Anda di halaman 1dari 40

KonsilLSMIndonesia

STANDARD



OPERATIONAL



PROCEDURE



(SOP)



KESEKRETARIATAN

















Sekretariat:
Jln.KerinciXIINo.11,KebayoranBaru,JakartaSelatan,
Tlp/Fax:62217257322Email:sekretariat@konsillsm.or.id
Website:http://www.konsillsm.or.id
PROSEDUROPERASIONALSTANDAR(SOP)
KESEKRETARIATAN
KONSILLSMINDONESIA


DAFTARISI


I. PENDAHULUAN
1.1. Pengantar
1.2. TujuanAdministrasiKesekretariatanKonsilLSMIndonesia

II. STRUKTURORGANISASIKONSILLSMINDONESIA
2.1 StrukturOrganisasiKonsilLSMIndonesia
2.2 Peran,TugasPokok,UraianTugasdanKualifikasiManajerKantor
2.2.1 PeranManajerKantor
2.2.2 TugasPokokManajerKantor
2.2.3 UraianTugasManajerKantor
2.2.4 KualifikasiManajerKantor
2.3 Peran,TugasPokok,UraianTugasdanKualifikasiManajerKeuangan
2.3.1 PeranManajerKeuangan
2.3.2 TugasPokokManajerKeuangan
2.3.3 UraianTugasManajerKeuangan
2.3.4 KualifikasiManajerKeuangan
2.4 UraianTugasStafKeuangan,KasirKasKecildanStafPembukuan(Accounting)
2.4.1 UraianTugasStafKeuangan
2.4.2 UraianTugasKasirKasKecil
2.4.3 UraianTugasStafPembukuan(Accounting)
2.5 Peran,TugasPokok,UraianTugasdanKualifikasiManajerProgramAdvokasi
2.5.1 PeranManajerProgramAdvokasi
2.5.2 TugasPokokManajerProgramAdvokasi
2.5.3 UraianTugasManajerProgramAdvokasi
2.5.4 KualifikasiManajerProgramAdvokasi
2.6 Peran, Tugas Pokok, Uraian Tugas dan Kualifikasi Manajer Program Publikasi dan
Informasi
2.6.1 PeranManajerProgramPublikasidanInformasi
2.6.2 TugasPokokManajerProgramPublikasidanInformasi
2.6.3 UraianTugasManajerProgramPublikasidanInformasi
2.6.4 KualifikasiManajerProgramPublikasidanInformasi

III.PERENCANAAN,PENGANGGARAN,EVALUASIDANPELAPORAN
3.1 Perencanaan
3.1.1 RencanaStrategis
3.1.2 RencanaTahunan
3.1.3 RencanaBulanan
3.2 Penganggaran
3.3 Evaluasi
3.4 Pelaporan

2
PROSEDUROPERASIONALSTANDAR(SOP)
KESEKRETARIATAN
KONSILLSMINDONESIA

IV.PERATURANSTAFKONSILLSMINDONESIA
4.1 Tujuan,PrinsipdanRuangLingkup
4.1.1 Tujuan
4.1.2 Prinsip
4.1.3 RuangLingkup
4.2 RekrutmenStafKonsilLSMIndonesia
4.2.1 Umum
4.2.2 ProsesRekrutmen
4.2.3 ProsesSeleksi
4.3 StatusStafKonsilLSMIndonesia
4.3.1 CalonStafTetap
4.3.2 StafProgram
4.3.3 StafTetap
4.3.4 Konsultan/TenagaAhli
4.3.5 Relawan/Voluntir
4.4 PengangkatandanPenempatanStafKonsilLSMIndonesia
4.4.1 PengangkatanStafKonsilLSMIndonesia
4.4.2 Penempatan,MutasidanPromosiStaf
4.5 GajidanTunjanganStaf
4.5.1 StrukturGaji
4.5.2 KenaikanBerkala
4.5.3 TunjanganTransportasidanUangMakan
4.5.4 TunjanganHariRaya
4.5.5 TunjanganKesehatan
4.5.6 TunjanganProgram
4.5.7 PemotonganGaji
4.5.8 GajiSelamaSakitBerkepanjangandanAkibatKecelakaanKerja
4.6 HariLibur,CutidanIzin
4.6.1 LiburNasional
4.6.2 CutiTahunan
4.6.3 CutiMelahirkandanKeguguran
4.6.4 CutiHaid
4.6.5 CutiKhususdanIzin
4.6.5.1 CutiKhusus
4.6.5.2 Izin
4.6.5.3 Sakit
4.6.5.4 CutidiLuarTanggungan
4.7 TataTertibKantor
4.7.1 HaridanJamKerjaKantor
4.7.2 HakStaf
4.7.3 KewajibanStaf
4.7.4 KewajibanLembaga
4.7.5 Kehadiran/Presensi
4.7.6 PengelolaanInformasi,TempatdanPeralatanKerja
4.8 BentukSanksi

3
PROSEDUROPERASIONALSTANDAR(SOP)
KESEKRETARIATAN
KONSILLSMINDONESIA

4.9 PemutusanHubunganKerja
4.9.1 Umum
4.9.2 Prosedur
4.9.3 UangPesangondanUangPenghargaanMasaKerja

V.PEDOMANSTANDARADMINISTRASIKESEKRETARIATANKONSIL
5.1 SuratMenyurat
5.1.1 JenisjenisSurat
5.1.2 TataCaraPenyusunanSurat
5.1.2.1 SistematikadanIsiSuratKeluarBerdasarkanJenisnya
5.1.2.2 TataCaraPenomoranSuratsurat
5.1.3 PengirimandanPengarsipanSuratsurat
5.1.4 PengelolaandanPengarsipanSuratsuratMasuk
5.2 PengarsipanDokumen
5.3 NotulensiRapat
5.4 PengumumandanAgendaSekretariat
5.5 KompilasiKehadiranStaf
5.6 DataBase
5.7 Inventaris
5.8 PengelolaanPerpustakaan
5.9 PenugasandanPelaporannya
5.10 MekanismeKomplaindanPenanganannya
5.11 MekanismePengambilanKeputusan

VI.PENUTUP

4
PROSEDUROPERASIONALSTANDAR(SOP)
KESEKRETARIATAN
KONSILLSMINDONESIA

BABI
PENDAHULUAN


1. Pengantar

SOP (Standard Operating Procedure) Kesekretariatan Konsil LSM Indonesia adalah suatu
pedomantertulisyangberisitatacaraatautahapanyangharusdilaluidandipenuhidalam
suatuproseskerjadibagiankesekretariatanKonsilLSMIndonesia.SOPKesekretariatanini
dirancang sedemikian rupa guna mendukung terwujudnya visi, misi, tujuan, dan nilainilai
Konsil LSM Indonesia, yaitu kebebasan, demokrasi, integritas, kejujuran, keadilan,
kesetaraan, keterbukaan, responsif, partisipatif dan bertanggung jawab, yang merupakan
elemenpentingdaripelaksanaanakuntabilitas.

SOP Kesekretariatan ini juga dirancang sedemikian rupa sesuai dengan karakteristik Konsil
LSMIndonesiasebagaiorganisasipayung,denganisupokokpadaupayamendorongpraktik
akuntabilitasdikalanganorganisasimasyarakatsipil(OMS),khususnyaLSMIndonesia.

SOP Kesekretariatan ini antara lain mencakup tugas pokok dan job description masing
masing staf, standar kualifikasi staf, prosedur standar manajemen kantor, peraturan staf
dan prosedur standar keuangan, dengan tujuan untuk membantu pimpinan organisasi di
dalam mengalokasikan sumber daya organisasi secara tepat, efisien dan efektif untuk
mencapaitujuanorganisasi.

SOP Kesekretariatan ini akan berjalan dengan baik, jika pihakpihak yang terlibat di dalam
seluruh sistem ini akan mendukung serta melaksanakan prosedur yang telah disepakati
bersama.Tanpadukungansemuapihak,sisteminitidakakanberfungsimaksimaldidalam
mendukungterwujudnyatujuantujuanKonsilLSMIndonesia.


2. TujuanAdministrasiKesekretariatanKonsilLSMIndonesia

TujuanadministrasikesekretariatanKonsilLSMIndonesiaantaralain:
(a) memperlancarlalulintasdandistribusiinformasikesegalapihakbaikinternalmaupun
eksternal;
(b) mengelola dan memelihara dokumentasi organisasi yang berguna bagi kelancaran
pelaksanaanfungsifungsimanajemen;
(c) mengeloladanmemeliharaasetorganisasi;
(d) mengaturtatacarapengelolaanadministrasikeuangan,assetdaninformasi.



5
PROSEDUROPERASIONALSTANDAR(SOP)
KESEKRETARIATAN
KONSILLSMINDONESIA

BABII
ORGANISASIKONSILLSMINDONESIA



2.1 StrukturOrganisasiKonsilLSMIndonesia

Pada dasarnya struktur organisasi menggambarkan elemenelemen yang terdapat dalam
organisasi dan menarik hubungan antar elemen tersebut. Struktur organisasi yang baik
tentu harus mendukung pencapaian tujuan dan juga harus menggambarkan adanya
pemisahantugasdanfungsiantarabagianpelaksanadanbagianpengawasan.

StrukturorganisasiKonsilLSMIndonesiadigambarkansebagaiberikut:

2.2 Peran,TugasPokok,UraianTugasdanKualifikasiManajerKantor

2.2.1 PeranManajerKantor

(1) Peran strategis, yaitu peran untuk memberikan pengaruh positif pada status dan
performa organisasi Konsil LSM Indonesia, melalui kelancaran arus informasi baik ke
dalammaupunkeluarorganisasi.
(2) Peran teknis, yaitu peran untuk meningkatkan kinerja pimpinan melalui penyaluran
informasi secara jelas dan akurat, dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan
fungsinyadenganbaik.
(3) Peran pendukung, yaitu peran untuk memberikan manfaat positif kepada anggota
organisasilainnyamelaluipendistribusianinformasi.



6
PROSEDUROPERASIONALSTANDAR(SOP)
KESEKRETARIATAN
KONSILLSMINDONESIA

2.2.2 TugasPokokManajerKantor

(1) Menyelenggarakan kegiatan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan
pekerjaansuratmenyurat,yangmeliputipembuatansurat,penerimaan,pengolahan,
pendistribusiandanpenyimpanan.
(2) Menyelenggarakantatahubungan,baikinternalmaupuneksternal(humas).
(3) Memastikankepatuhanterhadappersyaratanhukumdantatakelolalembaga.
(4) Menyelenggarakantugasbantuanlainuntukmenunjangpelaksanaantugaspokok.

2.2.3 UraianTugasManajerKantor

(1) Melakukan korespondensi ke pihak internal maupun eksternal dengan persetujuan
DirekturEksekutif.
(2) MengaturjadwalkegiatanDirekturEksekutif,KomitePengarah,danDewanEtikyang
berhubungandengankegiatanKonsilLSMIndonesia.
(3) Menyusun, memelihara, mengembangkan dan menjaga sistem pendokumentasian
organisasi.
(4) Menyelenggarakankepanitiaanrapat.
(5) Merekamdan/ataumencatatsertamembuatnotulenmengenaihasilrapatrapatyang
diselenggarakan oleh Komite Pengarah, Dewan Etik, maupun Rapat Staf yang
diselenggarakanolehDirekturEksekutif.
(6) Bertanggungjawab atas hasil notulen kegiatan lain di luar rapatrapat yang telah
disebutkandiatas,yangdiselenggarakanolehSekretariatKonsilLSMIndonesia.
(7) Menyelenggarakanpengaturanpenerimaantamu/kunjungan.
(8) Menerjemahkan surat atau tulisantulisan singkat dari bahasa Indonesia ke bahasa
Inggris atau sebaliknya yang akan dikirimkan baik oleh Direktur Eksekutif, Komite
Pengarah,maupunolehDewanEtik.
(9) Menyusun rencana anggaran biaya kebutuhan rutin kantor (office supplies) untuk
mendapatkanpersetujuanDirekturEksekutif.
(10) Melakukan pengadaan barang dan jasa kebutuhan kantor sesuai dengan pedoman
yangdiaturdalamSOPKeuanganKonsilLSMIndonesia.
(11) Memastikankondisikantordanfasilitasnyamemadaiuntukmengoptimalkanperforma
SekretariatKonsilLSMIndonesia.
(12) Mengkoordinasikanpelaksanaantugastugasstafdibawahnya.
(13) Memastikan perencanaan kegiatan masingmasing staf sesuai dengan tenggat waktu
yangtelahditentukan.

2.2.4 KualifikasiManajerKantor

(1) D3/S1 dalam segala disiplin ilmu dan berpengalaman minimal 3 tahun di posisi yang
sama.
(2) MampumenggunakanbahasaIndonesiadanbahasaInggrisdenganbaik,lisanmaupun
tulisan.
(3) Memilikikemampuanberkomunikasidanberkorespondensiyangbaik.
(4) Mampumenyusunlaporan.

7
PROSEDUROPERASIONALSTANDAR(SOP)
KESEKRETARIATAN
KONSILLSMINDONESIA

(5) Berpengalamandalammembuatnotulensiatauproceedingrapat.
(6) Berpengalamandalampenyelenggaraankegiatan/eventseminarataukonferensi.
(7) Mampu menggunakan perangkat lunak perkantoran (MS Word, Exel, Power Point,
Internet).
(8) Berpengalaman mengkoordinasi tim dengan jumlah anggota minimal 2 orang dalam
jangkawaktusedikitnya1tahun.
(9) Berdedikasiterhadaporganisasi.


2.3 Peran,TugasPokokdanKualifikasiManajerKeuangan

2.3.1 PeranManajerKeuangan

(1) Peran Strategis, yaitu peran untuk memberikan pengaruh positif pada status dan
performaorganisasiKonsilLSMIndonesia,melaluipenyajianlaporankeuangansecara
cepatdanakurat,sesuaidenganPedomanStandarAkuntansiKeuanganPasal45(PSAK
45)danformatlaporankeuangandarilembagadonor.
(2) Peran teknis, yaitu peran untuk meningkatkan kinerja pimpinan melalui pembuatan
sistemdanprosedurkeuanganyangcocokdengankarakteristikorganisasiKonsilLSM
Indonesia.
(3) Peran pendukung, yaitu peran untuk memberikan manfaat positif kepada anggota
organisasilainnyamelaluipendistribusianinformasikeuangan.

2.3.2 TugasPokokManajerKeuangan

(1) BersamaDirekturEksekutifmembuatrencanaanggarankegiatan.
(2) Melayanikebutuhankeuanganuntukkegiatanoperasional.
(3) Membuat laporan keuangan, baik laporan keuangan program maupun laporan
keuanganlembaga.
(4) Mengadministrasikanseluruhdokumenkeuanganberikutbuktibuktipendukungnya.
(5) Mengkoordinasikanpekerjaanbagiankeuangan(kasir).
(6) MelakukantugastugaslainyangdiberikanolehDirekturEksekutif.

2.3.3 UraianTugasManagerKeuangan

(1) MenyusunSOPKeuangan.
(2) Mendesain formulirformulir keuangan antara lain: formulir bukti kas, formulir bukti
bank,formulirpermohonandanpertanggungjawabanuangmuka,formulirperjalanan
dinas,formulirpembayarangaji,danformulirkeuanganlainnya.
(3) Menjelaskan fungsi dan tatacara penggunaan formulir tersebut kepada Staf
Keuangan,KasirKasKecildanStafPembukuan.
(4) MembuatanggaranproposalbersamaDirekturEksekutif.
(5) MensupervisipekerjaanpekerjaanyangdilakukanolehStafKeuangan,KasirKasKecil
danStafPembukuan.

8
PROSEDUROPERASIONALSTANDAR(SOP)
KESEKRETARIATAN
KONSILLSMINDONESIA

(6) Menyusun laporan keuangan program sesuai dengan format yang diminta oleh
lembagadonor.
(7) Menyusunlaporankeuanganyangterdiridari:
a. laporanlosisikeuangan/neraca;
b. laporanaktivitas;
c. laporanaruskas.
(8) Menyusunlaporankeuanganuntukkepentinganperpajakan.
(9) Memberikan informasi dan laporan tertulis kepada Direktur Eksekutif mengenai
perkembangandanposisikeuanganKonsilLSMIndonesia.
(10) Memberikanpelatihanmengenaipembukuandankeuanganorganisasinirlabakepada
lembagaanggotaKonsilLSMIndonesiajikadiminta.

2.3.4 KualifikasiManajerKeuangan

(1) PendidikanminimalD3Akuntansi.
(2) Menguasai masalah keuangan dan akuntansi, khususnya yang berkaitan dengan
organisasinirlaba.
(3) Menguasaiperpajakan.
(4) Berpengalamandibidangnyaminimal3tahundiorganisasinirlaba.
(5) Mampumengoperasikankomputer(MSWord,Excel,PowerPoint,Internet).
(6) Mampumelakukanassessment,monitoringdanauditkeuangankeorganisasinirlaba.
(7) Berdedikasiterhadaporganisasi.
(8) Telitidanrapidalambekerja.
(9) Berpengalaman mengkoordinasi tim dengan jumlah anggota minimal 2 orang dalam
jangkawaktusedikitnya1tahun.


2.4. UraianTugasStafKeuangan,KasirKasKecildanStafPembukuan(Accounting)

2.4.1 UraianTugasStafKeuangan

(1) Menyiapkanbuktipenerimaanbankuntukpenerimaandanasecaratunai.
(2) Menyiapkanbuktipengeluaranbankuntukpembayaransecaratunai.
(3) Memintatandatanganpadacekataubilyetgirokepadayangberwenangmemberikan
otorisasipengeluarandanadaribank.
(4) Meminta tandatangan bukti penerimaan bank, bukti pengeluaran bank, dari pihak
yangberwenangdanpihakpihakyangberhubungandengantransaksiyangterjadi.
(5) Mencatatbuktipenerimaanbankdanbuktipengeluaranbankpadabukubank.
(6) Melakukanverifikasikesesuaianantarabuktipendukungdenganpertanggungjawaban
penggunaanuangmukaolehpengguna.
(7) Merapikanbuktipendukungdisesuaikandenganbuktiinternal.
(8) Menyerahkan bukti internal (pengeluaran bank dan penerimaan bank) beserta bukti
pendukungkepadaStafPembukuan.
(9) Menguangkancekkebank.

9
PROSEDUROPERASIONALSTANDAR(SOP)
KESEKRETARIATAN
KONSILLSMINDONESIA

2.4.2 UraianTugasKasirKasKecil

(1) Menyiapkanbuktipenerimaankasuntukpenerimaandanasecaratunai.
(2) Menyiapkanbuktipengeluarankasuntukpembayaransecaratunai.
(3) Meminta tandatangan bukti penerimaan kas dan bukti pengeluaran kas dari pihak
yangberwenangdanpihakpihakyangberhubungandengantransaksiyangterjadi.
(4) Mencatatbuktipenerimaankasdanbuktipengeluarankaspadaikhtisarpengeluaran
danakaskecil.
(5) Merapikanbuktipendukungdisesuaikandenganbuktiinternal.
(6) Menyerahkan bukti internal (pengeluaran kas dan penerimaan kas) beserta bukti
pendukungkepadaStafPembukuan.
(7) Menyiapkanformulirbonpermintaanuanguntukpengisiankaskecil.

2.4.3 UraianTugasStafPembukuan(Accounting)

(1) Mencatat/membukukantransaksikeuangan.
(2) Melakukanrekonsiliasibanksetiapbulan.
(3) Menguruslaporanpajaklembaga.
(4) Menjagaseluruhdokumenkeuangan.
(5) Membantu Manajer Keuangan untuk membuat laporan keuangan Konsil LSM
Indonesiadanlaporankeuangankelembagadonor.


2.5 Peran,TugasPokok,UraianTugasdanKualifikasiManajerProgramAdvokasi

2.5.1 PeranManajerProgramAdvokasi

(1) Peran strategis, yaitu peran untuk memberikan pengaruh positif pada status dan
performa organisasi Konsil LSM Indonesia melalui kegiatankegiatan advokasi yang
sesuaidenganvisidanmisiKonsilLSMIndonesia.
(2) Peran teknis, yaitu peran untuk meningkatkan kinerja pimpinan melalui kegiatan
kegiatanadvokasiyangdilakukanKonsilLSMIndonesia.
(3) Peran pendukung, yaitu peran untuk memberikan manfaat positif kepada anggota
KonsilLSMIndonesiamelaluikegiatankegiatanadvokasi.

2.5.2 TugasPokokManajerProgramAdvokasi

(1) Merumuskanstrategidanmenyelenggarakankegiatanadvokasi.
(2) Memfasilitasi peningkatan kapasitas anggota Konsil LSM Indonesia dalam melakukan
advokasi.
(3) Mendukungkegiatanadvokasiyangberkaitandenganupayamenciptakanlingkungan
politik dan hukum yang kondusif bagi peningkatan posisi dan peran Organisasi
MasyarakatSipil.

10
PROSEDUROPERASIONALSTANDAR(SOP)
KESEKRETARIATAN
KONSILLSMINDONESIA

(4) Membangun relasi dan kerja sama Konsil dengan pihak eksternal dalam rangka
memperkuat eksistensi dan legitimasi Konsil sebagai sebuah organisasi yang
mendorongpraktikakuntabilitasdiIndonesia.
(5) MelakukanupayapenggalangandanabersamaDirekturEksekutif.

2.5.3 UraianTugasManajerProgramAdvokasi

(1) MengelolaprogramprogramdibidangadvokasibersamaDirekturEksekutif.
(2) MembuatProposaldanLaporanProgramKonsilbersamaDirekturEksekutif.
(3) Melakukan kajian terhadap peraturanperaturan yang merugikan kepentingan dan
posisimasyarakatsipil.
(4) Membangun jaringan/aliansi dengan organisasi masyarakat sipil dalam melakukan
advokasi.
(5) Membangundialogantaramasyarakatsipil,pemerintah,swastadanlembagadonor.
(6) MemfasilitasikegiatankegiatanpeningkatankapasitasanggotaKonsilLSMIndonesia.
(7) Berpartisipasi dalam forumforum publik yang dilakukan oleh Pemerintah, DPR, LSM
danSwasta.
(8) Melakukan pengembangan/perluasan programprogram kerja di bidang advokasi
denganpihaklain.
(9) Berdasarkan penugasan yang diberikan oleh Direktur Eksekutif, turut berpartisipasi
dalamkegiatanyangdiselenggarakanolehpihakpihaklainyangberhubungandengan
visidanmisiKonsilLSMIndonesia.

2.5.4 KualifikasiManajerProgramAdvokasi:

(1) Pendidikan minimal S1, lebih diutamakan dari jurusan Sosiologi, Hukum, atau Ilmu
Politik.
(2) Berpengalaman kerja sebagai program officer dalam bidang advokasi dan
pengorganisasianmasyarakatdiLSMminimal3(tiga)tahun.
(3) Memahamidaurkegiatanadvokasi.
(4) Memahamipendekatanpendidikanorangdewasa(POD).
(5) Memiliki jaringan yang luas dengan organisasi masyarakat sipil, pemerintah, swasta
danlembagadonor.
(6) Memilikikemampuanlobi,mediasidannegosiasi.
(7) Memilikikemampuananalisiskebijakanyangbaik.
(8) Memahamipenyusunanlegaldrafting.
(9) Berpengalaman mengkoordinasi tim dengan jumlah anggota minimal 2 orang dalam
jangkawaktusedikitnya1tahun.
(10) MemilikikemampuanbahasaIndonesiadanInggrisyangbaik,lisanmaupuntulisan.
(11) Memilikiketerampilanmenulisdenganbaik.
(12) Mampumenyusunproposaldanlaporanprogram.
(13) Terampilmenggunakankomputer,programMicrosoftOffice(MSWord,Excel,Power
Point),danInternet.
(14) Bersedia bekerja penuh waktu serta melakukan perjalanan ke wilayahwilayah kerja
KonsilLSMIndonesia.

11
PROSEDUROPERASIONALSTANDAR(SOP)
KESEKRETARIATAN
KONSILLSMINDONESIA



2.6 Peran, Tugas Pokok, Uraian Tugas dan Kualifikasi Manajer Program Publikasi dan
Informasi

2.6.1 PeranManajerProgramPublikasidanInformasi:

(1) Peran strategis, yaitu peran untuk memberikan pengaruh positif pada status dan
performaorganisasiKonsilLSMIndonesia,didalammenyebarluaskaninformasiyang
berkaitan dengan isu akuntabilitas, guna meningkatkan kepercayaan publik terhadap
LSM.
(2) Peran teknis, yaitu peran untuk meningkatkan kinerja pimpinan melalui kegiatan
publikasiyangdilakukanKonsilLSMIndonesia.
(3) Peran pendukung, yaitu peran untuk memberikan manfaat positif kepada anggota
Konsildanpublikmelaluikegiatankegiatanpublikasidaninformasi.

2.6.2 TugasPokokManajerProgramPublikasidanInformasi

(1) Mengkoordinasi pengelolaan dan pengembangan media komunikasi massa dan
internal.
(2) Melakukan kajian terhadap isu akuntabilitas yang berkaitan dengan akuntabilitas
OrganisasiMasyarakatSipil.
(3) Membangunrelasidenganmedia.
(4) Mengkoordinasikan dukungan teknis bidang informatika untuk kelembagaan Konsil
LSMIndonesia.

2.6.3 UraianTugasManajerProgramPublikasidanInformasi

(1) MenyiapkaninformasilembagaKonsilLSMIndonesiauntukdipublikasikan.
(2) Menyiapkan dan menerbitkan informasi tentang isu akuntabilitas LSM dan advokasi
kepentingandanposisiLSM.
(3) Mengelola media komunikasi internal berupa email dan mailing list serta media
komunikasieksternalKonsilberupawebsite,newsletter,brosur,pressrelease.
(4) MengelolamediapromosikreatiftentanglembagadanisuKonsilLSMIndonesia.
(5) Mencari dan menginformasikan peluangpeluang pendanaan dan pengembangan
kapasitasorganisasidanstafanggotaKonsilLSMIndonesia.
(6) MempersiapkanpenerbitandandistribusibukubukuKonsilLSMIndonesia.
(7) Menyelenggarakankonferensipersdanmediagathering.
(8) MembuatlaporanKonsilLSMIndonesiabersamaDirekturEksekutif.
(9) Mengelolajaringaninternet.
(10) Berdasarkan penugasan yang diberikan oleh Direktur Eksekutif, turut berpartisipasi
dalamkegiatanyangdiselenggarakanolehpihakpihaklainyangberhubungandengan
visidanmisiKonsilLSMIndonesia.

12
PROSEDUROPERASIONALSTANDAR(SOP)
KESEKRETARIATAN
KONSILLSMINDONESIA

2.6.4 KualifikasiManajerProgramPublikasidanInformasi

(1) PendidikanminimalS1,lebihdiutamakandarijurusanJurnalistikdanKomunikasi.
(2) Berpengalamanminimal3(tiga)tahundalambidangpublikasidimediadanorganisasi
masyarakatsipil.
(3) MemilikikemampuanbahasaIndonesiadanInggrisyangbaik,lisanmaupuntulisan.
(4) Memilikiketerampilanmenulisdanmenyuntingdenganbaik.
(5) Mampumenyusunproposaldanlaporanprogram.
(6) Memilikikemampuananalisisyangbaik.
(7) Memahami website Content Management System (CMS) dan pengelolaan media
komunikasi(emaildanmailinglist).
(8) Berpengalamanmengelolanewsletter,brosur,pressrelease.
(9) Berpengalamandalampenerbitandandistribusibuku.
(10) Memilikijaringanyangluasdengankalanganmedia.
(11) Terampilmenggunakankomputer,programMicrosoftOffice(MSWord,Excel,Power
Point),danInternet.
(12) Berpengalaman mengkoordinasi tim dengan jumlah anggota minimal 2 orang dalam
jangkawaktusedikitnya1tahun.
(13) Bersedia bekerja penuh waktu serta melakukan perjalanan ke wilayahwilayah kerja
KonsilLSMIndonesia.


13
PROSEDUROPERASIONALSTANDAR(SOP)
KESEKRETARIATAN
KONSILLSMINDONESIA

BABIII
PERENCANAAN,PENGANGGARAN,EVALUASIDANPELAPORAN

3.1 Perencanaan

Perencanaan dalam organisasi memegang peranan yang sangat penting bila dibandingkan
dengan fungsifungsi pengelola organisasi yang lainnya, seperti pengorganisasian,
pengarahan,danpengawasan.Dalamperencanaan,pengelolaorganisasimemutuskanhal
hal yang harus dilakukan, saat melakukannya, cara melakukannya dan orang yang akan
melakukannya. Perencanaan yang baik dapat dicapai dengan mempertimbangkan kondisi
pada waktu yang akan datang, saat perencanaan dan kegiatan yang diputuskan akan
dilaksanakan pada periode ketika rencana itu dibuat. Jadi, perencanaan organisasi harus
bersifataktif,dinamis,berkesinambungandankreatif,agarpengelolaorganisasitidakhanya
beraksi terhadap lingkungannya, tetapi juga menjadi peserta aktif dalam pengembangan
masyarakatsipildiIndonesia.

3.1.1 RencanaStrategis(StrategicPlanning)

UntukKonsilLSMIndonesia,rencanastrategisdilakukansekurangkurangnya3(tiga)tahun
sekali dalam suatu forum yang diadakan oleh Komite Pengarah Nasional. Forum tersebut
dihadiri oleh anggota Komite Pengarah Nasional, Anggota Dewan Etik, Perwakilan LSM
Anggota, Direktur Eksekutif/Staf Sekretariat Konsil dan undangan lainnya untuk
merumuskan rencana strategis Konsil sesuai dengan visi, misi dan tujuan yang tercantum
dalamAD/ARTKonsilLSMIndonesia.

3.1.2 RencanaTahunan

BerdasarkanRencanaStrategisyangtelahdisusuntersebut,KomitePengarahNasionaldan
DirekturEksekutif/StafSekretariatKonsil,selanjutnyamerumuskanrencanatahunanKonsil
LSM Indonesia dalam suatu forum rapat kerja untuk mengesahkan rencana program dan
rencana anggaran, mengesahkan laporan keuangan dan program, meninjau kembali
peraturanataukebijakanKonsilLSMIndonesiadanmembuatkeputusankeputusanpenting
yangberkaitandengankeberlangsunganorganisasiKonsilLSMIndonesia.

3.1.3 RencanaBulanan

Berdasarkan rencana tahunan, dibuat perencanaan bulanan yang dilakukan oleh masing
masing Staf. Perencanaan ini disampaikan dalam rapat evaluasi dan perencanaan bulanan
setiapminggupertamadalambulanberjalan.

14
PROSEDUROPERASIONALSTANDAR(SOP)
KESEKRETARIATAN
KONSILLSMINDONESIA

3.2 Penganggaran

Untukmendukungrencanaprogramyangtelahditentukan,organisasiKonsilLSMIndonesia
perlu merumuskan pula rencana keuangan atau rencana anggaran yang diawali dengan
penetapan tujuan, target dan kebijakan, sehingga terjadi kesamaan persepsi antara
berbagaipihakyangterkaitdidalamnyatentanghalhalyangakandicapaisertaketerkaitan
tujuandenganberbagaiprogramyangakandilakukan.

Dalam perencanaan anggaran, organisasi Konsil LSM Indonesia harus mengefisiensikan


biayaoverheadataubiayaoperasionaluntukmendukungtercapainyatujuanprogramyang
telah ditetapkan sebelumnya. Biaya operasional/overhead tidak lebih besar dari biaya
program.

Pada setiap triwulan, akhir tahun dan pada akhir periode kegiatan, laporan realisasi
anggaranharusselaludiperbaruidenganaktualisasipenerimaandanpengeluaran.Dengan
membandingkan antara rencana anggaran dengan realisasi, pengelola organisasi akan
mengetahui apakah program tersebut beroperasi sesuai dengan rencana atau tidak,
termasukletakkeperluanpemotonganbiayadanpengembangansumberpenerimaan.


PedomandalampenganggaranorganisasiKonsilLSMIndonesia

(1) Identifikasi kegiatankegiatan yang akan dilakukan secara lebih rinci. Kegiatan yang
dilakukandalamproyekharusdisesuaikanlebihdahuludengantujuandanoutputyang
terdapatdalamvisidanmisiKonsilLSMIndonesia.

(2) Menyiapkan workplan kegiatan yang mengacu pada rencana program. Secara mutlak
KonsilLSMIndonesiaharusmerumuskanrencanaanggaranyangseimbang,yaknibahwa
biayabiaya yang ada dapat tertutupi oleh sejumlah sumber daya yang ada. Hal ini
diperlukan untuk mengurangi ketergantungan pada satu sumber saja dan memastikan
bahwa organisasi Konsil LSM Indonesia dapat tetap beroperasi jika satu atau lebih
sumberkeuangansudahberhenti.

(3) Aturan umum dalam rencana anggaran yakni pendapatan dapat bersumber dari
masyarakat,lembagadonoratausumberlainyangsah,sesuaidenganyangdiaturdalam
AD Konsil Bab V Pasal 19 dan pengeluaran terdiri dari biaya operasional dan biaya
program.Setiapitembiayadibuatsedetailmungkinmisalnyajumlahorangyangterlibat,
jumlahunit,jumlahjam/hari,dsb.


3.3 Evaluasi

Evaluasidilakukanuntukmenilaicapaian,kinerjaStafdanhasilprogram.Evaluasidilakukan
dalambeberapabentukdantahapan:

15
PROSEDUROPERASIONALSTANDAR(SOP)
KESEKRETARIATAN
KONSILLSMINDONESIA

(1) evaluasibulananuntukmenilaicapaianperencanaanbulananStafdilakukandalamrapat
evaluasidanperencanaanbulanan;
(2) evaluasi tahunan dilakukan untuk menilai capaian program kinerja Staf yang dilakukan
selamatahunberjalan.Evaluasiiniakandilakukandenganrapatrencanatahunan;
(3) evaluasitigatahunandilakukandalamKongres.


3.4 Pelaporan

Pelaporanmencakup:
(1) laporanpascapenugasan;
(2) laporankegiatanyangsudahselesaidilaksanakan;
(3) laporannarasidankeuangankegiatantigabulananuntukKomitePengarahNasional;
(4) laporannarasidankeuangankegiatantahunanuntukKomitePengarahNasional;
(5) laporannarasidankeuangankegiatantigatahunanuntukKomitePengarahNasional.






















16
PROSEDUROPERASIONALSTANDAR(SOP)
KESEKRETARIATAN
KONSILLSMINDONESIA

BABIV
PERATURANSTAFKONSILLSMINDONESIA


4.1 Tujuan,PrinsipdanRuanglingkup

4.1.1 Tujuan

Tujuan dari peraturan ini adalah mewujudkan hubungan kerja yang jelas, profesional dan
efektif antara Staf dan Lembaga Konsil LSM Indonesia sehingga tujuan lembaga dapat
terwujuddenganbaik.

4.1.2 Prinsip

Peraturan ini adalah merupakan sebagian dari pernyataan lembaga yang mencerminkan
usaha untuk menuju kepada prinsipprinsip yang dianut yaitu, kebebasan, demokrasi,
integritas, kejujuran, keadilan, kesetaraan dan keadilan jender, keterbukaan, responsif,
partisipatifdanbertanggungjawab.

4.1.3 RuangLingkup

Peraturan ini mengatur berbagai prosedur dan mekanisme kepegawaian sebagai bentuk
kesepakatan bersama antara Staf dan lembaga Konsil LSM Indonesia. Penambahan dan
perubahan peratuan ini dapat dilakukan dengan kesepakatan bersama antara Staf dan
LembagaKonsilLSMIndonesia.

4.2 RekrutmenStafKonsilLSMIndonesia

4.2.1 Umum

Lembaga mempekerjakan Staf yang memiliki tingkat pendidikan, kecakapan/keahlian dan
pengalaman yang memadai, untuk mengisi fungsi/tugas/jabatan yang tersedia, guna
menjaminkemampuanlembagadalammengembanvisi,misidantujuan.

Lembaga dapat melakukan pengangkatan dan pemutusan hubungan kerja sesuai Undang
UndangKetenagakerjaanRIdanperaturanlembaga.

4.2.2 ProsesRekrutmen

Proses rekrutmen Staf didasarkan atas prinsipprinsip Konsil LSM Indonesia dan tidak
mempekerjakanpekerjaanak.
PrinsipprinsipKonsilLSMIndonesiaadalah:
a. integritas,meliputisikapsikap:
nonpartisan

17
PROSEDUROPERASIONALSTANDAR(SOP)
KESEKRETARIATAN
KONSILLSMINDONESIA

nonpemerintah
antidiskriminasidanpenghormatanterhadapHAM
keberpihakanpadamasyarakatmarginal
nirlabadankerelawanan
keberlanjutansumberdaya
antikorupsi,kolusidannepotisme;
b. transparansi;
c. independensi;
d. antikekerasan;
e. kesetaraandankeadilangender.

Proses rekrutmen staf dilakukan oleh Direktur Eksekutif dengan membentuk tim seleksi
yangterdiridariDirekturEksekutif,KomitePengarahNasionalataupihaklain.

PenambahanstafbarudapatdilakukanolehDirekturEksekutifdenganpersetujuanKomite
PengarahNasional.

4.2.3 ProsesSeleksi

Prosesseleksidilakukanmelaluitesadministrasi,tertulisdanwawancaraolehtimseleksi.

Persyaratanadministrasiyangdibutuhkan:
(1) suratlamaran;
(2) fotokopiijazah/STTB;
(3) fotokopiKTP;
(4) daftarriwayathidup;
(5) pasfotoukuran4x6;
(6) fotokopidokumenlainyangdibutuhkan.


4.3 StatusStafKonsilLSMIndonesia

4.3.1 CalonStafTetap

(1) Adalah pekerja yang sedang menjalani masa percobaan selama 3 (tiga) bulan yang
ditentukandalamperjanjiankerja.
(2) Selama masa ini, calon staf tetap berhak mendapatkan gaji sebesar 80% dari take
home pay dan Tunjangan Hari Raya yang dihitung secara proporsional berdasarkan
masa kerja. Tunjangan Hari Raya diberikan sebesar take home pay setelah dikurangi
tunjangantransportasi,makandankesehatan.
(3) Selama menjalani masa percobaan, calon staf tetap dapat mengundurkan diri
sewaktuwaktu dengan memberitahukan keputusannya kepada Direktur Eksekutif
sekurangkurangnya1(satu)bulansebelumwaktupengundurandiritersebut.
(4) Selambatlambatnya2(dua)minggusebelummasapercobaanStafberakhir,Lembaga
wajib memberitahukan kepada Staf mengenai kelanjutan hubungan kerja. Jika

18
PROSEDUROPERASIONALSTANDAR(SOP)
KESEKRETARIATAN
KONSILLSMINDONESIA

lembaga memutuskan untuk tidak melanjutkan hubungan kerja, lembaga wajib


memberikan alasanalasannya.Pemutusanhubungankerjaakanterjadisetelahmasa
percobaanberakhir.
(5) Lembaga wajib melakukan evaluasi kinerja calon staf masa percobaan sekurang
kurangnya dua minggu sebelum masa percobaan berakhir, dan memberitahukan
hasilnyakepadastafyangbersangkutan.

4.3.2 StafProgram

(1) Staf Program adalah Staf yang terikat hubungan kerja dengan lembaga berdasarkan
programdanjangkawaktutertentu.
(2) Staf Program yang sudah bekerja selama minimal 2 tahun dan menunjukkan kinerja
optimaldankomitmenyangtinggi,dapatdiangkatmenjadistaftetap.
(3) SeorangStafProgramberhakmendapatkangajipokokdantunjangantunjanganyang
ditetapkanolehlembaga.

4.3.3 StafTetap

(1) StafTetapadalahStafyangterikathubungankerjadenganlembagatanpadidasarkan
atasjangkawaktutertentuatauselesainyasuatupekerjaantertentudantelahmelalui
masapercobaanpalinglama3(tiga)bulanataudiangkatdaristafprogram.
(2) Seorang Staf Tetap berhak mendapatkan gaji pokok dan tunjangantunjangan yang
ditetapkanolehlembaga.

4.3.4 Konsultan/TenagaAhli

(1) Konsultan/Tenaga Ahli adalah pekerja yang terikat hubungan kerja berdasarkan
PerjanjianKerjaWaktuTertentu(PKWT)atauselesainyasuatupekerjaantertentu.
(2) Maksimum masa kontrak kerja adalah 1 (satu) tahun, dan dapat diperpanjang
maksimal 1 (satu) tahun berikutnya atau disesuaikan dengan kebutuhan dan
kemampuanlembaga.
(3) Seorang Konsultan/Tenaga Ahli berhak mendapatkan honorarium sesuai dengan
ketentuan lembaga, dan dituliskan dalam Surat Perjanjian Kerja yang disepakati oleh
keduabelahpihak.

4.3.5 Relawan/Voluntir

(1) Relawan/Voluntiradalahpekerjayangterikatkesepakatankerjaberdasarkankeahlian
yangdimilikinyauntukmendukungkerjakerjalembaga.
(2) Relawan/voluntirdapatmemperolehpenggantianbiayatransportasidanmakansesuai
penugasanyangditetapkandalamsuratKeputusanDirekturEksekutif.

19
PROSEDUROPERASIONALSTANDAR(SOP)
KESEKRETARIATAN
KONSILLSMINDONESIA

4.4 PengangkatandanPenempatanStafKonsilLSMIndonesia

4.4.1 Pengangkatan

Staf Masa Percobaan dan Staf Program dengan kinerja optimal dan komitmen yang tinggi
dapat diangkat menjadi staf tetap, dengan surat keputusan pengangkatan staf yang
ditetapkanmelaluiSKPengangkatanolehDirekturEksekutif.

4.4.2 Penempatan,MutasidanPromosiStaf

(1) Penempatan staf adalah wewenang lembaga dan dilakukan atas dasar kebutuhan
pekerjaandansepanjangstaftersebutmemenuhiperyaratanpekerjaanyangmeliputi
duakompetensipenilaianyaitu:
a. pengetahuan,ketrampilan,danmanajemenpekerjaan(hardcompetence);
b. sikap dan perilaku: etos kerja, tanggung jawab dan komitmen pada pekerjaan,
kemandiriandankreativitasdalammenyelesaikanmasalah(softcompetence).

(2) Pimpinan lembaga berhak untuk melakukan mutasi terhadap Staf dengan
mendasarkanpadakebutuhanlembagadanhasilevaluasiStaf,sepanjangpenempatan
tersebut sesuai dengan pendidikan, keahlian, pengalaman serta potensi Staf yang
bersangkutan.

(3) Mengenai putusan mutasi tersebut, lembaga harus memberitahukannya secara


tertulis kepada Staf yang bersangkutan. Keputsan mutasi ditetapkan melalui Surat
KeputusanDirekturEksekutif.

(4) Dalamhalmutasi(pemindahanStaf)ini,lembagatidakakanmengurangigajiStafyang
diterima sebelumya, kecuali bila mutasi tersebut disertai juga dengan penurunan
jabatankarenapelanggaranaturanaturanlembaga.

(5) PimpinanlembagaberhakuntukmemberikanpromositerhadapStafdenganmaksud
untukmemberikansuatutanggungjawabyanglebihluas.

4.5 GajidanTunjanganStaf

4.5.1 StrukturGaji

Struktur gaji lembaga terdiri dari gaji pokok dan tunjangantunjangan yang bersifat tetap,
berdasarkan perjanjian kerja dan keputusan lembaga, sesuai dengan UU Ketenagakerjaan
RepublikIndonesiadanperaturanlembagayangberlaku.

20
PROSEDUROPERASIONALSTANDAR(SOP)
KESEKRETARIATAN
KONSILLSMINDONESIA

4.5.2 KenaikanBerkala

Kenaikan gaji secara berkala akan dilakukan satu tahun sekali denganmempertimbangkan
kinerjaStaf,kondisikeuanganlembaga,dankondisiperekonomiansecaraumum.

Penyesuaiangajidilakukanmelaluikeputusantertulislembaga.

4.5.3 TunjanganTransportasidanUangMakan

(1) Tunjangan transportasi dan uang makan diberikan kepada Calon Staf Tetap, Staf
Program dan Staf Tetap berdasarkan jumlah hari kerja yang diperkenankan dalam
sebulan.

(2) Apabila Staf yang bersangkutan tidak masuk kantor karena izin/sakit/cuti, Staf yang
bersangkutantidakmendapattunjangantransportdanuangmakan.

(3) Apabila Staf yang bersangkutan tidak masuk kantor karena melakukan perjalanan
dinaskeluarkota,danyangbersangkutansudahmendapatkanuangtransportasilokal
dan allowance dalam komponen biaya perjalanan dinasnya, Staf yang bersangkutan
tidakdiperkenankanlagimendapattunjangantransportasidanuangmakan.

(4) ApabilaStafyangbersangkutantidakmasukkantorkarenamenghadirikegiatanatau
penugasanpenugasan dari kantor selama sehari penuh, Staf yang bersangkutan
dianggap masuk kantor sehingga berhak mendapat uang makan. Penggantian uang
transportasi karena penugasan ini diberikan berdasarkan pengeluaran real, dengan
standartransportasitaksihargaekonomi.

(5) Besarnya tunjangan transportasi dan uang makan ditentukan oleh Surat Keputusan
Direktur Eksekutif dengan mempertimbangkan tingkat inflasi dan kemampuan
keuanganlembaga.

4.5.4 TunjanganHariRaya

Tunjangan Hari Raya (THR) akan dibayarkan kepada Staf sebesar 1 (satu) bulan gaji yang
dihitung dari take home pay setelah dikurangi tunjangan transportasi, makan dan
kesehatan. Jika Staf masih dalam masa percobaan, yang bersangkutan akan mendapatkan
THRsecaraproporsionalberdasarkanmasakerja.

4.5.5 TunjanganKesehatan

(1) Tunjangan kesehatan hanya diberikan kepada Staf Tetap dan Staf Program dalam
bentuk pembayaran premi asuransi kesehatan yang mencakup rawat inap dan atau
biayarawatjalanyangdibuktikandenganpolisasuransidanbuktiberobat.
(2) Tunjangan kesehatan dinyatakan hangus apabila tidak dimanfaatkan selama 1 (satu)
tahuntersebut.

21
PROSEDUROPERASIONALSTANDAR(SOP)
KESEKRETARIATAN
KONSILLSMINDONESIA

(3) BesarnyatunjangankesehatanditetapkandalamSuratKeputusanDirekturEksekutif.

4.5.6 TunjanganProgram

(1) Tunjangan program diberikan kepada Staf Program dan Staf Tetap atas dasar
penambahantugasdantanggungjawabsecarasignifikanterkaitproyekbaru.
(2) BesarnyatunjanganprogramditetapkandalamSuratKeputusanDirekturEksekutif.

4.5.7 PemotonganGaji

LembagaberhakmemotonggajidantunjanganStafuntukhalhalsebagaimanatersebutdi
bawahini:
(1) Pajak Penghasilan Pasal 21 (PPh 21) serta potonganpotongan lainnya sesuai
ketentuanpemerintahmisalnyaiuranpensiun,iuranJamsostek/Astek,dll.;
(2) status Calon Staf Tetap yang masih dalam masa percobaan 3 (tiga) bulan, dengan
memotong20%daritakehomepay;
(3) Stafmemilikiutangataukewajibanlainnyadilembaga.

4.5.8 GajiSelamaSakitBerkepanjangandanAkibatKecelakaanKerja

(1) Staf yang memiliki penyakit atau masalah kesehatan yang menurut pendapat dokter
dapat membahayakan kesehatan staf lain, akan dibericuti sakit dan harus menjalani
perawatan kesehatan. Staf tidak diizinkan kembali bekerja sebelum dokter
menyatakanstaftersebutsehatuntukbekerja.

(2) Apabila Staf sakit dalam jangka waktu lama yang dapat dibuktikan dengan surat
keterangan dokter yang disetujui oleh Lembaga, gajinya akan dibayar sesuai dengan
ketentuansebagaiberikut:
a. 1(bulan)bulanpertamadibayarsebesar100%;
b. 1(bulan)bulankeduadibayarsebesar75%;
c. 1(bulan)bulanketigadibayarsebesar50%.

(3) Apabila setelah lewat 3 (tiga) bulan ternyata Staf yang bersangkutan belum mampu
bekerjakembali,lembagadapatmemberikancutidiluartanggunganselamamaksimal
1(satu)tahun.

(4) Apabila lewat masa 12 (dua belas) bulan Staf yang bersangkutan belum mampu
bekerjakembali,lembagadapatmengajukanpermohonanpemutusanhubungankerja
sesuaidenganUUKetenagakerjaanRepublikIndonesiadanperaturanlembaga.

(5) Apabilamenurutketerangandokterbahwastaftidakdapatbekerjakarenadisebabkan
oleh kecelakaan kerja, gaji selama tidak masuk kerja dibayarkan berdasarkan
ketentuanyangmengaturgajistafyangmengalamisakitberkepangjangan.

22
PROSEDUROPERASIONALSTANDAR(SOP)
KESEKRETARIATAN
KONSILLSMINDONESIA

4.6 HariLibur,CutidanIzin

Dasar pemberian waktu untuk libur, berbagai macam cuti, sakit, dan lainlain merupakan
bentuklaindarikesejahteraanStafyangdiberikansesuaidenganperaturanyangberlaku.

4.6.1 LiburNasional

(1) Lembaga akan menetapkan hari libur nasional dan cuti massal terkait hari raya
keagamaansesuaidenganpengumumanpemerintah.
(2) Stafberhakuntukliburpadahariliburresminasional.Untukkebutuhanlembaga,Staf
dapatditugasiuntuktetapbekerjapadahariliburtersebut.Stafyangmelakukankerja
pada hari libur tersebut dianggap/diperlakukan sebagai kerja lembur atau dapat
memperolehpenggantianharilibur.

4.6.2 CutiTahunan

(1) Staf Tetap dan Staf Program berhak mendapatkan cuti selama 12 (dua belas) hari
kerja,tidak termasukhariliburnasional.Hak Cutiini akan memperhitungkanadanya
cutikolektifberdasarkankeputusanDirekturEksekutif.
(2) JumlahhakcutidiperhitungkansejaktanggalpengangkatanStaf.
(3) Cutitahunanyangtelahjatuhtempodantidakdiambiltidakdapatdigantikandengan
uang, melainkan diakumulasikan pada tahun berikutnya sejumlah setengah dari sisa
cutitersebut.
(4) Pengambilan cuti tahunan harus didahului dengan pengajuan formulir permohonan
cuti yang mendapatkan persetujuan atasan langsung paling lambat 3 (tiga) hari
sebelummasacutiefektif.

4.6.3 CutiMelahirkandanKeguguran

Hak cuti bersalin adalah 3 (tiga) bulan. Ketentuan cuti juga diberikan bagi Staf yang
mengalami keguguran kandungan sesuai rekomendasi dokter dengan diberikan waktu
istirahatselamasatusetengahbulan.

Staf lakilaki yang istrinya melahirkan diberi cuti selama 2 (dua) minggu atau 10 (sepuluh)
harikerja,danuntukstaflakilakiyangistrinyamengalamikegugurankandungandiberikan
cutiselama1(satu)mingguatau5(lima)harikerja.

4.6.4 CutiHaid

Stafperempuandiperkenankanmengambilcutihaidpadasaatmenstruasiselama1(satu)
harisetiapbulan.

23
PROSEDUROPERASIONALSTANDAR(SOP)
KESEKRETARIATAN
KONSILLSMINDONESIA

4.6.5 CutiKhususdanIzin

4.6.5.1 CutiKhusus

Cuti khusus dapat diberikan tanpa mengurangi hak cuti tahunan Staf. Termasuk di dalam
cutikhusus:
(1) pernikahanStaf:maksimal5(lima)harikerja;
(2) pernikahanputra/putri,saudarakandungStaf:maksimal2(dua)harikerja;
(3) wisuda Staf atau keperluan akademis lain dari keluarga staf: maksimal 1 (satu) hari
kerja;
(4) mengkhitankan/pembaptisananak:maksimal1(satu)harikerja;
(5) menjalanikegiatankerelawanansosial:maksimal6(enam)hari/tahun.

4.6.5.2 Izin

Stafdapatmengajukanizinuntukkeperluan:
(1) menjagaanggotakeluargayangsakitkeras:maksimal2harikerja.
(2) kematian anggota keluarga selain istri/suami, anak, orangtua, mertua dalam satu
rumah:maksimal1(satu)harikerja.
(3) kematianistri/suami,anak,orangtua,mertua:maksimal3(tiga)harikerja.
(4) prosespengadilanyangtidakbisadiwakilkan.
(5) menjalani Wajib Militer atau menjalankan kewajiban negara, kecuali bila ada
peraturanperundangundanganyangmengaturlain.
(6) mengurus suratsurat terkait kewajiban sebagai warga negara yang tidak dapat
diwakilkan.
(7) menggunakanhaksuarapadapemilihanumum.

Stafyangmengajukanizinselaindariyangtelahdiatur,akanmengurangijatahcutitahunan
12hari.

4.6.5.3 Sakit

Staf yang meninggalkan pekerjaan lebih dari 2 (dua) hari karena sakit harus dibuktikan
dengansuratketerangandokter.

4.6.5.4 CutiDiLuarTanggungan

(1) Cutidiluartanggunganadalahcutiyangdiambilapabilacutitahunansudahterpakai.
(2) CutidiluartanggungandapatdiberikankepadaStafataskebijaksanaanlembagadan
dapatdiambilsetelahmendapatpersetujuantertulisdarilembaga.
(3) Selama Staf dalam status cuti di luar tanggungan, ia tidak berhak atas gaji dan
tunjanganlainyangdihitungsecaraproporsionalberdasarkanlamanyacuti.
(4) Dalam hal cuti di luar tanggungan melebihi 30 hari kerja, dan apabila lembaga
mengizinkan, lembaga tidak menjamin Staf yang bersangkutan masih menempati
posisiyangsamasepertisebelummengajukanizin.

24
PROSEDUROPERASIONALSTANDAR(SOP)
KESEKRETARIATAN
KONSILLSMINDONESIA


4.6.5.5 TataCaraPengajuanCuti

(1) HakcutitahunandiberikankepadaStaftetapyangtelahbekerjaselama1(satu)tahun.
(2) StafProgramdiberikanhakcutisecaraproporsional.
(3) Staf dapat mengajukan cuti untuk waktu yang disesuaikan dengan jadwal kerja
lembagadanjumlahhakcuti.
(4) Permohonan cuti lebih dari 5 (lima) hari kerja berturutturut harus diajukan paling
lambat2(dua)minggusebelumnya.Keterlambatanpengajuanpermohonancutidapat
mengakibatkanditolaknyapermohonantersebuttanpapenjelasan.
(5) Cuti khusus yang sudah direncanakan dapat diajukan paling lambat 2 (dua) minggu
sebelumnya.Cutikhususkarenamusibahdapatdiajukanpadaharikejadian.
(6) Pimpinan lembaga berhak menolak atau menyetujui permohonan cuti tersebut
denganmenandatangiformpengajuancutidanmenyerahkankepadaManajerKantor
untukperhitungancuti.
(7) PenolakanataspermohonancutiyangdiajukanolehStafharusdisertaidenganalasan
yangjelas.

4.7 TataTertibKantor

4.7.1 HaridanJamKerjaKantor

(1) Hari kerja kantor adalah 5 (lima) hari dalam seminggu, yaitu Senin, Selasa, Rabu,
Kamis,Jumat.
(2) Jam kerja setiap hari adalah selama tujuh jam efektif dan satu jam waktu istirahat
dihitungsejakStafhadirdikantor.
(3) Jamkerjakantordimulaipukul08.0009.30danberakhirpukul16.0017.30.
(4) Stafyangmasukkerjaataumelaksanakankegiatankelembagaanpadahariliburharus
mendapatpersetujuanDirekturEksekutifminimal1(satu)harisebelumnya,danakan
mendapatkanpenggantianharikerjasesuaidenganjumlahhariliburyangdigunakan
untukmelakukankegiatan.
(5) Hari dan jam kerja tersebut di atas dapat diubah dan diatur melalui keputusan
lembaga dengan tetap mendasarkan pada kesepakatan dengan Staf dan peraturan
perundangundanganyangberlaku.
(6) Staf diizinkan untuk melakukan pekerjaan di luar kantor baik atas nama pribadi
maupunmewakililembagapadajamkerja,denganketentuansebagaiberikut:
a. mendapatkanizindariDirekturEksekutif;
b. memberikan kontribusi kepada lembaga sebesar 20% (dua puluh persen) dari
honorariumyangditerimanya.
(7) Stafyangmelakukanpekerjaandiluarkantoratasnamapribadipadajamkerjauntuk
jangka waktu tertentu yang sudah ditentukan sebelumnya, harus mengajukan izin
secaratertuliskepadaDirekturEksekutifpalinglambat1(satu)bulansebelumnya.

25
PROSEDUROPERASIONALSTANDAR(SOP)
KESEKRETARIATAN
KONSILLSMINDONESIA

(8) Staf yang melakukan pekerjaan pada point (7) di atas akan mendapatkan gaji secara
proporsionalyangdihitungberdasarkanjumlahjamkerja.

4.7.2 HakStaf

(1) Staf memperoleh gaji dan tunjangan, sesuai dengan ketentuan yang berlaku di
lembaga.
(2) Staf memperoleh perlakuan dan kesempatan yang sama untuk mengembangkan diri
baikdalambentukpelatihan,pendidikanmaupunpromosijabatan.
(3) Staf mendapatkan waktu dan rekomendasi dari lembaga untuk mengikuti kegiatan
pengembangankapasitas.
(4) Stafmemperolehcutisesuaidenganketentuanyangberlaku.
(5) Stafmenyampaikanusul,sarandanpendapatpadaatasan.

4.7.3 KewajibanStaf

(1) StafwajibmenjalankandanmentaatiKodeEtik,tatatertibdanproseduryangberlaku
dilembaga.
(2) Stafwajibmenjagasopansantundansalinghormatmenghormatiantarabawahandan
pimpinansertaantarStaf.
(3) Staf wajib melakukan tugastugas dan mencapai standar kinerja sebaik mungkin dan
denganpenuhrasatanggungjawab.
(4) Stafwajibmenerimadenganpenuhtanggungjawabpenempatandanataupenugasan
yangdiberikanolehlembaga.
(5) Stafwajibberusahameningkatkanefisiensikerjasertamemperbaikimutukerjanya.
(6) Stafwajibmenjunjungtinggidanmenjaganamabaiklembagadarisikap,perilakudan
perbuatan yang tidak terpuji baik melalui ucapan, tulisan, gambar dan ataupun
tindakanperoranganataupunkelompok.
(7) Stafwajibmenjalinhubunganyangbaikdenganpihakluar.
(8) Menjagarahasiakerjadanrahasiajabatan.

4.7.4 KewajibanLembaga

(1) Lembaga membayar gaji, dan tunjangan kepada Staf sesuai dengan peraturan yang
berlaku.
(2) Lembaga memberi kesempatan dan dukungan kepada Staf yang ingin
mengembangkan diri sesuai dengan lingkup kerjanya berdasarkan kemampuan
lembaga.
(3) LembagamemberikanhakStafsesuaidenganketentuanyangberlaku.
(4) Lembagamemperhatikanketertiban,keamanan,keselamatan,kesehatanStafdengan
menegakkandisiplinkerjapadaStaf.

4.7.5 Kehadiran/Presensi

(1) SetiapStafhadirtepatwaktudenganmengisidaftarhadir.

26
PROSEDUROPERASIONALSTANDAR(SOP)
KESEKRETARIATAN
KONSILLSMINDONESIA

(2) Staf yang tidak masuk kerja diwajibkan untuk memberitahukan secara tertulis atau
lisankepadaatasanyangberwenangsebelumataupadaharikerjayangbersangkutan
denganmenyebutkanalasannya.
(3) Staf yang terpaksa meninggalkan tempat kerja pada jam kerja untuk suatu urusan di
luarpekerjaan,wajibmemintaizinkepadaatasanyangberwenang.

4.7.6 PengelolaanInformasi,TempatdanPeralatanKerja

(1) Staf wajib memberikan keterangan dan informasi yang benar, baik yang mengenai
dirinya maupun pekerjaannya kepada yang berwenang dalam hubungan dengan
tugasnya.
(2) Stafwajibmenjagadanmemeliharakebersihandankerapiantempat/lingkungankerja
danperalatankerja.
(3) Staf dilarang membawa, menggunakan, menyebarluaskan informasi atau data milik
lembagakepadapihaklaindalambentukapapunyangdapatmerugikanlembaga.
(4) Staf wajib memelihara peralatan dan fasilitas kerja, serta asetaset lembaga yang
menjadi tanggungjawabnya, baik di kantor maupun di luar kantor sehingga tidak
menimbulkankerusakanataukerugianpadalembaga.
(5) Staf segera melapor kepada pimpinan lembaga atas kerusakan atau kehilangan
perlengkapan atau peralatan kerja atau harta milik lembaga yang menjadi
tanggungjawabnya. Dalam hal terjadi kehilangan barang, yang bersangkutan wajib
melampirkanbuktikehilangandaripolisidankronologikejadian.
(6) Staf tidak diperkenankan membawa, memindahkan dan meminjamkan alatalat
perlengkapankerjatanpaizinyangberwenang.
(7) Staf yang menggunakan inventaris lembaga di luar kepentingan tugasnya wajib
memberikan kontribusi kepada lembaga yang besarnya diatur dalam tata cara
peminjamaninventarisolehpihaklain.

4.7.7 MekanismeKomplain

Apabila terdapat konflik di lembaga, hal itu akan diselesaikan dengan cara menyampaikan
kepadaatasanlangsunguntukdimediasiataumenyampaikansecaraterbukadalamforum
rapatStaf.


4.8 BentukSanksi

(1) Staf yang melakukan pelanggaran Kode Etik Konsil LSM Indonesia akan diproses dan
dikenaisanksisesuaidenganKodeEtikKonsilLSMIndonesia.

(2) Staf yang melakukan pelanggaran SOP akan diberi peringatan dengan tahaptahap
sebagaiberikut:
(a) peringatanlisan;
(b) SuratPeringatanI;
(c) SuratPeringatanII.

27
PROSEDUROPERASIONALSTANDAR(SOP)
KESEKRETARIATAN
KONSILLSMINDONESIA


(3) Atas pelanggaran SOP, selain memberikan peringatan, lembaga juga dapat
memberikansanksidalambentuk:
(a) penundaankenaikangajidanpenghentianpemberiantunjangan/fasilitas;
(b) penggantiankerugianLembaga;
(c) demosi/penurunanjabatan;
(d) pemutusanhubungankerja.

(4) Surat peringatan tidak perlu diberikan menurut uruturutannya, tetapi dapat dinilai
dari besarkecilnya kesalahan yang dilakukan oleh Staf menurut peraturan lembaga
atauperundanganyangberlaku.


4.9 PemutusanHubunganKerja

4.9.1 Umum

Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) dapat terjadi karena Staf meninggal dunia, pemutusan
hubungankerjaolehlembagaatauataspermintaanStafsecarasukarela.

PHK yang terjadi sebagai bentuk pemberian sanksi oleh lembaga kepada Staf yang
melakukan pelanggaran mengacu pada UndangUndang Republik Indonesia Nomor 13
Tahun2003tentangKetenagakerjaan.

4.9.2 Prosedur

PemutusanhubungankerjaolehlembagaharusmelaluiperundingandenganStafyangakan
dikenaipemutusanhubungankerja.

Apabila terjadi perselisihan di dalam lembaga akibat pemutusan hubungan kerja, pihak
pihakyangberselisihdapatmemintabantuanpihakketigasebagaimediatoryangdisetujui
oleh pihakpihak yang berselisih. Apabila tidak tercapai kesepakatan, akan digunakan
mekanismehukumyangberlaku.

PHK yang terjadi karena permintaan Staf secara sukarela dilakukan dengan mengikuti
prosedursebagaiberikut:
(1) PermohonanpengundurandiridilakukansecaralisankepadaDirekturEksekutif.
(2) Permohonan pengunduran diri secara tertulis disampaikan kepada Direktur Eksekutif
minimal30(tigapuluh)harisebelumtanggalpengundurandirinya,danakandirespon
olehlembagadalamwaktumaksimal14harikerjasetelahpengajuan.
(3) Setelah surat pengunduran diri disampaikan, Staf wajib tetap menjalankan
pekerjaannyasepertibiasasampaiharikerjaterakhirnya.
(4) Stafyangmengundurkandiriwajibmelakukanserahterimapekerjaan/jabatankepada
pimpinanatauStaflainyangditunjukolehlembagapadahariterakhirbekerja.
(5) Mengembalikan kepada lembaga barangbarang dan inventaris yang dipercayakan
kepadanya.

28
PROSEDUROPERASIONALSTANDAR(SOP)
KESEKRETARIATAN
KONSILLSMINDONESIA

4.9.3 UangPesangondanUangPenghargaanMasaKerja

Staf yang terkena pemutusan hubungan kerja berhak mendapatkan uang pesangon yang
pengaturannyadisesuaikandenganUndangUndangRepublikIndonesiaNo.13Tahun2003
tentangKetenagakerjaandenganmempertimbangkankemampuanlembaga.

Staf yang mengundurkan diri berhak mendapatkan uang penghargaan masa kerja yang
pengaturannyadisesuaikandenganUndangUndangRepublikIndonesiaNo.13Tahun2003
tentangKetenagakerjaandenganmempertimbangkankemampuanlembaga.

29
PROSEDUROPERASIONALSTANDAR(SOP)
KESEKRETARIATAN
KONSILLSMINDONESIA

BABV
PEDOMANSTANDARADMINISTRASIKESEKRETARIATANKONSILLSMINDONESIA


5.1 SuratMenyurat

5.1.1 JenisJenisSurat

(1) SuratKeluar;
(2) SuratKeputusan;
(3) SuratTugas;
(4) SuratKeterangan;
(5) SuratRekomendasi;
(6) SiaranPers/PernyataanSikap/Statemen;
(7) SuratPerjanjianKerja(KontrakKerja);
(8) SuratPeringatan.

5.1.2 TataCaraPenyusunanSurat

5.1.2.1 SistematikadanIsiSuratKeluarBerdasarkanJenisnya:

(1) Surat Keluar harus mencakup: tempat dan tanggal pembuatan, nomor, lampiran,
perihal, pihak yang dituju, isi yang jelas sesuai dengan alasan dan tujuan penulisan
surat, pengirim, tanda tangan pengirim dan yang menyetujui/mengetahui, dan
tembusan;
(2) Surat Keputusan harus mencakup: judul keputusan, nomor, pertimbangan
pertimbangan (mengingat, menimbang, memutuskan/menetapkan), isi yang jelas
sesuai dengan alasan pembuatan surat, tanda tangan pembuat keputusan, dan
tembusan;
(3) Surat Tugas harus mencakup: tempat dan tanggal pembuatan, nomor, lampiran,
perihal, isi yang jelas yang menerangkan pihak yang diberi tugas, posisi dalam
lembaga, dan tujuan penugasan, pemberian penugasan, pemberi penugasan dan
tandatangan,sertatembusan;
(4) Surat Keterangan/Rekomendasi harus meliputi: tempat dan tanggal pembuatan,
nomor, perihal, pihak yang dituju, isi yang jelas terkait pemberian keterangan atau
rekomendasi, posisi pemberi keterangan/rekomendasi disertai tanda tangan, dan
tembusan;
(5) Siaran Pers/Pernyataan Sikap/Statemen mencakup: judul pernyataan, tempat dan
tanggalpembuatan,nomor,isi,sertanamadantandatanganDirekturEksekutif;
(6) Surat Perjanjian Kerja Staf meliputi judul perjanjian; nomor surat; pihakpihak yang
membuatperjanjian;penjelasantentangperjanjiandanketentuanyangmencakup(a)
masa kerja, (b) hari dan jam kerja, libur dan cuti, (c) gaji, tunjangan, dan tata cara
pembayaran,(d)perandantugaspokok,(e)penutup;lokasidantanggalpengesahan
perjanjian;tandatangankeduapihakdiatasmeteraicukup.

30
PROSEDUROPERASIONALSTANDAR(SOP)
KESEKRETARIATAN
KONSILLSMINDONESIA

(7) Surat Peringatan harus meliputi: tempat dan tanggal pembuatan, nomor, perihal,
pihakyangdituju,isiyangjelasterkaitdenganpemberianperingatan,pengirim,tanda
tanganpengirim.

Surat keluar yang berkenaan dengan urusan di Bank, ditandatangani oleh pejabat
berwenangyangditunjuklembagauntukmenandatanganibukucek.

5.1.2.2 TataCaraPenomoranSuratSurat

(1) Pemberian nomor surat keluar dilakukan oleh Manajer Kantor sesuai dengan format
penomoransuratyangberlakudiSekretariatKonsilLSMIndonesia.

(2) SemuasuratkeluarresmibaikuntukinternalmaupuneksternalKonsilLSMIndonesia
harus dicatat dalam buku registrasi surat keluar dan diarsipkan dalam bentuk cetak
danelectronicfile.

(3) Tatacarapenomoransuratadalahsebagaiberikut:
a. SuratKeluarEksternal
Nomor :(NomorUrut)/E/KONSILLSM/(Bulan)/(Tahun)
Contoh :01/E/KONSILLSM/XII/2010

b. SuratKeluarInternal
Nomor :(NomorUrut)/I/KONSILLSM/(Bulan)/Tahun
Contoh :01/I/KONSILLSM/XII/2010

c. SuratKeputusan
Nomor :(NomorUrut)/SK(Pembuat)/KONSILLSM/(Bulan)/(Tahun)
Pembuat :KomitePengarah(KP),DewanEtik(DE),DirekturEksekutif(Dir)
Contoh :01/SKDIR/KONSILLSM/XII/2010

d. SuratTugas
Nomor :(NomorUrut)/ST/KONSILLSM/(Bulan)/(Tahun)
Contoh :01/ST/KONSILLSM/XII/2010

e. SuratKeterangan
Nomor :(NomorUrut)/SKtg/KONSILLSM/(Bulan)/(Tahun)
Contoh :01/SKtg/KONSILLSM/XII/2010

f. SuratRekomendasi
Nomor :(NomorUrut)/SRkd/KONSILLSM/(Bulan)/(Tahun)
Contoh :01/SRkd/KONSILLSM/XII/2010

g. SiaranPers/PernyataanSikap/Statemen
Nomor :(NomorUrut)/SPrs/KONSILLSM/(Bulan)/(Tahun)
Contoh :01/SPers/KONSILLSM/XII/2010

31
PROSEDUROPERASIONALSTANDAR(SOP)
KESEKRETARIATAN
KONSILLSMINDONESIA


h. SuratPerjanjianKerja
Nomor :(NomorUrut)/SPK/KONSILLSM/(Bulan)/(Tahun)
Contoh :01/SPK/KONSILLSM/XII/2010

i. SuratPeringatan
Nomor :(NomorUrut)/SP/KONSILLSM/(Bulan)/(Tahun)
Contoh :01/SP/KONSILLSM/XII/2010

(4) Penomoransuratdimulaidariawalsetiaptahun.

5.1.3 PengirimandanPengarsipanSuratKeluar

(1) Pengirimansuratkeluarresmilembaga(menggunakankop,nomorsurat,danstempel)
baikuntukinternalmaupuneksternalKonsilLSMIndonesiaharusmelaluiSekretariat.

(2) Suratsuratkeluarwajibdibuatsalinannyadalambentukcetakuntuk diarsipkanoleh


sekretariatsebelumdikirimkan.

(3) Segalajenissuratkeluarresmi,yaknisuratyangdibuatberkaitandenganprogramdan
tanggungjawablembagabaikuntukinternalmaupuneksternalKonsilLSMIndonesia
harus dikirim menggunakan alamat email lembaga/Sekretariat, diketahui dan
disetujui (ditandatangani) oleh Direktur Eksekutif. Khusus untuk surat yang dicetak
harusdilengkapidenganstempelorganisasi.

(4) Suratsuratkeluarselainsuratresmiyangdibuatolehstafberkaitandengantanggung
jawabnya, substansinya harus dikonsultasikan dengan Direktur Eksekutif sebelum
dikirim.

5.1.4 PengelolaandanPengarsipanSuratsuratMasuk

(1) Semua surat masuk baik dari internal maupun dari pihak eksternal Konsil LSM
IndonesiaharusmelaluiManajerKantor.

(2) Semua surat masuk baik dari internal maupun dari pihak eksternal Konsil LSM
Indonesia,harusdicatatdalambukuregistrasisuratmasukyangdibuatkhususuntuk
itu.

(3) Semua surat masuk yang telah dicatat, harus diserahkan kepada Direktur Eksekutif
untukdidisposisikankeStafyangakanditugaskanuntukmenindaklanjutinya.

(4) SemuadisposisisuratolehDirekturEksekutifkepadaStaf,wajibdicatatkedalambuku
catatansuratmasuk,khususnyanamaStafyangmendapatdisposisi.Selanjutnyasurat
tersebutdapatdiserahkankeStafyangdidisposisitersebut.

32
PROSEDUROPERASIONALSTANDAR(SOP)
KESEKRETARIATAN
KONSILLSMINDONESIA

(5) Setiap Staf wajib menyerahkan kembali kepada Manajer Kantor surat yang telah
didisposisikepadanyauntukdiarsipkan dalam waktupalinglama3(tiga)harisetelah
ditindaklanjuti. Jika pelaksanaan disposisi ini membutuhkan waktu lebih dari 1 (satu)
minggu setelah disposisi diberikan, surat tersebut wajib dibuat salinannya (dikopi)
untukdiarsipkanolehManajerKantorsebelumdiberikankeStafyangditugasi.

(6) Semua surat masuk harus diarsipkan secara rapi berdasarkan urutan tanggal
penerimaan dan dikelompokkan berdasarkanbulan. Suratsurattersebutdiorganisasi
dalamsuatufilekhususdandisimpanditempatyangmudahdijangkau.

(7) Setiap Staf yang hendak mengakses arsip suratsurat keluar atau surat masuk, harus
melakukannyamelaluiManagerKantor.


5.2 PengarsipanDokumen

(1) Semua dokumen penting lembaga harus diarsipkan dalam bentuk file elekronik
maupuncetak.

(2) Sistemklasifikasidokumendibagidalam2(dua)bagianyaituDokumenCetakdanData
Elektronik.

(3) Masingmasing klasifikasi memiliki daftar isi yang sistematis untuk memudahkan
pencariannya.Sistematikainimenjadiacuanpengaturandatabaseelektronikdibawah
tanggungjawabManagerKantor,danpeletakanarsipcetakdirakrakdokumen.

(4) Dokumendokumenlembagayangharusdiarsipkandalambentukcetakadalah:
a. arsip kelembagaan, meliputi AD/ART, Akta Notaris, Surat Keterangan Terdaftar,
SOP,KodeEtikbesertapenjelasandaninstrumennya,SKSKyangdikeluarkanoleh
pengurus;
b. arsip kesekretariatan, meliputi Surat Perjanjian Kerja baik dengan pihak internal
(SPK Staf) maupun dengan pihak eksternal, surat keterangan domisili kantor,
identitas semua anggota Komite Pengarah Nasional, Dewan Etik, dan Staf
Sekretariat, SKSK yang dikeluarkan oleh Direktur Eksekutif, proposalproposal
kegiatanlembaga,laporanlaporanyangdiserahkankeKomitePengarahNasional
ataukepihakdonorbaiknarasimaupunkeuangan,hasilhasilrapattahunandan
tigatahunanberupaLogicalFramework3(tiga)tahundanrencanakerjapertahun;
c. arsipkeuangan,sesuaidenganSOPKeuangan;
d. dokumendokumen lain yang terkait dengan kesekretariatan seperti dokumen
sewa kantor, kontak pihakpihak yang telah bekerja sama dalam
pengelolaan/perawatan fasilitas kantor (AC, listrik, PAM, komputer/laptop,
internet,LCD,suratsuratgaransiperalatankantor,dst.).

