Contenido
1. INTRODUCCIN .................................................................................................. 5
1.1 Introduccin ........................................................................................................ 7
1.2 Requisitos (Hardware / Software). ....................................................................... 8
1.3 Conceptos Bsicos. ............................................................................................ 9
2. INICIO DE LA APLICACIN ................................................................................... 10
2.1 Acceso a la Aplicacin ...................................................................................... 13
2.2 La Interfaz Principal .......................................................................................... 16
3. CONFIGURACIN DE LA APLICACIN ................................................................ 18
3.1 Estructura Orgnica .......................................................................................... 20
Creacin de Unidades Orgnicas........................................................................ 23
Asignacin de Usuarios y Roles a un Puesto/Cargo ........................................... 25
3.2 Oficinas de Registro. ......................................................................................... 29
3.3 Tipos de Transporte. ......................................................................................... 35
3.4 Tipos de Soporte ............................................................................................... 37
3.5 Tipos de Relacin entre Terceros y Expedientes .............................................. 39
3.6 Actuaciones ...................................................................................................... 41
3.7 Legislacin ........................................................................................................ 44
3.7.1 Pestaa Leyes ........................................................................................... 45
3.7.2 Buscar una Ley .......................................................................................... 47
3.7.3 Asociar Textos Legales a una Ley. ............................................................. 47
3.8 Tipos de Documentos a Aportar ........................................................................ 52
3.9 Asuntos y Modalidades ..................................................................................... 55
3.9.1 Dar de Alta un Asunto. ............................................................................... 57
3.9.2 Dar de Alta una Modalidad ......................................................................... 62
3.9.3 Asociar Documentos a Imprimir a Asuntos y Modalidades. ........................ 65
3.9.4 Asoc. Docs. a Aportar por el Interesado a Asuntos y Modalidades. ............ 69
3.9.5 Asociar Legislacin Aplicable a Asuntos y Modalidades. ............................ 72
3.9.6 Asociar a Registro electrnico .................................................................... 74
3.9.7 Configuracin del Catlogo de Asuntos y Modalidades .............................. 78
3.9.8 Listados de Asuntos y Modalidades ........................................................... 81
3.10 Parmetros de Implantacin ........................................................................... 85
3.10.1 Configuracin por Defecto ........................................................................ 86
3.10.2 Interesados / Terceros.............................................................................. 87
3.10.3 Sellado ..................................................................................................... 88
3.10.4 Parmetros Generales ............................................................................. 89
3.10.5 Otros Parmetros ..................................................................................... 94
3.11 Usuarios y Permisos ..................................................................................... 100
Autorizar a un Usuario el acceso a una Oficina ................................................. 101
Quitar la autorizacin de acceso de un usuario a una oficina. ........................... 102
Filtrar por elemento seleccionado ..................................................................... 102
3.12 Entidades Registrales Externas .................................................................... 103
Creacin de Entidades Registrales Externas .................................................... 103
Instituciones ...................................................................................................... 105
Unidades Orgnicas.......................................................................................... 106
4. GESTION DIARIA ................................................................................................. 109
4.1 Registrar Entradas .......................................................................................... 111
1. INTRODUCCIN
1.1 Introduccin
1.2 Requisitos (Hardware / Software).
1.3 Conceptos Bsicos.
1.1 Introduccin
Registro de Entrada / Salida es una herramienta que permite gestionar de forma centralizada
todo el flujo de entrada / salida de documentacin que se realiza en los registros administrativos
de entrada y salida de la Administracin Pblica permitiendo la realizacin de las tareas de estas
oficinas de una manera gil y completa.
Para el desarrollo de esta herramienta se ha tenido en cuenta toda la normativa vigente y
especificaciones relativas a estos procedimientos en la administracin, por ello la aplicacin
recoge los datos indicados en el articulo 38 de la ley 30/92 de Rgimen Jurdico de las
Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn modificada por la ley
4/99.
La aplicacin Registro de Entrada / Salida permite realizar entre otras las siguientes
operaciones:
Envo de anotaciones a cualquier punto de una estructura orgnica multinivel.
Creacin de mltiples oficinas.
Registro, Modificacin y Anulacin de anotaciones de Entradas y Salidas.
Consultas de Anotaciones por mltiples criterios.
Impresin de listados de anotaciones agrupados por diferentes criterios.
Impresin de resmenes numricos.
Impresin de Libros de Registro.
Reserva de nmeros.
Sellado de Anotaciones.
Adjuntar Documentacin escaneada a las anotaciones.
Apertura y Cierre de ejercicios.
Creacin y Mantenimiento de un Catalogo de Asuntos y Modalidades para recoger toda
la casustica de solicitudes y procesos a tratar en la entidad.
Creacin de entidades registrales externas para Ventanilla nica.
Notificaciones por Subsanacin de las anotaciones.
Mdulo de Redistribucin.
Mdulo de Minutas.
Mantenimiento de tablas bsicas (Tipos de transporte, tipos de soporte, tipos de
documentos a aportar).
Mantenimiento de Textos Legales.
Requisitos de Hardware
Servidor: Se necesita un equipo con las suficientes caractersticas tcnicas para soportar con
fiabilidad el nmero estimado de accesos concurrentes que va a soportar.
Red: Se necesita conectividad con Internet con ancho de banda suficiente para el nmero de
accesos previstos, adems de ser muy recomendable la presencia de medidas de seguridad
(cortafuegos).
Usuarios: En los equipos de los usuarios no se necesitan requisitos particulares salvo los
suficientes para un navegador web y estar conectado en red a la mquina servidora.
Requisitos de Software
Servidor: En el servidor necesitamos un Sistema Operativo, un Gestor de Bases de Datos y un
Servidor de Aplicaciones Web.
Sistema Operativo: Cualquiera que pueda soportar una mquina virtual de java
(Microsoft 2000/2003/XP, Linux o Unx, Solaris...)
Gestor de Bases de Datos: Oracle 8.1.x +, SQLServer 7.x + o PostgreSQL 8.x +
Servidor de Aplicaciones Web: Apache Tomcat 4.1.x +, BEA Weblogic 8.x + y OAS
10 (Oracle Aplication Server)
Oficinas de Registros Auxiliares. Tienen esta consideracin aquellas que, ejerciendo idnticas
funciones y para los mismos rganos administrativos que la oficina de registro general, se
encuentran situadas en dependencias diferentes de aquella. De cada oficina de registro general
podrn depender varias oficinas de registro auxiliares.
Las oficinas de registros auxiliares remitirn copia de la totalidad de los asientos que practiquen
a la correspondiente oficina de registro general, siendo esta ltima la que ejerce las funciones de
constancia y certificacin en los supuestos de litigios, discrepancias o dudas acerca de la
recepcin o remisin de solicitudes, escritos y comunicaciones.
2. INICIO DE LA APLICACIN
Para empezar a trabajar con la aplicacin es necesario tener creada como mnimo una
oficina registral.
5. Desde esta ventana vamos a crear una oficina registral, para ello en el campo Cdigo
introducir 1, en el campo Descripcin introducir: REGISTRO GENERAL, marcar el
check del campo Registro General, en el campo Visualizar Contador introducir 1
General, en el campo Efecto de las anotaciones registradas por esta oficina
introducir 1 Todas las anotaciones tienen efecto registral y para finalizar pulsar el
botn .
Nota: Hay que tener en cuenta que cuando estemos introduciendo datos en cualquier formulario de la
aplicacin para pasar de un campo a otro hay que usar la tecla intro o la tecla tabulador.
Una vez realizados estos pasos tendremos una configuracin mnima para empezar a
trabajar con la aplicacin, para profundizar mas sobre los Ejercicios Registrales y las
Oficinas de Registro (Ver los apartados 7. EJERCICIOS REGISTRALES y 3.2 Oficinas
de Registro).
La prxima vez que se acceda a la aplicacin entraremos directamente en la interfaz
principal.
Desde esta opcin accederemos a un submen con las siguientes opciones: Consulta de
anotaciones, Impresin y Ventanilla nica, Consulta de respuestas y Edictos, esta
opcin se men se podr usar si en los parmetro tenemos activada la opcin Activar
Edictos. (Ver Captulos 5. CONSULTAS E INFORMES y 4.11. Ventanilla nica,).
Desde esta opcin podremos imprimir los libros oficiales de entrada y salida,
adems de libros de entrada y salida por oficina, y los libros de entrada y salida
por unidad orgnica. (Ver Captulo 6. LIBROS OFICIALES).
3. CONFIGURACIN DE LA APLICACIN
Estructura Orgnica: Es una estructura de rbol por entidad y se corresponde con la estructura
real y legal que representa a la entidad.
Unidad Orgnica: Seran cada uno de los elementos de la estructura orgnica, cada uno de
estos elementos es de un tipo catalogado (rea, Departamento, puesto/cargo,....) existiendo una
diferencia considerable entre el tipo puesto/cargo y todos los dems.
2. Depende de: En este campo se indica de que unidad orgnica depende la unidad
orgnica que estamos dando de alta.
No introducir nada.
3. Orden: En este campo se incluye el orden en que queremos que aparezca la unidad
orgnica que estamos creando con respecto a las de su mismo nivel. Actualmente el
orden se crea automticamente, no hay que indicarla.
Introducir 1.
4. Delega en: En el caso de que se quiera que otra unidad orgnica herede todos los
permisos de la unidad orgnica que estamos creando habr que indicarlo en este campo.
No introducir nada.
5. Tipo de Unidad: Indicar el Tipo de Unidad Orgnica que estamos creando (rea,
Cargo virtual, Departamento, puesto/cargo,...).
Introducir rea.
9. Una vez rellenados todos los datos pulsar en . Observar como la Unidad
Orgnica creada aparece en el espacio de la izquierda:
De esta manera se irn creando todas las unidades orgnicas que forman la estructura orgnica
de la entidad.
Estas unidades orgnicas estn destinadas a ser ocupadas por uno o mas usuarios con un rol o
roles determinados, de manera que al asociar un usuario a un puesto/cargo le sern asignados
todos los roles asociados al puesto/cargo. Los puestos/cargos son las nicas unidades
orgnicas a las que se le pueden asociar usuarios y roles.
Aquellas Unidades Orgnicas que son puesto/cargo se diferencian de las dems en que tienen
el siguiente icono:
Asignaremos al puesto de trabajo REGISTRO el rol REGISTRADOR y despus le
asignaremos el usuario ADMIN, para ello seguiremos los siguientes pasos:
2. Entrar en la pestaa Roles donde aparecern todos los roles que se pueden asociar al
puesto/cargo que tenemos seleccionado:
4. Entrar en la pestaa Usuarios, donde se encontrarn todos los usuarios que tienen
permisos para entrar en alguna aplicacin en la Organizacin y Entidad
seleccionadas:
5. Seleccionar el usuario para el que queremos dar acceso al puesto de trabajo y pulsar en
el botn . Observar como la situacin del usuario pasa de N (No tiene acceso) a
A (Si tiene acceso):
Una vez que pulsemos con el ratn nos aparecer la ventana siguiente:
En la tabla que aparece en esta ventana se encuentran todas las Oficinas Registrales de la
entidad, en ella podemos observar como est creada la que realizamos en el apartado 2.1 Acceso
a la Aplicacin.
Desde esta ventana podremos:
Vamos a realizar un ejemplo de cmo dar de alta una oficina registral auxiliar, para ello
seguiremos los siguientes pasos:
3. Registro General: Si marcamos este check la oficina que estamos creando ser la
oficina de registro general, y todas las dems sern auxiliares. Siempre hay un registro
general y todas las dems oficinas son auxiliares, por tanto solo podremos marcar este
check en una de las oficinas que creemos.
En nuestro ejemplo no lo marcaremos
5. Efecto de las Anotaciones: Este parmetro sirve para especificar el efecto que tienen
las anotaciones registradas por esta oficina, sus valores son los siguientes:
Todas las anotaciones tienen efecto registral: Si elegimos esta opcin todas las
notaciones registradas con esta oficina tendrn efecto registral, por tanto el check
Efecto Registral, que aparece cuando vamos a dar de alta una anotacin, aparecer
marcado y deshabilitado, para que no sea posible su modificacin.
