u a n m u l a i
dicetak a t a u ditulis p a d a bagian s a m p u l k a n a n bawab.
c. C a r a Melipat d a n M e m a s u k k a n S u r a t ke d a l a m S a m p u l
S u r a t d i n a s dilipat dengan s u d u t saling bertemu d a n lipatan
h a r u s l u r u s d a n tidak k u s u t . S e b e l u m s u r a t d i n a s d i l i p a t h a m s
dipertimbangkan s a m p u l y a n g a k a n d i g u n a k a n . S u r a t d i n a s
dilipat dengan c a r a sepertiga bagian bawab l e m b a r a n s u r a t
dilipat ke depan d a n sepertiga bagian atas dilipat ke belakang.
S e l a n j u t n y a , s u r a t d i m a s u k k a n ke d a l a m s a m p u l dengan bagian
k e p a l a s u r a t mengbadap ke depan ke a r a b penerima/pembaca
surat.
-18-

FORMAT MELIPAT KERTAS SURAT

r7

iZ
Pertama, sepertiga bagian bawab
L e m b a r a n kertas s u r a t dilipat kedepan

Lembar kertas s u r a t

K e d u a , sepertiga bagian a t a s lembaran


kertas s u r a t dilipat ke belakang

Ketiga, s u r a t d i m a s u k k a n ke d a l a m
s a m p u l dengan bagian kepala s u r a t
mengbadap ke depan ke a r a b pembaca s u r a t

N. S u s u n a n S u r a t D i n a s
1. Kop S u r a t
Kop S u r a t Menteri Agama a t a u Kementerian A g a m a diatur dengan
k e t e n t u a n sebagai berikut:
a. Kop s u r a t Menteri Agama
1) Kop s u r a t Menteri Agama m e r u p a k a n k e p a l a s u r a t yang
m e n u n j u k k a n j a b a t a n Menteri Agama. K e r t a s dengan kop
s u r a t Menteri Agama h a n y a d i g u n a k a n u n t u k s u r a t y a n g
ditandatangani oleh Menteri Agama.
-19-

2) K o p s u r a t Menteri Agama terdiri a t a s L a m b a n g Negara di


tengab d a n t u l i s a n Menteri Agama R e p u b l i k Indonesia
dengan menggunakan b u r u f k a p i t a l , dicetak di a t a s s e c a r a
simetris. Perbandingan u k u r a n L a m b a n g Negara dengan
b u r u f y a n g d i g u n a k a n b e n d a k n y a s e r a s i d a n s e s u a i dengan
u k u r a n kertas.
b. Kop s u r a t Kementerian Agama
1) Kop s u r a t Kementerian Agama m e n u n j u k k a n n a m a d a n
a l a m a t Kementerian Agama. K e r t a s dengan kop s u r a t
dimaksud digunakan u n t u k kemudaban semua surat.
2) Kop S u r a t n a m a Kementerian Agama diatur dengan
k e t e n t u a n sebagaimana berikut:
a) Kop N a s k a b D i n a s S a t u a n O r g a n i s a s i E s e l o n I Pusat:
(1) S u s u n a n t u l i s a n :
Kop s u r a t dengan n a m a Kementerian A g a m a d a l a m
s a t u a n organisasi eselon I p a d a Kementerian Agama
terdiri d a r i L a m b a n g Kementerian A g a m a y a n g
terletak di margin k i r i , b a r i s p e r t a m a b e r t u l i s k a n
Kementerian Agama R e p u b l i k Indonesia, b a r i s k e d u a
n a m a s a t u a n organisasi eselon I , d a n d i b a w a b n y a
d i i k u t i alamat s a t u a n kerja eselon I .
K e r t a s dengan k e p a l a n a m a s a t u a n organisasi eselon
I p a d a Kementerian Agama d i g u n a k a n u n t u k n a s k a b
d i n a s y a n g ditandatangani oleb pejabat E s e l o n I
y a n g b e r s a n g k u t a n a t a u pejabat s t r u k t u r a l di
bawabnya.
(2) J e n i s d a n u k u r a n b u r u f
(a) t u l i s a n Kementerian Agama R e p u b l i k Indonesia,
dengan b u r u f kapital d a n j e n i s / o n t A r i a l 14;
(b) t u l i s a n n a m a u n i t organisasi E s e l o n I , dengan
b u r u f k a p i t a l d a n j e n i s font A r i a l 12; d a n
(c) alamat u n i t organisasi E s e l o n I , dengan b u r u f
a w a l k a p i t a l d a n j e n i s /ont A r i a l 9.
Contob:

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA


SEKRETARIAT JENDERAL
Jalan Lapangan Banteng Barat Nomor 3-4 Jakarta 10710
Telepon (021) 3811244-3811642-3811654-3811658-3811679-3811779-3812216
Faksimlll (021) 3503466 Website: www.kemenag.go.id

b) K o p s u r a t Kantor W i l a y a h Kementerian A g a m a Provinsi


(1) S u s u n a n t u l i s a n :
Kop surat dengan nama Kantor Wilayab
Kementerian Agama Provinsi terdiri d a r i L a m b a n g
Kementerian Agama y a n g terletak di margin k i r i ,
baris pertama b e r t u l i s k a n K e m e n t e r i a n Agama
Republik Indonesia, baris k e d u a n a m a Kantor
Wilayab Kementerian Agama Provinsi, d a n di
b a w a b n y a d i i k u t i alamat K a n t o r Wilayab.

0
-20-

K e r t a s dengan kepala n a m a K a n t o r Wilayah


Kementerian Agama Provinsi d i g u n a k a n u n t u k
N a s k a h D i n a s yang ditandatangani oleh pejabat
y a n g b e r s a n g k u t a n a t a u pejabat s t r u k t u r a l d i
bawabnya.
(2) J e n i s d a n u k u r a n b u r u f
(a) t u l i s a n Kementerian Agama R e p u b l i k Indonesia,
dengan b u r u f k a p i t a l d a n j e n i s font A r i a l 14;
(b) t u l i s a n n a m a Kantor Wilayab Kementerian
Agama Provinsi, dengan b u r u f k a p i t a l d a n j e n i s
font A r i a l 12; d a n
(c) a l a m a t Kantor Wilayab Kementerian Agama
Provinsi, dengan b u r u f a w a l k a p i t a l d a n j e n i s
font A r i a l 9.

Contob:

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA


KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA
PROVINSI DKI JAKARTA
Jalan DJ, Panjaitan No.10 Jakarta Timur 13340
Telepon (021) 8197479; Faksimlll (021) 8195461
Website: www.dki.kemenag.go.id

c) Kop s u r a t Kantor Kementerian Agama K a b u p a t e n / K o t a


(1) S u s u n a n t u l i s a n :
Kop s u r a t dengan n a m a K a n t o r Kementerian Agama
K a b u p a t e n / K o t a terdiri d a r i L a m b a n g Kementerian
Agama yang terletak di margin k i r i , b a r i s pertama
b e r t u l i s k a n Kementerian Agama R e p u b l i k Indonesia,
baris k e d u a n a m a Kantor K e m e n t e r i a n Agama
Kabupaten/Kota, d a n di b a w a b n y a d i i k u t i alamat
Kantor Kementerian Agama K a b u p a t e n / K o t a .
K e r t a s dengan kepala n a m a K a n t o r Kementerian
Agama Kabupaten/Kota d i g u n a k a n u n t u k N a s k a b
D i n a s yang ditandatangani oleb pejabat yang
b e r s a n g k u t a n a t a u pejabat s t r u k t u r a l d i b a w a b n y a .
(2) J e n i s d a n u k u r a n b u r u f
(a) t u l i s a n Kementerian Agama R e p u b l i k Indonesia,
dengan h u r u f k a p i t a l d a n j e n i s font A r i a l 14;
(b) t u l i s a n n a m a Kantor Kementerian Agama
Kabupaten/Kota, dengan b u r u f k a p i t a l d a n j e n i s
font A r i a l 12; d a n
(c) alamat Kantor Kementerian A g a m a K a b u p a t e n /
Kota, dengan b u r u f a w a l k a p i t a l d a n j e n i s font
A r i a l 9.
-21 -

Contoh:

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA


KANTOR KEMENTERIAN AGAMAKOTA JAKARTA UTARA
Jalan Plumpang Semper Raya Nomor 52 Jakarta Utara
Telepon (021) 43930820-43930455; Faksimili (021) 43930820;
Website: www.dki.kemenag.go.ld

d) Kop s u r a t Madrasah atau Kantor Urusan Agama


Kecamatan
(1) S u s u n a n t u l i s a n :
Kop s u r a t dengan n a m a M a d r a s a h a t a u Kantor
U r u s a n Agama K e c a m a t a n terdiri dari L a m b a n g
Kementerian Agama y a n g terletak d i margin k i r i ,
baris pertama b e r t u l i s k a n K e m e n t e r i a n Agama
Republik Indonesia, baris k e d u a K a n t o r Kementerian
Agama Kabupaten/Kota, baris ketiga nama
Madrasab a t a u Kantor U r u s a n A g a m a K e c a m a t a n ,
dan di bawabnya diikuti alamat Madrasab atau
Kantor U r u s a n Agama K e c a m a t a n .
K e r t a s dengan kepala n a m a M a d r a s a b a t a u Kantor
U r u s a n Agama K e c a m a t a n d i g u n a k a n u n t u k n a s k a b
dinas y a n g ditandatangani oleb pejabat yang
bersangkutan.
(2) J e n i s d a n u k u r a n b u r u f
(a) t u l i s a n Kementerian Agama R e p u b l i k Indonesia,
dengan b u r u f k a p i t a l d a n j e n i s font A r i a l 14;
(b) t u l i s a n n a m a Kantor Kementerian Agama
Kabupaten/Kota, dengan b u r u f k a p i t a l d a n j e n i s
font A r i a l 12;
(c) t u l i s a n n a m a Madrasab a t a u K a n t o r U r u s a n
Agama K e c a m a t a n , dengan b u r u f k a p i t a l d a n
j e n i s font A r i a l 1 1 ; d a n
(d) alamat Madrasab a t a u K a n t o r U r u s a n Agama
K e c a m a t a n , dengan b u r u f a w a l k a p i t a l d a n j e n i s
font A r i a l 9.

Contob K U A K e c a m a t a n :

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA


KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KOTA JAKARTA SELATAN
KANTOR URUSAN AGAMA KECAMATAN PASAR MINGGU
Jalan Kebagusan Raya Nomor 52 Ragunan Pasar Minggu, Jakarta Selatan
Telepon (021) 7822819; Faksimili (021) 7822819;
l/Vebs/fe; www.kuapasarminggu.blogspot.com
-22-

Contoh M a d r a s a h :

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA


KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KOTA JAKARTA BARAT
MADRASAH ALIYAH NEGERI 1
Jalan Rawa Bahagia Raya Grogol Petamburan Jakarta Barat
Telepon (021) 5600768; Faksimili (021) 5600768;
Website: www.man1jakarta.sch.id

e) K o p s u r a t B a l a i , Kantor U r u s a n Haji, d a n A s r a m a Haji


Embarkasih
(1) S u s u n a n t u l i s a n :
Kop N a s k a b D i n a s dengan n a m a B a l a i a t a u Kantor
U r u s a n Haji a t a u A s r a m a Haji E m b a r k a s i h terdiri
dari L a m b a n g Kementerian A g a m a y a n g terletak d i
margin k i r i , baris pertama b e r t u l i s k a n Kementerian
Agama Republik Indonesia, baris k e d u a n a m a B a l a i
a t a u Kantor U r u s a n Haji a t a u A s r a m a Haji
E m b a r k a s i h , d a n d i b a w a b n y a d i i k u t i alamat B a l a i
a t a u Kantor U r u s a n Haji a t a u A s r a m a Haji
Embarkasih.
Kertas dengan kepala n a m a B a l a i a t a u Kantor
Urusan Haji atau Asrama Haji Embarkasih
digunakan u n t u k N a s k a b D i n a s y a n g ditandatangani
oleb pejabat yang bersangkutan a t a u pejabat
s t r u k t u r a l di bawabnya.
(2) J e n i s d a n u k u r a n b u r u f
(a) t u l i s a n Kementerian Agama Republik Indonesia,
dengan b u r u f kapital d a n j e n i s font A r i a l 14;
(b) t u l i s a n n a m a B a l a i a t a u Kantor U r u s a n Haji a t a u
A s r a m a Haji E m b a r k a s i h , dengan b u r u f kapital
dan j e n i s font A r i a l 12; d a n
(c) alamat B a l a i a t a u Kantor U r u s a n Haji atau
A s r a m a Haji E m b a r k a s i h , dengan b u r u f awal
kapital d a n j e n i s fontArial 9.
Contob B a l a i :

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA


BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEAGAMAAN
PROVINSI DKI JAKARTA
Jalan Rawa Kuning Pulo Gebang Cakung Jakarta Timur
Telepon (021) 4803577; Faksimili (021) 4803578
Website: www.bdkjakarta.kemenag.go.id

f) K o p s u r a t Perguruan Tinggi K e a g a m a a n Negeri (PTKN)


(1) S u s u n a n t u l i s a n :
Kop N a s k a b D i n a s dengan n a m a P T K N terdiri dari
lambang P T K N y a n g terletak di margin k i r i , baris
pertama b e r t u l i s k a n K e m e n t e r i a n A g a m a Republik
Indonesia, baris k e d u a nama PTKN, d a n di
b a w a h n y a d i i k u t i alamat P T K N .
-23 -

K e r t a s dengan kepala n a m a P T K N d i g u n a k a n u n t u k
N a s k a h D i n a s yang ditandatangani oleh pejabat
y a n g bersangkutan a t a u pejabat struktural di
bawabnya.
(2) J e n i s d a n u k u r a n b u r u f
(a) t u l i s a n Kementerian A g a m a R e p u b l i k Indonesia,
dengan b u r u f k a p i t a l d a n j e n i s font A r i a l 14;
(b) t u l i s a n n a m a P T K N , dengan b u r u f k a p i t a l d a n
j e n i s font A r i a l 12; d a n
(c) alamat P T K N , dengan b u r u f a w a l k a p i t a l d a n
j e n i s fontArial 9.
Contok P T K N :

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA


UNIVERSITAS ISLAM NEGERI
-^^.^^ SUNAN KALI JAGA YOGYAKARTA
I^Jl^^J Jalan Marsda Adisucipto Yogyakarta 55281
Telepon (0274) 512474 - 589621; Faksimili (021) 586117;
Website: www.uin-suka.ac.ld

2. Tanggal S u r a t
Tanggal s u r a t ditulis dengan tata u r u t sebagai berikut:
a. tanggal ditulis dengan a n g k a Arab;
b. b u l a n ditulis dengan b u r u f lengkap; d a n
c. t a b u n ditulis lengkap empat digit dengan a n g k a Arab.
3. Hal Surat
H a l m e r u p a k a n materi pokok s u r a t y a n g d i n y a t a k a n dengan
kelompok k a t a singkat tetapi j e l a s . H a l perlu d i c a n t u m k a n dengan
a l a s a n berikut:
a. menyampaikan penjelasan singkat tentang materi yang
d i k o m u n i k a s i k a n d a n menjadi r u j u k a n d a l a m k o m u n i k a s i ;
b. m e m u d a b k a n identifikasi dalam p e n y u s u n a n b a l a m a n pada
s u r a t y a n g terdiri atas lebib dari s a t u b a l a m a n ; d a n
c. memudabkan penentuan alur pengiriman surat atau
p e m b e r k a s a n d a n penyimpanan s u r a t .
4. T u j u a n d a n A l a m a t S u r a t
a. S u r a t D i n a s d i t u j u k a n kepada n a m a j a b a t a n p i m p i n a n s a t u a n
o r g a n i s a s i / s a t u a n kerja y a n g dituju. S u r a t D i n a s tidak dapat
d i t u j u k a n kepada identitas y a n g tidak individual, m i s a l n y a
kantor, kementerian, d a n i n s t a n s i .
b. Surat Dinas yang ditujukan kepada pejabat
pemerintab/pejabat negara ditulis dengan u r u t a n sebagai
berikut:
1) n a m a j a b a t a n ;
2) j a l a n ;
3) kota; d a n
4) kode pos.