(5) Backup dokumen elektronik dibuat dalam bentuk CD/DVD minimal sekali setahun
untuksemuaarsipdemimengantisipasihumanerrordankerusakancomputer/laptop

33
PROSEDUROPERASIONALSTANDAR(SOP)
KESEKRETARIATAN
KONSILLSMINDONESIA

penyimpandata.Semuabentukbackupdatainiharusdiberiketeranganisi,periode
data yang diback up, tanggal back up dilakukan, dan nama staf yang memback up
datatersebut.

(6) Semua arsip wajib disimpan sampai batas waktu minimal 10 (sepuluh) tahun untuk
kepentinganauditdankepentinganlainlembaga.

5.3 NotulensiRapat

(1) Semuarapatharusmenghasilkannotulensiyangminimalberisilokasi,waktu,agenda,
hasil pembahasan, kesepakatan, rencana tindak lanjut, dan para peserta pertemuan.
Khususuntukrapatyangmembahaskeuangan,notulensiharusmencakupprosesdan
hasilnya.

(2) Semua notulensi rapat dikirim ke para peserta paling lambat 3 (tiga) hari setelah
pertemuandilakukan.

(3) Semuanotulensirapatharusdiarsipkanberdasarkanurutanwaktudankategori/jenis
pertemuan.


5.4 PengumumandanAgendaSekretariat

(1) SetiapagendaSekretariatdituliskanpadapapanagendakegiatan.Agendakegiatanini
mencakup kegiatan yang dilakukan oleh Konsil LSM Indonesia sendiri atau kegiatan
jaringanyangakandihadiriolehStafSekretariat.

(2) Pencatatanagendakegiataninidilakukanuntukperiode1(satu)bulan,dandiperbarui
setiapkaliadaperubahan.

(3) Seluruhkegiatanyangtertulisdalampapanagendaakandisalinkedalambukuagenda
kegiatanbulanansekretariatpadaakhirbulan,sebelumseluruhagendadigantidengan
agendabaruuntukbulanberikutnya.

5.5 KompilasiKehadiranstaf

(1) Setiap Staf menulis jam kedatangan dan kepulangannya dari kantor di lembar
kehadiranyangtelahdisediakan.

(2) Setiapbulan,ManajerKantormengkompilasi jumlahjamkerjadantingkatkehadiran


stafpadabulanitu.

34
PROSEDUROPERASIONALSTANDAR(SOP)
KESEKRETARIATAN
KONSILLSMINDONESIA

(3) Hasil kompilasi jam kerja diserahkan kepada Direktur Eksekutif setiap bulan untuk
menjadi data tambahan dalam melakukan pengawasan dan evaluasi kepada setiap
StafdiSekretariat.


5.6 Database

(1) DatabaseseluruhanggotaKonsilLSMIndonesiadanlembagajaringanyangmencakup
nama lembaga, alamat surat pos dan elektronik, nomor telepon dan faksimili serta
orangpenghubung(contactperson)harustersediadiSekretariatKonsilLSMIndonesia
dandapatdiaksesdenganmudah.

(2) Data base tersebut diperbaharui setiap ada perubahan informasi/data dari anggota
ataulembagajaringanKonsil.

5.7 Inventaris

5.7.1 PencatatanInventaris

(1) Pencatatan inventaris bertujuan untuk memberi tanda pengenal bagi semua fasilitas
miliklembaga.

(2) Semua barang milik organisasi harus dicatat pada buku inventaris. Yang dimaksud
dengan barang inventaris lembaga adalah semua fasilitas milik organisasi termasuk
gedungdanisinya.

(3) Pencatatan barang yang dikategorikan sebagai inventaris ini dicatat mengacu pada
tabeldibawahini:

No. Tanggal Kode Nama Jumlah Tahun Asal Keadaan Harga Ket.
Urut Pembukuan Barang Barang& Perolehan Barang barang
Spesifikasi


(4) Semuainventarisharusdiberikannomordenganurutansebagaiberikut:nomorjenis
barang,nomorurutjenis/kodeunitkerja/namainstitusi/tahuninventarisasi.
Contoh:01.01/01/konsil/2011.

(5) Penomoran jenis, kelompok, dan urutan barang disusun oleh Manajer Kantor sesuai
kebutuhan,seperticontohdibawahini:

Nomor JenisBarang Nomor KelompokBarang
Jenis Kelompok
Barang
01 AlatRumahTangga 01 Alatmakan
02 Alatminum

35
PROSEDUROPERASIONALSTANDAR(SOP)
KESEKRETARIATAN
KONSILLSMINDONESIA
03 Alatdapur
04 Alatkebersihan
..
02 PerabotKantor 01 Meja
02 Kursi
03 Lemari
04 Lemariarsip
.
03 Kendaraan 01 Mobil
02 SepedaMotor
03
04 Peralatankantor 01 Komputer
02 Printer
03 Telepon
.....

5.7.2 PenggunaanInventarisLembaga

(1) Penggunaaninventariskantoruntukmendukungkerjakerjalembagaharusdidasarkan
padaprinsipkeberlanjutanlingkunganhidup.

(2) Untukmengefisienkanpenggunaanenergydansumberdayapendukungkerja,setiap
Stafwajib:
a. mematikansemuaACselambatlambatnyapadapukul18.00;
b. mematikanlampudanACdiruanganyangtidakdigunakan;
c. menggunakanpersonalcomputer(PC)palinglamasampaipukul18.00;
d. menggunakan kertas bekas untuk mencetak draft, dengan pengaturan kualitas
hasilcetakanpadaleveldraftdimesinpencetakdokumen(printer);
e. mengurangi penggunaan bahanbahan yang berkontribusi pada pencemaran
lingkunganhidup.

(3) Semuafasilitaselektroniklembagahanyadigunakanpadajamkerjayaituantarajam
08.0018.00,kecualiuntukkebutuhanmendesak,ataupadakegiataninsidentalyang
dilakukanlebihdari8(delapan)jamsepertipelatihan,seminar,danworkshop.

(4) Penggunaan fasilitas elektronik dalam kegiatan insidental, wajib memperhatikan
kapasitasdanbataskemampuanfasilitaskantoryangdigunakantersebut.

5.8 PengelolaanPerpustakaan

(1) Semualiteraturbaikberupabuku,jurnal,majalah,buletindansebagainyayangdibeli
atau diperoleh secara gratis dari sumbangan pihak lain wajib dicatat dalam buku
khususyangdibuatuntukitu.

(2) Literatur yang telah dicatat, dicap dengan cap lembaga untuk memberi tanda
kepemilikanbukutersebut.Penataanliteraturdilakukanberdasarkanklasifikasiyang
disepakati.

36
PROSEDUROPERASIONALSTANDAR(SOP)
KESEKRETARIATAN
KONSILLSMINDONESIA

(3) Setiap literatur yang dimiliki Konsil LSM Indonesia, diletakkan di rak tersendiri yang
disediakan. Jika ada Staf yang membutuhkan literatur tersebut, Staf yang
bersangkutan dapat meminjam langsung ke Manajer Kantor, dan dikembalikan ke
tempatsemulasetelahdigunakan.

(4) SetiapStafProgrambisamenyimpanliteraturyangsamadenganyangdisimpandirak
koleksi literatur Sekretariat Konsil LSM Indonesia jika koleksinya lebih dari 1 (satu)
eksemplardengansepengetahuanManajerKantor.


5.9 PenugasandanPelaporannya

(1) Setiap staf yang mendapatkan penugasan dari Direktur Eksekutif untuk menghadiri
undangan pihak lain mewakili Sekretariat Konsil LSM Indonesia, harus melakukan
penugasantersebutkecualiberhalanganataukarenatugasmendesaklainnyasetelah
mendapatkanpersetujuanpembatalankehadirandariDirekturEksekutif.

(2) Setiapselesaimenghadirikegiatanjaringanini,wajibmembuatlaporansingkatdengan
mengisi matriks kegiatan (lihat lampiran). Laporan yangsudah diisi harus dikirimkan
ke Manajer Kantor disertai dengan dokumendokumen kegiatan dan foto jika
memungkinkan.


5.10 MekanismeKomplaindanPenanganannya

(1) Sekretariat wajib menerima komplain atau keberatan dari pihak lain terhadap
Sekretariat Konsil LSM Indonesia secara khusus dan Konsil LSM Indonesia secara
umum.

(2) Setiapkomplainharusdidokumentasikansecaratertulis.

(3) Setiap komplain harus ditanggapi dan diselesaikan oleh Sekretariat Konsil LSM
Indonesia. Jika komplain tersebut menyangkut Konsil LSM Indonesia yang terkait
dengan kewenangan Komite Pengarah, maka Sekretariat Konsil LSM Indonesia wajib
meneruskanperihalkomplaininikeKomitePengarahNasional.

5.11 MekanismePengambilanKeputusan

(1) SemuapengambilankeputusanstrategisdiSekretariatKonsilLSMIndonesiadilakukan
secaraterbukadanberdasarkanprinsipdemokrasi.

(2) Direktur Eksekutif memiliki kewenangan mengambil keputusankeputusan selain
keputusanstrategisatauhalhalyangmembutuhkanresponcepat.

37
PROSEDUROPERASIONALSTANDAR(SOP)
KESEKRETARIATAN
KONSILLSMINDONESIA


(3) Setiap Manajer memiliki kewenangan membuat keputusan sepanjang sesuai
kewenangan dan lingkup tugasnya dengan meminta pertimbangan kepada Direktur
Eksekutif.

38
PROSEDUROPERASIONALSTANDAR(SOP)
KESEKRETARIATAN
KONSILLSMINDONESIA

BABVI
PENUTUP


HalhalyangbelumtercantumdidalamSOPLembagainiakanditetapkandenganmengacu
kepada peraturan perundangundangan yang berlaku dan peraturan lain yang dimiliki
lembaga.

Peraturan lembaga ini disosialisasikan kepada masingmasing Staf untuk diketahui dan
dilaksanakan.

Aturan SOP ini batal demi hukum jika bertentangan dengan perundangundangan yang
berlaku.

39
PROSEDUROPERASIONALSTANDAR(SOP)
KESEKRETARIATAN
KONSILLSMINDONESIA

Lampiran

MatriksLaporanKegiatanPertemuandiLuarKantor

Nama :
Kegiatan :..
Tempat/Hari/Tanggal:
Penyelenggara :

TujuanKegiatan Materi/Topik Peserta/Narasumber/ Hasilhasil/Rekomendasi/RTL CatatanuntukKonsil


Bahasan Fasilitator LSMIndonesia