Anda di halaman 1dari 14

1

BAB I

PENDAHULUAN

I.LATAR BELAKANG

Pengawasan sangatlah penting dalam manajemen karena


merupakan salah satu fungsi dalam manajemen suatu organisasi. Dimana
memiliki arti proses mengawasi dan mengevaluasi suatu kegiatan. Suatu
pengawasan dikatakan penting karena tanpa adanya pengawasan yang
baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik
bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya. Di dalam
suatu organisasi terdapat tipe-tipe pengawasan yang digunakan, seperti
pengawasan pendahuluan (preliminary control), pengawasan pada saat
kerja berlangsung (cocurrent control), pengawasan feed back (feed back
control).
Didalam proses pengawasan juga diperlukan tahap-tahap
pengawasan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Tahap-tahap
pengawasan tersebut terdiri dari beberapa macam yaitu tahap penetapan
standar, tahap penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan, tahap
pembandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan
dan tahap pengambilan tindakan koreksi.
Suatu organisasi juga memiliki perancangan proses pengawasan,
yang berguna untuk merencanakan secara sistematis dan terstruktur agar
proses pengawasan berjalan sesuai dengan apa yang dibutuhkan atau
direncanakan. Untuk menjalankan proses pengawasan tersebut
dibutuhkan alat bantu manajerial dikarenakan jika terjadi kesalahan dalam
suatu proses dapat langsung diperbaiki. Selain itu, pada alat-alat bantu
pengawasan ini dapat menunjang terwujudnya proses pngawasan yang
sesuai dengan kebutuhan. Pengawasan juga meliputi bidang-bidang
pengawasan yang menunjang keberhasilan dari suatu tujuan organisasi.
2

II.RUMUSAN MASALAH
1. Apa yang dimakud dengan pengawasan ?
2. Apa saja syarat-syarat pengawasan ?
3. Apa saja jenis-jenis pengawasan ?
4. Apa saja elemen pengawasan ?
5. Apa saja metode pengawasan ?
6. Apa saja tahap-tahap pengawasan ?
7. Bagaimanakah karakteristik pengawasan yang efektif itu ?
8. Apakah pentingnya pengawasan dalam organisasi dan
manajemen ?
9. Apa saja manfaat dari pengawasan ?

III.TUJUAN PENULISAN
1. Untuk mengetahui pengertian dari pengawasan
2. Untuk mengetahui syarat-syarat dari pengawasan
3. Untuk mengetahui jenis-jenis pengawasan
4. Untuk mengetahui elemen pengawasan
5. Untuk mengetahui metode pengawasan
6. Untuk mengetahui tahap-tahap pengawasan
7. Untuk mengetahui bagaimanakah karakteristik pengawasan
yang efektif
8. Untuk mengetahui apakha pentingnya pengawasan dalam
organisasi dan manajemen
9. Untuk mengetahui manfaat dari pengawasan

BAB II

PEMBAHASAN

A.Pengertian Pengawasan
1. Menurut Para Ahli
Menurut Robert J. Mockler, pengawasan adalah suatu usaha
sistematik untuk menetapkan standar kinerja dengan sasaran
3

perencanaan, mendesain sistem umpan balik informasi, membandingkan


kinerja aktual dengan standar yang telah ditetapkan, menetapkan apakah
terdapat penyimpangan dan mengukur signifikasi penyimpangan tersebut
dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin
bahwa semua sumber daya perusahaan yang sedang digunakan sedapat
mungkin secara lebih efisien dan efektif guna mencapai sasaran
perusahaan.
Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan
pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang
diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut.
Controlling is the process of measuring performance and taking action to
ensure desired results. Pengawasan adalah proses untuk memastikan
bahwa segala aktivitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah
direncanakan. The process of ensuring taht actual activities conform the
planned activities.
Menurut George R.Tery mengartikan pengawasan sebagai
mendeterminasi apa yang telah dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi
prestasi kerja dan apabila perlu menerapkan tindakan-tindakan korektif
sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
Menurut Robbin menyatakan pengawasan itu merupakan suatu
proses aktivitas yang sangat mendasar, sehingga membutuhkan seorang
manajer untuk menjalankan tugas dan pekerjaan organisasi.
Menurut Kertonegoro menyatakan pengawasan itu adalah proses
melalui manajer berusaha memperoleh keyakinan bahwa kegiatan yang
dilakukan sesuai dengan perencanaanya.
Menurut Terry menyatakan pengawasan adalah untuk menentukan
apa yang telah dicapai, mengadakan evaluasi atasannya dan mengambil
tindakan-tindakan korektif bila diperlukan untuk menjamin agar hasilnya
sesuai dengan rencana.
Menurut Dale, dikatakan bahwa pengawasan tidak hanya melihat
sesuatu dengan seksama dan melaporkan hasil kegiatan mengawasi,
4

tetapi juga mengandung arti memperbaiki dan meluruskannya sehingga


mencapai tujuan yang sesuai dengan apa yang direncanakan.
Menurut Admosudirjo, mengatakan bahwa pada pokoknya
pengawasan adalah keseluruhan dari pada kegiatan yang
membandingkan atau mengukur apa yang sedang sudah dilaksanakan
dengan kriteria, norma-norma, standar atau rencana-rencana yang telah
ditetapkan sebelumnya.
Menurut Sagian,menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan
pengawasan adalah proses pengamatan daripada pelaksanaan seluruh
kegiatan organisasi untuk menjamin agar supaya semua pekerjaan yang
sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan
sebelumnya.
2. Secara umum
Jadi pengertian pengawasan secara umum adalah merupakan
suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan tinjuan
dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan
balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah
ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-
penyimpangan serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan.

B. Syarat-syarat pengawasan

Ada beberapa syarat dari pengawasan, yaitu :

1 Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan


2 Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi.
3 Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan.
4 Pengawasan harus objektif, teliti dan sesuai dengan standar.
5 Pengawasan harus luwes atau fleksibel.
6 Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi.
7 Pengawasan harus ekonomis
8 Pengawasan harus mudah dimengerti.
9 Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan atau koreksi.
5

C. Jenis-jenis pengawasan

Terdapat beberapa klasifikasi pengawasan yang harus dilakukan


oleh seorang manajer. Klasifikasi tersebut bisa dilihat dari sistem maupun
waktu pelaksanaan, yaitu :

1. Sistem pengawasan umpan balik.


Sistem pengawasan umpan balik beroperasi dengan pengukuran
beberapa aspek proses yang sedang diawasi dan perbaikan
proses apabila ukuran menunjukkan bahwa proses menyimpang
dari rencana yang telah ditetapkan.
Sistem pengendalian umpan balik biasanya terdiri atas lima
komponen, yaitu :
a) Proses operasi yang mengolah masukan menjadi keluaran.
b) Karakteristik proses yang merupakan subjek pengawasan.
c) Sistem pengukuran yang menentukan kondisi dan karakteristik.
d) Serangkaian standar atau kriteria dimana kondisi proses yang
diukur dengan standar atau kriteria yang selanjutnya diadakan
evaluasi.
e) Pengaturan yang fungsinya untuk membandingkan standar
karaktristik proses dengan standar yang mengambil tindakan
untuk adaptasi proses apabila perbandingan tersebut
menunjukkan terjadinya penyimpangan proses dari rencana
yang telah ditetapkan.
2. Sistem pengawasan umpan maju
Hadirnya sistem pengawasan umpan maju dengan maksud untuk
bertindak secara langsung pada permasalahan tersebut mencoba
mencegah sebelum penyimpangan ini terjadi lagi.
Sistem pengendalian umpan maju memiliki lima komponen, yaitu :
a) Proses operasi yang mengolah masukan menjadi keluaran.
b) Karakteristik proses yang merupakan subjek pengawasan.
c) Sistem pengukuran yang menentukan kondisi karakteristik.
d) Serangkaian standar atau kriteria dimana kondisi proses yang
diukur dengan standar atau kriteria yang selanjutnya diadakan
evaluasi.
e) Pengatur yang fungsinya untuk mengoperasikan standar
karakteristik proses dengan standar yang mengambil tindakan
6

untuk adaptasi proses apabila perbandingan tersesbut


menunjukkan terjadinya penyimpangan proses dari rencana
yang telah ditetapkan.
3. Sistem pengawasan pencegahan
Sistem pengawasan pencegahan adalah kebijakan dan prosedur
yang sebenarnya merupakan bagian dari proses tersebut.
Pengawasan pencegahan merupakan pengawasan intern
organisasi.Pengendalian ini dapat dibedakan menjadi empat jenis,
yaitu :
a) Pengawasan sebelum tindakan
b) Pengawasan kemudi
c) Penyaringan atau pengawasan ya/tidak.
d) Pengawasan setelah tindakan

D. Elemen pengawasan

Dalam setiap sistem pengawasan, terdapat empat elemen pokok


yang satu sama lain berlangsung dalam urutan yang kronologis dan
kontinue serta diantara keempat elemen pokok tersebut berhubungan.
Keempat elemen pokok pengawasan yang dimaksud adalah :

1. Kondisi atau karakteristik yang diawasi.


2. Instrumen atau metode sensor untuk mengukur kondisi atau
karakteristik yang diawasi.Sehingga hal-hal yang kurang
mendukung tercapainya tujuan dan aktivitas yang telah ditetapkan
dapat diadakan penyaringan seperlunya.
3. Kelompok, unit atau instrumen awasi yang akan membandingkan
data yang diukur dengan pekerjaan yang direncanakan dan
mengarahkan mekanisme perbaikan untuk memenuhi
kebutuhan.Penentuan kebutuhan untuk mengambil tindakan
perbaikan dan penampaian informasi yang benar.
4. Kelompok atau mekanisme yang bergerak dan mampu
mengadakan inovasi dalam sistem operasi.

E. Metode pengawasan.
7

Ada beberapa metode dari pengawasan, yaitu :

1. Metode bukan kuantitatif (non quantitative)


Yaitu metode-metode pengawasan yang digunakan manajer dalam
pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen. Pada umumnya,
mengawasi keseluruhan performance organisasi dan sebagian
besar mengawasi sikap dan performance para karyawan.
2. Metode kuantitatif
Cenderung untuk menggunakan data khusus dan metode-metode
kuantitatif untuk mengukur dan memeriksa kuantitatif dan kualitas
keluaran.Metode ini terdiri dari, yaitu anggaran, audit, analisa
break-even dan analisa rasio.

F.Perancangan proses pengawasan

Pada umumnya dalam organisasi, proses pengawasan yang


ditempuh oleh manajer, yaitu menurut Stoner dan Wankel meliputi :

1. Menetapkan hasil yang diinginkan (define desired result)


Yaitu dihubungkan dengan individu yang melaksanakan
tanggungjawab dan pengorbanan yang haru dilakukan.
2. Menetukan prediktor / penunjuk hasil
Dengan tujujan untuk mengatasi dan memperbaiki penyimpangan
sebelum kegiatan diselesaikan, yaitu dengan pengukuran
masukan, hasil tahap awal, gejala yang dihadapi dan perubahan
dalam kondisi yang diasumsikan.
3. Menentukan standar atas penunjuk dan hasil
Merupakan suatu bagian penting dalam desain proses
pengawasan. Suatu standar memiliki dua tujuan pokok, yaitu untuk
memotivasi agar karyawan dapat berprestasi tinggi dan berfungsi
sebagai patokan atas kinerja aktual yang akan dibandingkan.
4. Menentukan jaringan informasi dan umpan balik.
Yaitu menentukan sarana untuk mengumpulkan informasi
mengenai prediktor dan sarana untuk membandingkan prediktor
dengan standar.
5. Menilai informasi dan pengambilan tindakan perbaikan.
8

Yaitu menyangkut pembandingan prediktor dengan standar,


penetapan mengenai tindakan aa yang perlu diambil dan kemudian
pengambilan tindakan tersebut.

G.Tahap-tahap proses pengawasan

Tahap-tahap proses pengawasan :

1. Tahap penetapan standar pelaksanaan


Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota dan target pelaksanaan
kegiatan yang digunakan sebagai patokan dalam pengambilan
keputusan. Bentuk standar yang umum yaitu :
a) Standar fisik
b) Standar moneter
c) Standar waktu
2. Tahap penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang
dilakukan secara tepat.
3. Tahap perbandingkan pelaksanaan dengan standar dan analisa
penyimpangan.
Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinyan
penyimpangan dan menganalisanya mengapa bisa terjadi
demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan
manager.
4. Tahap pengambilan tindakan koreksi
Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan,
dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaannya.

Dengan cara yang agak berbeda dapat kita mengatakan bahwa


pengawasan terdiri dari tindakan-tindakan :

1. Mencari keterangan tentang apa yang sedang dilaksanakan


2. Membandingkan hasil-hasil dengan harapan-harapan yang
menyebabkan timbulnya tindakan.
9

3. Menyetujui hasil-hasil atau menolak hasil-hasil dalam kasus


mana perlu ditambahkan penambahan tindakan-tindakan
perbaikan

H.Karakteristik pengawasan yang efektif

Pengawasan yang efektif berarti pengawasan yang tepat sesuai


dengan proses yang harus dilalui tanpa menyimpang dari sistem yang
dianut sehingga tahapan yang dilaluinya benar.Secara umum
pengawasan yang efektif mempunyai karakteristik sebagai berikut :

1. Akurat (accurate)
Informasi atau kinerja harus akurat. Ketidakakuratan data dari
suatu sistem pengawasan dapat mengakibatkan organisasi
mengambil tindakan yang akan menemui kegagalan untuk
memperbaiki suatu permasalahan atau menciptakan
permasalahan baru.
2. Tepat waktu (timely)
Informasi harus dihimpun, diarahkan dan segera dievaluasi jika
akan diambil tindakan tepat waktunya guna menghasilkan
perbaikan.
3. Objektif dan komprehensif (objective and comprehensible)
Informasi dalam suatu sistem pengawasan harus mudah dipahami
dan dianggap objektif oleh individu yang menggunakannya.
4. Dipusatkan pada tempat pengawasan strategis (focused on
strategic control points)
Sistem pengawasan strategi sebaiknya dipusatkan pada bidang
yang paling banyak kemungkinan akan terjadi penyimpangan dari
standar atau yang akan menimbulkan kerugian yang paling besar.
5. Secara ekonomi realistik (economically realistic)
Pengeluaran biaya untuk implementasi harus ditekan seminimum
mungkin sehingga terhindar dari pemborosan yang tidak berguna.
6. Secara organisasi realistik (organizationally realistic)
Sistem pengawasan harus dapat digabungkan dengan realitas
organisasi.Semua standar untuk kinerja harus realistik.
10

7. Dikoordinasikan dengan arus pekerjaan organisasi (coordinated


with the organizations work flow)
Informasi pengawasan perlu untuk dikoordinasikan dengan arus
pekerjaan di seluruh organisasi.
8. Fleksibel (flexible)
Pada setiap organisasi pengawasan harus mengandung sifat
fleksibel yang sedemikian rupa sehingga organisasi tersebut dapat
segera bertindak untuk mengatasi perubahan yang merugikan
atau memanfaatkan peluang baru.
9. Preskriptif dan operasional (prescriptive and operational)
Pengawasan yang efektif dapat mengidentifikasi tindakan
perbaikan apa yang perlu diambil setelah terjadi penyimpangan
dari standar.
10. Diterima para anggota organisasi (accepted by organization
members).
Agar sistem pengawasan dapat diterima oleh para anggota
organisasi, pengawasan tersebut harus bertalian dengan tujuan
yang berarti dan diterima. Tujuan tersebut harus mencerminkan
bahasa dan aktivitas individu kepada situasi tujuan tersebut
dipertautkan.

I.Pentingnya pengawasan

Suatu organisasi akan berjalan terus dan semakin kompleks dari


waktu ke waktu, banyaknya orang yang berbuat kesalahan dan guna
mengevaluasi atas hasil kegiatan yang telah dilakukan, inilah yang
membuat fungsi pengawasan semakin penting dalam setiap organisasi.
Tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan
yang kurang memuaskan, baik organisasinya itu sendiri maupun bagi para
pekerjanya.

Faktor yang menentukan pentingnya pengawasan :

1. Perubahan dalam lingkungan organisasi.


Perubahan merupakan hal yang abadi. Oleh karena itu, sangat
sulit kiranya untuk dihindari. Perubahan merupakan elemen yang
11

sangat sulit dipisahkan dengan lingkungan organisasi. Suatu hal


yang esensial dan memengaruhi organisasi sehingga perlu
diadakan pengawasan. Dengan demikian, melalui fungsi
pengawasan manajer mendeteksi perubahan yang memengaruhi
produk atau jasa organisasi, sekaligus mengambil tindakan atas
penyimpangan yang terjadi.
2. Kompleksitas organisasi.
Cenderung menunjukkan bahwa makin besar organisasi, akan
semakin menuntut pengawasan yang lebih formal dan ketelitian
yang jauh lebih besar. Berbagai jenis produk baru harus diawasi
untuk menjamin bahwa kualitas dan kemampuan tidak stabil.
Pencatatan atas aktivitas penjualan secara eceran memerlukan
kecermatan yang tinggi, demikian pula pasar organisasi perlu
mendapatkan tindakan pemantauan yang saksama.
3. Kesalahan yang sering terjdi.
Sering terjadi kesalahan yang menimpa manajer maupun
bawahan menuntut dilakukannya pengawasan yang efisien dan
efektif guna mendeteksi kesalahan tersbut sehingga tidak
menimbulkan kerugian yang besar bagi organisasi.
4. Dampak delegasi wewenang.
Pelimpahan wewenang dari manajer kepada bawahannya,
menuntut untuk melakukan pengawasan kepada bawahan yang
dilimpahi wewenang tersebut.

J.Manfaat pengawasan

1. untuk memberikan ruang reguler untuk superviesees untuk


merenungkan isi dan pekerjaan mereka.
2. Untuk mengembangkan pemahaman dan keterampilan dalam
bekerja
3. untuk menerima informasi dan perspektif lain mengenai pekerjaan
seseorang
4. Untuk menjadi dukungan baik segi pribadi ataupun pekerjaan
12

5. untuk memastikan bahwa sebagai pribadi dan sebagai orang


pekerja tidak ditinggalkan tidak perlu membawa kesulitan,
masalah dan proyeksi saja.
6. untuk memiliki ruang untuk mengesplorasi dan mengekpresikan
distress, restimulation pribadi, transferensi atau counter-
transferensi yang mungkin dibawa oleh pekerjaan
7. untuk merencanakan dan memanfaatkan sumberdaya pribadi dan
profesional yang lebih baik
8. untuk menjadi pro-aktif bukan reaktif
9. untuk memastikan kualitas pekerjaan

BAB III

PENUTUP

Kesimpulan

Pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala


aktivitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan.
13

The process of ensuring taht actual activities conform the planned


activities. Pengawasan memiliki beberapa syarat yang harus di penuhi.
Selain itu ada beberapa jenis-jenis pengawasan, elmen-elemen
pengawasan, metode pengawasan, perencanaan proses pengawasan,
tahap-tahap pengawasan, karakteristik pengawasan yang efektif, dan
pentingnya pengawasan, serta manfaat dari pengawasan itu sendiri.
pengawasan merupakan bagian penting dalam organisasi dan
manajemen. Karena, jika tidak ada pengawasan maka yang terjadi adalah
kerancuan

Saran

Dengan adanya pengawasan dalam organisasi dan manejemen


akan membantu dan memastikan aktivitas yang terlaksana berjalan sesuai
dengan yang di rencanakan. Peningkatan pengawasan merupakan
sesuatu yang perlu di tingkatkan, mengingat peran pentingnya
pengawasan dalam organisasi dan manajemen itu sendiri.

DAFTAR PUSTAKA

Siswanto. 1988.pengantar manajemen.Jakarta : PT.Bumi aksara

Fremont dan james.1985.organisasi dan manajemen.Jakarta: PT.Bumi


aksara

Terry, george. R.2006.asas-asas manajemen.Bandung :PT.Bumi Aksara


14

Http://myth90.blogspot.co.id/2010/01/makalah-pengawasan.

Http://selisubekti.blogspot.com/2014/11/contoh-makalah-
pengawasancontrolling.html