BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG DAN RUMUSAN MASALAH

Dalam kegiatan berorganisasi kebutuhan informasi adalah kebutuhan yang

sangat penting dan mendasar. Seiring meningkatnya aktivitas dan dinamika

organisasi, maka akan mengakibatkan bertambahnya kebutuhan informasi untuk

mendukung dalam proses pencapaian tujuan suatu organisasi. Tercapainya tujuan

suatu organisasi tentunya membutuhkan suatu data yang diolah menjadi informasi

penting sebagai bahan pertimbangan dalam proses pengambilan keputusan. Salah

satu sumber informasi penting tersebut adalah arsip. Menurut Undang Undang

mengenai kearsipan, arsip adalah

Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.1

Media konvensional adalah media yang sudah terbiasa digunakan yaitu media

kertas atau media tekstual. Seiring dengan perkembangan Teknologi Informasi

dan Komunikasi, arsip tidak hanya dalam bentuk konvensional seperti yang

1
UndangUndang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 1 ayat 2.
 2

dianggap oleh kebanyakan orang, namun juga dalam bentuk media baru atau

elektronik.

Pada saat ini semakin banyak instansi baik pemerintah maupun swasta yang

menyadari pentingnya migrasi dokumen ke format digital.2 Oleh karena itu suatu

organisasi atau instansi perlu menyelenggarakan kegiatan alih media digital atau

digitalisasi menggunakan teknologi digital baik melalui mesin scanner, kamera

digital atau perangkat lainnya guna untuk efisiensi dan mengembangkan arsip

sebagai sumber informasi yang dapat diakses kapan saja. Digitization is the

process of converting any physical or analogue item, such as a paper records,

photograph or graphi items, into an electronic representation or image that can

be accesed and stored electronically.3 Digitalisasi adalah suatu proses mengubah

bentuk dari fisik atau analog, seperti catatan kertas, foto atau bentuk grafis

menjadi representasi elektronik atau gambar yang dapat diakses dan disimpan

secara elektronik. Dengan adanya komputer sebagai basis teknologi informasi,

maka digitalisasi tersebut dapat dilakukan dengan mudah.

Digitalisasi merupakan salah satu instrumen penting dalam preservasi.4

Karena pengguna tidak perlu mengakses dari arsip asli, sehingga

meminimalisasikan terhadap kerusakan arsip. Semua arsip atau dokumen yang

2
Machmoed Effendhie dkk., Panduan Umum Digitalisasi Arsip,
(Yogyakarta: Arsip Universitas Gadjah Mada, 2010), hlm. 3.
3
ARMS., Standard Records-keeping Requirements for Digitization,
(America: ARMS, 2009), hlm. 4.
4
Machmoed Effendhie dkk., op.cit. hlm. 6.
 3

telah dialihmediakan ke dalam media elektronik atau media digital akan menjadi

arsip elektronik, sehingga untuk membacanya perlu menggunakan teknologi

komputer. Mengingat hal terpenting dan merupakan keharusan bagi pengelola

arsip adalah bagaimana dapat menyediakan data atau arsip yang diperlukan

dengan cepat dan tepat.5 Oleh karena itu SDM yang digunakan lebih sedikit

sehingga dapat mengelola dokumen secara efektif dan efisien baik dalam hal

penyimpanan, pengolahan, pendistribusian, dan perawatan dokumen.

Pada dasarnya penyimpanan arsip yang sudah dialihmediakan memiliki cara

yang hampir sama dengan arsip konvensional hanya saja jika arsip konvensional

disimpan dalam bentuk rak atau map, sedangkan arsip yang telah dialihmediakan

ke bentuk elektronik disimpan dalam bentuk file, misalkan file gambar dalam

format berupa JPEG, file dokumen dalam format documen atau text.

Badan Kepegawaian Negara (BKN) Kantor Regional I Yogyakarta adalah

instansi BKN di daerah yang bertugas menyelenggarakan sebagian tugas pokok

dan fungsi BKN dibidang administrasi dan manajemen kepegawaian negara di

wilayah kerjanya namun kewenangannya masih melekat pada pemerintah sesuai

dengan peraturan perundang - undangan.6 Sebagai institusi yang menangani

masalah manajemen kepegawaian Kanreg I BKN memberikan pelayanan kepada

Pegawai Negeri Sipil yang bekerja di Propinsi Jawa Tengah dan D. I. Yogyakarta.

5
Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern,
(Yogyakarta: Gava Media, 2005), hlm. 122.

BKN Kanreg I, Buku Panduan PKL di Kanreg I BKN Yogyakarta,

6

(Yogyakarta: BKN Kanreg I, 2012), hlm. 2.

 4

Setiap kegiatan pada organisasi tersebut menghasilkan banyak dokumen

mengingat wilayah kerjanya yang cukup luas. Tak heran jika banyak dokumen

menumpuk di BKN Kanreg I Yogyakarta. Dokumen kepegawaian tersebut

disimpan mulai dari seseorang diangkat sebagai Calon PNS sampai yang

bersangkutan diberhentikan sebagai PNS (pensiun). Mengetahui hal tersebut

untuk satu orang pegawai saja menghasilkan berpuluh puluh dokumen, apalagi

menyimpan dokumen milik pegawai dari 29 kabupaten dan 6 kota di Jawa tengah

serta 4 kabupaten dan satu Kotamadya di DIY. Oleh karena itu salah satu upaya

dalam mewujudkan manajemen kearsipan yang baik adalah dengan pengelolaan

arsip secara hemat dan sederhana sehingga mudah, cepat, dan tepat dalam

penemuan kembali.7 Sehingga diperlukan suatu langkah guna untuk memudahkan

dalam pencarian kembali dan lebih sedikit dalam menggunakan tenaga, pikiran,

dan juga biaya yaitu salah satu upaya yang dilakukan oleh BKN Kanreg I

Yogyakarta adalah dengan proses alih media.

Berdasarkan uraian tersebut, dapat dirumuskan permasalahan sebagai

berikut: Sarana apa saja yang dibutuhkan dalam proses pelaksanaan alih media,

bagaimana tahap alih media sesuai dengan program yang ada di Kanreg I BKN

Yogyakarta, dan faktor apa saja yang dapat menghambat proses pelaksanaan alih

media?

7
Kerjasama Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi dan ANRI, Manajemen
Arsip Dinamis, (Jakarta: ANRI, 2002 ), hlm. 161.
 5

B. TUJUAN DAN MANFAAT PRAKTIK KERJA LAPANGAN

Praktik Kerja Lapangan di Badan Kepegawaian Negara Kantor Regional I

Yogyakarta ini bertujuan untuk:

1. Mengetahui sarana yang dibutuhkan terkait dengan proses alih media.

2. Mengetahui bagaimana proses alih media ke dalam bentuk elektronik.

3. Mengetahui kendala yang ditemukan saat melakukan proses alih media.

Manfaat melakukan Praktik Kerja Lapangan adalah agar hasil yang

diperoleh dari penelitian ini dapat memberikan informasi dan tambahan

pengetahuan mengenai proses alih media arsip di Kanreg I BKN. Manfaat yang

kedua adalah memberikan sedikit masukan dan mencoba mencari solusi untuk

memecahkan masalah yang terjadi saat melakukan alih media arsip.

C. METODE PENGUMPULAN DATA

Untuk memperoleh informasi sebagai penunjang penulis dalam pembuatan

laporan tugas akhir ini menggunakan beberapa metode yang relevan dengan topik

yang telah dipilih. Diantaranya adalah observasi partisipasi, wawancara dan studi

pustaka.

1. Observasi partisipasi

Observasi partisipasi merupakan suatu proses pengamatan atau

peninjauan yang sekaligus penulis terlibat secara langsung di lapangan. Dengan

cara tersebut sehingga penulis dapat mengetahui informasi yang akurat dan

sekaligus turut serta mempraktikkan bagaimana pelaksanaan alih media arsip

di Badan Kepegawaian Negara Kantor Regional 1 Yogyakarta.

 6

2. Wawancara (Interview)

Wawancara merupakan teknik pengumpulan data dengan melakukan

tanya jawab secara langsung kepada pihak narasumber. Tujuannya adalah

untuk mendapatkan tambahan informasi yang akurat dari narasumber untuk

melengkapi dan memperjelas data data yang diperlukan dalam pembuatan

laporan tugas akhir dengan membandingkan data sebenarnya yang ada

dilapangan. Maka pada saat melakukan PKL akan ada proses wawancara

dengan petugas terkait di Badan Kepegawaian Negara Kantor Regional I

Yogyakarta. Kriteria narasumber yang akan diwawancarai adalah pegawai di

Seksi Penyajian dan Pengelolaan Data Kepegawaian yang dianggap paling

mengerti tentang pelaksanaan alih media arsip.

3. Studi pustaka

Studi pustaka merupakan metode pengumpulan data yang berasal dari

bahan pustaka dengan mencari, membaca, dan mempelajari yang diperoleh dari

buku, laporan penelitian dan sumber tertulis lainnya baik tercetak maupun

elektronik yang berkaitan dengan topik dalam penulisan tugas akhir. Bahan

pustaka yang berasal dari buku diperoleh di Perpustakaan Universitas Gadjah

Mada, Prodi Kearsipan dan toko buku Shoping.

D. TINJAUAN PUSTAKA

Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan ini didukung dengan buku tentang

pemahaman dasar mengenai digitalisasi arsip. Oleh karena itu diperlukan adanya
 7

tinjauan pustaka yang berkaitan dengan tema yang dipilih, diantaranya adalah

sebagai berikut:

Buku yang pertama yang digunakan sebagai acuan adalah Panduan Umum

Digitalisasi Arsip karangan Machmoed Effendhie dkk., yang diterbitkan oleh

Arsip Universitas Gadjah Mada di Yogyakarta pada tahun 2010. Buku ini terdiri

atas tiga bab. Pada bab 1 secara garis besar membahas mengenai aspek teoristik

serta aspek hukum alih media elektronik atau digitalisasi. Pada bab 2 berisi

paparan hal hal praktis tentang sarana dan prasarana alih media, meliputi standar

ruang pemrosesan dan ruang penyimpanan, peralatan, software, kualifikasi arsip,

serta kualifikasi SDM. Sedangkan pada bab 3 berisi tentang paparan rinci tentang

prosedur digitalisasi arsip tekstual, foto dan kartografi.

Buku kedua yang digunakan adalah Manajemen Kearsipan Modern

karangan Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono yang diterbitkan oleh Gava Media

di Yogyakarta pada tahun 2005. Buku ini terdiri dari 13 bab yang membahas

tentang sistem kearsipan dari konvensional sampai pada basis komputer. Bab

yang menjadi acuan adalah pada bab 12 tentang contoh perangkat lunak

kearsipan yang berkembang. Pada bagian ini membahas tentang beberapa

perangkat lunak yang sudah ada dan berkembang di beberapa perusahaan. Dari

bab tersebut dapat diketahui suatu program yang dapat menscan secara otomatis

dan menyimpan dokumen kertas ke dalam media digital.

Buku ketiga yang digunakan adalah Manajemen Arsip Dinamis. Karangan

tim kerjasama Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi dengan ANRI yang

diterbitkan di Jakarta pada tahun 2002. Buku ini terdiri dari 181 halaman yang
 8

didalamnya terdapat 10 bab. Pokok bahasan yang diambil terdapat pada bab 9

tentang teknologi informasi dan arsip elektronik. Pada bagian ini menjelaskan

tentang pengelolaan arsip elektronik. Didalam pengelolaan arsip elektronik salah

satunya membahas sistem penyimpanan data yang menggunakan sistem

pencitraan digital dengan melakukan pemindaian (scanner).

Selanjutnya buku keempat yang digunakan adalah Keeping Archives

karangan Jackie Bettington., et al., yang diterbitkan oleh Australian Society of

Archives Inc pada tahun 2008. Buku ini didalamnya terdiri dari banyak bab yang

khusus membahas tentang arsip. Bab yang menjadi acuan adalah pada Section 3

chapter 13 Digitisation & Imaging membahas tentang manfaat dan tujuan

digitalisasi arsip sebagai alternatif baru untuk membuat salinan arsip, membantu

preservasi arsip asli dan membuat arsip lebih mudah diakses dengan berbagai

pilihan teknologi yang sesuai dengan karakter fisik arsip.

E. SISTEMATIKA PENULISAN

Untuk mempermudah dalam pemahaman menyeluruh dari laporan yang

berjudul Pelaksanaan Alih Media Arsip, tugas akhir ini telah dibagi dalam empat

bab dimana setiap bab menjelaskan hal yang berbeda tetapi masih dalam satu

kesatuan tema. Dalam bab pertama menjelaskan mengenai latar belakang alasan

penulis memilih tema Pelaksanaan Alih Media Arsip di Badan Kepegawaian

Negara Kantor Regional I Yogyakarta dan dalam latar belakang tersebut terdapat

alasan mengapa penulis memilih BKN Kanreg I sebagai instansi untuk melakukan

praktik kerja lapangan. Kemudian tujuan penulis melakukan praktik kerja

 9

lapangan adalah untuk mengetahui apa sarana yang dibutuhkan terkait dengan

proses alih media, bagaimana proses alih media ke dalam bentuk elektronik dan

apa kendalannya. Penulis menggunakan tiga metode dalam pengumpulan data,

yaitu observasi partisipasi, wawancara, dan studi pustaka. Sementara tinjauan

pustaka berisi kajian terhadap paling relevan dalam penyusunan tugas akhir ini.

Bab kedua berisi sejarah singkat berdirinya BKN Kanreg I Yogyakarta.

Dalam bab ini juga terdapat visi dan misi, tugas pokok dan fungsi,

pengorganisasian kearsipan serta struktur organisasi dimana kewenangan tertinggi

di instansi tersebut dipegang oleh kepala.

Bab ketiga berisi dari pembahasan tugas akhir ini mulai dari gambaran

kondisi arsip, sarana yang digunakan dalam proses alih media, proses alih media

ke dalam bentuk elektronik, sampai kendala dalam proses alih media. Untuk

mendukung dan menerangkan keterangan dalam bab tiga, penulis mencantumkan

gambar sebagai bukti nyata dalam pelaksanaan alih media arsip di BKN Kanreg I

Yogyakarta.

Bab keempat adalah bab penutup yang terdiri dari kesimpulan dan saran.

Kesimpulan adalah berisi jawaban atas masalah yang telah dirumuskan dalam bab

pertama. Adapun saran adalah solusi yang diberikan penulis kepada BKN Kanreg

I Yogyakarta atas kendala yang ditemukan dalam proses alih media.