0
-24-

Contoh:
Y t h . Menteri Pendayagunaan A p a r a t u r Negara
d a n Reformasi B i r o k r a s i
J a l a n J e n d e r a l S u d i r m a n Kavling 69
J a k a r t a 12190

5. Paragraf d a n S p a s i S u r a t
Paragraf merupakan sekelompok k a l i m a t p e r n y a t a a n yang
b e r k a i t a n s a t u dengan y a n g Iain, y a n g m e r u p a k a n s a t u k e s a t u a n .
F u n g s i paragraf adalab m e m p e r m u d a b p e m a b a m a n penerima,
m e m i s a b k a n , a t a u mengbubungkan p e m i k i r a n d a l a m k o m u n i k a s i
tertulis.
Isi s u r a t d i n a s diketik s a t u s p a s i d a n diberi j a r a k 1,5 s.d. 2 s p a s i di
a n t a r a paragraf y a n g s a t u dengan paragraf y a n g l a i n n y a . S u r a t
y a n g terdiri a t a s s a t u paragraf j a r a k a n tar b a r i s n y a adalab d u a
spasi. Pemaragrafan ditandai dengan k e t u k , y a i t u + 6 k e t u k a t a u
spasi.

6. W a r n a T i n t a
T i n t a y a n g d i g u n a k a n u n t u k p e n u l i s a n s u r a t b e r w a r n a bitam,
sedangkan u n t u k penandatanganan s u r a t b e r w a r n a bitam a t a u
b i r u t u a . T i n t a b e r w a r n a merab b a n y a d i g u n a k a n u n t u k p e n u l i s a n
tingkat k e a m a n a n s u r a t R a b a s i a (R) a t a u Sangat R a b a s i a (SR).
Penggunaan w a r n a t i n t a cap dinas b e r w a r n a u n g u .

7. S a l i n a n
S a l i n a n s u r a t d i n a s b a n y a diberikan kepada y a n g berbak dan
terdapat pada tembusan s u r a t , y a i t u s a l i n a n s u r a t y a n g
d i s a m p a i k a n kepada pejabat yang terkait.

8. T i n g k a t K e a m a n a n
a. Sangat R a b a s i a disingkat (SR), tingkat k e a m a n a n i s i s u r a t
d i n a s y a n g tertinggi sangat erat b u b u n g a n n y a dengan
k e a m a n a n d a n keselamatan negara. J i k a d i s i a r k a n s e c a r a tidak
s a b a t a u j a t u b ke tangan y a n g tidak berbak, m a k a a k a n
m e m b a b a y a k a n k e a m a n a n d a n k e s e l a m a t a n negara.
b. R a b a s i a disingkat (R): tingkat k e a m a n a n i s i s u r a t d i n a s y a n g
b e r b u b u n g a n erat dengan k e a m a n a n d a n k e s e l a m a t a n negara.
J i k a d i s i a r k a n s e c a r a tidak sab a t a u j a t u b ke tangan y a n g
tidak berbak, m a k a a k a n merugikan negara.
c. B i a s a disingkat (B): tingkat k e a m a n a n i s i s u a t u s u r a t dinas
y a n g tidak t e r m a s u k dalam butir a d a n b. N a m u n i t u tidak
berarti b a b w a i s i s u r a t dinas tersebut dapat d i s a m p a i k a n
kepada y a n g tidak berbak mengetabuinya.
S u r a t y a n g mengandung materi dengan tingkat k e a m a n a n tertentu
(Sangat R a b a s i a d a n Rabasia) b a r u s dijaga k e a m a n a n n y a d a l a m
r a n g k a k e a m a n a n d a n keselamatan negara. T a n d a tingkat
k e a m a n a n ditulis dengan cap (diketik b e r w a r n a m e r a b pada nomor
surat).
a. R b. SR
-25 -

J i k a s u r a t d i n a s tersebut disalin, cap tingkat k e a m a n a n p a d a


s a l i n a n b a r u s dengan w a r n a y a n g s a m a dengan w a r n a cap p a d a
surat asli.

9. Kecepatan P e n y a m p a i a n
a. A m a t Segera/Kilat merupakan surat dinas yang barus
diselesaikan/dikirim/disampaikan pada bari yang sama
dengan batas w a k t u 24 j a m .
b. Segera m e r u p a k a n s u r a t dinas y a n g b a r u s d i s e l e s a i k a n / d i k i r i m
d i s a m p a i k a n d a l a m w a k t u 2 x 24 j a m .
c. B i a s a m e r u p a k a n s u r a t dinas y a n g b a r u s diselesaikan/
d i k i r i m / d i s a m p a i k a n m e n u r u t u r u t a n y a n g diterima oleb
bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanan
caraka/kurir.
K e t e n t u a n Surat-Men3rurat
1. K o m u n i k a s i L a n g s u n g
S u r a t d i n a s d i k i r i m langsung kepada individu (pejabat formal). J i k a
s u r a t tersebut d i t u j u k a n kepada pejabat y a n g b u k a n k e p a l a s a t u a n
kerja, u n t u k mempercepat penyampaian s u r a t k e p a d a pejabat y a n g
dituju tersebut, s u r a t tetap d i t u j u k a n kepada k e p a l a s a t u a n kerja,
tetapi dicantumkan untuk perbatian (u.p.) pejabat yang
bersangkutan.
2. A l u r S u r a t - M e n y u r a t
A l u r surat-men3nj[rat b a r u s melalui b i e r a r k i d a r i tingkat p i m p i n a n
tertinggi bingga ke pejabat s t r u k t u r a l terendab y a n g berwenang
sebingga dapat d i l a k u k a n pengendalian penyelesaian.
a. A l u r s u r a t d a r i atas ke bawab diatur sebagai berikut:
1) S u r a t d a r i Menteri, Sekretaris J e n d e r a l , D i r e k t u r J e n d e r a l ,
K e p a l a B a d a n Litbang d a n Diklat, y a n g d i k i r i m ke i n s t a n s i
vertikal d a n U P T pada Kementerian A g a m a d i a l a m a t k a n
k e p a d a K e p a l a Kantor Wilayab, Rektor IAIN, Rektor UIN,
Rektor I H D N , K e t u a S T A I N , K e t u a S T A K N , K e t u a STAHN,
Ketua STABN dan Kepala Balai.
2) S u r a t d a r i K e p a l a Kantor Wilayab Kementerian Agama,
dikirim kepada Kepala Kantor Kementerian Agama
K a b u p a t e n / K o t a d a n K e p a l a M a d r a s a b Aliyab Negeri.
3) K e p a l a B a l a i , Rektor IAIN, Rektor U I N , Rektor I H D N K e t u a
S T A I N , K e t u a S T A K N , K e t u a S T A H N , K e t u a S T A B N kepada
K e p a l a K a n k e m e n a g K a b u p a t e n / K o t a d a n K e p a l a Madrasab
Aliyab Negeri melalui K e p a l a K a n w i l Kementerian Agama
Provinsi.
4) S u r a t d a r i K e p a l a Kantor Kementerian A g a m a K a b u p a t e n /
Kota, y a n g d i k i r i m ke Kantor U r u s a n A g a m a K e c a m a t a n ,
MTsN d a n MIN dalam lingkungan w i l a y a b n y a d i a l a m a t k a n
kepada K e p a l a K a n t o r U r u s a n A g a m a K e c a m a t a n , K e p a l a
MTsN d a n K e p a l a MIN.
5) T i d a k d i b e n a r k a n mengirim s u r a t y a n g d i t u j u k a n langsung
k e p a d a K e p a l a Bidang/Pembimbing pada K a n t o r Wilayab
Kementerian Agama Provinsi atau Kepala Seksi/
Penyelenggara B i m b i n g a n pada Kantor K e m e n t e r i a n Agama
K a b u p a t e n / Kota.
-26-

6) I n s p e k t u r J e n d e r a l k a r e n a tugas d a n fungsinya dapat


mengirim s u r a t k e p a d a u n i t m a n a p u n d a l a m r a n g k a
pengawasan d a n tindak lanjut h a s i l p e m e r i k s a a n .
7) D a l a m h a l pengiriman s u r a t d i t u j u k a n k e p a d a K e p a l a K a n t o r
Wilayah maka Kepala Kantor Kementerian Agama
K a b u p a t e n / K o t a apabila d i p e r l u k a n dapat diberi a t a u
dikirim tembusan.

A l u r s u r a t d a r i bawab ke atas d i a t u r sebagai berikut:


1) K e p a l a K a n t o r U r u s a n Agama K e c a m a t a n (KUA), Madrasab
T s a n a w i y a h Negeri (MTsN) d a n M a d r a s a b Ibtidaiyah Negeri
(MIN) y a n g mengirim s u r a t a l u r k e a t a s b a n y a boleb
d i t u j u k a n k e p a d a Kepala Kantor K e m e n t e r i a n Agama
K a b u p a t e n / Kota.
2) K e p a l a Kantor Kementerian Agama K a b u p a t e n / K o t a d a n
K e p a l a M a d r a s a b Aliyab Negeri (MAN) y a n g mengirim s u r a t
a l u r ke atas b a n y a boleb d i t u j u k a n k e p a d a K e p a l a Kantor
Wilayab Kementerian Agama Provinsi.
3) Kbusus untuk surat mengenai kenaikan pangkat
(kepegawaian) di lingkungan M a d r a s a b Ibtidaiyah Negeri,
M a d r a s a b T s a n a w i y a h Negeri d a n M a d r a s a b Aliyab Negeri
m a k a b e r l a k u alur/prosedur sebagaimana d i a t u r d a l a m
K e p u t u s a n Menteri Agama Nomor 2 7 T a b u n 1 9 7 1 tentang
P e t u n j u k P e l a k s a n a a n Penyelesaian K e n a i k a n Pangkat di
l i n g k u n g a n Kementerian Agama.
4) K b u s u s mengenai s u r a t tentang p e n g u r u s a n p e n s i u n d a n
pemberbentian pegawai p a d a Kementerian A g a m a b e r l a k u
alur/prosedur sebagaimana diatur d a l a m K e p u t u s a n Menteri
A g a m a Nomor 27 T a b u n 1981 tentang P e t u n j u k P e l a k s a n a a n
Penyelenggaraan P e n s i u n d a n Pemberbentian Pegawai di
l i n g k u n g a n Kementerian Agama.
5) K e p a l a Kantor Wilayab Kementerian A g a m a Provinsi y a n g
mengirim s u r a t a l u r keatas d i t u j u k a n k e p a d a Menteri Agama
a t a u D i r e k t u r J e n d e r a l , K e p a l a B a d a n Penelitian d a n
Pengembangan serta Pendidikan d a n Pelatiban u n t u k
u r u s a n operasional s e s u a i dengan bidangnya a t a u kepada
I n s p e k t u r J e n d e r a l u n t u k u r u s a n pengawasan a t a u kepada
Sekretaris J e n d e r a l u n t u k u r u s a n administratif.
6) D e k a n p a d a IAIN, UIN, a t a u I H D N y a n g mengirim s u r a t a l u r
ke a t a s b a n y a boleb d i t u j u k a n k e p a d a Rektor IAIN, Rektor
U I N , a t a u Rektor I H D N masing-masing.
7) Rektor IAIN d a n Rektor U I N mengirim s u r a t a l u r keatas
ditujukan kepada Menteri Agama atau kepada Direktur
J e n d e r a l Pendidikan I s l a m u n t u k u r u s a n t e k n i s operasional
a t a u k e p a d a I n s p e k t u r J e n d e r a l u n t u k u r u s a n pengawasan
a t a u k e p a d a Sekretaris J e n d e r a l u n t u k u r u s a n administratif.
8) Rektor I H D N mengirim s u r a t a l u r ke a t a s d i t u j u k a n k e p a d a
Menteri Agama a t a u kepada D i r e k t u r J e n d e r a l B i m b i n g a n
M a s y a r a k a t H i n d u u n t u k u r u s a n t e k n i s operasional a t a u
k e p a d a I n s p e k t u r J e n d e r a l u n t u k u r u s a n pengawasan a t a u
k e p a d a S e k r e t a r i s J e n d e r a l u n t u k u r u s a n administratif.
-27-

9) K e t u a S T A I N , S T A K N , S T A H N , d a n S T A B N mengirim s u r a t
a l u r s u r a t keatas d i t u j u k a n k e p a d a D i r e k t u r J e n d e r a l
masing-masing.
10) B a l a i Pendidikan d a n Pelatihan K e a g a m a a n s e r t a B a l a i
Penelitian Pengembangan Keagamaan, y a n g mengirim s u r a t
a l u r k e a t a s b a n y a d i t u j u k a n kepada K e p a l a B a d a n Penelitian
dan Pengembangan serta Pendidikan dan Pelatiban
tembusannya d i k i r i m kepada Kepala Kantor Wilayab
Kementerian Agama setempat.

c. A l u r s u r a t ke samping (Horisontal)
1) S u r a t d a r i eselon 1 kepada pejabat eselon 1 l a i n n y a d i t u j u k a n
langsung kepada pejabat eselon 1 y a n g b e r s a n g k u t a n .
2) S u r a t d a r i pejabat eselon 11 y a n g ditandatangani atas n a m a
pejabat eselon 1 d i t u j u k a n kepada pejabat eselon 1 y a n g
b e r s a n g k u t a n u.p. pejabat eselon 11 y a n g d i t u j u .
3) S u r a t dari K e p a l a Kantor Wilayab Kementerian Agama
Provinsi, Rektor IAIN, Rektor U I N , Rektor I H D N , K e t u a
STAIN, Ketua STAKN, Ketua STAHN, Ketua STABN, dan
K e p a l a B a l a i yang d i t u j u k a n a n tar s a t u a n organisasi
b e r s a n g k u t a n b a r u s d i a l a m a t k a n kepada p i m p i n a n masing-
m a s i n g s a t u a n organisasi y a n g bersangkutan.

