Fungsi-Fungsi Administrasi Pendidikan

8 November 2014 4ekada Makalah

Sumber : https://ekadaeka.wordpress.com/2014/11/08/fungsi-fungsi-administrasi-pendidikan/

Oleh: Agus Ekada

Pengantar

Fungsi administrasi pendidikan banyak dikaitkan dengan rangkaian proses kegiatan dalam
lembaga pendidikan yang dimulai dari merencanakan sampai dengan evaluasi. Sutisna (1989)
merinci bahwa dalam proses administrasi pendidikan terdiri dari kegiatan-kegiatan perencanaan,
pengorganisasi, komunikasi, koordinasi, pengawasan dan penilaian. Seiring dengan
perkembangan zaman, proses administrasi pendidikan memiliki cakupan yang lebih luas lagi.
Hal ini ditegaskan oleh Hoy dan Miskel (dalam Sagala, 2009) yang menyatakan bahwa dalam
rangka memahami dan mempelajari ilmu administrasi pendidikan, tiap orang dipengaruhi oleh
persoalannya. Artinya bahwa fungsi-fungsi administrasi dijabarkan menurut kebutuhan
organisasi untuk mendukung pencapaian tujuan dan mengatasi persoalannya. Semakin tinggi
kebutuhan dan persoalan organisasi maka akan semakin luas penerapan fungsi-fungsi
administrasinya.

Rangkaian kegiatan administrasi pendidikan sebagai bingkai solusi kompleksnya persoalan

dalam lembaga pendidikan khususnya di sekolah, pada hakikatnya adalah proses yang mengarah
pada tercapainya tujuan pendidikan. Kualitas proses kegiatan administrasi pendidikan
mencerimkan keberhasilan lembaga pendidikan dalam mencapai tujuannya. Dengan demikian,
kualitas administrasi pendidikan yang baik multak diperlukan.

Amtu (2011) menyatakan bahwa dalam konsep dasar administrasi pendidikan harus dipahami
sebagai proses kerjasama dua orang atau lebih dengan menggunakan sumber daya yang dimiliki.
Artinya setiap profesi kependidikan sebagai pelaksana administrasi pendidikan harus memiliki
keterlibatan dalam organisasi lembaga yang menjadi unit kerjanya. Dalam hal ini, kepala sekolah
sebagai leader memiliki peran dan fungsi yang sangat sental, menjadikan guru dan staf sebagai
modal serta melibatkan masyarakat dalam merealisasikan visi administrasi pendidikannya
sebagaimana amanat Undang-Undang No. 20 Tahun 2003 tentang Sisdiknas pasal 8 yang
berbunyi masyarakat berhak berperan serta dalam perencanaan, pelaksanaan, pengawasan dan
evaluasi program pendidikan.

Memahami dan menerapkan fungsi-fungsi administrasi tergantung pada kebutuhan organisasi

untuk mendukung pencapaian tujuan dan mengatasi persoalannya. Hal ini dibuktikan dari
perbedaan pandangan para ahli tentang fungsi-fungsi manajemen. Hasibuan (dalam Amtu, 2011,
hlm. 7) membuat tabel perbedaan pandangan para ahli tentang fungsi-fungsi administrasi sebagai
berikut.
Tabel 2.1 Fungsi-Fungsi Administrasi Menurut Pandangan Ahli

No G.R Terry John F. Mee Louis A. Allen 1. Namara

1 Planning Planning Leading Planning

2 Organizing Organizing Planning Programming

3 Actuiting Motivating Organizing Butgeting

4 Controlling Controlling Controlling System

No Henry Fayol Harold Koontz S.P. Siagian Oey Liang Lee

1 Planning Planning Planning Planning

2 Organizing Organizing Organizing Organizing

3 Commanding Staffing Motivating Directing

4 Coordinating Directing Controlling Coordinating

5 Controlling Controlling Evaluating Controlling

No W.H Newman Luther Gullick Lyndall Urwick John D. Millet

1 Planning
Planning Forecasting
2 Organizing
Organizing Planning
3 Staffing
Assembling Organizing Directing
4 Directing
Resources Commanding Facilitating
5 Coordinating
Directing Coordinating
6 Reporting
Controlling Controlling
7 Budgeting

Pembahasan dalam makalah ini akan merujuk pandangan Luther Gullick (seorang ahli Public
Administration Amerika. Sebagai mana Sagala (2009) menyatakan bahwa paparan Luther
Gullick lebih mudah dipahami dan banyak menjadi rujukan para ahli administrasi

A. Perencanaan (Planning)
Perencanaan merupakan fungsi pertama dan utama dalam paparan konsep administrasi.
Perencanaan dapat dipahami sebagai langkah awal organisasi dalam menjalankan fungsi-fungsi
administrasinya.

