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ESTANDARIZACIN DE LOS PROCESOS DE LA EMPRESA

EXPORTADORA DE QUINUA

ZONA DEL CLIENTE


INGRESO A LA PAGINA WEB
El saludo de bienvenida tendr que cubrir 30% de la pantalla
o Bienvenido a la empresa NATURAL QUINOA
El logo de la empresa cubrir el otro 30% de la pantalla
o NATURAL QUINOA S.A.C
Se mostrara videos de la produccin, talleres de capacitacin
del personal, logros obtenidos, prcticas de responsabilidad
social y con el medio ambiente que cubrir el 30% de la
pantalla
Se mostrara un men (letra Comic N14) en el 10% de la
pantalla
o Historia de empresa (descripcin terica, tipo de letra
comic N11)
o Plan estratgico de la empresa
o Productos que ofrece la empresa
o Zona de clientes y pedidos
Formulario registro del cliente
Formulario de Pedidos
Formulario para enviar un correo electrnico
SELECCIN CATALOGO DE PRODUCTOS
Ingreso al men zona de clientes y pedidos
Mostramos las caractersticas de cada uno de los productos
o Precio en fabrica
o Color, diseo, material del envase
o Peso en que viene el producto
o Informacin nutricional
o Modo de preparacin y coccin
SELECCIN DE PRODUCTOS
Arrastre al carrito de compras
Aceptar las compras
REGISTRO DEL CLIENTE
Se muestra un formulario para el registro del cliente si es
nuevo o Id y password si ya est registrado
o tem de registro
Nombre o Razn Social
Cdigo nico de Identidad de la Empresa o
Persona Natural
Lugar de procedencia
Direccin telefnico fijo y mvil
Correo electrnico, direccin de redes sociales
Datos de tarjetas de crdito, dbito, etc.
PIDE REMISIN DEL CONTRATO
Enviar va email o fax el contrato para que pueda verlas
clusula que se estn estableciendo.
El contrato se perfecciona, cuando una de las partes
ofrece/solicita y la otra parte acepta
DEPOSITO A LA CUENTA CORRIENTE
Verificar mediante web el depsito.
RECEPCIN DE LA MERCANCA
La recepcin de la mercanca lo realizara el importador
o alguien designado por este debidamente acreditado.
Revisar cada uno de las mercaderas y documentos
segn lo descrito en el contrato.
CONFORMIDAD DE ENTREGA
Se solicita documento de conformidad de entrega
firmado por el encargado de la recepcin de la
mercanca
Acta de entrega debe contener:
o Fecha y hora de entrega
o Nombre de la empresa
o Logo de la empresa
o Nombre de responsable de recepcin
o Nombre del responsable de la entrega
o Cargo del responsable de recepcin
o Direccin de la recepcin o lugar de entrega
o Descripcin del producto y estado
o Firma y sello del encargado de recepcin
o Firma y sello del encargado de la entrega

ZONA DE VISIBILIDAD
SE REALIZA UN CONTACTO AL CLIENTE VA TELEFNICA O
EMAIL
Telefnico
o Saludar al cliente en nombre de la empresa
Buen da le saluda el Sr:------ encargado del rea
de ventas de la empresa NATURAL QUINOA
tendra la amabilidad de comunicarme con el
Sr:-------- encargado de negociar la compra con
nuestra empresa.
o Preguntar: Que le pareci la oferta descrita en la pagina
web de nuestra empresa
o Si la respuesta es No
o Ofrecer enviar una cotizacin segn sus requerimientos
o Si la respuesta es SI
o Solicitar requerimientos detallados va correo
electrnico, o fax
Correo Electrnico
o Saludar al cliente en nombre de la empresa
Buen da le saluda el Sr:------ encargado del rea
de ventas de la empresa NATURAL QUINOA
tendra la amabilidad de comunicarme con el
Sr:-------- encargado de negociar la compra con
nuestra empresa.
o Remitir la cotizacin del producto seleccionado con las
caractersticas descritas en la pgina web
o Esperamos su pronta respuesta al correo remitido
o Sin respuesta 24 horas
o Realizar contacto telefnico
CONFIRMAR OFERTA DE COTIZACIN
Saludar al cliente en nombre de la empresa
o Buen da le saluda el Sr:------ encargado del rea de
ventas de la empresa NATURAL QUINOA tendra la
amabilidad de comunicarme con el Sr:-------- encargado
de negociar la compra con nuestra empresa.
o Preguntar: Que le pareci la oferta descrita en la
cotizacin enviada por nuestra empresa a su bandeja de
correo electrnico o fax segn sea el caso.
NEGOCIACIN DE PRECIOS Y TIEMPO DE ENTREGA
Recepcin de la nueva propuesta planteada por el
cliente.
o Informacin general de la empresa.
o Razn social
o Direccin
o Telfono
o Fax
o Correo electrnico
o Moneda de negociacin y precios en Incoterms.
o Descuentos
o Formas de pago.
Entregar a las reas correspondientes para una nueva
evaluacin. En un mximo de tres horas, junto con un
documento de cargo firmado la recepcin por las reas
correspondientes (Logstica, Ventas, Finanzas, Produccin),
para poder agilizar la aceptacin o negacin de la nueva
propuesta. Bajo responsabilidad.
ENVI DEL CONTRATO
Se enviara el contrato firmado va fax o correo
electrnico escaneado con la conformidad
correspondiente de ambas partes.
Se solicitara que nos enven el contrato firmado va fax
o correo electrnico escaneado
CONFIRMACIN DEL DEPOSITO
El Gerente de Finanzas tendr que confirmar el deposito
va web o mediante una llamada telefnica a la entidad
financiera
Una vez confirmado el depsito llamar al rea de ventas
para que informe de la venta o remitir un documento
con cargo en un tiempo mximo de 1 hora para el
comienzo de la preparacin de la mercanca, bajo
responsabilidad.
PREPARACIN DE LAS MERCANCAS PARA LA ENTREGA
Realizar la preparacin de la mercanca para la entrega
de acuerdo a las cantidades requeridas por el cliente.
Verificar que las cantidades sean exactas antes de
proceder al envasado.
Verificar el contrato
Verificar la factura comercial
Verificar la lista de empaque
Verificar el cdigo de partida arancelaria
Verificar Certificado Origen
Verificar Certificado Sanitario
Verificar las plizas de seguros
ENTREGA DE LA MERCANCAS
El modo y lugar de entrega de la mercanca depender
al trmino escogido segn los INCOTERMS establecido
en el contrato.
Se obliga a realizar el conteo de la mercanca al
encargado de comercializacin y logstica
El rea de ventas realizara elaborar un documento de
entrega bajo su responsabilidad y remitir a la gerencia.
RECEPCIN DE CONFORMIDAD
Contactarse con el importador para confirmar la
recepcin y confirmar que el producto haya llegado en
ptimas condiciones.
Recepcin del acta de recepcin va fax o correo
electrnico (escaneado)
Verificar la firma y sello del acta de recepcin
Acta de recepcin debe contener:
o Fecha y hora de recepcin
o Nombre de la empresa Importadora
o Logo de la empresa Importadora
o Nombre de responsable de recepcin
o Cargo del responsable de recepcin
o Direccin de la recepcin o lugar de entrega
o Descripcin del producto y estado
o Firma y sello del encargado de recepcin

ZONA TRANSBAMBALINA
ENVI DE COTIZACIN
El encargado de informtica realizara el envi de la
cotizacin segn los precios descritos en la pagina web
o Contenido de la cotizacin
Datos de la empresa:
- Informacin general de la empresa.
- Razn social
- Direccin
- Telfono
- Fax
- Correo electrnico
- Pgina Web
- Persona de contacto
Informacin del producto:
- Nombre tcnico, nombre comercial, partida
arancelaria.
- Especificaciones tcnicas del producto,
composicin qumica, diseo, caractersticas
internas o externas.
- Cumplimiento de requisitos nacionales
(sanitarios, permisos, y otros).
- Empaque y embalaje, indicando contenidos,
pesos, volmenes, instrucciones de uso,
preparacin, identificacin del comprador,
destino, colores.
- Datos completos del fabricante, distribuidor o
comercializador.
- Cantidades de producto que ampara la oferta.
- Catlogos o fotos del producto.
Informacin del precio:
- Moneda de negociacin y precios en Incoterms.
- Validez de la Oferta.
- Descuentos por volmenes.
- Formas de pago.
Informacin adicional:
- Tiempo mnimo requerido para el despacho.
- Fechas de entrega.
- Medios de transporte a utilizar.
- Identificacin de la compaa de transportes.
- Condicin y trminos de seguro de transporte.
ANLISIS Y PROPUESTA DE LOS REQUERIMIENTOS DEL
CLIENTE
Revisar la propuesta, analizar si es rentable en un
mximo de un da
Se realizara una junta de todos los jefes de rea
involucrados
o El rea de Finanzas realizara un anlisis exhaustivo en la
parte econmica
o El rea de produccin verificara si se puede producir con
las propuestas enviadas el reas de finanzas.
o El rea de venta tendr que usar estrategias para
negociar las propuestas
Si la propuesta es ptima y rentable enviarlo a gerencia
para que pueda dar la conformidad correspondiente.
FORMULACIN DEL CONTRATO
Establecer las clausulas claras y concisas
Establecer las clausulas respetando los acuerdos
pactados por las partes
Clusulas que debe contener el contrato
o Nombre y direccin de las partes.
o Producto, normas y caractersticas.
o Cantidad de envio
o Embalaje, etiquetado y marcas
o Valor total del contrato
o Condiciones de entrega
o Descuentos y comisiones
o Impuestos aranceles y tasas
o Lugar de entrega
oPeriodo de entrega o de envi (plazos vigencia, prorroga)
oEnvi parcial, transbordo, agrupacin de envos
oCondiciones especficas de transporte
oCondiciones especiales de seguro.
oDocumentos que se enviaran junto a este.
oLicencias y permisos.
oCondiciones de pago.
oMedios de pago.
oGaranta.
oIncumplimiento de contrato por causas de fuerza mayor
(penalidades)
o Retrasos de entrega y pagos
o Arbitraje y conciliacin
o Idioma, jurisdiccin y firma de las partes
ENVASADO Y EMBALADO DE LAS MERCANCAS
o Se envasara y embalara las mercancas de acuerdo a lo
descrito en el contrato.
o Se respetara normas internacionales, acuerdos y
costumbres del pas de origen
o El encargado de comercializacin realizara la cuenta de
cada uno de los paquetes embalados bajo su
responsabilidad
o El encargado de logstica tendr que realizar un informe
del envasado y embalado de las mercaderas bajo su
responsabilidad
PREPARA Y RELLENAR DOCUMENTOS DE EXPORTACIN
Factura comercial
Deber contener
- Fecha, nombres y razn comercial del vendedor y
comprador
- Denominacin precisa y cantidad de mercancas
- Forma y condicin de pago
- Trminos de entrega de la mercanca (INCOTERM)
- No lleva IGV
Este tiene que estar bien descrito en forma clara y sin
correcciones
Packing list o Lista de Empaque
Deber contener
- Indicacin de la factura y/o pedido a la que corresponde.
- Fecha, nombre y razn social de vendedor y
comprador.
- Numeracin de bultos, contenido, peso y dimensiones
de cada uno de ellos. Tambin totales (unidades,
pesos, etc.).
- Embalaje y marcas.
Adjuntar Certificado de Origen
o Existen varios formatos de acuerdo a la preferencia
arancelaria:
- Certificado de origen ALADI
- Certificado de origen formato A SGP
- Certificado de origen CAN
Adjuntar Certificado de los organismos oficiales de
inspeccin
o Certificado sanitario que garantizan cumplimiento de
especificaciones de los bienes embarcados, certifique el
estado del producto.

TRANSPORTE DE MERCANCAS Y DOCUMENTOS


Se seleccionara el medio de transporte segn al tiempo de
entrega, los costes y a los acuerdos pactados segn lo
establecido en el contrato.
Es responsabilidad del Departamento de Comercializacin y
Operaciones a travs de su Departamento de Transporte, velar
por el cumplimiento del retiro de la mercanca (alimentos) del
puerto destino por parte del proveedor (empresas de servicio
Transporte).
Todos los embalados retirados del almacn deben ser pesados,
y se obligan a presentar su respectivo tiket de conformidad.
INFORME DE LA CONFORMIDAD DE LA VENTA
Una vez confirmada la entrega el rea de ventas tendr que
realizar un informe de la venta en las prximas 24 horas bajo
su responsabilidad.

ANEXOS