Anda di halaman 1dari 68

TINJAUAN TERHADAP PROSEDUR PEMBELIAN PADA PT.

LOTUS

LINGGA PRATAMA

Laporan Kuliah Kerja Nyata - Profesi

Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Mata Kuliah KKN-P

Untuk Program Strata Satu (S1) Jurusan Akuntansi

Disusun oleh :

Kiki Ervianti

0102132055

FAKULTAS EKONOMI

UNIERSITAS NASIONAL PASIM

BANDUNG

2016
KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT karena berkat

rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan Laporan KKN-P ini tepat

pada waktunya. Laporan KKN-P ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat

mata kuliah KKN-P. Di dalam laporan ini berisikan gambaran umum tentang

pelaksanaan KKN-P Tinjauan Terhadap Prosedur Pembelian pada PT. Lotus

Lingga Pratama. Penulis menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari

sempurna, oleh karena itu kritik dan saran dari semua pihak yang bersifat

membangun selalu penulis harapkan demi kesempurnaan laporan ini.

Penulis sampaikan terima kasih kepada pihak UNAS Pasim dan PT. Lotus

Lingga Pratama yang telah memberikan data materi dan ijin atas pelaksanaan

KKN-P, serta semua pihak yang telah berperan serta dalam penyusunan laporan

ini dari awal sampai akhir.

Besar harapan penulis Laporan KKN-P ini dapat bermanfaat sesuai dari

maksud dan tujuan dari pelaksanaan KKN-P ini.

Cimahi, Desember 2016

Penyusun

(Kiki Ervianti)
DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR........................................................................................................i
DAFTAR ISI....................................................................................................................ii
DAFTAR TABEL............................................................................................................iv
DAFTAR GAMBAR........................................................................................................v
BAB I PENDAHULUAN.................................................................................................1
1.1 Latar Belakang.............................................................................. 1
1.2 Identifikasi Masalah........................................................................3
1.3 Maksud dan Tujuan.........................................................................4
1.3.1 Maksud KKN-P.......................................................................4
1.3.2 Tujuan KKN-P.........................................................................4
1.4 Manfaat KKN-P............................................................................. 5
1.5 Metode KKN-P.............................................................................. 5
1.6 Lokasi dan Waktu Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P)............................6
BAB II TINJAUAN PUSTAKA......................................................................................8
2.1 Pengertian Prosedur.........................................................................8
2.2 Pengertian Pembelian.......................................................................9
2.3 Pengertian Akuntansi.......................................................................9
2.3.1 Fungsi dan Bidang-Bidang Akuntansi..........................................10
2.4 Sistem Akuntansi..........................................................................13
2.4.1 Pengertian Sistem Akuntansi......................................................13
2.4.2 Unsur-Unsur Sistem Akuntansi...................................................13
2.4.3 Tujuan Sistem Akuntansi..........................................................14
2.5 Sistem Akuntansi Pembelian............................................................15
BAB III PEMBAHASAN..............................................................................................28
3.1 Gambaran Umum Perusahaan..........................................................28
3.1.1 Sejarah PT. Lotus Lingga Pratama...............................................28
3.1.2 Identitas Perusahaan................................................................28
3.1.3 Visi Dan Misi Perusahaan.........................................................29
3.1.4 Struktur Organisasi Perusahaan..................................................32
3.1.5 Struktur Organisasi Bagian Pembelian (Purchasing)........................32
3.2 Prosedur Pembelian PT. Lotus Lingga Pratama.....................................40
3.2.1 Prosedur Pembelian Bahan Baku, Bahan Penolong dan Peralatan........42
3.2.2 Prosedur Pembelian Mesin........................................................45
3.2.3 Prosedur Pemilihan Penyedia Eksternal........................................48
3.3 Unit organisasi yang terkait prosedur pembelian dan tugasnya..................52
3.4 Dokumen atau Formulir yang digunakan dalam transaksi pembelian...........54
BAB IV PENUTUP........................................................................................................65
4.1 Kesimpulan................................................................................. 65
4.2 Saran......................................................................................... 66
Daftar Pustaka...............................................................................................................67

DAFTAR TABE
Tabel 1 Jadwal Pelaksanaan KKN-P dan Penyusunan Laporan................................7
DAFTAR GAMBAR

Gambar 3. 1 Struktur Organisasi PT. Lotus Lingga Pratama.................................32

Gambar 3. 2 Struktur Organisasi Bagian Pembelian (Purchasing)........................32

Gambar 3. 3 Flowchart Pembelian Bahan baku, Bahan penolong dan Peralatan..42

Gambar 3. 4 Flowchart Pembelian Mesin..............................................................46

Gambar 3. 5 Flowchart Pemilihan Penyedia Eksternal..........................................49

Gambar 3. 6 Surat Permintaan Pembelian.............................................................55

Gambar 3. 7 Daftar Penyedia Eksternal.................................................................56

Gambar 3. 8 Form Biodata Penyedia Eksternal.....................................................57

Gambar 3. 9 Purchase Order..................................................................................58

Gambar 3. 10 Form Komplain Penyedia Eksternal...............................................59

Gambar 3. 11 Form Permintaan Pengujian Material/ Penyedia Eksternal Baru....61

Gambar 3. 12 Form Analisa Mesin Baru...............................................................62

Gambar 3. 13 Form Seleksi Penyedia Eksternal....................................................63

Gambar 3. 14 Form Evaluasi Penyedia Eksternal..................................................64


BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang


Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) adalah suatu bentuk

penyelenggaraan dari perguruan tinggi dan merupakan salah satu kurikulum wajib

yang harus diikuti oleh semua mahasiswa program S1 Jurusan Akuntansi

Universitas PASIM, Bandung. Kegiatan ini memadukan secara sinkron antara

program pendidikan di bangku perkuliahan dan program perusahaan yang

diperoleh melalui kegiatan bekerja langsung di dunia kerja untuk mencapai suatu

tingkat keahlian professional, dalam hal ini akuntansi. Secara garis besar, ilmu

yang diperoleh di bangku perkuliahan hanya teoritis saja. Dengan adanya KKN-P

ini mahasiswa dapat menerapkan teori yang telah diperoleh di bangku perkuliahan

ke dalam pekerjaan pada bidang profesi masing masing.

Dalam lingkup kegiatan bisnis saat ini, teknologi dan arus informasi

berkembang dengan pesat. Fenomena teknologi informasi ini harus di cermati

dengan baik, terutama bagi perusahaan yang sarat akan kebutuhan informasi yang

berkualitas, aktual dan terpercaya dalam akses yang cepat dan tidak terbatas. Hal

ini membuat banyak perusahaan menggunakan teknologi informasi untuk

membantu kegiatan usahanya. Berinvestasi dalam teknologi informasi sangatlah

penting untuk memberikan kekuatan bagi perusahaan agar dapat bersaing dan

dapat mendukung perusahaan dalam mengambil keputusan.


Sistem merupakan salah satu wujud dari kemajuan teknologi yang dapat

memudahkan dalam pengelolaan data. Pengolahan data yang dilakukan dengan

baik dapat menghasilkan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat

melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.

Semua prosedur yang terdapat dalam sistem harus dijalankan secara

efektif dan efisien untuk melaksanakan suatu sistem pembelian yang baik. Sistem

akuntansi dalam pembelian yang baik pada suatu perusahaan sangat berguna

sebagai informasi, baik untuk manajer sebagai pemakai informasi pihak internal

maupun pengguna informasi pihak eksternal. Prosedur hendaknya disusun secara

sistematis dimana tujuannya adalah untuk menetapkan pertanggungjawaban serta

untuk memberikan informasi yang lengkap mengenai barang yang diterima dan

dipesan karena kecermatan dalam pencatatan akuntansi akan membantu

terwujudnya efisiensi kerja oleh karena itu dirasa sangat perlu untuk mengetahui

bagaimana sistem dan prosedur akuntansi dari suatu kegiatan usaha. Salah satunya

adalah pengeluaran untuk biaya pembelian persediaan yang merupakan

pengeluaran rutin serta mempunyai nilai yang cukup besar.

Sistem pembelian pada PT. Lotus Lingga Pratama menjadi sangat vital

mengingat hal ini digunakan dalam pengadaan barang/ jasa yang diperlukan oleh

perusahaan. Pembelian bahan baku, bahan penolong lainnya, peralatan dan mesin

sebagai salah satu aktivitas utama operasi bisnis perusahaan dan penunjang

kelancaran kegiatan produksi perusahaan. Hal ini merupakan kegiatan rutin yang

sering membawa beberapa persoalan yang tekadang menyebabkan pertentangan


mengenai kuantitas, kualitas dan pembayaran pembelian barang/ jasa yang dibeli

tersebut.

PT. Lotus Lingga Pratama memiliki pedoman yang salah satu isinya

adalah pokok-pokok prosedur pembelian, didalam pokok-pokok prosedur ini yang

harus dijalankan dalam suatu transaksi pembelian barang/ jasa. Prosedur

pembelian barang/ jasa yang dilakukan harus didasarkan pada prosedur yang

berlaku mulai dari berapa jumlah kebutuhan barang, bagaimana spesifikasinya,

bagaimana penanganan keterlambatan pengiriman barangnya, sampai barang

tersebut diterima. Tidak menutup kemungkinan jika terjadi ketidak tepatan dalam

pelaksanaannya, pihak pemasok pun mungkin pernah melakukan kesalahan yang

mungkin dapat berdampak buruk bagi pihak perusahaan yang dimulainya dari

keterlambatan pengiriman barang dan secara tidak langsung maka perusahaan

akan terlambat dalam melakukan aktivitasnya dan ini merupakan suatu hal yang

harus diperhatikan karena berhubungan dengan pengendalian perusahaan sebagai

kunci pokok suatu usaha.