1. Konsep Perencanaan

Perencanaan merupakan proses merumuskan strategi, kegiatan dan kebijakan untuk masa yang
akan datang melalui hasil analisi dan refleksi. Perencanaan berorientasi pada apa yang ingin
dicapai dan strategi apa yang akan dipilih untuk mencapainya. Saud dan Makmun (2007)
menyatakan bahwa dalam proses perencanaan terdapat beberapa butir penting yang perlu
dijadikan pegangan dalam menyusun suatu rencana, di antaranya; berhubungan dengan masa
depan, seperangkat kegiatan, proses yang sistematis dan tujuan yang ingin dicapai.

Perencanaan berhubungan dengan masa depan artinya suatu proses penyusunan keputusan-
keputusan yang akan dilaksanakan pada masa yang akan datang. Keputusan-keputusan tersebut
berupa kebijakan, seperangkat kegiatan yang sistematis yang mengarah pada bagaimana suatu
tujuan dapat dicapai. Dalam perencanaan memikirkan pula tentang sumber daya yang dapat
mendukung kegiatan-kegiatan.

Proses perencanaan harus diputuskan atas kesepakatan bersama. Karena pada dasarnya,
rancangan seperangkat kegiatan yang akan dilaksanakan tidak dikerjakan oleh satu orang. Kepala
sekolah tidak dapat memaksa bawahannya untuk patuh terhadap rancangan visi yang dibuatnya.
Tetapi sebelum rancangan visi tersebut ditetapkan, kepala sekolah perlu menawarkan terlebih
dahulu kepada guru, karyawan kependidikan bahkan komite sekolah sebagai representasi
orangtua siswa. Dengan banyaknya unsur yang terlibat, maka produk perencanaan dapat lebih
mudah direalisasi dan diawasi.

2. Proses Perencanaan

Proses perencanaan merupakan suatu siklus dan melalui siklus tersebut suatu perencanaan bisa
dievaluasi sejak awal persiapan sampai pelaksanaan

dan penyelesaian proses perencanaan. Saud dan Makmun (2007, hlm. 128) membuat bagan
proses perencanaan sebagai berikut.

Bagan 2.1. Proses Perencanaan pendidikan Pendidikan

Evaluasi Implementasi Rencana dan Umpan Baliknya

1. Monitoring rencana

2. Evaluasi rencana

3. Menyelesaikan, mengubah, dan mendesain ulang rencana

Implementasi Rencana
 1. Persiapan program

2. Persetujuan Rencana

3. Pengaturan unit-unit operasional perencanaan

Menentukan Rencana

1. Rumusan Rencana

2. Laporan hasil

Evaluasi Rencana

1. Perencanaan melalui simulasi

2. Evaluasi Perencanaan

3. Pemilihan perencanaan

Mengkonsepsikan dan Merancang Rencana

1. Mengidentifikasi kecenderungan umum

2. Menentukan tujuan dan sasaran

3. Mendesain perencanaan

Analisis Bidang Telaahan Permasalahan Perencanaan

1. Bidang/ Wilayah dan sistem-sistem sub bidang telaahan

2. Pengumpulan data

3. Tabulasi data

4. Perkiraan Perencanaan

Mendefinisikan Permasalahan Perencanaan Pendidikan

1. Ruang lingkup permasalahan

2. Pengkajian sejarah perencanaan

 3. Perbedaan antara kenyataan & harrapan

4. Sumber daya dan perencanaan

5. Menentukan bagian-bagian perencanaan dan prioritasnya

Pendahuluan

Proses perencanaan dimulai dari memformulasikan tujuan melalui mengidentifikasi

permasalahan, analisis masalah, menyusun konsep dan rencana, mengevaluasi rencana,
menentukan rencana, implementasi rencana dan rencana umpan balik. Secara sederhana, proses
mengidentifikasi atau mendefinisikan rencana dimulai dari membuat batasan masalah kemudian
mengelompokkannya. Membuat batasan masalah berarti memilih masalah yang sesuai dengan
apa yang ingin dicapai dalam tujuan dan urgen untuk diselesaikan.

Kemudian dalam analisis rencana, perencanaan mulai menganalisis sistem-sistem yang tersedia
kemudian mencocokkan dengan hasil identifikasi rencana. Sistem-sistem tersebut berupa sistem
aktivitas pendidikan (perencanaan kurikulum, program pembelajaran, pengembangan guru dan
lain sebagainya), komunikasi (telepon, televisi, internet) dan sistem fasilitas (kelas, media
pembelajaran, buku penunjang dan lain sebagainya).

Setelah menganalisis rencana tahap selanjutnya adalah mulai menyusun konsep-konsep rencana,
konsep-konsep kegiatan yang mengarah pada sasaran yang ingin dicapai. Konsep rencana ini
masih sebatas desain yang nantinya

akan dievaluasi pada tahap berikutnya. Hasil evaluasi inilah yang kemudian ditetapkan menjadi
rumusan-rumusan masalah perencanaan dan di implementasikan ke dalam pengaturan unit-unit
operasioanal perencanaannya. Dari implementasinya, rencana-rencana yang sedang berjalan
dimonitoring dan dievaluasi untuk disesuaikan apakah perlu untuk diselesaikan, dimodifikasi dan
mendesain ulang rencana.

B. Pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian dapat diartikan sebagai kegiatan pembagian tugas dalam suatu unit kerja.
Karena dalam unit kerja tersebut memiliki pekerjaan yang sangat banyak dan tidak dapat
diselesaikan oleh hanya satu orang, maka tugas itu dibagi untuk dikerjakan oleh masing-masing
orang atau tim yang sudah ditentukan.

1. Konsep Pengorganisasian

Organisasi merupakan kumpulan orang-orang yang memiliki tujuan yang sama, memiliki sistem
kerja sama dan struktur kepengurusan. Organisasi sering pula diartikan sebagai suatu lembaga
misalnya perusahaan, sekolah, perkumpulan, dan badan-badan pemerintahan. Sedangkan
pengorganisasian lebih mengarah pada proses bagaimana mengatur anggota organisasi ke dalam
bentuk kerja kerjasama, pembagian tugas dan fokus pada tujuan.
Pengorganisasian adalah keseluruhan proses untuk memilih orang-orang serta mengalokasikan
sarana dan prasarana untuk menunjang tugas orang-orang tersebut dalam suatu organisasi
(Sagala, 2009, hlm. 49). Dengan memilih orang-orang untuk pembagian tugasnya, artinya ada
tanggungjawab dan wewenang yang diberikan pimpinan terhadap bawahannya untuk
melaksanakan tugas.

Dalam organisasi besar seperti lembaga dinas pendidikan setingkat kabupaten atau kota,
pengorganisasian dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar ke dalam kegiatan-
kegiatan yang lebih kecil. Hal ini dibutuhkan agar seorang pimpinan dapat lebih mudah
melakukan pengawasan dan menentukan orang-orang untuk melaksanakan tugas-tugas
berdasarkan kualifikasi yang dimiliki anggota dan proporsional kerja.

Berdasarkan beberapa pernyataan di atas, konsep dasar pengorganisasian di antaranya adalah:

1. Proses manajerial yang dilakukan pimpinan organisasi dalam mengatur anggota.

2. Alokasi pekerjaan, dalam hal ini dilakukan perincian tugas-tugas besar ke dalam tugas-
tugas kecil.

3. Pemberian tanggungjawab dan wewenang dalam bentuk deskripsi kerja kepada para
anggota.

4. Proses Pengorganisasian

Fattah (2008) menyatakan bahwa dalam pengorganisasian terdapat beberapa tahap, di antaranya
pemerincian pekerjaan, pembagian kerja, penyatuan pekerjaan, koordinasi pekerjaan serta
monitoring dan reorganisasi. Secara rinci tahap-tahap tersebut terdiri dari kegiatan-kegiatan
sebagai berikut:

1. Dalam merinci pekerjaan yang harus dilakukan adalah menentukan tugas-tugas apa yang
harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi.

2. Membagi seluruh beban kerja menjadi kegiatan-kegiatan yang dapat dilaksanakan oleh
perseorangan atau kelompok dengan memperhatikan kualifikasi dan beban kerja yang
proporsional.

3. Penggabungan pekerjaan dengan mengelompokkan tugas-tugas yang saling berkaitan.

4. Mengkoordinasikan pekerjaan dengan menetapkan mekanisme kerja agar tidak saling

tumpang tindih.

5. Melakukan monitoring dan mengambil langkah-langkah penyesuaian untuk

mempertahankan dan meningkatkan efektivitas.

Organisasi pendidikan dalam hal ini sekolah memiliki kompleksitas pengorganisasian yang
beragam tergantung pada jumlah anggota, banyaknya tuntutan pekerjaan, program dan fasilitas
yang perlu pengelolaan. Dilingkungan sekolah dasar dengan jumlah personil dan fasilitasnya
yang terbatas, struktur organisasinya masih sangat sederhana. Sedangkan untuk sekolah besar,
struktur organisasinya dapat menampilkan tingkatan-tingkatan dan garis kekuasaan yang lebih
kompleks. Berikut adalah contoh bagan garis kekuasaan di sebuah sekolah besar.

Bagan 2.2. Contoh Struktur Organisasi di Sebuah Sekolah Besar

Dari bagan di atas dapat kita lihat adanya tingkatan kedudukan dan hirarki kekuasaan. Masing-
masing tingkatan kedudukan memiliki tugas, fungsi dan kewajiban-kewajiban yang
bertanggungjawab menurut kedudukan garis kekuasaan. Kedudukan-kedudukan tersebut
dihubungkan sesuai dengan kekuasaan yang diberikan kepadanya sehingga diharapkan tidak ada
tumpang tindih.

Dengan adanya pengorganisaian tersebut, kepala sekolah akan lebih mudah melakukan
pembagian tugas dan tanggung jawab, menentukan personil pelaksana tugas, pemanfaatan
sumber daya sekolah serta melakukan pengawasan.

