Memahami Prinsip-Prinsip
Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran
1. Pengertian administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data
dan informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan keterangan bagipihak yang
membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi secara keseluruhan dalam
hubungan satu sama lain, atau dengan kata lain disebut tata usaha.
Pengertian administrasi dalam arti luas administrasi adalahkegiatan kerja sama yang
dilakukan oleh dua orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan
dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai
tujuan secara efektif dan efisien.
Pengertian:
1. Administrasi adalah segenap proses penyelenggaraan kegiatan tata usaha yang dilakukan
oleh dua orang atau lebih dalam kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
2. Kantor adalah wadah atau tempat untuk sekelompok orang melakukan
kegiatan tata usaha.
3. Administrasi perkantoran ataumanajemen kantor merupakan rangkaian
kegiatan merencanakan, mengorganisasi (mengaturdan menyusun), mengarahkan,
mengawasi (melakukan kontrol), serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan
perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan.
1.
1.
1. Menurut J. William Schulze, organisasi adalah suatu penggabungan
dari orangorang, benda-benda, alat-alat perlengkapan, ruang kerja dan segala sesuatu
yang bertaliandengannya, yang dihimpun dalam hubungan yang teratur dan efektif
untuk mencapai suatu tujuan yang diinginkan.
2. Tiga ciri-ciri organisasi:
3. Dalam organisasi terdapat sekelompok orang (dua orang atau lebih).
4. Dalam organisasi ada kerja sama.
5. Dalam organisasi ada tujuan bersama.
1. Prinsip-prinsip organisasi:
2. Prinsip Perumusan Tujuan
Sebelum membuat suatu organisasi/badan, langkah pertama yang perlu dilakukan adalah
menentukan tujuan dari dibentuknya organisasi/badan tersebut. Tujuan ini harus jelas karena
akan menentukan kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan oleh organisasi tersebut.
1. Prinsip Pembagian Kerja
Dalam pelaksanaan kegiatan, organisasi harus melakukan pembagian tugas/kerja untuk
menghindari kemungkinan terjadinya tumpang tindih pekerjaan dan penumpukan pekerjaan
pada suatu unit kerja.
1. Prinsip Pendelegasian Kekuasaan/Wewenang
Dalam menjalankan kegiatan, suatu unit harus diberi kekuasaan/wewenang untuk
melaksanakan tugas-tugasnya agar dapat dimintai pertanggungjawabannya.
1. Prinsip Tingkat Pengawasan
Berjalannya sebuah organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan, harus dipastikan
dengan selalu menjalankan sistem pengawasan, karena tanpa adanya pengawasan tidak
mungkin suatu organisasi dapat mencapai tujuannya. Oleh karena itu, penyusunan organisasi
harus memperhatikan kemudahan sistem pengawasan.
1. Prinsip Rentang Manajemen
Dalam sebuah organisasi perlu diperhatikan efektivitas dan efisiensi seorang pemimpin dapat
membawahi berapa jumlah orang yang dipimpinnya sehingga pemimpin dapat melakukan
kepemimpinannya secara efektif dan efisien serta dapat melakukan pengawasan secara
optimal.
1. Prinsip Kesatuan Perintah
Dalam sebuah organisasi, seorang bawahan biasanya mempunyai seorang atasan. Dari atasan
tersebutlah ia menerima perintah dan kepada atasan tersebut pula memberikan
pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugasnya.
1. Prinsip Koordinasi
Prinsip koordinasi adalah usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit-unit organisasi agar
tertuju pada pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan. Adanya pembagian tugas
kepada unit-unit kerja terkadang tanpa disadari timbul kecenderungan untuk memisahkan diri
dari tujuan organisasi secara keseluruhan. Untuk itu, koordinasi diperlukan agar terhindar dari
konflik, dengan mengurangi duplikasi tugas, mengurangi pengangguran, dan memperkuat
kerja sama.