Berdasarkan uraian diatas, maka penulis tertarik untuk membahas

mengenai prosedur pembelian pada PT. Lotus Lingga Pratama dalam bentuk

Laporan Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) dengan judul Tinjauan Terhadap

Prosedur Pembelian pada PT. Lotus Lingga Pratama.

1.2 Identifikasi Masalah


Berdasarkan uraian dari latar belakang tersebut diatas maka penulis

mengidentifikasi masalah sebagai berikut :


1. Bagaimana prosedur pembelian pada PT. Lotus Lingga Pratama.
2. Apa saja unit organisasi yang terkait prosedur pembelian dan tugas masing-

masing bagian yang berhubungan.


3. Apa saja dokumen atau formulir yang digunakan dalam melakukan pengadaan

atau transaksi pembelian.

1.3 Maksud dan Tujuan

1.3.1 Maksud KKN-P


Maksud dari KKN-P yang dilakukan penulis adalah untuk mencari dan

memperoleh data yang diolah sehingga dapat memberikan informasi mengenai

kajian yang dibahas dalam laporan KKN-P yaitu prosedur pembelian pada PT.

Lotus Lingga Pratama.

1.3.2 Tujuan KKN-P


Adapun tujuan dari pelaksanaan KKN-P adalah sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui prosedur pembelian pada PT. Lotus Lingga Pratama.
2. Untuk mengetahui unit organisasi yang terkait prosedur pembelian dan tugas

masing-masing bagian yang berhubungan.


3. Untuk mengetahui dokumen atau formulir yang digunakan dalam melakukan

pengadaan atau transaksi pembelian.

1.4 Manfaat KKN-P


1. Bagi Mahasiswa
Untuk menambah wawasan mengenai sistem pembelian pada

perusahaan manufaktur dan mengaplikasikan ilmu akuntansi secara

teoritis ke dalam sebuah praktik.


2. Bagi Instansi terkait ( Perusahaan )
KKN-P ini dapat memberikan kontribusi serta saran/ masukan untuk

penyempurnaan sistem dan prosedur pembelian pada PT. Lotus Lingga

Pratama sehingga dapat mencapai tujuan yaitu untuk menunjang

kelancaran operasional perusahaan dan proses produksi serta

peningkatan efisiensi dan efektivitas untuk pengolahan data secara

cepat, tepat dan akurat.


3. Bagi Pembaca
Dapat memberikan suatu pandangan lain mengenai sebuah prosedur

pembelian dalam perusahaan manufaktur.

1.5 Metode KKN-P


Metode yang digunakan dalam KKN-P ini adalah metode deskriptif.

Mengacu pada penjelasan Sudjana dan Ibrahim (2007 : 64 ) : Penelitian

deskriptif adalah penelitian yang berusaha mendeskriptifkan suatu gejala,

peristiwa, kejadian yang terjadi pada saat sekarang. Dimana hal ini serupa

dengan pendapat dari Sukmadinata (2008 : 54) yang menjelaskan bahwa

penelitian deskriptif (descriptive research) adalah suatu metode penelitian yang

ditujukan untuk menggambarkan fenomenafenomena yang ada, yang

berlangsung pada saat ini atau saat yang lampau.


Untuk mendapatkan sumber data informasi, penulis menggunakan

metodemetode sebagai berikut :


1. Wawancara ( interview )
Penulis melakukan wawancara secara langsung kepada pihakpihak terkait

mengenai sistem pembelian PT. Lotus Lingga Pratama.


2. Observasi
Melakukan pengamatan secara langsung di lapangan untuk mencari dan

memperoleh data serta informasi yang jelas mengenai prosedur pembelian

pada PT. Lotus Lingga Pratama.


3. Studi kepustakaan
Penulis juga melakukan studi kepustakaan yang diperoleh dari bukubuku dan

sumbersumber lainnya yang berkaitan dan membantu dalam menyelesaikan

laporan KKN-P ini.

1.6 Lokasi dan Waktu Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P)


Lokasi KKN-P : PT. Lotus Lingga Pratama
Alamat KKN-P : Kawasan Industri Cimareme Bandung, Jl.

Industrial Cimareme 1 No. 8, Cipendeuy,

Padalarang, Kabupaten Bandung Barat, Jawa

Barat 40553
Waktu KKN-P : Oktober s.d Desember 2016
Tabel 1 Jadwal Pelaksanaan KKN-P dan Penyusunan Laporan

No Deskripsi Kegiatan 2016

. Oktober Nopember Desember


1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Pengajuan Proposal

2 Pengumpulan Data

3 Pengolahan Data

4 Penyusunan Laporan
BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Prosedur


Prosedur merupakan rangkaian langkah yang dilaksanakan untuk

menyelesaikan suatu kegiatan atau aktivitas perusahaan sehingga dapat

tercapainya suatu tujuan yang diinginkan sehingga dapat dengan mudah dalam

penyelesaiannya dari suatu masalah yang terperinci menurut waktu yang telah

ditentukan

Pengertian prosedur menurut Azhar Sustanto (2004:198) Prosedur adalah

rangkaian aktivitas atau kegiatan yang dilakukan secara berulang-ulang dengan

cara yang sama.

Menurut M. Narafin (2004: 9) Prosedur merupakan suatu uraian-uraian

seri tugas yang saling berhubungan yang diadakan untuk menjamin pelaksanaan

kerja yang seragam.

Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa prosedur

merupakan suatu tugas yang saling berhubungan dalam suatu perusahaan atau

organisasi untuk menjamin keseragaman didalam pelaksanaannya.

Prosedur hendaknya disusun secara sistematik dimana tujuannya adalah

untuk menetapkan pertanggung jawaban serta untuk memberikan informasi yang

lengkap mengenai barang yang dipesan dan diterima.

Penyusunan prosedur dalam perusahaan harus didasarkan pada pedoman

guna mencapai tujuan yang ditetapkan perusahaan. Apabila keadaan berubah

harus diperhatikan pula mengenai prosedur yang telah dilakukan, karena sebab
sebab dari tersebut akan bermanfaat sebagai bahan informasi yang dibutuhkan

untuk kebijaksanaan selanjutnya.

2.2 Pengertian Pembelian


Pembelian merupakan suatu tindakan atau usaha untuk mendapatkan

barang dan jasa dengan cara membayar tunai atau hutang, dengan maksud

memilikinya. Keberhasilan suatu perusahaan yang dapat melakukan pembelian

merupakan kemampuan perusahaan untuk mengadakan barangbarang dan jasa

dengan biaya rendah dan sesuai dengan tujuan yang ingin didapat seperti kualitas,

penyerahan dan pelayanan yang diinginkan.

Oleh karena itu bagian pembelian atau pengadaan harus dapat bernegosiasi

dengan pemasok, menganalisa tawaran dan menentukan pilihan atas permintaan

pembelian mengenai masalah dengan pemasok, dan menyimpan rekaman

informasi yang diperlukan.

2.3 Pengertian Akuntansi


Akuntansi adalah suatu aktivitas jasa (mengidentifikasikan, mengukur,

mengkalsifikasikan dan mengikhtisarkan) kejadian atau transaksi ekonomi yang

menghasilkan informasi kuantitatif terutama yang bersifat keuangan yang

digunakan dalam pengambilan keputusan (Amin. W, 1997).

Akuntansi menurut Abubakar. A & Wibowo (2004) adalah proses

identifikasi, pencatatan dan komunikasi terhadap transaksi ekonomi dari suatu

entitas/perusahaan.
Dari pengertian-pengertian akuntansi diatas, maka akuntansi terdiri dari tiga

aktivitas atau kegiatan utama yaitu:

1. Aktivitas identifikasi yaitu mengidentifikasikan transaksi-transaksi yang

terjadi dalam perusahaan.

2. Aktivitas pencatatan yaitu aktivitas yang dilakukan untuk mencatat

transaksi-transaksi yang telah diidentifikasi secara kronologis dan sistematis.

3. Aktivitas komunikasi yaitu aktivitas untuk mengkomunikasikan informasi

akuntansi dalam bentuk laporan keuangan kepada para pemakai laporan

keuangan atau pihak yang berkepentingan baik internal perusahaan maupun

pihak eksternal.

2.3.1 Fungsi dan Bidang-Bidang Akuntansi

Akuntansi seringkali dinyatakan sebagai bahasa perusahaan yang berguna

untuk memberikan informasi yang berupa data-data keuangan perusahaan yang

dapat digunakan guna pengambilan keputusan. Setiap perusahaan memerlukan

dua macam informasi tentang perusahaannya yaitu informasi mengenai nilai

perusahaan dan informasi tentang laba/rugi usaha. Kedua informasi tersebut

berguna untuk:

Mengetahui besarnya modal yang dimiliki perusahaan

Mengetahui perkembangan ayau maju mundurnya perusahan

Sebagai dasar untuk perhitunngan pajak


Menjelaskan keadaan perusahaan sewaktu-waktu memrlukan kredit dari

bank atau pihak lain

Dasar untuk menentukan kebijakan yang akan ditempuh

Menarik minat investor saham jika perusahaan berbentuk perseroan

terbatas.

Untuk memperoleh informasi-informasi tersebut diatas, pengusaha

hendaknya mengadakan catatan yang teratur mengenai transaksi-transaksi yang

dilakukan perusahaan yang dinyatakan dalam satuan uang.

