ORGANISASI KEARSIPAN

A. PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Kearsipan mempunyai peranan penting sebagai pusat ingatan.
Indikator dari hal tersebut kearsipan memberi informasi serta alat
pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka
melaksanakan segala kegiatan-kegiatan, baik pada kantor-kantor lembaga
negara maupun swasta. Dalam proses penyajian informasi agar pimpinan
dapat membuat keputusan dan merencanakan kebijakan, maka harus ada
sistem dan prosedur kerja yang baik dibidang kearsipan.
Kearsipan sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka
kegiatan perencanaan, pengembangan penilaian, dan pengendalian
berbagai program dan kegiatan yang setepat-tepatnya bagi organisasi.
Setiap kegiatan, baik dalam organisasi pemerintahan maupun swasta,
selalu berkaitan dengan masalah arsip. Hal tersebut menjadiakan betapa
arsip mempunyai peranan penting dalam proses pengajuan informasi bagi
pimpinan untuk membuat keputusan dan melaksanakan kebijakan. Oleh
sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat, dan
benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik dibidang
kearsipan.
Kenyataan yang ada bahwa banyak bidang kearsipan dalam suatu
organisasi belum mendapatkan perhatian yang wajar dan serius dalam
jaringan informasi tersebut. Dengan demikian maka pemerintah
memandang perlu untuk segera memberikan petunjuk kerja yang praktis,
bagaimana seharusnya arsip-arsip tersebut diterima dan dipergunakan
kembali, didalam makalah ini akan membahas bagaimana organisasi
kearsipan dari pengertian, isi, dan arus pengelolaan
2. Rumusan Masalah
a. Apakah yang di Makasud Dengan Organisasi Kearsipan ?
b. Apa Saja yang Ada Didalam Organisasi Kearsipan ?

B. PEMBAHASAAN
1. Pengertian Organisasi Kearsipan

1
 Organisasi Menurut James D. Mooney Organisasi adalah bentuk
setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama. Organisasi
Menurut Chester I. Bernard, Organisasi merupakan suatu sistem aktivitas
kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih. Organisasi adalah
sistem kerjasama antara dua atau lebih orang yang didalamnya terdapat
tujuan bersama yang ingin dicapai.
Kearsipan (bahasa Inggris Filling) adalah suatu proses kegiatan
pengaturan arsip (file) mulai dari penciptaan, penerimaan, pencatatan,
penyimpanan. Proses kearsipan menggunakan sistem tertentu dalam
penyusunan, pemeliharaan arsip agar dapat ditemukan kembali dengan
cepat dan tepat serta untuk pemusnahan arsip berdasarkan kriteria
tertentu.1
Dari penjelasan di atas dapat di simpulkan bahwa oragisasi
kearsipan adalah proses yang dilalui bersama didalam sebuah unit
kearsipan yang di dalamnya ada penyusunan, pemiliharaan arsip, agar
dapat di temukan kembali dan dapat dipergunakan kembali.
2. Undang-Undang Organisasi Kearsipan
Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pada
Bagian Ketiga, pasal 16 menjelaskan tantang Organisasi Kearsipan.
Berikut adalah isi dari Undang Undang tersebut :
(1) Organisasi kearsipan terdiri atas unit kearsipan pada pencipta
arsip dan lembaga kearsipan.
(2) Unit kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib
dibentuk oleh setiap lembaga negara, pemerintahan daerah,
perguruan tinggi negeri, badan usaha milik negara (BUMN), dan
badan usaha milik daerah (BUMD).
(3) Lembaga kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri
atas:
a. ANRI;

1 Achmad Maulidi , Pengertian Arsip dan Kearsipan , dalam , http ://

www. kanalinfo. Web .id/2016/09/pengertian-arsip-dan-kearsipan.html, dai akses
08/04/2017

2
 b. arsip daerah provinsi;
c. arsip daerah kabupaten/kota; dan
d. arsip perguruan tinggi.
(4) Arsip daerah provinsi wajib dibentuk oleh pemerintahan daerah
provinsi, arsip daerah kabupaten/kota wajib dibentuk oleh
pemerintahan daerah kabupaten/kota, dan arsip perguruan tinggi
wajib dibentuk oleh perguruan tinggi negeri.
Yang dimaksud pada Ayat (3) Huruf d adalah Arsip perguruan
tinggi dibentuk untuk menyelamatkan arsip penting yang berkaitan dengan
bukti status intelektualitas serta pengembangan potensi yang melahirkan
inovasi dan karya-karya intelektual lainnya, yang berkaitan dengan fungsi
perguruan tinggi sebagai lembaga penelitian, lembaga pendidikan dan
pengabdian masyarakat.
3. Isi Organisasi Kearsipan
a. Lembaga Kearsipan
Lembaga kearsipan adalah lembaga yang berfungsi, tugas, dan
tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan
arsip. Pengelolaan arsip statis merupakan suatu rangkaian kegiatan
pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan, penggunaan
dan pembinaan ataspelaksanaan serah arsip dalam satu kesatuan
sistem kearsipan2.
Pembinaan arsip merupakan suatu cara yang bertujuan untuk
meningkatkan mutu pelayanan menuju tertib administrasi yang
berdaya guna dan berhasil guna dengan memberikan pemahaman
dalam penataan kearsipan agar dapat lebih baik lagi.
Lembaga kearsipan terdidiri dari :
1) ANRI sebagai Lembaga Kearsipan Nasional
2) Lembaga Kearsipan Propinsi
3) Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota
4) Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi
b. Unit Kearsipan

2 Anita Anjani, Pengelolaan Arsip Statis, dalam, http :// anitanet. Staff
.ipb. ac.id/ pengelolaan- arsip-statis/, di akses 08/04/2017

3
 Unit Kearsipan/Records Center adalah satuan kerja di
lingkungan organisasi yang bertugas mengelola arsip inaktif dan
biasanya juga berfungsi sebagai pembina kearsipan di lingkungan
organisasinya. Records Center (Pusat Arsip) adalah tempat
penyimpanan arsip inaktif pada bangunan yang dirancang untuk
penyimpanan arsip
Fungsi unit kearsipan ialah :
1) Pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya.
2) Mengolah dan menyajikan arsip menjadi informasi
3) Pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya
4) Penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada
lembaga kearsipan
5) Pembinaan dan pengevaluasian dalam rangka penyelenggaraan
kearsipan di lingkungannya
c. Pencipta Arsip
Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian
dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab
di bidang pengelolaan arsip dinamis.
d. Penyelengara Kearsipan
Penyelengara kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi
kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu
system kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia,
prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya. Perbedaan antara
penyelenggara dengan pengelolaan kearsipan adalah Penyelenggaraan
berkaitan dengan hal-hal yang bersifat makro seperti memberi
kebijakan, sementara pengelolaan berkaitan dengan hal-hal yang
mikro dan teknis
Penyelenggaraan kearsipan didalamnya memili tanggung
jawab atas penyelenggaraan kearsipan itu sendiri diantaranya adalah :
pertama : unit kearsipan bertanggung jawab atas penyelengaraan
kearsipan dinamis dan kedua : Lembaga kearsipan bertanggung jawab
atas penyelenggaraan statis
e. Unit Pengelolah
Unit pengelolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip
yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip

4
 yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
Unit pengelolah adalah satuan kerja di lingkungan pencipta arsip yang
melaksanakan tugas dan fungsi pokok organisasi, terdiri dari:
1) Kepala divisi
2) Kepala Bidang
3) Kepala Bagian
4) Kepala subdirektorat
5) Unit-unit kerja otonom lainnya
Tanggung jawab unit pengelolah adalah mengelola arsip dinamis
aktif dan mengusulkan Pemindahan Arsip Inaktif kepada Unit
Kearsipan. Pada dasarnya alur pengelolaan arsip terbagi menjadi
tiga yaitu : pertama : Arsip akti yaitu arsip yang masih sering
digunakan bagi kelangsungan kerja, kedua : Arsip inaktif yaitu
arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan
sehari-hari, dan ketiga : Arsip Statis yaitu arsip yang sudah tidak
dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-
hari namun tetap harus dikelola/disimpan berdasarkan
pertimbangan nilai guna yang terkandung di dalamnya

C. PENUTUP
1. Kesimpulan
Oranisai kearsipan terbagi menjadi dua yaitu :
a. Penegelolan arsip dinamis
Penegelolan arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara
langsung dalam kegiatan organisasi/perkantoran sehari-hari. Didalamn
terdapat unit pengelola dan unit kearsipan.
b. Pengelolaan arsip statis
Arsip statis, merupakan arsip yang sudah tidak dipergunakan
secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari namun tetap
harus dikelola/disimpan berdasarkan pertimbangan nilai guna yang
terkandung di dalamnya. Didalamnya ada lembaga kearsipan yaitu,
ANRI, Arsip daerah propinsi, Arsip daerah kabupaten/ kota, Arsip
Perguruan Tinggi.

5
 Daftar Pustaka

Achmad Maulidi , Pengertian Arsip dan Kearsipan , dalam , http ://www.

kanalinfo. web.id/2016/09/pengertian-arsip-dan-kearsipan.html, dai akses
08/04/2017
Anita Anjani, Pengelolaan Arsip Statis, dalam, http: //anitanet. staff. ipb.ac. id/
pengelolaan-arsip-statis/, di akses 08/04/2017