C. Kepegawaian (Staffing)

Pembagian tugas kerja yang telah dibangun pada tahap pengorganisasian pada akhirnya akan
menentukan siapa pegawai yang layak ditempatkan dalam posisi-posisi tertentu. Penempatan
pegawai dalam posisi tertentu harus berdasarkan keahlian dan kualifikasi pegawai itu sendiri.
Ketika seorang manajer merasa tidak memiliki personil yang belum mampu untuk menempati
posisi tertentu, maka manajer tersebut hendaknya tidak memaksakan untuk memilih pegawai
yang tidak ahli dibidangnya. Amtu (2011, hlm. 11) menyatakan ketika seorang manajer
merasakan kebutuhan dibidangnya, hal itu dimungkinkan untuk memutuskan meningkatkan
staf/karyawannya dengan jalan; merekrut, menyeleksi, melatih dan mengembangkan karyawan.

Staffing merupakan fungsi administrasi yang berkenaan dengan perekrutan, penempatan,

pemberian latihan dan pengembangan karyawan. Telah diakui secara umum bahwa keberhasilan
suatu organisasi berkaitan erat dengan kualitas pegawai. Tingkat keberhasilan lembaga
pendidikan sekolah dalam memberikan pelayanan-pelayanan tergantung pada kualitas kepala
sekolah, pendidik dan tenaga kependidikannya. Keberhasilan maupun kegagalan personil
sekolah dalam menjalankan tuganya sangat dipengaruhi oleh peran kepala sekolah. Kepala
sekolah dalam menjalankan Staffing sebagai fungsi administrasi pendidikan dituntut memiliki
kesanggupan administratif yang lebih tinggi. Sutisna (1989, hlm. 124) menyatakan bahwa dalam
menjalankan tanggung jawabnya sebagai administrator, kepala sekolah dituntut memiliki
kesanggupan yang lebih tinggi dalam memperoleh dan memilih pegawai yang cakap, membantu
pegawai menyesuaikan dengan segera kepada tugas baru, menggunakan pegawai dengan lebih
efektif dan menciptakan kesempatan kepada pegawai untuk berkembang.

1. Perekrutan Pegawai

Bagi sekolah negeri yang mana proses rekrutmen pegawainya sebagian besar melalui seleksi
Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS), diselenggarakan oleh lembaga khusus kepegawaian yang
telah mengerti tentang prosedur dalam memilih calon pegawai yang baik. Artinya untuk lembaga
pendidikan non-negeri, salah satu peluang memperoleh pegawai yang baik adalah dari proses
rekrutmen yang matang. Proses rekrutmen yang tidak matang berpeluang memperoleh pegawai
yang tidak sesuai dengan harapan, terlebih jika dalam seleksi pegawai tersebut tidak sama sekali
menggunakan prosedur. Tentu dapat merugikan lembaga itu sendiri.

Ada beberapa prosedur yang dapat membantu dalam memilih pegawai yang baik, di antaranya,

1. Menetapkan standar seleksi dalam hal usia, kesehatan, kualifikasi pendidikan,

pengalaman kerja, dan pengetahuan (hasil tes tertulis yang sebelumnya diberikan).

2. Identifikasi kepribadian misalnya memeriksa kerapihan dan kelengkapan berkas lamaran,

melakukan wawancara dan penampian.

3. Melaksanakan program uji coba kerja (magang).

4. Penempatan Pegawai

Dalam proses pengorganisasian telah ditentukan pembagian tugas dan wewenang. Maka dalam
proses Staffing adalah menentuakan siapa saja pegawai yang akan menerima tugas dan
wewenang tersebut setelah melihat potensi, keahlian dan kecakapan masing-masing pegawai.

Pada tahap penempatan, pegawai terlebih dahulu diberi arahan tentang deskripsi kerja, sehingga
ketika sudah memasuki unit kerja dan memulai pekerjaan, pegawai sudah mempunyai panduan
dan acuan sesuai perintah. Agar penempatan tersebut dapat efektif dan efisien, maka seorang
pimpinan atau manajer harus memperhatikan kesesuaian antara beban kerja dengan kemampuan
pegawai tersebut.

3. Pengembangan Pegawai

Pengembangan pegawai meliputi kegiatan-kegiatan yang diarahkan kepada perbaikan dan

pertumbuhan kesanggupan, sikap, keterampilan dan pengetahuan. Pengembangan pegawai
dirancang dengan maksud untuk meningkatkan efektifitas kerja dan perbaikan-perbaikan sistem
kerja. Dalam lingkup sekolah, pengembangan pegawai diarahkan pada guru dan tenaga
kepegawaian. Sedangkan kepala sekolah, pengawas dan pembina-pembina kepegawaian di dinas
yang bertanggungjawab memfasilitasi kegiatan tersebut.

Menurut Sutisna (1989, hlm. 132), pengembangan pegawai berpusat pada tiga jenis kegiatan
berikut:

1. Pendidikan tambahan dalam kegiatan yang khusus dirancang dan dikelola oleh sistem
sekolah, misalnya kursus, latihan, konperensi, diskusi, rotasi, demonstrasi, kunjungan
kerja dan lain sebagainya.

2. Kegiatan-kegiatan yang dimulai dari personil, misalkan belajar mandiri, partisipasi dalam
kegiatan organisasi professional dan mengikuti kuliah.
 3. Kegiatan supervisi berupa layanan professional kepada guru oleh supervisor.

D. Pengarahan (Directing)

Kegiatan pengarahan dilakukan oleh pimpinan untuk memberikan penjelasan dan petunjuk
kepada pegawainya. Kegiatan ini dilakukan sebelum dan selama pegawai melaksanakan tugas.
Artinya pengarahan sudah dilakukan pada proses penempatan pegawai ditahap Staffing. Seorang
pegawai yang akan memulai suatu pekerjaan perlu menerima deskripsi kerja terlebih dahulu,
salah satunya agar pegawai tersebut bisa mengukur beban kerjanya.

1. Konsep Pengarahan

Stoner (dalam Amtu, 2011, hlm. 55) mendefinisikan pengarahan adalah fungsi manajemen yang
berhubungan dengan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah atau intruksi kepada
bawahan dalam melaksanakan tugas masing-masing agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik
dan benar-benar tertuju pada tujuan yang telah ditetapkan semula. Dalam redaksi usaha
memberi dan kepada bawahan sebagaimana Stoner mendefinisikan pengarahan, terdapat
unsur pimpinan dan bawahan yang terlibat proses komunikasi timbal balik. Unsur pimpinan
menjadi yang paling dominan karena pimpinanlah yang menguasai rencana kerja. Kewibawaan
pemimpin menjadi sangat penting dalam mempengaruhi bawahannya agar bisa menyikapi secara
serius setiap arahan dan intruksi sebagai suatu kewajiban dan tanggungjawab yang harus
dilaksanakan.

2. Proses pengarahan

Pemimpin yang menguasai rencana kerja organisasi akan mengarahkan para peesonilnya untuk
berada pada jalur tujuan yang akan dicapai. Proses pengarahan personil dalam hal ini terdiri dari:

1. Mengadakan orientasi kerja sebelum bawahan melaksanakan tugas. Dalam tahap ini,
seorang manajer memperkenalkan lingkungan kerja, ruangan dimana tempat bawahannya
bertugas dan siapa saja rekan kerjanya.

2. Memberi petunjuk teknis mengenai pekerjaan yang akan dilakukan. Petunjuk teknis atau
deskripsi kerja setiap personil mungkin berbeda-beda, tetapi pemberian deskripsi kerja
sebelum personil melaksanakan tugasnya adalah sangat penting untuk menjadi bahan
evaluasi pada pelaksanaannya.

3. Memberi kesempatan kepada personil untuk menanggapi deskripsi kerja. Hal ini penting
dilakukan untuk mengantisipasi pekerjaan-pekerjaan yang perlu pengarahan lebih akibat
personil yang kemungkinan keberatan atas pekerjaan tertentu.

4. Memberi bimbingan kepada pegawai yang mengalami kesulitan dalam melaksanakan

tugas. Beberapa pekerjaan yang tidak bisa ditangani oleh personil perlu diberikan
bimbingan manajer baik secara langsung maupun tidak langsung.
 5. Memberi saran dan perintah tindak lanjut terhadap hasil pekerjaan. Hal ini perlu
dilakukan untuk meningkatkan dan memperbaiki kualitas pekerjaan serta hasil
pekerjaannya.

E. Pengkoordinasian (Coordinating)

Salah satu fungsi pokok administrasi adalah koordinasi. Organisasi tanpa koordinasi sulit kiranya
untuk mengatur seluruh rencana dan implementasi rencana kegiatan dalam usaha mengejar
tujuan bersama. Hubungan kerja yang telah diatur dalam proses pengorganisasian dipengaruhi
agar berfungsi sebagai satu kesatuan melalui kegiatan pengorganisasian.

1. Konsep Dasar Pengkoordinasian

Menurut Stoner (dalam Amtu, 2011), coordinating atau pengkoordinasian merupakan salah satu
fungsi manajemen untuk melakukan berbagai kegiatan dengan menghubungkan dan
menyelaraskan perkerjaan bawahan sehingga terdapat kerjasama yang terarah. Pengkoordinasian
mengandung makna menjaga agar tugas-tugas yang telah dibagi tidak dikerjakan menurut
kehendak pribadi atau masing-masing kelompok, tetapi harus dikerjakan menurut aturan dan
dipandu oleh seorang koordinator.

Pengkoordinasian tidak selalu terjadi di dalam internal organisasi, karena pada kenyataannya
organisasi selalu berhubungan dengan masyarakat. Organisasi pendidikan dalam hal ini sekolah
negeri, pertanggungjawaban penyelenggaraan pendidikan selalu dikaitkan dengan kegiatan
pelaporan yang berkoordinasi dengan pejabat berwenang di atas kepala sekolah. Menurut Susilo
(2014), koordinasi terdiri dari beberapa tipe di antaranya koordinasi vertikal, horizondal dan
diagonal. Berikut adalah tipe-tipe koordinasi:

1. Koordinasi vertikal, adalah koordinasi antara pimpinan dengan bawahan langsung atau
pimpinan dengan atasan.

2. Koordinasi Horizontal, adalah koordinasi antara unit dengan unit selevel di bawah
pimpinan.

3. Koordinasi Diagonal, adalah koordinasi antara personil yang bekerja pada tingkatan yang
berbeda.

4. Koordinasi Eksternal, adalah koordinasi antara organisasi dengan lingkungan di luar

organisasi.

Organisasi sekolah yang di dalamnya terdapat pembagian tugas yang sangat subtansi, maka
pengkoorniasian mutlat diperlukan. Pembagian tugas mengajar dan pengaturan jadwal pelajaran
yang tidak dikoordinasikan dapat menyebabkan gagalnya seluruh program perencanaan.
Koordinasi yang baik tidak lepas dari peran kepala sekolah sebagai manajer. Sagala (2009)
menjelaskan, koordinasi yang baik dapat terwujud dengan beberapa syarat, di antaranya
pembagian kerja yang jelas, semangat kerja yang besar di antara personil, tersedianya fasilitas
kerja yang memadai, kontak hubungan yang lancar dan memulai suatu tahapan pekerjaan dengan
benar.

2. Proses Pengkoordinasian

Menyusun hirarki organisasi yang jelas dan sederhana.

Menyusun hirarki organisasi sebetulnya sudah dilakukan pada tahap pengorganisasian. Pada
tahap ini, perlu adanya penyederhanaan dan pembagian kerja setiap unit yang lebih spesifik agar
masing-masing personil mengerti betul dengan siapa dia harus berkoordinasi dalam
pekerjaannya.

Menentukan kebijakan dan deskripsi unit kerja yang jelas.

Beberapa kebijakan perlu disampaikan dalam deskripsi kerja untuk meminimalisair tumpang
tindih pekerjaan dan efektifitas koordinasi. Suatu contoh kebijakan yang mengatur personil,
ketika personil ingin berkoordinasi dengan lingkungan eksternal organisasi maka perlu diketahui
pimpinan terlebih dahulu.

Memilih koordinator dari masing-masing unit.

Disetiap unit dalam organisasi besar biasanya dipilih seorang kepala unit yang didelegasikan
sebagai koordinator. Kepala-kepala unit inilah yang berperan membantu manajer berkoordinasi
ke dalam keseluruhan unit.

Menyusun jadwal pertemuan rutin.

Pertemuan rutin perlu dilakukan untuk mengetahui secara berkala apakah seluruh pekerjaan
berjalan dengan baik. Pertemuan rutin juga bermanfaat bagi personil untuk mengungkapkan ide-
idenya yang bisa didengar langsung oleh semua unit.

Mengadakan monitoring dan evaluasi.

Melalui kegiatan ini, seorang manajer menerima informasi dari pengamatan atau laporan unit
untuk menilai apakah kegiatan yang sedang atau sudah berjalan perlu dikoordinasikan kembali
atau tidak.

F. Pencatatan dan Pelaporan (Recording and Reporting)

Recording & Reporting adalah proses pencatatan atau pengumpulan data dari semua kegiatan
manajemen untuk kepentingan pemberian informasi kepada pimpinan, atasan pimpinan, internal
organisasi dan publik. Seluruh kegiatan administrasi dimulai dari perencanaan perlu pencatatan
dan pelaporan yang sangat bermanfaat sebagai penyedia data seluruh informasi organisasi dan
sebagai bentuk pertanggungjawaban. Beberapa fungsi Recording & Reporting adalah sebagai
berikut:
 Sebagai sistem informasi manajemen.

Seluruh kegiatan yang direkam dalam bentuk pencatatan adalah sebagai sistem yang
memberikan informasi tentang gambaran kinerja suatu organisasi. Sistem informasi manajemen
menata data dengan mengklasifikasikan data berdasarkan jenis pekerjaan dan waktu pelaksanaan
sehingga lebih mudah mencari data ketika seseorang membutuhkannya.

Sebagai bahan membuat keputusan seorang manajer.

Data yang dihasilkan dari kegiatan Recording & Reporting dijadikan bahan pertimbangan
seorang manajer untuk membuat kebijakan dan keputusan.

Sebagai bentuk pertanggungjawaban

Data dari kegiatan Recording & Reporting biasanya dijadikan bahan pertanggungjawaban
bawahan kepada atasan atau atasan kepada publik.

Faktor-faktor penting dalam Recording & Reporting menurut Faghira (2014) adalah sebagai
berikut:

Format-format yang digunakan.

Penyajian data yang baik adalah dengan menggunakan format yang mampu menjaring sebanyak
mungkin informasi namun tetap mudah dibaca.

Aturan yang berlaku.

Pencatatan dan pelaporan dengan menggunakan aturan yang berlaku menjadikan data yang
disajikan berbentuk resmi.

Keterampilan personil yang memadai.

Dengan personil yang terampil, data yang dikerjakan akan tertata dengan baik dan selesai
sebagaimana waktu yang telah ditentukan.

Recording & Reporting dalam lembaga sekolah biasanya memuat berbagai macam jenis
administrasi yang secara umum terdiri dari:

1. Administrasi program pengajaran yang terdiri bermacam-macam data terkait dengan

kegiatan belajar mengajar contohnya silabus, rencana pelaksanaan pembelajaran,
pembagian tugas mengajar dan lain sebagainya.

2. Administrasi kesiswaan, misalnya penerimaan siswa baru, mutasi siswa, buku induk
siswa dan lain-lain.
 3. Administrasi kepegawaian, misalnya daftar hadir kepegawaian, daftar penilaian
pelaksanaan pekerjaan, daftar riwayat hidup pegawai dan lain-lain.

4. Administrasi keuangan, misalnya laporan pertanggungjawaban Bantuan Operasional

Sekolah (BOS), rencana kegiatan anggaran sekolah.

5. Administrasi keuangan / barang, misalnya buku inventasis barang, buku pemeriksaan

perlengkapan dan sejenisnya

G. Penganggaran (Budgeting)

1. Konsep dasar penganggaran

Budgeting adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan perincian keuangan untuk
membiayai kegiatan pada periode anggaran. Menurut Amtu (2011), keberhasilan anggaran untuk
mendukung tujuan dapat ditentukan dari sejauh mana anggaran dapat memenuhi fungsi-
fungsinya. Hal ini tidak terlepas dari sistem penganggaran yang direncanakan dengan baik.

Kegiatan penganggaran tidak lepas dari tiga pokok kegiatan di antaranya, penerimaan keuangan,
pengeluaran keuangan dan pertanggungjawaban. Sumber-sumber pendapatan harus
dipertimbangkan dalam proses pembuatan anggran belanja. Sumber keuangan bagi sekolah
pemerintah sudah disediakan oleh anggaran Bantuan Operasional Sekolah (BOS) yang tiap
sekolah nominalnya berbeda-beda tergantung jumlah muridnya. Sedangkan untuk sekolah swasta
selain dari subsidi pemerintah juga bersumber dari orangtua murid.

Pengeluaran keuangan untuk penggunaan dana BOS menurut Juknis BOS 2013 dapat digunakan
untuk 13 Jenis Komponen, yaitu:

Tabel 2.2 Penggunaan Dana BOS menurut Juknis BOS 2013

Sumber: http://bos.kemdikbud.go.id/rekap/

No Komponen Pembiayaan Item Pembiayaan

1 Pengembangan
Perpustakaan 1. Mengganti buku teks yang
rusak/menambah kekurangan untuk
memenuhi rasio satu siswa satu buku

2. Langganan publikasi berkala

3. Akses informasi online

4. Pemeliharaan buku/koleksi perpustakaan

5. Peningkatan kompetensi tenaga

No Komponen Pembiayaan Item Pembiayaan

pustakawan

6. Pengembangan database perpustakaan

7. Pemeliharaan perabot perpustakaan

1. Biaya pendaftaran

2. Penggandaan formulir

3. Administrasi pendaftaran
Kegiatan dalam rangka
2
penerimaan siswa baru 4. Pendaftaran ulang

5. Biaya Pendataan data pokok pendidikan

6. Pembuatan spanduk sekolah bebas

pungutan

1. PAKEM (SD)

2. Pembelajaran Kontekstual (SMP)

3. Pengembangan pendidikan karakter

4. Pembelajaran remedial
Kegiatan pembelajaran
5. Pembelajaran pengayaan
3 dan ekstra kurikuler
siswa
6. Pemantapan persiapan ujian

7. Pembelajaran pengayaan

8. Olahraga, kesenian, karya ilmiah remaja,

pramuka dan palang merah remaja

9. Usaha Kesehatan Sekolah (UKS)

4 Kegiatan Ulangan dan

Ujian 1. Ulangan harian
No Komponen Pembiayaan Item Pembiayaan
Pembelian bahan-bahan
5
habis pakai
6 Langganan daya dan jasa
7 Perawatan sekolah
8 Pembayaran honorarium
bulanan guru honorer dan
tenaga kependidikan
honorer.
2. Ulangan umum
3. Ujian sekolah
1. Buku tulis, kapur tulis, pensil, spidol,
kertas, bahan praktikum, buku induk siswa,
buku inventaris
2. Minuman dan makanan ringan untuk
kebutuhan sehari-hari di sekolah
3. Pengadaan suku cadang alat kantor
1. Listrik, air, dan telepon, internet
(fixed/mobile modem) baik dengan cara
berlangganan maupun prabayar
2. Pembiayaan penggunaan internet termasuk
untuk pemasangan baru
3. Membeli genset atau jenis lainnya yang
lebih cocok di daerah tertentu misalnya
panel surya, jika di sekolah tidak ada
jaringan listrik
1. Pengecatan, perbaikan atap bocor,
perbaikan pintu dan jendela
2. Perbaikan mebeler, perbaikan sanitasi
sekolah (kamar mandi dan WC), perbaikan
lantai ubin/keramik dan perawatan fasilitas
sekolah lainnya
1. Guru honorer (hanya untuk memenuhi
SPM)
2. Pegawai administrasi (termasuk
administrasi BOS untuk SD)
No Komponen Pembiayaan Item Pembiayaan