Didalam ilmu akuntansi telah berkembang bidang-bidang khusus dimana

perkembangan tersebut disebabkan oleh meningkatnya jumlah dan ukuran

perusahaan serta peraturan pemerintah. Adapun bidang-bidang akuntansi yang

telah mengalami perkembangan antara lain sebagai berikut:

1. Akuntansi Keuangan (Financial atau General Accounting) menyangkut

pencatatan transaksi-transaksi suatu perusahaan dan penyusunan laporan

berkala dimana laporan tersebut dapat memberikan informasi yang berguna

bagi manajemen, para pemilik dan kreditor.

2. Pemeriksaan Akuntansi (Auditing) merupakan suatu bidang yang

menyangkut pemeriksaan laporan-laporan keuangan melalui catatan akuntansi

secara bebas yaitu laporan keuangan tersebut diperiksa mengenai kejujuran

dan kebenarannya.

3. Akuntansi Manajemen (Management Accounting) merupakan bidang

akuntansi yang menggunakan baik data historis maupun data data taksiran
dalam membantu manajemen untuk merencanakan operasi-operasi dimasa

yang akan datang.

4. Akuntansi Perpajakan (Tax Accounting) mencakup penyusunan

laporan-laporan pajak dan pertimbangan tentang konsekuensi-konsekuensi

dari transaksi-transaksi perusahaan yang akan terjadi.

5. Akuntansi Budgeter (Budgetary Accounting) merupakan bidang

akuntansi yang merencanakan operasi-operasi keuangan (anggaran) untuk

suatu periode dan memberikan perbandingan antara operasi-operasi yang

sebenarnya dengan operasi yang direncanakan.

6. Akuntansi untuk Organisasi Nirlaba (Non profit

Accounting) merupakan bidang yang mengkhususkan diri dalam pencatatan

transaksi-transaksi perusahaan yang tidak mencari laba seperti organisasi

keagamaan dan yayasan-yayasan sosial.

7. Akuntansi Biaya (Cost Accounting) merupakan bidanng yang

menekankan penentuan dan pemakaian biaya serta pengendalian biaya

tersebut yang pada umumnya terdapat dalam persahaan industri.

8. Sistem Akuntansi (Accounting System) meliputi semua tehnik, metode

dan prosedur untuk mencatat dan mengolah data akuntansi dalam rangka

memperoleh pengendalian intern yang baik, dimana pengendalian intern

merupakan suatu sistem pengendalian yang diperoleh dengan adanya struktur

organisasi yang memungkinkan adanya pembagian tugas dan sumber daya

manusia yang cakap dan praktek-praktek yangn sehat.


9. Akuntansi Sosial (Social Accounting) merupakan bidang yang terbaru

dalam akuntansi dan yang paling sulit untuk diterangkan secara singkat,

kerena menyangkut dana-dana kesejahteraan masyarakat.

2.4 Sistem Akuntansi

2.4.1 Pengertian Sistem Akuntansi


Menurut Warren, Reeve, Fees yang diterjemahkan oleh Aria Farahwati

dalam bukunya Warren, Reeve, Fees Accounting (2005:234), Sistem

akuntansi adalah metode dan prosedur untuk mengumpulkan, mengklarifikasikan,

mengikhtisarkan, dan melaporkan informasi operasi dan keuangan sebuah

perusahaan.

Sedangkan Sistem akuntansi menurut Mulyadi dalam bukunya Sistem

Akuntansi (2008:3) : Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan

laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi

keuangan yang memudahkan manajemen guna memudahkan pengelolaan

perusahaan.

Dari definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa sistem

akuntansi dibuat untuk memberikan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh

manajemen sebuah perusahaan guna memudahkan pengelolaan perusahaan.


2.4.2 Unsur-Unsur Sistem Akuntansi

Fungsi utama sistem akuntansi adalah mendorong seoptimal mungkin agar

sistem tersebut dapat menghasilkan berbagai informasi akuntansi yang terstruktur

yaitu tepat waktu, relevan, dan dapat dipercaya. Unsur-unsur yang terdapat dalam

suatu sistem akuntansi saling berkaitan satu sama lain, sehingga dapat dilakukan

pengolahan data mulai dari awal transaksi sampai dengan pelaporan yang dapat

dijadikan sebagai informasi akuntansi.

Dalam suatu sistem akuntansi, terdapat unsur-unsur pokok, seperti

dikemukakan oleh Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi (2008:3) adalah :

Unsur suatu sistem akuntansi adalah :

1. Formulir

2. Jurnal

3. Buku besar

4. Buku pembantu

5. Laporan.

2.4.3 Tujuan Sistem Akuntansi

Dalam mewujudkan sistem akuntansi yang baik, pada dasarnya harus

mengetahui pembangun sistem akuntansi itu sendiri, sistem akuntansi erat

hubungannya dengan kerjasama manusia dengan sumber daya lainnya didalam

suatu perusahaan untuk mewujudkan tujuan perusahaan. Tujuan sistem


akuntansi merupakan suatu tujuan yang berdasarkan tujuan yang ingin dicapai

oleh perusahaan.

Dari setiap sistem akuntansi yang terdiri dari berbagai sistem mempunyai

tujuan yang sama, sistem akuntansi sendiri dibuat oleh manajemen dalam

mengelola perusahaannya, maka dari itu untuk lebih jelasnya, tujuan sistem

akuntansi dapat dikemukakan dibawah ini.

Tujuan sistem akuntansi yang dikemukakan oleh Mulyadi dalam

bukunya Sistem Akuntansi (2008:20) adalah :

Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi mempunyai tujuan utama sebagai

berikut :

1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru

2. Untuk meningkatkan informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah

ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya

3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekkan intern, yaitu

untuk memperbaiki tingkat keandalan (reability) informasi akuntansi, dan

untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan

perlindungan kekayaan perusahaan

4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan

akuntansi.
2.5 Sistem Akuntansi Pembelian
Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk

pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat

digolongkan menjadi dua: pembelian lokal dan impor. Pembelian lokal adalah

pembelian dalam negeri, sedangkan impor adalah pembelian pemasok dari luar

negeri.

Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian yaitu :

1. Fungsi Gudang
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggungjawab untuk

mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada

di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi

penerimaan. Untuk barang-barang yang langsung pakai (tidak diselanggarakan

persediaan di barang digudang), permintaan pembelian diajukan oleh pemakai

barang.
2. Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai

barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan

mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.


3. Fungsi Penerimaan
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk

melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang

diterima pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut

diterima oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima

barang dari supplier yang berasal dari retur penjualan.


4. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi

pencatatan utang dan fungsi pencatatan persediaan. Dalam sistem akuntansi

pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi

pembelian kedalam registrasi bukti kas keluar untuk menyelenggarakan arsip

dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang.

Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat persediaan bertanggung

jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli kedalam

kartu persediaan.

Secara garis besar transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini:

1. Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian.


2. Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagi pemasok.
3. Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan

melakukan pemilihan pemasok.


4. Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
5. Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh

pemasok.
6. Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang

untuk disimpan.
7. Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi.
8. Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur

dari pemasok tersebut, fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari

transaksi pembelian. Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi

pembelian adalah:
a. Prosedur Permintaan Pembelian
Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian

dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika

barang tidak dimasukkan ke gudang maka, fungsi yang memakai barang


mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan

menggunakan surat permintaan pembelian.


b. Prosedur Permintaan Dan Penawaran Harga Dan Pemilihan Pemasok
Fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada

para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan

syarat pembelian yang lain, sistem akuntansi pembelian dibagi menjadi

sebagi berikut:
1) Sistem Akuntansi Pembelian Dengan Pengadaan Langsung

Pemasok dipilih langsung oleh fungsi pembelian, tanpa melalui

penawaran harga.
2) Sistem Akuntansi Pembelian Dengan Penunjukkan Langsung

Dalam sistem ini pemilihan pemsok dilakukan oleh fungsi pembelian,

dengan terlebih dahulu dilakukan pengiriman permintaan penawaran

harga kepada paling sedikit tiga pemasok dan didasarkan pada

perimbangan harga penaaran dari para pemasok tersebut.


3) Sistem Akuntansi Pembelian Dengan Lelang
Pemilihan pemasok dilakukan oleh panitia lelang yang dibentuk

melalui lelang yang diikuti oleh pemasok yang jumlahnya terbatas.

Prosedur pemilihan pemasok dengan lelang ini dilakukan melalui

beberapa tahap berikut ini:


a) Pembuatan rerangka acuan (terms of reference), yang berisi uarian

rinci jenis, spesifikasi, dan jumlah barang yang akan dibeli melalui

lelang.
b) Pengiriman rerangka acuan kepada para pemasok untuk

kepentingan pengajuan penawaran harga.


c) Penjelasan kepada para pemasok mengenai rerangka acuan

tersebut.
d) Penerimaan penawaran harga dengan dilampiri berbagi persyaratan

lelang oleh para pemasok dalam amplop tertutup.


e) Pembukaan amplop penawaran harga oleh panitia lelangdidepan

para pemasok
f) Penetapan pemasok yang dipilih (pemegang lelang) oelh panitia

lelang
c. Prosedur order pembelian
Fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok

yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam

perusahaan mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh

perusahaan.
d. Prosedur pernerimaan barang
Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaam mengenai jenis,kuantitas,

dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat

laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan dari pemasok

tersebut.
e. Prosedur pencatatan utang
Fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan

dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penrimaan barang, dan

faktur dari pemasok) dan menyelenggarakna pencatatan utang atau

mengarsipkan dokumen sumber sebagai pencatatan utang.


f. Prosedur distribusi pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi

pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari sistem akuntansi

pembelian:

1. Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali (reorder ponit)
2. Order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok
3. Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok
4. Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu
5. Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu
6. Tambahan kuntitas dan harga pokok persediaan dari pembelian

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah:

1. Surat Permintaan Pembelian


Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi guddang atau

fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan

pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutuseperti yang tersebut dalam

surat tersebut. Surat permintaan pembelian ini biasanya dibuat 2 lembar untuk

setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian, dan tembusannya

untuk arsip fungsi yang meminta barang.