3. Disposisi
Disposisi m e r u p a k a n petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut
pengelolaan s u r a t a t a u penyelesaian s u r a t , y a n g ditulis secara jelas
pada lembar disposisi, tidak pada n a s k a b asli. Lembar Disposisi
m e r u p a k a n s a t u k e s a t u a n dengan n a s k a b a t a u s u r a t dinas y a n g
bersangkutan d a n tidak boleb d i p i s a b k a n , sebingga p a d a lembar
disposisi s e l a l u d i c a n t u m k a n k a l i m a t " D i l a r a n g m e m i s a b k a n sebelai
s u r a t p u n y a n g tergabung dalam berkas i n i " .

Contob:
KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA
ii^mi^/ SEKRETARIAT JENDERAL
Jalan Lapangan Banteng Barat Nomor 3-4 Jakarta 10710
^gS^^r' Telepon (021) 3811244-3811642-3811654-3811658-3811679-3811779-3812216
wil^W Faksimile (021)3503466 SITUS www.kemenag.go.id
LEMBAR DISPOSISI
PERHATIAN: Dilar ang memisahkan sehelai surat pun yang digabung dalam berkas ini
Nomor Surat Status: TeQbusan
Tanggal Surat Sifat :S^ pit Segera
1 1 Segera
1 1 Penting
Lampiran
Diterima Tanggal
No. Agenda Kilat Q Biasa Q
Dari
Perihal
SANGAT SEGERA SEGERA BIASA
-28-

Disposisi Sekjen Kepada: Petunjuk:


Karo Perencanaan Setuju Jawab
Karo Kepegawaian Tolak Perbaiki
Karo Keuangan dan BMN Teliti & Pendapat Bicarakan dengan saya
Karo Ortala Untuk diketahui Bicarakan bersama
Karo Hukum dan KLN Selesaikan Ingatkan
Karo Umum Sesuai catatan Simpan
Kapus Pinmas Untukperhatian Disiapkan
Kapus KUB Edarkan Harap dihadiridiwakili

CATATAN SEKJEN:

Tanggal Penyelesaian : Diajukan kemball tgl,:


Penerima : Penerima :
DISPOSISI KEPALA BIRO: DISPOSISI KEPALA BAGIAN;
Kepada Bagian 1, 2, 3, 4 Kepada Subbagian 1, 2, 3, 4
Petunjuk: Petunjuk:

Tanggal Penyelesaian: Tanggal Penyelesaian:


Penerima: Penerima:
-29-

B A B IV
P E N G U R U S A N N A S K A H DINAS K O R E S P O N D E N S I

Korespondensi sangat penting u n t u k m e n d u k u n g terselenggaranya


tugas fungsi organisasi. J i k a p e l a k s a n a a n n y a tidak d i a t u r dengan cermat
dan teliti, a k a n d i p e r l u k a n b a n y a k w a k t u d a n biaya. P e n g u r u s a n n a s k a b
dinas korespondensi y a n g baik a k a n m e n i n g k a t k a n efektivitas d a n
efisiensi penyelenggaraan a d m i n i s t r a s i i n s t a n s i pemerintab.
A. N a s k a b D i n a s Korespondensi I n t e r n a l (Nota Dinas/Memorandum)
P e n g u r u s a n nota d i n a s / m e m o r a n d u m m e r u p a k a n pengelolaan nota
dinas/memorandum yang diterima dan yang a k a n dikirim.
P e n g u r u s a n nota d i n a s / m e m o r a n d u m i t u s e b a i k n y a d i p u s a t k a n di
kesekretariatan y a i t u s u b bagian y a n g menyelenggarakan fungsi
ketatausabaan untuk memudabkan pengawasan dan
pengendaliannya.
B . N a s k a b D i n a s Korespondensi E k s t e r n a l ( S u r a t D i n a s )
1. K e t e n t u a n P e n y u s u n a n S u r a t D i n a s
a. Penyelenggaraan u r u s a n k e d i n a s a n m e l a l u i surat-men5airat
d i n a s b a r u s d i l a k s a n a k a n s e c a r a cermat d a n teliti agar tidak
m c n i m b u l k a n s a l a b penafsiran.
b. Koordinasi a n tar pejabat sebaiknya dilakukan dengan
m e n g u t a m a k a n metode y a n g paling cepat d a n tepat, seperti
d i s k u s i , k u n j u n g a n pribadi, d a n j a r i n g a n telepon lokal.
Koordinasi a n tar pejabat perlu dilakukan mulai tabap
p e n y u s u n a n draf sebingga perbaikan p a d a konsep final dapat
dibindari.
c. U r u s a n k e d i n a s a n y a n g d i l a k u k a n dengan m e n g g u n a k a n tata
c a r a d a n prosedur s u r a t m e n y u r a t b a r u s m e n g g u n a k a n s a r a n a
k o m u n i k a s i resmi.
d. J a w a b a n terbadap S u r a t y a n g M a s u k :
1) I n s t a n s i pengirim b a r u s segera menginformasikan kepada
penerima s u r a t atas keterlambatan j a w a b a n d a l a m s u a t u
proses k o m u n i k a s i .
2) I n s t a n s i penerima b a r u s segera m e m b e r i k a n j a w a b a n
terbadap konfirmasi y a n g d i l a k u k a n oleb i n s t a n s i pengirim.
2. P e n g u r u s a n S u r a t M a s u k
S u r a t m a s u k m e r u p a k a n s e m u a s u r a t d i n a s y a n g diterima. U n t u k
m e m u d a b k a n pengawasan d a n pengendalian, penerimaan s u r a t
m a s u k d i p u s a t k a n di kesekretariatan a t a u u n i t k e r j a y a n g
menyelenggarakan fungsi k e t a t a u s a b a a n . J i k a surat masuk
d i s a m p a i k a n l a n g s u n g kepada pejabat y a n g membidangi u r u s a n n y a ,
pejabat tersebut berkewajiban memberi t a b u k e p a d a pibak
sekretariat a t a u pejabat y a n g diberi wewenang m e l a k s a n a k a n
penerimaan s u r a t tersebut. Penanganan s u r a t m a s u k d i l a k s a n a k a n
melalui t a b a p a n berikut.
a. Penerimaan
S u r a t m a s u k y a n g diterima d a l a m s a m p u l tertutup dipilab,
dipilib d a n dikelompokkan b e r d a s a r k a n tingkat k e a m a n a n (SR,
R, d a n B) d a n tingkat kecepatan p e n y a m p a i a n n y a (Kilat, Sangat
Segera, Segera, d a n B i a s a ) .
-30-

S e l a n j u t n y a , s u r a t ditangani s e s u a i dengan tingkat k e a m a n a n


d a n tingkat kecepatan penyampaiannya.
Pencatatan tangani s e s u a i dengan tingkat k e a m a n a n d a n tingkat
kecepatan
1) S u r a t m a s u k y a n g diterima dari petugas p e n e r i m a a n dicatat
dan lembar kontrol atau tanda penerimaannya
ditandatangani. Pencatatan s u r a t d i l a k s a n a k a n dengan
prioritas s e s u a i dengan tingkat kecepatan p e n y a m p a i a n n y a .
2) C a t a t a n d i l a k s a n a k a n pada b u k u agenda m e n u r u t tingkat
k e a m a n a n n y a . Pencatatan d i l a k u k a n p u l a p a d a lembar
disposisi d a n s u r a t mengenai nomor agenda d a n tanggal
penerimaan.
3) Pencatatan s u r a t dinas yang m e m p u n y a i tingkat k e a m a n a n
S R d a n R d i l a k u k a n oleb p i m p i n a n k e s e k r e t a r i a t a n a t a u
pejabat tertentu y a n g m e n d a p a t k a n kewenangan dari
pimpinan.
4) Pencatatan s u r a t dinas yang m e m p u n y a i tingkat k e a m a n a n
B d i l a k u k a n oleb pejabat yang d i t u n j u k oleb pimpinan
kesekretariatan.
5) P e n c a t a t a n s u r a t m a s u k d i m u l a i d a r i Nomor 1 pada b u l a n
J a n u a r i d a n berakbir pada nomor t e r a k b i r d a l a m s a t u
t a b u n , y a i t u nomor terakbir pada tanggal 3 1 Desember. J i k a
s u r a t m a s u k b a n y a k sebingga d i p e r l u k a n pencatat lebib d a r i
s a t u orang, pencatatan d i l a k u k a n dengan pemberian kode
tertentu sebingga s e m u a s u r a t m a s u k dapat dicatat dengan
cepat.
6) Pencatatan s u r a t selalu d i l a k u k a n p a d a setiap terjadi
pemindaban d a n penyimpanan.
Penilaian
1) Kegiatan penilaian s u r a t m a s u k s e b e n a r n y a s u d a b m u l a i
d i l a k s a n a k a n pada tabap pencatatan, y a i t u p a d a w a k t u
menilai sementara a p a k a b s u r a t m a s u k t e r m a s u k yang
b a r u s d i b e r k a s k a n . Penilaian sementara i n i d i l a k u k a n u n t u k
m e m u d a b k a n penanganan s u r a t oleb pejabat a r s i p .
2) Pada tabap penilaian, surat dinilai apakab akan
d i s a m p a i k a n pimpinan a t a u dapat d i s a m p a i k a n langsung
k e p a d a pejabat y a n g menangani. B i a s a n y a , di tiap i n s t a n s i
s u d a b diatur s u r a t yang b a r u s melalui p i m p i n a n d a n s u r a t
y a n g dapat langsung d i s a m p a i k a n kepada pejabat tertentu.
3) Selain penilaian penyampaian surat, dilakukan pula
penilaian penanganan surat, a p a k a b s u r a t m a s u k i t u a k a n
diproses b i a s a a t a u melalui proses p e m b e r k a s a n n a s k a b .
4) S u r a t m a s u k yang beralamat pribadi ( n a m a orang) dinilai
t e r m a s u k s u r a t yang b a r u s d i s a m p a i k a n l a n g s u n g kepada
y a n g b e r s a n g k u t a n d a l a m k e a d a a n s a m p u l tertutup.
5) P e n i l a i a n d i l a k u k a n dengan berpedoman k e p a d a tingkat
k e a m a n a n d a n tingkat kecepatan p e n y a m p a i a n s u r a t .
Pemilaban
1) Kegiatan pemilaban s u r a t m a s u k m u l a i d i l a k s a n a k a n p a d a
tabap pencatatan.
-31 -

2) P a d a tahap pemilahan, surat akan disampaikan sesuai


tujuan surat.
3) Surat m a s u k yang beralamat pribadi (nama orang)
d i s a m p a i k a n langsung kepada y a n g b e r s a n g k u t a n dalam
k e a d a a n s a m p u l tertutup.
Pengolaban
1) P a d a tabap pengolaban, pimpinan/pejabat memutuskan
t i n d a k a n y a n g a k a n diambil s e b u b u n g a n dengan s u r a t
m a s u k tersebut.
2) D a r i b a s i l pengolaban dapat d i p u t u s k a n t i n d a k l a n j u t n y a .
3) Pengolaban s u r a t m a s u k dapat m e n g g u n a k a n proses
p e m b e r k a s a n n a s k a b a t a u proses a d m i n i s t r a s i b i a s a s e s u a i
dengan k e b u t u b a n .
Penyimpanan
1) S e l a m a m a s a pengolaban s u r a t m a s u k s u d a b m u l a i
mengalami proses penyimpanan k a r e n a s u r a t dinas yang
s u d a b d i s i m p a n i t u sering d i m i n t a k e m b a l i u n t u k diolab.
S u r a t d i n a s b a r u s disimpan sedemikian r u p a sebingga
m u d a b d i t e m u k a n kembali j i k a diperlukan.
2) S u r a t m a s u k y a n g melalui proses p e m b e r k a s a n n a s k a b
d i s i m p a n d a l a m berkas n a s k a b dinas m e n u r u t bidang
permasalaban.
3) Surat masuk yang diproses tidak melalui proses
pemberkasan, S u r a t disimpan d a l a m b i m p u n a n sesuai
dengan k e b u t u b a n . Beberapa c a r a m e n g b i m p u n surat
sebagai berikut:
a) S e r i m e r u p a k a n b i m p u n a n s a t u j e n i s s u r a t dinas yang
b e r d a s a r k a n format s u r a t a t a u j e n i s N a s k a b D i n a s ,
misalnya Keputusan, Instruksi, Petunjuk Pelaksanaan,
d a n S u r a t E d a r a n , d i s u s u n s e c a r a kronologis. H i m p u n a n
m e n u r u t seri selain dibatasi oleb k e m a m p u a n map j u g a
dibatasi oleb t a b u n Naskab D i n a s .
b) Rubrik merupakan bimpunan dari satu macam masalab/
bal/pokok persoalan y a n g d i s u s u n s e c a r a kronologis,
misalnya cuti, kunjungan dinas, kerja lapangan.
H i m p u n a n m e n u r u t r u b r i k dibatasi dengan t a b u n a t a u
dibatasi sampai dengan m a s a l a b selesai.
c) Dosir m e r u p a k a n b i m p u n a n s a t u m a c a m kegiatan a t a u
persoalan y a n g d i s u s u n secara kronologis d a r i awal
s a m p a i a k b i r . Misalnya, fail/berkas pegawai m e r u p a k a n
h i m p u n a n N a s k a h D i n a s dari m u l a i l a m a r a n s a m p a i
dengan pemberbentian.
4) Penyimpanan surat atau bimpunan dilakukan sebagai
berikut.
a) L a t e r a l m e r u p a k a n penyimpanan s u r a t / b i m p u n a n y a n g
d i l e t a k k a n sedemikian r u p a sebingga y a n g terlibat b a n y a
bagian s i s i samping, m i s a l n y a p e n y i m p a n a n dalam
ordner, kotak a r s i p , a t a u boks fail.
-32-

b) V e r t i k a l m e r u p a k a n penyimpanan s u r a t / b i m p u n a n y a n g
d i l e t a k k a n sedemikian r u p a sebingga y a n g terlibat b a n y a
bagian m u k a , m i s a l n y a p e n y i m p a n a n s u r a t / m a p pada
lemari b e r k a s (fail kabinet).
c) Horizontal m e r u p a k a n p e n y i m p a n a n surat/bimpunan
y a n g d i l e t a k k a n sedemikian r u p a sebingga m u k a s u r a t /
bimpunan terlibat di sebelab atas, misalnya
p e n y i m p a n a n peta a t a u gambar k o n s t r u k s i .

5) S u r a t m a s i b aktif, s u r a t tetap berada di u n i t pengolab. J i k a


setelab dinilai surat itu menjadi arsip inaktif,
p e n y i m p a n a n n y a b a r u s s u d a b d i a l i b k a n ke u n i t k e a r s i p a n
s e s u a i dengan ketentuan k e a r s i p a n y a n g b e r l a k u .
g. S a r a n a Penanganan Surat Masuk
1) B u k u Agenda m e r u p a k a n s a r a n a u t a m a pengendalian d a n
pengawasan s u r a t m a s u k . S e m u a s u r a t m a s u k pertama k a l i
dicatat pada b u k u agenda, y a n g d i s u s u n d a l a m kolom
c a t a t a n sebagai berikut:
a) tanggal;
b) nomor agenda;
c) nomor d a n tanggal s u r a t m a s u k ;
d) lampiran;
e) a l a m a t pengirim;
f) bal/isi surat; dan
g) keterangan.
S e s u a i dengan k e b u t u b a n , kolom catatan dapat ditambab,
m i s a l n y a dengan petunjuk pada nomor y a n g l a l u dan
petunjuk pada nomor b e r i k u t n y a .
2) Pengurusan s u r a t m a s u k y a n g tidak m e l a l u i proses
p e m b e r k a s a n n a s k a b dinas, selain b u k u agenda, dapat
d i g u n a k a n s a r a n a l a i n y a n g diatur s e s u a i dengan k e b u t u b a n
masing-masing.
3) Sarana pengurusan surat masuk melalui proses
p e m b e r k a s a n n a s k a b , selain b u k u agenda j u g a d i g u n a k a n
s a r a n a lain.
3. P e n g u r u s a n S u r a t K e l u a r
Surat keluar merupakan semua surat dinas yang a k a n dikirim
kepada pejabat y a n g t e r c a n t u m p a d a alamat s u r a t dinas d a n
s a m p u l s u r a t dinas. Penanganan surat keluar, pencatatan,
pemberian nomor/cap d a n pengiriman s u r a t k e l u a r d i l a k s a n a k a n
oleb u n i t kerja y a n g m e m p u n y a i tugas d a n fungsi p a d a bagian t a t a
u s a b a . P e n a n g a n a n s u r a t k e l u a r d i l a k u k a n m e l a l u i tabap sebagai
berikut:
a. Pengolaban
1) Kegiatan pengolaban d i m u l a i dari penyiapan bingga ke
penandatanganan s u r a t dinas. Penyiapan s u r a t k e l u a r
dilaksanakan, antara lain karena:
a) a d a n y a k e b i j a k s a n a a n p i m p i n a n ;
b) r e a k s i atas s u a t u a k s i ; d a n
c) a d a n y a konsep b a r u .
-33 -

2) P e n y i a p a n / p e n y u s u n a n konsep s u r a t k e l u a r sebagai berikut:


a) Penyiapan/penyusunan konsep dilakukan oleh
pejabat/pegawai yang membidanginya, seperti
s e k r e t a r i s / p i m p i n a n sekretariat a t a u pejabat yang
ditunjuk.
b) Setiap konsep y a n g d i s i a p k a n h a r u s d i d a s a r k a n p a d a
k e b i j a k s a n a a n d a n pengaraban p i m p i n a n .
c) Setiap konsep yang a k a n d i a j u k a n k e p a d a pimpinan
terlebib d a b u l u b a r u s diteliti oleb sekretaris/ p i m p i n a n
sekretariat a t a u pejabat y a n g diserabi wewenang. S e s u a i
dengan petunjuk pimpinan atau menurut
pertimbangannya sendiri terbadap i s i s u r a t d i n a s ,
sekretaris/pimpinan sekretariat m e n e t a p k a n tingkat
kecepatan penyampaian d a n tingkat k e a m a n a n s u r a t .
d) Setiap konsep s u r a t dinas sebelum ditandatangani oleb
pejabat y a n g berwenang dibububi paraf terlebib d a b u l u
oleb d u a p a r a pejabat d u a tingkat di b a w a b n y a yang
bertugas m e n y i a p k a n konsep s u r a t d i n a s tersebut.
e) L e t a k p e m b u b u b a n paraf diatur sebagai berikut:
(1) Paraf pejabat yang berada d u a tingkat di bawab
pejabat penanda tangan s u r a t d i n a s d i b u b u h k a n di
sebelab kiri/sebelum n a m a pejabat p e n a n d a tangan
surat.
(2) Paraf pejabat y a n g berada s a t u tingkat di bawab
pejabat penanda tangan s u r a t d i n a s d i b u b u h k a n di
sebelab kanan/setelab nama pejabat penanda
tangan.
(3) Setelab s u r a t dinas diparaf oleb pejabat yang
bersangkutan dan tidak lagi mengandung
k e k u r a n g a n / k e s a l a b a n yang p e r l u diperbaiki, proses
selanjutnya adalab:
> pengajuan kepada pejabat yang akan
menandatangani s u r a t ;
> penandatanganan oleb pejabat y a n g b e r s a n g k u t a n ;
> p e m b u b u b a n cap; d a n
> pemberian nomor.

Contob pemberian paraf:

Paraf pejabat E s e l o n IV Paraf pejabat E s e l o n I I I


-34-

Pencatatan
S e m u a s u r a t k e l u a r dicatat d a l a m agenda s u r a t k e l u a r .
Penggandaan
1) Penggandaan m e r u p a k a n kegiatan m e m p e r b a n y a k s u r a t
d i n a s dengan s a r a n a reproduksi y a n g tersedia s e s u a i dengan
banyaknya alamat yang dituju.
2) Penggandaan banya d i l a k u k a n setelab surat keluar
ditandatangani oleb pejabat y a n g berbak.
3) C a p d i n a s y a n g d i b u b u b k a n p a d a b a s i l penggandaan b a r u s
a s l i ( b u k a n salinan).
4) J u m l a b y a n g digandakan s e s u a i dengan a l a m a t y a n g d i t u j u
(alamat distribusi).
5) Penggandaan surat keluar yang tingkat kecepatan
p e n y a m p a i a n n y a segera d a n sangat segera diprioritaskan.
6) Penggandaan s u r a t k e l u a r y a n g tingkat k e a m a n a n n y a
Sangat R a b a s i a , R a b a s i a , d a n Konfidensial b a r u s diawasi
dengan ketat.
7) S e k r e t a r i s / p i m p i n a n sekretariat berkewajiban menjaga agar
penggandaan d i l a k s a n a k a n m e n u r u t k e t e n t u a n y a n g diatur
oleb Kementerian Agama.
Pengiriman d a n Pengamanan
1) S u r a t k e l u a r y a n g a k a n d i k i r i m k a n d i m a s u k k a n ke d a l a m
sampul.
2) P a d a s a m p u l s u r a t k e l u a r y a n g tingkat k e a m a n a n n y a B i a s a
(B), R a b a s i a (R), d a n Sangat R a b a s i a (SR) d i c a n t u m k a n
a l a m a t lengkap, nomor s u r a t d i n a s , d a n cap y a n g s e s u a i
dengan tingkat kecepatan p e n y a m p a i a n (segera/sangat
segera/biasa).
3) S u r a t y a n g tingkat k e a m a n a n n y a S R a t a u R d i m a s u k k a n ke
d a l a m amplop, d i b u b u b i alamat lengkap, nomor s u r a t d i n a s ,
cap d i n a s , cap yang s e s u a i dengan tingkat kecepatan
p e n y a m p a i a n d a n cap tingkat k e a m a n a n .
4) S e m u a s u r a t k e l u a r yang d i k i r i m dicatat d a l a m b u k u
ekspedisi sebagai b u k t i pengiriman a t a u d i b u a t k a n t a n d a
b u k t i pengiriman tersendiri.
5) Untuk kepentingan keamanan, sekretaris/pimpinan
sekretariat m e n g u s a b a k a n k e s e l a m a t a n pengiriman s e m u a
s u r a t k e l u a r , k b u s u s n y a y a n g tingkat k e a m a n a n n y a S R / R .
6) U n t u k kepentingan k e a m a n a n , K e p a l a S u b B a g i a n y a n g
menangani persuratan mengusabakan keselamatan
pengiriman surat keluar, k b u s u s n y a yang tingkat
keamanannya SR/R.
7) W a k t u Penandatanganan S u r a t
W a k t u penandatanganan s u r a t b a r u s m e m p e r h a t i k a n j a d w a l
pengiriman s u r a t d a n segera d i k i r i m setelab ditandatangani.
Penyimpanan
1) S e m u a a r s i p s u r a t k e l u a r (pertinggal) b a r u s d i s i m p a n s e s u a i
dengan k e t e n t u a n k e a r s i p a n .
-35-

2) N a s k a h a s l i s u r a t d i n a s k e l u a r d a n n a s k a h y a n g diparaf
h a r u s d i s i m p a n di u n i t kerja y a n g m e m p u n y a i tugas d a n
fungsi d i bagian tata u s a b a .

8
-36-

BAB V
P E J A B A T PENANDATANGAN N A S K A H D I N A S

A. G a r i s K e w e n a n g a n d a n Penandatanganan
1. Penggunaan G a r i s Kewenangan
Menteri A g a m a a t a u P i m p i n a n S a t u a n O r g a n i s a s i bertanggung j a w a b
atas segala kegiatan y a n g d i l a k u k a n di d a l a m organisasi a t a u
i n s t a n s i n y a . Tanggung j a w a b tersebut tidak dapat d i l i m p a b k a n a t a u
d i s e r a b k a n k e p a d a seseorang y a n g b u k a n pejabat berwenang. G a r i s
kewenangan d i g u n a k a n j i k a s u r a t d i n a s ditandatangani oleb pejabat
y a n g mendapat pelimpaban d a r i pejabat y a n g berwenang.
2. Penandatanganan
P e n a n d a t a n g a n a n s u r a t d i n a s y a n g m e n g g u n a k a n garis kewenangan
dapat m e n g g u n a k a n tiga c a r a :
a. Atas N a m a (a.n.)
Atas n a m a y a n g disingkat (a.n.) d i g u n a k a n j i k a pejabat y a n g
m e n a n d a t a n g a n i s u r a t d i n a s telab diberi k u a s a oleb pejabat y a n g
bertanggung j a w a b , b e r d a s a r k a n bidang tugas d a n tanggung j a w a b
pejabat y a n g b e r s a n g k u t a n . S u s u n a n p e n a n d a t a n g a n a n atas n a m a
(a.n.) pejabat l a i n y a i t u n a m a j a b a t a n pejabat y a n g berwenang ditulis
lengkap dengan b u r u f k a p i t a l pada setiap a w a l k a t a , d i d a b u l u i
dengan s i n g k a t a n a . n .
Pejabat penandatangan s u r a t d i n a s bertanggung j a w a b atas i s i s u r a t
d i n a s k e p a d a penanggung j a w a b , tanggung j a w a b tetap berada p a d a
pejabat y a n g m e m b e r i k a n k u a s a .
Contob:

a.n. Menteri Agama a.n. S e k r e t a r i s J e n d e r a l


Sekretaris J e n d e r a l , Kepala Biro Ortala,

Tanda Tangan Tanda Tangan

Nur S y a m Nur Arifin

b. U n t u k B e l i a u
U n t u k b e l i a u y a n g disingkat (u.b.) d i g u n a k a n j i k a y a n g diberikan
k u a s a m e m b e r i k a n k u a s a lagi k e p a d a pejabat s a t u tingkat di
b a w a b n y a , sebingga u n t u k beliau (u.b.) d i g u n a k a n setelab a t a s n a m a
(a.n.). Pelimpaban wewenang i n i m e n g i k u t i u r u t a n s a m p a i d u a
tingkat s t r u k t u r a l di bawabnya.

1
-37-

Contoh:
a.n. Menteri Agama
Sekretaris J e n d e r a l ,
u.b.

Kepala Biro Ortala

Tanda Tangan

N u r Arifin

c. U n t u k P e r h a t i a n (u.p.)
A l a m a t s u r a t dengan menggunakan s i n g k a t a n u.p. ( u n t u k perhatian)
u n t u k k e p e r l u a n berikut:
1) u n t u k mempercepat penyelesaian s u r a t y a n g d i p e r k i r a k a n
d i l a k u k a n oleh pejabat a t a u staf tertentu di l i n g k u n g a n i n s t a n s i ;
2) u n t u k mempermudab penyampaian oleb sekretariat penerima
surat pejabat yang dituju dan untuk mempercepat
penyelesaiannya s e s u a i dengan m a k s u d s u r a t ; d a n
3) u n t u k mempercepat penyelesaian s u r a t k a r e n a tidak menunggu
k e b i j a k s a n a a n langsung p i m p i n a n i n s t a n s i .

Contob:
Y t b . Menteri Agama
J a l a n L a p a n g a n B a n t e n g B a r a t No 3 - 4
Jakarta
u.p.
Sekretaris J e n d e r a l

d. P e l a k s a n a T u g a s (Pit.)
K e t e n t u a n penandatanganan p e l a k s a n a tugas y a n g disingkat (Pit.)
sebagai berikut:
1) P e l a k s a n a tugas (Pit.) d i g u n a k a n apabila pejabat y a n g berwenang
menandatangani n a s k a b dinas b e l u m ditetapkan karena
menunggu k e t e n t u a n bidang kepegawaian lebib lanjut.
2) Pelimpaban wewenang bersifat sementara, s a m p a i dengan pejabat
y a n g definitif ditetapkan.
Contob:

Pit. K e p a l a P i n m a s , Pit. Sekretaris Ditjen B i m a s I s l a m

Tanda Tangan Tanda Tangan

N a m a Lengkap N a m a Lengkap
-38-

e. P e l a k s a n a H a r i a n (Plh.)
K e t e n t u a n penandatanganan p e l a k s a n a h a r i a n y a n g disingkat (Plh.)
sebagai berikut:
1) P e l a k s a n a h a r i a n (Plb.) d i p e r g u n a k a n a p a b i l a pejabat y a n g
berwenang menandatangani n a s k a b d i n a s t i d a k berada di tempat
sebingga u n t u k k e l a n c a r a n p e l a k s a n a a n pekerjaan s e b a r i - b a r i
perlu a d a pejabat sementara y a n g menggantikannya.
2) P e l i m p a b a n wewenang bersifat sementara, s a m p a i dengan pejabat
y a n g definitif kembali di tempat.

Contob:

Plb. K e p a l a P u s a t K U B , Plb. S e k r e t a r i s Ditjen P H U

Tanda Tangan Tanda Tangan

N a m a Lengkap N a m a Lengkap

B . Kewenangan Penandatanganan
1. Kewenangan u n t u k m e l a k s a n a k a n d a n menandatangani s u r a t d i n a s
a n t a r / k e l u a r Kementerian Agama y a n g bersifat k e b i j a k a n / k e p u t u s a n /
a r a b a n berada p a d a pejabat p i m p i n a n tertinggi K e m e n t e r i a n Agama.
2. Kewenangan u n t u k m e l a k s a n a k a n d a n menandatangani s u r a t y a n g tidak
bersifat k e b i j a k a n / k e p u t u s a n / a r a b a n dapat d i s e r a b k a n / d i l i m p a b k a n
k e p a d a p i m p i n a n s a t u a n organisasi di setiap tingkat eselon a t a u pejabat
l a i n y a n g diberi kewenangan u n t u k m e n a n d a t a n g a n i n y a .
3. Penyeraban/pelimpaban wewenang dan penandatanganan
korespondensi k e p a d a pejabat k e p a l a / p i m p i n a n d i l a k s a n a k a n sebagai
berikut:
a) S e k r e t a r i s Jenderal/eselon 1 dapat memperoleb pelimpaban
kewenangan d a n penandatanganan s u r a t d i n a s tentang supervisi,
a r a b a n mengenai r e n c a n a strategis d a n operasional, t e r m a s u k
kegiatan l a i n y a n g d i l a k s a n a k a n oleb organisasi lini pada
K e m e n t e r i a n Agama.
b) P i m p i n a n organisasi lini p a d a setiap j a j a r a n i n s t a n s i pemerintab
dapat memperoleb penyeraban/pelimpaban wewenang dan
penandatanganan s u r a t dinas y a n g b e r k a i t a n dengan p e l a k s a n a a n
tugas d a n fungsi sesuai dengan bidang masing-masing.
-39-

M A T R I K S K E W E N A N G A N PENANDATANGANAN N A S K A H D I N A S

Kepala Kepala Kepala KUA


Jenis Staf Rektor/ Direktur/ Kabag/ Kasubag/
Kankemenag Balai kepala
No. Menteri Sekjen Dirjen Ketua Kara/ Kabid/ Kasubid/
madrasaab
Naskah Dinas Ahli*) PTKN Kanwil Kasubdit Kasi

1. Peraturan V

2. Keputusan V V V

3. Instruksi V

4. Pedoman V

5. Surat Edaran V 1/ 1/ V

Standar
Operasional
Prosedur (SOP) V %/ V

6. Surat Perintah/
Surat Tugas
,/

7. Surat Dinas V V V

8. Memorandum V V V i/ V V V V V

9. Nota Dinas V

10. Surat Undangan V %/ i/ 1/ 1/ V

11. Surat Perjanjian V V

12. Surat Kuasa V

13. Berita Acara V V V V

14. Surat Keterangan V

15. Surat Pengantar V 1/ V 1/

16. Pengumuman V 1/ 1/

17. Laporan J V V V V V

18 Telaahan Staf V V V V

*) Kewenangan Staf A h l i d i s e s u a i k a n dengan tugas d a n fungsi y a n g ditetapkan


oleh Kementerian Agama.

0
-40-

BAB VI
P E N G G U N A A N L A M B A N G N E G A R A , L A M B A N G K E M E N T E R I A N AGAMA, DAN
CAP DINAS

L a m b a n g Negara, L a m b a n g Kementerian Agama, d a n cap d i n a s


d i g u n a k a n d a l a m T a t a N a s k a h D i n a s sebagai t a n d a pengenal a t a u identifikasi
y a n g bersifat tetap d a n resmi. U n t u k memperoleb k e s e r a g a m a n d a l a m
pengelolaan T a t a N a s k a h D i n a s d i s e l u r u h j a j a r a n a p a r a t u r p a d a Kementerian
Agama, p e r l u d i t e n t u k a n penggunaan L a m b a n g Negara, L a m b a n g Kementerian
Agama, d a n cap d i n a s p a d a kertas s u r a t d a n s a m p u l .
A. Penggunaan L a m b a n g Negara
1. K e t e n t u a n penggunaan L a m b a n g Negara untuk Tata Naskah Dinas
sebagai berikut:
a) L a m b a n g Negara m e r u p a k a n lambang g a r u d a y a n g d i g u n a k a n
d a l a m T a t a N a s k a b D i n a s sebagai t a n d a pengenal a t a u identifikasi
y a n g bersifat tetap d a n resmi.
b) Pejabat y a n g berwenang menggunakan kop n a s k a b dinas j a b a t a n
d a n cap j a b a t a n dengan L a m b a n g Negara adalab pejabat Negara
d a l a m b a l i n i Menteri Agama.
2. Kop N a s k a b D i n a s J a b a t a n dengan L a m b a n g Negara
B e n t u k d a n spesifikasi kop n a s k a b d i n a s j a b a t a n dengan lambang
negara sebagai berikut:
1) B e n t u k kop n a s k a b d i n a s j a b a t a n menggunakan lambang G a r u d a
b e r w a r n a k u n i n g emas, dengan u k u r a n tinggi 2 1 , 5 0 m m d a n lebar
2 0 , 2 4 m m s e s u a i dengan k e t e n t u a n p e r a t u r a n perundang-
u n d a n g a n . L a m b a n g G a r u d a terletak simetris di tengab k e r t a s y a n g
berjarak 20 m m d a r i tepi atas k e r t a s d a n berada di tengab t u l i s a n
n a m a Menteri Agama. T u l i s a n n a m a Menteri Agama dicetak tebal
dengan b u r u f k a p i t a l y a n g terletak 5 m m di b a w a b lambang garuda.
2) Contob b e n t u k d a n spesifikasi kop n a s k a b d i n a s j a b a t a n dengan
l a m b a n g g a r u d a dapat dilibat p a d a G a m b a r 1.

Gambar 1
L ;
120>24 mm 20,00 mm.

21,50 mm I

f 5.00 mm

M E N T E R I AGAMA
R E P U B L I K INDONESIA

3. C a p J a b a t a n dengan L a m b a n g Negara
a) Pejabat y a n g berwenang menggunakan cap j a b a t a n dengan
L a m b a n g Negara a d a l a h pejabat negara y a i t u Menteri Agama.
b) B e n t u k d a n spesifikasi cap Menteri Agama dengan lambang g a r u d a
adalab sebagai berikut.
-41 -

1) C a p Menteri Agama berbentuk b u n d a r , terdiri d a r i tiga l i n g k a r a n


dengan j a r i - j a r i R l = 18,5 m m , R 2 = 17,5 m m , d a n R 3 = 13,5
m m . T e b a l garis l i n g k a r a n R l = 0,8 m m , R 2 = R 3 = 0,2 m m .
2) L i n g k a r a n p e r t a m a adalab l i n g k a r a n paling l u a r . P a d a l i n g k a r a n
k e d u a , di bagian a t a s t e r c a n t u m t u l i s a n n a m a j a b a t a n Menteri
A g a m a y a n g ditulis dengan b u r u f k a p i t a l ; sedangkan di bagian
bawab t e r c a n t u m t u l i s a n Republik Indonesia. P a d a l i n g k a r a n
ketiga, terdapat lambang g a r u d a dengan u k u r a n 1 8 X 1 9 m m . D i
a n t a r a k e d u a t u l i s a n tersebut diberi t a n d a b e r u p a bintang segi
l i m a dengan u k u r a n s e s u a i buruf.
3) C a p Menteri Agama m e n g g u n a k a n t i n t a b e r w a r n a u n g u .
4) Penggunaan cap dinas terletak di sebelab k i r i t a n d a tangan
n a s k a b d i n a s d a n mengenai sedikit t a n d a tangan pejabat y a n g
berwenang.
5) Contob b e n t u k d a n spesifikasi cap j a b a t a n dengan lambang
negara dapat dilibat sebagai berikut:

J3Ji.iN 1 Ulv JJAIN


ISl CONTOH KET
UKURAN
2 3 4 5
2 (dua) Lingkaran. a. T u l i s a n Menteri R2
Garis tengah: Agama.
4 cm dan 2,80 cm b. Cambar Lambang
Rl :18,5 mm Garuda
R2 : 17,5 mm 0. T u l i s a n Republik
R3 :13,5 mm Indonesia,
d. D u a gambar bintang
(sebagai pembatas).

B . Penggunaan L a m b a n g Kementerian Agama


1. K e t e n t u a n Penggunaan L a m b a n g Kementerian A g a m a
a. Umum
1) L a m b a n g K e m e n t e r i a n Agama y a n g disebut l a m b a n g I k b l a s
B e r a m a l sebagai K e p u t u s a n Menteri A g a m a Nomor 7 1 7 T a b u n
2 0 0 6 tentang L a m b a n g Departemen A g a m a adalab t a n d a
pengenal a t a u identitas b e r u p a simbol a t a u b u r u f y a n g
d i g u n a k a n d a l a m T a t a N a s k a b D i n a s K e m e n t e r i a n Agama
sebagai identitas agar p u b l i k lebih m u d a b mengenalnya.
2) Penggunaan L a m b a n g Kementerian A g a m a d i l e t a k k a n di sebelab
kiri kepala surat.
-42-

L a m b a n g Kementerian Agama
1) B e n t u k Segi L i m a s a m a sisi
M e n y i r a t k a n m a k n a simbolik bintang b e r s u d u t l i m a y a n g
m e l a m b a n g k a n sila K e t u b a n a n Y a n g M a b a E s a d a l a m P a n c a s i l a ,
b e r m a k n a b a b w a pegawai Kementerian A g a m a s e l a l u mentaati
dan menjungjung tinggi norma-norma agama dalam
m e l a k s a n a k a n tugas pemerintaban d a l a m negara R e p u b l i k
Indonesia y a n g b e r d a s a r k a n P a n c a s i l a .
2) 17 (tujub belas) k u n t u m b u n g a k a p a s , 8 (delapan) b a r i s t u l i s a n
d a l a m kitab s u c i d a n 4 5 (empat p u l u b lima) butir gabab
M e n y i r a t k a n m a k n a simbolik P r o k l a m a s i K e m e r d e k a a n Republik
Indonesia pada tanggal 17 A g u s t u s 1945, m e n u n j u k k a n
k e b u l a t a n tekad pegawai Kementerian Agama u n t u k membela
kemerdekaan negara k e s a t u a n Republik Indonesia yang
d i p r o k l a m i r k a n pada tanggal 17 A g u s t u s 1945.
3) Padi d a n K a p a s yang melingkar berbentuk b u l a t a n
M e n y i r a t k a n m a k n a simbolik b a b w a pegawai Kementerian
A g a m a mengemban tugasnya u n t u k m e w u j u d k a n m a s y a r a k a t
y a n g sejabtera, adil, m a k m u r , d a n merata.
4) Kitab S u c i
M e n y i r a t k a n m a k n a simbolik sebagai pedoman bidup d a n
k e b i d u p a n y a n g serasi a n t a r a kebabagiaan duniawi dan
u k b r o w i , materiil, d a n spirituil dengan r i d b a AUab SWT, T u b a n
Yang Maba E s a .
5) A l a s kitab s u c i
M e n y i r a t k a n m a k n a simbolik b a b w a pedoman bidup d a n
k e b i d u p a n b a r u s ditempatkan pada proporsi y a n g sebenarnya
s e s u a i potensi dinamis dari kitab s u c i .
6) Semboyan I k b l a s B e r a m a l
M e n y i r a t k a n m a k n a b a b w a pegawai Kementerian Agama d a l a m
mengabdi kepada m a s y a r a k a t d a n negara b e r l a n d a s k a n n i a t
beribadab dengan t u l u s i k b l a s . H a l i n i berarti b a b w a dengan
i m a n y a n g k u a t , tegub, d a n bati y a n g s u c i , serta mengbayati
d a n mengamalkan P a n c a s i l a yang m e r u p a k a n t u n t u t a n serta
pegangan bidup dalam kebidupan bermasyarakat dan
bernegara, Pegawai Kementerian Agama bertekad mengabdi
kepada negara adalab ibadab.
7) Pita
M e n y i r a t k a n m a k n a simbolik sebagai i k a t a n saling kekeluargaan
d a n p e r s a u d a r a a n y a n g erat dengan bato bersib d a n s u c i .
8) P e r i s a i y a n g b e r b e n t u k segi l i m a s a m a s i s i
M e n y i r a t k a n m a k n a simbolik b a b w a k e r u k u n a n bidup a n t a r
u m a t beragama di Negara Republik Indonesia y a n g b e r d a s a r k a n
P a n c a s i l a dilindungi sepenubnya s e s u a i dengan Undang-Undang
D a s a r Negara Republik Indonesia T a b u n 1945.
9) Warna dan Maknanya
a) W a r n a Dasar adalah Hijau T u a , bermakna keadilan.
b) W a r n a B i n t a n g , Padi, d a n Kitab S u c i a d a l a h K u n i n g E m a s ,
b e r m a k n a keagungan.
-43 -

