0134M Manajemen Proyek

LECTURE NOTES

The Project Communication Plan

0134M Manajemen Proyek

LEARNING OUTCOMES
Setelah menyelesaikan pertemuan ini, mahasiswa dapat:
Menjelaskan mengenai Project Communications Management
Menjelaskan jenis jenis reporting tools yang digunakan untuk mendukung komunikasi
Memahami konsep earned value dan kegunaannya bagi proyek

OUTLINE MATERI :
Monitoring and Controlling the Project
The Project Communications Plan
Project Metrics
Reporting Performance and Progress
Information Distribution
0134M Manajemen Proyek

ISI MATERI

Komunikasi adalah suatu proses dimana terjadi pertukaran informasi diantara individu
melalui symbol, tanda atau tingkah laku. Komunikasi merupakan kehidupan dari suatu tim
proyek. Banyak orang mengatakan bahwa komponen yang paling penting dari rencana proyek
adalah rencana komunikasi. Rencana komunikasi mendeskripsikan siapa yang akan berbicara
sama siapa, kapan, mengapa, dan bagaimana bentuk dari format komunikasi itu.

1. Komunikasi Proyek Manajemen

Project Management Institute telah mengidentifikasi 4 proses penting dalam komunikasi

proyek, yaitu; 1) Communication Planning, 2) Information Distribution, 3) Performance
Reporting, dan 4) Managing stakeholders.
Komunikasi Proyek Manajemen merupakan proses yang diperlukan untuk
mendapatkan, mengumpulkan, menyimpan dan pengambilan keputusan dalam suatu project.
Dimana dalam komunikasi proyek manajemen ini menyediakan penghubung yang sangat penting
antara orang, gagasan, dan informasi pada semua tahap dalam siklus hidup proyek. Dari
beberapa penelitian yang sudah dilakukan, seorang manajer proyek menghabiskan kurang lebih
90% dari waktu mereka hanya untuk berkomunikasi. Proses formal membantu dalam
pengambilan keputusan dan membantu untuk mencapai proyek yang sukses. Komunikasi proyek
manajeman terdiri dari;
a. Communication Planning. Suatu proses untuk mengembangkan rencana komunikasi yang
lebih luas termasuk mengidentifikasi stakeholder proyek, informasi yang mereka butuhkan,
kapan dibutuhkan, dan seperti apa format yang harus diberikan. Proses ini termasuk: kapan
dan bagaimana laporan tertulis atau lisan disampaikan kepada anggota tim, bagaimana
anggota tim melakukan koordinasi, pesan seperti apa yang harus dikirim untuk
memberitahukan milestone dari proyek, serta informasi apa yang harus disebarkan kepada
vendor dan eksternal kontraktor yang terlibat di dalam proyek.
b. Information Distribution. Proses yang meliputi penyediaan informasi kepada seluruh
stakeholder yang terkait dengan waktu yang tepat.
0134M Manajemen Proyek

c. Performance Reporting. Proses untuk mengumpulkan mendstribusikan informasi status

proyek. Terdiri dari tiga jenis laporan yaitu: Status report yang menggambarkan informasi
terkini tentang proyek seperti jadwal proyek atau informasi anggaran proyek. Progress report
yang menggambarkan apa yang harus diselesaikan oleh anggota tim. Dan yang terakhir
adalah Forecasting report yang membuat prediksi tentang status dan kemajuan proyek
berikutnya. Secara umum Performance Reporting harus menyediakan informasi tentang
lingkup proyek, jadwal, biaya dan kualitas.
d. Managing stakeholders. Proses untuk mengelola Stakeholder terjadi dalam Monitoring dan
Pengendalian Proses Grup. Mengelola stakeholder berkaitan dengan memuaskan kebutuhan
para stakeholder proyek dan menyelesaikan setiap isu yang diangkat oleh stakeholder proyek.
Template dari Project Communication Mangement dapat dilihat (di klik) pada halaman
sebelum Simpulan. Sedangkan Tabel 9.1 dibawah ini merupakan contoh dari rencana
komunikasi proyek.
0134M Manajemen Proyek

Tabel 9.1. Contoh rencana Komunikasi proyek.

0134M Manajemen Proyek

Reporting
Stakeholder Report/Metric Reason
Requirements
Sponsor or Client During periodic review Project Summary, Sponsor or Client will be primarily concerned with the strategic
meetings. Budget, Earned Value indicators including overall cost and value in the project.
Time Frame: Project Summary report presents the overall cost that the
Considering projects with project will incur. This report shows the baseline schedule
6 months or more of and budget along with the actual schedule and budget and
duration, the project gives the projects overall status report.
sponsor can be provided The Budget is also a top-of-view project summary of the cost
with this report monthly. for all tasks in the project.
Earned Value report gives a top level summary of the project
at a given status date. It also includes key metrics that
monitor the health of the project

Project Manager At periodic intervals or Earned Value, Project Project manager will concern with making both operational and
even online. Summary, Slipping Tasks, strategic decisions. Therefore, reports that are primarily involved in
Time Frame: This report Critical Tasks, Milestone, tracking the current status of the project and its health are of
can be sent to the Current Activities reports, utmost importance. The project manager would require to be
Project Manager once in Over budget tasks and informed of the work progress compared to the baseline plan.
every two weeks for a resources
typical 6 month or more
projects.

Project team At periodic intervals Who-does-what-when, To- Project team would be concerned with day to day execution of the
Time Frame: Receiving do list project. Issues like who does what and when, what is assigned to a
this report weekly would team member would be key needs. In case of interdependent tasks,
help the team members the team members can also see who performs preceding or
benefit from it. They succeeding tasks.
also need to get an
updated copy in case of
any changes in the
schedule.
0134M Manajemen Proyek

2. Reporting tools untuk Mendukung Communications Plan.

Seperti yang diuraikan diatas, komunikasi dalam proyek bisa dilakukan secara formal
maupun tidak formal. Baik Komunikasi secara formal maupun tidak formal, tetap saja seorang
manajer proyek harus menentukan media yang paling efektif dalam melakukan Komunikasi
tersebut. Dewasa ini, media yang bisa digunakan dalam komunikasi dalam proyek sangatlah
banyak, diantaranya adalah tatap muka, telepon, video conference, surat/memo dan e-mail.
Beberapa teknik yang dapat dilakukan untuk meningkatkan ketrampilan berkomunikasi
adalah sebagai berikut:
a. Menjalankan rapat proyek secara efektif. Rapat adalah bagian terpenting bagi anggota tim
untuk saling berinteraksi. Rapat biasanya digunakan untuk berbagai tujuan termasuk
menjalankan rencana, mereview status, briefing dan presentasi, pemecahan masalah dan
negosiasi. Sayangnya banyak sekali rapat yang diselenggarakan dengan tidak efektif, agar
rapat dapat berjalan dengan efektif beberapa hal perlu dilakukan seperti yang tercantum pada
Gambar 9.1. Sedangkan rapat yang dapat memberikan manfaat bagi anggota tim adalah
seperti pada gambar 9.2.
b. Membuat presentasi yang efektif. Presentasi digunakan selama proyek untuk membriefing
anggota tim dan stakeholder. Agar presentasi menjadi efektif perlu direncanakan, dirancang,
dan disampaikan dengan baik. Merencanakan dan merancang presentasi sama pentingnya
dengan penyampaiannya. Penggunaan kontak mata, bahasa tubuh, memberikan informasi dan
faktor lainnya dapat membantu peserta untuk tetap fokus pada isi presentasi. Beberapa
panduan agar presentasi dapat efektif dapat dilihat pada gambar 9.3.
c. Menjadi pendengar yang baik. Mendengarkan adalah aktivitas aktif yang terdiri dari
mendengar, memahami, mengingat dan bertindak. Untuk menjadi pendengar yang baik,
berikut beberapa aturan yang harus dipenuh:
Dengarkan tanpa mengevaluasi. (jangan menghakimi atau menebak apa yang akan
dikatakan)
Jangan mendahului. (jangan berasumsi bahwa anda mengetahui apa yang akan dikatakan
oleh seseorang)
Dengarkan tema dan fakta. (cobalah untuk mengatur apa yang disampaikan dalam konsep
yang lebih besar)
0134M Manajemen Proyek

Jangan berpura-pura memperhatikan. (memberikan perhatian yang sebenarnya lebih

mudah dari pada berpura-pura)
Meninjau (tinjaulah apa yang dikatakan dan ulangi kembali kepada pembicara apa yang
sudah dipahami)
d. Menggunakan template Komunikasi (klik pada halaman sebelum Simpulan). Setiap
organisasi yang sukses pasti memiliki template standard untuk berkomunikasi secara formal.
Template komunikasi menjamin bahwa seluruh dokumen formal mengikuti standar keluaran
dan berisikan informasi lengkap yang dibutuhkan.

Gambar 9.1. Panduan untuk menjalankan rapat dengan efektif.

(Fuller, Valacich, & George, 2008)
0134M Manajemen Proyek

Gambar 9.2. Manfaat rapat bagi anggota tim. (Fuller, Valacich, & George, 2008)
0134M Manajemen Proyek

Gambar 9.3. Panduan untuk membuat presentasi dengan efektif.

(Fuller, Valacich, & George, 2008)

3. Earned value.
Dalam sebuah proyek, kinerja merupakan suatu hal yang sangat penting. Karena berdasarkan
kinerja inilah kita bisa memastikan sebuah prestasi proyek. Untuk mengukur kinerja dikenal
istilah metrik. Metrik merupakan seperangkat alat pengukuran guna mengukur hasil dari sebuah
aktifitas. Sehingga, kalau yang dibicarakan adalah Proyek, maka digunakan istilah metrik
proyek. Metrik proyek merupakan sebuah alat ukut yang akan memberikan informasi atau
0134M Manajemen Proyek

kondisi dari sebuah proyek apakah sudah memenuhi tujuannya. Metrik proyek ini mengukur
dengan pengukuran kualitatif dari beberapa atribut proyek.
Pengukuran yang dilakukan dengan metrik proyek adalah pengukuran terhadap atribut
proyek yang mencakup scope, jadwal, anggaran, sumber daya, kualitas dan Risiko. Sebuah
metrik proyek akan dikatakan baik kalau metrik proyek tersebut harus jelas, Quantifiable, Cost
Effective, Proven dan High Impact. Gambar 9.4 dibawah ini merupakan contoh dari metrik
proyek. Untuk lebih jelasnya lagi tentang bagaimana menentukan nilai dari suatu proyek, dapat
dilihat dari buku Machewka.

Gambar 9.4. Contoh Metrik Proyek.

4. Menggunakan Teknologi Kolaborasi untuk meningkatkan komunikasi proyek

Semua metode komunikasi memiliki kelebihan dan kelemahan untuk mendukung perbedaan
komunikasi anggota tim. Tabel 9.2 berikut ini menunjukkan perbedaan metode komunikasi yang
dapat digunakan untuk berbagai situasi.
Tabel 9.2. Perbedaan metode komunikasi (Fuller, Valacich, & George, 2008)
0134M Manajemen Proyek

Beberapa Teknologi kolaborasi yang dapat digunakan untuk membantu komunikasi dari tim
proyek adalah:
a. Video conferencing
b. Desktop Video conferencing
c. Groupware. Adalah sebuah piranti lunak yang dapat membantu orang untuk bekerja
bersama-sama agar lebih efektif.
d. Asynchronous Groupware. Beberapa contoh dari piranti lunak kategori ini adalah: e-mail,
newsgroup dan mailing list, workflow, intranet, dan kelender grup.
e. Synchronous Groupware. Beberapa contoh dari piranti lunak kategori ini adalah papan
tulis, chatting online, electronic meeting support system, dan video communication
system.
Untuk membantu memutuskan teknologi yang dapat digunakan dalam memilih media untuk
Komunikasi, bisa berpatokkan pada gambar 9.5 dibawah ini.