2. Surat Permintaan Penawaran Harga
Dokumen ini digunakanuntuk meminta penawaran harga bagi barang yang

pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi, yang menyangkut jumlah

rupiah pembelian yang besar.


3. Surat Order Pembelian
Dokumen ini digunkan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah

dipilih. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan fungsi sebagai

berikut:
1) Surat Order Pembelian. Dokumen ini merupakan lembar pertama surat

order pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi

yang dikeluarkan oleh perusahaan.


2) Tembusan Pengakuan Oleh Pemasok. Tembusan surat order pembelian ini

dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok

tersebut dan dikirim kembali ke perusahaann sebagai bukti telah diterima


dan disetujuinya order pembelian, serta kesanggupan pemasok memenuhi

janji pengiriman barang seperti tersebut dalam dokumen tersebut


3) Tembusan Bagi Unit Permintaan Barang. Tembusan ini dikirimkan kepada

fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya telah

dipesan.
4) Arsip Tanggal Penerimaan. Tembusan surat order pembelian ini disimpan

oleh fungsi pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang

diharapkan, sebaggi dasar untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika

baarang tidak datang pada waktu yang telah ditetapkan.


5) Arsip Pemasok. Tembusan surat order pemelian ini disimpan oleh fungsi

pembelian menurut nama pemasok sebagi dasar untuk mencari informasi

mengenai pemasok.
6) Tembusan Fungsi Penerimaan. Tembusan surat order pembelian ini

dikirim ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang

yang jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas, dan pemasoknya seperti tercantum

dalam dokumen tersebut. Dalam sistem penerimaan buta (blind receiving

system), kolom kuantitas dalam tembusan ini dblok hitam agar kuantitas

yang dipesan yang dicantumkan dalam surat order pembelian tidak

terekam dalam tembusan yang dikirimkan ke fungsi penerimaan. Hal ini

dimaksudkan agar fungsi penerimaan dapat benar-benar melakukan

perhitungan dan pengecekan barang yang diterima dari pemasok.


7) Tembusan Fungsi Akuntansi. Tembusan surat order pembelian dikirim ke

fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiba yang

timbul dari transaksi pembelian.


4. Laporan Penerimaan Barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa

barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu,

dan kuantitas seperti tercantum dalam surat order pembelian.


5. Surat Perubahan Order Pembelian
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang

sebelumnya diterbitkan. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada

pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian.


6. Bukti Kas Keluar
Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk

pembayaran utang kepada pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat

pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran.

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah :

1. Register Bukti Kas Keluar (voucher register) adalah jurnal yang dipakai untuk

mencatat transaksi pembelian.


2. Jurnal Pembelian adalah jurnal yang dipakai untuk mencatat transaksi

pembelian
3. Kartu Utang adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang

kepada pemasok.
4. Kartu Persediaan digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang

dibeli.

Unsur pengendalian intern

Organisasi

1. Fungsi Pembelian Harus Terpisah Dari Fungsi Penerimaan

Pemisahan kedua fungsi ini dimaksudkan untuk menciptakan pengecekan


intern dalam pelaksanaan transaksi pembelian. Pemisahaan kedua fungsi ini

akan mengurangi resiko diterimanya barang yang:


a. Tidak dipesan oleh perusahaan.
b. Jenis, spesifikasi, kuantitas, dan mutu barangnya tidak sesuai dengan yang

dipesan oleh perusahaan.


c. Tidak sesuai saatnya dengan waktu yang ditentukan dalam surat order

pembelian.
2. Fungsi Akuntansi Harus Terpisah Dari Fungsi Akuntansi

Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kekayaan perusahaan dan menjamin

ketelitian dan keandalan data akuntansi.


3. Fungsi Penerimaan Harus Terpisah Dari Fungsi Penyimpanan Barang

Pemisahan kedua fungsi tersebut akan mengakibatkan penyerahan masing-

masing kegiatan tersebut ke tangan fungsi yang ahli dalam bidangnya,

sehingga informasi penerimaan barang dan pesediaan barang yang disimpan

ke gudang dijamin ketelitian dan keandalannya.


4. Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi

pembelian, fungsi penerimaan, fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi

pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.

Setiap pelaksanaan transaksi selalu akan tercipta internal check yang

mengakibatkan pekerjaan karyawan atau fungsi yang satu dicek keetelitian

dan keandalannya oleh karyawan atau fungsi yang lain.

Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan

5. Surat permintaan pembelian siotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang

disimpan dalam gudang, atau oleh fungsi pemakai barang, untuk barang yang

langsung pakai.
6. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pemebelian atau pejabat yang

lebih tinggi.
Surat order pembelian merupakan awal transaksi pengadaan baran.

Dengan surat order pembelian inilah perusahaan memulai proses pengadaan

barang yang akan berakibat terhadap diterimanya barang yang dibeli dan

timbulnya kewajiban perusahaan kepada pihak luar. Dan untuk mengurangi

diterimanya barang dan timbulnya kewajiban yang tidak dibutuhkan oleh

perusahaan.
7. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang.
8. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih

tinggi.

Dalam transaksi pembelian, fungsi akuntansi menerima berbagai dokumen dari

berbagai sumber berikut ini:

a. Copy surat order pembelian dari fungsi pembelian yang merupakan bukti

bahwa perusahaan tersebut telah memesan barang dengan jumlah, jenis

spesifikasi, kuantitas dan mutu barang, serta waktu penyerahan seperti

tercantum dalam dokumen tersebut.


b. Copy laporan penerimaan barang dari fungsi penerimaan yang merupakan I

bahwa barang yang telah dipesan telah diterima dan sesuai barang yang

dipesan dalam surat order pembelian.


c. Faktur dari pemasok yang merupakan bukti timbulnya kewajiban perusahaan

akibat telah dipesannya barang dan telah diterimanya barang yang dipesan.
9. Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung

dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari

pemasok.
10. Pencatatan kedaalm kartu utang dan register bukti kas keluar (voucher

register) diotorisasi oleh fungsi akuntansi.

Praktik yang sehat

11. Surat permintaan pembelianbernomor urut tercetak dengan pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.


Untuk menciptakan praktik yang sehat formulir penting yang digunakan

dalam perusahaan harus bernomor urut cetak dan penggunaan nomor urut

tersebut dipertanggungjawabkann oleh manajer yang memilki wewenang

untuk menggunakan formulir tersebut.


12. Surat order pembelian bernomor urut tercetak dengan pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian. Pemasok harus dipilih

berdasarkan perbandingan penawaran harga bersaing yang diterima dari

berbagai pemasok.
13. Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan.


14. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai

pemasok.
15. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini

telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.


16. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari

pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan

membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian. Agar perusahaan

dapat memperoleh barang yang dibeli sesuai dengan yang dipesan, fungsi

penerimaan harus melakukan pemeriksaan terhadap barang yang diterima dari

pemasok denan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut serta

membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.


17. Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian

perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk

dibayar.
18. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembentu utang secara periodik

direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar. Dengan

demikian untuk mengecek ketelitian data akuntansi yang dicatat di rekening

kontrol utang dalam buku besar, praktik yang sehat emngharuska secara

periodik diadakan rekonsiliasi antara jumlah utang menurut arsip bukti kas

keluar yang belum dibayar dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.
19. Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran

guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai.


20. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap lunas oleh fungsi

pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok.


BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah PT. Lotus Lingga Pratama


PT. Lotus Lingga Pratama (LLP) adalah sebuah perusahaan manufaktur

perhiasan emas didirikan oleh Mr. Lukman Lingga (Lim Lie Lung) 1975 sebagai

suatu perusahaan industri yang mengkhususkan diri dalam merancang dan

memproduksi perhiasan emas. LLP berpusat di Bandung, Indonesia dengan unit

produksi di satu lokasi dan kantor cabang di berbagai tempat di Indonesia.

Berbagai perkembangan yang telah dialami oleh perusahaan ini dalam waktu

kurun 4 dekade telah mampu meningkatkan kapasitas secara bertahap sekaligus

menjangkau pasar yang lebih luas.Kini, LLP dikenal luas sebagai perusahaan

nasional yang terkemuka dalam industri perhiasan emas. LLP merupakan

perusahaan berorientasi global, dengan cakupan pasar ekspor yang meliputi

banyak negara di Asia, kawasan Timur Tengah, dan Amerika Serikat. LLP adalah

anggota resmi dari World Gold Council dan Asosiasi Pengusaha Emas dan

Permata Indonesia (APEPI). Pada saat ini LLP sudah mengadopsi sistem

Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008 .

3.1.2 Identitas Perusahaan


Identitas PT. Lotus Lingga Pratama adalah sebagai berikut :

Nama Perusahaan : PT.Lotus Lingga Pratama


Alamat : Jalan Industri Cimareme 1 No.8, batujajar
Telepon : (022) 6864618
Kecamatan : Padalarang
Kota : Bandung
Provinsi : Jawa Barat

3.1.3 Visi Dan Misi Perusahaan


Visi dan Misi dari PT.Lotus Lingga Pratama adalah sebagai berikut :

a. Visi
Menjadi perusahaan perhiasan emas nasional yang terdepan dan

terpercaya dalam hal desain, kadar dan kualitas dengan standar

internasional.
b. Misi
1. Menciptakan SDM yang kompeten dan team kerja yang solid.
2. Menciptakan desain yang inovatif yang dapat diterima pasar.
3. Menciptakan market share dengan meningkatkan kepuasan dan

loyalitas pelanggan.
4. Menciptakan sistem manajemen yang bermutu internasional.
5. Menciptakan efisiensi dan efektivitas kerja sehingga meningkatkan

probabilitas.
c. Nilai
PT. Lotus Lingga Pratama bertumpu pada nilai nilai perusahaan,

dengan itu perusahaan ini selalu memandang :


a. Kejujuran
Pentingnya kejujuran dalam bekerja sangatlah diutamakan di

perusahaan ini, karena berkaitan dengan produksi yang dihasilkan

oleh perusahan ini adalah perhiasan emas. Maka dari itu, apabila

nilai kejujuran telah diabaikan akan sangat merugikan bagi

perusahaan. Sifat yang jujur selain membawa kearah yang lebih

baik juga akan memudahkan dalam melakukan berbagai pekerjaan.

Dalam bekerja kejujuran meliputi banyak hal, salah satunya adalah

loyalitas dalam melakukan pekerjaan harus diikuti dengan


kejujuran. Jika sudah bekerja loyal pada perusahaan tidak akan ada

artinya jika tidak jujur. Jujur yang dimaksud disini adalah, jika

seseorang diserahi tugas untuk melakukan sebuah tugas, maka

harus menjalankannya sesuai perintah dengan tidak melakukan

tindakan lain yang bisa merugikan perusahaan.

b. Inisiatif
Sikap inisiatif dalam bekerja begitu penting bagi perusahaan

karena, setiap karyawan harus bisa berdiri sendiri dan mengambil

tindakan tanpa menunggu seseorang untuk memberitahu apa yang

harus dilakukan. Sikap tersebutlah yang dapat mendorong suatu tim

dan orang disekitar untuk bergerak dan berinovasi dalam

menghadapi persaingan.

c. Perubahan
Nilai perubahan dimaksudkan dalam aspek kemajuan perusahaan,

haruslah diwujudkan oleh semua yang ada didalam perusahaan,

baik itu dari SDM, manajemen, kemampuan, dan evaluasi harus

dilakukan secara bersamaan.Tidak akan ada suatu pencapain yang

sukses tanpa adanya perubahan .

d. Profesional
Berarti seseorang harus menempatkan diri secara mengerti dan

paham akan tugas dan tanggung jawab pekerjaan. Hubungan dan

relasi kerja dengan tim lain, serta fokus dan konsisten dengan target

dan tujuan perusahaan.

e. Prestasi
Merupakan suatu hasil yang telah dicapai oleh setiap individu,
dalam mengerjakan tugas dan tanggung jawab yang telah diberikan

dilakukan dengan sangat baik. Serta didukung oleh nilai nilai

sebelumnya, tentu saja akan memberikan kontribusi yang besar

bagi perusahaan.

3.1.4 Struktur Organisasi Perusahaan

Gambar 3. 1 Struktur Organisasi PT. Lotus Lingga Pratama

Sumber : PT. Lotus Lingga Pratama


3.1.5 Struktur Organisasi Bagian Pembelian (Purchasing)

Gambar 3. 2 Struktur Organisasi Bagian Pembelian (Purchasing)

Sumber : PT. Lotus Lingga Pratama

Job Description
1. Manager Purchasing
a. Tanggung jawab supervisi

Melakukan evaluasi kinerja divisi Purchasing.

Menyusun program kerja divisi Purchasing.

Menyusun anggaran (budgeting) kerja divisi Purchasing.

Melakukan pembagian tugas, pengawasan, evaluasi kinerja bawahan

di divisi Purchasing.

Membuat rekomendasi mengenai award, reward, punishment,

mutasi, promosi, demosi anggota tim divisi Purchasing.


Menyusun rencana kebutuhan dan pengembangan (kualitas dan

kuantitas) SDM divisi Purchasing.

Melakukan pengembangan dan pengawasan pelaksanaan SOP

departemen dan Peraturan Perusahaan di internal tim Purchasing.

Merencanakan program pembelian tahunan guna menunjang

tercapainya visi perusahaan dan memonitor seluruh program tersebut

supaya terlaksana dengan baik.

Menyetujui pembelian barang dan menentukan supplier untuk

memenuhi barang-barang yang diminta berdasarkan permintaan

pembelian setelah dilakukan negosiasi, analisa harga dan kualitas

barang dari supplier-supplier yamg dipilih (minimal 2 supplier).

Mengarahkan seluruh personel bagian pembelian agar bekerja sesuai

QPR dan SOP yang berlaku.

Menjalin hubungan kerjasama dan melakukan koordinasi yang baik

dengan bagian lain, khususnya departemen produksi agar perusahaan

beroprasi dengan baik.

b. Tanggung jawab operasional

Memastikan dan memutuskan bahwa harga barang yang didapat

adalah harga yang kompetitif.

Memastikan semua prosedur berjalan dengan baik.

Mencari supplier dan material baru untuk pembanding dan efisiensi

harga.
Melakukan analisa pembelian tidak rutin.

Memberikan masukan kepada user mengenai pemakaian

bahan/sparepart yang tidak efektif.

Melakukan pembelian barang impor dan memeriksa kelengkapan

dokumennya.

Melakukan evaluasi supplier sesuai dengan prosedur.

c. Tanggung jawab kontrol dan koordinasi

Follow up pengiriman barang impor ke forwarder.

Memimpin meeting di departemen purchasing

d. Tanggung jawab administrasi dan pelaporan

Laporan Quality Objective (QO)

Laporan Action Plan

e. Tanggung jawab lain lain


Menjalankan nilai Kejujuran, Inisiatif, Perubahan, Profesional dan

Prestasi.
Serah terima dan penyetokan alloy dan batu untuk kebutuhan produksi.
Membuat pembukuan pajak.
2. Kabag Purchasing
a. Tanggung jawab supervise
Melakukan evaluasi kinerja departemen Purchasing.
Menyusun program kerja departemen Purchasing.
Melakukan pembagian tugas, pengawasan, evaluasi kinerja bawahan di

departemen Purchasing.
Membuat rekomendasi mengenai award, reward, punishment (per

kasus), mutasi, promosi, demosi anggota tim departemen Purchasing.


Menyusun rencana kebutuhan dan pengembangan (kualitas dan

kuantitas) SDM departemen Purchasing.


Melakukan pengembangan dan pengawasan pelaksanaan SOP

departemen dan Peraturan Perusahaan di internal tim departemen

Purchasing.
b. Tanggung jawab operasional
Memeriksa harga barang yang diajukan oleh admin purchasing adalah

harga yang kompetitif berdasarkan perbandingan antara minimal 2

supplier.
Melakukan negosiasi dengan supplier untuk mendapatkan harga yang

paling efisien.
Mencari supplier dan material baru untuk pembanding dan efisiensi

harga (sebagai bank data supplier)


Melakukan analisa pemakaian bahan/ sparepart berdasarkan sejarah

pemakaian barang setiap departemen.


Melakukan pembelian barang impor jika pembelian tersebut adalah

pembelian rutin dan tidak ada di dalam negeri berdasarkan Surat

Permintaan Pembelian dari Kabag masing-masing department.


Mempersiapkan kelengkapan dokumen untuk keperluan pembelian

barang import.
Melakukan evaluasi kelayakan supplier berdasarkan kualitas barang

dan waktu pengiriman barang.


Melakukan audit sistem mutu supplier managementsumber daya

manusia, pengembangan produk, penerimaan order, penerimaan dan

pemeriksaan bahan baku, proses produksi standard dan kalibrasi,

pemeriksaaan barang jadi, penyimpanan barang jadi.


c. Tanggung jawab control dan koordinasi
Berkoordinasi dengan bagian maintenance sebelum melakukan

complaint ke supplier jika terdapat kerusakan barang sesuai dengan

SOP
Berkoordinasi dengan pihak terkait untuk melakukan analisa

pembelian tidak rutin berdasarkan Surat Permintaan Pembelian yang

diajukan oleh kabag setiap departemen maksimal 1 hari kerja sesuai

dengan SOP
Berkoordinasi dengan Manager Purchasing jika dibutuhkan pembelian

barang stock sparepart dengan kode LL


Berkoordinasi dengan kabag gudang untuk dilakukan pembelian jika

terdapat promo yang diajukan oleh supplier.


Follow up pengiriman barang impor ke forwarder.
Memimpin briefing koordinasi harian.
d. Tanggung jawab administrasi dan pelaporan
Memeriksa laporan Monitoring Supplier Lokal berdasarkan rekap PO

barang lokal.
Membuat laporan QO berdasarkan rekap data Monitoring Supplier

untuk diserahkan ke manager purchasing.


Membuat laporan Monitoring Supplier import berdasarkan rekap PO

barang import
e. Tanggung jawab lain lain
Menjalankan nilai Kejujuran, Inisiatif, Perubahan, Profesional dan

Prestasi.
Serah terima dan penyetokan alloy dan batu untuk kebutuhan produksi.
Membuat pembukuan pajak.
3. Admin Purchasing
a. Tanggung jawab supervisi
-
b. Tanggung jawab operasional
Menerima SPP (Surat Permintaan Pembelian) berwarna putih dari

admin gudang dan mencari perbandingan harga untuk barang lokal dari

minimal 2 supplier, ajukan ke kabag purchasing.


Melakukan negosiasi dengan supplier untuk pembelian barang-barang

rutin sparepart.
Menerima barang dari supplier serta memeriksa kesesuaian antara PO

dan surat jalan. Jika terdapat perbedaan, maka admin purchasing akan

menghubungi supplier untuk dilakukan follow up dengan

sepengetahuan kabag purchasing.


Menyerahkan barang yang telah sesuai dengan PO ke admin gudang

beserta Form Serah Terima Barang / Surat Jalan.


Melakukan input pada program untuk stock, harga dan supplier untuk

barang yang masuk ke stock gudang di hari barang itu telah diterima

oleh gudang.
Bertanggung jawab terhadap kesesuaian kas kecil untuk diserahkan ke

bagian Finance.
c. Tanggung jawab kontrol dan koordinasi
Melakukan follow up kedatangan barang ke supplier melalui telp,

email minimal H-1 sebelum barang datang


Follow up ke kurir untuk memastikan tidak ada kesalahan dalam

pembelian barang (baik dari segi quantity maupun qualitas barang)


Mengikuti Briefing Koordinasi harian tim purchasing
d. Tanggung jawab administrasi dan pelaporan
Membuat PO pembelian barang untuk barang-barang yang telah

disetujui oleh Kabag Purchasing.


Memeriksa Rekap Pembelian Barang dari kurir serta membuat Rekap

Pembelian Barang untuk keseluruhan PO pembelian yang telah

disetujui oleh Kabag Purchasing


Membuat laporan Monitoring Supplier lokal berdasarkan rekap PO

barang lokal.
Membuat Laporan Kas Kecil untuk diserahkan ke bagian Finance
Membuat Laporan Serah Terima Barang / Rekap Surat Jalan dari

supplier untuk barang-barang yang diterima setiap harinya.


e. Tanggung jawab lain lain
Menjalankan nilai Kejujuran, Inisiatif, Perubahan, Profesional dan

Prestasi.
Membantu pembukuan pajak.
4. Kurir Purchasing
a. Tanggung jawab supervisi
-
b. Tanggung jawab operasional
Melakukan pembelian barang untuk daerah Bandung dan sekitarnya

berdasarkan rekap SPP dari admin purchasing.


Memeriksa kesesuaian (kualitas dan kuantitas) antara barang yang

dibeli dengan rekap SPP.


Melaporkan ke admin purchasing setiap sore mengenai barang yang

dibeli serta sisa uang yang dibelanjakan.


Memastikan kesesuaian barang yang akan dibeli ke bagian terkait.
c. Tanggung jawab kontrol dan koordinasi
Mengikuti briefing dengan departemen purchasing setiap pagi
d. Tanggung jawab administrasi dan pelaporan
Membuat Rekap Pembelian Barang untuk diserahkan ke Admin

Purchasing
e. Tanggung jawab lain lain
Menjalankan nilai Kejujuran, Inisiatif, Perubahan, Profesional dan

Prestasi.

3.2 Prosedur Pembelian PT. Lotus Lingga Pratama


Dalam menjalankan pembelian untuk memenuhi kebutuhan bahan baku,

bahan penolong, peralatan dan mesin di PT. Lotus Lingga Pratama berpedoman
pada Quality Procedur (QPR) sesuai ISO 9001 : 2008. Adapun deskripsinya

sebagai berikut :

1. Tujuan dari pembuatan QPR adalah :

a. Menjamin bahwa penyedia eksternal memenuhi kebutuhan persyaratan

mutu.

b. Menjamin bahwa setiap permintaan pembelian barang akan dipenuhi

sesuai dengan pengesahan order pembelian dengan tepat-jumlah, tepat-

waktu, dan tepat-kualitas; memantau performansi penyedia eksternal

secara terus-menerus

c. Menjamin bahwa harga yang kompetitif dengan pembanding minimal 2

penyedia eksternal

2. Pengembangan yang dilakukan :

Mencari bahan baku dan penyedia eksternal baru untuk memenuhi kebutuhan

pengembangan dan penelitian

3. Ruang lingkup prosedur ini mencakup:

a. Aktivitas seleksi dan evaluasi penyedia eksternal

b. Aktivitas pembelian barang (bahan baku produksi, jasa, bahan penolong,

peralatan dan mesin) khususnya yang berkaitan dengan mutu produksi

c. Aktivitas evaluasi harga


3.2.1 Prosedur Pembelian Bahan Baku, Bahan Penolong dan Peralatan

Gambar 3. 3 Flowchart Pembelian Bahan baku, Bahan penolong dan Peralatan

Sumber : PT. Lotus Lingga Pratama


Keterangan:

1. Dept. Peminta membuat form. SPP untuk pembelian bahan baku, bahan

penolong, dan peralatan baik lokal maupun impor.

Untuk bahan baku dan bahan pembantu produksi, Dept. Peminta harus

mempertimbangkan lead time penyedia eksternal dalam menentukan

quantity dan tanggal permintaan delivery pada form SPP.

Untuk pembelian impor,penyedia eksternal akan membuat Sales

Contract/Order/Sales Confirmation atau Fax konfirmasi yang disetujui

oleh Manajer/Kabag Pembelian/Direksi, untuk selanjutnya dilakukan

pembayaran sesuai credit term yang disepakati bersama.

Pada saat barang dikirim Dept Pembelian akan melakukan follow up atas

dokumen impor dari penyedia eksternal.

Dept. Pembelian akan menghubungi jasa expedisi untuk menebus barang

di pelabuhan, dan melakukan pemeriksaan dokumen-dokumen terkait.

2. Tanggal yang dicantumkan pada PO merupakan tanggal yang sudah

dikonfirmasikan ke penyedia eksternal. Jika terjadi perubahan kesepakatan

tanggal delivery setelah PO dibuat, baik yang diajukan oleh pihak penyedia

eksternal maupun pihak perusahaan, Dept Pembelian wajib mengubah tanggal

pada PO.

3. Daftar Belanja dibuat oleh administrasi pembelian berdasarkan SPP. Untuk

barang-barang sparepart mesin dipesan terlebih dahulu oleh Admin Pembelian

dan diambil oleh kurir. Kurir harus memastikan bahwa barang tersebut sesuai

dengan permintaan SPP. Untuk alat yang dibeli lokal/ barang sudah umum di
pasaran dan kebutuhan pendukung pabrik lainnya dibeli oleh kurir dengan

mencari barang dengan kwalitas yang baik dan harga yang kompetitif.

4. Pembelian bahan penolong Chemical/obat.

Semua pembelian chemical/ obat, Departemen Pembelian menginformasikan

ke penyedia eksternal bahwa setiap pengiriman wajib dilampiri Certificate of

Analysis/ COA. COA dikirim oleh penyedia eksternal beserta pengiriman

barangnya. Bagian gudang memberikan COA ke Dept. QC dengan

menggunakan buku ekspedisi. Jika tidak dilampiri COA dari penyedia

eksternal, Bagian Gudang menginformasikan ke Dept. Pembelian untuk

dimintakan ke penyedia eksternal dan diberikan ke Dept. QC. Form COA tsb

diberikan ke Dept. QC untuk pengecekan data fisik no lot dengan yang

tercantum pada form COA.

5. Barang Retur/Reject

Dept QC (untuk bahan baku dan bahan penolong yang diperiksa) dan user

(untuk peralatan/ sparepart) membuat form Complain penyedia eksternal yang

ditujukan ke Dept Pembelian untuk disampaikan ke penyedia eksternal.

Gudang berdasarkan info dari QC dan user membuat bon pengeluaran barang

untuk purchasing. Target pemeriksaan oleh QC adalah 3 hari untuk barang

yang diperiksa dan target pemeriksaan oleh user adalah 1 hari untuk barang

spare part dari tanggal serah terima barang. penyedia eksterna lwajib

menganalisa dan menelusuri penyebab masalah dan mencari tindakan

perbaikan dan pencegahan yang sesuai.


6. Verifikasi Produk yang dibeli

Apabila verifikasi produk di penyedia eksternal perlu dilakukan, hal

tersebut disampaikan secara tertulis dengan form PO. Verifikasi dilakukan

sebelum barang tersebut dikirim.

Verifikasi produk di lokasi penyedia eksternal dilakukan oleh Dept.

Pembelian dan QC.

Apabila dalam Sales Contract dicantumkan bahwa pelanggan akan

melakukan verifikasi produk di lokasi penyedia eksternal, Dept.

Pembelian mengkoordinasikannya dengan penyedia eksternal.

7. Untuk Penyedia Eksternal dengan sistem kontrak maka surat kontrak akan

diberikan kepada user dimana untuk data confidential akan ditutup. Masa

kontrak penyedia eksternal akan dipantau oleh Purchasing dan user, jika

diperlukan perpanjangan kontrak maka user akan membuatkan memo ke

Purchasing agar ditindaklanjuti.

3.2.2 Prosedur Pembelian Mesin


Pembelian mesin dapat diperoleh dari supplier lokal maupun impor,

berikut flowchart yang menggambarkan prosedur pembelian mesin pada PT.

Lotus Lingga Pratama.


Gambar 3. 4 Flowchart Pembelian Mesin

Sumber : PT. Lotus Lingga Pratama

Keterangan :

1. Pembelian Mesin dapat diajukan oleh dari dept R&D, QC, Produksi,

Engineering,dan Direksi, dimana harus dibuat analisa pada Form Analisa


Pembelian Mesin. Form tersebut harus diajukan ke Direksi untuk

persetujuannya.
2. Analisa pembelian mesin yang disetujui harus dilengkapi data spesifikasi

detail (jika perlu gambar) dan dianalisa untuk :


kebutuhan tenaga kerja/operator (jika diperlukan dibuatkan permintaan

tenaga kerja ke HRD sebelum kedatangan mesin)


utilisasi (sumber daya pendukungnya seperti : listrik, angin, uap, panas,

dll) dibuatkan Memo ke Engineering


lay out penempatan mesin disiapkan oleh user
3. User membuat SPP dan form analisa diberikan ke Purchasing, selanjutnya

dilakukan pencarian supplier sesuai spesifikasi mesin yang diminta dan

penawaran harga, kemudian dibuatkan PO ditentukan tanggal kesepakatan

kedatangan mesin dan jika ada informasi mengenai teknisi yang akan

melakukan instalasi mesin (dikoordinasikan dengan bagian PGA) tanggal

kedatangan mesin tersebut diinformasikan ke HRD, Engineering dan user

terkait.
4. Kedatangan Mesin harus dilakukan pengecekan kelengkapan mesin sesuai

dengan buku manual mesin oleh Bagian Engineering dan user terkait. Jika ada

training oleh teknisi maka wajib dikoordinasikan dengan HRD (untuk peserta

training) dan dibuatkan SOP pengoperasian mesin oleh user terkait dan SOP

maintenance mesin tersebut oleh Bagian Engineering.

3.2.3 Prosedur Pemilihan Penyedia Eksternal


Prosedur ini merupakan prosedur tambahan dari prosedur pembelian.

Sebuah aktivitas pembelian tidaklah selalu berjalan mulus. Ada kalanya supplier

selaku penyedia eksternal tidak dapat memenuhi kebutuhan bahan baku dan bahan

penolong untuk kelancaran aktivitas produksi karena satu dan lain hal seperti
kelangkaan bahan baku, keterlambatan pengiriman dll. Untuk menghindari hal

tersebut, departemen purchasing bertanggung jawab untuk mencari supplier baru

agar kegiatan produksi tidak terhambat. Namun hal tersebut tidak dapat dilakukan

begitu saja tanpa adanya prosedur. Berikut prosedur pemilihan penyedia eksternal.
Gambar 3. 5 Flowchart Pemilihan Penyedia Eksternal

Sumber : PT. Lotus Lingga Pratama


Keterangan :

1. Mencantumkan spesifikasi /barang substitusinya


2. Dept Pembelian menganalisa penyedia eksternal tersebut berdasarkan

delivery, order minimum , kontinuitas, harga, term of payment dan quality

management system perusahaan tersebut.


3. Apabila penyedia eksternal tidak dapat memberikan sample maka analisa

penyedia eksternal akan dilakukan setelah pembelian barang pertama .


4. Untuk penyedia eksternal yang diterima menjadi pemasok, maka Dept.

Pembelian akan memberikan fotocopi form Permintaan Tes Bahan Baku/

formula yang telah disetujui Manager Pembelian ke Departemen Gudang /

user beserta master sample.

Monitoring dan evaluasi penyedia eksternal

Departemen purchasing memonitoring seluruh supplier dan mengevaluasi

performance setiap supplier dengan memperhatikan hal hal berikut :

1. Delivery

Jika tanggal delivery yang tercantum pada form PO tidak dapat dipenuhi

karena masalah yang bersumber dari penyedia eksternal atau

keterlambatan pengiriman, Dept. Pembelian harus membuat memo ke

bagian terkait untuk informasi kedatangan barang dan bagian tersebut

harus merubah tanggal dipakainya dengan tanggal yang sudah

diinformasikan. Memo dibuat untuk yang deliverynya terlambat lebih dari

3 hari dari tanggal yang tercantum di SPP.

Faktor keterlambatan--realisasi tanggal delivery melebihi tanggal delivery

yang tercantum pada PO atau dari tanggal kesepakatan yang terakhir--


diperhitungkan dalam penilaian performansi penyedia eksternal tsb.

Pengecualian diberikan jika kondisi tsb terjadi atas permintaan pihak

perusahaan sendiri.

2. Quality

Untuk performance quality, Dept. Pembelian akan menerima laporan bulanan

dari Gudang

3. Evaluasi

Berdasarkan data-monitoring delivery dan quality, Dept. Pembelian harus

mengevaluasi penyedia eksternal 1 tahun sekali. Jika target tidak

terpenuhi, Dept. Pembelian harus mengevaluasi penyedia eksternal yang

bersangkutan dan menginformasikannya kembali (ke penyedia eksternal)

untuk pengambilan tindakan perbaikan.

Jika ada keluhan pelanggan yang bersumber pada kualitas atau delivery

dari penyedia eksternal, Dept. Gudang harus memberikan informasi

berupa memo ke Dept. Pembelian agar Dept Pembelian menyampaikannya

ke penyedia eksternal.

Berdasarkan data performance bulanan, ditambah analisa harga, dan

kecepatan feedback atas masalah yang terjadi, Dept. Pembelian harus

mengevaluasi Daftar penyedia eksternal. Jika terdapat penyedia eksternal

yang tidak memberikan performance yang baik bagi perusahaan atau telah

melanggar kesanggupan seperti yang diminta/disepakati, Kabag Pembelian

dapat menghapusnya dari Daftar penyedia eksternal atau mengajukannya


kepada Direksi untuk disetujui dihapus dari Daftar penyedia eksternal,

kecuali penyedia eksternal tunggal.

Setiap tahun di bulan Januari, biodata beserta sertfikat penyedia eksternal

harus di-review dan di-update kalau-kalau ada informasi yang berubah.

3.3 Unit organisasi yang terkait prosedur pembelian dan tugasnya


Dalam menjalankan prosedur pembelian, departemen pembelian tidak

menjalankannya sendiri. Namun terdapat pihak-pihak lain yang terkait untuk

menjalankan fungsi masing-masing dalam prosedur pembelian.

Unit organisasi terkait dan masing-masing tugasnya dalam prosedur

pembelian di PT. Lotus Lingga Pratama adalah sebagai berikut :

a. Pihak user/ pihak pemakai


Pihak pemakai adalah pihak yang membuat pengajuan SPP (Surat

Permintaan Pembelian) yang kemudian diapprove/ disetujui oleh Kepala

Bagian masing-masing user. Pembelian yang diajukan berupa barang-barang

yang langsung pakai (tidak diselenggarakan persediaan barang digudang).

Seperti halnya permintaan pembelian mesin, sparepart mesin, alat/ inventory

bagian masing-masing, dan sebagainya.


Unit organisasi yang dimaksudkan dalam hal ini adalah seluruh bagian

yang terdapat di dalam struktur organisasi PT. Lotus Lingga Pratama. Seluruh

unit seperti, produksi, PPIC, marketing, HRD, quality control, MIS, dll dapat

mengajukan SPP kepada pihak pembelian. Pengajuan SPP perlu dilengkapi

dengan spesifikasi yang jelas agar pihak pembelian dapat memprosesnya


dengan cepat dan tidak terjadi kekeliruan dalam pembelian barang yang

diminta oleh user.


b. Unit PPIC bagian gudang
Bagian gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan

pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk

menyimpan barang yang telah diterima dari transaksi pembelian baik barang

yang merupakan persedian di gudang maupun barang yang diminta

pembeliannya oleh user. Gudang akan melakukan serah terima barang dengan

pihak user. Serah terima dilakukan dengan menggunakan form serah terima

barang sebagai bukti telah terjadi penyerahan barang yang diminta user sesuai

dengan spesifikasi dari gudang ke user untuk kemudian bukti serah terima

tersebut diberikan kepada bagian pembelian. Sedangkan untuk barang gudang,

gudang melakukan pencatatan penambahan persedian barang dalam kartu

stock gudang.
Selain menjalankan fungsi gudang, unit organisasi ini bertanggung jawab

untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang

yang diterima pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut

diterima oleh perusahaan dan pihak user. Gudang juga bertanggung jawab

untuk menerima barang dari supplier yang berasal dari retur penjualan jika

barang tidak sesuai dengan permintaan user.

c. Accounting dan finance


Bagian akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian melakukan

pencatatan utang, kas keluar dan fungsi pencatatan persediaan. Dalam sistem

akuntansi pembelian, accounting bertanggung jawab untuk mencatat

transaksi pembelian kedalam registrasi bukti kas keluar untuk


menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi

sebagai catatan utang dan catatan pengeluaran kas untuk pembayaran

pembelian barang/ jasa. Selain itu, bagian akuntansi bertanggung jawab

untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli kedalam kartu

persediaan.
Sedangkan finance bertanggung jawab membayar pembelian barang/ jasa

sesuai dengan nominal yang tercantum dalam invoice. Serta menyerahkan

bukti pengeluaran kas kepada pihak accounting untuk pencatatan selanjutnya

oleh pihak accounting.

3.4 Dokumen atau Formulir yang digunakan dalam transaksi pembelian


Dalam melakukan prosedur pembelian, terdapat dokumen/ formulir yang

digunakan yaitu sebagai berikut :

1. Surat Permintaan Pembelian (SPP)


Surat permintaan pembelian adalah formulir pengajuan pembelian barang/

jasa dari berbagai departemen user yang melakukan permintaan barang dan

dari bagian gudang untuk permintaan pengajuan barang untuk pemenuhan

persediaan.
Gambar 3. 6 Surat Permintaan Pembelian

Sumber : PT. Lotus Lingga Pratama

Surat permintaan pembelian (SPP) dapat diisi oleh operator, adm, mandor,

maupun kanit/ staff terkait dalam sebuah departemen. Kolom departemen dan

tanggal dipakai di isi oleh pembuat SPP, kemudian isikan nama barang yang

diminta serta kuantitasnya. Pada kolom keterangan dapat diisi oleh deskripsi

barang yang diminta kemudian ditanda tangani oleh pembuat SPP dan kolom

disetujui ditanda tangani oleh Kabag masing-masing pihak user. Setelah itu, SPP

diserahkan kepada bagian pembelian. Bagian pembelian mengisi kolom nomor

SPP dan tanggal SPP diterima, untuk kemudian selanjutnya SPP diproses.
2. Daftar penyedia eksternal
Dokumen ini berisikan data mengenai supplier sebagai penyedia eksternal

barang-barang yang dibutuhkan oleh perusahaan. Dokumen ini sangat

membantu admin pembelian untuk menghubungi supplier ketika terjadi

pemesanan barang dari gudang maupun user dari departemen lainnya.

Gambar 3. 7 Daftar Penyedia Eksternal

Sumber : PT. Lotus Lingga Pratama

Daftar penyedia eksternal dilengkapi dengan nama perusahaan/ toko

selaku supplier, alamat lengkap, nomor telepon serta data lengkap lainnya.

Dapat dilihat pada gambar 3.7.


3. Form biodata penyedia eksternal
Seperti namanya form biodata, form ini berisikan biodata lengkap supplier

PT. Lotus Lingga Pratama. Form ini diisi langsung oleh supplier dan datanya

akan direkap oleh admin pembelian kedalam daftar penyedia eksternal. Form

ini dibuat dalam dua bahasa yaitu bahasa Indonesia dan Inggris. Hal ini
dilakukan mengingat bahwa tidak semua pembelian dilakukan lokal namun

juga import.

Gambar 3. 8 Form Biodata Penyedia Eksternal


Sumber : PT. Lotus Lingga Pratama
4. Form Purchase Order
Purchase Order (PO) adalah surat pemesanan yang dikeluarkan setelah

terjadi kesepakatan berdasarkan Quotation. Surat ini sangat penting karena

berisi komitmen dari pelanggan. Jika di kemudian hari pada saat kita sudah

mengantarkan barang atau menyelesaikan jasa dan pelanggan menyangkalnya,

maka PO ini dapat menjadi bukti. PO biasanya juga merinci bagaimana

tahapan pembayaran dilakukan. Karena tidak semua supplier berasal dari lokal

makan PO pada PT. Lotus Lingga Pratama juga terdapat dua versi yaitu

bahasa Indonesia dan bahasa Inggris.


Gambar 3. 9 Purchase Order

Sumber : PT. Lotus Lingga Pratama

5. Form Komplain Penyedia Eksternal


Form ini digunakan jika terdapat ketidaksesuaian yang terjadi di lapangan

terhadap pengiriman barang, kualitas dan lain lain. Form komplain di isi

oleh adm purchasing dan disetujui oleh Kabag purchasing. Kemudian dikirim
kepada supplier dan supplier harus memberi tanggapan terhadap komplain

yang diberikan.

Gambar 3. 10 Form Komplain Penyedia Eksternal

Sumber : PT. Lotus Lingga Pratama


6. Form Permintaan Pengujian Material
Form Permintaan Pengujian Material ini digunakan saat terdapat material

yang sulit didapat di pasaran sehingga perlu dicarikan substitusinya, untuk

peningkatan kualitas material yang telah rutin digunakan, dan jika ada

penawaran material baru dari penyedia eksternal atau jika terdapat permintaan

barang dari user yang spesifikasinya cukup asing dan baru pertama kali

dilakukan pembelian. Form ini berfungsi agar terdapat rekaman yang jelas

terhadap material baru yang akan digunakan sebelum dijadikan material

pengganti yang sebelumnya. Form diajukan oleh purchasing kepada bagian


yang bersangkutan dengan penggunaan material tertentu yang akan diuji.

Kemudian hasilnya dituliskan pada form untuk ditindaklanjuti oleh bagian

purchasing. Jika ditolak maka pihak purchasing akan mencari material lain

ataupun supplier yang berbeda namun jika diterima maka material tersebut

dapat digunakan oleh bagian bersangkutan dan untuk pembelian kembali akan

rutin dilakukan pada material yang sama yang telah diuji dan mencantumkan

penyedia eksternal ke dalam daftar penyedia eksternal.

Gambar 3. 11 Form Permintaan Pengujian Material/ Penyedia Eksternal Baru

Sumber : PT. Lotus Lingga Pratama


7. Form Analisa Mesin Baru
Form ini dibuat sebelum terjadi pembelian mesin baru. Setiap pengajuan

pembelian mesin baru perlu dianalisa terlebih dahulu oleh bagian terkait dan
disetujui oleh direksi kemudian pengajuan pembelian dapat diterima di bagian

purchasing.
Kemudian form dilengkapi dengan analisa dari pihak purchasing mengenai

harga, spesifikasi, tanggal kedatangan mesin, dan keterangan lainnya.

Gambar 3. 12 Form Analisa Mesin Baru

Sumber : PT. Lotus Lingga Pratama


8. Form Seleksi Penyedia Eksternal
Seleksi dilakukan oleh pihak purchasing kepada semua penyedia eksternal.

Dari satu barang biasanya terdapat beberapa penyedian eksternal, pihak

purchasing akan menyeleksi beberapa penyedia eksternal tersebut melalui

beberapa kriteria yang ditentukan. Jika hasil akhir memenuhi nilai minimum
yang ditentukan maka penyedia eksternal lolos dari seleksi dan dapat jadi

penyedia eksternal tetap. Namun jika tidak sesuai maka penyedia eksternal

gugur dan tidak akan menjadi penyedia eksternal pada perusahaan ini.

Gambar 3. 13 Form Seleksi Penyedia Eksternal

Sumber : PT. Lotus Lingga Pratama


9. Form Evaluasi Penyedia Eksternal
Setiap satu kali dalam setahun, PT. Lotus Lingga Pratama selalu melakukan

evaluasi terhadap kinerja seluruh penyedia eksternal. Pada akhir tahun seluruh

aktivitas pembelian dari masing-masing penyedia eksternal di rekapitulasi

pada form evaluasi penyedia eksternal dan diberikan penilaian sesuai kriteria

yang telah ditetapkan. Kemudian hasil evaluasi tersebut diberikan kepada

masing-masing penyedia eksternal untuk ditindaklanjuti jika belum terjadi


kesesuain agar pihak penyedia eksternal dapat memperbaiki kinerjanya di

tahun mendatang.

Gambar 3. 14 Form Evaluasi Penyedia Eksternal

Sumber : PT. Lotus Lingga Pratama


BAB IV

PENUTUP

4.1 Kesimpulan
Setelah melakukan peninjauan terhadap prosedur pembelian pada PT.

Lotus Lingga Pratama, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai

berikut:

Bahwa PT Lotus Lingga Pratama merupakan perusahaan manufaktur

perhiasan yang memproduksi berbagai macam jenis perhiasaan berbahan baku

emas, sesuai visi dan misinya sebagai perusahaan manufaktur perhiasaan emas

yang terdepan dengan produk yang berkualitas, PT Lotus Lingga Pratama

tergolong perusahaan manufaktur perhiasaan emas yang berkembang menuju

peruahaan besar.

Ditinjau dari kapasitas produksinya yang semakin meningkat serta diikuti

dengan sistem pembelian yang sudah terorganisasi dengan baik melalui prosedur

pembelian yang ada di PT Lotus Lingga Pratama. Unit produksi yang terkait

prosedur pembelian pada PT Lotus Lingga Pratama adalah user/ pemakai, PPIC

bagian gudang serta keuangan dan finance. Adapun dokumen dan form yang

digunakan dalam pelaksanaan prosedur pembelian yaitu surat permintaan

pembelian (SPP), daftar penyedia eksternal, form biodata penyedia eksternal,

form purchase order, form komplain penyedia eksternal, form permintaan

pengujian material, form analisa mesin baru, form seleksi penyedia eksternal, dan

form evaluasi penyedia eksternal. Melalui prosedur pembelian tersebut, pembelian


yang dilakukan untuk bahan baku, bahan penolong serta peralatan dan mesin

sebagai kebutuhan proses produksi dapat terpenuhi secara efektif dan efisien.

4.2 Saran
Dari kesimpulan hasil tinjauan serta mengkaji teori mengenai prosedur

pembelian pada PT. Lotus Lingga Pratama, maka penulis memiliki beberapa saran

untuk mendukung upaya perbaikan kedepannya:

1. Prosedur pembelian barang yang sedang berjalan terus ditingkatkan dan

disempurnakan, yaitu dengan cara menjalin hubungan kerjasama yang baik

dengan para supplier, sehingga proses transaksi dapat berjalan dengan lancer.
2. Perlu adanya pemisahan antara bagian gudang dan bagian penerimaan barang

agar kesalahan dapat diminimalisir.


3. Sebaiknya bagian pembelian tidak mengurusi mengenai pajak untuk

mengurangi beban yang ditanggung oleh bagian purchasing, sehingga kinerja

lebih maksimal.
4. Sebaiknya prosedur selalu ditinjau kembali secara rutin agar tidak terjadi

perbedaan antara prosedur dan kenyataan yang terjadi di lapangan. Jika

terjadi perubahan prosedur segera dilakukan perbaikan dan langsung

disosialisasikan kepada pihak terkait di internal perusahaan.


10.
Daftar Pustaka

Sistem Akuntansi http://sistem-akuntansi1000.blogspot.co.id/2012/09/sistem-


akuntansi-pembelian.html
Pengertian Akuntansi http://ilmuakuntansi.web.id/pengertian-sistem-akuntansi/
Mulyadi, 2008, Sistem Akuntansi, Jakarta : Salemba Empat