c) W a r n a Kelopak B u n g a Kapas dan Pita adalah Putih,


bermakna kesucian.
d) W a r n a B a t a n g d a n T a n g k a i B u n g a n K a p a s adalab Hijau
Muda, bermakna kemakmuran.
e) W a r n a E m p a t B a r i s A b s t r a k s i t u l i s a n di sebelab k a n a n d a n
empat baris sebelab k i r i kitab s u c i d a n a l a s kitab s u c i serta
semboyan Ikblas Beramal adalab Hitam, bermakna
keteguban.
f) W a r n a Perisai Segi L i m a S a m a S i s i adalab K u n i n g , b e r m a k n a
kemulian.
c. L a m b a n g Kementerian Agama wajib d i g u n a k a n u n t u k :
1) kop n a s k a b dinas;
2) cap d i n a s ;
3) amplop dinas;
4) d o k u m e n r e s m i yang diterbitkan oleb i n s t a n s i ;
5) stop map;
6) p a p a n n a m a kantor;
7) k a r t u t a n d a pengenal pegawai;
8) t a n d a pengenal pin pegawai;
9) label barang milik negara; d a n
10) s i t u s resmi.
d. L a m b a n g Kementerian Agama dapat d i g u n a k a n u n t u k :
1) pada gedung kantor;
2) pada k a r t u n a m a pejabat/pegawai; d a n
3) u n t u k b a l - b a l lain y a n g m e m e r l u k a n lambang.
e. Penggunaan L a m b a n g Kementerian Agama u n t u k bal-bal selain
y a n g diatur dalam b u r u f c d a n b u r u f d, b a r u s m e n d a p a t k a n izin
d a r i Sekretaris J e n d e r a l Kementerian Agama.
2. Penggunaan L a m b a n g Kementerian Agama pada Kop N a s k a b D i n a s
a. Pejabat yang berwenang menggunakan kop naskab dinas
Kementerian Agama dengan menggunakan L a m b a n g Kementerian
A g a m a adalab pejabat berwenang pada Kementerian Agama P u s a t
d a n Daerab.
b. B e n t u k d a n spesifikasi cap Kementerian A g a m a dengan L a m b a n g
Kementerian Agama sebagai berikut:
1) L a m b a n g I k b l a s B e r a m a l pada kop n a s k a b dinas d i c a n t u m k a n
b e r d a s a r k a n bentuk, perbandingan u k u r a n , d a n w a r n a y a n g
telab diatur s e s u a i dengan ketentuan y a n g b e r l a k u .
2) Contob bentuk d a n spesifikasi kop n a s k a b dinas dengan
menggunakan L a m b a n g Kementerian A g a m a dapat dilibat pada
Cambar.
-44-

Contoh G a m b a r :

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA


SEKRETARIAT JENDERAL
Jalan Lapangan Banteng Barat Nomor 3-4 Jakarta 10710
Telepon (021) 3811244-3811642-3811654-3811658-3811679-3811779-3812216
Faksimile (021) 3503466 SITUS www.kemenag.go.id

3. Penggunaan L a m b a n g Kementerian Agama d a n L a m b a n g P e n d i d i k a n


Tinggi K e a g a m a a n Negeri pada C a p Kementerian Agama
a) Pejabat y a n g berwenang menggunakan cap Kementerian Agama
adalab pejabat berwenang pada K e m e n t e r i a n A g a m a P u s a t , Daerab,
d a n P e n d i d i k a n Tinggi K e a g a m a a n Negeri.
b) B e n t u k d a n spesifikasi cap Kementerian A g a m a dengan L a m b a n g
K e m e n t e r i a n Agama d a n L a m b a n g P e n d i d i k a n Tinggi K e a g a m a a n
Negeri sebagai berikut:
1) C a p Kementerian Agama berbentuk b u n d a r , terdiri d a r i tiga
l i n g k a r a n dengan j a r i - j a r i R l = 18,5 m m , R 2 = 17,5 m m , d a n R 3
= 13,5 m m . Tebal garis l i n g k a r a n R l = 0,8 m m , R 2 = R 3 = 0,2
mm.
2) L i n g k a r a n pertama adalab l i n g k a r a n paling luar. P a d a l i n g k a r a n
kedua,di bagian a t a s t e r c a n t u m t u l i s a n n a m a Kementerian
Agama sedangkan d i bagian bawab t e r c a n t u m t u l i s a n R e p u b l i k
Indonesia. P a d a l i n g k a r a n ketiga, terdapat lambang dengan
u k u r a n 2 4 , 5 X 2 4 , 5 m m sedangkan di bagian bawab t e r c a n t u m
t u l i s a n n a m a u n i t organisasi/Pendidikan Tinggi K e a g a m a a n
Negeri. D i a n t a r a k e d u a t u l i s a n tersebut, diberi t a n d a b e r u p a
bintang segi l i m a dengan u k u r a n s e s u a i dengan buruf.
3) C a p Kementerian Agama menggunakan t i n t a b e r w a r n a u n g u .
4) Penggunaan cap dinas terletak d i sebelab k i r i t a n d a tangan
n a s k a b d i n a s d a n mengenai sedikit t a n d a tangan pejabat y a n g
berwenang.
5) P e r u b a b a n bentuk d a n spesifikasi L a m b a n g p a d a P e r g u r u a n
Tinggi K e a g a m a a n Negeri b a r u s mendapat persetujuan d a r i
Direktorat J e n d e r a l y a n g m e m p u n y a i tugas d a n fungsi di bidang
pendidikan serta ditetapkan oleb Menteri Agama melalui
Sekretariat J e n d e r a l c.q. B i r o O r g a n i s a s i d a n T a t a L a k s a n a .
6) B e n t u k d a n spesifikasi cap Kementerian A g a m a dengan lambang
I k b l a s B e r a m a l / P e n d i d i k a n Tinggi K e a g a m a a n Negeri dapat
dilibat sebagai berikut:

IL
-45-

B E N T U K DAN
ISI CONTOH KET
UKURAN
1 2 3 4
2 (dua) L i n g k a r a n . a. T u l i s a n Kementerian
G a r i s tengah: Agama.
4 c m d a n 2,80 b. Gambar Lambang
cm Kementerian Agama
Rl : 18,5 m i r Republik Indonesia/
R2 : 17,5 Pendidikan Tinggi
mm Keagamaan Negeri.
R3 : 13,5 mrr
c. N a m a u n i t
organisasi/
Pendidikan Tinggi
Keagamaan Negeri.
d. T u l i s a n Republik
Indonesia.
e. D u a gambar bintang
(sebagai pembatas).

7) Contob b e n t u k dan spesifikasi cap Kementerian Agama

No. CAP K E M E N T E R I A N ACAMA KET


ERANCAN
1 2 3
2.
Sekretariat J e n d e r a l

V ^ ^ 4 8 u T o e j 5 ^ /
-46-

3.

Direktorat J e n d e r a l
Pendidikan Islam

4.
Direktorat J e n d e r a l
Penyelenggaraan Haji d a n
Umrah

Direktorat J e n d e r a l
Bimbingan Masyarakat Islam

Direktorat J e n d e r a l
Bimbingan Masyarakat
Kristen
-47-

7.

Direktorat J e n d e r a l
Bimbingan Masyarakat
Katolik

8.
Direktorat J e n d e r a l
Bimbingan Masyarakat
Hindu

9.
Direktorat J e n d e r a l
Bimbingan Masyarakat
Buddba

10.
Inspektorat J e n d e r a l
-48-

11.

B a d a n Penelitian d a n
Pengembangan serta
P e n d i d i k a n d a n Pelatiban

12.
K a n t o r Wilayab Kementerian
Agama Provinsi

13.
K a n t o r K e m e n t e r i a n Agama
/A K a b u p a t e n / Kota

14.

^^^^ K a n t o r U r u s a n Agama
Kecamatan


-49-

15.

Balai Pendidikan dan


Pelatihan K e a g a m a a n

16.

^^^^
B a l a i Penelitian d a n
Pengembangan Agama

17.
M a d r a s a b Aliyab Negeri

18.
M a d r a s a b T s a n a w i y a h Negeri

0
-50-

19.

M a d r a s a h Ibtidaiyah Negeri

20.

f \^^/ j *
A s r a m a Haji E m b a r k a s i
VIr

21.

^^^^^ K a n t o r U r u s a n Haji
Indonesia di Arab S a u d i

22.

P e r g u r u a n Tinggi Keagamaan
Negeri

Balai Lajnab Pentasiban


Musbaf Al-Qur'an

c. bentuk d a n spesifikasi cap Kementerian A g a m a y a n g tidak diatur


d a l a m k e p u t u s a n i n i b e n d a k n y a m e m p e r h a t i k a n aspek k e s e r a s i a n
d a n estetika.
-51 -

BAB VII
B E N T U K DAN F O R M A T N A S K A H D I N A S

Bentuk dan Format Naskah Dinas Arahan


1) S u s u n a n S u r a t E d a r a n , meliputi:
a. K e p a l a terdiri dari:
(1) kop n a s k a h dinas, y a n g berisi gambar l a m b a n g negara d a n
n a m a j a b a t a n u n t u k pejabat negara (Menteri Agama) a t a u
lambang dan nama Kementerian Agama untuk bukan
pejabat negara, yang ditulis dengan buruf kapital,
d i l e t a k k a n secara simetris;
(2) t u l i s a n S U R A T EDARAN, yang dicantumkan di bawab
lambang negara/lambang Kementerian Agama, ditulis
dengan buruf kapital serta nomor surat edaran di
b a w a b n y a secara simetris;
(3) k a t a T E N T A N G , y a n g d i c a n t u m k a n di b a w a b f r a s a s u r a t
edaran ditulis dengan b u r u f k a p i t a l s e c a r a simetris; d a n
(4) r u m u s a n j u d u l s u r a t edaran, y a n g ditulis dengan b u r u f
k a p i t a l secara simetris di b a w a b k a t a tentang.

b. Batang Tubub
B a g i a n batang t u b u b s u r a t edaran terdiri dari:
(1) a l a s a n tentang p e r l u n y a dibuat s u r a t edaran;
(2) p e r a t u r a n perundang-undangan a t a u n a s k a b dinas l a i n
y a n g menjadi d a s a r pembuatan s u r a t edaran; d a n
(3) pemberitahuan tentang bal tertentu yang dianggap
mendesak.

c. Kaki
B a g i a n k a k i s u r a t edaran terdiri dari:
(1) tempat d a n tanggal penetapan;
(2) n a m a j a b a t a n pejabat penanda tangan, y a n g ditulis dengan
b u r u f kapital, d i a k b i r i dengan t a n d a b a c a koma;
(3) t a n d a tangan pejabat penanda tangan;
(4) n a m a lengkap pejabat p e n a n d a tangan, y a n g ditulis dengan
buruf kapital; dan
(5) cap d i n a s .
-52-

2) b e n t u k s u r a t edaran y a n g ditandatangani oleb:


a. Menteri Agama

Lambang negara yang


telah dicetak

Daftar pejabat yang


Yth. 1. menerima Surat
2.
3. dan selerusnya;

SURAT EDARAN Penomoran yang


NOMOR ... TAHUN ... berurutan dalam satu
TENTANG tahun takwin
(Nama Surat Edaran Menteri Agama)
Judul Surat Edaran
yang ditulis dengan
A. Umum
huruf kapital

B. Maksud dan Tujuan Memuat alasan


tentang perlu
ditetapkannya Surat
C. Ruang Lingkup Edaran

Memuat ketentuan
D. Dasar peraturan perundang-
undangan yang menjadi
dasar ditetapkannya
E. ... dan seterusnya.
lA Surat Edaran

Memuat pemberitahuan
tentang hal tertentu
Ditetapkan di Jakarta yang dianggap
pada tanggal... mendesak
MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA,
k Kota sesuai dengan
alamat instansi dan
tanda tangan dan cap jabatan tanggal
penandatanganan
NAMA
Tembusan: Nama jabatan dan
1. nama lengkap yang
2. ditulis dengan huruf
kapital
3. dan seterusnya.

Daftar pejabat yang


menerima tembusan
Surat Edaran
-53-

b. Pejabat E s e l o n 1 atas n a m a Menteri

Logo Kementerian
Agama yang telah
dicetak

Daftar pejabat yang


menerima Surat

Yth. 1.
2.
3. dan seterusnya;
Penomoran yang
berurutan dalam satu
SURAT EDARAN
tahun takwin
NOMOR ... TAHUN ...
TENTANG A
(Nama Surat Edaran Menteri Agama) Judul Surat Edaran
yang ditulis dengan
huruf kapital
A. Umum
Memuat alasan
tentang perlu
B. Maksud d a n Tujuan ditetapkannya Surat
Edaran

C. Ruang L i n g k u p
Memuat ketentuan
peraturan perundang-
undangan yang menjadi
D. Dasar
/ d a s a r ditetapkannya
/ J i Surat Edaran
E. ... dan seterusnya.
Memuat pemberitahuan
tentang hal tertentu
yang dianggap
mendesak
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal...
Kota sesuai dengan
alamat instansi dan
a.n.MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA
tanggal
SEKRETARIS JENDERAL,
penandatanganan
tanda tangan dan cap instansi
Nama jabatan dan
NAMA nama lengkap yang
ditulis dengan huruf
Tembusan: kapital,serta nama
1. ...; jabatan yang
2. menandatangani
dengan huruf awal
3. dan seterusnya.
kaoital.

Daftar pejabat yang


menerima tembusan
Surat Edaran

3) S u s u n a n S u r a t Tugas, meliputi:
a. K e p a l a terdiri dari:
1) kop n a s k a b dinas;
2) k a t a S U R A T T U G A S , y a n g ditulis dengan b u r u f kapital
s e c a r a simetris; d a n
3) NOMOR, yang berada d i b a w a b t u l i s a n S u r a t T u g a s dengan
b u r u f kapital.
b. B a t a n g T u b u b terdiri dari:
1) K o n s i d e r a n s meliputi k a t a :
a) Menimbang memuat p e r a t u r a n / d a s a r ditetapkannya
S u r a t Tugas; d a n
-54-

b) D a s a r pertimbangan m e m u a t a l a s a n d i t e t a p k a n n y a
S u r a t T u g a s , d a s a r m e m u a t k e t e n t u a n y a n g dijadikan
l a n d a s a n ditetapkannya S u r a t T u g a s tersebut.
2) D i k t u m d i m u l a i dengan k a t a memberi tugas, y a n g ditulis
dengan b u r u f a w a l k a p i t a l d i c a n t u m k a n s e c a r a simetris,
d i i k u t i dengan k a t a :
a) K e p a d a di tepi k i r i m e m u a t daftar n a m a d a n j a b a t a n
pegawai yang mendapat tugas; d a n
b) U n t u k di bawab k a t a k e p a d a m e m u a t s u b s t a n s i a r a b a n
y a n g ditugaskan.
c. K a k i terdiri dari:
1) N a m a Tempat d a n Tanggal m e m u a t n a m a tempat d a n
tanggal S u r a t T u g a s ;
2) N a m a Jabatan memuat nama jabatan yang
menandatangani, y a n g ditulis dengan b u r u f a w a l k a p i t a l
p a d a setiap a w a l u n s u r n y a , d a n d i a k b i r i dengan t a n d a b a c a
koma;
3) T a n d a T a n g a n m e m u a t pejabat y a n g memberi menugasi;
4) N a m a Lengkap m e m u a t n a m a lengkap pejabat y a n g
menandatangani S u r a t T u g a s , y a n g ditulis dengan b u r u f
a w a l k a p i t a l p a d a setiap a w a l u n s u r n y a ; d a n
5) C a p I n s t a n s i m e m u a t cap Kementerian Agama pada s a t u a n
organisasi y a n g menandatangani.

B e n t u k S u r a t T u g a s y a n g ditandatangani oleb:
a. Pejabat E s e l o n 1

SURAT TUGAS
NOMOR:

Menimbang a. bahwa
b. bahwa
c. ... dst;

Dasar 1.
1
2. )
3. .. dst;

Memberi Tugas

Kepada 1.
2.
3. ...dst;

0
-55-

Untuk : 1.
2.
3. ...dst;

Nama Tempat, Tanggal


Sekretaris Jenderal,

Tanda Tangan dan Cap Instansi

Nama Lengkap

b. Pejabat E s e l o n 11 atas n a m a Pejabat E s e l o n 1

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA


SEKRETARIAT JENDERAL
Jalan Lapangan Banteng Barat Nomor 3-4 Jakarta 10710
Telepon (021) 3811244-3811642-3811654-3811658-3811679-3811779-3812216
Faksimile (021) 3503466 SITUS www.kemenag.go.id

SURAT TUGAS
NOMOR:

Menimbang a. bahwa ...;


b. bahwa ...;
c. ... dst;

Dasar 1.
2.
3. dst;

Memberi Tugas

Kepada 1.
2.
3. dst;

Untuk 1.
2.
3. dst;

Nama Tempat, Tanggal


a.n. Sekretaris Jenderal
Kepala Biro Ortala,

Tanda Tangan dan Cap Instansi

Nama Lengkap

Tembusan:
Sekretaris Jenderal
-56-

c. Pejabat E s e l o n 11

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA


SEKRETARIAT JENDERAL
Jalan Lapangan Banteng Barat Nomor 3-4 Jakarta 10710
Telepon (021) 3811244-3811642-3811654-3811658-3811679-3811779-3812216
Faksimile (021) 3503466 SITUS www.kemenag.go.id

SURATTUGAS
NOMOR:

Menimbang a. bahwa
b. bahwa
c. ... dst;

Dasar 1.
2.
3. dst;

Memberi Tugas

Kepada 1.
2.
3. dst;

Untuk 1.
2.
3. ... dst;

Nama Tempat, Tanggal


Kepala Biro Ortala,

Tanda Tangan dan Cap Instansi

Nama Lengkap

B . N a s k a h D i n a s Korespondensi
1. Nota D i n a s Korespondensi Intern
a. S u s u n a n d a n B e n t u k Nota D i n a s
1) S u s u n a n N o t a D i n a s
a) Kepala Nota D i n a s terdiri dari:
(1) kop n a s k a h dinas;
(2) k a t a NOTA DINAS, yang ditulis dengan h u r u f k a p i t a l
s e c a r a simetris;
(3) k a t a NOMOR, yang ditulis dengan h u r u f k a p i t a l s e c a r a
simetris;
-57-

(4) k a t a Y t h . , y a n g ditulis dengan h u r u f a w a l kapital, d i i k u t i


dengan tanda baca titik;
(5) k a t a D a r i , yang ditulis dengan h u r u f a w a l kapital;
(6) k a t a H a l , yang ditulis dengan h u r u f a w a l kapital; d a n
(7) k a t a Tanggal, yang ditulis dengan h u r u f a w a l kapital.

b) B a t a n g T u b u h
B a g i a n batang t u b u h Nota D i n a s terdiri d a r i alinea
p e m b u k a , i s i , d a n penutup y a n g singkat, padat, d a n j e l a s .
c) K a k i
B a g i a n k a k i Nota D i n a s terdiri d a r i t a n d a tangan, nama
pejabat, d a n t e m b u s a n (jika perlu).

2) B e n t u k Nota D i n a s

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA


SEKRETARIAT JENDERAL
Jalan Lapangan Banteng Barat Nomor 3-4 Jakarta 10710
Telepon (021) 3811244-3811642-3811654-3811658-3811679-3811779-3812216
Faksimile (021) 3503466 SITUS www.kemenag.go.id

NOTA DINAS
NOMOR:

Yth
Dari
Hal
Tanggal

Tanda Tangan

Nama Lengkap

Tembusan:
1.
2.
3. ..dst;
-58-

b. S u s u n a n d a n B e n t u k Memorandum
1) S u s u n a n Memorandum
a) K e p a l a Memorandum terdiri dari:
(1) kop n a s k a h dinas;
(2) k a t a M E M O R A N D U M , yang ditulis d i tengah dengan
h u r u f kapital;
(3) k a t a NOMOR, yang ditulis d i b a w a h k a t a M e m o r a n d u m
dengan h u r u f kapital;
(4) k a t a Y t h . , yang ditulis dengan h u r u f a w a l kapital;
(5) k a t a D a r i , yang ditulis dengan h u r u f a w a l kapital;
(6) k a t a H a l , yang ditulis dengan h u r u f a w a l kapital; d a n
(7) k a t a Tanggal, yang ditulis dengan h u r u f a w a l kapital.

b) B a t a n g T u b u h
B a t a n g t u b u h Memorandum terdiri d a r i alinea pembuka,
alinea i s i , d a n alinea penutup y a n g singkat, padat, d a n j e l a s .
c) K a k i
B a g i a n k a k i Memorandum terdiri dari t a n d a tangan d a n
n a m a pejabat serta tembusan j i k a diperlukan.

2) B e n t u k Memorandum Menteri d a n pejabat l a i n yang d i t u n j u k


dalam lingkungan s a t u a n organisasi/kerja s e s u a i dengan
tugas, wewenang, d a n tanggung j a w a b a d a l a h sebagai berikut:

a) B e n t u k Memorandum Menteri

MENTERI AGAMA
REPUBLIK INDONESIA

MEMORANDUM
NOMOR

Yth
Dari
Hal
Tanggal
-59-

Tanda Tangan

Nama Lengkap

Tembusan:
1.
2.
3. ..dst.

b) B e n t u k Memorandum pejabat l a i n y a n g d i t u n j u k d a l a m
lingkungan s a t u a n organisasi/kerja s e s u a i dengan tugas,
wewenang, d a n tanggung j a w a b .

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA


SEKRETARIAT JENDERAL
Jalan Lapangan Banteng Barat Nomor 3-4 Jakarta 10710
Telepon (021)3811244-3811642-3811654-3811658-3811679-3811779-3812216
Faksimile (021) 3503466 SITUS www.kemenag.go.id

MEMORANDUM
NOMOR:

Yth
Dari
Hal
Tanggal

Tanda Tangan

Nama Lengkap
Tembusan:
-60-

2. N a s k a h D i n a s Korespondensi E k s t e r n ( S u r a t Dinas)
Susunan dan Bentuk Surat Dinas
a. S u s u n a n Surat Dinas:
1) K e p a l a S u r a t D i n a s terdiri dari:
(a) kop n a s k a h dinas;
(b) Nomor, Sifat, L a m p i r a n , d a n H a l , y a n g diketik dengan
b u r u f a w a l kapital di sebelab k i r i d i b a w a b kop n a s k a b
dinas;
(c) tempat d a n tanggal pembuatan s u r a t , y a n g diketik d i
sebelab k a n a n atas sejajar/sebaris dengan nomor;
(d) k a t a Ytb., y a n g ditulis di bawab H a l , d i i k u t i dengan n a m a
jabatan yang dikirimi surat; dan
(e) alamat s u r a t , y a n g ditulis di b a w a b Y t b .

2) B a t a n g T u b u b
B a g i a n batang t u b u b S u r a t D i n a s terdiri d a r i alinea pembuka,
isi, d a n penutup.
3) K a k i
B a g i a n k a k i S u r a t D i n a s terdiri dari:
(a) n a m a j a b a t a n , y a n g ditulis dengan b u r u f a w a l k a p i t a l ,
d i a k b i r i tanda b a c a koma;
(b) t a n d a tangan pejabat;
(c) n a m a lengkap pejabat/penanda tangan, y a n g ditulis
dengan b u r u f a w a l kapital;
(d) stempel/cap dinas, y a n g d i g u n a k a n s e s u a i dengan
ketentuan; d a n
(e) t e m b u s a n , yang memuat n a m a j a b a t a n pejabat penerima
(jika diperlukan).

b. B e n t u k S u r a t D i n a s Menteri Agama

MENTERI AGAMA
REPUBLIK INDONESIA

Nomor (Tgl.,Bin., Thn.)


Sifat
Lampiran
Hal

Yth

(Alinea Pembuka)
-61 -

(Alinea Isi)

(Alinea Penutup)

Menteri Agama,

(Tanda Tangan dan Cap


Jabatan)

Nama Lengkap
Tembusan:
1.
2.
3. ..dst;

c. B e n t u k S u r a t D i n a s atas n a m a Menteri A g a m a

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA


SEKRETARIAT JENDERAL
Jalan Lapangan Banteng Barat Nomor 3-4 Jakarta 10710
Telepon (021) 3811244-3811642-3811654-3811658-3811679-3811779-3812216
Faksimile (021) 3503466 SITUS www.kemenag.go.id

Nomor (Tgl.,Bln.,Thn.)
Sifat
Lampiran
Hal

Yth.

(Alinea Pembuka)

(Alinea Isi)

(Alinea Penutup)

(Alinea Penutup)

(Alinea Penutup)
-62-

a.n. Menteri Agama


Sekretaris Jenderal,

(Tanda Tangan dan Cap Instansi)

Nama Lengkap
Tembusan:
1.
2.
3. ..dst;

d. B e n t u k S u r a t D i n a s Pejabat E s e l o n 1

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA


SEKRETARIAT JENDERAL
Jalan Lapangan Banteng Barat Nomor 3-4 Jakarta 10710
Telepon (021) 3811244-3811642-3811654-3811658-3811679-3811779-3812216
Faksimile (021) 3503466 SITUS www.kemenag.go.id

Nomor (Tgl.,Bln.,Thn.)
Sifat
Lampiran
Hal

Yth.

(Alinea Pembuka)

(Alinea Isi)

(Alinea Penutup)

(Alinea Penutup)

Sekretaris Jenderal,

(Tanda Tangan dan Cap Instansi)

Nama Lengkap
-63-

Tembusan:
1.
2.
3. ..dst;

e. B e n t u k S u r a t D i n a s a t a s n a m a Pejabat E s e l o n 1

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA


SEKRETARIAT JENDERAL
Jalan Lapangan Banteng Barat Nomor 3-4 Jakarta 10710
Telepon (021) 3811244-3811642-3811654-3811658-3811679-3811779-3812216
Faksimile (021) 3503466 SITUS www.kemenag.go.id

Nomor (Tgl.,Bin., Thn.)


Sifat
Lampiran
Hal

Yth.

(Alinea Pembuka)

(Alinea Isi)

(Alinea Penutup)

a.n. Sekretaris Jenderal,


Kepala Biro Ortala

(Tanda Tangan dan Cap Instansi)

Nama Lengkap
Tembusan;
1. ...;
2. ...;
3. ..dst;

3. S u s u n a n d a n B e n t u k S u r a t U n d a n g a n
1) S u s u n a n S u r a t Undangan terdiri d a r i ;
a) K e p a l a
B a g i a n k e p a l a S u r a t U n d a n g a n terdiri dari:
(1) kop n a s k a h dinas;
(2) Nomor, Sifat, L a m p i r a n , d a n H a l , y a n g diketik disebelah
k i r i d i bawab kop n a s k a b d i n a s ;
-64-

(3) tempat d a n tanggal p e m b u a t a n s u r a t , y a n g diketik


disebelab k a n a n atas sejajar/sebaris dengan nomor; d a n
(4) k a t a Ytb., y a n g ditulis di bawab H a l , y a n g d i i k u t i dengan
n a m a j a b a t a n , d a n a l a m a t y a n g d i k i r i m i s u r a t (jika
diperlukan).
b) B a t a n g T u b u b
B a g i a n batang t u b u b S u r a t U n d a n g a n terdiri d a r i :
(1) alinea p e m b u k a ;
(2) i s i u n d a n g a n , y a n g meliputi b a r i , tanggal, w a k t u , tempat,
dan acara; dan
(3) alinea penutup.
c) K a k i
B a g i a n k a k i S u r a t U n d a n g a n terdiri d a r i n a m a j a b a t a n y a n g
ditulis dengan b u r u f a w a l k a p i t a l , t a n d a tangan, d a n n a m a
pejabat y a n g ditulis dengan b u r u f a w a l k a p i t a l .

2) B e n t u k S u r a t U n d a n g a n yang ditandatangani Menteri Agama

MENTERI AGAMA
REPUBLIK INDONESIA

Nomor (Tgl.,Bin., Thn.)


Sifat
Lampiran
Hal

Yth

(Alinea Pembuka dan Isi)

pada hari/tanggal
waktu : pukul
tempat :
acara :

(Alinea Penutup)

Menteri Agama,

(Tanda Tangan dan Cap Jabatan)

Nama Lengkap
-65 -

3) B e n t u k S u r a t Undangan Pejabat E s e l o n 1

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA


SEKRETARIAT JENDERAL
Jalan Lapangan Banteng Barat Nomor 3-4 Jakarta 10710
Telepon (021) 3811244-3811642-3811654-3811658-3811679-3811779-3812216
Faksimile (021) 3503466 SITUS www.kemenag.go.id

Nomor (Tgl.,Bin., Thn.)


Sifat
Lampiran
Hal

Yth. (daftar nama terlampir)

(Alinea Pembuka dan Isi)

pada hari/tanggal
waktu : pukul
tempat
acara :

(Alinea Penutup)

Sekretaris Jenderal,

(Tanda Tangan dan Cap Instansi)

Nama Lengkap

JL
-66-

Lampiran Surat....
Nomor
Tanggal :

DAFTAR PEJABAT/PEGAWAI YANG DIUNDANG

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20

Sekretaris Jenderal,

(Tanda Tangan dan Cap Instansi)

Nama Lengkap
-67-

4) B e n t u k K a r t u Undangan

MENTERI AGAMA
REPUBLIK INDONESIA

Mengharapkan dengan hormat kehadiran Bapak/lbu/Saudara

pada acara

hari / (tanggal) pukul WIB


bertempat di

* Harap hadir 30 menit Pakaian


sebelum acara dimulai Laki-laki
dan undangan dibawa Perempuan:
* Konfirmasi: TNI/PoIri :

4. N a s k a h D i n a s K h u s u s
a. S u s u n a n d a n B e n t u k B e r i t a A c a r a terdiri dari:
1) K e p a l a B e r i t a A c a r a terdiri dari:
(a) kop N a s k a h D i n a s ;
(b) k a t a B E R I T A A C A R A ditulis dengan b u r u f k a p i t a l s e c a r a
simetris; d a n
(c) k a t a NOMOR ditulis dengan b u r u f k a p i t a l secara simetris.
2) B a t a n g t u b u b
B a g i a n batang t u b u b B e r i t a A c a r a terdiri dari:
(a) t u l i s a n b a r i , tanggal, d a n t a b u n , serta n a m a d a n j a b a t a n
p a r a p i b a k y a n g membuat B e r i t a A c a r a ; d a n
(b) s u b s t a n s i B e r i t a A c a r a .
3) K a k i
B a g i a n k a k i B e r i t a A c a r a m e m u a t tempat p e l a k s a n a a n
penandatanganan n a m a jabatan/pejabat d a n t a n d a tangan
p a r a p i b a k d a n p a r a s a k s i / y a n g mengesabkan.
-68 -

b. Bentuk Berita Acara

K E M E N T E R I A N AGAMA R E P U B L I K I N D O N E S I A
SEKRETARIAT J E N D E R A L
J a l a n L a p a n g a n B a n t e n g B a r a t Nomor 3-4 J a k a r t a 1 0 7 1 0
Telepon (021) 3811244-3811642-3811654-3811658-3811679-3811779-3812216
F a k s i m i l e (021) 3 5 0 3 4 6 6 S I T U S w w w . k e m e n a g . g o . i d

BERITA ACARA
NOMOR:

Pada hari ini, , tanggal , bulan , tahun , kami masing-


masing:

1 (nama pejabat), (NIP dan jabatan), selanjutnya disebut Pihak


Pertama,
dan
2 (pihak lain) selanjutnya disebut Pihak
Kedua, telah melaksanakan

1.

2. dan seterusnya.

Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya berdasarkan

Dibuat di

Pihak Kedua, Pihak Pertama,

Tanda Tangan Tanda Tangan

Nama Lengkap Nama Lengkap

Mengetahui/Mengesahkan
Nama Jabatan,
Tanda tangan

Nama Lengkap.

c. S u r a t Keterangan
S u s u n a n d a n B e n t u k S u r a t Keterangan terdiri dari:
1) K e p a l a S u r a t Keterangan terdiri dari:
(a) kop Naskab D i n a s ;
(b) k a t a S U R A T P E N G A N T A R ditulis dengan b u r u f k a p i t a l
s e c a r a simetris; d a n
-69-

(c) k a t a NOMOR ditulis dengan huruf kapital secara


simetris.
2) Batang Tubuh
B a g i a n batang t u b u b S u r a t Keterangan m e m u a t pejabat y a n g
m e n e r a n g k a n d a n pegawai y a n g diterangkan s e r t a m a k s u d
d a n t u j u a n diterbitkannya S u r a t Keterangan.
3) Kaki
B a g i a n k a k i S u r a t Keterangan m e m u a t keterangan tempat,
tanggal, b u l a n , t a b u n , n a m a j a b a t a n , t a n d a tangan, d a n
n a m a pejabat yang m e m b u a t S u r a t Keterangan tersebut.
Posisi bagian k a k i terletak p a d a bagian k a n a n bawab.

B e n t u k S u r a t Keterangan

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA


SEKRETARIAT JENDERAL
Jalan Lapangan Banteng Barat Nomor 3-4 Jakarta 10710
Telepon (021) 3811244-3811642-3811654-3811658-3811679-3811779-3812216
Faksimile (021) 3503466 SITUS www.kemenag.go.id

SURAT KETERANGAN
NOMOR:

Yang bertanda tangan di bawah ini,

Nama :
NIP
Jabatan :

dengan ini menerangkan bahwa

Nama
NIP :
Pangkat/golongan
Jabatan
dan seterusnya

Jakarta,

Pejabat Pembuat Keterangan,

Tanda Tangan dan Cap Instansi

Nama Lengkap

1
-70-

S u r a t Pengantar
S u s u n a n d a n B e n t u k S u r a t Pengantar terdiri dari:
1) K e p a l a S u r a t Pengantar terdiri dari:
(a) kop N a s k a h D i n a s ;
(b) k a t a NOMOR ditulis dengan b u r u f k a p i t a l s e c a r a simetris;
(c) tanggal;
(d) Ytb.;
(e) n a m a j a b a t a n d a n n a m a a l a m a t y a n g d i t u j u ; d a n
(1) k a t a S U R A T P E N G A N T A R ditulis dengan b u r u f k a p i t a l
s e c a r a simetris.
2) B a t a n g T u b u b
B a g i a n batang t u b u b S u r a t Pengantar d a l a m bentuk kolom
terdiri dari:
(a) nomor u r u t ;
(b) j e n i s y a n g d i k i r i m ;
(c) b a n y a k n y a n a s k a b / b a r a n g ; d a n
(d) keterangan.
3) K a k i
B a g i a n k a k i S u r a t Pengantar terdiri dari:
(a) pengirim y a n g berada di sebelab k a n a n , y a n g meliputi:
(1) n a m a j a b a t a n pembuat pengantar;
(2) t a n d a tangan;
(3) n a m a dan NIP; dan
(4) stempel j a b a t a n / i n s t a n s i .
(b) penerima y a n g berada di sebelab k i r i , y a n g meliputi:
(1) n a m a j a b a t a n penerima;
(2) t a n d a tangan;
(3) n a m a dan NIP;
(4) cap i n s t a n s i i n s t a n s i ;
(5) nomor telepon/faksimile; dan
(6) tanggal penerimaan.
-71 -

B e n t u k Surat Pengantar

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA


SEKRETARIAT JENDERAL
Jalan Lapangan Banteng Barat Nomor 3-4 Jakarta 10710
Telepon (021) 3811244-3811642-3811654-3811658-3811679-3811779-3812216
Faksimile (021) 3503466 SITUS www.kemenag.go.id

Yth. (Tgl, Bin, Thn)

SURAT PENGANTAR
NOMOR SP-.../.../.../.../,

No Naskah Dinas/Barang Banyaknya Keterangan

Diterima tanggal

Penerima, Pengirim,
Nama jabatan, Nama jabatan,

Tanda Tangan Tanda Tangan dan Cap Instansi

Nama Lengkap Nama Lengkap


NIP NIP

No. Telepon:
No. Faksimile:

Catatan:
Setelah diterima, lembar kedua harap dikirimkan kemball kepada pengirim

e. Laporan
S u s u n a n d a n B e n t u k N a s k a h D i n a s L a p o r a n terdiri dari:
1) K e p a l a N a s k a h D i n a s L a p o r a n terdiri d a r i :
a) k o p N a s k a h D i n a s ;
b) k a t a L A P O R A N ditulis dengan buruf kapital secara
simetris;
c) k a t a T E N T A N G ditulis dengan buruf kapital secara
simetris;
d) j u d u l laporan y a n g ditulis dalam buruf kapital dan
d i l e t a k k a n secara simetris.
-72-

1) Batang Tubuh
B a g i a n batang t u b u b L a p o r a n terdiri dari:
a) P e n d a h u l u a n , yang m e m u a t penjelasan u m u m , m a k s u d
d a n t u j u a n , serta r u a n g lingkup d a n s i s t e m a t i k a
Laporan;
b) Materi Laporan, y a n g terdiri a t a s kegiatan yang
dilaksanakan, faktor yang mempengaruhi, basil
p e l a k s a n a a n kegiatan, h a m b a t a n y a n g dihadapi, d a n b a l
l a i n y a n g perlu dilaporkan;
c) S i m p u l a n d a n s a r a n , sebagai b a b a n pertimbangan; d a n
d) Penutup, y a n g m e r u p a k a n a k b i r L a p o r a n , memuat
barapan/permintaan araban/ucapan terima kasib.
2) Kaki
B a g i a n k a k i Laporan terdiri dari:
a) tempat d a n tanggal pembuatan L a p o r a n ;
b) n a m a j a b a t a n pejabat pembuat Laporan, yang ditulis
dengan b u r u f a w a l k a p i t a l ;
c) t a n d a tangan; d a n

d) n a m a lengkap, y a n g ditulis dengan b u r u f a w a l kapital.

Bentuk Naskab Dinas Laporan


KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA
SEKRETARIAT JENDERAL
Jalan Lapangan Banteng Barat Nomor 3-4 Jakarta 10710
Telepon (021) 3811244-3811642-3811654-3811658-3811679-3811779-3812216
Faksimile (021) 3503466 SITUS www.kemenag.go.id

LAPORAN
TENTANG

A. Pendahuluan
1. Umum
2. Maksud dan Tujuan
3. Ruang Lingkup
4. Dasar

B. Kegiatan Yang Dilaksanakan

C. Hasil y a n g D i c a p a i

D. Simpulan dan Saran


-73 -

Penutup

Dibuat di
pada tanggal

Nama Jabatan Pembuat Laporan

Tanda Tangan dan Cap Instansi

Nama Lengkap
f. T e l a a h a n Staf
S u s u n a n d a n B e n t u k N a s k a h D i n a s T e l a a h a n Staf
1) K e p a l a N a s k a h D i n a s T e l a a h a n S t a f terdiri dari:
a) kop N a s k a h D i n a s ;
b) k a t a T E L A A H A N S T A F ditulis dengan b u r u f k a p i t a l secara
simetris;
c) kata TENTANG ditulis dengan buruf kapital secara
simetris; d a n
d) j u d u l telaahan staf ditulis dengan b u r u f k a p i t a l secara
simetris.
2) Batang Tubub
B a g i a n batang t u b u b T e l a a h a n Staf terdiri dari:
a) Persoalan, y a n g memuat p e r n y a t a a n singkat d a n j e l a s
tentang persoalan y a n g a k a n dipecabkan;
b) Praanggapan, yang m e m u a t d u g a a n y a n g beralasan,
b e r d a s a r k a n data y a n g a d a , saling berbubungan s e s u a i
dengan situasi yang dihadapi, dan merupakan
k e m u n g k i n a n kejadian di m a s a y a n g a k a n datang;
c) F a k t a y a n g mempengaruhi, y a n g m e m u a t fakta y a n g
m e r u p a k a n l a n d a s a n a n a l i s i s d a n pemecahan persoalan;
d) A n a l i s i s pengarub praanggapan d a n fakta terbadap
persoalan d a n a k i b a t n y a , h a m b a t a n serta k e u n t u n g a n
d a n k e r u g i a n n y a , pemecahan a t a u c a r a bertindak y a n g
m u n g k i n a t a u dapat d i l a k u k a n ;
e) K e s i m p u l a n , yang m e m u a t i n t i s a r i b a s i l d i s k u s i , y a n g
m e r u p a k a n piliban c a r a bertindak a t a u j a l a n k e l u a r ; d a n
f) T i n d a k a n y a n g d i s a r a n k a n , y a n g m e m u a t secara r i n g k a s
d a n j e l a s s a r a n a t a u u s u l t i n d a k a n u n t u k mengatasi
persoalan y a n g dihadapi.
3) Kaki
B a g i a n k a k i T e l a a h a n Staf terdiri dari:
a) n a m a j a b a t a n pembuat telaahan staf, y a n g ditulis dengan
h u r u f a w a l kapital;
b) t a n d a tangan;
-74-

c) n a m a lengkap; d a n
d) daftar l a m p i r a n .

B e n t u k N a s k a h D i n a s T e l a a h a n Staf

TELAAHAN STAF
TENTANG

A. Persoalan
Bagian persoalan memuat pernyataan singkat dan jelas tentang
persoalan yang akan dipecahkan.
B. Praanggapan
Praanggapan memuat dugaan yang beralasan berdasarkan data dan
saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi dan merupakan
kemungkinan kejadian dimasa mendatang.
C. Fakta yang Mempengaruhi
Bagian fakta yang mempengaruhi memuat fakta yang merupakan
landasan analisis dan pemecahan persoalan.
D. Analisis
Bagian ini memuat analisis pengaruh praanggapan dan fakta
terhadap persoalan serta akibatnya, hambatan serta keuntungan dan
kerugiannya, serta pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau
dapat dilakukan.
E. Kesimpulan
Bagian simpulan memuat intisari hasil diskusi dan pilihan dan satu
cara bertindak atau jalan keluar sebagai pemecahan persoalan yang
dihadapi.
F. Saran Tindakan
Bagian saran memuat secara ringkas dan jelas tentang saran
tindakan untuk mengatasi persoalan yang dihadapi.

Nama Jabatan

Tanda Tangan

Nama Lengkap Pembuat Telaahan Staf


-75-

B A B VIII
PENUTUP

Pedoman T a t a N a s k a h D i n a s p a d a K e m e n t e r i a n A g a m a i n i m e r u p a k a n
a c u a n bagi Kementerian Agama p u s a t d a n d a e r a h d a l a m menyusun
P e l a k s a n a a n T a t a N a s k a h D i n a s s e s u a i dengan k e p e r l u a n masing-masing.

A.GAMA R E P U B L I K I N D O N E S I A ,

IM SAIFUDDIN