Ninguna anotacin tiene efecto registral: Si elegimos esta opcin todas las
anotaciones registradas con esta oficina no tendrn efecto registral, por tanto el
check Efecto Registral, que aparece cuando vamos a dar de alta una anotacin,
aparecer desmarcado y deshabilitado, para que no sea posible su modificacin.
Por defecto las anotaciones tienen efecto registral: Si elegimos esta opcin las
anotaciones podrn tener efecto registral o no, pero por defecto si tendrn, por tanto
el check Efecto Registral, que aparece cuando vamos a dar de alta una anotacin,
aparecer marcado y habilitado, para que sea posible su modificacin.
Por defecto las anotaciones no tienen efecto registral: Si elegimos esta opcin las
anotaciones podrn tener efecto registral o no, pero por defecto no tendrn, por
tanto el check Efecto Registral, que aparece cuando vamos a dar de alta una
anotacin, aparecer desmarcado y habilitado, para que sea posible su modificacin.
Estos son los campos obligatorios para crear una oficina de registro, los dems campos
(Domicilio y Entidad Registral) son opcionales.
6. Asuntos limitados: Si marcamos este check, a la oficina que estamos creando le vamos
a poder limitar los asuntos y modalidades en la siguiente pestaa: Asuntos limitados.
7. Entidad Registral: En este campo introducir la Entidad Registral de la que va a
depender la Oficina Registral que estamos creando. (Campo no obligatorio).
9. Observar como la nueva oficina que hemos creado aparece en la tabla superior:
Una vez que pulsemos con el ratn nos aparecer la ventana siguiente:
Para dar de alta un nuevo tipo de transporte seguiremos los siguientes pasos:
4. Observar como el nuevo Tipo de Soporte que hemos creado aparece en la tabla superior:
Una vez que pulsemos con el ratn nos aparecer la ventana siguiente:
Vamos a dar de alta un nuevo Tipo de Soporte, para ello seguiremos los siguientes pasos:
3. Control de copias selladas: si marcamos este check se llevar un control de las copias
selladas a los terceros de la documentacin presentada por estos en los registros de
entrada.
5. Observar como el nuevo Tipo de Soporte que hemos creado aparece en la tabla
superior:
Una vez que pulsemos con el ratn nos aparecer la ventana siguiente:
Vamos a dar de alta un nuevo tipo de Relacin (Tercero / Expediente), para ello vamos a seguir
los siguientes pasos:
1. Cdigo: Introducir el cdigo numrico que identifique al Tipo de Relacin.
Introducir: 1.
4. Observar como la nueva relacin que hemos creado aparece en la tabla superior:
3.6 Actuaciones
Las actuaciones permiten indicar una agrupacin especial de entradas. As por ejemplo, cuando
se reciben las ofertas presentadas para una determinada contratacin, se podra crear una
actuacin denominada Contratacin operarios ayuntamiento y facilitar as la elaboracin de
certificados por el responsable del registro correspondiente.
Para acceder al mantenimiento de Actuaciones iremos a la opcin de men Tablas Auxiliares >
Actuaciones:
Una vez que pulsemos con el ratn nos aparecer la ventana siguiente:
Vamos a dar de alta un nuevo tipo de Actuacin, para ello vamos a seguir los siguientes
pasos:
3. Fecha Inicio y Fecha Fin: Estos dos campos delimitan temporalmente el alcance de una
actuacin determinada, de manera que cuando realicemos una anotacin de entrada y
seleccionemos una actuacin, la fecha de entrada de esa anotacin debe estar
comprendida entre las fechas inicial y final de la actuacin que hemos seleccionado.
(Campos no obligatorios).
5. Observar como la nueva actuacin que hemos creado aparece en la tabla superior:
Listado de Actuaciones
Para imprimir un listado de Actuaciones pulsaremos el botn .
3.7 Legislacin
La aplicacin permite el mantenimiento de un archivo de textos legales, el cual puede ser usado
por el usuario para consultas sobre normativas o especificaciones tcnicas.
Adems estos textos pueden asociarse a asuntos y modalidades (Ver Apartado 3.9.5 Asociar
Legislacin Aplicable a Asuntos y Modalidades).
Para acceder al mantenimiento de estos textos legales iremos a la siguiente opcin de men
Tablas Auxiliares > Legislacin. Ver la siguiente imagen:
En esta ventana existen dos pestaas: Leyes y Textos Legales Asociados. Hay que tener en
cuenta que una Ley puede tener asociado uno o varios Textos Legales Asociados y que un Texto
Legal Asociado pertenece a una nica Ley.
Esta pestaa se divide en dos partes; una para buscar leyes ya existentes y otra para dar de alta
nuevas leyes.
Para dar de alta una nueva Ley tendremos que ir realizando los siguientes pasos:
Referencia Legal: Introducir la referencia legal de la Ley que vamos a dar de alta.
(Campo Obligatorio).
Introducir: D 204 / 97
Rango: En este campo se introduce el rango que se concede a la normativa legal que
vamos a introducir (Convenio, Decreto Ley, Decreto Legislativo, Ley, Ley Orgnica,
Ordenanza Municipal, Ordenanza Fiscal Municipal, Reglamento, Reglamento Orgnico
Resolucin). (Campo no obligatorio).
Introducir: Ley
Situacin: Alta o Baja. Si esta de alta si se podr usar en la aplicacin, en caso de que
est de baja no se podr usar en la aplicacin. (Campo Obligatorio).
Seleccionar: Alta
3. Pulsar el botn .
Veamos un ejemplo:
Una vez que hemos creado la normativa legal podremos asignarle textos legales asociados:
Para realizar un ejemplo prctico aadiremos un texto legal a la ley que creamos en el apartado
anterior, para ello seguiremos los siguientes pasos:
1. Para asociar textos legales a una Ley habr que seleccionar primero una normativa legal
en la pestaa Leyes, por tanto nos situamos en la pestaa Leyes, introducimos la
palabra IAE en el campo Descripcin y despus pulsamos el botn .
Esta ventana nos avisa que no existe en este momento ningn texto legal asociado a la
ley que hemos escogido, pulsar en el botn para acceder a la pestaa
Textos Legales Asociados.
La estructura de esta ventana es la misma que la de la pestaa leyes, es decir, los cuadros de
texto que se encuentran por encima de la caja son criterios de bsqueda para buscar textos de
una ley en concreto que nos marcan los campos deshabilitados Ley y Descripcin.
Para dar de alta un texto legal se rellenarn los cuadros de texto que se encuentran por debajo
de la tabla:
1. Referencia: Introducir un nmero que nos servir de identificador. (Campo
Obligatorio).
Introducir: 1
3. Captulo: Introducir el captulo de esta orden al cual hace referencia el texto. (Campo
no Obligatorio)
Introducir: 9
4. Materia que Regula: Introducir la materia que regula el texto que vamos a crear.
(Campo no Obligatorio)
Introducir: SOLICITUD DE ALTAS EN IAE
6. Texto Legal: En este campo introduciremos la ruta del documento fsico donde vaya
redactado todo el texto legal. Para introducirlo usaremos el botn .Este
texto debe de tener formato rtf. (Campo no obligatorio)
7. Pulsar el botn .
8. Observar como el texto legal que hemos creado se carga en la tabla superior:
Para todos aquellos textos legales a los cuales se le haya asignado un archivo fsico en
formato .rtf aparecer el siguiente icono en la rejilla: (Marcado con crculo rojo). De
manera que para visualizar el texto legal habr que hacer doble clic sobre el registro.
Para cambiar un archivo en formato .rtf asociado a un texto legal tendremos primero
que quitar la relacin existente mediante el botn y relacionar el nuevo archivo en
formato .rtf mediante el botn .
Una vez que pulsemos con el ratn nos aparecer la ventana siguiente:
Para dar de alta un nuevo Tipo de Documento, hay a seguir los siguientes pasos:
El cdigo del Tipo de Documento tiene que ser alfanumrico. Si metemos un cdigo
numrico aparecer el siguiente aviso:
Una vez que pulsemos con el ratn nos aparecer la ventana siguiente:
Como podemos observar esta ventana dispone de cuatro pestaas, mediante las cuales podemos
realizar las siguientes operaciones:
Datos Generales: Esta ventana sirve para el mantenimiento de las propiedades mas generales
de los asuntos y modalidades, desde aqu podremos:
Dar de alta nuevos asuntos y modalidades.
Modificar las propiedades de los que estn ya creados.
Eliminar aquellos que no vayamos a usar.
Docs. a Imprimir: Desde esta ventana se pueden consultar y especificar los documentos a
imprimir que pueden ir asociados a un asunto o modalidad (alegaciones, solicitudes,
notificaciones,...). Podremos aadir o quitar documentos y especificar si se asocia a anotaciones
de entrada, de salida o ambas.
A aportar por el interesado: Desde esta ventana se podrn especificar los documentos a
aportar por el interesado (transferencias, contratos, alegaciones,...) asociados a un determinado
asunto y modalidad.
Legislacin Aplicable: Desde esta ventana se podrn asociar textos legales a los asuntos y
modalidades. (Ver Apartado 3.7 Legislacin)
Registro electrnico:
2. Una vez rellenados los campos del asunto pulsamos tabulador y observamos como el
cursor pasa al campo observaciones pasando por alto los campos de modalidad, esto es
debido a que primero tenemos que tener creado un asunto al que poder asociar una
modalidad. Ver imagen siguiente:
7. Inicia Expediente. La aplicacin puede enlazarse con otra aplicacin externa dedicada
al mantenimiento de expedientes, de manera que si marcamos este check el asunto
iniciar un expediente en dicha aplicacin externa. En nuestro ejemplo no lo
marcaremos.
Extracto de la Modalidad
10. Fecha de Alta: Introducimos la fecha en la cual damos de alta el asunto. (Campo no
obligatorio).
12. Plazo para Resolver: En este campo se indicar el periodo de tiempo que tiene la
entidad para resolver una anotacin del asunto/modalidad elegido.
13. Efectos del Silencio Administrativo: En este campo se indicar el resultado que tendr
el echo de que la entidad no se pronuncie a dictar una resolucin o bien la resolucin no
se encuentre dentro del Plazo para Resolver indicado en el paso anterior. Sus posibles
valores son:
Positivo
Negativo
Sin Efectos
Caducidad
Introducir: Positivo
(Campo obligatorio).
Introducir: Alta.
15. Fecha de Situacin: Cuando cambiemos la situacin del asunto podremos introducir
una fecha en la que se realiza el cambio de situacin. (Campo no obligatorio).
16. Usuario: Este campo es meramente informativo ya que indicar al usuario que realiz
la modificacin o el alta del asunto o modalidad.
17. Instrucciones: Este campo nos permite asociar el asunto/modalidad con un archivo.
Este apartado se ha creado con la intencionalidad de que un usuario pueda asociar al
asunto un documento donde se explican las instrucciones a seguir por el usuario con ese
asunto.
1. Asunto: Introducimos el cdigo del asunto sobre el que queremos crear una modalidad
y pulsamos la tecla tabulador. (Campo obligatorio).
Introducir 1 que es el cdigo del asunto que creamos anteriormente.
2. Observaremos que la ficha se ha rellenado con los datos del cdigo de asunto que
hemos introducido, pulsemos la tecla tabulador hasta llegar al campo Modalidad.
Por ejemplo el asunto Licencia de Obra puede llevar asociado el documento Certificado
de Solicitud de Licencia de Obras y a la hora de realizar una anotacin registral que lleve
asociada ese asunto, nos de la opcin de imprimir ese certificado.
Para realizar estas asignaciones pulsaremos con el ratn en la pestaa Docs. a imprimir de
la ventana Mantenimiento de Asuntos y Modalidades:
Vamos a asignar documentos a imprimir al asunto y modalidad que creamos anteriormente, para
ello vamos a seguir los siguientes pasos:
(Los pasos 1 y 2 tambin se podran haber realizado pulsando el botn , mediante el cual se accede al
catlogo de asuntos y modalidades y haber buscado la modalidad y el asunto que necesitamos) (Ver
Apartado 4.8 Acceso y Uso del Catlogo de Asuntos y Modalidades)
4. Seleccionamos uno de los tipos de documentos, por ejemplo el que tiene de cdigo
ANOT_HISTORICO, para seleccionarlo hacer doble clic con el ratn pulsar una
vez con el ratn y despus pulsar el botn .
