Riobamba, 24 de agosto de 2016

Ingeniero.

Mauricio Chvez

Gerente General de ADHYS Ca. Ltda.

Presente.-

De mi consideracin:

Mediante la presente doy a conocer, parte de los procedimientos que deben

existir para tener un mejor control del manejo cantable administrativo de la
empresa ADHYS Ca. Ltda.:

Manejo de Clientes:

Es responsabilidad de los Ejecutivos de Venta de la empresa y debern

entregar los siguientes datos y documentos de los clientes que debe tener la
empresa:

Nmero Telefnico Fijo.

Nmero Telefnico Celular.
Direccin exacta del establecimiento.
Direccin del domicilio.
Referencias comerciales.
Copia de cedula y papeleta de votacin
Copia de RUC.
Copia de una factura de servicio bsico que contenga la direccin del
domicilio. (La direccin del establecimiento consta en la copia del RUC).

Esta informacin debe ser receptada por Asistente Contable de la empresa y

deber ser controlada por la misma.
En el caso de que los clientes manejen ventas a crdito, ser necesario que
Mauricio Chvez autorice el mismo donde impondr el monto de crdito y de
ser necesario se pedir la firma de una L/C por parte del cliente por el monto de
crdito que se realice.

Adems los Ejecutivos de Venta debern visitar a los clientes de manera

peridica y en el caso de existir un pedido deber ser llenado el formato que
tiene cada uno de manera correcta as como en el caso de los recibos de
cobro, se recuerda que la persona encargada de revisar estos documentos es
la Asistente Contable.

La cartera de clientes se entregara de manera semanal a los Ejecutivos de

Venta, y se entregara de manera mensual la cartera de pagos o cuotas
vencidas.

Nota: es importante que a la fecha se haga un control de clientes para verificar

que la informacin antes mencionada exista en el archivo de la empresa,
adems de recordar que si existen L/C, la firma registrada debe coincidir con la
misma de la cdula de identidad. Los nmeros telefnicos tambin deben ser
verificados.

Facturacin:

El proceso de facturacin estar a cargo del (a) Asistente Contable y ser el

siguiente:

1. Se factura a base de una Nota de Pedido.

2. Las notas de pedido deben ser revisadas bajo el siguiente criterio:
Verificacin de precios de acuerdo a la estratificacin establecida
Verificacin de stock (este punto ser mejor explicado ms adelante en
este documento)
Revisin de la informacin del cliente; en el caso de que ser nuevo ir
anexado la informacin de las referencias comerciales, y en el caso de
ya ser cliente de la empresa ira la informacin de crdito que mantiene
 el cliente: cartera vencida y por vencer, las fechas de cartera en el caso
de la cartera vencida la fecha ms temprana y en el caso de la cantera
por vencer la fecha ms futura, forma de pago donde constar promedio
de pago (valor), si el pago lo hace de manera semanal, quincenal,
mensual, entre otros, si el cliente registra atrasos en las cancelacin de
facturas.
3. Con la informacin detallada anteriormente, Mauricio Chvez revisar la
informacin y autorizar o no la facturacin o despacho de mercadera.
(se recuerda que las notas de pedido no deben tener mayor a siete das
sin despachar).

Despacho y recepcin de bodega:

Es responsabilidad de Asistente Administrativo tener control de los ingresos y

egresos de mercadera por lo cual manejar un formato de Control de
Movimientos de Bodega (formato anexado al documento).

Adems manejara un control de las terceras copias de Facturas, Notas de

Crdito, Guas de Remisin en venta, Guas de Remisin en compra. Respaldo
que verificara la constancia de lo sucedido en bodega.

Tambin manejara Kardex de las promociones que tiene la empresa y se

manejara un documento de salida de las promociones u otros artculos de
marketing (Acta de Entrega, documento anexado).
Se recuerda que la salida de bodega de cualquier producto se lo har con un
documento, en el caso de que se envi de manera particular la mercadera se
lo har de la siguiente forma:

Caso 1 Envos con un transporte particular: la factura se enviara en un

sobre y el transportista recibir el producto y firmara la gua de remisin donde
constar los productos que se entrega al transportista (El original se la
entregara al transportista, la primera copia se quedar en la oficina, y la tercera
copia con la firma de recepcin de mercadera estar a cargo del Asistente
administrativo).
Caso 2 Envos realizados por el Ing. Fredy Chvez: se entregar el nmero
de facturas al encargado y se revisara los productos entregados con una Gua
de Remisin que se remite como Itinerante donde constaran el total de
productos entregados (El original se la entregara al encargado, la primera copia
se quedar en la oficina, y la tercera copia con la firma de recepcin de
mercadera estar a cargo del Asistente administrativo).

Caso 3 Envos realizados por Mauricio Chvez: se lo realizara con las

facturas pertinentes y se llevar de manera obligatoria una gua donde consten
todos los productos despachados remitido a Itinerante, recordando que es por
control del SRI.

Para la recepcin de mercadera, se verificara lo que conste tanto en la factura

como en las guas de remisin que emiten tanto los proveedores como el
transportista para constatar la veracidad de la informacin, es importante
recordar que como constancia de los sucedido las copias de guas de remisin
se quedara a custodia de Asistente Administrativo.

De las compras de mercadera:

Estar a cargo de Mauricio Chvez, y se los har mediante la verificacin de

stock; est estar a cargo de la Asistente Contable, la realizara de manera
semanal y se entregar todos los viernes en la maana, en donde se remitir el
stock actualizado y la cantidad de producto pedidos por los clientes,
respaldados por las Notas de Pedido, se recuerda que es de vital importancia
este proceso por lo que le otorga una visin ms clara para la compra de
mercadera.

De los informes semanales:

La asistente contable deber entregar semanalmente los siguientes informes:

Cartera a cada uno de los Ejecutivos de Ventas.

Galonaje vendido por cada Ejecutivo de Ventas a Mauricio Chvez.
Hojas de ruta (En el caso del vendedor de Chimborazo de acuerdo a su
itinerario y en caso del vendedor de afuera una semanal)
Verificacin del stock.

De los depsitos:

Se los har de manera diaria tanto de cheques como de efectivo y se los

realizar de la siguiente manera:

Efectivo: de acuerdo al valor reflejado en las cajas diarias (estas estarn

dividas por vendedor).
Cheques: de acuerdo al reporte reflejado del Sistema Anfibius de los cheques
pendientes por da.

Se realizar un depsito por cada caja, y uno solo por los cheques
depositados.

De los cheques protestados o devueltos:

Los cheques protestados o devueltos sern receptados por la Asistente

Contable, y sern entregados a los que estn a cargo de los clientes dueos de
los cheques mediante un acta, ser verificado el cobro del cheque ms el valor
de la comisin del protesto.

De la informacin entregada al Contador:

El manejo de la informacin estar a cargo de la Asistente Contable, as como

el control de todos los documentos receptados:

Control de las facturas de compra y manejo de retenciones

Las retenciones solo manejaran una copia que estar bajo custodia de la
Asistente Contable, la entrega temprana de la retencin tambin ser
responsabilidad de la misma, los documentos en compra debern ser revisados
tanto los electrnicos como los pre-impresos en este caso que no caduque su
emisin.

Control de las facturas de venta y manejo de retenciones

En este caso la facturacin est a cargo de la asistente contable y el control de
las retenciones se los har de la siguiente manera:

Se revisara que el valor de la retencin sea el correcto.

La fecha sea la correcta.
Que el documento este vigente.
De los clientes que entregan retencin ya se hayan receptado.

La informacin que se entregara al contador ser responsabilidad de la

asistente contable y ser explicado en el transcurso de estos das, la
informacin ser entregada mximo hasta el cinco de cada mes y se llamar a
verificar la informacin mximo al 8 de cada mes.

Por el momento y despus del anlisis de las reas crticas de la empresa

ADHYS remito la primera parte de la propuesta para que sea implementada, de
manera inmediata.

Saludos cordiales;

Elizabeth Borja G.