1

GESTION DE ALMACEN
En teora es el conjunto de procesos que optimizan la logstica funcional, permitiendo
tener fiabilidad de la informacin, maximizacin de volumen de disponible,
optimizacin de las operaciones de manipuleo y transporte de mercadera, rapidez
en entregas y con ello reduccin de costos.
La gestin de almacenes es un concepto ligado a la gestin de stocks, se trata de la
gestin fsica de los productos almacenados. La gestin de almacenes comprende,
por tanto:

La ubicacin de los productos en un almacn

Los flujos de materiales dentro del almacn y los mtodos para el movimiento de
productos
La trazabilidad de los productos almacenados
La preparacin de pedidos (Picking)

El mtodo estandarizado ms conocido de gestin de almacenes es el mtodo ABC

que consiste en lneas generales en clasificar en tres tipos (A, B, C) los productos en
funcin del nivel de rotacin del producto y el nivel de stock que se establece como
consecuencia

La gestin de almacenes se define como el proceso de la funcin logstica que trata la

recepcin, almacenamiento y movimiento dentro de un mismo almacn hasta el punto
de consumo de cualquier material materias primas, semielaborados, terminados, as
como el tratamiento e informacin de los datos generados. La gestin de almacenes
tiene como objetivo optimizar un rea logstica funcional que acta en dos etapas de
flujo como lo son el abastecimiento y la distribucin fsica, constituyendo por ende la
gestin de una de las actividades ms importantes para el funcionamiento de una
organizacin.
 2

El objetivo general de una gestin de almacenes consiste en garantizar el suministro

continuo y oportuno de los materiales y medios de produccin requeridos para
asegurar los servicios de forma ininterrumpida y rtmica.

La Gestin de Almacenes se sita en el Mapa de Procesos Logsticos entre la Gestin

de Existencias y el Proceso de Gestin de Pedidos y Distribucin. De esta manera el
mbito de responsabilidad (en cuya ampliacin recae la evolucin conceptual del
almacenamiento) del rea de almacenes nace en la recepcin de la unidad fsica en
las propias instalaciones y se extiende hasta el mantenimiento del mismo en las
mejores condiciones para su posterior tratamiento.

La gestin de almacenes est alcanzando una importancia cada vez

Ms notable en los resultados de las empresas y en su competitividad. Algunos
De los factores son:

El aumento de las exigencias de servicio por parte del cliente;

El incremento de los costes logsticos sobre el total de costes empresariales;
El coste de espacio de almacn.

La gestin de almacenes debe poner en prctica, los principios que se hayan

decidido en la gestin de stocks, optimizando los flujos fsicos correspondientes al
interior del almacn (re envasado y reabastecimiento en las zonas de preparacin a
partir del stock de masa).

Aparte de la eventual pre facturacin del transporte, la gestin de almacn no conoce

ningn dato financiero. Excepcionalmente, la gestin del almacn puede realizar una
valoracin del stock, no para contabilidad sino para controlar las primas de seguros.

Muy a menudo el almacn es asimismo responsable de los re envasados y de la

logstica exterior.

En resumen la gestin del almacn, depende de la direccin logstica, cundo sta

existe en la empresa, y no de la direccin general.
 3

Luego de compras, el proveedor entrega la mercadera al almacn, el cual es

responsable de la recepcin, almacenamiento y distribucin.
Ya hemos mencionado que:
Control de materiales determina la Calidad
Programacin de materiales determina la Cantidad y Oportunidad
Compras determina el Costo

CUL ES SU RELACIN CON LA LOGSTICA?

La gestin de almacenes e inventarios adquieren una enorme importancia dentro de

la red logstica, al comportar decisiones clave que determinan en gran medida la
Estructura de los costes. La reduccin de estos costes en el almacenamiento,
produce reducciones en el coste final del bien, redundando en beneficios para
La empresa y para los clientes.

La logstica es la funcin de controlar los transportes y los almacenamientos de los

materiales necesarios para una empresa: materias primas, stocks y productos
terminados.
Dentro del proceso logstico, la gestin de almacenes se encuentra entre la gestin
de existencias y la gestin de pedidos y distribucin. Como consecuencia de la
evolucin de la logstica, se ha producido cierto solapamiento de funciones y
responsabilidades, sobre todo entre la gestin de inventarios y la gestin de
almacenes.

La responsabilidad de los almacenes comienza en la recepcin de los productos en

las instalaciones, y se extiende al mantenimiento de estos en las condiciones
ptimas que aseguren su procesamiento, transporte o consumo.

Almacn: Es un rea fsica que cumple determinados requisitos y que,

organizada de manera lgica y sistemtica, se destina a la recepcin,
aceptacin, custodia, conservacin y distribucin o de los bienes que van a
emplearse para la produccin o el servicio.
 4

La gestin de almacenes es el proceso de la funcin logstica que se encarga

de la recepcin, almacenamiento y movimiento dentro de un mismo almacn
de cualquier material, ya sea materias primas, productos semi-elaborados o
productos terminados, adems del tratamiento e informacin de los datos
generados.

La funcin de la gestin de almacenes termina cuando los elementos

almacenados pasan a ser pedido. Desde este momento, la responsabilidad
pasa al proceso de gestin de pedidos y distribucin.

Las tcnicas de gestin de almacenes tambin se aplican a cualquier

elemento fsico que forme parte de la organizacin, no solo aquellos que
forman parte del negocio sino tambin a cualquier documentacin generada.

GESTION DE ALMACEN MODERNA

En la actualidad, la logstica cumple un rol fundamental en la satisfaccin del cliente,

lo cual vuelve a la gestin de almacenes una tarea desafiante no solo por los riesgos
financieros y las inversiones en stock, entre otros, sino sobre todo por el cambiante
entorno que se manifiesta en el creciente grado de complejidad de las transacciones
logsticas.

Dado que el almacn es un medio para lograr economas potenciales y para

aumentar utilidades de la empresa, es importante su ubicacin en el nivel adecuado
dentro de las organizaciones, as como la seleccin del personal a su cargo, desde el
jefe hasta el ltimo puesto del almacn. A ello debemos agregar el hecho de que los
clientes personalizan cada vez ms sus requerimientos, con un consecuente mayor
servicio por parte del proveedor; por lo tanto, el correcto manejo del almacn o centro
de distribucin se convierte en tema estratgico para mantener o aumentar nuestras
ventajas comparativas y competitivas

Asimismo, la evolucin tecnolgica ha producido cambios importantes en el sistema

de gestin y control de mercancas, as como en su manipulacin, almacenamiento y
expedicin. La aplicacin de nuevas tcnicas se ha traducido en una mayor
 5

productividad y rentabilidad, pues reduce los costos de almacenamiento. Una mejor

preparacin en estos aspectos determina, sin lugar a dudas, un valor agregado.

ALMACNAMIENTO
El almacn es una unidad de servicio en la estructura orgnica y funcional de una
empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia,
control y abastecimiento de materiales y productos.
El almacenamiento propiamente dicho, consiste en ingresar el material al almacn y
entregarlo en perfectas condiciones, cuando sea requerido por el usuario o cliente. Es
responsable del control fsico y del control contable de la mercadera y de la generacin
de la documentacin administrativa.
Todos los materiales de la empresa deben ser controlados directa o indirectamente
por almacenes. Para poder realizar un control eficiente de cada uno de ellos,
debemos tener un catlogo.

EL CATLOGO
El catlogo es la relacin ordenada de los diferentes materiales que existen en la
empresa.
Consta de:
- Cdigo
- Descripcin
- U/M (Unidad de medida o manejo)
- Ubicacin

El catlogo es la base del sistema de control, pues sin l, no podremos tener un

buen kardex y por consiguiente tampoco podremos Administrar los materiales.
Sin un buen catlogo, tampoco podremos mecanizar los almacenes, ni las
compras, por consiguiente la informacin contable ser deficiente.

EL CDIGO
Es la identificacin de todos y cada uno de los items de la empresa. As mismo
es la base de todo sistema de control. Todo a nuestro alrededor est codificado:
 6

Nombre (cdigo alfabtico), # de L.E o DNI., # de carnet de seguro, # de telfono,

# de brevete, placa del carro, # de L. Militar, direccin, cta. cte, talla de ropa, etc.,
etc.
El cdigo puede ser:
1. Alfabtico (A-Z)
2. Numrico (0-9)
3. Alfa numrico (A-9)

IMPORTANCIA Y OBJETIVOS DE LA GESTIN DE ALMACENES

IMPORTANCIA:

La Gestin de Almacenes e Inventarios adquieren una gran importancia dentro de la

red logstica ya que constituyen decisiones claves que definen en gran medida la
estructura de los costos-servicio del sistema logstico de una empresa.

Es una herramienta que sirve para mejorar la coordinacin demanda-suministro, la

reduccin de los costos de almacenamiento redundar de inmediato en un aumento
de los beneficios de la empresa y del consumidor final.

LOS OBJETIVOS

Que debe plantearse una gestin de almacenes son:

o Mantener niveles adecuados de stock

o Mantener la mercadera en perfectas condiciones desde que ingresa
hasta que es requerida, minimizando las mermas
o Minimizar los costos de posesin
o Llevar un control eficiente de los materiales a su cargo, eliminando las
prdidas.
o Llevar un control de consumos de los materiales, de acuerdo a los
objetivos de la empresa y de los ratios establecidos.
o Normalizacin y estandarizacin de los materiales, racionalizando el
nmero de tems.
 7

o Creacin y/ mantenimiento del catlogo de materiales

o Estudio de materiales, buscando permanentemente nuevos items que
reemplacen con ventajas a los existentes.

BENEFICIOS (QUE JUSTIFICAN SU IMPORTANCIA) SON:

BENEFICIOS
Reduccin de tareas administrativas
Agilidad del desarrollo del resto de procesos logsticos
Optimizacin de la gestin del nivel de inversin del circulante
Mejora de la calidad del producto
Optimizacin de costes
Reduccin de tiempos de proceso
Nivel de satisfaccin del cliente

FUNCIONES DEL ALMACN

La manera de organizar u administrar el departamento de almacenes depende de

varios factores tales como el tamao y el plano de organizacin de la empresa, el grado
de descentralizacin deseado, a variedad de productos fabricados, la flexibilidad
relativa de los equipos y facilidades de manufactura y de al programacin de la
produccin. Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes
funciones son comunes a todo tipo de almacenes: Aunque el derrotero de funciones
de un almacn depende de la incidencia de mltiples factores tanto fsicos como
organizacionales, algunas funciones resultan comunes en cualquier entorno, dichas
funciones comunes son:

Recepcin de Materiales.
Registro de entradas y salidas del Almacn.
Almacenamiento de materiales.
Mantenimiento de materiales y de almacn.
Despacho de materiales.
Coordinacin del almacn con los departamentos de control de inventarios y
contabilidad
 8

Recepcin e identificacin de productos.

Registro de entradas y salida de productos
Almacenamiento = colocacin y custodia.
Mantenimiento de productos.
Coordinar la oferta y demanda de productos.
Reducir costos.
Complemento de un proceso.
Despacho de productos.

CARACTERSTICAS DE UN ALMACN:

Entre los elementos que forman la estructura del sistema logstico, en las empresas
industriales o comerciales, el almacn es una de las funciones que acta en las dos
etapas del flujo de materiales, el abastecimiento y la distribucin fsica, constituyendo
una de las actividades importantes para el funcionamiento de al empresa; sin
embargo, muchas veces fue olvidada por considerrsele como la bodega o depsito
donde se guardaban los materiales que produccin o ventas requera.
Su dependencia de los elementos mencionados, se basaba en la necesidad de
contar con los materiales y pro eso se destinaba a trabajar en l personal de
confianza de los dirigentes.

Almacn.
Superficie y volumen.
Puertas de acceso.
Puertas de salida.
Muelle de Carga.
Muelle de salida.
Entrada y salida de vehculos.
Uso de medios electrnicos para la movilizacin de productos.
Pasillos y corredores del almacn.
Instalacin de estantera dependiendo el tipo de almacenamiento o
producto.
Uso de estiba o pallets.
 9

El almacn forma parte del proceso distributivo, pues es el ltimo eslabn en la

cadena de suministros de los productos a los clientes, conectando el departamento
de compras con el departamento de distribucin fsica.

PRINCIPIOS DEL ALMACN

Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo

del producto final sin agregarle valor, en teora es un mal necesario, razn por la cual
se debe conservar el mnimo de existencias con el mnimo de riesgo de faltantes y al
menor costo posible de operacin.

Para llevar a cabo tal empresa, la gestin de almacenes debe establecer y regirse por
unos principios comunes fundamentales, conocidos como principios del almacn
(aplicables a cualquier entorno):

La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse

siempre bajo la responsabilidad de una solo persona en cada almacn.
El personal de cada almacn debe ser asignado a funciones especializadas de
recepcin, almacenamiento, registro, revisin, despacho y ayuda en el control
de inventarios.
Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida
(ambas con su debido control).
Hay que llevar un registro al da de todas las entradas y salidas.
Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los
movimientos del almacn (entradas y salidas), la programacin y control de
produccin sobre las existencias.
Se debe asignar una identificacin a cada producto y unificarla por el nombre
comn y conocido de compras, control de inventario y produccin.
La identificacin debe estar codificada.
Cada material o producto se tiene que ubicar segn su clasificacin e
identificacin en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su
ubicacin.
 10

Esta misma localizacin debe marcarse en las tarjetas correspondientes de

registro y control.
Los inventarios fsicos deben hacerse nicamente por un personal ajeno al
almacn.
Toda operacin de entrada o salida del almacn requiriere documentacin
autorizada segn sistemas existentes.
La entrada al almacn debe estar prohibida a toda persona que no est
asignada a l, y estar restringida al personal autorizado por la gerencia o
departamento de control de inventarios.
La disposicin del almacn deber ser lo ms flexible posible para poder realizar
modificaciones pertinentes con mnima inversin.
Los materiales almacenados deber ser fciles de ubicar.
La disposicin del almacn deber facilitar el control de los materiales.
El rea ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento
propiamente dicho, debe ser tan pequea como lo permitan las condiciones de
operacin.

PROCESOS DE LA GESTIN DE ALMACENES

El mapa de proceso de la gestin de almacenes se compone de dos ejes transversales

que representan los procesos principales - Planificacin y Oraganizacin y Manejo de
la informacin - y tres subprocesos que componen la gestin de actividades y que
abarca

El almacenamiento es un proceso tcnico del abastecimiento y sus

Actividades estn referidas a:

1. Ubicacin de bienes;

2. Custodia de los bienes;

3. Control de los bienes.

 11

Todo ello para asegurar sus condiciones ptimas, evitar una utilizacin no autorizada
y facilitar su traslado a los usuarios que los requieren. El proceso de almacenamiento
consta de las siguientes fases:

PLANIFICACIN Y ORGANIZACIN

El proceso de planificacin y organizacin es de carcter estratgico y tctico, dado

que tiene que brindar soluciones de recursos en comunin con las polticas y objetivos
generales que contempla la estrategia de la compaa, en aras de potenciar las
ventajas competitivas por las que apuesta la misma. Dentro de las actividades o
subprocesos que se deben realizar en el proceso de planificacin y organizacin se
encuentran:
 12

1.Diseo de la red de distribucin de la compaa:

Toda compaa necesita establecer polticas respecto a su red de distribucin, dado

que esta debe ser acorde a su mercado y ptima en capacidad de respuesta para
mitigar las fluctuaciones de su demanda. La complejidad de las decisiones respecto al
diseo de la red de distribucin es tal, dado que requiere de la combinacin precisa de
instalaciones, modalidades de transporte, y estrategias. El Diseo de una Red de
Distribucin es la planificacin y ubicacin estratgica de los almacenes y centros de
distribucin de manera que permitan gestionar el flujo de productos desde uno o ms
orgenes hasta el cliente. Desarrollar una adecuada red de almacenes para la
compaa y los clientes requiere considerar una cantidad significativa de elementos:
Nmero de almacenes, las ubicaciones, la propiedad de la gestin o el tamao de los
mismos.
Tras tener identificadas las necesidades de distribucin y almacenamiento, la
compaa debe decidir qu tipos de almacenes y centros de distribucin se ajustan a
sus necesidades de manera ms eficiente, as como la ubicacin de los mismos.

2.Responsabilidades

de la Gestin de Almacenes (Gestin Propia o Subcontratacin): Una vez se ha

diseado la red de distribucin se procede a determinar si se auto gestionar el
almacn o si se subcontratar.

3.Una vez ms la decisin depende de muchos factores dependientes de la estrategia

de la organizacin, de su mercado, tamao y cadena de abastecimiento, sin embargo
existen claras ventajas y desventajas de acuerdo al tipo de gestin (propia o por
subcontratacin), dentro de las ms significativas se encuentran:
 13

Dado que regularmente para la determinacin de la responsabilidad de la gestin se

preponderan los argumentos financieros en un apartado posterior profundizaremos en
mtodos matemticos que permitan establecer elementos cuantitativos de juicio para
este subproceso de la planificacin y organizacin.

Ubicacin de almacenes: La firma Pricewaterhousecoopers recomienda que la

localizacin de los almacenes se aborde desde un enfoque con doble perspectiva:

- Una visin general del mercado: Para acotarse geograficamente a un rea

amplia, y

- Una visin local del mercado: Que contemple aspectos particulares de las zonas
acotadas en la visin general.
 14

se encuentran los mtodos de: Von Thnen, Hoover, Weber, Greenhut y el mtodo de
Centro de Gravedad (Este ltimo lo abordaremos desde el mdulo de Diseo y Distribucin en
Planta Sin embargo los factores no son meramente cuantitativos y existen una gran
cantidad de criterios cualitativos (que evidentemente redundan en el plano financiero)
y entre los que se destacan:

Sin embargo los factores no son meramente cuantitativos y existen una gran cantidad
de criterios cualitativos (que evidentemente redundan en el plano financiero) y entre
los que se destacan:Sin embargo los factores no son meramente cuantitativos y
existen una gran cantidad de criterios cualitativos (que evidentemente redundan en el
plano financiero) y entre los que se destacan:
 15

Tamao de los almacenes: Un almacn debe ser dimensionado principalmente en

funcin de los productos a almacenar (en tamao, caractersticas propias y cantidad
de referencias) y la demanda (especialmente en sectores afectados por la
estacionalidad de la demanda). Pero adems de estos, intervienen otros factores que
deben ser considerados a la hora de dimensionar el tamao de un almacn. Los
factores a tener en cuenta para el clculo del tamao de un almacn son:
- Productos a almacenar (cantidad y tamaos)
- Demanda de los mercados
- Niveles de Servicio al cliente
- Sistemas de manipulacin y almacenaje a utilizar
- Tiempos de produccin
- Economas de escala
- Lay out de existencias
- Requisitos de pasillos
- Oficinas necesarias

Es importante la consideracin de las tres dimensiones para determinar la capacidad

del almacn, es decir determinar la magnitud en funcin de metros cbicos. En el
mdulo de Diseo, Tamao y Lay-out de almacenes abordaremos matemticamente
el aspecto conocido como dimensionamiento de bodegas.

Diseo y Lay-out de los almacenes: Una vez los tipos de almacenes y sus
ubicaciones han sido definidos, se debe trabajar en conseguir el flujo de materiales
ms eficiente y efectivo dentro de los almacenes. En este sentido, un diseo efectivo
optimiza las actividades de un almacn. En el mdulo de Diseo, Tamao y Lay-out
de almacenes abordaremos este tema a profundidad.
 16

RECEPCION

El flujo rpido del material que entra, para que est libre de toda congestin o demora,
requiere de la correcta planeacin del rea de recepcin y de su ptima utilizacin. La
recepcin es el proceso de planificacin de las entradas de unidades, descarga y
verificacin tal y como se solicitaron mediante la actualizacin de los registros de
inventario.

El objetivo al que debe tender una empresa en su proceso de recepcin de mercancas

es la automatizacin tanto como sea posible para eliminar o minimizar burocracia e
intervenciones humanas que no aaden valor al producto. Otra tendencia considerada
como buena prctica logstica es la implementacin de programas de entregas
certificadas que no solo eliminan burocracia sino que reducen al mnimo las
inspecciones que se consideran imprescindibles pero que no aaden valor
 17

En primer lugar, el proceso de recepcin de mercancas debe cimentarse en una

previsin de entradas que informe de las recepciones a realizar en tiempo dado y que
contenga, al menos, el horario, artculos, y procedencia de cada recepcin, este
proceso se conoce como cita previa ya que para procesos como Entregas Paletizadas
se debe contar con recursos muy especficos como montacargas, plataformas moviles,
rampas, entre otros.

Es evidentemente necesario que se distingan los ingresos de unidades internas de las

externas. En el primero de los casos, los requerimientos de recepcin son
significativamente menores que las mercancas de origen externo, en el caso de que
se realicen controles de procesos a lo largo de la vida de las mercanca.Adems, una
correcta metodologa de identificaciones a lo largo de la compaa tambin favorece
enormemente la actividad de recepcin. Es el caso de traslado de mercancas entre
almacenes o de proceso de transformacin a almacn. Las mercancas de
procedencia externa requieren unas condiciones de llegada ms exhaustivas y deben
haber sido establecidas previamente con el proveedor (cita previa - EDI), con lo que
se precisa mayor actuacin y responsabilidad desde el almacn.

Tras la descarga e identificacin, las cuales deben realizarse de manera inmediata y

en zona especfica habilitada a tal efecto, las mercancas deben pasar a
almacenamiento, bien sea temporal a la espera de su ubicacin definitiva, bien sea fijo
en su ubicacin definitiva.

Proceso De La Recepcin

Se recepcin y almacena los productos en buenas condiciones, firmando y sellando

los documentos en seal de conformidad

1. Llegada del producto.

2. Comprobacin y control.

3. Sellado, informe, pruebas

Los productos recibidos deben ser registrados y controlados, clasificndolos,

Codificndolos y ubicndolos dentro del almacn.

 18

4. Registro. Se ingresan los documentos correspondientes al ingreso de Mercadera

al sistema o base de datos en forma inmediata.

5. Etiquetado. Todos los productos recibidos son rotulados y sus ubicaciones

Son colocadas en el sistema.

ALMACN

El almacenamiento o almacn es el subproceso operativo concerniente a la guarda y

conservacin de los productos con los mnimos riesgos para el producto, personas y
compaa y optimizando el espacio fsico del almacn. El almacn

Sus funciones bsicas son:

Informa a compras sobre las existencias.

Controla y mantiene los artculos inventariados
Vigila que no se agotan los materiales

Puede Dividirse En Las Siguientes Zonas:

Recepcin: Zona donde se realizan las actividades del proceso de

Recepcin.
Almacenamiento, reserva o stock: Zona destino de los productos
almacenados. Incluye zonas especficas de stock para mercancas especiales,
Devoluciones, etc.
Preparacin de pedidos: Zona donde son ubicadas las mercancas para
Su expedicin.
Salida, verificacin o consolidacin: Donde se produce la expedicin y
la inspeccin final de las mercancas.
Paso maniobra: zonas destinadas al paso de personas, mquinas y la
maniobrabilidad de las mquinas.
Oficinas: zona destinada a la ubicacin de puestos de trabajo auxiliares a las
operaciones propias de almacn
 19

Formas de almacenamiento de los materiales

El aspecto fsico de un almacn de materiales depende de la dimensin y

caractersticas de los materiales. Estos pueden exigir una simple estantera hasta
sistemas complicados, que involucren grandes inversiones y complejas tecnologas.
La eleccin del sistema de almacenamiento de materiales depende de los
siguientes factores:

Espacio disponible para el almacenamiento de los materiales.

Tipos de materiales que sern almacenados.
Nmero de artculos guardados.
Tipo de embalaje.

Los materiales se pueden almacenar de las siguientes formas:

Carga unitaria: Se da el nombre de carga unitaria a la carga constituida por

embalajes de transporte que arreglan o acondicionan una cierta cantidad de material
para posibilitar su manipulacin, transporte y almacenamiento como si fuese
una unidad. La carga unitaria es un conjunto de carga contenido en un
recipiente que forma un todo nico en cuanto a la manipulacin, almacenamiento o
transporte. La formacin de cargas unitarias se hace a travs de pallets
(plataformas), que son estrados de madera esquematizados de diversas
dimensiones. Sus medidas convencionales bsicas son 1.100 mm y 1,100 mm como
patrn internacional para adecuarse a los diversos medios de transporte y
almacenamiento.

Cajas o cajones: Es la tcnica de almacenamiento ideal para materiales de

pequeas dimensiones, como tornillos, anillos o algunos materiales de oficina,
como bolgrafos, lpices entre otros. Algunos materiales en proceso,
semiacabados se pueden guardar en cajas en las propias secciones productivas.
Las dimensiones deben ser esquematizadas y sus tamaos pueden variar segn las
necesidades.
 20

Estanteras: Es una tcnica de almacenamiento destinada a materiales de diversos

tamao y para el apoyo de cajones y cajas estandarizadas. Las estanteras
pueden tener diferentes tamaos y dimensiones. Los materiales que se guardan en
ellas deben estar identificados y visibles. Las estanteras constituyen el medio de
almacenamiento ms simple y econmico. Es una tcnica adoptada para piezas
pequeas y livianas cuando las existencias no son muy grandes.

Columnas: Las columnas se utilizan para acomodar piezas largas y Estrechas como
tubos, barras, correas, varas gruesas, flejes entre otros. Pueden se montadas en
rueditas para facilitar su movimiento. Su estructura puede ser de madera o de acero.

Apilamientos: Se trata de una variacin de almacenamiento de cajas para

aprovechar al mximo el espacio vertical. Las cajas o plataformas son apiladas
unas sobre otras, obedeciendo a una distribucin equitativa de cargas. Es una
tcnica de almacenamiento que reduce la necesidad de divisiones en las
Estanteras, ya que en la prctica, forman un gran y nico estante. El apilamiento
favorece la utilizacin de las plataformas y en consecuencia de las pilas, que
constituyen el equipo ideal para moverlos.

Tipos de almacenamientos de los materiales

Racking: Permite utilizar de manera eficiente el espacio vertical, almacenando

existencias en grandes racks, sin embargo puede requerir mayor trabajo y ser
ms caro. Es muy comn la utilizacin de tcnicas de almacenamiento asociado al
sistema de apilamiento de cajas o plataformas, que proporcionan flexibilidad y mejor
aprovechamiento vertical de los almacenes

Por Zonas: Agrupa las existencias de caractersticas comunes juntos en lugares de

fcil acceso

Aleatorio: Agrupa productos de acuerdo al tamao de los lotes y el espacio

 21

disponible sin relacionar las caractersticas de los productos, se usa

eficientemente el espacio pero no ayuda para el despacho

De temporada o promocionales: Destinados a productos de fcil recogido y

abastecimiento para minimizar los costos de manipulacin

Cuarentena de Alto Riesgo: Para productos como sustancias controladas,

Existencias de alto valor o armas de fuego que requieren condiciones especiales
De almacenamiento

De temperatura controlada: Es importante tener en cuenta la seguridad de los

empleados y protegerlos de los repentinos cambios de temperatura. La manipulacin
es lenta

MOVIMIENTO

Es el subproceso del almacn de carcter operativo relativo al traslado de los

materiales/productos de una zona a otra de un mismo almacn o desde la zona de
recepcin a la ubicacin de almacenamiento. La actividad de mover fsicamente
mercancas se puede lograr por diferentes medios, utilizando una gran variedad de
equipos de manipulacin de materiales. El tipo de herramientas utilizado depende de
una serie de factores como son:

Volumen del almacn

Volumen de las mercancas

Vida de las mercancas
Coste del equipo frente a la finalidad
Cantidad de manipulaciones especiales y expediciones requeridas
Distancia de los movimientos

Desde la perspectiva de las caractersticas de las mercancas, los flujos de

entrada y salida del almacn de las mercancas son variadas, como por
ejemplo:
 22

Last In First Out (LIFO): la ltima mercanca que entra en almacn, es la

primera que sale para expedicin. Esta modalidad es frecuentemente utilizada
en productos frescos.
First In First Out (FIFO): la primera mercanca que entra en almacn, es la
primera que es sacada de almacn. Es la modalidad ms utilizada para evitar
las obsolescencias
First Expired First Out (FEFO): el de fecha ms prxima de caducidad
es el primero en salir.

INFORMACIN:

Si bien la funcin principal de la Gestin de Almacenes es la eficiencia y efectividad en

el flujo fsico, su consecucin est a expensas del flujo de informacin, este es un eje
transversal de los procesos de gestin logstica, y la gestin de almacenes no son la
excepcin. Debe ser su optimizacin, por tanto, objetivo de primer orden en la Gestin
de Almacenes. Su mbito se extiende a todos los procesos anteriormente descritos
Planificacin y organizacin, recepcin, almacn y movimiento y se desarrolla de
manera paralela a ellos por tres vas:

Informacin para gestin.

Identificacin de ubicaciones.
Identificacin y trazabilidad de mercancas.

Dentro de la informacin para la gestin se incluyen:

Configuracin del almacn: instalaciones, lay-out

Datos relativos a los medios disponibles
Datos tcnicos de las mercancas almacenadas
Informes de actividad para Direccin
Evolucin de indicadores
Procedimientos e instrucciones de trabajo
Perfiles y requisitos de los puestos
 23

Registros de la actividad diaria

La identificacin de las ubicaciones la profundizaremos en el mdulo de Diseo y Lay-

out de almacenes. Por otro lado la identificacin y trazabilidad de mercancas se detalla
en el mdulo de identificacin de mercancas.

La Informacin: Soporte General De La Gestin De Almacenes

De toda la informacin que se encuentra dentro de la gestin de almacenes,

PRICEWATERHOUSECOOPER sugiere dividirla en 3 grandes grupos: Informacin
para Gestin, Identificacin de Ubicaciones e Identificacin y Trazabilidad de
Productos. Dado que el segundo punto habla respecto a identificar las ubicaciones
y esta es una tarea que se realiza solo una vez durante el diseo del Layout y el
inicio de operaciones, sugiero dividirla en 2 grupos como tal:

1. Informacin para Gestin: Toda informacin que es caracterizada por la

importancia que supone revisar peridicamente, cuya finalidad es aportar valor.
Algunos ejemplos son:

Datos relativos a los medios disponibles.

Datos tcnicos de los productos almacenados,
Evolucin de Indicadores.
Procedimientos e Instrucciones de Trabajo.
Perfiles y Requisitos de los Puestos.
Registros de la actividad diaria.

2. Visibilidad y Trazabilidad de los Productos: Como base principal para

saber dnde se encuentra cada producto dentro del centro de distribucin (almacn)
supone realizar 2 tareas predecesoras:

Codificar el Almacn: Toda bodega, nave, zona, rea y ubicacin debe poseer
una codificacin nica que la diferencia del resto.
 24

Codificar la mercadera: Cada mercadera que ingrese al almacn debe ser

debidamente identificada y nica. A su vez, debe estar relacionada de forma
directa con la identificacin de la ubicacin donde se encuentra.

COMO DEBE REALIZARSE EL PROCESO DE ALMACENAMIENTO

El proceso de almacenamiento debe realizarse de manera tal que se lleven los

registros apropiados, utilizando base de datos, planos, control de inventarios, todo
ello teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

Prevencin del problema: verifica si el almacen o espacio donde se almacenaran

los productos cumple con las normas bsicas tales como ventilacin y luz, salida de
emergencia, paredes incombustibles, pesajes, etc.

Capacidad de personal: el personal de almacn debe estar capacitado y conocer

los cuidados que se deben tener en la manipulacin de estos productos.

Verificacin de sistemas de comunicacin y manejo de informacion estos

deben funcionar adecuadamente permitiendo el flujo adecuado de informacin,
facilitar la actualizacin de datos, hacer ms eficiente el manejo de inventarios,
evitando que se adquiriera ms producto del que se necesita por fallas de
comunicacin, convirtindolas en materiales que ocupan espacio de forma
innecesaria.

Recopilacion de la siguiente informacin

Elementos que se proyecta almacenar

Cantidad mxima que requieren almacenar en pocas de alta demanda.
Tipo de envase que se maneja para cada producto.
Agrupacion de productos : agrupe los productos por tipos de la presentaciones
este punto, los lquidos se separaran de los slidos, de otra manera debern
proveerse los medios de proteccin para evitar que un derrame liquido dae un
producto slido, los cuales se embalan comnmente en empaque impermeables
 25

Productos especiales Identifique dentro de los diferentes tipos de productos o

materiales aquellos que requieran condiciones especiales de almacenamiento como:
refrigerados, inflamables, etc. Evale si debe sacarlos del almacn a un lugar ms
seguro de acuerdo con las cantidades y las condiciones actuales

Separadores Identifique dentro de los diferentes tipos de productos o materiales

aquellos que requieran condiciones especiales de almacenamiento como:
refrigerados, inflamables, etc. Evale si debe sacarlos del almacn a un lugar ms
seguro de acuerdo con las cantidades y las condiciones actuales

Ubicacin: Actualice la ubicacin fsica de los productos o materiales en su

sistema o plano del almacn, la posicin final que ocuparan los productos
considerando reas de desplazamiento de personal, movimiento de estibadores,
montacargas, salidas de emergencia, zona de despacho, etc.
Movimiento de materiales: Realice los movimientos fsicos de los materiales de
acuerdo con el plano obtenido y haga los ajustes que considere necesarios.

CLASES DE ALMACENAMIENTO
Podemos considerar los siguientes tipos:
1. Almacenes financieros o warrant

2. Almacenes autorizados de Aduana

3. Almacenes de importacin temporal

4. Almacenes de exportacin temporal

5. Almacenes de consignacin.
 26

Almacenes Financieros o Warrants

Son aquellos en que se almacena mercadera que se entrega en garanta
(warrants) por un prstamo, generalmente bancario. Estos pueden ser alquilados a
almaceneras o se puede negociar para que se utilice un almacn dentro de la
empresa, pero al cual tiene acceso nicamente la empresa financiera acreedora.
Bien utilizado, puede ser un medio importante de financiamiento. Se pueden
warrantear mercaderas o insumos o productos terminados.
Los materiales warranteados se pueden liberar parcialmente pagando al banco,
el valor del material ms los intereses correspondientes.

Almacenes autorizados de Aduana

Los terminales martimos y areos, tienen los siguientes inconvenientes:
1. Son inseguros por prdidas y robos.
2. Existen plazos para retirar la totalidad de la mercadera, en cuyo defecto es
declarada en abandono.
3. No se puede retirar parcialmente la mercadera.
Para evitar estos inconvenientes, podemos gestionar que apenas se desembarque
la mercadera importada, sea depositada en almacenes autorizados de aduanas
con el fin de eliminar los problemas mencionados pues, nuestra mercadera estar:
1. Segura.
2. No se declarar en abandono mientras paguemos los derechos de
almacenamiento.
3. Se puede desaduanar parcialmente.

Almacenes de importacin temporal

Las empresas que exporten productos, pueden solicitar la importacin de insumos

que sean productivos, liberados de los derechos de aduana y del IGV.
 27

El Estado es muy riguroso en el control de los materiales que ingresan al pas con
esta facilidad, que es necesaria para poder competir con productos de otros pases.
La falta de materiales que no corresponden al balance importacin temporal
exportacin, puede ser asumido como contrabando, con las penalidades
correspondiente.

Almacenes de exportacin temporal

En el caso que tengamos que remitir un material para su reparacin al extranjero,

que deba volver a internarse, o de devoluciones al proveedor con cargo a reingreso,
por los que ya se pagaron los derechos de aduana correspondiente, pueden ser
solicitados como exportacin temporal para no duplicar el pago de los derechos.
Dentro de estos, podemos considerar tambin, los TIC: terminales interiores de
carga, creados por la Ley N 25327 Normas sobre el transporte multimodal
internacional de mercaderas, que se dio para facilitar el comercio internacional de
zonas que no dispongan de servicios de embarque desembarque de cargas en
contenedores ni otras formas anlogas.
Estos almacenes estn bajo el control de la Sunad y toda la mercadera que se
interne en ellos se considera Exportadas para todos sus efectos.

De consignacin

Es cuando el proveedor nos da los materiales que sern pagados con la condicin
de ser consumidos o vendidos por nosotros.
Como es lgico, son aplicables para materiales A, pues no vale la pena hacerlo
para materiales B C.
Este sistema es importantsimo porque minimiza la inversin necesaria y porque
baja considerablemente el costo de posesin.
Es muy til pero hay que tener un buen sistema de control de los stocks y de los
consumos, pues este tiende a aumentar por el slo hecho de tener los materiales
disponibles o porque puede ser incentivado por el proveedor.
 28

TIPOS DE ALMACENES
Estos son los lugares de almacenamiento que debemos considerar dentro de una
empresa.
o De insumos
o De productos terminados
o De recuperos
o De mercadera
o Sub almacenes o bodegas

Estos pueden ser nicos o varios, segn sea necesario.

1. De insumos.- Son aquellos que contienen los materiales que se consumen en

la empresa, ya sea para uso interno o produccin pueden ser especializados o
tener 1 slo, general:
Por ejemplo:
o Almacn de materias primas
o Almacn de repuestos
o Economato
o Almacn de materiales pesados, etc.

2. De productos terminados.- Como su nombre lo indica, son los que contienen

los materiales que produce la empresa. En este almacn, podramos tener tambin
los semi-terminados.
3. De recuperos.- Estn los materiales usados, susceptibles de ser reparados o
para su venta donde estn y como estn o para ser eliminados.
4. De mercadera: Es donde estn los materiales que compramos para
comercializar directamente. Podran tambin estar junto con los productos
terminados.
5. Bodegas o sub-almacenes: Son almacenes pequeos, en los que tenemos
materiales de uso frecuente y/o emergencia, que son necesarios cuando los
usuarios estn muy alejados del almacn o cuando este no cubre todos los turnos
de trabajo que tiene la produccin.
 29

2. PROBLEMAS EN LOS ALMACENES

El llenado excesivo de los locales puede causar dao a los materiales y aumentar
la eventualidad de reclamos y devoluciones por parte de los clientes. Puede hacer
difcil la rotacin de los materiales, favoreciendo la acumulacin de mercancas
superadas y de difcil venta. Puede tambin ser inoportuna la atencin de los
pedidos, lo crear dificultades a la organizacin de las ventas.
a. El Espacio y el Personal es insuficiente.
Muchas veces se deja que se vaya acumulando trabajo con el fin de liquidarlo en
un momento determinado; la plantilla del personal se dispone en funcin de estas
necesidades extremas, con lo cual lo nico que se consigue es que en los
momentos de menos trabajo se produzca una situacin de bajo rendimiento que
ocasiona costos y gastos perfectamente evitables.
b. El Personal es incapaz por falta de Entrenamiento.
Con demasiada frecuencia hay que recorrer trayectos y pasillos trazados sin
obedecer ningn tipo de sistema y muchas veces se van atendiendo los pedidos
recogiendo de manera memorista o segn el parecer del operario. As se originan
trayectos largo se intiles adems de la necesidad de mayor tiempo de aprendizaje
para acostumbrarse a esta carencia sistemtica.
c. El Almacn est mal localizado o existe una mala distribucin.
En el almacn se espera demasiado tiempo, se espera pro ejemplo con los
documentos relacionados con los pedidos y que tiene que venir de las oficinas,
esperan los medios de transporte, la carga y entrega de los productos solicitados.
Estos tiempos prueban una mala organizacin.
d. Deficiente colocacin de la mercadera que dificulta la localizacin rpida
para acomodar y/o surtir la demanda.
e. Equipo de Almacenamiento Inadecuado, obsoleto o en mal estado.
f. Equipo de Manejo de Materiales Insuficiente o Inadecuado.
 30

CLASIFICACIN DE LOS ALMACENES.

La gran variedad de productos existente y por sus diferentes caractersticas

Dificulta el sistema de almacenamiento, por lo que es conveniente identificar el tipo de
almacn dependiendo las caractersticas de la carga.
Es por esta razn que segn los avances logsticos y las exigencias de la globalizacin
para satisfacer las necesidades de los clientes, se ubica la siguiente clasificacin de
almacenes. Buen nivel de cumplimiento Satisfaccin total del cliente.

Segn la naturaleza de los artculos almacenados:

Almacenes de materias primas (cerca de las fbricas).

Almacn de productos semielaborados (cerca del centro de produccin).
Almacn de productos terminados (cerca del consumidor).
Almacn de piezas de recambio (cerca del almacn de productos
Acabados).
Almacn de materiales auxiliares.
Almacn de archivos de informacin.
Segn la funcin logstica:
Almacn en planta (contiene productos acabados).
Almacn de campo (productos directamente para la venta).
Almacn de trnsito o plataformas (atiende necesidades de trasporte).
Almacn temporal o de depsito.
Segn rgimen jurdico:
Almacenes propios.
Almacenes en alquiler.
Almacenes en rgimen de Leasing.
Almacenes en Trnsito.
Segn las caractersticas del propio almacn:
Almacenes cubiertos
Almacenes al aire libre
Segn el tipo de manipulacin :
Almacenes convencionales.
Almacenes en bloque o apilado.
 31

Almacenes Dinmicos.
Almacenes Mviles.
Almacenes Semiautomticos o automticos.
Almacenes de autopartes.

Segn la carga a movilizar:

Almacenes de especialidad mercantil.

Almacenes de grupo de productos.
Almacenes en Red.
Naves Logsticas.
Silos.
Tanque.

Segn su rgimen Comercial:

Depsito Aduanero.
Zona o depsito Franco.
Depsito aduanero pblico

Principios de los almacenes de clase mundial:

En la actualidad el almacn est desempeando un papel de mayor importancia, por
ese motivo se debe tener una metodologa del plan maestro de los almacenes, para
poder convertir el almacn en una pieza clave del xito de la empresa.
Lo anterior indica que se debe tener en cuenta:

Fijar puntos de referencia de los almacenes.

Innovar, optimizar y simplificar las operaciones de almacenamiento.
Implementar nuevos diseos de almacenamiento al realizar simulacin para
mejorar los procesos del almacn.
Automatizar las operaciones del almacn.
 32

LOCALIZACIN DE LOS ALMACENES (MTODOS)

Se divide en dos mtodos:

I. Mtodo de Weber.

Este mtodo soluciona la ubicacin de los almacenes en una red de distribucin, de

forma que la suma de los costos de transporte se reduzca.
Este mtodo tiene en cuenta:

Demanda de los productos.

Punto de origen
Punto de llegada
Tarifa de transporte, segn la ruta a utilizar.
II. Mtodo del centro de gravedad.
Este mtodo es una tcnica matemtica utilizada para encontrar una localizacin que
minimice los costos de transporte de materias primas y productos terminados.
Es una tcnica de localizacin de instalaciones individuales en la que se consideran
las instalaciones existentes, las distancias que las separan y los volmenes de
productos que hay que distribuir. Se utiliza normalmente para ubicar bodegas
intermedias y de distribucin.

CENTROS DE DISTRIBUCIN (CD).

Los centros de distribucin (CD), son una infraestructura logstica, en la cual se
almacenan productos de diferente naturaleza y se generan ordenes de salida para su
distribucin a nivel nacional e internacional, en algunos centros de distribucin se
cuenta con sistemas de refrigeracin o aire acondicionado, esto bsicamente depende
del tipo de mercanca que se va a distribuir , es por eta razn que las organizaciones
por lo general definen la ubicacin de sus CD, en funcin del rea o la regin en la que
tendrn cobertura, de las vas principales, rutas con mayor frecuencia de utilizacin,
puertos martimos, areos , estaciones de carga y descarga de mercanca , zonas
francas .
 33

T
ecnologa de manipulacin y almacenamiento
ZONIFICACIN DE ALMACENES
En este tema identificaremos, las zonas del almacn, Zonificacin de almacenes,
organizacin del almacenaje y las ubicaciones que deben tener los productos, segn
su naturaleza, teniendo en cuenta que no todos los almacenes son iguales, ni en todos
se deben realizar las mismas operaciones. Por tal motivo, no todos tendrn las mismas
zonas, ni la misma distribucin. Sin embargo, se puede afirmar que existen zonas
comunes en los distintos tipos de almacenes.
Las zonas del almacn dependen tanto del acceso como de salida de la mercanca,
es por esta razn que las bodegas y zonas deben ser adaptables a las necesidades
de instalacin de estantera, ubicacin de monta cargas y de producto.

Zonas del Almacn

Zona de carga y descarga.
Zona de recepcin.
Zona de almacenaje.
Zona de preparacin de pedidos.
Zona de expedicin.
Zona de oficina y servicios.
Otras zonas especializadas.
Zona de Cuarentena.

Zona de envasado.
Zona de espera .
Zona tcnica.
Cmaras frigorficas.
Devoluciones.
Estibas vacas.
 34

Zonificacin de almacenes
La distribucin de diversos productos a una zona fija del almacn se realiza en
funcin a los factores que buscan optimizar los recursos de almacn y analizar las
caractersticas de la mercancas, lo anterior conlleva a :
Minimizacin de costos de almacenamiento.
Minimizacin de costos de Manipulacin de la mercanca.
Facilidad de manejar un sistema de inventarios.
Reduccin de tiempos de localizacin.
Minimizacin de riesgos del personal.
Ubicacin de los productos segn su rotacin.

Zonificacin ABC
La zonificacin ABC, consiste en el mtodo ms eficaz para la ubicacin de
productos dependiendo del volumen de ventas o rotacin que tengan en un perodo,
reduccin de recorrido logrando as la minimizacin de los costos de la bodega de
almacenamiento.
Por esta razn es importante tener en cuenta los elementos para clasificar productos
segn el sistema de zonificacin ABC.
Realizar un documento dnde se verifique cules son los ndices de otacin de los
productos. bicar los productos de mayor a menor rotacin.

Configuracin del almacn

.1 UBICACIN DE LOS ALMACENES

Las primeras actividades en el diseo de un almacn se orientan a Seleccionar el

lugar donde ste se va a ubicar. La situacin de un almacn Dentro de una red
logstica constituye una de las decisiones clave, porque va a condicionar de forma
trascendental la relacin coste/servicio del sistema logstico global.
Si el sistema logstico puede ser considerado como una red a travs de
la cual circulan mercancas e informaciones, los almacenes son los nodos de
 35

la red, donde los productos se detienen temporalmente. El problema que se plantea

es la determinacin de la cantidad de nodos, su tamao y su posicin en esa red
logstica.
La localizacin de un almacn pasa por dos etapas:

1. Localizacin de la zona general. La decisin deber considerar los costes

implicados y los niveles de servicio al cliente.
Un almacn cercano al cliente, tendr costes de distribucin menores y aumentar el
nivel de servicio al cliente y por tanto, su satisfaccin.

2. Seleccin de un punto concreto dentro de la zona general elegida

anteriormente. Esta decisin se basar en los estudios de las caractersticas
particulares y diferenciales de los posibles puntos dentro de esa zona.
Un polgono industrial cercano a la ciudad y bien comunicado,respecto a un polgono
lejano, mal comunicado e inseguro.

2 TAMAO DEL ALMACN

La relacin coste-servicio del sistema logstico global viene determinado
fundamentalmente por una decisin estratgica: la localizacin de los recursos
e instalaciones dentro de la red logstica. Esta decisin implica determinar el
nmero, la localizacin y el tamao del almacn por el que debe circular el
flujo de mercancas

RELACIN ENTRE LA GESTIN DE STOCK Y LA GESTIN DE ALMACN.

Los intercambios de informacin entre la gestin de stock y la gestin del almacn

son numerosos y frecuentes .
Fichero de entregas esperadas del exterior o de la produccin.
Fichero de los pedidos a ejecutar.
Informacin de cambio de estatuto, exencin de cuarentena.
Solicitud de inventario.

Fichero de entradas reales.

Fichero de las salidas ejecutadas.

 36

Recuento de inventarios.

Fichero de anomalas : prdida o destruccin de artculos, no disponibilidad

debida a error de inventario, clientes no previstos, litigios ...

Por ello har referencia a la gestin de almacenes centrndome en las magnitudes

estticas y dinmicas que determinan y conforman un almacn y como paso previo, a
la eleccin de los medios fsicos y de transporte , que nos determinan nuestro
modelo de almacn elegido.

MAGNITUDES ESTTICAS QUE INFLUYEN EN LA CONFORMACIN DEL

ALMACN

El aspecto bsico a considerar en la organizacin de un almacn, es el surtido de

productos con los que se trabaja. A partir de ste y dependiendo de la forma en que
los productos van a ser almacenados y despachados a los usuarios y consumidores,
se establecern las dimensiones del almacn y los procedimientos de trabajo.

SURTIDO DE ARTCULOS: es la relacin de productos con los que el almacn

se tiene que enfrentar.

El proceso de crecimiento econmico de la sociedad, conlleva un aumento en la

variedad de productos. Vivimos en una sociedad de consumo que impulsa la
produccin de nuevas mercancas y las acerca a mercados ms lejanos. La
internacionalizacin de la economa, nos obliga a incrementar el nmero de
artculos en stock para atender la demanda de nuestros clientes, cada vez ms
diversificada.

1. LOS ARTCULOS

La primera tarea en el proyecto del almacn consistir en clasificar los artculos se

haya decido tener en stock. Esta clasificacin se har de acuerdo a varios criterios,
a menudo cruzados. El nmero de clasificaciones para cada uno de estos criterios
se limitar a 3 o 4,5 como mximo.
 37

La finalidad de estas primeras clasificaciones es definir los volmenes de

almacenamiento que sern necesarios, los equipos estticos y los equipos
dinmicos.

CLASIFICACION POR NATURALEZA

Algunos artculos se entregan y almacenan a granel ( lquidos o
pulverulentos), pero requieren equipos especiales.

Otros artculos requieren una conservacin a temperatura controlada, el

almacenamiento de estos artculos requiere recintos donde la temperatura no
vare en ms de 1 o 2 grados.

CLASIFICACION POR VOLUMEN

Los volmenes unitarios de los artculos, tienen una importancia evidente, en

la proyeccin del almacn. Por ejemplo, en un almacn de piezas sueltas de
coches, habr zonas asignadas y medios adaptados a las diferentes
morfologas de las piezas. Una zona permitir almacenar las piezas pequeas,
que pueden almacenarse en pequeas cubetas o en cajones ( pernos,
componentes electrnicos... Una segunda zona se dedicar a lo que pueda
almacenarse en palets o contenedores. Una tercera zona alojar piezas de
formas especiales.

CLASIFICACION POR PESO

El peso, al igual que el bulto de los artculos, tiene su importancia en la
definicin del almacn, no es lo mismo almacenar almohadones que el
almacenamiento de piezas mecnicas
.
CLASIFICACION POR ESTATUTOS
Es preciso definir los artculos con estatutos particulares:
Los que estn sometidos a cuarentena.
Los que estn sometidos a controles administrativos.
Los que pasan por aduanas.

....
 38

OTROS CRITERIOS
Los criterios de clasificacin dados anteriormente, son lo suficientemente
generales para ser comunes a todos los almacenes. Pero esta lista es
demasiado restrictiva.
Ocurrir en determinados proyectos que habr que tener en cuenta el valor
mercantil de los artculos, ya que este puede obligar a su almacenamiento en
caja fuerte. En otros casos el atractivo de determinados artculos, puede
llevarnos a tomar medidas especficas para limitar la "desconocida reduccin
del stock". En los almacenes de gran altura, estos artculos estarn bajo
vigilancia o se colocarn en el estante ms alto o el menos accesible.

2. LOS ENVASES

No en todos los almacenes, se da la necesidad de acondicionar o reacondicionar

los artculos que entran. Cuando estas necesidades existen pueden ser de muy
diversa ndole.

ENVASE UNITARIO

Algunos almacenes destinados al almacenamiento de piezas de recambio, pueden

recibir piezas a granel en contenedores, antes de darles entrada en almacn, ser
preciso acondicionar cada artculo en un embalaje unitario del tipo blister.

ENVASES COLECTIVOS.

Hay que tener en cuenta que generalmente los productos a almacenar, adquieren
las caractersticas fsicas de su embalaje. El volumen que ocupan est determinado
por la industria fabricante y lo que cuenta es el conjunto producto -embalaje.

Este volumen puede ser convenientemente alterado mediante las operaciones de

acondicionamiento en almacn, por ejemplo la paletizacin de un nmero
determinado de unidades del producto, en este caso la forma dominante es
proporcional a las tres dimensiones.

Tambin pueden presentarse productos en los que domine la longitud ( tubos,

barras) o la superficie ( chapas, planchas) o de forma irregular o amorfos (
graneles, minerales, piezas de repuesto.
 39

Entre todos los acondicionamientos colectivos, el ms universal es el palet, es por

ello que vamos a extendernos un poco ms en su explicacin y los mdulos de
almacenaje que determina.

Todo ello sin perder de vista que existen otro tipo de acondicionamientos
colectivos, que pueden ser de muchos tipos, cartones, cubas metlicas o de
plstico, contenedores de madera, metal o enrejado. La eleccin de uno u otro,
responde a varios condicionantes: la venta, el transporte o el almacenamiento.

3. PALETS.

El palet es el acondicionamiento colectivo de mayor uso, en sus medidas, radica el

xito de su utilizacin

800 X 1.200 milmetros

Ya que su longitud, 1,2 metros un poco menos de la mitad del ancho mximo de
los camiones, reglamentado por el cdigo de carretera ( 2,5 metros) lo cual
racionaliza las tasas de llenado de los vehculos.

El suministro de palets, suele ser competencia del almacn. Es imperativo, no

ahorrar en la calidad de los palets, sobre todo si el almacn tiene gran altura o se
prev utilizar transtockeurs totalmente automticos. Una cualidad de los palets que
no siempre es tenida en cuenta es la sequedad de su madera. Se ha dado el caso
de un almacn colmado de palets nuevos cuya madera no estaba lo
suficientemente seca y que soportaban una carga de aproximadamente una
tonelada. La madera se sec en los estantes y los palets tomaron una forma curva.

A continuacin fue necesario vaciar al almacn a mano, ya que los palets no

dejaban suficiente espacio para meter las horquillas del transtockeur.

La medida y estructura de los palets, se adecua a las siguientes normativas

internacionales:

Normas AENOR, DIN e ISO

La ficha 435.2.0 de la Unin Internacional de Ferrocarriles.

Si los artculos son particularmente inestables, existen realces que se pueden

sobre los palets: conjugan las ventajas de los palets y de los contenedores; cuando
 40

los realces no se utilizan, pueden plegarse, con lo que se gana espacio, pero
tambin se gasta en mano de obra.

Hemos comentado anteriormente que tanto la clasificacin de los artculos como la

determinacin del envase (unitario o colectivo) nos iba a servir para determinar los
mdulos de almacenaje, y por tanto las dimensiones y distribucin final de nuestro
almacn fsico.

4. LA TEMPORALIDAD

Los stocks en almacn son dependientes de los flujos de entrada y de salida.

Cuando estos stocks estn sujetos a fenmenos de temporalidad , la capacidad del
almacn debe tenerlo en cuenta.

Las variaciones de flujos, y por consiguiente de capacidad, tienen diferentes

frecuencias.

VARIACIONES ANUALES

Pueden provenir de una fabricacin que sea en esencia temporal, como los
azucares, o que deba anticipar un cierre por vacaciones. Las variaciones suelen
provenir con frecuencia de la demanda.

VARIACIONES MENSUALES

Las variaciones mensuales a menudo estn ligadas a condicionantes comerciales

que hacen que, si la mercanca se entrega a principio o a final de mes, las fechas
de facturacin y pago son las mismas.

VARIACIONES SEMANALES

Pueden deberse a los programas de las rondas de entregas nacionales.

VARIACIONES DIARIAS

Estas variaciones responden a mltiple causas. Pueden deberse a la diferencia

entre los horarios de los talleres de fabricacin, que pueden trabajar en 2 o 3
turnos, y los horarios del almacn, que en general slo realiza una actividad diurna.
Tambin pueden estar provocadas por las horas de llegada de los pedidos, cuando
uno est comprometido a hacer la entrega el da siguiente. Estn tambin influidos
 41

Por los horarios de salida de los transportes por avin, tren o carretera. Las
variaciones diarias, no deberan tener una incidencia real en la magnitud de stock,
sino ms bien en las superficies adicionales de retencin

5. LA CUARENTENA

Cuarentena designaba el estatuto de los barcos, procedentes de pases

dudosamente sanitarios, que deban permanecer cuarenta das en la ensenada del
puerto de destino, este plazo permita comprobar que no se producira ninguna
epidemia entre la tripulacin o los pasajeros.

Hoy la cuarentena corresponde al tiempo necesario para efectuar los controles que,
permiten decidir si un producto es o no utilizable. Este tipo de exigencias es
frecuente en productos farmaceticos y agroalimentarios, y en un plano ms
general en aquellas empresas que realizan controles de calidad sobre sus materias
primas. Los productos o materias primas en cuarentena, aunque fsicamente estn
en el almacn estn congelados, y es en esta fase donde deberemos definir los
productos o materias primas que deben someterse a cuarentena, el tiempo que
tardan en realizarse los controles y definir los accesos y personas que pueden
acceder a ellos.

6. LOS ESTATUTOS PARTICULARES

Hay estatutos que pueden afectar a determinados productos y es preciso tenerlos

en cuenta a la hora de dimensionar el almacn.

Productos farmacuticos inscritos en:

Lista I: que agrupa a productos txicos, con almacenamiento separado y

bajo llave.
Lista II: que agrupa a productos peligrosos que deben almacenarse
separadamente del resto.

Lista de estupefacientes: que deben guardarse en un local particular, bajo llave y

provisto de un sistema de seguridad.
 42

Los artculos que pasan la aduana, bien en trnsito, bien a la espera de formalizar
el pago de las tasas.

Los artculos que precisan de condiciones ambientales especiales (temperatura,

higrometra.

Los productos petrolferos.

La lista deber contener todos aquellos artculos que requerirn de un tratamiento

especial.

MAGNITUDES DINMICAS QUE INFLUYEN EN LA CONFORMACIN DEL

ALMACN

Hasta ahora hemos definido las magnitudes estticas que intervienen en la

conformacin de un almacn, en este apartado definiremos las magnitudes
dinmicas que influyen, puesto que un almacn grande puede alojar un stock
considerable, pero inmvil (caso de los artculos muertos), mientras que un
almacn de tamao ms modesto puede ser el escenario de un intenso trfico, este
trfico es el que examinaremos en este apartado.

1. LOS FLUJOS: DEFINICIN Y MAGNITUD

La fase precedente, nos ha permitido censar el conjunto de artculos que hay que
almacenar, as como conocer su propiedad cualitativa, morfolgica o estatutaria.
Ahora es el momento de determinar los traslados necesarios y la manera en que
deben llevarse a cabo.

FLUJO DE LLEGADA

Los flujos entrantes pueden proceder del exterior o tener por origen una unidad de
produccin ubicada en el local. Es frecuente que se de ambas situaciones a la vez.
Podemos tener un almacn que aloje componentes y materias primas, como
productos ya acabados.

La diferencia es importante, ya que en los flujos internos es posible controlar cierto

nmero parmetros como horarios o calidad del acondicionamiento colectivo,
mientras que en los externos habr que tener en cuenta condicionantes como el
transporte y los inevitables problemas de transporte.
 43

Las llegadas provenientes del exterior volvern a salir por transporte: vehculos
ligeros, camiones o semirremolques, y vagones si el almacn dispone o dispondr
de una va particular. Las condiciones de llegada deben definirse para cada uno de
estos medios de transporte:

Horarios de llegada.
Nmero de entregas simultneamente.
Nmero de artculos.
Tiempo de estacionamiento.
Posibilidad de dejar los remolques en el muelle.
Acondicionamientos colectivos.

Las posibilidades que se negocien con los proveedores se anotarn para valerse
de ellas posteriormente, si ello parece til cuando se disee la forma de funcionar.

PREPARACION DE PEDIDOS

Los flujos correspondientes a la preparacin de pedidos son los resultados de los

siguientes parmetros:

o El nmero de pedidos que hay que preparar en una unidad de tiempo.

o El nmero de lneas de pedido.

o El nmero de envases diferentes, zonas diferentes de almacenado y lneas

diferentes.

o El nmero de artculos por zona y lnea (1)

1.LNEA: Agrupacin de artculos que tienen la misma referencia.

A la hora de valorar los flujos de preparacin de pedidos deberemos tener en

cuenta:

1.- Cada pedido podr necesitar una consolidacin, si las diferentes referencias y
los diferentes envases que lo componen, estn almacenados en lugares alejados
unos de otros, y no podrn por tanto ser tratados por un solo operador y/o por un
solo medio de manipulacin.
 44

2.- Cada lnea provocar el desplazamiento del operador hacia el artculo o del
artculo hacia el operador.

3.- Cada artculo precisar de una operacin de carga, por eso la importancia de
los envases colectivos. Tomar un paquete con diez artculos, si no son demasiado
pesados, no requiere mucho ms tiempo que cargar un solo artculo. Una buena
medida es favorecer comercialmente los pedidos que comportan nmeros enteros
de envases colectivos, al objeto de reducir los tiempos de preparacin.

4.- El plazo impuesto entre la recepcin de una orden y el envo, es una magnitud
muy importante a tener en cuenta en el flujo de preparacin. Un plazo corto
perjudica, al tener que responder a periodos punta:

o Al imponer un exceso de recursos humanos en almacn.

o Exceso de inversin en activos fijos.

o Imposibilidad de optimizar los desplazamientos en la composicin de los

pedidos.

Un grfico como este, nos puede ayudar a determinar cuales son las horas punta
de llegada y preparacin de pedidos, con objeto de optimizar las inversiones que
en recursos humanos, necesite nuestro almacn.

El "plazo cero" cada vez ms impuesto por la dinmica comercial, origina en el

almacn una serie de sobrecostes, que nosotros como responsables del mismo,
estamos en la obligacin de valorar y presentar a direccin, para que valore si el
sobrecoste de almacn se justifica comercialmente o no.

FLUJOS SALIENTES

Como para los flujos entrantes, esta fase de recogida de necesidades y de

condicionantes, deber definir los horarios imperativos de salida debido a los
horarios de los transportes por avin , ferrocarril y correo, as como las rondas
terrestres de mensajera. Estos se aadirn a los mencionandos anteriormente en
la preparacin de pedidos.

FLUJOS INTERNOS

La magnitud de los flujos internos (colocacin en stock, reacondicionamiento en el

interior del almacn, traslado de un stock...) no forma parte de las necesidades a
 45

tener en cuenta para un diseador de almacn, se evaluarn en funcin de la

organizacin interna que se elija.

FLUJOS ADICIONALES

Entre estos flujos, se encuentran los correspondientes a las operaciones de

inventario. Este flujo en particular se reducir en gran medida si el inventario en
movimiento es aceptado. En caso contrario podra abarcar una semana de
actividad as todas las direcciones fsicas deben ser visitadas en la misma fecha.

Los movimientos especiales, tambin deben tenerse en cuenta, aunque en general

sean muy poco numerosos (controles inesperados, pedidos servidos con extrema
urgencia...) Si logramos tenerlos en cuenta, as como tenemos definidos los
procedimientos para acometerlos, evitaremos que la actividad normal se altere.

LITIGIOS

Aunque este flujo es muy escaso, hay que tenerlo previsto desde el principio, ya
que se producir contracorriente, y exigir tramites especiales, y probablemente
muebles o lugares de almacenamiento.

2. LA ELECCIN DE LOS ARTCULOS. CLASIFICACIN ABC

La cuantificacin de los flujos de entrada y salida, debe aplicarse a todas las clases
de artculos definidas como magnitud esttica. Cada una de estas clases deber
ser objeto de una clasificacin ABC.

La clasificacin ABC, tambin llamada la Ley de los "80-20", o la "Clasificacin de

Pareto", ser la herramienta que nos definir a que artculos debemos dar prioridad
en la bsqueda de la productividad del almacn.

En la prctica totalidad de los almacenes el 80% de la actividad se concentra en el

20% de las referencias. El 12% siguiente en el 30% de las referencias de almacn
y el 8% restante a la mitad de los artculos del almacn. Esta ley casi universal, con
diferencias pequeas en cuanto a porcentaje, permite una optimizacin del
almacn muy interesante.

Los artculos de la clase A, se almacenarn de tal manera que los trayectos que
haya que cubrir para alcanzarlos sean mnimos.
 46

Por el contrario las referencias de la clase C, se relegarn a las direcciones de

almacn de peor acceso.

El concepto del grfico ABC, es muy simple pero de gran utilidad, aunque conlleva
dos inconvenientes a tener en cuenta:

o La informatizacin del almacn, ya que la clasificacin ABC debe realizarse

en funcin de un tratamiento estadstico de los pedidos, en un periodo de
tiempo, que no debe ser ni demasiado largo (ya que no tendra en cuenta las
variaciones del mercado), ni demasiado cort para que el resultado sea
significativo.

o La colocacin de las referencias en el almacn (orden alfabtico, numrico,

o cualquier otro nemotcnico) queda sustituida a favor de una nueva
clasificacin, en la que los preparadores no sabrn donde encontrar los
artculos a cargar, por tanto en la ficha de carga deber indicarse la
direccin fsica donde se encuentra el artculo.

3. EL ALMACN DE MUESTRAS.

En los almacenes de productos terminados el envo de muestras a la clientela

siempre es un problema. Estos pedidos, preparaciones y envos presentan las
caractersticas siguientes:

o No se facturan al destinatario.

o Comportan gran nmero de lneas.

o Cada lnea tiene muy pocos artculos.

o Los artculos pueden requerir un marcaje especial.

o En las industrias con colecciones, esta actividad slo se ejerce durante un

corto periodo de tiempo.

Ser necesario tenerlo en cuenta, para no desorganizar la actividad normal.

 47

4. LAS VARIACIONES DE FLUJO

Los movimientos de entrada y salida, pueden estar sometidos a variaciones sin que
haya sistemticamente una relacin causa-efecto. Si los flujos de entrada y los de
salida se equilibran y varan con una simultaneidad rigurosa, el stock se mantendr
constante, al tiempo que la actividad podr evolucionar de manera considerable.

CONCLUSIONES DEL ANLISIS DE MAGNITUDES ESTTICAS Y DINMICAS

La cuantificacin del stock y de los flujos, har aparecer en nuestro anlisis

periodos punta y periodos de poca actividad, as como los artculos que ms se
"utilizan" y los que menor uso tienen.

Antes de esbozar la solucin tcnica, ser necesario decidir que valores se

conservan y cules no, para no invertir intilmente en edificios, equipos y hombres,
siempre sabiendo gestionar los periodos de mayor stock y los de mayor actividad.

Una primera aproximacin al problema nos permitir acercarnos a las posibles

soluciones para afrontar los periodos punta.

Disminuir los lotes de fabricacin.

Motivacin comercial a los clientes para que anticipen sus pedidos.

Entrega de pedidos de mayorista con 1 o 2 das de retraso.

Una segunda aproximacin, nos permite dar soluciones a las puntas de almacn
residuales:

Zonas de almacenamiento provisional para el stock, en el exterior del

almacn.
Tambin para el stock, alquiler del local de un transportista habitual.
Retencin de los talleres de produccin.
Contratar personal interino, para solucionar los flujos puntas.
Mantener el almacn abierto durante horas suplementarias.

La realizacin de un esquema de flujo, nos facilitar los intercambios entre las

diferentes partes implicadas en el proyecto: responsables, encargados de estudio,
futuros usuarios
 48

PROGRAMACIN Y CONTROL MATERIALES

Ya hemos mencionado que el almacn debe administrar los stocks, por eso, es
responsable de la programacin de los materiales de stock y tambin de realizar el
control de materiales.
A travs de este ltima funcin, el almacn debe realizar:
a) Control de pedido de materiales de stocks y no stocks: Esta labor
consiste en revisar que los pedidos que realizan los usuarios, sean compatibles
con las necesidades reales de la empresa. Generalmente, con los pedidos de
reposicin de stocks, no existen mayores problemas porque ya se conocen y
consumen constantemente pero son los pedidos de no stock los que nos
ocasionan las mayores dudas en cuanto a su real necesidad, cantidad que se
solicite y si las especificaciones estn completas. Para realizar este control, de
acuerdo al tipo de empresa y materiales que consume, la empresa debe tener
personal tcnico y que realice una funcin de campo, es decir In- Situ, en donde
se requiere el material.
b) Estudio de materiales: El personal tcnico debe estar permanentemente en
bsqueda de materiales nuevos que reemplacen con ventajas a los existentes,
en cuanto a:
- Costo
- Rendimiento
- Obtencin
- Disponibilidad en el mercado
- Procedencia
- Integracin nacional
- Desarrollo de proveedores, etc.
c) Catalogacin: El catlogo, como vamos a ver posteriormente es una
herramienta indispensable para la empresa. El encargado de crearlo y
mantenerlo actualizado es control de materiales.
 49

CONTROLES DEL ALMACN

En el almacn poseemos mucho dinero invertido, ms de los que puede tener el cajero
en un buen da; por lo tanto, el personal del almacn y las dems autoridades de la
empresa deban tener un buen control de existencias.
Para poder llevar el control, existen:
o Los chequeos
o Toma de inventarios
o Para cualquiera de los controles se debe tener un buen kardex, al da,
porque es la base para verificar se las existencias estn de acuerdo con
lo que SE DEBE HACER.
CHEQUEOS
Estos son sorpresivos y/o aleatorios. El jefe del almacn debe realizarlos en
forma diaria, pero tambin, lo realizan en forma eventual: El jefe de logstica,
auditora y contabilidad.
El procedimiento es obtener los saldos de un nmero indeterminado de tems y
compararlos con un conteo fsico. Las diferencias que pudieran existir, deben
aclararse inmediatamente.
TOMA DE INVENTARIOS
Toma de inventario es la comparacin entre el saldo contable (Kardex) y el
conteo fsico de los materiales.
Este, a diferencia de los chequeos, no debe ser sorpresivo, sino, lo principal, es
u preparacin.

Clase de toma de inventarios

Existen 2 clases:
Totales
rotativos o selectivos.
 50

- Los inventarios totales, como su nombre lo indica, se toman sobre la

totalidad de los tems. Es recomendable para empresas pequeas o con poco
nmero de tems. Como es para poco nmero de tems, se pueden tomar con
intervalos no muy grandes de tiempo y adems no cierra la atencin y requiere
de personal no muy especializado.

- Toma de inventarios rotativos o selectivos. Son recomendables para

empresas grandes o con muchos nmeros de tems. Son selectivos porque,
seleccionamos a menudo especialmente, basados en la clasificacin ABC.
Para los medianos o grandes empresas, es ms recomendable por:
- No cierra la atencin
- Pueden hacerse ms frecuentemente para los materiales ms importantes.
- Como son muy frecuentes, es necesario tener personal estable que se va a
especializar en el conocimiento de los materiales, documentos contables y
sistemas.

PREPARACIN
La preparacin consiste en:
1 Creacin o perfeccionamiento del catlogo.
2 Creacin o perfeccionamiento del cardes contable
3 Conciliacin entre fsico y kardex
4 Ordenamiento y limpieza del almacn
5 Pre - conteo
6 Depuracin del procedimiento y formatos. Fecha de inicio y trmino.
7 Determinacin del personal que intervendr.
8 Determinacin del personal que intervendr.
9 Preparacin de los medios necesarios.
10 Corte documentario.
11 Conteo y reconteo
12 Listado de discrepancias
13 Aclaracin de discrepancias
14 Informe final y ajuste de inventarios