3. Pegawai perpustakaan

4. Penjaga Sekolah

5. Satpam

6. Pegawai kebersihan

1. KKG/MGMP

2. KKKS/MKKS
Pengembangan profesi
9
guru
3. Menghadiri seminar yang terkait langsung
dengan peningkatan mutu pendidik dan
ditugaskan oleh sekolah

1. Pemberian tambahan bantuan biaya

transportasi bagi siswa miskin yang
menghadapi masalah biaya transport dari
dan ke sekolah

2. Membeli alat transportasi sederhana bagi

siswa miskin yang akan menjadi barang
10 Membantu siswa miskin
inventaris sekolah

3. Membeli seragam, sepatu dan alat tulis

bagi siswa penerima bantuan siswa miskin
(BSM) sebanyak penerima BSM, baik dari
pusat, provinsi maupun kabupaten/kota di
sekolah tersebut

1. Alat tulis kantor (ATK termasuk tinta

printer, CD dan flash disk)

Pembiayaan pengelolaan 2. Penggandaan, surat-menyurat, insentif bagi

11
BOS bendahara dalam rangka penyusunan
laporan BOS dan biaya transportasi dalam
rangka mengambil dana BOS di Bank/PT
Pos
No Komponen Pembiayaan Item Pembiayaan

1. Desktop/work station
Pembelian perangkat
12
komputer
2. Printer atau printer plus scanner

1. Alat peraga/media pembelajaran

Biaya lainnya jika 2. Mesin ketik

seluruh komponen 1 s.d
13
12 telah terpenuhi 3. Peralatan UKS
pendanaannya dari BOS
4. Pembelian meja dan kursi siswa jika meja
dan kursi yang ada sudah rusak berat

Pertanggungjawaban keuangan dilakukan sejak pengumpulan bukti pembelanjaan. Bukti-bukti

pembelanjaan tersebut disusun berurutan menurut tanggal dan sesuai dengan pencacatan pada
buku kas penerimaan dan pengeluaran keuangan.

2. Proses Penganggaran

Persoalan-persoalan penting dalam penganggaran menurut Amtu (2011) adalah bagaimana

pemanfaatan sumber-sumber yang efisien. Itulah sebabnya penganggaran memerlukan proses
yang bertahap. Tahapan-tahapan yang perlu dilakukan pada proses penganggaran adalah sebagai
berikut:

1. Mengidentifikasi kegiatan yang akan dilaksanakan dalam periode anggaran.

2. Mengidentifikasi keuangan dan sumber-sumbernya.

3. Mengalokasikan keuangan dalam rencana kegiatan yang telah diidentifikasi melalui

kompromi atau rapat-rapat.

4. Menggunakan anggaran sesuai pengalokasian.

5. Monitoring dan evaluasi penggunaan anggaran.

6. Mengidentifikasi kekurangan dan kelebihan anggaran.

7. Penganggaran ulang, bilamana suatu kegiatan memerlukan pembiayaan tambahan.

DAFTAR PUSTAKA
 Amtu, O. (2011) Manajemen Pendidikan di Era Otonomi Daerah: Konsep, Strategi dan
Implementasi. Bandung: Alfabeta.

Faghira, I. (2014) Peran dan Tanggungjawab Administrasi Pendidikan. [Online].

Tersedia di: http://www.slideshare.net/irasafaghira/peran-dan-tanggungjawab-
administrasi-pendidikan.htm [Diakses 12 Oktober 2014]

Fattah, N. (2011) Landasan Manajemen Pendidikan. Bandung: Remaja Rosdakarya.

Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan (2013) Penggunaan Dana BOS menurut Juknis
BOS 2013. [Online]. Tersedia di: http://bos.kemdikbud.go.id/rekap/ [Diakses 18 Oktober
2014]

Saud, U.S. dan Makmun, A.S. (2007) Perencanaan Pendidikan: Suatu Pendekatan
Komprehensif. Bandung: Remaja Rosdakarya.

Sagala, S. (2009) Administrasi Pendidikan Kontemporer. Bandung: Alfabeta.

Susilo, B. (2014) Apa dan Mengapa Harus Koordinasi?. [Online]. Tersedia di:
http://www.bppk.depkeu.go.id/publikasi/artikel/168-artikel-pengembangan-sdm/19963-
apa-dan-mengapa-harus-koordinasi-bagian-1 [Diakses 18 Oktober 2014]

Sutisna, O. (1989) Administrasi Pendidikan: Dasar Teoritis Untuk Praktek Profesional.

Bandung: Angkasa

Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional.