Profil BKN Jogja PDF
Profil BKN Jogja PDF
PENDAHULUAN
suatu organisasi tentunya membutuhkan suatu data yang diolah menjadi informasi
satu sumber informasi penting tersebut adalah arsip. Menurut Undang Undang
Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.1
Media konvensional adalah media yang sudah terbiasa digunakan yaitu media
dan Komunikasi, arsip tidak hanya dalam bentuk konvensional seperti yang
1
UndangUndang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 1 ayat 2.
2
dianggap oleh kebanyakan orang, namun juga dalam bentuk media baru atau
elektronik.
Pada saat ini semakin banyak instansi baik pemerintah maupun swasta yang
menyadari pentingnya migrasi dokumen ke format digital.2 Oleh karena itu suatu
organisasi atau instansi perlu menyelenggarakan kegiatan alih media digital atau
digital atau perangkat lainnya guna untuk efisiensi dan mengembangkan arsip
sebagai sumber informasi yang dapat diakses kapan saja. Digitization is the
bentuk dari fisik atau analog, seperti catatan kertas, foto atau bentuk grafis
menjadi representasi elektronik atau gambar yang dapat diakses dan disimpan
2
Machmoed Effendhie dkk., Panduan Umum Digitalisasi Arsip,
(Yogyakarta: Arsip Universitas Gadjah Mada, 2010), hlm. 3.
3
ARMS., Standard Records-keeping Requirements for Digitization,
(America: ARMS, 2009), hlm. 4.
4
Machmoed Effendhie dkk., op.cit. hlm. 6.
3
telah dialihmediakan ke dalam media elektronik atau media digital akan menjadi
arsip adalah bagaimana dapat menyediakan data atau arsip yang diperlukan
dengan cepat dan tepat.5 Oleh karena itu SDM yang digunakan lebih sedikit
sehingga dapat mengelola dokumen secara efektif dan efisien baik dalam hal
yang hampir sama dengan arsip konvensional hanya saja jika arsip konvensional
disimpan dalam bentuk rak atau map, sedangkan arsip yang telah dialihmediakan
ke bentuk elektronik disimpan dalam bentuk file, misalkan file gambar dalam
format berupa JPEG, file dokumen dalam format documen atau text.
Pegawai Negeri Sipil yang bekerja di Propinsi Jawa Tengah dan D. I. Yogyakarta.
5
Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern,
(Yogyakarta: Gava Media, 2005), hlm. 122.
mengingat wilayah kerjanya yang cukup luas. Tak heran jika banyak dokumen
disimpan mulai dari seseorang diangkat sebagai Calon PNS sampai yang
untuk satu orang pegawai saja menghasilkan berpuluh puluh dokumen, apalagi
menyimpan dokumen milik pegawai dari 29 kabupaten dan 6 kota di Jawa tengah
serta 4 kabupaten dan satu Kotamadya di DIY. Oleh karena itu salah satu upaya
arsip secara hemat dan sederhana sehingga mudah, cepat, dan tepat dalam
dalam pencarian kembali dan lebih sedikit dalam menggunakan tenaga, pikiran,
dan juga biaya yaitu salah satu upaya yang dilakukan oleh BKN Kanreg I
berikut: Sarana apa saja yang dibutuhkan dalam proses pelaksanaan alih media,
bagaimana tahap alih media sesuai dengan program yang ada di Kanreg I BKN
Yogyakarta, dan faktor apa saja yang dapat menghambat proses pelaksanaan alih
media?
7
Kerjasama Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi dan ANRI, Manajemen
Arsip Dinamis, (Jakarta: ANRI, 2002 ), hlm. 161.
5
pengetahuan mengenai proses alih media arsip di Kanreg I BKN. Manfaat yang
kedua adalah memberikan sedikit masukan dan mencoba mencari solusi untuk
laporan tugas akhir ini menggunakan beberapa metode yang relevan dengan topik
yang telah dipilih. Diantaranya adalah observasi partisipasi, wawancara dan studi
pustaka.
1. Observasi partisipasi
cara tersebut sehingga penulis dapat mengetahui informasi yang akurat dan
2. Wawancara (Interview)
dilapangan. Maka pada saat melakukan PKL akan ada proses wawancara
3. Studi pustaka
bahan pustaka dengan mencari, membaca, dan mempelajari yang diperoleh dari
buku, laporan penelitian dan sumber tertulis lainnya baik tercetak maupun
elektronik yang berkaitan dengan topik dalam penulisan tugas akhir. Bahan
D. TINJAUAN PUSTAKA
pemahaman dasar mengenai digitalisasi arsip. Oleh karena itu diperlukan adanya
7
tinjauan pustaka yang berkaitan dengan tema yang dipilih, diantaranya adalah
sebagai berikut:
Buku yang pertama yang digunakan sebagai acuan adalah Panduan Umum
Arsip Universitas Gadjah Mada di Yogyakarta pada tahun 2010. Buku ini terdiri
atas tiga bab. Pada bab 1 secara garis besar membahas mengenai aspek teoristik
serta aspek hukum alih media elektronik atau digitalisasi. Pada bab 2 berisi
paparan hal hal praktis tentang sarana dan prasarana alih media, meliputi standar
serta kualifikasi SDM. Sedangkan pada bab 3 berisi tentang paparan rinci tentang
karangan Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono yang diterbitkan oleh Gava Media
di Yogyakarta pada tahun 2005. Buku ini terdiri dari 13 bab yang membahas
tentang sistem kearsipan dari konvensional sampai pada basis komputer. Bab
yang menjadi acuan adalah pada bab 12 tentang contoh perangkat lunak
perangkat lunak yang sudah ada dan berkembang di beberapa perusahaan. Dari
bab tersebut dapat diketahui suatu program yang dapat menscan secara otomatis
diterbitkan di Jakarta pada tahun 2002. Buku ini terdiri dari 181 halaman yang
8
didalamnya terdapat 10 bab. Pokok bahasan yang diambil terdapat pada bab 9
tentang teknologi informasi dan arsip elektronik. Pada bagian ini menjelaskan
Archives Inc pada tahun 2008. Buku ini didalamnya terdiri dari banyak bab yang
khusus membahas tentang arsip. Bab yang menjadi acuan adalah pada Section 3
digitalisasi arsip sebagai alternatif baru untuk membuat salinan arsip, membantu
preservasi arsip asli dan membuat arsip lebih mudah diakses dengan berbagai
E. SISTEMATIKA PENULISAN
berjudul Pelaksanaan Alih Media Arsip, tugas akhir ini telah dibagi dalam empat
bab dimana setiap bab menjelaskan hal yang berbeda tetapi masih dalam satu
kesatuan tema. Dalam bab pertama menjelaskan mengenai latar belakang alasan
Negara Kantor Regional I Yogyakarta dan dalam latar belakang tersebut terdapat
alasan mengapa penulis memilih BKN Kanreg I sebagai instansi untuk melakukan
lapangan adalah untuk mengetahui apa sarana yang dibutuhkan terkait dengan
proses alih media, bagaimana proses alih media ke dalam bentuk elektronik dan
pustaka berisi kajian terhadap paling relevan dalam penyusunan tugas akhir ini.
Dalam bab ini juga terdapat visi dan misi, tugas pokok dan fungsi,
Bab ketiga berisi dari pembahasan tugas akhir ini mulai dari gambaran
kondisi arsip, sarana yang digunakan dalam proses alih media, proses alih media
ke dalam bentuk elektronik, sampai kendala dalam proses alih media. Untuk
gambar sebagai bukti nyata dalam pelaksanaan alih media arsip di BKN Kanreg I
Yogyakarta.
Bab keempat adalah bab penutup yang terdiri dari kesimpulan dan saran.
Kesimpulan adalah berisi jawaban atas masalah yang telah dirumuskan dalam bab
pertama. Adapun saran adalah solusi yang diberikan penulis kepada BKN Kanreg