1. Bentuk-bentuk organisasi:
2. Organisasi Garis/Lini
Pada bentuk organisasi garis/lini, organisasi dibagi ke dalam unit-unit kerja yang bulat pada
tingkat-tingkat jenjang yang diperlukan. Wewenang dari pucuk pimpinan mengalir langsung
kepada para pemimpin unit pada tata jenjang organisasi. Masing-masing pemimpin unit
memegang wewenang dan tanggung jawab penuh terhadap bidang kerja unitnya. Semua
karyawan pada unit tersebut menerima instruksi dan petunjuk langsung dari pimpinan unit
dan langsung mempertanggungjawabkannya kepada pimpinan unit.
1. Organisasi Garis dan Staf
Pada bentuk organisasi garis dan staf, pimpinan organisasi mengangkat tenaga staf untuk
membantu pelaksanaan semua pekerjaan yang sangat luas. Pada bentuk ini, unit-unit
organisasi disusun menurut garis lurus, tetapi pada unit pimpinan ditambah tenaga staf
sebagai tenaga ahli perorangan atau suatu unit khusus yang bertugas memberikan bantuan-
bantuan keahlian kepada pimpinan organisasi.
1. Organisasi Fungsional
Pada bentuk organisasi fungsional, seorang pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas
karena setiap pimpinan berwenang untuk memberikan perintah kepada setiap bawahan jika
ada hubungannya dengan fungsi pimpinan tersebut. Spesialisasi setiap bawahan dapat
dikembangkan dan dimanfaatkan semaksimal mungkin, tetapi sulit untuk melakukan tour
of duty (perputaran pekerjaan).
1. Kelebihan dan kekurangan bentuk organisasi garis/lini:
Kelebihan bentuk organisasi garis/lini, antara lain:
1. kesatuan perintah lebih terjamin, karena pimpinan berada pada satu tangan,
2. proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat,
3. rasa kesetiakawanan antarkaryawan lebih tinggi karena lebih saling kenal.
Kekurangan bentuk organisasi garis/lini, antara lain:
1. seluruh organisasi sangat bergantung pada satu orang sehingga jika pimpinan
tersebut tidak mampu maka akan terancam jatuh organisasi tersebut,
2. biasanya pimpinan lebih cenderung bersifat otoriter,
3. karyawan lebih sulit untuk berkembang.
4. Kelebihan dan kekurangan bentuk organisasi fungsional:
Kelebihan bentuk organisasi fungsional, antara lain:
1. pembagian tugas-tugas menjadi lebih jelas,
2. spesialisasi karyawan dapat lebih dikembangkan,
3. spesialisasi karyawan dapat dimanfaatkan lebih maksimal, karena masing-
masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dalam bidangnya.
Kekurangan bentuk organisasi fungsional, antara lain:
1. Sulit untuk melakukan tour of duty (perputaran pekerjaan) karena para
karyawan telah
terspesialisasi,
1. Para karyawan yang merasa ahli dalam bidangnya sulit bekerja sama dan lebih
mementingkan spesialisasinya sehingga sulit melakukan koordinasi,
1. Tidak ada kesatuan perintah karena karyawan dapat menerima perintah dari
beberapa atasan yang sama-sama memiliki kekuasaan.
2. kelebihan dan kekurangan organisasi garis dan staf
Kelebihan bentuk organisasi garis dan staf, antara lain:
1. Memudahkan untuk pengambilan keputusan yang tepat karena adanya staf
ahli,
2. Cocok digunakan untuk organisasi besar yang memiliki tugas dan tujuan yang
luas,
3. Lebih mudah untuk menerapkan The right man on the right place.
Kekurangan bentuk organisasi garis dan staf, antara lain:
1. Kesetiakawanan antarkaryawan sulit dibina karena luasnya organisasi dan
jumlah
Karyawannya yang banyak sehingga karyawan tidak saling mengenal,
1. Koordinasi sulit dilakukan karena kompleksnya susunan organisasi.
2. Gambar struktur organisasi garis/lini:
Gambar struktur organisasi fungsional: