UNIVERSITAS ISLAM NEGERI No. Dok : FST-QMR.

IA-SOP-04
STANDARD OF
SUNAN GUNUNG DJATI BANDUNG Tgl. Terbit : 1 September 2014
OPERATING PROCEDURE
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI No. Revisi : 00
(SOP)
Jl. A.H. Nasution No.105 Bandung Hal : 1/2
TINDAKAN PENCEGAHAN

1. TUJUAN
Memberikan panduan dalam pelaksanaan Tindakan Pencegahan terhadap kemungkinan terjadinya
ketidaksesuaian dalam penerapan ISO 9001:2008 pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST)
UIN Sunan Gunung Djati Bandung.

2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup pelaksanaan Tindakan Pencegahan terhadap kemungkinan
terjadinya ketidaksesuaian dalam penerapan ISO 9001:2008 pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST)
UIN Sunan Gunung Djati Bandung, meliputi: analisis data potensi ketidaksesuaian, analisa penyebab
ketidaksesuaian, rencana tindakan pencegahan, dan pelaporan hasil tindakan pencegahan.

3. REFERENSI
a. Pedoman Mutu

4. ISTILAH DAN DEFINISI

Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan Pedoman Mutu, SOP, Instruksi Kerja serta dokumen
lainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkan
pada Lampiran Istilah dan Definisi.

5. DIAGRAM ALIR, DOKUMEN DAN KETERANGAN KEGIATAN

(Tercantum pada halaman 2/2 prosedur ini)

6. FORM
a. Form Permohonan Tindakan Perbaikan dan/atau Pencegahan (PTPP)
b. Form Pemantauan Kegiatan Bulanan

7. INSTRUKSI KERJA
-

8. REKAMAN MUTU
a. Permohonan Tindakan Perbaikan dan/atau Pencegahan (PTPP)
b. Pemantauan Kegiatan Bulanan

9. DOKUMEN TERKAIT
a. Prosedur Pengendalian Ketidaksesuaian
 UNIVERSITAS ISLAM NEGERI
SUNAN GUNUNG DJATI BANDUNG
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
Jl. A.H. Nasution No.105 Bandung
TINDAKAN PENCEGAHAN
Diagram Alir
Mulai
QMR dibantu oleh DDQC dan IA
Kumpulkan Data Terkait Kinerja
Sistem Manajemen Mutu FST
Fungsi-fungsi di FST
Identifikasi dan investigasi potensi yang dapat
menimbulkan ketidak sesuaian pada input, tahapan
proses dan output
Fungsi-fungsi di FST
Analisa penyebab terhadap potensi yang
dapat menyebabkan ketidaksesuaian
Fungsi-fungsi di FST
Membuat Rencana Tindakan
Pencegahan
5 personil, peralatan, dana, material termasuk
Sesuai
tidak Persyaratan/efektif
ya
Fungsi-fungsi di FST
Catatan Hasil
Tindakan Pencegahan
Dekanat/ QMR/ Kabag/ Kasubag/
Kajur/Prodi
Sosialisasikan
Hasil Tindakan Pencegahan
Selesai
No. Dok : FST-QMR.IA-SOP-04
STANDARD OF
Tgl. Terbit : 1 September 2014
OPERATING PROCEDURE
No. Revisi : 00
(SOP)
Hal : 2/2
Dokumen Keterangan
1. Setiap 6 (enam) bulan, QMR mengumpulkan data
antara lain: analisis data (Kepuasan & keluhan
pelanggan (mahasiswa, dosen, karyawan, alumni,
dan stake holder), kesesuaian dengan standar
kompetensi lulusan wisudawan/alumni,
1 Form karakteristik & kecenderungan dari kegiatan
perkuliahan, kinerja dosen, supplier barang dan
PTPP dan Form
jasa, hasil audit internal dan eksternal) &
Keluhan Pelanggan
pencapaian sasaran mutu FST dan semua fungsi.
Jika ditemukan potensi/ gejala/ kecenderungan
yang dapat menimbulkan terjadinya
ketidaksesuaian di fungsi-fungsi di FST akan
dilakukan investigasi/ penyelidikan untuk
mengetahui akar/ penyebab potensi/ gejala/
2 kecenderungan tersebut di atas dengan
memperhatikan faktor-faktor sumber daya:
personil, peralatan, dana, material termasuk
bahan ajar, metode, pengelolaan, promosi,
informasi dan data, lingkungan dan waktu
3
2. Identifikasi, investigasi dan pemantauan potensi/
gejala/ kecenderungan yang dapat menimbulkan
ketidaksesuaian dilakukan segera pada input,
tahapan proses akademik maupun proses
pendukung dan outputnya agar tercegah
/terminimalisir terjadinya ketidaksesuaian,
4 Form Pemantauan menggunakan Form PTPP dan Form Keluhan
Kegiatan Pelanggan (mahasiswa, dosen, karyawan, alumni,
Bulanan/Hasil Rapat dan stake holder)
3. Analisis penyebab terjadinya potensi/ gejala/
kecenderungan akan dilakukan dengan
memperhatikan kemungkinan terjadinya yang
disebabkan oleh faktor-faktor sumber daya:
bahan ajar, metode, pengelolaan, promosi,
informasi dan data, lingkungan dan waktu oleh
yang dapat menimbulkan ketidaksesuaian akan
segera dilakukan tindakan pencegahan
6 4. Tindakan dilakukan dengan memperhatikan siklus
kegiatan PDCA (Plan=perencanaan,
Do=pelaksanaan, Check=pengecekan,
Action=tindakan/perbaikan/pencegahan dan
peningkatan secara berkelanjutan ke arah yang
lebih baik) Menggunakan Form Pemantauan
Kegiatan Bulanan/Hasil Rapat
7 5. Cek hasil pencegahan, apakah memenuhi syarat
dan efektif? Jika belum, lakukan tindakan
pencegahan ulang
6. Catat hasil tindakan pencegahan dan statusnya
untuk menjadi bahan agenda RTM (Rapat
Tinjauan Manajemen)
Sosialisasikan tindakan pencegahan yang sudah
7.
berhasil kepada seluruh fungsi pada rapat bulanan
atau RTM