Gambar 9.5. Matriks Kolobarasi dan Komunikasi

Setelah mempertimbangkan dan memilih komponen rencana komunikasi, langkah

selanjutnya adalah menyusun rencana aktual. Spesifikasi rinci dalam rencana komunikasi antara
satu organisasi dengan organisasi yang lainnya itu berbeda. Walaupun berbeda, tetapi mereka
mempunyai kesamaan, yaitu semua rencana mempunyai saluran komunikasi, tipe komunikasi,
dan frekuensi komunikasi. Rencana-rencana tersebut biasanya dibuat dalam tiga bentuk:
0134M Manajemen Proyek

a. Rencana berformat matriks. Format ini menyusun garis komunikasi dalam bentuk kolom
dan baris serta menghubungkan tipe komunikasi dengan data frekuensi. Untuk lebih
jelasnya dapat dilihat pada gambar 9.6.
b. Rencana berformat paragraph. Format ini mendaftar garis-garis komunikasi sebagai judul
(header) dan kemudian menjelaskan jenis dan frekuensinya dalam kalimat-kalimat.
c. Rencana berformat grafis. Format ini memperlihatkan hubungan komunikasi, jenisnya,
dan frekuensinya dalam format visual. Dalam menyusun rencana komunikasi dengan
format ini, ada hal yang perlu diperhatikan, yaitu jangan memasukkan terlalu banyak
informasi ke dalam rencana komunikasi. Karena format grafis yang terlalu banyak
informasi akan sangat sulit untuk dibaca (Lihat gambar 9.7)

Gambar 9.6. Contoh Komunikasi Matrik

Gambar 9.7. Contoh Komunikasi dengan grafis. (NovaMind 5)

0134M Manajemen Proyek
0134M Manajemen Proyek

SIMPULAN

Komunikasi adalah suatu proses dimana terjadi pertukaran informasi diantara individu baik
melalui simbol, tanda maupun tingkah laku. Komunikasi merupakan hal yang terpenting dalam
kehidupan suatu tim proyek. Oleh sebab itu Komunikasi harus dibina dan dikelola dengan baik.
Dalam komunikasi proyek ada empat proses penting yang harus diperhatikan, yaitu; 1)
Communication Planning, 2) Information Distribution, 3) Performance Reporting, dan 4)
Managing stakeholders.
Media komunikasi yang dapat digunakan dalam proyek sangatlah banyak, diantaranya adalah
tatap muka, telepon, video conference, surat/memo dan e-mail. Tetapi tidak semua media itu
cocok digunakan, ada beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam menentukan media
komunikasi.
0134M Manajemen Proyek

DAFTAR PUSTAKA

Borysowich, C. (2005, 07 18). Project Planning Framework Checklist. Retrieved 01 15, 2012,
from Tool box for IT: http://it.toolbox.com/blogs/enterprise-solutions/project-planning-
framework-checklist-5005
Fuller, M. A., Valacich, J. S., & George, J. (2008). Information Systems Project Management.
Washington: Prentice Hall.
Marchewka, J. T. (2013). Information Technology Project Management (4 ed.). Chinnei: Wiley.
MPUG. (2011 , 03 31). The Project Communication Plan. Retrieved 04 07, 2012, from MPUG:
http://www.mpug.com/News/Pages/The-Project-Communication-Plan.aspx
NovaMind 5. (n.d.). Plan. Retrieved 04 10, 2012, from Visualize your information to get things
done: http://www.novamind.com/products/novamind/overview/
PMDocs. (n.d.). Communications Management Plan Template . Retrieved 04 8, 2012, from
Project Management Docs:
http://www.projectmanagementdocs.com/templates/communications-management-
plan.html
Project Scope Planning. (2007, 12 31). Retrieved 03 11, 2012, from CDC Unified Process:
http://www2.cdc.gov/cdcup/library/practices_guides/CDC_UP_Scope_Planning_Practice
s_Guide.pdf
Roman, K. (2007). Developing Your Project Communication Plan. Retrieved 04 07, 2012, from
Collegiate Project Services: http://www.collegiateproject.com/erplibrary.asp
Taylor, M. D. (2009, 03 02). How to Plan and Organize a Project. Retrieved 03 27, 2012, from
Network Diagrams: http://www.pmhut.com/network-diagrams