5. Observemos que el campo Tipo de Documento se ha cargado con el que hemos elegido
y la tabla Documentos disponibles se ha cargado con los documentos de ese tipo.
5. Ahora para aadir uno de estos documentos simplemente tenemos que pulsar con el
ratn en el que queramos y pulsar el botn
En el caso de que queramos quitar alguno de los documentos asociados tendremos que hacer el
proceso inverso, es decir, picar en la tabla Documentos asociados para imprimir en el
documento que queramos quitar y pulsar despus en el botn .
Observar que tambin disponemos de los botones que sirven para previsualizar
las plantillas.
Los pasos 1 y 2 tambin se podran haber realizado pulsando el botn , mediante el cual se accede al
catlogo de asuntos y modalidades y haber buscado la modalidad y el asunto que necesitamos) (Ver
Apartado 4.8 Acceso y Uso del Catlogo de Asuntos y Modalidades
En el caso de que se quiera quitar algunos de los documentos asociados se tendr que realizar el
proceso inverso, es decir, picar en la tabla Documentos asociados para imprimir en el
documento que queramos quitar y pulsar despus en el botn
Si queremos que el documento sea obligatorio debemos marcar el check que se encuentra a la
derecha de cada documento en la tabla Documentos Asociados:
Para realizar estas asignaciones pulsaremos con el ratn en la pestaa Legislacin Aplicable de
la ventana Mantenimiento de Asuntos y Modalidades:
3. Los siguientes campos (Ley, Descripcin, Materia que regula y Palabras de bsqueda)
son criterios de bsqueda de textos legales.
En el campo Descripcin introducir: IAE y pulsar el botn .
4. Observamos como aparecen en la tabla Textos Legales Disponibles todos los textos
legales que contienen la cadena que hemos introducido en el campo descripcin.
5. Para aadir o asignar alguna de ellas al asunto y modalidad que hemos elegido la
seleccionaremos pulsando sobre ella con el ratn y pulsando despus sobre el botn
6. Observaremos que el texto legal que hemos escogido aparece ahora en la tabla textos
legales asociados.
Los pasos 1 y 2 tambin se podran haber realizado pulsando el botn , mediante el cual se accede al
catlogo de asuntos y modalidades y haber buscado la modalidad y el asunto que necesitamos) (Ver
Apartado 4.8 Acceso y Uso del Catlogo de Asuntos y Modalidades)
Desde la pestaa Registro electrnico vamos a habilitar un asunto y modalidad para el registro
telemtico. Para poder acceder a esta pestaa es necesario que el Asunto y Modalidad sean del
tipo Web o Ambos, por lo que al dar de alta el asunto en la pestaa Datos generales hay que
rellenar el campo Tipo de Asunto con Web o Ambos:
Una vez que tengamos el asunto dado de alta como web o ambos podremos acceder a la pestaa
Registro electrnico:
Desde esta pestaa podremos marcar una serie de check para el asunto/modalidad que tengamos
seleccionada en la primera pestaa; cada uno de estos check tienen la siguiente funcionalidad:
que le indique la entidad, tales como DNI, nota simple, certificados, etc. Adems de
cualquier otro tipo de documento que el ciudadano crea conveniente.
El check marcado: Con este check marcado el ciudadano slo podr aportar los tipos de
documentos que la entidad indique.
Descripcin de la Solicitud:
En este campo indicamos la informacin que le solicitamos al ciudadano, en el caso de
que lo dejemos en blanco, en el portal se publicar esa modalidad con el contenido que
haya puesto en el campo extracto/explicacin de la pestaa Datos generales:
Antes de empezar a usar el 'Catalogo de Asuntos y Modalidades' hay que ver como se crean las
pestaas y los botones dentro de estas. Para ello seguiremos los siguientes pasos:
3. Vamos a crear una nueva pestaa (podremos crear hasta 10) con 3 botones (podremos
crear hasta 10 botones por pestaa).
5. Descripcin del grupo de asuntos: Texto descriptivo de los asuntos que se incluirn en
esta pestaa.
Introducir: ASUNTOS VARIOS.
8. Realizaremos los pasos 6 y 7 para los botones 2 y 3 con los siguientes valores:
Tenemos que tener en cuenta que desde esta ventana podremos realizar las siguientes acciones:
Para entrar en este mdulo entraremos en la siguiente opcin de men: Tablas Auxiliares >
Asuntos y Modalidades > Listados tal y como indica la captura siguiente:
Esta ventana consta de dos pestaas Criterios de Seleccin y Listados, mediante las cuales
indicaremos los criterios de bsqueda y seleccionaremos el listado a sacar respectivamente.
Criterios de Seleccin
En esta pestaa seleccionaremos los criterios de seleccin en funcin de los cuales sacaremos un
listado u otro. Los criterios de seleccin que se pueden usar son los siguientes:
Unidad Orgnica: Se indicar la Unidad Orgnica a la que pertenecen los asuntos como
criterio de seleccin.
Palabras de Bsqueda: Las palabras introducidas en este campo buscarn en los campos
descripcin del asunto y descripcin de la modalidad aquellas en las que se encuentren las
palabras introducidas. Se puede introducir ms de una palabra separadas por espacio.
Tipo de Anotacin a la que se aplica: Filtrar por el campo Tipo de anotacin a la que se
aplica de los asuntos/modalidades. Por defecto est marcada la opcin Entradas.
Situacin: Filtrar por el campo Situacin de cada asunto modalidad. Por defecto se
encuentra marcada la opcin Altas.
Listados
Al entrar en esta pestaa visualizaremos lo siguiente:
Ejemplo
Vamos a sacar un Listado General de Asuntos y Modalidades de todos aquellos que contengan
la palabra ASUNTO en la descripcin de su asunto o modalidad. Para ello seguimos los
siguientes pasos:
Tipo relacin: Relacin que tiene el interesado con la anotacin que se va a realizar.
Aparecern los valores que se encuentren dados de alta en el mantenimiento de Tipos de
Relacin (Tercero/Expediente). (Ver Apartado 3.5 Tipos de Relacin entre Terceros y
Expedientes).
Este campo se puede dejar vaco y rellenarlo cada vez que realicemos una anotacin.
Provincia: Provincia de destino del interesado. Se podr elegir cualquiera de las provincias
espaolas.
Este campo se puede dejar vaco y rellenarlo cada vez que realicemos una anotacin.
Municipio: Poblacin de destino del interesado. Se podr elegir cualquier poblacin en funcin
de la provincia elegida en el apartado anterior.
Este campo se puede dejar vaco y rellenarlo cada vez que realicemos una anotacin.
Firma VU: desde este campo se indica la persona y el cargo que firma las Comunicaciones a
entidades de una ventanilla nica.
Firma de edicto: en este campo se indica por defecto la persona y el cargo que va a firmar las
Cartas de Respuesta de los edictos.
Idioma tipo documento: aqu se indicar que idioma por defecto van a tener los documentos a
aportar por un interesado en un registro. Al cargar este campo los tipos de documentos sern
obligatorios en el registro.
Utilizar Interesados de Registro como Repositorio: Todos los interesados que se van
asociando a las anotaciones se van archivando internamente en base de datos, de manera que s
marcamos este parmetro podremos reutilizar los datos de estos en anotaciones posteriores.
Buscar primero en Terceros: Por defecto la aplicacin cuando desde registrar entradas/salidas
o desde la consulta de anotaciones entramos a buscar interesados busca primero en el archivo
interno de interesados y despus en el Mdulo Central de Terceros. Si marcamos este check
invertimos este orden de bsqueda, es decir, busca primero en Terceros y despus en los
Interesados.
Estando en esta ventana seleccionamos la entidad deseada haciendo doble click sobre ella o
seleccionndola y picando en el botn .
Una vez grabada la anotacin, le entidad usada se grabar como Interesados.
Hay que recalcar que cada vez que realicemos una modificacin en cualquiera de los parmetros
vistos anteriormente deberemos de pulsar el botn .
3.10.3 Sellado
En este apartado configuraremos el sellado de anotaciones en la aplicacin.
Coordenadas (X, Y): Rellenando las coordenadas delimitaremos la posicin (x, y) en la cual
aparecer el sello dentro del documento.
Directos a Impresora (Servidor): Con este parmetro activado, cuando sellemos algn
documento se imprimir directamente sin una previsualizacin del sello.
Hay que recalcar que cada vez que realicemos una modificacin en cualquiera de los parmetros
vistos anteriormente deberemos de pulsar el botn .
Nmero de copias: En este campo se indicar el nmero de copias a imprimir cada vez que se
imprima el sello.
Escudo: Este parmetro marcado permitir visualizar el Escudo de la entidad impreso con el
sello. Si lo dejamos desmarcado no se imprimir el escudo junto con el sello.
Pasamos a describir algunos parmetros generales de la aplicacin. Para acceder a ellos hay que
ir a la pestaa Parmetros.
Permitir modificar fecha y hora en anotaciones: Este parmetro aparecer marcado por
defecto, en el caso de que lo desmarquemos no se podr realizar ninguna modificacin de fecha
y hora en ninguno de los siguientes sitios de la aplicacin: Registrar Entrada/Salida, Modificar
Anotaciones y Rellenar Anotaciones Reservadas, en todos estos sitios aparecer el check para
modificar la fecha y hora de las anotaciones desmarcado y deshabilitado.
En caso de que este parmetro no se encuentre marcado, todas estas ventanas aparecern como
antes.
Permitir introducir datos de destino en salidas: Si tenemos marcado este check se podrn
introducir datos de destino en las salidas que realicemos, el botn que nos permite introducir
estos datos se encontrar habilitado, en caso contrario el botn se encontrar inhabilitado.
Abrir nuevos ejercicios automticamente: Con este check marcado ocurre que en el momento
en que entremos en otro ao, es decir, la fecha del sistema cambie a otro ao, y vayamos a
registrar una anotacin nos dar automticamente la posibilidad de abrir el nuevo ejercicio. (Ver
Apartado 7.1 Apertura de Ejercicios).
Permitir mltiples destinos en anotaciones: Si marcamos este check podremos enviar una
anotacin de entrada a ms de un destino. Una vez que se marque este check no hay
posibilidades de volver a desmarcarlo. (Ver Apartado 4.1 Registrar Entradas).
Visualizar Escudo: Si se marca este parmetro ocurrir que el parmetro Escudo, que se
encuentra en todas las ventanas de la aplicacin donde se intenta imprimir algo, aparecer
marcado.
Permiso de consulta para todas las oficinas: Este parmetro marcado permite al usuario
conectado a la aplicacin consultar anotaciones de todas las oficinas dadas de alta en la entidad,
independientemente de s el usuario tiene permisos para ellas o no.
Si est desmarcado el usuario conectado a la aplicacin solo podr consultar anotaciones de
oficinas para las cuales tenga permisos.
Activar sellado de tiempo externo: este parmetro marcado har que al grabar una anotacin
se coger la fecha y hora de un servidor externo al equipo de los usuarios.
Consulta Extendida:
Si marcamos este check, en las consultas de anotaciones y en modificar anotaciones, la
pestaa Generacin de informes se ver de forma horizontal. (Ver el apartado de
Consultas de Anotaciones).
Si el check lo dejamos desmarcado la pestaa de Generacin de informes se ver como
siempre.
Permitir introducir datos de origen en entradas: Si tenemos marcado este check se podrn
introducir datos de origen en las entradas que realicemos, el botn que nos permite introducir
estos datos se encontrar habilitado, en caso contrario el botn se encontrar inhabilitado.
Esta ventana est compuesta por dos pestaas (Interesados y Terceros), de manera que en cada
una de ellas nos encontraremos todas las combinaciones distintas existentes de nombres y
domicilios que existen en Interesados y Terceros.
Para traernos a la ventana de registro de entrada / salida alguna de ellas haremos doble clic o la
seleccionaremos y pulsaremos el botn Aceptar. Si existe solamente una nica combinacin
del campo nombre y domicilio y del campo direccin en el repositorio de interesados o en la
base de datos de terceros se traer los datos directamente a la ventana de registro entrada /
salida.
Integrado con SGE: Marcar este parmetro en el caso de que queramos integrar la aplicacin
de Registro con un Sistema Gestor de Expedientes.
Enviar a SGE anotaciones sin Asuntos/Modalidad
Asuntos/Modalidad de SGE admite redistribucin
Permitir envo a Puestos / Cargos: Este parmetro marcado permitir el envo a todas las
unidades orgnicas asignadas a un puesto / cargo.
Idioma obligatorio:
Edictos y Notificaciones: (Ver Apartado 4.11 Edictos y Apartado 4.12 Notificaciones por
Subsanacin)
Redistribucin:
Utilizar Modulo de Redistribucin: Se habilitar el mdulo de redistribucin.
Utilizar Mdulo de Minutas: Se habilitar el mdulo de minutas.
Mostrar usuarios Registradores a Tramitadores: Este parmetro va a permitir que un usuario
tramitador pueda o no ver el usuario registrador que le ha enviado la anotacin.
Marcado: el tramitador cuando consulte el histrico de una anotacin podr ver el
usuario registrador que le ha enviado la anotacin.
Desmarcado: el tramitador cuando consulte el histrico de las anotaciones no podr ver
que usuario registrador ha enviado la anotacin.
Estado en destinos: Si ste parmetro est marcado, har que las anotaciones registradas
quedan Archivadas o En Trmite, segn la opcin escogida:
2. Al enviar una anotacin a una Unidad orgnica con puesto/cargo, pero esto no tiene
ningn usuario asignado, la anotacin quedar en situacin Archivada.
3. Al enviar una anotacin a una unidad orgnica con un puesto/cargo y usuarios asignados, la
anotacin va a quedar en situacin Pendiente
2. Al enviar una anotacin a una Unidad orgnica con puesto/cargo, pero esto no tiene ningn
usuario asignado, la anotacin quedar en situacin En Trmite. Si esta unidad orgnica tiene
varios puestos/cargos la anotacin quedar En Trmite en el primer puesto/cargo que se haya
dado de alta.
3. Al enviar una anotacin a una unidad orgnica con un puesto/cargo y usuarios asignados, la
anotacin va a quedar en situacin Pendiente
Notificaciones:
Notificaciones por subsanacin: este parmetro cuando est marcado genera una
anotacin de salida relacionada con la entrada que estemos dando de alta.
Marcado: aparecer en la ventana Anotacin con efecto registral el botn
Notificacin:
Unidad orgnica en salidas: en este campo indicaremos la unidad orgnica que va a tener
como origen la anotacin de salida que se va a generar. Este es un campo obligatorio para
activar el parmetro Notificacin por subsanacin.
Para gestionar los permisos de los usuarios iremos a la siguiente opcin de men: Instalacin >
Usuarios y Permisos, tal y como indica la captura siguiente:
Tabla de Oficinas
Registrales
Tabla de Usuarios
y Grupos
Tabla de Asignacin de
Usuarios a las oficinas.
Tabla de Usuarios y Grupos: En esta tabla se encuentran todos los Usuarios que
tienen permisos para entrar en la aplicacin.
Tabla de Oficinas Registrales: En esta tabla se encuentran todas las Oficinas
Registrales que se encuentran dadas de alta en la aplicacin.
Tabla de Asignacin: En esta tabla se realizan las asignaciones de cada usuario a sus
oficinas.
3. Pulsar en el botn .
En el caso de que el usuario tenga permisos para conectarse a ms de una oficina, se podr
configurar una de ellas para que el usuario entre por defecto cada vez que entre en la aplicacin.
Para realizar esto se tendr que marcar el check Defecto en la Tabla de Asignacin.
Para dar de alta una entidad registral externa seguiremos los siguientes pasos:
1. Cdigo: Este campo se completa automticamente al dar de alta la entidad registral, por
eso se encuentra deshabilitado.
Pulsar en el botn para dar de alta la Entidad Registral Externa. Estas Entidades
Registrales Externas ya se pueden usar a la hora de dar de alta una anotacin, pero tambin
podemos asociar estas entidades registrales a Unidades Orgnicas que a su vez pertenecen a
Instituciones.
Instituciones
Para crear una Institucin iremos a la siguiente opcin de men: Estructura Organizativa >
Estructura de Entidades Registrales > Instituciones, tal y como indica la siguiente captura:
Para dar de alta una entidad registral externa seguiremos los siguientes pasos:
3. Descripcin: Introducir una descripcin mas extensa del nombre de la entidad. (Campo
No Obligatorio).
No introducir nada.
Unidades Orgnicas
Para crear una Unidad Orgnica iremos a la siguiente opcin de men: Estructura
Organizativa > Estructura de Entidades Registrales > Unidades Orgnicas, tal y como
indica la siguiente captura:
Para dar de alta una Unidad Orgnica seguiremos los siguientes pasos:
1. Institucin: Toda Unidad Orgnica depende de una Institucin que tendremos que
crear previamente, por ello lo primero que hay que hacer es elegir la Institucin:
Elegiremos la creada anteriormente:
2. Entidad Registral: Toda Unidad Orgnica debe de asociarse a alguna de las Entidades
Registrales creadas. Elegiremos la creada anteriormente.
Introducir: 17 AYUNTAMIENTO DE VALENCIA
Observar como los campos, Domicilio, Provincia y Municipio se rellenan con los
valores de la Entidad Registral, de manera que no cambiaremos ningn campo.
4. GESTION DIARIA
En este apartado y en el siguiente vamos a ver como se realizan en la aplicacin las tareas
diarias de una oficina de registro. En este apartado vamos a ver los siguientes puntos:
Vamos a crear una anotacin de entrada de ejemplo siguiendo los siguientes pasos:
Dividiremos la ventana en partes para una mejor comprensin del proceso:
Cabecera
a) Check marcado: En este caso los campos de fecha y hora pasarn a ser activos
para ser modificados, de manera que cuando pulsemos el botn aceptar para
registrar la anotacin esta se registrara con la fecha y hora que marquen estos
campos.
b) Check desmarcado: En este caso los campos fecha y hora pasarn a estar
desactivados, mostrando la fecha y hora actual, de manera que cuando pulsemos
el botn aceptar para registrar la anotacin esta se registrar con la fecha y hora
actual del sistema.
Hay que tener en cuenta que en los dos casos la fecha que introduzcamos deber ser
mayor o igual a la fecha de la ltima anotacin registrada y menor o igual a la fecha del
sistema.
Para nuestro ejemplo vamos a dejar el check desactivado.
La situacin por defecto de este parmetro depender del valor que tenga el parmetro
Efecto de las anotaciones registradas por esta Oficina (Ver apartado 3.2 Oficinas de
Registro).
En nuestro ejemplo lo vamos a marcar para que la anotacin tenga Efecto Registral.
Despus de rellenar los campos de la cabecera nos encontramos que la ventana tiene tres
pestaas:
Interesados
En primer lugar vamos a describir los botones que se encuentran en la cabecera de esta seccin:
viceversa.
.
Pulsando este botn se accede a la ventana de seleccin de terceros.
Si pulsamos este botn los campos de esta seccin recuperarn los valores de su situacin inicial,
es decir, la pantalla aparecer tal y como estaba cuando la abrimos.
Si pulsamos este botn se rellenarn todos los campos de la seccin Interesados con los valores
de la ltima anotacin introducida
Documento: Este campo depende totalmente del campo anterior, por ello nos podemos
encontrar las siguientes posibilidades:
En definitiva lo que hay que introducir en el campo documento depende de las caractersticas
del Tipo de Documento elegido. El mantenimiento de estas caractersticas se encuentra en la
aplicacin TERCEROS/TERRITORIO.
En este campo introduciremos el siguiente NIF: 25987412B
Nombre o Razn Social / Domicilio: En estos dos campos introduciremos el nombre o Razn
Social del interesado que presenta la documentacin en la oficina registral y su domicilio. El
campo Nombre o Razn Social es obligatorio.
Introducir MARIA DEL MAR SNCHEZ
Provincia / Municipio: En estos dos campos introduciremos la provincia y el municipio de
procedencia del interesado (Campos no obligatorios).
Para estos dos campos se pueden especificar unos valores por defecto para que no lo tengamos
que rellenar cada vez que realicemos una anotacin (Ver apartado 3.10.1 Configuracin por
Defecto).
Introduciremos: Provincia: SEVILLA y Poblacin: ECIJA.
Introduciremos: 41400
Tipo de Interesado: En este campo introduciremos la relacin que tiene el interesado con la
documentacin que ha presentado en la Oficina Registral. Los posibles valores para este campo
son los que se encuentran en el mantenimiento de Tipos de Relacin (ver apartado 3.5 Tipos
de Relacin entre Terceros y Expedientes), pero por defecto vienen estos tres con la instalacin:
Titular, Representante y Otros.
Se puede especificar un valor por defecto para que no lo tengamos que rellenar cada vez que
realicemos una anotacin (Ver Apartado 3.10.1 Configuracin por Defecto).
Introducir: TITULAR.
Asuntos
Si pulsamos este botn se rellenarn todos los campos de la seccin Asuntos con los valores de
la ltima anotacin introducida.
Si pulsamos este botn se borrarn todos los campos de la seccin Asuntos, incluidos los campos
Unidad Administrativa y Unidad Tramitadora que se rellenan desde la pestaa Destino.
Asunto y Modalidad: En estos dos campos se introducir el asunto y la modalidad al cual hace
referencia la anotacin que se est realizando. El asunto y la modalidad que se introduzca en
estos campos debe de formar parte del Catlogo de Asuntos y Modalidades (Ver el apartado 3.9
Asuntos y Modalidades) al cual accederemos pulsando el botn (Ver el Apartado 4.8
Acceso y Uso del Catalogo de Asuntos y Modalidades). (Este campo no es obligatorio).
En el caso de que el asunto que tengamos que introducir tenga asociada una nica modalidad
ocurrir lo siguiente: al introducir el cdigo del asunto y pulsar la tecla enter o tabulador cargar
de forma inmediata su modalidad asociada, en caso de que tenga ms de una modalidad
deberemos especificar tambin el cdigo de la modalidad.
Extracto, Explicacin: En este apartado se introducir una breve descripcin del asunto que se
va a tratar. (Campo obligatorio).
Introducir: Peticin de certificado de empadronamiento individual.
Observaciones Internas: Introducir observaciones internas que puedan hacer falta al usuario.
(Campo no obligatorio).
Para rellenar este campo podemos hacerlo directamente, si sabemos el cdigo, introducindolo y
pulsando en tabulador o utilizando la ayuda de la estructura registral, para ello pulsaremos en el
botn , apareciendo la siguiente ventana:
En esta aparecer toda la estructura orgnica de la entidad con todas sus Unidades Orgnicas.
Para seleccionar una Unidad Orgnica de destino en concreto haremos doble clic sobre ella o la
seccionaremos y pulsaremos en el botn . (Campo Obligatorio).
Para buscar la unidad orgnica podemos filtrar, rellenamos el campo cdigo o descripcin o
ambos y picamos en el botn
En esta ventana tendremos que especificar que Unidad Orgnica de la misma entidad o que
Administracin distinta a la nuestra es el origen de la anotacin que estamos dando de alta.
Una vez rellenos los datos de origen pulsar el botn .
Observar que ahora el check Datos en Registro de Origen aparece marcado, este check indica
lo siguiente:
Si aparece marcado quiere decir que los datos de origen estn rellenos.
Si aparece desmarcado quiere decir que los datos de origen estn vacos.
En esta pestaa especificaremos el Tipo de Transporte que se ha usado para hacer llegar la
anotacin a la Oficina de Registro y los tipos de documento que adjunta el interesado, para ello
dividiremos la ventana en dos partes:
Tipo de Transporte
Desde esta pestaa se proceder a indicar los documentos que adjunta el interesado. En la
cabecera de esta seccin tenemos los siguientes botones:
Si pulsamos este botn eliminaremos el documento que tenemos ahora mismo en pantalla.
Si pulsamos este botn se escanearn de forma automtica los documentos que estn en el
escner, y al grabar el registro quedar asociado a la anotacin.
Si pulsamos este botn aparecer un ficha para completar con los datos de la anotacin, una vez que
la aceptemos se procesarn las plantillas asociados a los documentos adjuntados a la anotacin.
Fecha Documento: En este campo deberemos introducir la fecha del documento que hemos
introducido. (Campo no obligatorio).
Para aportar estos documentos simplemente tendremos que marcar el check correspondiente del
documento que vayamos a aplicar en la columna Ap., una vez marcado el documento se cargar
automticamente en el campo Tipo de Documento que vimos anteriormente:
Una vez que tenemos todos los campos rellenos pulsamos el botn apareciendo
la siguiente ventana:
En la tabla Formularios asociados al asunto se cargarn los formularios que llevan asociados
el asunto o modalidad que hemos escogido. (Ver apartado 3.9.3 Asociar Documentos a imprimir
a Asuntos y Modalidades.
Pulsando este botn se abre una ventana para adjuntar documentos. (Ver el punto 4.3
Adjuntar documentacin)
Pulsando este botn se cierra esta ventana y termina el proceso de dar de entrada una
anotacin registral.
Justificante de Entradas
Por cada entrada registrada se pueda sacar un justificante en el cual ir toda la informacin
referida a la anotacin rellenada. Para visualizar o imprimir este justificante hay que pulsar
sobre el botn apareciendo el siguiente justificante en formato PDF:
Observar que el ttulo de la ventana cambia de color con respecto al registro de entradas:
Cabecera
a) Check marcado: En este caso los campos de fecha y hora pasarn a ser activos, de
manera que cuando pulsemos el botn aceptar para registrar la anotacin esta se
registrara con la fecha y hora que marquen estos campos.
b) Check desmarcado: En este caso los campos fecha y hora pasarn a estar
desactivados, mostrando la fecha y hora actual, de manera que cuando pulsemos
el botn aceptar para registrar la anotacin esta se registrar con la fecha y hora
actual del sistema.
Hay que tener en cuenta que en los dos casos la fecha que introduzcamos deber
ser mayor o igual a la fecha de la ltima anotacin registrada y menor o igual a la
fecha del sistema.
La situacin por defecto de este parmetro depender del valor que tenga el parmetro
Efecto de las anotaciones registradas por esta Oficina (Ver apartado 3.2 Oficinas de
Registro).
En nuestro ejemplo lo vamos a marcar para que la anotacin tenga Efecto Registral.
Despus de rellenar los campos de la cabecera nos encontramos que la ventana tiene tres
pestaas:
Destinos: En esta pestaa se introducirn los datos de destino en el caso de que vaya
dirigida a otra Unidad Orgnica de la propia entidad o a otra Administracin.
Interesados
En esta seccin se introducirn los datos del interesado al cual va dirigida la anotacin de salida.
En primer lugar vamos a describir los botones que se encuentran en la cabecera de esta seccin:
viceversa.
. botn se accede a la ventana de seleccin de terceros
Pulsando este
Pulsando este botn borraremos de la ventana de registro de salidas los datos del interesado
seleccionado en este momento.
Si pulsamos este botn se rellenarn todos los campos de la seccin Interesados con los
valores de la ltima anotacin introducida.
Documento: Este campo depende totalmente del campo anterior, por ello nos podemos
encontrar las siguientes posibilidades:
En definitiva lo que hay que introducir en el campo documento depende de las caractersticas
del Tipo de Documento elegido. El mantenimiento de estas caractersticas se encuentra en la
aplicacin TERCEROS/TERRITORIO.
En este campo introduciremos el siguiente NIF: 25987412B
Nombre o Razn Social / Domicilio: En estos dos campos introduciremos el nombre o Razn
Social del interesado al cual va dirigida la anotacin de salida y su domicilio. El campo
Nombre o Razn Social es obligatorio.
Introducir MARIA DEL MAR SNCHEZ en el campo Nombre o Razn Social.
Tipo de Interesado: En este campo introduciremos la relacin que tiene el interesado con la
documentacin que ha presentado en la Oficina Registral. Los posibles valores para este campo
son los que se encuentran en el mantenimiento de Tipos de Relacin (Ver apartado 3.5 Tipos
de Relacin entre Terceros y Expedientes), pero por defecto vienen estos tres con la instalacin:
Titular, Representante y Otros.
Se puede especificar un valor por defecto para que no lo tengamos que rellenar cada vez que
realicemos una anotacin (Ver Apartado 3.10.1 Configuracin por Defecto).
Introducir: TITULAR.
Asuntos
Si pulsamos este botn se rellenarn todos los campos de la seccin Asuntos con los valores de
la ltima anotacin introducida.
Si pulsamos este botn se borrarn todos los campos de la seccin Asuntos, incluido el campo
En esta Unidad
seccinOrgnica
tenemosque
lossesiguientes campos:
rellena desde la pestaa Origen.
Asunto y Modalidad: En estos dos campos se introducir el asunto y la modalidad al cual hace
referencia la anotacin que s esta dando de alta. El asunto y la modalidad que introduzcamos
en estos campos debe de formar parte del Catalogo de Asuntos y Modalidades (Ver el apartado
3.9 Asuntos y Modalidades) al cual accederemos pulsando el botn (ver el apartado 4.8
Acceso y Uso del Catalogo de Asuntos y Modalidades). (Este campo no es obligatorio).
Extracto, Explicacin En este apartado se introducir una breve descripcin del asunto que se
va a tratar. (Campo obligatorio).
Introducir: Certificado de empadronamiento individual.
Observaciones Internas Introducir observaciones internas que puedan hacer falta al usuario.
(Campo no obligatorio).
Para rellenar este campo podemos hacerlo directamente, si sabemos el cdigo, introducindolo y
pulsando en tabulador o utilizando la ayuda de la estructura registral, para ello pulsaremos en el
botn , apareciendo la siguiente ventana:
En ella aparecer toda la estructura orgnica de la entidad con todas sus Unidades Orgnicas.
Para buscar la unidad orgnica podemos filtrar, rellenamos el campo cdigo o descripcin o
ambos y picamos en el botn .
Para seleccionar una Unidad Orgnica de destino en concreto haremos doble clic sobre ella o la
seccionaremos y pulsaremos en el botn .
(Campo Obligatorio).
Introducir: rea de Interior.
Pestaa Destinos
En esta ventana tendremos que especificar que Unidad Orgnica de la misma entidad o que
Administracin distinta a la nuestra es destino de la anotacin de salida que estamos dando de
alta.
Observar que ahora el check Datos en Registro de Destino aparece marcado, este check indica
lo siguiente:
Si aparece marcado quiere decir que los datos de destino estn rellenos.
Si aparece desmarcado quiere decir que los datos de destino estn vacos.
Tipo de Transporte
Tipo: Elegiremos el tipo de transporte que se usar para hacer llegar la anotacin a su destino
de un cuadro de ayuda, para gestionar este cuadro de ayuda (Ver el apartado 3.3 Tipos de
Transporte. (Campo no obligatorio).
Desde esta pestaa se proceder a indicar los tipos de documentos que se aaden a la anotacin.
En la cabecera de esta seccin tenemos los siguientes botones:
Si pulsamos este botn eliminaremos el documento que tenemos ahora mismo en pantalla.
Si pulsamos este botn se repetirn todos los documentos de la ltima anotacin introducida
Fecha Documento: En este campo deberemos introducir la fecha del documento que hemos
introducido. (Campo no obligatorio).
Una vez que tenemos todos los campos rellenos pulsamos el botn y aparecer
la siguiente ventana:
Pulsando este botn se abre una ventana para adjuntar documentos. (Ver el punto 4.3
Adjuntar documentacin)
Pulsando este botn se cierra esta ventana y termina el proceso de dar salida a una
anotacin registral.
Justificante de Salidas
Por cada salida registrada se pueda sacar un justificante en el cual ir toda la informacin
referida a la anotacin rellenada. Para visualizar o imprimir este justificante hay que pulsar
sobre el botn apareciendo el siguiente justificante en formatoPDF:
Nota: FirmaDoc es un aplicativo que puede hacer las funciones de Gestor Documental, software de Firma
Electrnica Avanzada y Sistema Gestor de Expedientes.
2. En esta ventana seleccionar en la parte superior la aplicacin que queremos integrar con
FirmaDoc e ir a la pestaa Estructura de la Informacin:
Formato: Extensin del archivo dado de alta en FirmaDoc (.doc, .xls, pdf,...)
Cierra la Ventana.
La ventana es la siguiente:
eliminar aquellos que acabamos de dar de alta en la ventana sin haber salido todava de
ella, por lo que el asociar los documentos a la anotacin debe de realizarse cuando se
pulse el botn 'Cerrar'.
Para configurar la calidad del escaneo por usuario se ha habilitado un nuevo parmetro en el
mantenimiento de usuarios y grupos en el administrador de aplicaciones denominado Calidad
de escaneo, con dos posibles valores: Escala de Grises y Calidad Normal:
3. Para visualizar los documentos relacionados hacer doble clic sobre el registro en la
rejilla, apareciendo la siguiente ventana:
4. En la parte superior de esta ventana se encuentra una paginacin para poder visualizar
los distintos documentos que tiene asociada la anotacin, y por cada documento
podemos observar el Tipo de Documento y Nombre de Documento:
El formato en el que se guarda el archivo es en formato comprimido .zip, por lo que tendremos
despus que descomprimir el archivo para visualizar el archivo extrado.
La pestaa Criterios de Seleccin sirve para introducir los criterios de seleccin de las
anotaciones que estamos buscando.
Todos los campos de esta ventana son criterios de seleccin para la bsqueda de anotaciones
para modificar. Para realizar un ejemplo de bsqueda seleccionaremos todas las anotaciones
tanto de entrada como de salida que se hayan producido entre las fechas 20/02/2008 y
05/03/2008.
3. Pulsar el botn
Esta ventana es igual que la que se usa para dar de alta una anotacin, en ella se
realizarn las modificaciones pertinentes.
Todas las modificaciones que hagamos llevaran asociada una diligencia que explicar el
motivo de la modificacin. Esta diligencia se deber escribir obligatoriamente en esta
ventana.
Introducir: Modificacin de la anotacin por cambio de nombre del interesado.
La pestaa Criterios de Seleccin sirve para introducir los criterios de seleccin de las
anotaciones que estamos buscando.
Todos los campos de esta ventana son criterios de seleccin para la bsqueda de anotaciones
para anular. Para realizar un ejemplo de bsqueda seleccionaremos todas las anotaciones tanto
de entrada como de salida que se hayan producido entre las fechas 20/02/2006 y 05/03/2006.
3. Pulsar el botn .
La pestaa Criterios de Seleccin sirve para introducir los criterios de seleccin de las
anotaciones que estamos buscando.
Todos los campos de esta ventana son criterios de seleccin para la bsqueda de anotaciones
para anular. Para realizar un ejemplo de bsqueda seleccionaremos todas las anotaciones tanto
de entrada como de salida que se hayan producido entre las fechas 20/10/2008 y 27/10/2008.
14. Para modificar una de estas anotaciones deberemos de seleccionarla con el ratn de la
tabla y pulsar el botn .
15. Aparecer la siguiente ventana donde tendremos que escribir una diligencia de
anulacin de forma obligatoria:
Para relacionar la anotacin con la que estamos trabajando con otra anotacin seguiremos los
siguientes pasos:
4. Para relacionar una anotacin podemos usar directamente los campos Tipo, Ejercicio
y Numero y pulsar en .
5. Pulsar en .
Si se quieren cargar los datos de una anotacin relacionada a la anotacin que se est rellenando
hacer doble clic sobre el registro de la anotacin, de manera que se cerrar la ventana de
relacionar anotaciones y aparecer esta otra:
Para poder usar uno u otro mdulo hay que tener marcados los parmetros Utilizar Interesados
de registro como Repositorio y Conectado con el Mdulo Central de Terceros
respectivamente. Estos parmetros se encuentran en los parmetros de la aplicacin (Ver el
Apartado 3.10.2 Interesados / Terceros).
Para acceder a cada uno de ellos desde la ventana de registro de entrada/salida hay que pulsar en
el botn :
Cuando se pulse sobre este botn buscar primero por defecto sobre el archivo de Interesados, a
no ser que tengamos marcado el parmetro Buscar primero en terceros en los parmetros de la
aplicacin (Ver el Apartado 3.10.2 Interesados / Terceros), si tenemos este parmetro marcado
la bsqueda la realizar primero en terceros.
Bsqueda de Interesados
Al pulsar el botn en la ventana de registro de entradas/salidas accederemos a la siguiente
ventana:
Los campos de esta ventana son criterios de bsqueda de interesados que se van dando de alta a
medida que se van registrando las anotaciones en la aplicacin registro.
Criterios de Seleccin: En esta pestaa introducir los criterios de bsqueda que creamos
conveniente para localizar nuestro interesado y pulsar el botn
Interesados: Una vez que pulsemos el botn aceptar pasaremos a esta pestaa donde
aparecer el resultado de nuestra consulta.
Si pulsamos con el ratn sobre uno de ellos visualizaremos sus principales datos en la parte baja
de la ventana (Tipo de Documento, Documento, Nombre, Correo Electrnico y Telfono), en la
parte baja de esta ventana existe una rejilla donde se cargarn todos los domicilios asociados a
este interesado.
Bsqueda de Terceros
Si lo que queremos es buscar un Tercero del mdulo centralizado de Terceros y Territorio
para usarlo como interesado en la anotacin que estamos dando de alta pulsaremos en el botn
.
En esta ventana los campos que existen en la parte superior son criterios de bsqueda. Al pulsar
en el botn mostrar en la tabla siguiente todos los Terceros cuyos datos
coincidan con los criterios de seleccin introducidos:
Para traernos los datos de un tercero a la ventana de registro de entrada/salida hay que realizar
doble clic sobre el registro del Tercero o seleccionarlo y despus pulsar sobre el botn
.
En el caso de que el Tercero tenga mas de un domicilio asociado habr que seleccionar el
domicilio que nos queremos traer para el tercero y despus pulsar sobre el botn
Como podemos observar aparecen las pestaas y botones que creamos en el apartado 3.9.6
Configuracin del Catlogo de Asuntos y Modalidades.
Vamos a probar uno de los botones, para ello pulsar sobre el botn , observaremos
que el campo Asunto / Modalidad se rellena con el texto que introducimos en el campo
Palabras de bsqueda cuando creamos el botn. (Ver el apartado 3.9.6 Configuracin del
Catlogo de Asuntos y Modalidades en el punto 7) y que la tabla Asuntos se carga con todos los
asuntos que se encuentren en situacin de Alta que contengan la palabra SOLICITUD.
Teniendo en cuenta que toda modalidad va asignada siempre a un nico asunto, y que este
puede tener varias modalidades, si seleccionamos uno de los asuntos ocurrir lo siguiente:
La tabla modalidades se cargar con todas las modalidades del asunto que hemos seleccionado.
Adems el campo Unidad Orgnica nos mostrar a que Unidad Administrativa pertenece el
asunto que hemos seleccionado.
Si seleccionamos con el ratn una modalidad se cargarn en la tabla inferior (en el caso de que
esa modalidad tenga plantillas asociadas) las plantillas de esa modalidad:
Para seleccionar una modalidad bastar con seleccionar con el ratn la modalidad deseada y
pulsar el botn . .
Tambin podemos usar el catlogo de asuntos y modalidades sin usar los botones y las pestaas,
es decir, usando los campos Palabras de bsqueda y Unidad Administrativa.
Si algn asunto o modalidad estn en situacin Baja, para poder verlas hay que marcar el check
. Una vez macado este check, al picar en buscar las bajas se vern en color
rosa:
Hay que recalcar que la bsqueda se realiza tanto en las palabras de bsqueda que se definen
cuando se crea el asunto o modalidad como en el ttulo del asunto o modalidad.
En este campo se pueden usar una serie de caracteres especiales como son: el signo de sumar
(+) y las comillas , veamos su uso:
cadena: Si introducimos una frase o una cadena de palabras buscar todos los
asuntos y modalidades en los que aparezca esa frase o cadena de palabras de
forma literal.
cadena1 + cadena2: Usando el smbolo + se realizar una bsqueda tipo OR, es decir,
busca todos los asuntos y modalidades en los que aparezca cadena1 cadena2.
Adems del campo Palabras de bsqueda podemos usar como criterio de bsqueda el campo
Unidad Orgnica.
Para hacer la bsqueda hay que introducir en el campo unidad orgnica, aquella unidad por la
que vamos a buscar. Una vez introducida pulsaremos el botn .Y a continuacin
veremos como se cargan los asuntos relacionados con esa unidad orgnica.
En primer lugar realizaremos la Reserva de nmeros, para ello vamos a seguir los siguientes
pasos:
1. Iremos a la siguiente opcin de men: Gestin Diaria > Gestin de Reservas >
Reserva de Nmeros tal y como aparece en la siguiente captura:
3. Fecha y Hora: Introducir la fecha y hora con la cual queremos que se graben las
anotaciones que vamos a reservar, por defecto nos muestra la fecha y hora actual.
(Campos obligatorios)
Introducir: Fecha y hora actual.
Una vez que hemos realizado la reserva de nmeros vamos a proceder a grabar una anotacin
reservada, para ello vamos a seguir los siguientes pasos:
1. Iremos a la siguiente opcin de men: Gestin Diaria > Gestin de Reservas >
Gestin de Reservas, tal y como indica la siguiente captura:
2. Desde esta ventana podremos gestionar todas las reservas creadas hasta el momento.
Pestaa Reservas efectuadas: Desde esta ventana se podrn realizar las siguientes
acciones:
Anular una anotacin completada: para ello hay que seleccionar una anotacin completada
y seguir los siguientes pasos:
1. Primero tenemos que rellenar el campo Diligencia (Para anulacin de anotaciones).
2. A continuacin se pulsa el botn y se abrir la siguiente ventana:
Los valores que podremos introducir en estos campos para indicar la Administracin externa los
podremos elegir de los que estn dados de alta en sus mantenimientos (Ver apartado 3.12
Entidades Registrales Externas).
Desde esta ventana podremos elegir entre sacar el Justificante de Entrada o el Justificante de
Ventanilla nica. Esta ventana solo aparecer en el caso de que el destino sea Otra
Administracin, en caso contrario aparecer automticamente el Justificante de Entrada.
Para despus enviar mediante correo postal toda la documentacin recibida a las distintas
administraciones externas son necesarios una serie de listados e informes que controlen toda
esta informacin.
Para poder imprimir toda esta documentacin accederemos a la siguiente opcin de men:
Consultas e Informes > Ventanilla nica tal y como indica la siguiente captura:
Criterios de Seleccin
Dado que las anotaciones que nos interesan en este apartado son aquellas anotaciones de entrada
cuyo destino sea otra administracin aparecen estos criterios marcados por defecto y
deshabilitados para que no se puedan modificar:
Generacin de Informes
Etiquetas: En funcin de los criterios de seleccin indicados etiquetas indentificativas con los
datos postales de las entidades registrales externas para poder ser impresas y pegadas en los
sobres en los cuales se enva la documentacin. Estas etiquetas tienen medidas de (70 x 37
mm.).
4.12 Edictos
Se puede dar el caso de que se den de alta anotaciones de entrada provenientes de otras
Organizaciones externas, las cuales generen edictos para su publicacin en el tabln de
anuncios de la entidad.
Para activar esta funcionalidad en la aplicacin hay que ir a la siguiente opcin de men:
Instalacin > Parmetros y entrar en la pestaa Otros Parmetros:
Afectado: Dado que una anotacin que genera edicto proviene siempre de una organizacin
externa y hace referencia a un afectado, se deber de tener en cuenta que cuando se registre una
anotacin que habr que indicar al menos dos interesados:
Uno que ser el titular (ser aquel que tengamos marcado como TITULAR en el
parmetro Tipo de Interesado)
y otro que ser el afectado (ser aquel que tengamos marcado con el tipo de interesado
que indiquemos en este parmetro).
El tipo de interesado TITULAR viene por defecto dado de alta en la aplicacin, mientras que el
tipo de interesado AFECTADO hay que darlo de alta en el mantenimiento de tipos de
interesados. (Ver apartado 3.5 Tipos de Relacin entre Terceros y Expedientes).
Introducir: 4 AFECTADO.
Asunto / Modalidad: Para diferenciar aquellas anotaciones que generan edictos de todas las
dems las filtraremos por un asunto/modalidad determinado. Este asunto/modalidad lo
indicaremos en este parmetro.
Introducir: 5 Solicitud concurso viviendas/ 51 Solicitud concurso viviendas VPO
Justificante de Edictos
Cuando demos de alta una anotacin de entrada asociada al asunto/modalidad indicado
podremos imprimir un justificante de edictos, para ello si al registrar una anotacin se ha
indicado como destino Otra Administracin al pulsar en el botn , aparecer la
siguiente ventana:
Desde esta ventana podremos elegir entre sacar el Justificante de Entrada o el Justificante de
Edicto. Esta ventana solo aparecer en el caso de que la anotacin este asociada al
asunto/modalidad seleccionado para los edictos visto anteriormente, en caso contrario aparecer
automticamente el Justificante de Entrada.
Una vez que ha terminado el plazo de exposicin de los edictos en el tabln de anuncios de la
entidad es necesario comunicar a la organizacin externa este hecho, de manera que para poder
enviar mediante correo postal toda esta documentacin a las distintas administraciones externas
son necesarios una serie de listados e informes que controlen toda esta informacin.
Para poder imprimir toda esta documentacin accederemos a la siguiente opcin de men:
Consultas e Informes > Edictos (esta opcin de men solo se encontrar activa si tenemos
activado el mdulo de edictos desde los parmetros) tal y como indica la siguiente captura:
Criterios de Seleccin
Dado que las anotaciones que nos interesan en este apartado son aquellas anotaciones de entrada
asociadas al asunto/modalidad indicado en los parmetros para edictos, aparecen estos criterios
marcados por defecto y deshabilitados para que no se puedan modificar:
Generacin de Informes
Cartas Respuesta: Escrito en el que por cada anotacin que genera edicto y en funcin de los
criterios de seleccin indicados se informa a la entidad registral externa de donde proviene la
anotacin que se le devuelve el edicto debidamente diligenciado transcurrido el plazo de
exposicin.
Hay que introducir el cargo y nombre de la persona que enva estas cartas. Tambin se puede
indicar la fecha, esta es un dato opcional:
Acuses de Recibo: Acuses de recibo haciendo referencia a cada anotacin que genera edicto en
funcin de los criterios de seleccin introducidos.
Etiquetas: En funcin de los criterios de seleccin indicados etiquetas indentificativas con los
datos postales de las entidades registrales externas para poder ser impresas y pegadas en los
sobres en los cuales se enva la documentacin. Estas etiquetas tienen medidas de (70 x 37
mm.).
Esta notificacin va ligada a una anotacin de salida que quedar relacionada con la anotacin
de entrada que inicia el procedimiento.
Para activar esta funcionalidad en la aplicacin hay que ir a la siguiente opcin de men:
Instalacin > Parmetros y entrar en la pestaa Otros Parmetros:
1. Crear una anotacin asociada a un asunto / modalidad que tenga documentos a aportar
asociados y asociar alguno de ellos, no todos. En nuestro caso de los tres documentos a
aportar que tiene el asunto/modalidad solo vamos a asociar uno de ellos:
Los datos del interesado sern los mismos que los de la anotacin de entrada
con la que se encuentra relacionada.
Donde:
<n de entrada>: N de la anotacin de entrada relacionada.
5. CONSULTAS E INFORMES
En este apartado vamos a ver como hacer consultas sobre las anotaciones mediante criterios de
bsqueda y la generacin de informes para imprimir sobre estas consultas. En este apartado
vamos a ver los siguientes puntos.
Observamos como esta ventana consta de tres pestaas, las funciones que se pueden desempear
en las dos primeras pestaas (Criterios de Seleccin y Relacin de Anotaciones) ya las vimos
en el apartado 4.4 Modificar Anotaciones, de todas formas las veremos mas a fondo en este
Los campos Ejercicio y Oficina sern obligatorios dependiendo del parmetro que tengamos
activado (3.10.4 Parmetro generales).
Para realizar una consulta simplemente habr que rellenar los campos que se necesiten para
realizar la seleccin y pulsar el botn .
Ejemplo:
Seleccionar todas las anotaciones tanto de entrada como de salida que se hayan producido entre
las fechas 14/10/2008 y 30/10/2008, para ello seguiremos los siguientes pasos:
3. Observar que el campo Ejercicio se encuentra relleno con el ejercicio que estamos
conectados en este momento:
4. Pulsar el botn .
As se vera esta pestaa si est el parmetro Consulta extendida marcado (ver en el punto3.10.4
Parmetros Generales).
Las columnas de la tabla nos dan la siguiente informacin sobre las anotaciones:
Interesado: Nombre y Apellidos del interesado (en caso de tener mas de un interesado la
anotacin mostrar solo el primero.
Teniendo seleccionada previamente una anotacin podremos realizar las siguientes acciones:
Pulsando este botn se podrn ver las anotaciones relacionadas que tiene la
anotacin seleccionada:
5.2 Impresin
Una vez que hemos realizado una consulta la aplicacin permite generar e imprimir informes
sobre la consulta realizada. Una vez que pulsemos en la pestaa Generacin de Informes
aparecer la siguiente ventana:
Unidad Orgnica: Nos mostrar el resultado de nuestra consulta ordenado por Unidad
Orgnica. Este listado tiene la particularidad de que si una anotacin tiene ms de un
destino esta aparecer en cada uno de sus destinos.
Asunto y Modalidad: Nos mostrar el resultado de nuestra consulta ordenado por
Asunto y Modalidad.
Usuario: Nos mostrar el resultado de nuestra consulta ordenado por Usuario.
Acuse de recibo para salidas: Este check se activar cuando hayamos buscado
anotaciones de salidas. Aparecern los datos de los interesados de aquellas anotaciones
de salida que generen acuse de recibos:
Relacin para Correos y Telgrafos: Se activar este check cuando la bsqueda sea de
anotaciones de salidas. Con este check vamos a imprimir un documento en el que nos
muestra la relacin de correos y telgrafos de los interesados que aparecen el en acuse
de recibo.
Listados de Redistribucin
Estos listados aparecern slo si est activado el parmetro Utilizar mdulo de Redistribucin,
si no se trabaja con Redistribucin no aparecern estos check.
Con esta opcin imprimimos listados de las anotaciones del buzn en el estado indicado
en el campo anterior.
Resmenes Numricos
Por Oficina Registral: Nos muestra un resumen numrico (N de anotaciones de
entrada y salida, porcentajes,..) agrupados por Oficina Registral.
Desde esta ventana podremos elegir si queremos que imprima el informe en formato Horizontal
o Vertical. Marcar en Formato Horizontal y pulsar el botn .
Observar que aparece nuestro informe en formato PDF:
Ttulo del Informe: Todos los informes y resmenes numricos tienen un ttulo por defecto que
aparece en este campo, se puede cambiar el ttulo del documento usando este campo.
Los Libros de Registro dejan constancia de todas las anotaciones que entran o salen de la
entidad registral
En este apartado veremos como visualizar e imprimir estos Libros de Registro en los siguientes
puntos:
Desde esta ventana introduciremos los criterios de seleccin para visualizar el Libro de
Entradas. Vamos a verlo con un ejemplo:
Nos interesa ver el libro de entrada desde la anotacin 20 hasta la anotacin 110 del ejercicio
2008:
1. Fecha Desde: Introduciremos la fecha desde la cual queremos ver el Libro de Entradas.
En nuestro ejemplo lo dejaremos en blanco.
2. Fecha Hasta: Introduciremos la fecha hasta la cual queremos ver el Libro de Entradas.
En nuestro ejemplo lo dejaremos en blanco.
Los campos Imprimir desde la ltima anotacin ya impresa y Indicar el primer nmero de
pgina se usan para que en los libros de registro no queden espacios en blanco en las pginas,
aunque una parte del libro se imprima en un momento dado y otra en otro.
Desde esta ventana podremos elegir si queremos que imprima el libro en formato vertical o en
formato horizontal. Sealar el formato vertical y pulsar el botn . Observar que
aparece el libro en formato vertical:
Anotaciones Reservadas: Las anotaciones reservadas aparecern en los Libros de Registro con
su nmero de anotacin y con la palabra RESERVADA en maysculas para diferenciarla del
resto:
La forma de proceder a partir de ahora es la misma que en el Libro de Entradas, (Ver apartado
6.1 Libro General de Entradas).
Desde esta ventana introduciremos los criterios de seleccin para visualizar el Libro de Entradas
por Oficina.
Observar que la nica diferencia entre esta ventana y la ventana Libro de Entradas es el campo
Oficina de Registro mediante el cual seleccionaremos la Oficina de Registro para la cual
queremos sacar el Libro de Entradas, por lo dems la forma de proceder para visualizar e
imprimir el Libro es la misma que en el apartado 6.1 Libro General de Entradas.
Desde esta ventana introduciremos los criterios de seleccin para visualizar el Libro de Salidas
por Oficina.
Observar que la nica diferencia entre esta ventana y la ventana Libro de Salidas es el campo
Oficina de Registro mediante el cual seleccionaremos la Oficina de Registro para la cual
queremos sacar el Libro de Salidas, por lo dems la forma de proceder para visualizar e
imprimir el Libro es la misma que en el apartado 6.1 Libro General de Entradas.
Desde esta ventana introduciremos los criterios de seleccin para visualizar el Libro de Entradas
por Unidad Orgnica.
Observar que la nica diferencia entre esta ventana y la ventana Libro de Entradas es el campo
Unidad Orgnica mediante el cual seleccionaremos la Unidad Orgnica para la cual queremos
sacar el Libro de Entradas, por lo dems la forma de proceder para visualizar e imprimir el
Libro es la misma que en el apartado 6.1 Libro General de Entradas.
Desde esta ventana introduciremos los criterios de seleccin para visualizar el Libro de Salidas
por Unidad Orgnica.
Observar que la nica diferencia entre esta ventana y la ventana Libro de Salidas es el campo
Unidad Orgnica mediante el cual seleccionaremos la Unidad Orgnica para la cual queremos
sacar el Libro de Salidas, por lo dems la forma de proceder para visualizar e imprimir el Libro
es la misma que en el apartado 6.1 Libro General de Entradas.
7. Buzn de Redistribucin
RECAUDACION
E - 234
NEGOCIADO
DE MULTAS
Registro Redistribuido: La anotacin puede seguir un flujo entre las distintas unidades
orgnicas de la entidad, de manera que en el momento que en que la anotacin se registra se
puede enviar a 1 o n destinos, pero despus esta puede reenviarse a otros destinos
posteriormente:
PRIMER
ENVIO SEGUNDO
ENVIO
RECAUDACION GESTION
E - 234 TRIBUTARIA
NEGOCIADO
DE MULTAS
Este segundo envo se llama reenvo y tiene como destino otra unidad orgnica diferente a las
que tiene hasta ahora la anotacin.
El nmero de reenvos de una anotacin es ilimitado, pero siempre teniendo en cuenta que el
nuevo destino debe de ser distinto a cualquiera por los que ya ha pasado la anotacin.
Los tramitadores siempre dependen de una nica unidad orgnica, recibiendo en sus buzones
las anotaciones que les van llegando procedentes de los registros de la entidad. Estos slo
pueden modificar/anular salidas que estn relacionadas con su propia unidad orgnica.
RECAUDACION
GESTION
E - 234 TRIBUTARIA
NEGOCIADO
DE MULTAS
Tram1.
Neg.
multas
El tramitador Adm. Neg. Multas va a recibir todas las anotaciones que lleguen a la Unidad
Orgnica de la cual depende, en este caso el NEGOCIADO DE MULTAS.
En este grafico vemos como el tramitador Tram1. Neg. Multas recibe la anotacin procedente
del registro y posteriormente la reenva a otra Unidad Orgnica, en este caso GESTION
TRIBUTARIA.
Por tanto hay que definir que usuarios son los registradores y que usuarios son los que
asociamos a cada uno de los puestos tramitadores:
RECAUDACION
GESTION
E - 234 TRIBUTARIA
JGOMEZ
NEGOCIADO
DE MULTAS
CARMENG
Tram1.
Neg.
multas
Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 252 de 300
MANUAL
RECAUDACION
E - 234
GESTION
TRIBUTARIA
JGOMEZ
NEGOCIADO
DE MULTAS
CARMENG
Tram1.
Neg.
multas
Una vez que se marque el uso de este modulo no se podr volver a la situacin anterior ya que el
parmetro queda marcado y deshabilitado:
Para trabajar con el buzn de redistribucin hay una serie de parmetro que se activarn o no
segn las necesidades de los usuarios. Ver 3.10.5 Otros parmetros, Redistribucin.
Una vez aqu vamos a asociar las unidades orgnicas a los usuarios y los roles, para ellos
nos vamos a guiar por la siguiente tabla de asignacin de usuarios a unidades orgnicas,
tramitadores y roles:
2. Seleccionamos una unidad tramitadora que sea puesto cargo para poder acceder a las pestaas
usuarios y roles:
Seleccionar: JMORIEL
4. Una vez seleccionado hay que pulsar el botn para darle permisos en esta unidad
orgnica.
5. Pasamos a la pestaa Roles y seleccionamos el rol que queremos para el usuario autorizado.
Una vez seleccionado pulsamos el botn . Seleccionar: TRAMITADOR.
Ya est relacionada la unidad Asuntos sociales con el usuario JMORIEL y el rol TRAMITADOR,
por lo que ya puede trabajar este usuario en el buzn de redistribucin.
Haremos lo mismo con todas las unidades tramitadoras que tenemos en la tabla anterior.
Asignar un Coordinador:
1. Seleccionamos un Puesto/Cargo.
2. Nos vamos a la pestaa Roles, y le asignamos un rol (TRAMITADOR), seleccionado
esta opcin y picando en el botn
Desde esta ventana seleccionaremos todas las anotaciones que han sido enviadas a la unidad
orgnica de la cual depende la unidad tramitadora a la que estamos conectados o a cualquiera de
Desde esta ventana se podrn realizar las siguientes acciones a las anotaciones recibidas:
Rechazar la Anotacin
Puede darse el caso de que una anotacin llegue a una unidad orgnica por error, en ese caso la unidad tramitadora
puede rechazar la anotacin a la oficina registral para que vuelva a ser reenviada a otra unidad orgnica.
Para realizar un rechazo se realizarn los siguientes pasos:
En ella se escribir la diligencia del rechazo, adems se puede poner un motivo de rechazo (campo
no obligatorio)
Esta diligencia quedar guardada en el campo diligencia y podr ser consultada en cualquier momento.
3. La anotacin desaparecer de la bandeja de entrada y quedar en situacin rechazada para la oficina que
realiz el envo.
4. Si marcamos el check vamos a rechazar todas las anotaciones que se encuentren en esa
unidad orgnica.
Motivo de Rechazo
Conectado como una unidad registradora, para acceder al modulo de Motivo de rechazo accederemos a la siguiente
opcin de men: Redistribucin >Motivo de rechazo:
Una vez aqu podemos dar de alta distintos motivos por el que se rechaza una anotacin:
Cdigo: Introducimos un cdigo 2
Descripcin: introducir Corresponde a otra unidad tramitadora
Para eliminar alguno de los motivos que se han dado de alta hay que pulsar el botn
y aparecer la siguiente ventana:
Pulsamos el botn .
Pulsando el botn sacaremos un listado con todos los motivos de rechazo que hay dados de alta:
2. En el momento en que se pulse este botn la anotacin pasar de situacin pendiente a situacin
Tramitando.
3. De manera que ya no aparecer como pendiente en la bandeja de entrada. Para localizar la anotacin habr
que ir a los criterios de seleccin y seleccionar en el criterio unidad orgnica la unidad tramitadora con la
que estamos conectados:
4. De manera que al pulsar en el botn a aparecern las anotaciones que se estn tramitando
5. Para que una anotacin vuelva a pasar de situacin Tramitando a situacin Pendiente habr que
seleccionarla y pulsar el botn
Para archivar una anotacin hay que seguir los siguientes pasos:
2. La anotacin quedar archivada para la unidad orgnica en la cual nos encontremos en ese momento .Para
que una anotacin quede archivada definitivamente tendr que encontrarse en situacin archivada en
todos sus destinos.
3. Si marcamos el check vamos a Archivar todas las anotaciones que se encuentren en esa unidad
orgnica.
Realizar una Salida relacionada con una Entrada
Desde el buzn de redistribucin se pueden realizar salidas directas, relacionadas con anotaciones en situacin
pendiente o tramitando en nuestro buzn.
Para realizar salidas relacionadas con entradas en el buzn hay que seguir los siguientes pasos:
2. Pulsar el botn .
5. Esta ventana del registro de salidas cargar los siguientes datos de la anotacin de entrada con la cual la
estamos relacionando:
- Tipo de Documento
- Documento
- Nombre o Razn Social.
- Provincia / Municipio
- Tipo de Interesado
6. Como origen aparecer seleccionada la Unidad Orgnica con la cual estamos conectados en ese momento.
7. Para terminar de rellenar la anotacin de salida habr que rellenar el campo Extracto, Explicacin
Introducir Resolucin de la Solicitud.
9. Al cerrar esta ventana aparece la siguiente ventana de aviso que nos pregunta si queremos archivar la
anotacin de entrada a partir de la cual se ha generado la salida o la queremos dejar en situacin pendiente:
Las anotaciones rechazadas son devueltas al registro, de manera que el registrador al entrar en la opcin de men
del buzn de redistribucin podr consultar las anotaciones rechazadas a las oficinas que tenga permiso:
Al seleccionar cualquiera de estos registros se cargarn en la parte inferior derecha de esta ventana los destinos en
los que la anotacin se encuentra en estado Rechazada:
Al encontrarse este campo activo para las anotaciones rechazadas en una unidad orgnica se podr seleccionar: un
destino alternativo o el mismo destino o eliminar de la anotacin la unidad orgnica que la rechaza.
- Entenderemos por minutas relaciones de anotaciones registrales con destino una unidad orgnica
determinada.
- Una anotacin podr pertenecer a una o a varias minutas dependiendo del nmero de destinos que tenga
asociada la anotacin.
Esta opcin de men estar compuesta de cuatro pestaas: Generacin, Revisin, Estado e Impresin. De manera
que en el primer apartado se selecciona de que unidades orgnicas se van a generar/enviar las minutas, en el
segundo s podr revisar el numero de anotaciones asociadas a cada minuta, en el tercero se podr ver el estado
actual de cada minuta (enviada, recibida o recibida con errores) y en el cuarto se podr imprimir cualquiera de los
listados de la consulta de anotaciones para una minuta determinada seleccionada en el primer apartado.
Desde esta pestaa se podr ver de que unidades orgnicas hay anotaciones pendientes de enviar mediante minutas
y enviar dichas minutas. Para ello:
- Al entrar en esta ventana se cargar la rejilla central un registro por cada unidad orgnica que tenga
anotaciones pendientes de incluir en una minuta. Aparecer un check por cada minuta mediante el cual se
indicar si se enva esa minuta o no, el nombre de la unidad orgnica, nmero de anotaciones pendientes de
asociar a una minuta para esa unidad orgnica y anotaciones incluidas en la minuta que se pretende
generar. Solo aparecern unidades orgnicas que tengan anotaciones pendientes de incluir en una minuta.
- En la parte superior existen unos criterios de bsqueda que permiten filtrar las anotaciones a incluir en cada
una de las minutas por cada uno de los siguientes criterios:
- Cada una de las minutas incluir el total de anotaciones pendientes de asociar a una minuta para la unidad
orgnica correspondiente, pero este nmero de anotaciones se puede revisar desde la pestaa Revisin (lo
veremos en el siguiente punto).
- Cuando se pulse en el botn Enviar se generar una minuta por cada uno de los registros que tenga
marcado el parmetro Enviar. Esta minuta se generar y se enviar al destino. Cada minuta ser
identificada con respecto a las dems por un cdigo que se generar automticamente, y por el ejercicio
registral, de manera que cuando se empiece un nuevo ejercicio registral el contador de minutas se reiniciar
y empezar de nuevo por el nmero 1.
- Despus de pulsar el botn enviar y una vez que se realice lo descrito en el apartado anterior aparecer un
mensaje de aviso como el siguiente:
Si marcamos el check Listados de anotaciones por minuta adems de generar y enviar las minutas a sus
destinos aparecern en pdf el listado que se encuentre marcado en la pestaa Impresin para cada una de
las minutas que se hayan generado y enviado.
Si marcamos el check Listado por Asunto/Modalidad aparecer un pdf con el listado de cada una de las
minutas que se hayan generado y enviado ordenados por Asunto/Modalidad.
Pesta Revisin
Al seleccionar una minuta en la pestaa anterior podemos acceder a la pestaa Revisin, mediante la cual se
podr modificar el nmero de anotaciones pertenecientes a la minuta.
Despus de pulsar el botn enviar y una vez que se realice lo descrito en el apartado anterior aparecer un
mensaje de aviso como el siguiente:
Una vez pulsado en el botn Aceptar volveremos a la pestaa Generacin donde no aparecer ya la
minuta que acabamos de enviar
Si marcamos el check Listados de anotaciones por minuta adems de generar y enviar las minutas a sus
destinos aparecern en pdf el listado que se encuentre marcado en la pestaa Impresin para cada una de
las minutas que se hayan generado y enviado.
Si marcamos el check Listado por Asunto/Modalidad aparecer un pdf con el listado de cada una de las
minutas que se hayan generado y enviado ordenados por Asunto/Modalidad.
Pestaa Estado
En esta pestaa veremos el estado en el que se encuentra cada una de las minutas que se han ido generando.
Estados posibles:
Enviada
Recibida
Recibida con incidencias
Corregida
Anulada
Recibida /Incid.: La minuta ha sido aceptada por la unidad orgnica pero de ella se han devuelto una serie
de anotaciones, por lo tanto la minuta tiene anotaciones aceptadas por la unidad orgnica y otras
rechazadas. Si una minuta se encuentra en este estado al pulsar el botn Revisar se acceder al buzn del
registrador, donde se cargarn las anotaciones que no han sido aceptadas de esa minuta con la posibilidad
de cambiarle sus destinos o modificarlas para que sean incluidas en las prximas generaciones de minutas:
Tambin estando en este estado la minuta podemos pulsar el botn Eliminar. Al pulsar este botn todas
las anotaciones rechazadas pertenecientes a la minuta sern desligadas de esta, volviendo a estar
disponibles para se enviadas en la prxima generacin de minutas. Antes de hacer esta accin aparecer
una ventana de aviso como la siguiente:
Cuando minuta se encuentre en estado Recibida / Incid. nos vemos en la necesidad de ver que anotaciones
han sido aceptadas por el tramitador y cuales rechazadas.
Para ello, en esta pestaa, al hacer doble clic sobre una minuta en este estado aparecer una ventana como
la siguiente:
Solo aparecer esta ventana al hacer doble clic sobre una minuta en estado Recibida / Incid., tanto si se
hace desde la parte que ve el registrador como si se hace desde la parte que ve el tramitador.
Enviada: La minuta ha sido enviada pero todava no ha sido recibida por la unidad orgnica. Si tenemos
una minuta en este estado podemos pulsar el botn Revisar de manera que al pulsarlo entraremos en la
pestaa Revisin con todas las anotaciones que componen esa anotacin de manera que en esta ventana
podremos revisar las anotaciones incluidas en la minuta por si queremos quitar alguna. Al pulsar en esa
pestaa en el botn Enviar se volver a enviar la minuta sin una nueva generacin.
- Tambin estando en este estado la minuta podemos pulsar el botn Eliminar. Al pulsar este botn todas
las anotaciones pertenecientes a la minuta sern desligadas de esta, volviendo a estar disponibles para se
enviadas en la prxima generacin de minutas. Antes de hacer esta accin aparecer una ventana de aviso
como la siguiente:
- Puede darse el caso de que una minuta se encuentre en estado Enviada, se pulse el botn Revisar o el
botn Eliminar y en ese mismo momento la minuta este siendo revisada por un tramitador. En este caso al
pulsar el registrador en Eliminar o Revisar debe de aparecer una ventana de alerta como la siguiente:
De manera que no deje realizar la accin hasta que el tramitador termine de revisar la minuta.
Los botones Revisar y Eliminar solo se activarn si marcamos una minuta en estado Enviada o
Recibida/Incid.
Corregida: Una minuta pasar al estado corregida cuando estando en estado Recibida/Incidencias se
modifican o cambian los destinos de todas las anotaciones rechazadas.
Botn Ver Histrico: Al seleccionar una minuta y pulsar este botn podemos ver todos los estados por los
que ha ido pasando la minuta en lo que ha la gestin de minutas se refiere:
Al pulsar en esta ventana en el botn Imprimir aparecer la misma plantilla que aparece al sacar la consulta
Histrico de Minutas en el apartado siguiente:
El botn Ver Histrico solo se encontrar activo en el caso de que tengamos seleccionada una minuta.
Pestaa Impresin
Desde esta ventana se podrn imprimir algunos listados y resmenes para la minuta que se encuentre seleccionada
en la pestaa Estado.
Listado de Anotaciones por Minuta: En este listado aparecern de cada minuta el listado de
anotaciones contenidas en ellas, el cual tendr el siguiente aspecto:
Histrico de Minutas: En este listado aparecern por cada minuta los cambios de estado que
haya ido sufriendo, adems del puesto/cargo, usuario y fecha y hora en que se ha realizado:
En esta ventana solo se encontrarn activos los siguientes botones de la parte inferior:
Al entrar en esta ventana en el criterio Unidad Orgnica aparecer cargada por defecto la
unidad orgnica a la que pertenece el puesto/cargo con el que estamos conectados y en el
campo estado aparecer cargado el estado Pendiente, de manera que cuando se entre en esta
ventana aparecern aquellas minutas pendientes de gestionar para el tramitador que est
conectado en ese momento.
Los valores que podrn ser elegidos en el campo unidad orgnica sern los mismos que los que
se pueden elegir en el buzn del tramitador:
Al seleccionar una minuta en estado pendiente se podr pasar a la siguiente pestaa Gestin,
desde la cual se proceder a aceptar o rechazar las anotaciones que se crean conveniente.
Pestaa Gestin
Desde esta ventana se marcarn aquellas anotaciones que el usuario tramitador de por aceptadas
y desmarcar aquellas que quiera devolver o rechazar al registro.
Cuando se pulse el botn Tramitar o Archivar se producir lo siguiente:
Puede darse el caso de que una minuta se encuentre en estado Pendiente, se pulse en la pestaa
Gestin y en ese mismo momento la minuta este siendo revisada por un registrador. En este
caso al pulsar el tramitador en la pestaa Gestin debe de aparecer una ventana de alerta como
la siguiente:
De manera que no deje realizar la accin hasta que el registrador termine de revisar la minuta.
Pestaa Impresin
Desde esta ventana se podrn imprimir algunos listados y resmenes para la minuta que se
encuentre seleccionada en la pestaa Estado.
8. EJERCICIOS REGISTRALES
Como el ltimo ejercicio abierto que tenemos es el 2008 nos da la opcin de abrir el siguiente
que es el 2009, pulsamos aceptar y ya tenemos el nuevo ejercicio abierto, a partir de ahora
tendremos dos ejercicios abiertos: el 2008 y el 2009.
Con este check marcado ocurre que en el momento en que entremos en otro ao, es decir, la
fecha del sistema cambie a otro ao y vayamos a registrar una anotacin aparecer la siguiente
ventana de aviso en el momento de pulsar el botn :
Por ejemplo, si en el ejercicio 2007 sealamos como fecha de cierre el 20/02/2007 esto quiere
decir que no se podr realizar ninguna anotacin nueva o modificar una anotacin ya realizada
con fecha igual o anterior al 20/02/2007.
Para cambiar la fecha de cierre de un ejercicio iremos a la siguiente opcin de men: Gestin
Diaria > Cierre a una Fecha, tal y como aparece en la siguiente captura:
Vamos a realizar un ejemplo en el cual vamos a cambiar la fecha de cierre del registro de
entrada a 05/03/2007. Para ello seguiremos los siguientes pasos:
1. Marcar el check entrada ya que vamos a cambiar la fecha de cierre de los registros de
entrada.
Hay que tener en cuenta que cuando modifiquemos la fecha de cierre la nueva fecha que
vayamos a introducir nunca puede ser menor a la fecha de cierre actual.
Cierre de un Ejercicio
Para cerrar definitivamente un ejercicio XXXX deberemos cerrar los registros de entrada y los
registros de salida a fecha 31/12/XXXX.
Es decir, si se quiere cerrar definitivamente el ejercicio 2005 s tendrn que cerrar los registros
de entrada y los registros de salida a fecha 31/12/2005.